TRƯỜNG CAO ĐẲ Ỹ THUẬ Ự TRỌ Tài phân tích và thiế ệ ố · PDF fileTRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM Đề Tài phân tích và thiết

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ

TRỌNG TP. HCM

Đề Tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin :

Chương trình quản lý bán hàng :

Lớp 13CĐ -TP1:

Nhóm 2:

PHẠM KHẮC HÙNG

HUỲNH MINH TÚ

TRƢƠNG MINH QUANG

LA LUÂN KIỆT

LÂM VŨ TRƢỜNG GIANG

Phần A :KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

BẢNG KẾ HOẠCH TỔNG QUAN

I. Kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý bán hàng

Người lập: nhóm 2 ngày 30/9/2014

STT

Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Quy trình đặt hàng Hiểu tất cả

các chu trình

đặt hàng của

khách hàng

30/9/2014 30/9/2014

2 Quản lí nhà cung cấp Hiểu về việc

tìm kiếm

nhà cung

cấp tốt

30/9/2014 30/9/2014

3 Quản lí nhân viên Hiểu về các

ưu đãi cho

nhân viên và

huấn luyện

nhân viên

30/9/2014 30/9/2014

4 Quản lí khách hàng Hiểu về lí do

tại sao

khách hàng

đến với cửa

hàng

30/9/2014 30/9/2014

5 Thống kê 30/9/2014 30/9/2014

Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng

Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15

QPN

Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014

Thời điểm bắt đầu: 14h5’

Thời điểm kết thúc: 14h55’

Đối tượng:

Tư vấn bán hàng

Các vấn đề lien quan tới đặt hàng

Người được hỏi là nhân viên

chuyên nhận các đơn đặt hàng

qua mạng hoặc qua điện thoại

sản phẩm

Chương trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn

Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: vấn đề đặt hàng

và ưu đãi khi là khách hàng quen

Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng

diễn ra ở đâu và như thế nào?

Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng

tận nơi hay khách phải tới lấy?

Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu

thì tôi có những ưu đãi gì không?

Câu hỏi 4: Nếu hủy đơn hàng thì

phải làm sao?

Ước lượng thời gian:

1phút

2phút

2phút

10 phút

10 phút

10 phút

10 phút

Dự kiến tổng cộng: 50’

Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản

lý bán hàng

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài 14h5’, Ngày 30/9/2014

Người hỏi: Phạm Khắc Hùng

Câu hỏi: Ghi chú:

Chủ đề :

Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng

diễn ra như thế nào và ở đâu

Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng

tận nơi không hay khách phải tới

lấy?

Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu

năm thì tôi có được ưu đãi gì

không?

Nếu tôi hủy đơn hàng thì phải làm

sao?

Nhận xét:

Trả lời:

Đơn hàng của khách thường diễn

ra ở cửa hàng, trên mạng và qua

điện thoại

Chúng tôi sẽ giao cho bạn trong

vòng 3 ngày kể từ khi đặt hàng, sẽ

miễn phí ship trong nội thành và

có tính ship nếu bạn ở ngoại

thành

Sẽ nhanh hơn vì chúng tôi đã rõ

thông tin của bạn, và còn có ưu

đãi giảm giá 10% cho khách hàng

lâu năm nữa

Bạn phải hủy đơn hàng trong 1

ngày kể từ khi đặt hàng


Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng

Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15 Thời gian hẹn: 15h, Ngày 30/9/2014

QPN Thời gian bắt đầu: 15h5’

Thời gian kết thúc: 16h20’

Đối tượng:

Trưởng quản lí nhân viên

Dữ liệu thu thập là các vấn đề

xoay quanh nhân viên

Người được hỏi là nhân viên

trưởng của cửa hàng

Chương trình:

Giới thiệu



Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: việc quản lí nhân

viên

Chủ đề 1:

Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn

quản lí nhân viên như thế nào?

Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ của

nhân viên?

Cảu hỏi 3: Bạn tuyển nhân viên

theo định kì hay là cần mới

tuyển?

Câu hỏi 4: Đội ngũ nhân viên của

bạn có được huấn luyện khi tiếp

cách ứng xử với khách hàng

không?

Ước lựơng thời gian:

1phút

2phút

2phút

20phút

20phút

20phút

10phút


Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng


QPN

Thời gian hẹn: 15h, Ngày 30/9/2014

Thời gian bắt đầu: 15h5’

Thời gian kết thúc:16h20’

Chủ đề 1:

Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn

quản lí nhân viên như thế nào?

Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ

nhân viên như thế nào?

Bạn tuyển nhân viên theo định kì

hay là cần mới tuyển?

Đội ngũ nhân viên của bạn có

Trả lời:

Nhân viên của chúng tôi chia ra

mỗi người 1 khu trực luân phiên

nhau làm việc

1 quý là 6 tuần chúng tôi sẽ lập

bảng kiểm kê để bầu ra nhân viên

tốt, người đó sẽ được thưởng

theo chế độ công ty

Thường chúng tôi sẽ tuyển theo

chế độ công ty, ví dụ như đơn

hàng về quá nhiều thì chúng tôi sẽ

tuyển nhân viên bán thời gian

Có, các nhân viên của chúng tôi

được huấn luyện khi tiếp xúc với

khách hàng không?

được huấn luyện bài bản các giao

tiếp ứng xử thân thiện với khách

hàng

Nhận xét:


Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng

Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN Thời gian hẹn: 17h


Thời gian kết thúc:

Đối tượng:

Thuộc bộ phận chăm sóc khách

hàng

Dữ liệu thu thập là các vấn đề lien

quan tới khách hàng

Người được hỏi là nhân viên trong bộ

phận chăm sóc khách hàng

Chương trình:

Giới thiệu



Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: việc làm thế nào để

khách hàng biết tới cửa hàng

Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách

hàng cho cửa hàng như thế nào?


1phút

2phút

2phút

20phút

Câu hỏi 2: Khách hàng biết đến

cửa hàng do đâu?

Câu hỏi 3: Bạn có những chương

trình ưu đãi gì cho khách hàng

20 phút

20 phút


Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng

Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN Thời gian hẹn: 17h



Chủ đề:

Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách

hàng cho cửa hàng như thế nào?

Khách hàng biết đến cửa hàng do

đâu?

Bạn có những chương trình ưu

đãi gì cho khách hàng

Trả lời:

Thường sẽ có đội ngũ sale đi tiếp

thị và giới thiệu sản phẩm để

khách hàng chú ý tới chúng tôi

hơn

Quảng cáo trên mạng, nhiều ưu

đãi hấp dẫn, thông tin báo đài

Khách hàng sẽ được tặng thẻ VIP,

giảm 10%, cứ mỗi tháng sẽ có

chương trình ưu đãi quà tặng, bốc

thăm

Nhận xét:

Ngƣời thực hiện: Trƣơng Minh Quang

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn Người phỏng vấn: Trương Minh Quang


QPN

Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014

Thời gian bắt đầu: 14h5’ ngày

30/9/2014


Đối tượng: Phụ trách việc tìm kiếm nhà

cung cấp tốt cho cửa hàng

Người được hỏi là trưởng nhân viên sale

Chương trình:

Giới thiệu



Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: việc tìm kiếm nhà

cung cấp tốt

Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà

cung cấp ở đâu

Cẩu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản

phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay

không?

Tổng hợp các thông tin thu thập

Kết thúc phỏng vấn

Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã

cung cấp


1phút

2phút

2phút

10phút

10phút


Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn Người phỏng vấn: Trương Minh Quang


QPN

Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014



Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà

cung cấp ở đâu

Câu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai

sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp

hay không?

Câu 3: Khi mua một sản phẩm

bạn có cần kí hợp đồng mua dài

hạn hay không?

Câu 4: Trong hợp đồng mua bạn

cần lưu những thông tin gì của

nhà cung cấp

Câu 5: Vậy khi có trường hợp

sản phẩm bị lỗi do nhà cung cấp

thì bạn có lưu trữ lại thông tin

Thường sẽ có 1 nhóm nhân viên

sale đi tìm kiếm nhà cung cấp

cho chúng tôi

Chúng tôi sẽ có sự chọn lọc cẩn

thận để chọn ra được lọai sản

phẩm tốt nhất

Có, nếu nhà cung cấp ấy có uy

tín và cung cấp những sản phẩm

tốt cho chúng tôi.

Trong hợp đồng với nhà cung

cấp chúng tôi sẽ lưu trữ tên nhà

cung cấp,mã nhà cung cấp, địa

chỉ, số điện thoại.

Khi có sản phẩm lỗi thì chúng

tôi sẽ lưu trữ lại thông tin mặt

hàng đó để tiện hoàn lại sản

sản phẩm bị lỗi và yêu cầu nhà

cung cấp đổi lại hay không?

phẩm cho nhà cung cấp.

Nhận xét:

Ngƣời thực hiện: Huỳnh Minh Tú

Người được hỏi: Hoàng Minh Châu Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú

Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014



Đối tượng:

Trưởng kho

Dữ liệu thu thập là quá trình nhập xuất

hàng trong kho

Người được hỏi là nhân viên thủ kho

Chương trình:

Giới thiệu



Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: các vấn đề về

hàng trong kho

Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng

trong kho như thế nào?

Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay

nhập kho thì có cần làm thủ tục gì

không?


1phút

2phút

2phút

30phút

10phút


Người được hỏi: Hoàng Minh Châu Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú

Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014



Chủ đề:

Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng

trong kho như thế nào?

Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay

nhập kho thì có cần làm thủ tục gì

không?

Trả lời:

Chúng tôi phải thường xuyên

kiểm tra xem hàng nào còn, hàng

nào hết trong kho để báo lại cho

khâu bán hàng, khi khách hỏi thì

có thể biết là hàng còn hay hết

Có, phải thông qua các thủ tục

giấy tờ để xuất họăc nhập hàng,

mọi vấn đề lien quan đến kho đều

phải có sự thông qua của trưởng

kho

Nhận xét:

Ngƣời thực hiện: La Luân Kiệt

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn Người phỏng vấn: La Luân Kiệt, Lâm Vũ

Trường Giang

Địa chỉ: tại 20/3 Nguyễn Hồng Đào Thời gian hẹn: 30/09/2014

Thời điểm bắt đầu: 13h30

Thời điểm kết thúc: 14h30

+ Đối tượng được hỏi: Nhân viên bán hàng

+ Cần thu thập dữ liệu: Về cách bán hàng, thanh

toán, bảo hành sản phẩm dành khách hàng, ….

+ Thoả thuận: Nắm được cách thức bán hàng,qui

trình bán hàng, các chương trình khuyễn mãi, hình

thức thanh toán.

Chương trình:

• Giới thiệu.

• Tổng quan dự án.

• Kế hoạch phỏng vấn.

• Các chủ đề:

Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.




• Tổng hợp lại nội dung.

• Xin ý kiến người được hỏi.

• Kết thúc cuộc phỏng vấn

Ước tính thời gian:

• 2 phút.

• 1 phút.

• 1 phút.

• 10 phút

• 10 phút

• 10phút

• 10 phút

• 3 phút

• 2 phút

• 1 phút

Thời gian dự kiến: 50 phút

Phiếu phỏng vấn

Dự án: Bán Hàng. Tiểu dự án: Nắm được cách thức bán

hàng,qui trình bán hàng.

Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn Ngày: 30/09/2014

Câu hỏi:

Câu 1: Khi khách mua sản phẩm của anh thì anh

sẽ xử lí như thế nào?

Câu 2: Khi anh lập hoá đơn thì anh cần lưu trữ

những thông tin gì của khách hàng?

Câu 3: Trong trường hợp nếu khách hàng mới

đến mua hàng thì anh có cập nhật thông tin của các

khách hàng mới hay không?

Câu 4: Vậy các hình thức thanh toán của các

anh là gì?

Câu 5: Còn bán theo hình thức trả góp thì có

được áp dụng không và nếu có thì anh sẽ lưu lại

những thông tin gì của khách hàng mua trả góp?

Câu 6: Và anh có mấy loại hoá đơn?

Câu 7: Vậy khi xuất xong hoá đơn, những thông

tin đó các anh có lưu trữ lại hay ko? Nếu có thì ở

đâu?

Câu 8: Vậy khi khách hàng đặt hàng qua mạng

thì cần luư những thông tin gì và có để qua nơi lưu

trữ khác không?

Trả lời:

Câu 1: Khi nhận được yêu cầu của khách

hàng thì chúng tôi sẽ xem khách hàng cần

mặt hàng nào, từ đó chúng tôi sẽ kiểm tra số

liệu trong kho, nếu có đầy đủ thì chúng tôi

xuất hoá đơn bán hàng cho khách hàng.

Câu 2: Trong hoá đơn chúng tôi sẽ lưu lại

mã hoá đơn, mã khách hàng, tên khách

hàng, địa chỉ, mã hàng hoá bán ra, số lượng,

đơn giá bán.

Câu 3: Trong trường hợp đó chúng tôi sẽ

lưu lại thông tin của các khách hàng mới để

tiện liên lạc

Câu 4: Hình thức thanh toán của chúng

tôi là tiền mặt hoặc thẻ tín dụng ngân hàng.

Nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt.

Câu 5: Có, vì xã hội ngày càng phát triễn

cũng song song với nhu cầu con người ngày

càng cao nên chúng tôi có hình thức trả góp.

Và trong hoá đơn trả góp chúng tôi sẽ lưu

lại những thông tin của khách hàng như:

CMND và hộ khẩu có công chứng, và thu

nhập cá nhân cũng như công việc của khách

hàng đó.

Câu 6: : Ở đây chúng tôi có 2 loại hoá đơn:

1 loại là hoá đơn bán cho những khách hàng

bình thường và 1 hoá đơn là cho các khách

hàng có thông tin và địa chỉ công ty của

khách hàng đó đang làm.

Câu 7: Khi xuất hoá đơn thì chúng tôi sẽ

xuất ra 2 liên, 1 liên thì chúng tôi giữ lại để

lưu vào hệ thống dữ liệu(Sổ xuất kho) trong

tồn kho còn liên còn lại chúng tôi sẽ gửi cho

khách hàng.

Câu 8: Khi khách hàng mua hàng qua

mạng thì chúng tôi sẽ lưu lại số điện thoại,

tên khách hàng, tên mặt hàng và lưu vào

mục mua trên mạng.

II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

1.1. Môi trƣờng hoạt động của một số cửa hàng

Các cửa hàng nhập nhiều lọai sản phẩm từ các nhà cung cấp đã đƣợc chọn lọc cẩn thận để

bán cho khách hàng các sản phẩm thật tốt và đảm bảo. Các sản phẩm đƣợc trƣng bày và

lƣu trữ trong kho hàng sau đó cung cấp tới các đối tƣợng khách hàng khác nhau từ những

khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn thƣờng xuyên.

1.2. Các hoạt động và nguyên tắc quản lý

Trong quá trình khảo sat thực tế tại các cửa hàng chúng tôi đã thu thập

đƣợc các thông tin. Việc quản lý kinh doanh đƣợc dựa trên các nguyên tắc chung từ việc

nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ. Sau đây

là các nguyên tắc quản lý:

Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập một

đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về mặt

hàng nhƣ nhà sản xuất, số lƣợng, giá nhập. Sau khi hàng đƣợc nhập về kiểm tra các thông

tin của mặt hàng và cần lƣu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu. Đơn

hàng nhập cũng đƣợc lƣu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán.

Bán hàng: Khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh Nhân

viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không rồi mới

chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của khách hàng

vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc , đồng thời cần lập một đơn hàng xuất gồm mã đơn hàng

xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lƣợng, giá bán.cuối cùng đơn hàng

đƣợc lƣu vào kho dữ liệu.

Xuất hàng:khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu đƣợc

nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lƣợng, và tiến

hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều đƣợc lƣu trữ trong sổ xuất

hàng.

Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng đƣợc lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu

gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất. Thanh toán đơn hàng nhập đƣợc thực hiện với

nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đƣa ra các số liệu cần thanh toán đối với nhà thanh

toán nhƣ số lƣợng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà sản xuất. Việc

thanh toán đơn hàng xuất đƣợc thực hiện tƣơng tự với khách hàng nhƣng việc thanh toán

tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không đƣợc nợ, còn các khách hàng là đối tác làm ăn

thƣờng xuyên thì có thể nợ.

Thống kê:Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về hàng hóa

cũng nhƣ các hóa đơn nhập xuất, sau đó đƣa ra những con số cụ thể nhƣ số lƣợng hàng tồn

kho, số dƣ nợ với nhà sản xuất, số dƣ nợ của khách hàng quen, dựa trên các số liệu thống

kê đƣợc đƣa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó. Dựa trên các số liệu thống kê, và

tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo cáo về tình trạng

kinh doanh cho ngƣời quản lý.

Bảo hành:Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở cửa hàng,

cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời trao cho khách

hàng sản phẩm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành. Bộ phận bảo hành có trách

nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu thanh

toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ đƣợc lƣu lại trong sổ bảo hành.

Tìm kếm:chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng. Khi

tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc điểm

của mặt hàng. Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ khách

hàng, hoặc đơn hàng.

II. Biểu mẫu

Quản lý bán hàng

hhàngHàng

Hệ thống

Quản lý khách

hàng

Quản lý nhà cung

cấp

Quản lý

hàng

Quản lý nhập

xuất

Thống kê

báo cáo

Tìm

kiếm

Đăng

ký

QL

Nhân

viên

Trợ giúp

Nhập thông

tin khách

hàng

Sửa thông

tin khách

hàng

Xoá thông

tin khách

hàng

Nhập thông tin

nhà cung cấp

Sửa thông tin

nhà cung cấp

Nhập thông

tin hàng

Sửa thông

tin hàng

Xoá thông

tin hàng

Nhập

hàng

Bán

hàng

Thống kê

doanh

thu bán

hàng

Thống kê

nợ

Thống kê

hàng tồn

kho

Tìm

kiếm

khác

hàng

Tìm

kiếm

hàng

Tìm

kiếm

nhà

cung

cấp

Thanh

toán

Kiểm

tra

káhc

h

hàng

Than

h

toán

Lập

hoá

đơn

Documents

TRƯỜNG CAO ĐẲ Ỹ THUẬ Ự TRỌ Tài phân tích và thiế ệ ố · PDF fileTRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM Đề Tài phân tích và thiết