TARTU ÜLIKOOL

Pärnu kolledž

Ettevõtluse osakond

Liis Käsper

AÜEP 2

Projektijuhtimistarkvara MindManager

Miniuurimus

Juhendaja: Taavi Tamberg

Pärnu 2013

SISUKORDSissejuhatus.......................................................................................................................3

1. Tarkvara omadused.......................................................................................................4

1.1. Tarkvara funktsioonid............................................................................................4

1.2. Sisendite ja väljundite kirjeldus..............................................................................5

1.3. Litsentsitüüp ja hind...............................................................................................5

1.4. Vajalikud platvormid..............................................................................................5

2. Tarkvara rakendamine...................................................................................................7

2.1. Sarnased või lähedased tarkvarad...........................................................................7

2.2. Kasutus...................................................................................................................8

2.3. Kasu ettevõttele......................................................................................................9

Kokkuvõte.......................................................................................................................10

Viidatud allikad...............................................................................................................11

Lisad................................................................................................................................12

Lisa 1. Promotsiooni ja ürituste kaardistamine...........................................................13

Lisa 2. Töö täpsustused...............................................................................................14

2

SISSEJUHATUS

Tänapäeva maailmas on väga suur tähtsus aja kokkuhoiul ja efektiivsusel. Suurt rolli

mängivad erineva tarkvarad, mis võimaldavad nii eraelus kui ettevõtte tasandil säästa

aega, leida kiiremaid lahendusi ja vähendavad ka kulutusi mis kaasneksid pikema aja

või tööjõu ressursile.

Miniuurimuse eesmärk on tutvustada projekteerimistarkvara MindManager, mis

võimaldab end ideed ja planeerimisprotsessid lihtsalt süsteemi panna, luua ülevaadet ja

leida kiiresti kitsakoht.

Uurimisülesanded:

selgitada välja tarkvara omaduse ja rakendamine

analüüsida antud tarkvara kasutusvõimalusi

anda ülevaade tarkvarast

Uurimisülesannete lahendamiseks uuritakse kõikvõimalike kohalikke ja välismaiseid

internetiallikaid. Materjali otsitakse internetist, väljaanneteast ja ettevõtete

kodulehtedelt.

Töö koosneb kahest osast Esimeses osas on välja toodud ülevaade tarkvara omadustest.

Töö teine osa keskendub tarkvara rakenduslikule poolele.

3

1. TARKVARA OMADUSED

1.1. Tarkvara funktsioonid

Funktsioonid kujutavad endas võimalusi, mida tarkvaraga saad läbi viia. MindManager

on ettevõtte Mindjet üks pakutavatest lahendustest. Mis võimaldab viia läbi

ajurünnakuid ideede leidmiseks, aitab analüüsida ja leida kiiresti projektis või

ettevõtmises kitsaskohti. Aitab planeerida ja peab sinu eest järge mida järgmise

sammuna teha (meeldetuletused).

Parimaks võimalikuks lahenduseks on võtta kasutusele terviklik süsteem projekti

täitmise tagamiseks. Nii saab projektijuht endale mugava vahendi esialgse plaani

osadeks jaotamiseks ja ülesannete delegeerimiseks, samuti jooksva ülevaate ülesannete

täitmisest. Kõik töörühma liikmed on informeeritud ülesande sisust ning tähtaegadest.

Võimalik on anda ja saada operatiivinfot, muuta tähtaegu ning pidada ajaarvestust. (K.

Hiiemaa 2004)

Mindjet MindManager 8 on üks suurimaid ideekaartide loomise võimalusi Mac-is.

Üllatavalt lihtne kasutada ette disainitud teemad ürituste planeerimiseks, konverentside

läbiviimiseks, koosolekute läbiviimiseks ja SWOT analüüsi läbiviimiseks, mida tegema

pidin meeldetuletuste seadmise võimalus, reiside planeerimine ja palju muud. (I.

Osborne 2010)

MindManagemet on hea tarkvara millega luua ideekaarte, viia läbi ajurünnakuid ja

seada üles projekti läbiviimiseks vajalikud punktid. Muudab projektijuhi töö palju

lihtsamaks, niisamuti saavad projektis osalejad kiirest ja õiget infot. Muudab projekti

tervikuna läbipaistvamaks ja paremini jälgitavaks.

4

1.2. Sisendite ja väljundite kirjeldus

MindManagement tööpõhimõte on lihtne. Paned kirja kõik märksõnad mis meelde

tulevad, lisad juurde faile ja dokumente, liigutad märkmeid vastavalt vajadusele ja

koostad ideekaarte.

Kirjuta midagi ja vajuta tagasi nupule, uus kastike kuhu kirjutada ilmub ekraanile. Peale

ajurünnakut saate märkmeid vedada kirjeteks ja ehitada üles kaardi. Saate vahetada

värve juhtimaks tähelepanu kas antud teema alla tuleb uus alateema, mille keskmesse

jääb antud märge. (A. Stonebridge 2011)

Sisestatav info on tekstilises või numbrilises vormis. Võimaldab lisada faile ja

dokumente väljastpoolt antud tarkvara.

1.3. Litsentsitüüp ja hind

349$ maksev MindManager 9 ei ole odav kuid ka mitte ülehinnatud. Minu uuringute

kohaselt mahub MindManager9 täpselt kahe samalaatse programmi hinnaklassi

iMindMap Ultimate ($295) ja MindView Business ($379). (W. Fenton 2011)

Tarkvara ostetakse arvutisse koos kasutusõigusega, mis kestab nö igavesti. Mindjet

kodulehe andmetel maksab hetkel MindManager 349$, vana versiooni uuendus 179$.

Igal aastal tuleks tarkvara uuendada, et kasutada viimaseid võimalusi. Juba ostetud

konkreetsele tarkvarale (nt MindManager10) tehtud uuendused saab alla laadida. Lisaks

saad Mindjet poolse klinditoe ja lisateenuse Mindjet mobile maping.

1.4. Vajalikud platvormid

Mindjeti MindManagement Mac on disainitud säilitamaks ja vahetamaks infot sujuvalt

Mac-is või segaplatvormidega keskkonnas. (Mindjet Capture Ideas 2006)

MindManager on välja töötatud toimima koostöös nii Windowsiga, Maciga või

paigaldatavana ettevõtte serverisse. Kui on olemas MindManager Server siis

projektijuhtimise programm installitakse ettevõtte serverisse. Igaüks kellel on

5

MindManager toimetaja litsents saab luua ja jagada visuaalseid projekti plaane, jälgida

ja juhtida projekti täideviimist ja lisada informatsiooni. (Mindjet MindManager 2013)

Eraldi juurutamist ei vaja. Kui siis tutvustav koolitus kasutuse ja eesmärkide kohta,

miks ettevõte on otsustad hakata kasutama seda tarkvara.

6

2. TARKVARA RAKENDAMINE

2.1. Sarnased või lähedased tarkvarad

Hindade juures mainitud tarkvarad iMindMap Ultimate ja MindView Business täidavad

mõlemad sama eesmärki nagu MindManager, mõlemad on samuti projektijuhtimise

tarkvarad.

Läbi serveri töötavate meeskondade hulk on pidevalt arenenud, mis omakorda on viinud

mitmete internetipõhiste projektijuhtimise tarkvarade tekke ja arenguni. Internetipõhised

tarkvarad võimaldavad kiiresti ja aegasäästvalt edastada infot reaalajas. Mitte ei ületa

ainult takistusi mis on tingitud vahemaast vaid võimaldavad suhelda partneritega

reaalajas ja väldivad segadust valestimõistmisel, kuna iga grupiliige saab sama faili,

dokumendi ja teate samal ajal. (R. Filed. 2013)

Projektijuhtimistarkvara aitab projekti planeerida ja selle täitmist jälgida. Enamik

tarkvarapakette võimaldavad tähtaegade, kulude ja vahendite kasutamise planeerimist

ning kontrolli. Microsofti võib armastada või vihata, aga ei saa ümber faktist, et

Microsoft Project on üks levinuimaid ja paljude meelest ka parim

projektijuhtimistarkvara. Selle kõrvale võib lisada nimesid nagu brauseripõhised

eProject, @task, Celoxis, eStudio, Copper, Milestones jpt. (Projekti- ja …2013)

Turul on palju tarkvarasid mis täidavad sama eesmärki nagu MindManager, ilmselt

tuleb valiku tegemisel lähtuda tarkvara hinnast, võimalusest ja kasutajamugavusest ja

veidi ka isiklikust sümpaatiast, kui ise seda tarkvara kasutama pead hakkama.

7

2.2. Kasutus

MindManager on üks projektijuhtimise tarkvaradest seega sobib eelkõige projektijuhile.

Kuid kasutusvõimalusi on veel. Nagu eelpool mainitud aitab planeerida, teeb

meeldetuletusi ja aitab analüüsida. Seega võib seda kasutada iga inimene või ettevõte.

Tegemist pole nii keerulise tarkvaraga, et oleks mõeldud ainult suurettevõtetele.

Projektijuhtimise tarkvara aitab projektijuhti eelkõige kavandamise ja kontrolli

läbiviimisel. Samas on ka kõige täiuslikuma tarkvara võimalused piiratud.

Alljärgnevas tabelis on ära toodud, kus tarkvara võib projektijuhti abistada ja kus mitte (Projektijuhtimise … 2013):

Projektijuhtimise tarkvara aitab, kui on vaja: Projektijuhtimise tarkvara ei aita, kui on vaja:

hallata suuri andmehulki teha tööd standardplaanidega viia sisse muutusi projekti plaani optimeerida projektiplaani analüüsida hetkesituatsiooni andmeid

kavandatuga simuleerida ühe või teise muutuse mõju visualiseerida projekti struktuuri ja

näidata tegevuste omavahelisi sõltuvusi vahetada informatsiooni projektis

osalejate vahel

defineerida projekti eesmärk luua projektorganisatsioon struktureerida projekt tööpakettideks määrata ühe või teise töö tegemiseks

kulunud aega määrata üksikute tegevuste omavahelised

sõltuvused läbi viia meeskonna nõupidamisi lahendada probleeme, mis on seotud

projekti inimliku küljega

Tabel 1. Tarkvara projektijuhtimisel.

Mindmapping võimaldab meeskonnal pidevalt arendada ajurünnakus kirjapandut.

Lisades linke, dokumente ja graafikuid. Seda saab kasutada igal pool, ei pea istuma

koos teistega koosoleku ruumis, et lisada enda mõtteid või arvamusi. Võimaldab kergelt

ideid korrastada ja ümber paigutada, lisada alateemasid jne. Kui tekib ideede puudus,

siis on võimalik ka abi saada programmilt endalt, mis aitab ajurünnaku ülesehitusega ja

juhatab vajalike sammudeni. Samuti võimaldab programm hiljem projekti kontrollimist

ja laseb ka määrata kes piiratud infot näevad. (Brainstorming Tools.. 2013)

8

MindManager on kergesti omandatav ja õpitav, väga kasutajasõbralik. Peamised

piirangud seab kasutaja enda ideede hulk. Peale mugava kasutuse on ka võimalik

kiiresti ja kergelt enda ideed teistele visuaalselt selgeks teha.

2.3. Kasu ettevõttele

Antud tarkvara aitab säästa aega ja energiat eriti neil ettevõtetel, kes tegelevad pidevalt

projektide läbiviimise ja juhtimisega. Samas ettevõtted või isikud kes ei tegele

projektidega saavad seda kasutada erinevate ideede korrastamiseks, toodete arenduseks,

planeerimiseks, analüüsimiseks jpm.

MindManager filosoofia on: tööta arukamat, mõtle loomingulisemalt ja säästa aega. See

töötab selle erilise võime pärast, mis suudab inimesed koondada inimesed grupis

töötama ja tavapärast infot töötlema. Läbi viidete ja äriliste taotluste koondamisele

säästab ta aega paljunduste pealt ja annab ülevaatliku pidi meeskonnale kiirema ajaga.

Aeganõudvad etapid jäävad vahele, seega väheneb ka periood ideest teostuseni. (P.

Gregorowicz 2008)

Tarkvara, mis suudab koonda ideed, meeskonnad ja tulemused. Tänapäeva ühiskonnas

kus maksab parem idee rohkem kui vana toode, on tänuväärt asi. Kui meeskond ei

suuda seda enda jõul teha, siis antud tarkvara aitab kindlasti mõtted liikuma panna ja

uute ideedeni jõuda. Vahel ka veelgi suurem eelis, leida olemasolevatest ideedest vigu

ja neid parendada.

9

KOKKUVÕTE

Antud uurimusega tõdes autor, et tihti on parem kasutada kõrvalist abi ja muuta

efektiivsemaks juba toimiv süsteem kui vanaga jätkata. Ülevaade tarkvarast

MindManager tõestas, et projektijuhtimise protsess on võimalik muuta lihtsamaks ja

läbipaistvamaks. Tarkvara koondab ideed, inimesed ja tulemused. Õppimine ja

kasutamine on lihtne ja kasutajasõbralik.

10

VIIDATUD ALLIKAD Brainstorming Tools from Mindjet. Mindjet

[http://www.mindjet.com/mindmanager/uses/activity/brainstorming/] 05.11.2013

Fenton W. MindManager9 PCMAG.COM 2011

[http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2380615,00.asp ] 05.11.2013

Filed R. Top 10 Project Management Software For Remote Teams

HONGKIAT.COM [http://www.hongkiat.com/blog/project-management-software/ ]

05.11.2013

Gregorowicz P. Collaboration Product of the Year: Mindjet MindManager7

International Journal Building the Corporate Enterprice 2008

[http://web.archive.org/web/20110713051021/http://www.intranetjournal.com/

articles/200802/ij_02_22_08a.html] 05.11.2013

Hiiemaa K. Projektijuhtimise tarkvara peab aitama projektijuhti. Arvutimaailm

2004 [https://www.ria.ee/lib/am-2001-2005/14126_3C.HTM ] 04.11.2013

Mindjet MindManager6 Capture Ideas, Organize Information, and Share with

ClientsMac Mindjet 2006

[http://ep.yimg.com/ty/cdn/mbaware/MindjetMindManager6MacWhitepaper.pdf ]

Mindjet[http://www.mindjet.com/mindmanager/platforms/server/ ] 05.11.2013

Osborne I. Mindjet MindManager 8 rewiew Future Publishing Limited 2010

[http://www.techradar.com/us/reviews/pc-mac/software/home-and-reference-

software/mindjet-mindmanager-8-679388/review ]05.11.2013

Projekti- ja ressursijuhtimistarkvara HAL Koolitus

[http://ajajuhtimine.ee/projektitarkvara-kat.html ] 05.11.2013

Projektijuhtimise tarkvara EUCIP

[

http://www.e-uni.ee/e-kursused/eucip/juhtimine/543_projektijuhtimise_tarkvara.htm

l ] 05.11.2013

11

Stonebridge A. MindManager9 for Mac review Macworld 2011

[http://www.macworld.co.uk/macsoftware/reviews/?reviewid=3296423] 05.11.2013

Using MindManager to track the promotion and results for an event. Cabre

09.05.2008 [ http://www.applications.cabre.co.uk/tag/ecademy/]

Lisa 1. Promotsiooni ja ürituste kaardistamine

(Using MindManager … 2008)

12

13

Lisa 2. Töö täpsustused

Info on leitud Interneti allikaid läbi uurides ja tutvudes tarkvara tööpõhimõtete ja

omadustega. Kuna ei leidnud eelmiste aastate tööde hulgas antud tarkvara kohta

kirjutatud uurimusi, siis ei oska võrrelda ja analüüsida enda töö vigu või parendusi. Töö

andis autorile hea ülevaate täiesti võõrast tarkvarast. Kuna tegemist on projektijuhtimise

tarkvaraga siis selle sisust ja võimalustest arusaamine haakub suurepäraselt ka õpitava

erialaga. Kindlasti võtab autor ise ja soovitab ka teistel kasutada kas antud või

analoogset tarkvara töö lihtsustamiseks ja erinevate ideede kaardistamiseks

14