December 9, 20142014 Teacher Compensation Review ReportGood evening.  We are here to report on the work of this year’s Compensation Task Force.  Our charge this year was to look at teacher retention and recruitment and develop a new compensation model that takes into account market analysis.  It is important that we stress that this report only focuses on teacher compensation enhancement.  Is there something we can do to improve the salary levels for our teachers?  Why teachers? Much like the United States Air Force when faced with losing pilots to the private airlines, determined a differentiated pay scale for pilots would help with their retention rates. We value all of our school division employees who support the work of our teachers on a daily basis and we are not leaving them out, but our focus will be on revising our  compensation process and aligning it with the marketplace. 

Our Committee members were:  Theresa Thompson, SEA President, and Kathy Butler, paraprofessional from AG Wright Middle School and SEA representative, Rick Fitzgerald, Lisa Boatwright and Laura Ann Cline from the Human Resources Department, Lance Wolff and Brenda O’Brien from the Financial Services Department.  A number of focus groups have previewed this material including the school administrators, the superintendent’s teacher advisory committee, the Stafford Education Association’s building representative group and the School Board’s Finance and Budget Advisory Committee.  Their comments and suggestions have been incorporated into the report and generally, all four groups were supportive of this proposal.

1

First we needed to determine the retention rates of our teachers and then focus on the reasons for the resignations.  To do this we needed to start with a quality, systematic data approach and not focus as much as we have in the past on the personal stories of individuals.  The personal stories have value, but we need to support our position from a solid basis in factual data.  We have heard personal stories and blanket statements that numbers of teachers leave us to go to other school divisions for higher pay or that numbers of teachers who leave us are military spouses who relocate, so we decided to provide the data to support or refute these claims.

“If we want to have a productive policy discussion about the appropriate level of public school teacher pay, we have to start with high‐quality and systematic data – not emotionally compelling personal stories.” Jay P. Greene and Marcus A. Winters “How Much Are Public School Teachers Paid?” Civic Report, No. 50, Manhattan Institute, January 2007.

To collect this data, we used our exit surveys that all employees must complete, our applicant tracking software, position control data, and our surveys of our School Board adopted 9 comparison counties.  

2

Why does it matter ?  I think you would all agree that recruitment and retention of highly qualified teachers are significant to our efforts to remain a highly effective school division.  We feel recruitment and retention are impacted significantly by our current compensation numbers.  We continue to see high turnover particularly in the 0 to 5 year experience teacher groups‐‐‐55 percent of our resignations over the last three years were from teachers in this 0 to 5 year range.

The reason this 0 to 5 year range is important is that we are bringing our best talents and resources to bear when we hire a teacher.  When they are here with us for just a short time, we lose out on the institutional knowledge we gain and the continuity provided by their experience.  Our investment doesn’t have time to mature.

3

From July 1, 2013, to June 30, 2014, we had 250 teachers who left us, 84 or 34 percent were in the 0 to 5 year range.  43 percent were in the 6 to 15 year range and 23 percent were in the 16 years plus.  In this 16 years plus range were 43 teachers who retired or 17 percent.  

In their exit surveys, 67 teachers acknowledged leaving for higher pay and 9 teachers stated they were moving for military relocations.  Other reasons for leaving include family/personal reasons including health or relocation.  So this data does tell us that yes we have a small percentage of teachers who resign for military relocations and that about 25 percent of our resignations are for economic reasons.  We’re not retaining a large number of the teachers we hire and train.

4

Recruitment of highly qualified teachers, recruitment of any teacher, has taken a hit.  This slide talks about our applicant pool.  These are the number of teachers who have applied for employment with Stafford County Public Schools.  Four years ago we had over 3,500 applicants, last year we had less than ½ that number at 1795.  There may be a number of reasons for this including fewer college graduate going into teaching as well as our salary scale for our teachers.  Other areas impacting this shrinking pool is that the recruitment budget for the school division has been reduced, so we are going fewer places to recruit teachers. 

Every one of our teachers are highly qualified, it is just that we are now hiring 1 in every 7 teacher applicants opposed to 1 in 15 a few years ago.

5

Another problem in recruiting and retaining teachers in Stafford Schools involves the new hires rethinking their commitment to Stafford Schools during the summer months and breaking their contracts with us in July and August.   Here are the numbers of newly hired teachers who broke their contracts in the month of July.  These are new teachers who accepted our offer of employment for the following year who then broke their contract with us and went elsewhere over the summer.

In July 2013 there were 21 newly contracted teachers who broke their contract and in July 2014, there were 49 new vacancies with 23 of these citing money as the reason for leaving.  

The payroll office tracks the number of teachers who resign after June 20th.  In 2011, that number was 50; in 2012, 65; in 2013, 46; and last year it rose to 115 teachers who resigned after June 20th.  It is quite significant that 192 of these 250 who resigned are 0‐15 years.  You might think no problem, just hire new teachers.  Hiring highly qualified teachers in July and August is very difficult particularly the hiring of candidates in critical 

6

needs areas.

Next, we’ll take a look at the 0 to 15 year range salaries in the context of our comparison districts.

6

This graph shows the individual salary scales for Stafford County and our 9 comparison counties along with their calculated median salary.

The median salary is indicated by the large, blue square.  Stafford County is the dark blue diamond.

This data shows that Stafford County teachers for the first 15 years or levels of experience fall below the median salary of these comparative school divisions.    At the 16th year or level, our teacher salaries appear to exceed the median of the market. We are in no way suggesting that these salaries be adjusted downward.

7

There are many options to use when trying to determine what our teacher pay scales should look like.  Should we pay our teachers at the median of the marketplace? Or should we reach higher and look at the bottom of the top quartile? Or maybe not stretch so far and look at the top of the bottom quartile?  Using the median salary of comparative divisions chart, we developed a pay scale for each of these options, but for purposes of simplicity this evening we will refer to only the median as our goal.

This is a paradigm shift.  We are looking at the salary scales and comparing our scales with that of other teachers in other school divisions on their scales. 

8

Here in SCPS we have 1,992 teachers, included in this number are 1,271 teachers who fall below market median in the 0 to 15 years.  Of those 505 are in the zero to 5 year range.  Should we choose to focus on enhancing our teacher salary scales to bring teachers to the market median, we would impact 1,271 teachers to some degree with those teachers furthest out of market being the ones most impacted.

9

So how do Stafford County Public Schools teacher salaries compare with our comparison districts?

Explain the Years of Experience and Levels columns.  (Theresa)

Using our 9 comparison counties, we developed a spreadsheet which is Chart 1 that has all of the levels/years of experience and the pay scale at that point for each division.  This is base salary only.  

There were assumptions made in the development of this model including:1. Not incorporating the supplements for degrees which Stafford is in 

the range of what all of the comparison school divisions provide;2. The VRS retirement pass‐along ‐‐ some divisions have done all 5 

years, others are like Stafford doing 1 percent a year; 3. The number of assigned days in the contracts vary.  

10

We lessen the impact of these variances because of the structure of the model we have developed.

10

For demonstration purposes, our example takes into consideration a projected  $1 million dollars to be applied to enhance our teacher salary scales.  The mathematical model behind this example takes into consideration the size of the gap and the number of individuals on that level in the organization which allows us to apply a weighted distribution of available funds.  Our moving forward with this model is not limited by the need to have a certain level of funding available, but rather we can apply those funds available to us across this model.

If we had a million dollars available, salaries for teachers with 15 years of experience or less would see some level of salary enhancement as illustrated by this chart.

For example a teacher at 4 years of experience currently earns $38,719 on our pay scale, with the proposed enhancement the adjusted pay scale would be $39,788.  This would impacts 171 current teachers on this level alone.  Each subsequent year this analysis would have to be 

11

conducted/Theresa.

11

The task force has the following recommendations:

First, a cost of living adjustment for all employees, across all job classifications.

Second, enhance the salary scale for teachers using the process outlined in our example to bring them into the market and close the gap on the median salary.  There would be no decrease in teacher salaries for those teachers above 15 years experience.  We have to be able to say this is a good way for us to do business moving forward.  We have not been able to sustain the current 2.45 percent step model.  This model allows us to take whatever funding is available and apply it to the goal of enhancing teacher salaries.  Our example shows what would happen with $1 million.  This model will work based on any amount of dollars applied. Our current model focuses on how far behind we are.  This model is more transparent.  To bring all of the teachers who are below the median in the market up to the median in one year would take $4.5 million.

Third, each year, an annual market survey of the comparison districts must be conducted to determine the median salary for our teachers.  A new analysis of the market will occur every year, resulting in new recommendations for Cost of Living and 

12

salary scale compensation increases.And in the future as we close in on the median salary,  we could adjust our market survey to get to the top quartile.  We don’t wish to be average, but acknowledge that we must start somewhere.

We do wish to expand a market comparison strategies to other employee groups in the future, but for now, our focus is only on our teachers.

12

13

14