Telefon : 088-257111 JABATAN BENDAHARI NEGERI Faks : 088 ... ?· Baucar Bayaran oleh Jabatan Bendahari…

  • Published on
    06-Jun-2019

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

___________________________________________________________________________RUJ: JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(21)

11 September 2000

Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Setiausaha Tetap Kementerian NegeriSemua Ketua Jabatan Negeri dan PersekutuanMayor, Dewan Bandar Raya Kota KinabaluSemua Ketua Kuasa Tempatan NegeriSemua Ketua Badan Berkanun NegeriSemua Pegawai DaerahSemua Penolong Pegawai Daerah KecilSemua Bendahari Daerah

PresidenMajlis Perbandaran TawauPeti Surat No. 6014591010 TAWAU

PresidenMajlis Perbandaran SandakanPeti Surat No. 22190702 SANDAKAN

PengarahPejabat Perhubungan Kerajaan Sabah296-C, Jalan Ampang50450 KUALA LUMPUR

2/-

Telefon : 088-257111Faks : 088-212655E-mail : bn.jbn@sabah.gov.my

JABATAN BENDAHARI NEGERIWisma KewanganBeg Berkunci No. 205888595 Kota KinabaluSabah, Malaysia

- 2 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(20)Tarikh : 11 September 2000

SURAT PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BIL. 9/2000PENUTUPAN AKAUN KERAJAAN NEGERI SABAH TAHUN 2000

1.0 TUJUAN

Surat Pekeliling ini dikeluarkan bertujuan untuk:-

1.1. Memaklumkan kepada semua Pegawai Pengawal mengenai hari terakhir penerimaanBaucar Bayaran oleh Jabatan Bendahari Negeri untuk prosesan bayaran sebelumPenutupan Akaun Kerajaan Negeri Sabah tahun 2000;

1.2. Memaklumkan kepada semua Pegawai Pengawal bahawa Akaun Kerajaan NegeriSabah tahun 2000 akan ditutup pada 28 Februari 2001;

1.3. Memaklumkan kepada semua Pegawai Pengawal mengenai Jadual Penutupan AkaunTahun 2000 dan langkah-langkah yang harus diambil sebelum Penutupan Akaun, danjuga senarai jadual penutupan Akaun 2000 seperti mengemukakan semua PenyataAkaun dan Penyata Kewangan untuk akhir tahun 2000 kepada Jabatan BendahariNegeri Kota Kinabalu sebelum tarikh-tarikh seperti yang ditetapkan dalam suratpekeliling ini.

3/-

- 3 -JBN (C)/No: 400-14/Vol. I/(19)Tarikh : 11 September 2000

2.0. LATAR BELAKANG

Penetapan tarikh Penutupan Akaun Kerajaan Negeri Sabah tahun 2000 adalah bagi memenuhikehendak Akauntan Negara Malaysia seperti yang terkandung dalam Surat PekelilingAkauntan Negara Malaysia Bil.1 Tahun 2000.

3.0. TARIKH TERAKHIR PENERIMAAN BAUCAR BAYARAN

3.1. Semua Baucar Bayaran termasuk bayaran melalui Baucar Jurnal hendaklahdikemukakan ke Jabatan Bendahari Negeri sebelum atau pada 10 Januari 2001; dan

3.2. Dipohon kerjasama dari semua pihak Kementerian dan Jabatan untuk menyemakrekod perbelanjaan tuan/puan supaya semua tanggungan termasuk Bil, PerintahKerja Am dan bayaran Kontrak (kerja, Perbekalan dan Perkhidmatan) dibayarsecepat mungkin dengan mematuhi A.P. 100 dan A.P. 103. Diharap bilangan baucaryang hendak dikemukakan pada tarikh terakhir penerimaan baucar dapat dikurangkansupaya tidak membebankan Jabatan ini dalam proses penyemakan baucar danpembayaran. Ini juga boleh mengurangkan bilangan permohonan pembayaranberdasarkan A.P. 58(a) sekiranya semua pembayaran diurus sebelum 31Disember 2000.

4/-

- 4 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(18)Tarikh : 11 September 2000

4.0. PERINGKAT PENUTUPAN AKAUNKERAJAAN NEGERI SABAH TAHUN 2000

Penutupan Akaun Kerajaan Negeri Sabah Tahun 2000 akan dilaksanakan dalam empatperingkat seperti berikut:-

4.1. Semua akaun diperingkat Bendahari Daerah (BD) dan juga Jabatan MengakaunSendiri (JMS) hendaklah ditutup pada 31 Disember 2000. Dalam hubungan ini,semua akaun Bendahari Daerah (BD) dan Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS)hendaklah diserahkan ke Jabatan Bendahari Negeri, Kota Kinabalu tidak lewatdaripada 5 Januari 2001. Bagi Kumpulan Wang Amanah Jabatan Kerja Raya sepertiakaun Stor Tak Beruntuk, Akaun Kuari dan Premix dan Akaun Sewa Loji hendaklahdiserahkan ke Jabatan Bendahari Negeri sebelum 15 Januari 2001. Akaun KerajaanNegeri Sabah bagi bulan Disember 2000 akan ditutup pada 25 Januari 2001.

4.2. Akaun Kerajaan Negeri Sabah bagi bulan Disember 2000 lanjut akan ditutup pada 2Februari 2001. Dalam hubungan ini, semua Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS)hendaklah menghantar Laporan Akaun Berkomputer dan dokumen-dokumen berkaitanmereka ke Jabatan Bendahari Negeri tidak lewat dari 25 Januari 2001.

5/-

- 5 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(17)Tarikh : 11 September 2000

4.3. Akaun Kerajaan Negeri Sabah bagi bulan Disember 2000 Tambahan I akan ditutup pada15 Februari 2001. Bagi tujuan ini, semua Jabatan mengakaun sendiri (JMS)hendaklah menyerahkan laporan akaun berkomputer dan dokumen-dokumen yangberkaitan ke Jabatan Bendahari Negeri tidak lewat dari 10 Februari 2001.

4.4. Akaun Kerajaan Negeri Sabah bagi bulan Disember 2000 Tambahan II (Akhir) akanditutup pada 28 Februari 2001. Bagi maksud ini semua Jabatan Mengakaun Sendiri(JMS) hendaklah menyerahkan Laporan Akaun Berkomputer dan dokumen-dokumenberkaitan ke Jabatan Bendahari Negeri tidak lewat dari 21 Februari 2001.

5.0 LANGKAH-LANGKAH SEBELUM PENUTUPAN AKAUN

Sebelum Akaun Tahun 2000 ditutup, perkara-perkara berikut yang berkaitan mesti diambilperhatian dan tindakan segera:-

5.1. Advice Debit/Kredit dan Baucar Jurnal(Penyelerasan) bagi Akaun Tahun 2000

Semua Pegawai Pengawal adalah dikehendaki untuk memastikan bahawa semuadokumen tersebut di atas dikemukakan kepada Jabatan Bendahari Negeri untuktindakan pada tarikh seperti berikut:-

a) Advice - Tidak lewat dari 22 Januari 2001Debit/kredit

b) Baucar Jurnal - Tidak lewat dari 22 Februari 2001(Penyelarasan)

6/-

- 6 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(16)Tarikh : 11 September 2000

Jabatan Bendahari Negeri tidak akan menerima lagi apa-apa pengubahsuaian ke atasakaun 2000 selepas tarikh seperti yang ditetapkan di atas. Pegawai Pengawal adalahdikehendaki untuk menyemak dan menentukan bahawa semua catatan (posting) danPengubahsuaian untuk akaun tahun 2000 diselesaikan sebelum tarikh yangditetapkan. Pegawai Pengawal adalah dipertanggungjawabkan untuk memastikanakaun 2000 mereka diselaraskan untuk mencerminkan kedudukan yang sebenarnya.

5.2. Pengawalan Perbelanjaan bagi tahun 2000

Semua Pegawai Pengawal adalah diingatkan untuk memastikan perbelanjaan yangtelah dilakukan dalam tahun 2000 adalah tertakluk kepada Arahan-ArahanPerbendaharaan terutama sekali A.P. 54. Pegawai Pengawal adalahdipertanggungjawabkan untuk memastikan peruntukan yang diluluskan di bawah kod-kod akaun yang berkaitan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan untukkeseluruhan tahun 2000. Sekiranya tidak, tindakan segera seperti memohonPeruntukan Tambahan atau Viremen hendaklah diambil untuk mengelakkan kelebihanperbelanjaan. Semua waran peruntukan semula (Re-allocation Warrant) hendaklahdikemukakan ke Jabatan Bendahari Negeri untuk tindakannya tidak lewat daripada 15Januari 2001.

Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa akaun-akaun mereka bagi tahun2000 adalah sempurna pada keseluruhannya dan mematuhi kehendak A.P. 107 110.Pegawai Pengawal yang gagal mematuhi tatacara kewangan yang sedia wujudsehingga mengakibatkan akaun mereka bagi tahun 2000 tidak dapat dikemaskinikanboleh dikenakan surcaj seperti diperuntukkan oleh Akta Acara Kewangan Tahun1957.

7/-

- 7 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(15)Tarikh : 11 September 2000

5.3. Penyesuaian Akaun

Pegawai Pengawal hendaklah memastikan penyesuaian akaun bulanan merekaadalah kemaskini dan sempurna. Penyata Penyesuaian akaun bulanan hendaklahdikemukakan kepada Jabatan Bendahari Negeri tidak lewat daripada 14 hari selepaspenerimaan flimsi Perbendaharaan.

6.0. SENARAI JADUAL PENUTUPAN AKAUN 2000

6.1. Jadual Penutupan Akaun 2000

Sebagai panduan kepada semua Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) dan PejabatBendahari Daerah (BD) disertakan bersama ini Jadual Penutupan, dan JadualPenyediaan dan Penyerahan Akaun 2000 Kerajaan Negeri Sabah seperti dalamLampiran PA1 dan PA2.

6.2. Penyediaan Penyata-Penyata Kewangan Tahun 2000Di bawah Arahan-arahan Kumpulan Wang Amanah

Pegawai Pengawal yang terlibat dalam Penyediaan penyata-penyata Kewangantahunan seperti disenaraikan dalam Lampiran PA3 adalah dikehendaki untukmengemukakan penyata-penyata masing-masing kepada Jabatan Bendahari Negeri(Bahagian Akaun Pusat) pada atau sebelum 16 April 2001 bersama-samadengan laporan tahunan masing-masing seperti yang dikehendaki di bawah arahan-arahan Kumpulan Wang Amanah.

8/-

- 8 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(14)Tarikh : 11 September

6.3. Penyediaan Penyata Baki AkaunSeperti pada 31 Disember 2000

6.3.1. Penyata Baki Akaun Deposit pada 31 Disember 2000

Menurut Arahan Perbendaharaan 159, semua Pegawai Pengawal adalahdikehendaki menyerahkan kepada Jabatan Bendahari Negeri Penyata Analisadalam borang yang telah ditetapkan, iaitu T.F. 047 seperti di Lampiran PA4berkenaan yang disertakan bersama dengan baki akaun-akaun Deposit dibawah kawalan tuan seperti pada 31 Disember 2000 sebelum 16 April 2001.Satu penyata Kosong adalah juga dikehendaki jika tiada sebarang baki didalam akaun Deposit itu.

6.3.2. Penyata Baki Akaun-Akaun PendahuluanSeperti Pada 31 Disember 2000

Semua Pegawai Pengawal adalah diminta menyerahkan penyata baki-bakibagi akaun-akaun pendahuluan berikut yang berakhir pada 31 Disember2000:-

6.3.2.1. Pendahuluan Diri6.3.2.2. Pendahuluan Kenderaan6.3.2.3. Pendahuluan Syarikat Kerjasama

Perkhidmatan Awam Bhd.

9/-

- 9 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(13)Tarikh : 11 September 2000

Badan-badan Berkanun dan Kuasa-kuasa Tempatan hanya dikehendakimenyerahkan penyata-penyata yang disebutkan dalam para 6.3.2.2.(Pendahuluan Kenderaan).

Penyata-penyata tersebut hendaklah dihantar dalam bentuk format seperti diLampiran PA5 yang disertakan bersama sebelum 16 April 2001.

6.3.3. Penyata Akaun Pendahuluan PelbagaiKod K83 xxxx xxxxBerakhir Pada 31 Disember 2000

Pegawai Pengawal adalah diminta menyerahkan baki-baki bagi Pendahuluandi atas yang berakhir pada 31 Disember 2000. Penyata tersebut hendaklahdihantar ke Jabatan Bendahari Negeri dalam bentuk format seperti diLampiran PA6 yang disertakan bersama sebelum 16 April 2001.

6.4. Penyata Tunggakan Hasil Seperti Pada 31 Disember 2000

Semua Tunggakan Hasil Kerajaan Negeri Sabah seperti pada 31 Disember 2000 perludimasukkan dalam Penyata Kewangan 2000. Oleh itu, semua Pegawai Pengawal danPemungut Hasil Negeri adalah diwajibkan untuk menyediakan dengan lengkappenyata Tunggakan Hasil JBN 17a dan JBN 17b seperti pada 31 Disember 2000 dankemukakan ke Jabatan Bendahari Negeri dengan salinan kepada Jabatan AuditNegara, Cawangan Negeri Sabah sebelum 15 Februari 2001. Sekiranya tidak adatunggakan hasil, penyata Tiada hendaklah dilengkapkan dalam Borang berkenaandan juga dikemukakan.

10/-

- 10 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(12)Tarikh : 11 September 2000

7.0. Penyata Baki Akaun Untuk Pengesahan Audit

Sehubungan dengan Para 5.3, 6.3 dan 6.4 ingin memaklumkan kepada semua PegawaiPengawal pihak Jabatan Audit Negara telah beberapa kali membangkitkan dalam LaporanAudit tahunan bahawa baki beberapa akaun dan Kumpulan Wang tidak dapat disahkan keranasebilangan Pegawai Pengawal gagal dalam penyediaan Penyata Penyesuaian akaun bulanandan Pengesahan baki akaun individu seperti pada 31 Disember. Baki Akaun individu danPenyata Penyesuaian akaun bulanan adalah bagi menyokong angka-angka dalam PenyataAkaun Awam Kerajaan Negeri. Perkara sedemikian telah dibawa untuk pembentangan dalammesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Awam dan Pegawai Pengawal terlibat telahpun dijemputuntuk memberi penjelasan. Oleh itu, ingin memberi peringatan kepada semua PegawaiPengawal bahawa kehendak-kehendak seperti ditetapkan dalam Para 5.3, 6.3 dan 6.4 dipatuhidengan sepenuhnya supaya Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri tahun 2000 dapatdisahkan tanpa teguran berulang oleh pihak Jabatan Audit Negara.

8.0. Surat pekeliling ini adalah juga ditujukan kepada semua Ketua Jabatan Persekutuan sejauhmana akaun mereka ada kaitan dengan Perbendaharaan negeri.

11/-

- 11 -

JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(11)Tarikh : 11 September 2000

9.0. PENUTUP

Sekiranya ada sebarang kemusykilan didalam melaksanakan surat pekeliling ini, sila hubungiBahagian Akaun Pusat, Jabatan Bendahari Negeri di talian 088-257111 sambungan3105,3110,3121 dan talian terus 088-230694 dan 088-234160.

Sekian, harap maklum dan terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH"BERJIMAT DAN MENABUNG AMALAN MULIA

(PHILIP N.K. CHIU)Bendahari Negeri

12/-

- 12 -

JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(10)Tarikh : 11 September 2000

S.k. PengarahJabatan Kerja RayaBeg Berkunci 2032Jalan Sembulan88582 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Encik Denis Mijin)

PengarahJabatan PertanianMenara Khidmat, Jalan BeliaBeg Berkunci 205088632 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Cik Phak Shiu Len)

PengarahIbu Pejabat PerhutananJabatan PerhutananBeg Berkunci 6890009 SANDAKAN

(U.P. Encik Justine Sinsoi)

PengarahIbu PejabatJabatan Tanah dan UkurBeg Berkunci 204488576 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Encik Ag. Hashim Hj. Mohd. Yusof)13/-

- 13 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(9)Tarikh : 11 September 2000

S.k. PengarahJabatan AirIbu Pejabat Jabatan Air,Wisma MUISBeg Berkunci 21088825 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Encik Charles Chong)

Setiausaha TetapKementerian Belia dan Sukan Negeri SabahTingkat 10, Blok BWisma MUISKarung Berkunci 200788999 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Encik William Tse Chee Kin)

Setiausaha TetapKementerian Kerajaan Tempatan dan PerumahanWisma Tun Fuad StephensBlok C, Tingkat 2 6, Karamunsing88825 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Encik Robin Wong)

14/-

- 14 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(8)Tarikh : 11 September 2000

S.k. Setiausaha TetapKementerian Pembangunan Luar BandarJalan SembulanPeti Surat 1159188817 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Cik Noorhaneem Shahrain)

PengarahJabatan Perkhidmatan Kebajikan AmTingkat 1,2,4, & 5Wisma KebajikanJalan Sembulan88999 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Encik Hei Qui Sheng)

PengarahPejabat Perhubungan Negeri Sabah296-C Jalan Ampang50450 KUALA LUMPUR

(U.P. Encik Abu Bakar Abidin)

Pengurus BesarJabatan Keretapi Negeri SabahKarung Berkunci 204788999 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

(U.P. Puan Jeanie Liew)15/-

- 15 -JBN (C)/No. 400-14/Vol. I/(7)Tarikh : 11 September 2000

S.k. PengarahJabatan Perkhidmatan Komputer NegeriTingkat 1, Blok AWisma Kewangan88999 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

Pengarah Jabatan Audit NegaraCawangan Negeri SabahTingkat 6 & 7, Rumah PersekutuanJalan Mat Salleh88518 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

Akauntan Negara MalaysiaBahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan AgensiBlok 8, Tingkat 1-6Kompleks Pejabat-Pejabat KerajaanJalan Duta50594 KUALA LUMPUR

Setiausaha RendahBahagian Audit DalamKementerian Kewangan88593 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

Penolong Bendahari NegeriBahagian Penerimaan dan PembayaranJabatan Bendahari Negeri88595 KOTA KINABALU

CNN/jivClosingaccount(Cir).doc/11092000/J2.45ptg

LAMPIRAN PA1(Ruj: Perenggan 6.1)

JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAHJADUAL PENUTUPAN AKAUN NEGERI TAHUN 2000

Bil. Tindakan

Kerja Huraian Kerja Oleh Output

Dis. Lanj....

Recommended

View more >