MUHAMMAD YUSRO

TEKNIK PENYUSUNAN

(Tim Gugus Penjaminan Mutu FT UNJ)

Materi

Pengertian, Manfaat dan Istilah

Siklus dan Prinsip Penyusunan

Prinsip Pelaksanaan

Kegiatan dalam SOP

Anatomi SOP

Monev SOP

Contoh dan Koreksi SOP

Pengertian SOP merupakan petunjuk tertulis yang

menggambarkan dengan tepat tahapanpelaksanaan tugas/pekerjaan/kegiatan (Insani,Istyadi, Kebijakan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan di Indonesia, 2010);

SOP pada hakekatnya suatu cara untukmenghindari miskomunikasi, konflik, danpermasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaanpada suatu organisasi (United StatesEnvironmental Protection Agency, 2007)

SOP merupakan perumusan dari prosedur yangdipergunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yangspesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi caramengerjakan sesuatu (Donald, William W. and Paul H.Schwartz.1995. Standard Operating Procedures (SOPs) forResearch in Weed Science Weed Technology, 1995, Volume 9,397-401).

SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yangmembantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi.SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan perankeorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaantugas dan tanggung jawab organisasi (Jones, Gareth R. 2001.Organizational Theory. Text and Cases. Third Edition. NewJerse,. America: Prentice Hall International, Inc.)

SOP mengatur bagaimana proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan, kapan

dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan keterangan pendukung

lainnya.

Manfaat Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikanpegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantumengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dalam berbagaisituasi.

Menjamin konsistensi pelayanan kepada user, baik dari sisi mutu,waktu dan prosedur.

Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yangharus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensipegawai.

Memberikan informasi mengenai beban tugas yangdipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakantugasnya.

Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawaidari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhanmelakukan penyimpangan.

Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.

Membantu memberikan informasi yang diperlukandalam penyusunan standar pelayanan, sehinggasekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerjapelayanan.

SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)

SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakanpada bidang perkebunan)

POS : Prosedur Operasional Standar (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakanpada bidang keagamaan)

SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan padabidang industri)

Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian)

Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.

SOP : Standar Operasional Prosedur(Istilah yang biasa dipergunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalamPeraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan)

Istilah

Siklus Penyusunan SOP

PenilaianKebutuhan

SOP

Pengembang-an SOP

Integrasi SOP dalam

Manajemen

Monitoring dan Evaluasi

Persiapan

Prinsip Penyusunan1. Kemudahan dan kejelasan.

2. Efisiensi dan efektivitas.

3. Keselarasan.

4. Keterukuran.

5. Dinamis.

6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).

7. Kepatuhan hukum.

8. Kepastian hukum.

Prinsip Pelaksanaan

1.Komitmen.

2.Konsisten.

3.Perbaikan berkelanjutan.

4.Mengikat.

5.Seluruh unsur memiliki peran penting.

6.Terdokumentasi dengan baik.

Kegiatan dalam SOP

SOP mencerminkan Kegiatan;

SOP menggambarkan Kegiatan yang riil dandistinctive;

SOP secara eksplisit sudah membatasi kegiatanawal, utama dan akhir kegiatan;

SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu(Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugasdan fungsi yang dimiliki;

SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkupkegiatan.

Anatomi

a. Halaman Judul/Cover: 1) Judul 2) Instansi/Satuan Kerja 3) Tahun pembuatan 4) Informasi lain yang diperlukan/alamat instansi

b.Lembar Pengesahan Dokumen SOP

1. Identitas SOP

2. Uraian SOPa. Nama SOP (nama prosedur kerja yang di SOP-kan); b. Satuan kerja/unit kerja; c. Nomor Dokumen (nomor prosedur kerja yang di SOP-

kan); d. Tanggal pembuatan (tanggal pertama kali SOP dibuat); e. Tanggal revisi (tanggal SOP direvisi); f. Tanggal efektif (tanggal mulai diberlakukan); g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang; h. Dasar hukum (Referensi); i. Dokumen terkait (keterkaitan dengan standar kerja yang

lain); j. Formulir yang terkait SOP

Simbol SOP / Flowchart

Monitoring dan EvaluasiMonitoring

Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harusmempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikanbahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik.

Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab ataskinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yangberlaku.

Evaluasi

Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karenaperubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOPyang telah ada.

Evaluasi adalah langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring. SOPperlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalamorganisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik.

Contoh dan Koreksi SOP