SISÄLTÖ 1 Projektisalkku -strategisen tason johtamisväline 2 Salkunhallinta 4 Thinking Portfolio® -päänäkymät 5 Sovellussivut ja widgetit 9 Raportointi11 Mukauttaminen12 Käyttöönotto ja käyttö

SovellussalkkuThinking Portfolio® White Paper

1© Thinking Portfolio

Thinking Portfolio® on strategisen tason johtamisen käytännön työväli-ne. Salkunhallintamalli tukee liike-toimintalähtöistä, kokonaiskuvaan perustuvaa suunnittelua ja päätök-sentekoa.

Kehitystyön lähtökohtana ovat olleet projektityön ja salkunhallinnan kan-sainväliset viitekehykset kuten PRINCE2 ja PMBOK. Thinking Portfolio hyödyntää lisäksi toimiala-riippumattomia liiketoiminnallisten hyötyjen ja kypsyyden määrittelymal-leja.

Ottamalla käyttöön Thinking Portfolion organisaatio saa valmiudet nopeaan päätöksentekoon, kette-rään muutoshallintaan, liiketoiminta-lähtöisyyteen sekä riskien analysoin-tiin.

Thinking Portfolion visuaalinen esi-tystapa sekä selainpohjainen käyttö-liittymä helpottavat sen omaksumis-ta. Järjestelmän käyttö ei edellytä teknisiä kursseja tai käsikirjoja.

Thinking Portfolio on kehitetty hyödyntämällä viimeisintä Web-tek-nologiaa. Selainliittymä toimii mm. Internet Explorer-, Firefox- ja Sa-fari-selainten uusimmilla versioilla, myös tableteissa.

Tekninen ratkaisu mahdollistaa erilaisten salkunhallinnan sovellusten toteuttamisen.

Tässä julkaisussa esitellään uudistu-nut sovellussalkku, joka on tarkoi-tettu IT-sovellusten ja -palveluiden johtamisvälineeksi.

Thinking Portfolio® – strategisen johtamisen väline

Uudistunutkäyttö-liitymä

S3

2© Thinking Portfolio

Salkkujen käyttäminen johta-misen välineenä on vielä melko uutta. Sen tarkoituksena on tuoda johtamiseen ja päätök-sentekoon johdonmukaisuutta, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä.

Miksi salkunhallintaa tarvi-taan?Laajojen ja monitahoisten organi-saatioiden johtamista vaikeuttavat asiakasvaatimusten ja -odotusten ristiriitaisuus, tiedonkulun ongelmat ja osaajapula. Tuloksena on pääl-lekkäisiä ja samoista resursseista kilpailevia hankkeita, joiden ajoitusta tai sisältöä ei ole mitenkään optimoi-tu. Tekemisen linkki ydintoiminnon strategiaan on usein epäselvä.

Salkunhallinta on toimintamalli, joka yrittää vähentää nopearytmisen ja moniulotteisen johtamisen ongelmia. Se luo toiminnalle puitteet, jotka parhaimmillaan tehostavat valmis-telua, päätöksentekoa ja toteutusta (Kuva 1).

Salkunhallinta koostuu tiedosta, prosesseista ja rooleista. Salkut ovat määrämuotoinen tapa kuvata resurs-seja ja hankkeita, joilla organisaatio toteuttaa strategiaansa.

Johtamissalkkuja on kolmea pää-tyyppiä (Kuva 2):

1 - Kehittämissalkku sisältää kuvauk-set organisaation tulevaisuuteen tähtäävistä kehittämisehdotuksista, ideoista ja skenaarioista (esim. kehit-tämis-ohjelmat).

2 - Projektisalkku sisältää käynnis-tystä odottavia, käynnistyneitä ja valmistuneita hankkeita ja niihin kuuluvia projekteja.

3 - Omaisuus- tai resurssisalkku sisältää esim. sovelluksia, osaamista tai prosesseja, joita organisaatio on saanut käyttöönsä kehittämishank-keilla ja investoimalla.

Salkut kytkeytyvät toisiinsa: Projek-tisalkkuun tulee perusteltuja pro-jektiehdotuksia kehittämissalkusta. Projektisalkku tuottaa omaisuutta. Omaisuuden vanheneminen tai huono suorituskyky saavat aikaan kehittämistarpeita jne.

Salkunhallinta– ideat, projektit ja omaisuus

Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa Prosessi ja viitekehys

Työvälineet

Johdetaan ydintoiminnon strategian mukaisesti

Johdetaan kokonaisuutta

Arvotetaan yhdenmukaisin kriteerein

Hankesalkkujohtamisen periaatteet Kuva 1.Salkunhallinnan periaatteet

3© Thinking Portfolio

Salkkujohtamisen periaateSalkkujohtamisessa on yksinkertai-simmillaan kysymys tuoton, pa-nostusten ja riskien hallinnasta ja tasapainottamisesta. Tuotto voi olla esim. kustannus-säästöä, tuottavuu-den kasvua, uusien asiakkuuksien syntymistä tai liikevaihdon kasvua. Panostuksia ovat paitsi investoinnit, myös ajan ja rahan käyttämistä mm. projektityöhön, koulutukseen, käyt-töönottoon ja ylläpitoon.

Projektiriskejä on monia, mutta myös olemassa olevaan omaisuuteen liittyy riskejä, esim. ICT-sovellusten tai jär-jestelmien skaalautuvuus liiketoimin-nan kasvussa tai supistumisessa.

Salkkujen kytkentä strategi-aan ja arkkitehtuuriinSalkut kytkeytyvät organisaation strategiaan kriteerien ja luokitusten kautta. Johto määrittää strategian menestystekijät ja avaintulokset, jotka se kuvaa salkkuihin erilaisina kriteereinä. Kriteerit arvottavat ide-an, projektin tai sovelluksen strategi-asta käsin.

Salkuissa on tärkeää tunnistaa hank-keen tai omaisuuden vastaavuus lii-ketoiminta-, tieto-, sovellus- ja tekno-logia-arkkitehtuuriin. Esim. tietty uusi

asiakkuustietojärjestelmä voisi tukea hyvin organisaation strategiaa, mutta se saattaisi olla ristiriidassa nykyisen sovellus- ja teknologia-arkkitehtuurin kanssa.

Salkunhallinnan menestys-tekijätSalkunhallinnan käyttöönotto voi olla projekti, mutta sen saaminen osaksi organisaation arkea vaatii määrätie-toista sitoutumista ja omaa esimerk-kiä johdolta. Salkunhallinta on liitet-tävä osaksi organisaation johtamista, esim. johtoryhmätyöskentelyä.

Organisaation kypsyystasolla on merkitystä salkunhallinnan onnistu-miselle. Jos johtamisessa tai projekti-toiminnassa on merkittäviä puutteita, salkunhallinta jää ilman perustaa. Salkuista ei ole hyötyä, jos organi-saatiolta puuttuu kyky toimia niiden edellyttämällä tavalla.

Salkunhallinta vaatii tuekseen työ-välineitä. Välineet eivät tässäkään tapauksessa ole ratkaisu, vaan ne tukevat ajattelutavan muutosta.

Lähitulevaisuus Pitkä tähtäin

Omaisuus- salkku

Projektisalkku (Hankesalkku)

Kehittämis- salkku

• Infrastruktuuri, sovellukset, data, ihmiset, prosessit

• Toiminnan kehittämisen ja investointiprojektit

• Tutkimukset, ideat, skenaariot

Nykyhetki

Liiketoimintastrategia

Operatiivinen toiminta

Kuva 2.Salkut

4© Thinking Portfolio

Thinking Portfolio®– päänäkymätSovellusluetteloSovellusluettelo on yleisnäkymä salkkuun (Kuva 3). Se näyttää sovellukset, joiden tietoihin käyttäjällä on katselu- tai muokkaus-oikeus. Värikoodatut kentät osoittavat yhdellä silmäyksellä esim. sovellusten SLA-luokan ja prioriteetin tai kriittisyyden.

Otsikkorivi mahdollistaa luettelon järjestelyn tai suodatuksen valittujen kriteerien mukaisesti. Sovellukset järjestyvät esimerkiksi kriittisyyden tai omistajan mukaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjä pystyy lisäksi suodattamaan näkyviin vain häntä kiinnostavat sovellukset usean yhtäaikaisen kriteerin mukaisesti.

Tehdyt valinnat ovat voimassa vaikka käyttäjä poistuisi välillä sovelluksesta.

AikaAikanäkymä visualisoi sovellusten elinkaaren tärkeät päivämäärät, esim. versiopäivitykset ja erilaiset auditoinnit.

LaatuThinking Portfolion laatusivu kuvaa värikoodien avulla kuinka kattavaa ja ajantasaista tietoa salkussa olevista sovelluksista on saatavana.

Kuva 3.Salkun päänäkymät: sovellusluettelo, aika- ja laatunäkymät

5© Thinking Portfolio

Sovellussivut ja widgetit– esimerkkejä

Sovelluskortti ja widgetitJokaista sovellusta tai palvelua koskevaa tietoa ylläpidetään ns. sovelluskortilla (kuva 4). Se koostuu väli-lehdistä, jotka jäsentävät tiedon eri näkökulmiin. Välilehdet sisältävät widget-paneeleja, jotka ryhmittelevät tiedon visuaalisesti ja loogisesti.

Seuraavassa on esimerkkejä tyypillisistä widgeteistä.

Liiketoiminnallinen asemointiSovelluksen asemointi määrittää sovel-luksen liiketoiminnallisen merkityksen. Asemointiin käytetään nelikenttää (kuva 5):

Tukisovellukset tuottavat liiketoimin-nallista arvoa välillisesti. Ne eivät ole kriittisiä toiminnan jatkuvuuden kannalta. Niiden määrää ja niiden tuottamia kus-tannuksia on pyrittävä minimoimaan.

Liiketoimintakriittiset sovellukset ovat operativiisia välttämättömyyksiä, joiden jatkuvuus ja toimintavarmuus ovat tärkei-tä.

Kuva 4.Sovelluskortti

Kuva 5.Liiketoiminnallinen asemointi

6© Thinking Portfolio

Strategiset sovellukset ovat niitä, jotka tuottavat yritykselle kilpailuetua nyt ja lähitulevaisuudessa. Niitä on pyrittävä vahvistamaan ja kehittämään edelleen, jotta etumatka säilyisi.

Potentiaaliset sovellukset ovat mahdolli-sia tulevia kilpailuvaltteja, mutta eivät ole vielä laajamittaisessa käytössä.

Sovelluksen asema palveluark-kitehtuurissaWidget (kuva 6) kuvaa miten sovellus tukee organisaation palveluita (rivit) ja yksiköitä (palstat; esim. konserni ja eri liiketoimintayksiköt). Käyttäjä klikkaa mat-riisissa olevia valintaruutuja, jolloin syntyy linkki ao. palveluun ja organisaatioon.

Palvelu- ja organisaationimikkeet määrit-telemme aina asiakaskohtaisesti.

Kriittisyys ja riskitSovelluksen riskinhallinnan kannalta on tärkeää hahmottaa sovelluksen kriittisyys ja riskilähteet. Tämä widget esittää graa-fisesti kuinka hyvin sovellukseen liittyvät riskit on hallittu suhteessa kriittisyyteen (kuva 7).

Riskitason määritys sisältää oletusarvoina seuraavat kuusi näkökulmaa:

1. Käytön henkilöriskit

2. ICT-henkilöriskit

3. Informaatioriskit

4. Tekniset riskit

5. Toimittajariskit

6. Jatkuvuusriskit

Käyttäjä määrittää niiden tasot omaan ikkunaansa avautuvalla lomakkeella, joka sisältää arviointiväittämät.

Widget määrittää kriittisyystason auto-maattisesti “Liiketoiminnallinen asemoin-ti”-widgetin tiedoista.

Kuva 6. Sovelluksen asema palveluarkkitehtuurissa

Kuva 7. Sovelluksen kriittisyys ja riskianalyysi

7© Thinking Portfolio

VaatimustenmukaisuusSovellusten ja palveluiden kyky vastata liiketoiminnan, käyttäjien ja teknisiin vaa-timuksiin muuttuu ajan kuluessa. Koska eri osapuolilla voi olla erilaiset käsitykset vaatimusten täyttymisestä sama widget on esitetty sovelluskortissa kunkin osa-puolen omalla välilehdellä (kuva 8).

Widgetin asteikko on neliportainen. Li-säksi tässä, kuten muissakin widgeteissä, käyttäjä voi tarkentaa arviotaan kirjoitta-malla lyhyen kommentin widgetin muis-tiinpano-kortille. Se avautuu klikkaalla oikeassa alanurkassa olevaa nuoli-ikonia. Jos widgetiin liittyy muistiinpano, ikonin nuoli muuttuu huutomerkiksi, kuten esimerkkikuvassa.

MuutostarveEdellä kuvattujen widgetien tieto auttaa hahmottamaan sovelluksen tai palvelun muutostarvetta. Sen viestintään on tar-koitettu Muutostarve-widget (kuva 9).

Widget muodostuu nelikentästä, jonka ulottuvuuksia ovat Liiketoiminta-arvo ja Toiminnallinen/tekninen laatu. Käyttäjä arvioi sovelluksen nykytilan näistä näkö-kulmista ja sijoittaa punaisen indikaatto-rin oikealle kohdalleen.

Tämä sinänsä yksinkertainen arvio tuottaa mielenkiintoisen yhteenvedon kun kaikkien sovellusten tilanne rapor-toidaan.

Kuva 8. Sovelluksen vaatimustenmukaisuus

Kuva 9. Sovelluksen muutostarve

Kuva 10. Sovelluksen liittymät ja niiden kriittisyys

8© Thinking Portfolio

Liittymät ja niiden kriittisyysHarvat tietojärjestelmät ovat enää saarekkeita. Liittymät-widget (kuva 10 edellisellä sivulla) auttaa kuvaa-maan tietyn sovelluksen liittymät toisiin järjestelmiin.

Liittymää kuvaavaa tietoa on mm. onko liittyvä järjestelmä sisäinen vai ulkoinen, mikä liittymän kriittisyys on, ja mihin suuntaan data liitoksessa siirtyy.

AikataulutSovellukseen liittyy erilaista aikasi-dottua tietoa. Aikatiedon kirjaami-seen on oma widgetinsä (kuva 11). Sen avulla käyttäjä voi määritellä eri-laisia tapahtumia, kuten versio-päi-vityksiä tai kehityskeskusteluja, joita tietohallinto käy sovelluksen omista-jan kanssa. Päivämäärät ja tapahtu-makuvaukset tallentuvat päiväkirjaan (kuva 12).

TaloustiedotMenovirta-widget (kuva 13) kuvaa sovelluksen elinkaaritaloutta. Näky-mässä on eritelty viiden vuoden kulu-tiedot, mutta widget pystyy tallenta-maan tiedot pidemmältäkin jaksolta.

Muita widgettejäMuilla widgeteillä hallitaan mm. käyttäjä- ja ylläpitäjätietoja, sopimus-tietoja ja sovelluksen palvelimien tietoja (kuva 16).

Kuva 11. Tapahtumien tallennus

Kuva 12. Päiväkirja

Kuva 13. Sovelluksen tai palvelun menovirta

9© Thinking Portfolio

Raportointi- näkymät salkkuun

Thinking Portfolio -raportit kiteyttä-vät johdolle salkun nykytilanteen ja tulevaisuuden.

Jokaisesta sovelluksesta on tulostet-tavissa ns. Järjestelmäkirja (kuva 14). Se sisältää yhdessä raportissa kaikki sovelluksesta tallennetut tiedot.

Raporttien sisältö ja esitystapa riip-puvat käyttötarkoituksesta, ja siksi määrittelemme raportit aina asiakas-kohtaisesti.

Esimerkkeinä salkunhallinnan muista mahdollista raporteista ovat mm.

• Sovelluskartta (kuva 15)

• Vaatimustenmukaisuus (kuva 16)

• Vastuuhenkilöt ja roolit (kuva 17)

• Toiminta- järjestelmäarkkitehtuu-rikartta (kuva 18)

• Päiväkirja (toimenpiteet ja tapah-tumat salkkutasolla)

Kuva 14. Järjestelmäkirja, ote

10© Thinking Portfolio

Raportointiesimerkkejä

Kuva 17. Vastuuhenkilöt ja roolit eri sovelluksissaKuva 16. Sovellusten suorituskykyarviot

Kuva 18. Toiminta- ja järjestelmäarkkitehtuurikartta

Kuva 15. Sovelluskartta, joka kuvaa valitun sovelluksen liittymät, niiden tyypit ja kriittisyyden

11© Thinking Portfolio

Mukauttaminen- asiakaskohtainen tietomalli

MukauttaminenThinking Portfolio mukautuu asiakkaan salkunhallinta-prosesseihin ja -käsitteis-töihin. Käyttöliittymä voi olla suomen- tai englanninkielinen.

Thinking Portfolio tietokanta-rakenne on käsiteriippumaton ja parametroita-va. Erilaisten käyttöliittymässä näky-vien luettelo-kenttien ylläpitoon on työkalu, jolla asiakas voi muokata niitä itse (kuva 19).

Eri salkkumallitSovelluksen tietokantaratkaisu on tehty joustavaksi. Asiakaskohtainen räätä-löinti tai uusien widgetien käyttöönot-to ei edellytä tietokannan rakenteen muuttamista.

Rakenneratkaisunsa ansiosta sovel-luksen asiakaskohtainen mukauttami-nen Proof of Concept -projektissa on nopeaa.

Kuva 20. Esimerkki sovellussalkun ICT-välilehdestä

Kuva 19. Valintalistojen arvojen muok-kaus ja väritys

12© Thinking Portfolio

KäyttöliittymäThinking Portfolio on täysin selain-käyttöinen sovellus. Se toimii uusim-milla IE- (6 tai uudempi), Firefox- ja Safari-selaimilla sekä iPad- ja iPho-ne-Safarilla.

KäyttäjähallintaThinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti (Kuva 21). Rooleja voivat olla esim. CIO, pääkäyttäjä, järjestelmävastaava jne. Roolinimikkeistö määritellään asia-kaskohtaisesti.

Salkulla on yksi tai useampi ylläpito-käyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien sovellusten perusta-misoikeus. Ylläpitokäyttäjä voidaan nimetä koko salkulle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle.

Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida tai muokata tiettyjä sovelluksen tietoja.

KäyttäjätunnistusSovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows-tunnistusta ja sisäistä käyttäjätunnus-salasana -tunnistusta.

Windows-tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDi-rectoryssä. Perinteisiä käyttäjätun-nuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internet-käyttäjiä.

Liittymät ulkoisiin järjestel-miin – ThinkLinkThinking Portfolioon on rakennetta-vissa liittymiä ulkoisiin järjestelmiin, esimerkiksi laitteistojen hallinnan tai dokumenttienhallintajärjestelmiin. Ratkaisut toteutetaan Web Ser-vices-teknologialla (SOAP Interface).

Sovelluksen tekstialuekenttiin kirjoi-tetut URL-osoitteet esim. dokument-teihin muuttuvat automaattisesti hyperlinkeiksi.

PalvelumallimmeThinking Portfolio tarjoaa vaivaton-ta hosting-ratkaisua yhteistyössä Crescom Oy:n kanssa. Tällöin asiak-kaan ei tarvitse asentaa mitään sovel-luksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta.

Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSL-suojattua yhteyttä pitkin. Myös

Käyttöönotto ja käyttö

Kuva 21. Roolikohtaistan käyttöoikeuk-sien hallinta

13© Thinking Portfolio

käytön rajaaminen vain tiettyihin IP-osoitteisiin on mahdollista.

Palvelumalliin sisältyy puhelin- ja säh-köpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle.

Proof of ConceptSuosittelemme asiakkaille nopean Proof of Concept -projektin (PoC) toteuttamista kanssamme. Muuta-man työpalaverin jälkeen toteutam-me asiakaskohtaisesti mukautetun sovelluksen, joka on käytettävissä palvelimeltamme yhden kuukauden koekäytön ajan.

Esa ToivonenPuh. +358 40 733 6670 esa.toivonen(at)thinkingportfolio.com

Aarni HeiskanenPuh. +358 40 730 4812 aarni.heiskanen(at)thinkingportfolio.com

Thinking Portfolio Aleksanterinkatu 15 B 00100 Helsinki www.thinkingportfolio.com/fi

Yhteystiedot

www.thinkingportfolio.com