Tutorial Contaduria

Tutorial – Visual Conta

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Indice

Visual Conta ...........................................................................2Manejo de la aplicación ..........................................................2Empezando a trabajar con la aplicación....................................4

Creación de la empresa........................................................4Creación del plan contable ....................................................5Comprobación de los parámetros ...........................................6Asiento de apertura.............................................................6

Cuentas contables...................................................................7Información de las cuentas .....................................................7

Extracto/punteo de cuentas ..................................................7Agenda de cuentas..............................................................7

Contabilización de asientos....................................................8Asientos sin documento .......................................................8Asientos con documento.......................................................9Asientos de cobros y pagos...................................................9Modificando un asiento ...................................................... 10Eliminando un asiento........................................................ 10Asientos predefinidos......................................................... 10

Bienes de inversión ...............................................................11Factura de compra de un bien de inversión ............................ 11Factura de venta de un bien de inversión............................... 11Pérdida del bien................................................................ 11Amortización de Bienes de Inversión..................................... 11

Contabilidad analítica............................................................12Cuentas Analíticas ............................................................. 12Correspondencia cuentas analítica-Cuentas Contables ............ 112Ejemplo de contabilidad analítica.......................................... 13Apuntes Analíticos............................................................. 13Informes analíticos............................................................ 13Borrado de proyectos....................................................... 114

Informes...............................................................................14Diarios ............................................................................ 14Informes de Cuentas ......................................................... 14Balances.......................................................................... 14Otros Informes................................................................. 15

Diseños Contables.................................................................15Diseños de informes.......................................................... 14Diseños de texto............................................................... 14

Impresos ..............................................................................16Liquidaciones trimestrales.....................................................16Declaraciones o resúmenes anuales.......................................17Esquema resumen de liquidaciones y declaraciones ...............17Certificados ..........................................................................18

Retenciones del trabajo ...................................................... 18Sociedades ...........................................................................18

Declaración del impuesto de sociedades ............................... 18Consolidaciones ....................................................................18

Consolidación de apuntes ................................................... 18Consolidación bancaria ....................................................... 18

Procesos especiales...............................................................19Cierre....................................................................................19


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Manejo de la aplicación

Las aplicaciones Golden para Windows, están diseñadas en un entorno gráfico, siendo fácilmente manejable medianteel uso del ratón.

Puede ocurrir en algunos casos, que nos resulten más fácil usar las teclas de función de la aplicación o manejar elteclado.

Manejo del teclado

El manejo de las aplicaciones Golden para Windows mediante el ratón es bastante cómodo:

♦ ALT: Accedemos al menú general♦ ALT + ↓↓ : Despliega la lista ordenando por código

♦ ALT + Mayúsculas + ↓↓: Despliega la lista ordenado por título

♦ Tabulador: cambiamos de un campo a otro avanzando♦ Tabulador + ↑↑: cambiamos de un campo a otro retrocediendo

♦ Desplegar el menú con el ratón: Muestra los datos ordenados por códigos desde el primero

Si previamente hemos escrito parte del código la relación aparece a partir del código especificado.

♦ Desplegar el menú con el ratón + ↓↓ : Muestra los datos ordenados por título, descripción

Si previamente hemos escrito parte del título aparece a partir del nombre especificado.

♦ Tecla de Cambio + ↓↓: muestra los datos ordenados por la descripción

♦ Doble-Clic: Situados en un campo, mediante doble-clic accedemos al mantenimiento de dicho dato♦ VVee nnttaannaa-- permite ordenar colocar las ventanas abiertas en cascada, mosaico horizontal o mosaico vertical

♦ En los menús encontraremos una letra subrayada. Si pulsamos la tecla ALT + Letra subrayada, accederemos aesa opción del menú.

♦ ALT + TAB: nos permite cambiar de una aplicación abierta a otra

Teclas de función

Es siguiente cuadro muestra un resumen de las teclas de función las cuales le facilitarán en muchos casos el uso delratón.

F1 Ayuda en líneaF2 Permite cambiar del modo edición al modo sobreescribirF3 Sitúa el cursor en el campo de búsquedaF4 Despliega la lista del campo en el cual estamos situadosALT + F4 Para salir de la aplicaciónCTRL + F4 Para cerrar la ventana activaF5 En la ventana de asientos, cuadra en el apunte actual,

modificando el importe que tuvieseEn la ventana de Precios de venta edita la fórmula

F6 En la ventana de asientos, cuadra en un apunte nuevoEn Asientos Predefinidos, permite parase en ese campoEn la ventana de documentos muestra el riesgo

CTRL + F6 Permite cambiar de una ventana a otraF7 Dentro de la ventana de asientos, muestra la ventana de

divisasF8 En la ventana de asientos, muestra el desglose analíticoF9 En el campo CIF/NIF calcula la letra del NIF

En facturas emitidas, dentro del campo nº de factura,muestra el siguiente número de la facturaSituado en el campo cuenta muestra el extractoEn el campo código de barras, calcula el dígito decontrol

F10 Accede al menú principalF11 Permite cambiar de una carpeta a otra dentro de la

misma ventanaF12 En la ventana de asientos, cancela vencimientos


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VISUAL CONTA

Este módulo nos permite llevar de una manera sencilla y completa la contabilidad de nuestra empresa.

Los procesos más importantes los podríamos agrupar de la siguiente manera:

♦ Desarrollo del plan contable (se puede incluir el desarrollo de un plan contable analítico).

♦ Introducción de los apuntes del diario (datos que introduciremos directamente desde la contabilidad o quepasarán automáticamente de otros módulos de Golden para Windows).

♦ Emisión de listados (diarios, balances de comprobación, extractos de cuentas, etc.), que nos permitan realizarun seguimiento de nuestra contabilidad.

♦ Liquidaciones trimestrales o anuales (I.V.A., I.R.P.F., sociedades etc.), que serán presentadas en la haciendapública.

♦ Procesos de fin de periodo (asientos por diferencia de cambio, regularización, cierre, apertura).

♦ Control de la Tesorería (gestión activa de cobros y pagos).

Empezando a trabajar con la aplicación

Para empezar a trabajar con la aplicación tendríamos que seguir los siguientes pasos:

♦ A- Creación de la empresa

♦ B- Desarrollo del plan contable (introduciendo en cada cuenta el saldo iniciar acreedor o deudor).

♦ C- Comprobación en EEmmpprreessaa--PPaarráámmeettrrooss--OOttrraass CCuueennttaass, las cuentas por defecto de I.V.A. soportado, I.V.A.repercutido, compras, ventas, etc.

♦ D - Emisión del diario de apertura

Una vez cuadrado el diario de apertura podemos empezar a introducir apuntes en nuestra contabilidad.

A- Creación de la empresa

Lo primero es dar de alta la empresa, para lo cual le asignamos un nombre que nos servirá de identificativo.

Cuando creamos la empresa (ya sea desde contabilidad o desde otro módulo) nos solicita información sobre el plancontable que vamos a utilizar, pudiendo elegir:

Es importante señalar el año correspondiente al ejercicio contable.

Una vez creada la empresa de trabajo y seleccionada, tenemos que comprobar dentro de EEmmpprree ssaa--PPaarráámmee ttrrooss--VVaarrii ooss ,, :

♦ El nivel al cual deseamos desarrollar nuestro plan contable (y el plan contable analítico).

♦ También es importante indicar el mes correspondiente al inicio del ejercicio contable

También indicaremos en este apartado si queremos que ante asientos descuadrados Avise, No Avise o los Prohiba.

♦ Ninguno: cuando no se creaplan contable y deseamos creartodas las cuentas desde elprincipio.

♦ Estándar: crea un plancontable tipo, el cual debemospersonalizar de acuerdo a lasnecesidades de nuestra empresa.

♦ Basado en otra empresa:Crea un plan contable copia delcreado en otra empresa delprograma.


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B- Creación del plan contable

Revisaremos el plan contable por defecto y a partir de él, crearemos las cuentas auxiliares y cuentas de mayor quenecesitemos en el desarrollo de nuestra contabilidad.

Las cuentas de mayor, son las que recogen los saldos de las cuentas auxiliares, y están determinadas dentro del PGC.

¡Las cuentas auxiliares son las que permiten apuntes, mostrando unos acumulados en el debe o en haber. Las no

auxiliares (las cuentas de mayor) recogen los saldos reflejados en las auxiliares.

Ejemplo

Cuenta Título AuxiliarSaldo

57211 Banco MadridCuenta 1

Sí 100.000

57212 Banco MadridCuenta 2

Sí 50.000

5721 Banco Provincial No 50.000

57221 Banco ProvincialCuenta 1

Sí 20.000

57222 Banco ProvincialCuenta 2

Sí 30.000

5722 Banco Madrid No 160.000

572 Bancos No 210.000

En el cuadro podemos ver reflejado el saldo de las cuentasauxiliares de nuestros bancos.

Hemos creado una cuenta contable por cada cuentabancaria.

La cuenta 572 en la cuenta de mayor bancos y nos dainformación del dinero que tenemos en los bancos.

Hemos creado las cuentas 5721 y la 5722 para que nosmuestren el dinero contenido en el banco de Madrid y en elProvincial respectivamente.

En las cuentas determinaremos:

♦ Código de la cuenta , título y si esauxiliar o no

♦ Datos: en los casos de cuentas de clientes yproveedores, su domicilio, C.P., etc.

♦ Presupuestos: Los presupuestos, ya seanmensuales o anuales (en cuyo caso hace elprorrateo del total en los doce meses), sonopcionales. Posteriormente podremos emitir elBalance presupuestario.

♦ Cartera: nos permite visualizar los cobrosy/o pagos, tanto pendientes como realizados.

♦ Parámetros: Donde indicamos la forma depago, la divisa habitual o el riesgo contableque fijamos en una cuenta


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C- Comprobación de los parámetros

Una vez que hemos terminado el desarrollo de nuestro plan, debemos en EEmmpprree ssaa--ppaarráámmee ttrrooss, comprobar o introducirlos datos contenidos en las siguientes carpetas:

Carpeta InformaciónEmpresa Datos fiscales de nuestra empresa

Generales Tipos de I.V.A.Impresoras utilizadas

Varios Nivel de desarrollo de las cuentasLa posibilidad de permitir asientos descuadradosInicio del ejercicio contable y año

Facturas Cuentas por defecto de:ComprasVentas

Otras Ctas. Cuentas para:Bienes de inversión

VencimientosDiferencias de cambio

Modelos Datos para los impresos de la agencia tributaria

D- Asiento de apertura

Si ha trabajado con otros programas de contabilidad los cuales no exportan datos, sería conveniente que empezase atrabajar a principios del ejercicio contable, debiendo partir de los saldos de las cuentas al cierre del año anterior.

El asiento de apertura se creará de manera automática al emitir el diario de apertura, el cual en función de los datoscontenidos en el debe y en el haber iniciales, emitirá el correspondiente listado.

Sólo introduciremos los importes en las cuentas auxiliares que tengan saldo, según el siguiente criterio:

Cuentas de Activo tienen saldo deudor y se introduce en el Debe

Cuentas de Pasivo tienen saldo acreedor y se introduce en el Haber

Una vez introducidos saldos, podemos listar e imprimir el diario de apertura en IInnffoorrmmee ss--DDii aarrii oo--AAppee rrttuurraa, el cual debemostrarnos la contabilidad cuadrada.


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CUENTAS CONTABLES

Alta de cuentas CTRL + A

Una vez que accedamos al MMaannttee nnii mmii eennttoo ddee ccuueennttaass, Se darán de alta según se explica en la creación del plancontable.

Eliminación de cuentas contables. CRTL + E

Las cuentas de mayor o no auxiliares solo podrán ser eliminadas si carecen de cuentas auxiliares que dependan deellas.

En caso de existir cuentas auxiliares debemos empezar por borrar estas las primeras.Es importante el recordar que no se pueden eliminar cuentas auxiliares que tengan apuntes.

Información de las cuentas

Extracto/punteo de cuentas

Es posible que en ocasiones necesitemos realizar una comprobación de los movimientos de una determinada cuentaauxiliar, sobre todo de las cuentas de bancos, clientes y proveedores. Necesitaremos utilizar el extracto de la cuenta.

Dentro de MMaanntteenniimmiieennttoo--EExxttrraaccttoo//PPuunntteeoo indicaremos la cuenta de la cual deseamos ver el extracto, pudiendo restringir labúsqueda por fechas, importes o conceptos, lo cual nos permitirá limitar los datos que nos aparecerán en pantalla.

Sobre esos datos realizaremos el correspondiente punteo.Previamente seleccionamos el tipo de punteo elegido, y posteriormente nos situamos con el ratón en el apunte

deseado.El icono de punteo verde, marca un apunte y el de punteo gris elimina la marca.Mediante la tecla de función F9 podemos también cómodamente, puntear los asientos marcados.

En MMaanntteennii mmiiee nnttoo--TTaabbll aass--PPuunnttee oo, podemos dar de alta nuevos tipos de punteo, modificar o eliminar los ya existentes.

Así, p.ej., si en la empresa hay dos contables, podemos crear dos punteos: A cuando la comprobación la realice Ana y Jcuando el punteo lo realice Juan.

A través de IInnffoorrmmeess--CCuuee nnttaass--EExxttrraaccttoo, será posible que emitamos un listado con el extracto de la cuenta contable.Dicho extracto podrá contemplar las partidas antes punteadas, las no punteadas o todas (en cuyo caso en el listado nosmostrará el apunte marcado).

Agenda de cuentas

La agenda de cuentas nos facilita el código, título de la cuenta, domicilio y teléfono de las cuentas que seleccionemos.Su listado lo emitimos desde: IInnffoorrmmee ss--CCuuee nnttaass--AAggeennddaa ddee ccuuee nnttaass.Previamente al dar de alta las cuentas hemos de haber introducido estos datos en MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--CCuuee nnttaass ccoonnttaabbllee ss --

DDaattooss ..También es posible que dispongamos de estos datos por que la cuenta contable haya sido creada desde facturación, y

por tanto, sea desde facturación desde donde se introduzcan y modifiquen los datos.

Es importante resaltar quesituados en el código de lacuenta en mantenimiento decuentas o introducción deasientos, podemos acceder alpunteo de la cuentapulsando la tecla F9


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CONTABILIZACIÓN DE ASIENTOS

La contabilización de asientos en un proceso que realizaremos a diario en nuestra contabilidad. Se pueden dar doscasos:

♦ Que dispongamos sólo del módulo de contabilidad. En cuyo caso la contabilización de asientos será siempre desdeesta opción.

♦ Que dispongamos del módulo de Visual Factu donde registraremos las facturas emitidas y recibidas de tal maneraque, al actualizarlas, pasa los datos a contabilidad y realiza los asientos contables.

Podemos diferenciar dos grupos de asientos

NóminasFacturas recibidasFacturas emitidasPagos

Asientos condocumento

CobrosAsientos predefinidos

Introducimos los asientosdesde asientos

Asientos sindocumento

Anticipo, cobro sinvencimiento, ingresosen banco, etc.

Introducimos los asientosdesde apuntes

Asientos sin documento

Los asientos sin documento se realizan desde Apuntes, donde debemos indicar:

♦ el número de documento

♦ la fecha

♦ la cuenta contable: escribiendo directamente el código de la cuenta o buscándola (véase búsqueda)

♦ el concepto: Seleccionándolo de la lista de conceptos que está creada ( véase crear tablas), o escribiéndolodirectamente.

Podemos copiar un concepto de otro apunte anterior pulsando ALT + F2.:

♦ el importe (introduciéndolo en el debe o en el haber) y la cuenta de contrapartida.

El número de documento permite utilizar varios prefijos para los distintos tipos de asientos que registramos. Asípodemos llevar varios prefijos para los distintos tipos de asientos que registramos. Así podemos utilizar el prefijo FE parahacer referencia a los asientos de las factura emitidas y el prefijo CO en referencia a los asientos de cobro.


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Asientos con documento

Los asientos con documento los realizamos desde MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--AAssii eennttooss ccoonnttaabbllee ss --AAss iiee nnttooss.Una vez seleccionado el tipo de asiento, nos muestra de manera automática el número correlativo de documento a

partir del último introducido.

Así , P.ej. si el último introducido de nóminas fue el NO-012, nos mostrará el siguiente como el NO-013 .Aunque se trate de una nómina podríamos colocar otro prefijo y continuaría con la última numeración que se hubiese

usado dentro de ese prefijo.

En cada tipo de asiento nos solicitará una información relativa al documento, para posteriormente mediante el botóngenerar, realizar de manera automática los apuntes correspondientes al asiento que estamos introduciendo.

Es conveniente recordar la importancia de introducir, modificar y eliminar los apuntes de facturas emitidas yrecibidas y nóminas desde la carpeta de asientos.

Asientos de cobros y pagos

Los asientos de cobros y pagos los podemos dar de alta desde apuntes o desde asientos.

Desde apuntes, introducimos la fecha, nº de documento, cuenta de cobro o pago, concepto y nos situaremos en elhaber de la cuenta (en el caso de un cobro) o en el debe (en el caso del pago), desde cualquiera de estas casillas podemosacceder a la cartera de vencimientos pendientes.

Para ello bastará con pulsar la tecla F12 y de esta manera acceder a la cartera de vencimientos.

Si estamos situados en el importe correspondiente al Debe, al pulsar F12 accede a la cartera de pagos pendientes.Si estamos situados en el importe correspondiente al Haber, al pulsar F12 accede a la cartera de cobros pendientes.

En cualquier caso, si existen vencimientos pendientes, nos aparece una flecha dónde podemos seleccionar el importe acancelar. Solo restará indicar la cuenta de banco o caja por la cual se realiza el cobro o pago.

En tesorería los cobros o pagos ya cancelados nos los muestra en color azul.

Si deseamos ver los vencimientos pendientes, también podemos verlos desde facturación, directamente a través delcódigo del cliente o del proveedor, pero en este caso sólo nos muestra los vencimientos pendientes, no los ya cancelados.

Es posible no trabajar con la cartera de vencimientos y así para registrar un asiento de cobro o pago bastará con anotarel importe correspondiente.

En caso de que registremos el pago o el cobro y no accedamos a la cancelación de vencimientos, deberemos ir atesorería y allí de manera manual, anotar el vencimiento como pagado o cobrado, a fin de que no entrase en futurasprevisiones.


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Modificando un asiento

Lo correcto es modificar el documento que ha generado los apuntes a fin de que estos se vean igualmente modificados.

Este proceso es bastante importante. Si Ud. se da cuenta de que ha cometido un error en una factura de un proveedor,más concretamente en el importe de la base imponible y directamente cambia los apuntes del asiento, la contabilidadestará bien, pero al no modificar el documento, el resultado de la cuenta de I.V.A., no va a coincidir con el resumen de suliquidación de I.V.A..

En un caso similar estaríamos con las facturas emitidas y con las nóminas (donde podría darse el caso que nocoincidiese la cuenta de retenciones de I.R.P.F. con la declaración trimestral de I.R.P.F..

Cuando se trate de asientos sin documento bastará con buscar el asiento deseado y modificar los apuntes que formanparte de ese asiento cambiando la fecha de contabilización, el concepto del asiento, o las cuentas que intervienen en elmismo.

Eliminando un asiento

Dentro de MMaanntteennii mmiiee nnttooss--AAss iiee nnttooss, nos situamos en el asiento que deseamos borrar.

El asiento lo podemos borrar desde:

♦ Apuntes o desde

♦ Asientos

Si elegido un apunte, lo enviamos a la papelera, podemos cometer el error de dejar un asiento descuadrado, al habereliminado solo algunos apuntes del asiento.

Si elegido un apunte, señalamos la pestaña de asientos y lo enviamos a la papelera, tendremos la certeza de habereliminado el asiento completo.

Los asientos con un documento asociado (facturas emitidas o recibidas ynóminas), deben eliminarse mediante la pestaña asientos.

Si dispone de la gestión integrada es importante que recuerde que aunque borre facturas del histórico, no borra losasientos contables. Es por eso aconsejable que una factura incorrecta se subsane con la factura de abono correspondiente.

Asientos predefinidos

Nos dan agilidad a la hora de introducir los asientos que se repiten con cierta asiduidad.Desde MMaannttee nnii mmii eennttoo--AAss iiee nnttooss pprree ddee ffii nnii ddooss, asignamos un código y una descripción al asiento. También indicamos el

tipo (Facturas emitida, recibida, nomina, etc.) y si está enlazado con algún otro asiento.

Ahora debemos pasar a inicializar los campos.

Los campos pueden estarvacíos o rellenos con datos pordefecto.

Habrá campos en los cualesnos solicite un dato (aparecenen color azul) o y otros camposen los cuales aparezcan valorespor defecto (aparecen enblanco). También habrá camposvacíos y campos con datos yaintroducidos.

Para utilizar asientospredefinidos, accedemos al altade asientos, un menúdesplegable nos da opción demarcar el tipo de apuntedeseado.


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BIENES DE INVERSIÓN

Un apartado importante es la contabilización de las amortizaciones correspondientes a los bienes de inversión de laempresa. Para poder realizar las amortizaciones de manera automática es preciso que previamente demos de alta losbienes de inversión de la empresa.

En MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--BBiiee nnee ss ddee ii nnvvee rrss ii óónn, asignamos a cada bien un código e indicamos una breve descripción del mismo,así como el precio en el momento de la compra.

En la ficha de datos, debemos indicar las cuentas que utilizaremos en la generación automática de los asientos deamortizaciones. Dichas cuentas auxiliares serán las utilizadas para contabilizar:

♦ La factura de compra

♦ La amortización

Factura de compra de un bien de inversión

Las facturas correspondientes al inmovilizado se pueden generar desde el Mantenimiento- Bienes de inversión.

Situándonos en el bien de inversión, seleccionamos la pestaña de facturas e indicamos el número de la factura decompra y la cuenta del proveedor.

Desde ese momento mediante el botón de generación de facturas nos registra una factura recibida correspondiente adicho material.

En algunos casos, la factura de la compra ya habrá sido registrada previamente y desde la ficha de facturas lo únicoque hacemos es asociar el bien con el proveedor y el nº de factura.

Factura de venta de un bien de inversión

Podemos realizar la factura de venta de un bien pendiente de amortizar. Para esto podemos

♦ Situarnos en el bien de inversión y mediante el botón de generar facturas, elegir la opción de generar facturade venta. Este proceso crea de manera automática la factura emitida.

Pérdida del bien

De la misma manera podemos registrar la pérdida del bien, realizando de manera automática el asientocorrespondiente.

Este hecho se produce cuando desaparece el bien de inversión.

Amortización de Bienes de Inversión

La amortización es un hecho contable que se produce por la pérdida de valor de un material de la empresa.Al dar de alta el bien de inversión determinaremos el tipo de amortización que vamos a efectuar.

El proceso de la amortización lo podemos hacer de dos maneras:

♦ Desde la ficha del bien de inversión. Marcamos el icono correspondiente a generación de facturas, donde nosmuestra la opción de amortizar el bien.

♦ Desde PPrrooccee ssooss--PPee rrii óóddii ccooss--AAmmoorrttiizz aaccii óónn ddee bbii eenneess, donde nos muestra una ventana que nos permitirá amortizar unconjunto de bienes a la vez.

Indicaremos también el tipo deamortización (lineal o regresiva) y elnúmero de años en función de los cualesnos mostrará el porcentaje anual aamortizar y nos calculará los plazos.

Dichos plazos los veremos reflejadosen la ficha de Plazos, donde también nosmostrará la fecha de la últimaamortización y la cantidad pendiente deamortizar.

Si el bien ya ha sido amortizado conanterioridad (no ha quedado reflejado encontabilidad), deberá registrarse : plazos,última fecha e importe. Todo ello referidoa las amortizaciones realizadasanteriormente.


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CONTABILIDAD ANALÍTICA

Nos permite controlar el desglose por departamentos o centros de coste dentro de una empresa.

Debemos crearnos un plan contable analítico el cual reflejará la estructura analítica de nuestra empresa.Dicho plan analítico no se va a reflejar en la contabilidad oficial, solamente en la información específica de la

contabilidad analítica (diario analítico, balance analítico, etc.)

Cuentas analíticas

Las cuentas analíticas las creamos desde MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--CCuuee nnttaass aannaall ííttii ccaass. La manera de crear cuentas analíticas es lamisma que la de crear cuentas contables.

Correspondencia cuentas analíticas-Cuentas contables

Una vez creadas las cuentas analíticas debemos asociarlas a las cuentas del plan contable.

Nos situaremos en la cuenta del plan contable que ya a llevar un desglose analítico, y elegimos la ficha de analítica.Desde aquí añadiremos las cuentas analíticas que formarán parte de dicha cuenta. Podremos:

Igualmente que en el plancontable determinamos elmáximo nivel de desarrollo delas cuentas contables. EnEEmmpp rreessaa--PPaarráámmeett rrooss --VVaarriioossindicamos el nivel máximo delas cuentas analíticas.

Las cuentas analíticastendrán el desarrollo quedeterminemos no estandosujetas a ninguna codificaciónespecífica como ocurre en elplan general contable.

♦ Indicar las cuentas analíticas y el porcentajepara cada una de ellas. En este caso elproceso será totalmente automático

♦ Indicar las cuentas analíticas pero no indicarel porcentaje por no conocerlo. Cada vez quese impute un importe a la cuenta contable,nos solicitará el desglose

No indicar cuentas analíticas por no conocerlasde antemano. En ese caso solicitará cada vezque se realice un apunte a la cuenta contable,imputaremos el importe a las cuentasanalíticas que deseemos.


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Ejemplo de contabilidad analítica

Disponemos de tres vehículos en nuestra empresa y queremos controlar los gastos de Gasolina, reparaciones yneumáticos de cada uno de nuestro vehículo.

Creamos las tres cuentas analíticas correspondientes a los tres vehículos de la empresa. En este caso identificamos elcódigo de la cuenta analítica con la matrícula:

♦ M2512LK

♦ M5412MH

♦ M5484OP

Creamos las tres cuentas de Gastos:

♦ 624000001: gastos de gasolina

♦ 624000002: gastos de reparaciones

♦ 624000003: gastos de neumáticos

A continuación a cada cuenta de gastos le asociamos las tres cuentas analíticas.Si no establecemos porcentajes, al registrar una factura de gasto nos pedirá el importe que imputamos a cada una de

las cuentas analíticas.Si queremos saber cuanto ha gastado en gasolina el vehículo M2512LK, debemos ir a IInnffoorrmmee--AAnnaallííttiiccaa--EExxttrraaccttoo aannaallííttiiccoo,

e indicar la cuenta analítica M2512LK.

Apuntes analíticos

Según el caso expuesto con anterioridad, al reflejar una apunte normal, se generan los apuntes analíticoscorrespondientes.

Si deseamos hacer cambios, en MMaanntteenniimmiieennttoo--AAppuunntteess aannaallííttiiccooss, podemos modificarlos, eliminarlos o crear otros nuevos.

Informes analíticos

Para poder ver la información de la contabilidad analítica, disponemos de listados específicos al respecto:

♦ Plan analítico: muestra un listado del plan analítico que hemos desarrollado. Indicando código, título y si esauxiliar o no.

♦ Desglose analítico: nos presenta para cada una de las cuentas analíticas, las cuentas del plan general que lacomponen.

♦ Extracto analítico: muestra el extracto de las cuentas analíticas

♦ Diario analítico: Muestra el diario correspondiente a los apuntes analíticos

♦ Balance analítico:

♦ Balance presupuestario analítico:


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Borrado de proyectos

Es posible que necesitemos borrar proyectos, o dar de baja uno de los vehículos de la empresa. Tenemos dosopciones:

♦ Marcar como cerrada la matrícula: desde MMaannttee nnii mmii eennttoo--CCuuee nnttaass aannaall ííttii ccaass.

Podremos consultar o listar los informes del proyecto, pero no podremos imputar más apuntes.

♦ Borrar la matrícula desde PPrrooccee ssooss--PPee rrii óóddii ccooss--BBoorrrraaddoo ddee pprrooyyee ccttooss aannaall ííttii ccooss

Desaparece toda la información relacionada a este proyecto, incluso los apuntes que le hubiésemosimputado. Usamos esta opción cuando el proyecto es erróneo.

Informes

Los informes son listados que reflejan la situación de nuestra contabilidad. Disponemos de los siguientes informes:

♦ En Diarios: Diario, Resumen, Apertura y Regularización y cierre

♦ En Cuentas: Plan contable, Agenda y Extracto

♦ En Balances: Situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Comprobación, Presupuestario, Comparativo y deRiesgo

♦ Otros: Libro de facturas, listado de Bienes, listado de Retenciones y el Cuadro de Gestión

Dichos Informes, al igual que cualquier listado puede se mostrado en pantalla, Impreso, o grabado como fichero dedatos para su posterior utilización en otras aplicaciones.

Diarios

Disponemos de varios tipos de diarios:♦ Diario: Muestra todos los apuntes que cumplan las condiciones especificadas en la selección previa a la emisión

del mismo (fechas, patrones, etc.).

♦ Diario resumen: Relación del debe y haber de las cuentas a nivel tres. Incluye para cada cuenta, un resumen demovimientos al debe y al haber según los meses seleccionados.

♦ Diario de apertura: Lista a nivel auxiliar (o al nivel que se desee) los apuntes correspondientes al asiento deapertura del ejercicio contable. Tiene en cuenta los datos del Debe y Haber inicial de las cuentas.

♦ Diario de regularización y cierre: Listado de los apuntes correspondientes a la regularización, al cierre o aambos. Previamente hemos de haber efectuado los procesos de regularización y/o cierre.

Informes de Cuentas

Los informes de cuentas nos muestran los siguientes listados:

♦ Plan contable: listado (ordenado por código o por título) de las cuentas con su código, título y si la cuenta esauxiliar o no

♦ Agenda de cuentas: relación de cuentas de clientes, deudores, proveedores y deudores con datos de dirección,teléfono, etc.

♦ Extracto de cuentas: informe que nos detalla los movimientos por de cada cuenta contable a nivel auxiliar.

Balances

Los balances son, al igual que los diarios, informes que nos permiten conocer el estado de nuestra contabilidad.

Los balances nos muestran información comparativa.

♦ Situación: Refleja el activo y pasivo de una empresa según dos modelos distintos: Operativo (no oficial) y elAbreviado (oficial)

♦ Comprobación Muestra para cada una de las cuentas, el debe y haber en el periodo, así como el acumulado,Pudiendo seleccionar:

♦ Patrón de la cuenta

♦ Mes de inicio o fin

♦ Niveles a mostrar


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♦ Presupuestario: Indica (para aquellas cuentas con presupuestos) el presupuesto, el importe realizado, elpendiente de realizar y el superado (todos ellos en pesetas. y en porcentaje).

♦ Comparativo: Nos compara dos periodos indicando en porcentaje, la diferencia positiva o negativa entreambos. Debemos previamente seleccionar los meses que corresponderán al primer y al segundo periodo.

♦ Riesgo: Es similar al presupuestario, tomando como referencia el riesgo de la cuenta contable.

Otros Informes

Mediante otros informes podemos ver la siguiente información:

♦ Libro de facturas: Relación de las facturas emitidas o recibidas, según las fechas determinadas en la selección

♦ Listado de Bienes: Muestra una relación de los bienes de inversión indicando entre otros datos código ydescripción del bien, importe de la compra, capital amortizado o tipo de amortización.

♦ Listado de Retenciones: muestra los importes retenidos por nuestra empresa en concepto de I.R.P.F.

♦ Cuadro de Gestión: es un listado que nos presenta (según los meses seleccionados), los saldos de las cuentasde compras y de ventas (y la diferencia entre ambas), así como el total por meses.

Diseños contables

Todas las aplicaciones Golden para Windows nos dan la posibilidad de crearnos nuestros propios diseños.

La realización de diseños es algo opcional, puesto que los programas Golden para Windows le proporcionan a nivelcontable todos los informes oficiales y para el resto de aplicaciones, ejemplos de facturas, albaranes, etc. que podrá utilizarcomo propios. Podrá:

♦ Eliminar los existentes

♦ Modificarlos

♦ Realizar un duplicado de los existentes o

♦ Dar de alta uno nuevo

En MMaanntteennii mmiiee nnttoo--DDii ssee ññooss, nos muestra una relación de los diseños que vienen por defecto.

Si desea dar de alta uno nuevo, deberá asignarle un código y un nombre e indicar en el tipo si se trata de un balance,una cuenta de resultados, etc. El diseño de los informes oficiales y operativos es el mismo.

♦ En MMaanntteennii mmiiee nnttoo--DDii ssee ññooss, seleccionamos el diseño o lo creamos (le tendremos que asignar un código y unnombre).

♦ Accedemos al diseño y muestra la ventana correspondiente

♦ Añadimos, eliminamos o modificamos grupos, subgrupos o cuentas.

♦ Grabamos el diseño. Estará listo para ser usado

Diseños de informes

Una vez seleccionado un diseño, mediante el botón diseñar nos muestra una ventana dividida en dos zonas.

♦ Activo y pasivo: en Informes oficiales

♦ Debe y haber: en Informes operativos

En la zona inferior disponemos de botones que nospermitirán:

♦ Nuevo: Añadir cuentas o grupos dentro de ungrupo

♦ Ficha: Cambiar los datos de la cuenta quetenemos seleccionada

♦ Eliminar: Eliminar la cuenta que tenemosmarcada

♦ Insertar: para insertar un grupo o una fórmulafuera de un grupo

Nos encontramos con los siguientes símbolos:

♦ Los grupos los representa con una carpeta

♦ Las fórmulas vienen precedidas del símbolo $.

♦ Condiciones con saldo manual (solicitará el saldoal ejecutarlo)

♦ Condiciones de saldo normal


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Diseños de texto

Son diseños que podrán ser utilizados para la cumplimentación de informes donde se combinen textos y fórmulas decontabilidad.

Visual Editor es la herramienta con los atributos propios de los editores de texto.

Impresos

En este apartado podemos emitir varios tipos de listados correspondientes a:

♦ Liquidaciones o declaraciones trimestrales

♦ Declaraciones o resúmenes anuales

♦ Documentos contables que nos diseñemos

Todos los impresos se obtienen de la lectura de los documento, por lo que es muy importante haber registrado facturasemitidas, recibidas y nóminas indicando en cada una de ellas bases, cuotas, claves y N.I.F. o D.N.I.

Para la emisión de dichos listados previamente hemos de haber realizado la liquidación correspondiente. Una vezrealizada, es posible la impresión del modelo oficial a presentar en hacienda.

Liquidaciones trimestrales

Trimestralmente hemos de realizar las liquidaciones de relativas a:

♦ I.V.A.: modelo 300

♦ I.R.P.F.: modelo 110 y modelo 115

♦ Operaciones CEE: modelo 349

Estos procesos se realizan de manera automática siguiendo los siguientes pasos:

♦ Seleccionar la liquidación a efectuar

♦ Dar de alta el periodo.

♦ Realizar el cálculo (mediante el botón correspondiente).

♦ Visualizar el resultado o imprimirlo.

Alta del periodo

En el campo del periodo identificaremos con 1, 2, 3 o 4 cada uno de los trimestres.Al dar a la tecla del tabulador nos mostrará el año contable así como las fechas del periodo elegido.Grabamos el periodo que acabamos de crear.

Los 300, 110, 115, 390,190, 347 y 201 estándisponibles en el formatoPDF, lo cual permite suemisión directamente enimpresora láser para serposteriormente entregadosen hacienda.


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Liquidación de los datos

Una vez creado el periodo lo seleccionamos y bastará con marcar el botón de la liquidación para que incluya losdocumentos comprendidos entre esas fechas.

Nuevos datos

En caso de introducir nuevos asientos en nuestra contabilidad, tendremos que seleccionar el periodo que puedan alterarel resultado de una liquidación.

Impresión de liquidaciones

La impresión de las liquidaciones la realizamos una vez efectuada la liquidación. Podemos emitirla según tres modelosdistintos:

♦ PDF: en papel en blanco

♦ Oficial suelto

♦ Oficial continuo

Desde IInnffoorrmmeess--VVii ssuuaall MMooddee ll ooss también en posible la visualización e impresión de todos los modelos.Si seleccionamos un modelo nos indica, entre otros datos, si ha sido impreso con anterioridad.También nos da la opción de marcar con un punteo el modelo, así en la impresión podremos seleccionar los impresos

punteados, no punteados o todos.

Declaraciones o resúmenes anuales

Anualmente tenemos que presentar las declaraciones o resúmenes correspondientes a:

♦ Resumen anual de I.V.A.: modelo 390

♦ Resumen anual de retenciones: modelo 190 y modelo 180 (resumen anual de arrendamientos)

♦ Declaración anual de operaciones: modelo 347

Estos procesos se realizan de manera automática siguiendo los siguientes pasos:

♦ Seleccionar el resumen o declaración a efectuar

♦ Dar de alta el ejercicio contable

♦ Seleccionar el botón de calcular para que realice el cálculo correspondiente al ejercicio seleccionado

♦ Visualizar el resultado o imprimirlo

Presentación de las declaraciones en disco

Es posible la presentación de los modelos 190, 347 y 349 en disco.Una vez efectuada la liquidación, en IImmpprree ssooss, seleccionamos el modelo deseado y mediante el icono del disco, nos

permite generar un fichero para su posterior presentación en hacienda.También nos permite imprimir la hoja resumen correspondiente, tanto en el papel oficial como una hoja en blanco

(símil).

Esquema resumen de liquidaciones y declaraciones

A continuación les presentamos un cuadro resumen de las liquidaciones y declaraciones que se han de efectuar.

Cuadro resumen de liquidaciones ydeclaraciones

Modelos FormatoPDF

Disponible

en disco

I.V.A. Liquidación trimestral

Resumen anual

300

390

Si

Sí

I.R.P.F. Liquidación trimestral

Resumen anual

110

190

Sí

Sí SI

Operaciones CEE Declaración trimestral

Declaración anual

349 SI

SI

Arrendamientos Declaración trimestral

Resumen anual

115

180

Sí

Sociedades Pago fraccionado

Declaración del impuestode sociedades

202

201 Sí


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Certificados

El programa nos permite emitir los certificados tanto de:

♦ Retenciones del trabajo, como de

♦ Retenciones de actividades profesionalesPreviamente hemos de haber efectuado el cálculo de retenciones situándonos en IImmpprree ssooss--CCááll ccuull oo ddee ccee rrttii ffii ccaaddooss ddee

rree ttee nnccii oonnee ss e indicando el ejercicio contable.

Retenciones del trabajo

Una vez realizado el cálculo de las retenciones, en IImmpprree ssooss--CCee rrttii ffii ccaaddoo ddee rree ttee nnccii oonnee ss ddeell ttrraabbaajjoo, nos muestra una listacon cada uno de los empleados (identificándolos mediante su NIF), así como el importe íntegro.

Podemos Visualizar los datos de la retención o imprimirlo.

Sociedades

Visual Conta nos permite realizar:

♦ La Declaración del impuesto de sociedades: modelo 201

♦ Pago fraccionado del impuesto de sociedades: modelo 202

♦ Cuentas anuales

Declaración del impuesto de sociedades

Desde IImmpprree ssooss-- DDee ccll aarraaccii óónn ii mmppuuee ssttoo ddee ssooccii ee ddaaddee ss, damos de alta el ejercicio contable e indicamos los modeloselegidos de:

♦ Tipo de balance: oficial ( BALOFI201)

♦ Cuenta de resultados: oficial (PYGOFY201) Al realizar el cálculo le solicitará unos valores que deberá introducirmanualmente.

Es importante recordarle que, a diferencia de otros impresos, en este existirán una serie de datos que deberá rellenardesde la pantalla de la presentación previa.

Los modelos BALOFI201 y PYGOFY201, contienen las fórmulas necesarias para rellenar las páginas 4 y 5 del impresode acuerdo con los saldos introducidos en nuestra contabilidad.

Pago fraccionado del impuesto de sociedadesDesde IImmpprree ssooss--PPaaggoo ffrraaccccii oonnaaddoo ii mmppuuee ssttoo ddee ssoocciiee ddaaddee ss, damos de alta el periodo contable e indicamos tipo de cálculo

que vamos a efectuar. Solamente en el caso A efectuará el cálculo, en los otros dos casos se deberá indicar la base para larealización del pago fraccionado

Una vez finalizado el cálculo podemos visualizarlo o imprimirlo.

Consolidaciones

Dentro de la aplicación Visual Conta, podemos realizar dos tipos de consolidaciones:

♦ Consolidación de apuntes y

♦ Consolidación bancaria

Consolidación de apuntes

En PPrrooccee ssooss--PPee rrii óóddii ccooss--CCoonnssoollii ddaaccii óónn ddee ee mmpprree ssaass, podemos consolidar contabilidades. Realmente este proceso nospermite integrar en la empresa en la cual estamos situados, los apuntes de otra empresa de contabilidad.

Una pantalla de selección nos permite determinar las fechas entre las cuales vamos a efectuar la consolidación.

Hay que tener cuidado de no integrar fechas consolidadas.

Este proceso podemos repetirle tantas veces como sea necesario, pero la opción de consolidar saldos iniciales, solo lamarcaremos la primera vez que efectuemos la consolidación.

Consolidación bancaria

Este proceso lo encontramos en MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--CCoonnssoollii ddaaccii óónn bbaannccaarrii aa. Primero nos solicita el fichero que contiene lainformación del banco según la norma 43.

Posteriormente, nos pide el código de la cuenta contable con la que vamos a efectuar la consolidación. Muestraentonces una pantalla con la información, tanto del banco como de nuestra cuenta.

Esta pantalla nos facilita el punteo de las cuentas de bancos.Existen una serie de procesos específicos, que aún no realizándose habitualmente, pueden ser necesarios.


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PROCESOS ESPECIALES

Existen una serie de procesos específicos, que aún no realizándose habitualmente, pueden ser necesarios.Estos procesos los podemos encontrar en PPrrooccee ssooss--OO ttrrooss pprrooccee ssooss, y son:

♦ Borrado de saldos contables: permite dejar a cero los saldos de las cuentas contables, con la opción deeliminar también los saldos iniciales.

♦ Regeneración de saldos contables: permite, en base a los apuntes contables, regenerar los saldos contables.Haremos este proceso cuando:

♦ Los saldos contables presentasen alguna anomalía

♦ Deseamos convertir las cuentas de mayor nivel en auxiliares

♦ Creáramos cuentas auxiliares antes de las no auxiliares

♦ Queramos asegurar que las cuentas no auxiliares, recogen correctamente los saldos de las auxiliares.

♦ Borrado de saldos analíticos: permite dejar a cero los saldos de las cuentas analíticas.

♦ Regeneración de saldos analíticos: permite, en base a los apuntes analíticos, regenerar los saldos analíticos.

♦ Borrado de registros: permite eliminar un conjunto de registros, un grupo de nóminas, de bienes, de facturas,etc.

CIERRE

Existen una serie de procesos que se realizan al finalizar el año natural o el periodo contable.Dicho proceso nos permitirá seguir trabajando con la empresa y con datos del año que acaba de finalizar y a la vez

empezar a introducir datos en el nuevo año.En contabilidad necesitaremos empezar a introducir nuevos asientos correspondientes al año que comienza y a la vez

registrar datos del año anterior.Esto conlleva el hecho de trabajar de manera simultánea con dos empresas a la vez, una para los datos del año anterior

y otra para los datos del año en curso.

Abrir una nueva empresa

El PPrrooccee ssoo--AAnnuuaall --AAppee rrttuurraa ddee ee jjee rrccii ccii oo, nos permitirá crear una nueva empresa, la cual conservará todos los datosrelativos a las cuentas contables, códigos, títulos y si la cuenta es auxiliar o no. También es posible en la nueva empresaconservar presupuestos, bienes de inversión, etc.

Al seleccionar este proceso debemos marcar laopción de apertura del ejercicio sin cerrar el anterior.

Otras opciones que podemos marcar de maneraoptativa son las de conservar:

♦ Presupuestos

♦ Bienes de inversión

♦ Vencimientos y

♦ Cuentas Analíticas

Una opción interesante es la que nos permite queel saldo que tuviesen las cuentas en ese momento, serefleje en la empresa del nuevo año como saldoinicial. Será un dato incorrecto, que posteriormente alrealizar el cierre se corregirá, pero en muchos casosserán datos que se aproximen bastante al saldo real.

Un dato importante es como se llaman lasempresas desde este momento. Si estamos en el año1.999 con la empresa Golden, al hacer la apertura sincerrar el ejercicio anterior, la empresa Golden pasará

a llamarse Golden99, quedando reservado el nombre de Golden para la empresa del año actual, (en nuestro caso para laempresa del año 2000).

Ahora podremos trabajar con dos empresas de manera simultánea, en la empresa Golden99 introduciremos apuntes delaño 1.999 y en la empresa Golden datos del año 2.000.

Una vez introducida toda la contabilidad del año 1.999, deberemos cerrar la contabilidad, no sin antes realizar una seriede procesos y emitir unos listados.

Antes del cierre

♦ Compruebe que la contabilidad esté cuadrada y realice una copia de seguridad♦ Realice el PPrrooccee ssoo--AAnnuuaall --AAss iiee nnttoo ppoorr ddii ffee rree nnccii aass ddee ccaammbbii oo (si ha trabajado con moneda extranjera)


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♦ Realice el PPrrooccee ssoo--PPee rrii óóddii ccoo--AAmmoorrttii zz aaccii oonneess

♦ Emita el Balance de comprobación ( IInnffoorrmmee ss--BBaall aanncceess) y el libro de Facturas emitidas y recibidas (IInnffoorrmmee ss--OO ttrrooss--LLii bbrrooss ddee ffaaccttuurraass)

♦ Realizar una nueva copia de seguridad

♦ Regularice las cuentas de mercaderías mediante asientos contables♦ Emitir la cuenta de resultados (IInnffoorrmmee ss--BBaall aannccee ss --CCuueennttaa ddee ppéérrddii ddaass yy ggaannaannccii aass)

♦ Realice el PPrrooccee ssoo--AAnnuuaall --AAss iiee nnttoo ddee rree gguull aarriizz aaccii óónn♦ Emita el IInnffoorrmmee --BBaall aannccee ddee SSii ttuuaaccii óónn

♦ Realice el PPrrooccee ssoo--AAnnuuaall CCii ee rrrree ddeell ee jjee rrccii ccii oo

♦ Emita los listados correspondientes al: Diario, Extractos de cuentas, Diario de Regularización y de Cierre.

♦ Realizar una nueva copia de seguridad

Tanto la realización de los procesos como la emisión de informes, está explicado en el apartado correspondiente aprocesos e informes-

Apertura del ejercicio contable

Ahora es el momento de volver a realizar la apertura del ejercicio contable.Para esto seleccionamos la empresa en la cual acabamos de hacer el cierre y repetiremos el proceso de PPrrooccee ssoo--

AAnnuuaall --AAppee rrttuurraa ddee ll ee jjee rrccii ccii oo, con la diferencia de que esta vez marcaremos la opción de en una empresa ya existente.Indicaremos la empresa del año actual y marcaremos, si así lo deseamos las opciones de sobreescribir presupuestos,

bienes de inversión, vencimientos, y contabilidad analítica.

Marcaremos la opción de actualizar saldo actual. Esto implica que el saldo de cierre de la empresa del año anterior, serefleja como un saldo inicial en la empresa en curso.


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Indice

Visual Factu..........................................................................23Manejo ...................................................................................3Primeros pasos.....................................................................24

Mantenimiento de tarifas .................................................... 24Familias........................................................................... 24Almacenes....................................................................... 25Otras tablas ..................................................................... 25

Creación de datos .................................................................25Proveedores..................................................................... 25Artículos.......................................................................... 26Tallas y colores................................................................. 26Unidades de medida.......................................................... 26Escandallos...................................................................... 27Agentes .......................................................................... 27Clientes........................................................................... 27

Descuentos...........................................................................29Comisiones ...........................................................................29Almacén................................................................................30

Inventario........................................................................ 30Comprobación de parámetros................................................30Documentos .........................................................................31Ofertas .................................................................................31Pedidos ................................................................................31Albaranes .............................................................................31Facturas................................................................................32Intercambio de almacenes.....................................................32Producción............................................................................33

Alta de componentes y productos terminados......................... 33Escandallos...................................................................... 33

Diferencias Producción/Montaje............................................33Montaje................................................................................33Producción............................................................................34Órdenes de producción ..........................................................34

Alta de órdenes................................................................ 14Realización de órdenes....................................................... 14

Informe de órdenes de producción.........................................34Generación automática de órdenes de producción ................... 35

Diseños de facturación .............................................................. 15Procesos...............................................................................15

Servir Pedidos.................................................................. 36Facturar Albaranes............................................................ 36Actualizar facturas............................................................. 37Generación automática de pedidos y órdenes ......................... 37Liquidación de agentes....................................................... 37Borrar ............................................................................. 37

Otros procesos......................................................................37Modificación de tarifas........................................................ 37Cambio de componentes .................................................... 38

Cierre....................................................................................18


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Manejo de la aplicación

Las aplicaciones Golden para Windows, están diseñadas en un entorno gráfico, siendo fácilmente manejable medianteel uso del ratón.

Puede ocurrir en algunos casos, que nos resulte más fácil usar las teclas de función de la aplicación o manejar elteclado.

Manejo del teclado

El manejo de las aplicaciones Golden para Windows mediante el ratón es bastante cómodo:

♦ ALT: Accedemos al menú general♦ ALT + ↓↓ : Despliega la lista ordenando por código

♦ ALT + Mayúsculas + ↓↓: Despliega la lista ordenado por título

♦ Tabulador: cambiamos de un campo a otro avanzando♦ Tabulador + ↑↑: cambiamos de un campo a otro retrocediendo

♦ Desplegar el menú con el ratón: Muestra los datos ordenados por códigos desde el primero

Si previamente hemos escrito parte del código la relación aparece a partir del código especificado.

♦ Desplegar el menú con el ratón + ↓↓ : Muestra los datos ordenados por título, descripción

Si previamente hemos escrito parte del título aparece a partir del nombre especificado.

♦ Tecla de Cambio + ↓↓: muestra los datos ordenados por la descripción

♦ Doble-Clic: Situados en un campo, mediante doble-clic accedemos al mantenimiento de dicho dato♦ VVee nnttaannaa-- permite ordenar colocar las ventanas abiertas en cascada, mosaico horizontal o mosaico vertical

♦ En los menús encontraremos una letra subrayada. Si pulsamos la tecla ALT + Letra subrayada, accederemos aesa opción del menú.

♦ ALT + TAB: nos permite cambiar de una aplicación abierta a otra

Teclas de función

Es siguiente cuadro muestra un resumen de las teclas de función las cuales le facilitarán en muchos casos el uso delratón.

F1 Ayuda en líneaF2 Permite cambiar del modo edición al modo sobreescribirF3 Sitúa el cursor en el campo de búsquedaF4 Despliega la lista del campo en el cual estamos situadosALT + F4 Para salir de la aplicaciónCTRL + F4 Para cerrar la ventana activaF5 En la ventana de asientos, cuadra en el apunte actual,

modificando el importe que tuvieseEn la ventana de Precios de venta edita la fórmula

F6 En la ventana de asientos, cuadra en un apunte nuevoEn Asientos Predefinidos, permite parase en ese campoEn la ventana de documentos muestra el riesgo

CTRL + F6 Permite cambiar de una ventana a otraF7 Dentro de la ventana de asientos, muestra la ventana de

divisasF8 En la ventana de asientos, muestra el desglose analíticoF9 En el campo CIF/NIF calcula la letra del NIF

En facturas emitidas, dentro del campo nº de factura,muestra el siguiente número de la facturaSituado en el campo cuenta muestra el extractoEn el campo código de barras, calcula el dígito decontrol

F10 Accede al menú principalF11 Permite cambiar de una carpeta a otra dentro de la

misma ventanaF12 En la ventana de asientos, cancela vencimientos


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VISUAL FACTU

El proceso de la facturación nos permite llevar la gestión comercial de la empresa, registrando tanto las ventas querealizamos a clientes como las compras que efectuamos a proveedores.

Dentro del proceso de gestión comercial de nuestra empresa nos podemos encontrar con tres situaciones:

♦ Compra-Venta de productos: realizamos compras a proveedores, para posteriormente vender esos mismosproductos a nuestros clientes. Controlaremos , en la mayor parte de los casos, el stock de los artículos.

♦ Prestación de servicios: No realizamos compras de productos, puesto que facturamos servicios(mantenimiento, limpieza, asesoría, obras, etc.). Los artículos no disponen de stock

♦ Fabricación: En este caso realizamos compras a proveedores de unos productos que serán usados como materiaprima. Mediante el montaje o producción obtendremos el producto terminado. (Compramos monitores, ratones,teclados, etc. y con ellos montamos un equipo informático que vendemos como tal).

Podemos tener una empresa en la cual se den las tres situaciones anteriores.

Para empezar a trabajar con la aplicación, tenemos que seguir un orden.

Primeros pasos

♦ Dar de alta los distintos tipos de tarifas, familias y almacenes

♦ Modificar el Mantenimiento de tablas (Formas de pago, divisas, etc.)

♦ Alta de proveedores

♦ Alta de agentes

♦ Alta de artículos

♦ Alta de clientes

♦ Realización del inventario inicial

♦ Comprobación de los parámetros

♦ Alta de pedidos, albaranes, etc.

Mantenimiento de tarifas

Es importante determinar el número de tarifas con el que vamos a trabajar. Habrá empresas que utilicen por cadaartículo una única tarifa y habrá empresas que necesiten trabajar con más.

Familias

Las familias son agrupaciones de productos o servicios que pueden llevar asociadas cuentas de compras y/o de ventas.Al crear una familia debemos asignarle un código y un nombre, especificando a continuación, si así lo deseamos, las

cuentas contables correspondientes de ventas y compras.Varias familias pueden tener una misma cuenta de compras o de ventas y podemos tener familias sin cuentas contables

asociadas.Es importante recordar, que es este último caso, cuando actualizamos facturas a contabilidad tomará por defecto la

cuenta de compras o de ventas que le hubiésemos indicado en contabilidad (EEmm pprree ssaa--PPaarráámmee ttrrooss--FFaaccttuurraass)

En este caso debemos irnos aMMaannttee nnii mmiiee nnttoo--TTaarrii ffaass y añadir un código y unnombre a cada tipo de tarifa que deseemosutilizar.

Si tenemos cuatro tarifas creadas demanera genérica para nuestra empresa estono quiere decir que tengamos que utilizar lascuatro. Habrá artículos en los cuales tengamoscuatro precios distintos y otros casos en loscuales solo dispongamos de un único precio.


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Almacenes

En caso de disponer de más de un almacén debemos darlos de alta mediante MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--AAll mmaaccee nnee ss, identificar conun código y un nombre cada uno de nuestros almacenes.

Cada vez que efectuemos una entrada o salida de artículos debemos indicar el almacén correspondiente.

Otras tablas

Existen por otro lado, una serie de tablas anexas que no siendo imprescindibles en el proceso de la facturación, nosserá conveniente tener creadas de antemano. En MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--OO ttrraass determinaremos las:

♦ Series: de pedidos, albaranes, facturas, órdenes de producción y montaje, etc. usadas en las compras o en lasventas.

Es importante resaltar las series repetitivas que podemos crearnos en los pedidos de ventas. Dichas seriesnos van a permitir servir un pedido tantas veces como necesitásemos.

♦ Divisas: nos permitirá completar las divisas con las que trabajamos, asociando a cada una un código y unnombre. En la pestaña de Datos anotamos el cambio correspondiente a la moneda

♦ Países: en este caso si trabajamos con solamente con España, podemos utilizar esta tabla para crearnoscomunidades autónomas.

♦ Códigos postales

♦ Tipo de movimiento: En esta tabla nos encontraremos con unos movimientos ya creados y marcados en colorazul. Son códigos creados por defecto que no se pueden eliminar ni modificar. Podemos determinar S (si es unasalida) o E (si es una entrada), y un código numérico para identificar el movimiento.

♦ Unidades de medida: indicamos un código para cada unidad, la descripción y el número de decimales a utilizar.

♦ Códigos de atención

♦ Formas de pago

♦ Situación de los efectos

Es importante que recuerde que estas tablas son comunes a todas las empresas que cree. La única excepción larepresenta la tabla de series, que contiene las series de pedidos, albaranes, facturas, etc., y son específicas de cadaempresa.

Creación de datos

Proveedores

Los proveedores son empresas o personas físicas que nos suministran productos con destino a la venta, producción omontaje.

Dato importante es que cada proveedor tenga su cuenta contable (carpeta de Otras). Así, al actualizar facturas decompras realizará el apunte contable correspondiente.

Dentro de los proveedores es posible acceder a la pestaña de las Acciones que nos permite indicar las gestionesrelacionadas con la compra. Anotar que día y a que hora le llamamos o recibimos o enviamos un fax y para qué.

Podremos controlar de esta manera, cuando le reclamamos un pedido, nos llamó para solicitarnos un talón, o cuandose los enviamos. Notas anexas a la gestión comercial .

A cada proveedor le asignaremos un código y unnombre fiscal.

Sería conveniente completar las fichas de:

♦ Datos: identificando los datos fiscales dela empresa

♦ Condiciones: riesgo, divisa habitual, etc.

♦ Formas de pago: al generar la factura secrearán en tesorería los pagos pendientes

♦♦ Otros: desde aquí podemos rellenar loscampos libres los cuales personalizamosdesde EEmmpprree ssaa--PPaarráámmee ttrrooss--FFaaccttuurraaccii óónn--PPrroo vvee ee ddoorree ss ..


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Artículos

Al dar de alta un artículo le asignamos un código (dado por nosotros o el código de barras el artículo), así como unadescripción que identifique el producto o servicio.

Para cada artículo disponemos de varias pestañas en las cuales podemos completar la información disponible.

♦ Datos: Importante la familia, la opción de controlar el stock y el código del proveedor habitual. (Nos permitirámás adelante realizar pedidos de manera automática).

♦ Precios: Indicaremos los Grupos de descuento A fin de aplicar posteriormente el descuento en línea), tipo de IVAy grupo de comisión, así como las distintas tarifas disponibles para cada artículo.

♦ Stock: Nos facilita información sobre el stock actual y previsto del artículo, lo pendiente de servir, de recibir,reservado para fábrica o pendiente de producir.

♦ Estadística: Muestra el estado de la facturación y el precios de coste en relación con este artículo. Previamentehemos de haber actualizado facturas.

♦ Parámetros: Nos permitirá controlar garantías de artículos, series o lotes. También podemos asociar a cadaartículo una cuenta contable de compras y/o de ventas (aunque si trabajamos con familias esto resultaredundante).

♦ Imagen: Permite asociar una imagen a un artículo para su posterior uso en el TPV.

♦ Escandallo: Es la descomposición del artículo en las piezas que lo forman.

♦ Unidades: Permitirá especificar para cada artículo distintas unidades de medida, así como el factor de conversiónusado. Nos permitirá ver en la ficha del artículo, el stock en cualquiera de las unidades de medida.

Tallas y colores

Para trabajar con tallas y colores debemos en MMaannttee nnii mmiiee nnttoo--OO ttrraass ttaabbll aass señalar los:

♦ Grupo de talla: a cada grupo le asignamos un código y una descripción, posteriormente en la carpeta de líneasdamos de alta todas las tallas que pueden estar disponibles para ese grupo

♦ Grupo de color: a cada grupo le asignamos un código y una descripción, posteriormente en la carpeta de líneasdamos de alta todos los colores que pueden estar disponibles para ese grupo

Posteriormente a cada artículo le indicaremos a que grupo de tallas y colores pertenece.Cada vez que registremos una entrada o salida de un artículo disponible en varias tallas o colores, nos solicitará la talla

y color específico correspondiente a ese movimiento.

Unidades de medida

En la ficha del artículo indicaremos:

♦ Unidad base (las tarifas se reflejarán en la unidad base)

♦ Unidad alternativa y factor de conversión a la unidad base

♦ Otras unidades de medida (hasta un total de 4)

Debemos indicar cual es la medida por defecto usada en compras y en ventas.Podremos registrar entradas y salidas de artículos en cualquiera de distintas unidades de medida.Los listados reflejarán las unidades tanto en la unidad base como en la alternativa.En los diseños podremos utilizar cualquiera de las unidades de los artículos. También permite totalizar por cada una de

las unidades de medida.


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Escandallos

Los escandallos permiten identificar el producto elaborado y los componentes del mismo (indicando los artículos queforman parte del producto elaborado y cantidad de los mismos).

Cuando un artículo está formado por escandallos, solo es posible realizar compras del mismo en el caso de quemarquemos la opción de producción.

Necesitaremos comprar los componentes de manera individual, para posteriormente dar salida al artículo terminado.Más adelante pasaremos a detallar el proceso de montaje o producción de un artículo.

Agentes

Los agentes comerciales son las personas que intervienen en la venta, independientemente de que se les asigne o nouna comisión por las ventas efectuadas.

Podemos, por defecto, asignar a cada cliente un agente, de tal manera que al dar de alta el documento de venta,muestre ese agente por defecto.

De todas maneras podemos cambiar el agente en un determinado albarán o a factura. También es posible que, aunquela factura tenga un determinado agente, en una línea del documento (es decir para un determinado artículo), cambie elagente al cual asignamos la comisión.

Bastaría con situarnos dentro del documento (pedido, albarán o factura) marcar la línea del artículo y con la barra dedesplazamiento horizontal de esa ventana, acceder la campo agente modificando el código.

Clientes

Identificamos a cada cliente con un código y con sus datos fiscales, pasando a continuación a completar datos de laficha de clientes que nos harán falta en la gestión comercial.

Especial interés tiene en la ficha de otros la correspondencia entre el código del cliente y su cuenta contable, la cual sepuede crear desde aquí, o crearla desde contabilidad y aquí establecer la correspondencia entre ambas.

Los campos libres los podemos personalizar desde EEmmpprree ssaa--PPaarráámmee ttrrooss--FFaaccttuurraaccii óónn--CCll iiee nnttee ss ..

Una vez introducido todo el almacén podemos empezar a realizar compras y ventas.

Es conveniente que una vez tengamos introducidos todos los datos de la empresa realicemos una copia de seguridad.

Servicio al cliente

Este modulo permitirá el control de los productos que disponiendo de una garantía deseamos conocer su vencimiento.También cuando se venden servicios, entendiéndose por éstos, contratos de mantenimiento, servicios de abonado, etc.

También permitirá, si disponemos de un Servicio Técnico, realizar el seguimiento de un cliente en cuantas accionestécnicas se hayan realizado con ese cliente.

Acoplado a este módulo, dispondremos del Seguimiento Comercial a clientes donde, ya de forma independiente alServicio Técnico, podremos anotar y consultar todas las acciones comerciales que se deriven del seguimiento comercial aun cliente.

♦ Personas de contacto: damos dealta las personas de contacto, su cargo,teléfono, etc.

♦ Direcciones: distintas direcciones dela empresa, especificando cual es la fiscal ycual la de envío habitual.

♦ Condiciones: señalamos la tarifaque le asignamos, los descuentos, régimende iva, riesgo (en este caso avisa si losalbaranes pendientes de facturar y lasfacturas no abonadas exceden el riesgomarcado), el agente, etc.

♦ Formas de pago: indicamos cual esla forma de pago habitual, días de pago ylos datos bancarios si estos nos fuesennecesarios.


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Podemos emitir un listado en IInnffoorrmmeess--SSee rrvvii ccii ooss ddee aatteennccii óónn aall cclliiee nnttee --SSee rrvvii ccii ooss, en el cual detalla para cada serie/lotelas observaciones, el tipo de servicio, la fecha de la garantía y la de caducidad.

Servicios

Dentro de nuestra empresa habrá productos los cuales tengan una garantía.Otros productos corresponderán a servicios que prestemos (asesoría, mantenimientos), y tendrán un periodo de

duración.Para poder controlar el servicio los artículos deben tener un número de serie.También debemos indicar el tipo de servicio (los creamos en MMaanntteennii mmiiee nnttoo--TTaabbll aass ddeell ssee rrvvii ccii oo ddee aatteennccii óónn--TTii ppooss ddee

ssee rrvvii ccii ooss) y los días.

Cada vez que efectuemos una venta e indiquemos la serie reflejará en la ficha del cliente la serie, el tipo de servicio,los días del servicio y hasta cuando dura (tiene en cuenta para ello la fecha de la factura).

Acciones comerciales

Es importante que llevemos un control de las acciones comerciales que realizamos, tanto en relación a la gestión decompras como en la gestión de ventas.

La aplicación nos permite realizar un seguimiento de las acciones comerciales, identificando para cada cliente oproveedor la fecha, la hora, el tipo de asunto que se trató, con una breve descripción del mismo, y la situación (si es unaacción terminada, si se espera respuesta, etc.).

Posteriormente, será de gran ayuda el listar las acciones comerciales, pudiendo determinar en el listado las fechas, eltipo de situación o el agente que intervino en la acción.

Los listados los obtenemos en: IInnffoorrmmeess--SSee rrvvii ccii oo ddee aattee nnccii óónn aall ccllii eennttee --AAccccii oonnee ss ccoommee rrccii aallee ss

Acciones técnicas

Las acciones técnicas permiten anotar todas las incidencias de clientes relacionadas con temas técnicos, pudiendoanotar el problema que tiene nuestro cliente y la solución propuesta.

Al igual que con las acciones comerciales podemos emitir el listado correspondiente.


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Descuentos

Al margen de los descuentos comerciales o por pronto pago que establezcamos en la ficha de cada cliente, es posibleque realicemos descuentos en línea, descuentos al artículo.

Estos descuentos pueden varían en función de:

♦ Tipo de artículo

♦ Tipo de cliente

Desde MMaannttee nnii mmii eennttoo--DDee ssccuuee nnttooss--GGrruuppoo ddee ddee ssccuueennttooss ppoorr aarrttííccuull oo, creamos los distintos tipos de artículos que van atener descuentos (asignado a cada grupo un código y un nombre). Anotaremos en la pestaña del Artículo Precios, elgrupo de descuento al cual pertenece.

Desde MMaannttee nnii mmii eennttoo--DDee ssccuuee nnttooss--GGrruuppoo ddee ddee ssccuueennttooss ppoorr ccll iiee nnttee, nos creamos los distintos tipos de clientes que van atener descuentos (asignado a cada grupo un código y un nombre).

En la carpeta del Cliente Condiciones, marcamos el grupo de descuento al cual pertenece.

Ahora debemos rellenar el cuadro correspondiente a los grupos de descuento. En esta ventana, a la cual accedemosdesde: MMaanntteennii mmiiee nnttoo--DDee ssccuuee nnttooss--TTaabbll aass ddee ddee ssccuuee nnttooss., podemos añadir todas las situaciones en las cuales se aplicarán demanera automática los descuentos en línea, pudiendo seleccionar, aparte de los tipos de artículo y cliente, la fechas y lasunidades.

Al margen de la tabla de descuentos, siempre tenemos la posibilidad de añadir, modificar o eliminar de manera puntualel descuento en línea de un artículo. Bastará con que nos situemos en le pedido, albarán o factura, y mediante la barra dedesplazamiento horizontal accedamos al campo del descuento en línea.

Comisiones

Los agentes pueden recibir una comisión por la venta que realizan.En MMaanntteennii mmiiee nnttoo--CCoommii ssii oonnee ss, creamos los distintos grupos que influirán en las mismas y son por ej.:

♦ Agentes: agente externo o agente interno

♦ Clientes. Usuario final o empresa

♦ Artículos: en oferta o en promoción.

Puede darse el caso de que no existan distintos clientes ni distintos grupos de artículos, y que todos los agentes selleven la misma comisión en cuyo caso la tabla de comisiones que rellenaremos tendrá una sola línea de descuento.


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ALMACÉN

En el almacén es donde se ven reflejadas todas las entradas y salidas que realizamos.

Los movimientos en color azul son reflejo de un albarán, factura, orden de producción/montaje o intercambio dealmacén.

Es por eso que para modificarlos debamos modificar el documento que los generó.

♦ E7 y S7: Entrada y salida respectivamente por albarán o factura

♦ E8 y S8: Entrada y salida respectivamente para producción o montaje

♦ E9 y S9: Entrada y salida por intercambio de almacén

Una vez creados los agentes, clientes y artículos, debemos introducir el stock actual de cada artículo con el que cuentanuestra empresa.

Inventario

Para introducir el inventario inicial debemos indicar:

♦ Fecha en la cual introducimos el inventario

♦ Artículo

♦ Tipo de movimiento (Entrada o inventario) y Subtipo (Regularización, Actual, etc.)

♦ El almacén y las unidades

♦ El precio de coste

Los datos introducidos se reflejarán en la ficha del artículo, la unidades figurarán como stock actual o como stock inicialen el caso de haber marcado el movimiento como apertura.

Comprobación de parámetros

Ahora es el momento, antes de empezar con la gestión comercial propiamente dicha, de comprobar los parámetros defacturación.

Nos encontramos con las siguientes carpetas:

♦ General: Porcentajes de iva y recargo de equivalencia, impresora por defecto

♦ Facturación:Títulos de los campos libres de documentos, clientes y proveedores, nº de decimales

♦ Ventas/Compras: Diseños de impresión de documentos, series, almacén

♦ Atributos: Titulos de los atributos de los artículos, como talla y color.

♦ Otros: Datos para el cálculo de comisiones, riesgos y precio de costo.


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DOCUMENTOS

En toda la aplicación disponemos de distintos documentos de compras y de ventas:

♦ Ofertas: solo disponibles en las ventas, reflejan como su nombre indica una oferta, un presupuesto presentado aun cliente.

♦ Pedidos: son peticiones de artículos. Material pendiente de recibir de nuestro proveedor o pendiente de servir anuestro cliente.

♦ Albarán: representa la entrega de material al cliente o la recepción de la mercancía de nuestro proveedor.

♦ Factura: es el documento que acredita contablemente la gestión comercial.

♦ Intercambio de almacenes: permite reflejar el intercambio de artículos entre almacenes

♦ Órdenes de producción: refleja el proceso de la producción

A pesar de ser documentos distintos su aspecto es similar.

Ofertas

Las ofertas representan los presupuestos que enviamos a nuestros clientes, los cuales se interesan por un producto ysu precio, pero esto no conlleva ningún compromiso por su parte de adquisición del artículo.

Los datos contenidos en las ofertas no se reflejan a nivel de previsiones ni de movimientos de almacén, simplementenos facilitan la confección de ofertas para su posterior paso a pedido (en caso de que la operación llegue a término).

Son las ofertas que antes realizábamos con un procesador de textos o con la máquina de escribir.Una vez que una oferta ha sido aceptada podemos pasarla a pedido mediante el icono correspondiente a intercambio

de documentos.

Pedidos

Los pedidos representan una solicitud en firme, por eso los artículos introducidos en pedidos se verán reflejados en elstock como pendiente de recibir (en el caso de pedidos que realicemos a proveedores) o pendiente de servir (en el caso depedidos que nos realicen nuestro clientes).

Estas unidades van a influir en el stock previsto, ya que el stock pendiente de servir disminuirá el stock y el pendientede recibir lo aumentará.

Los pedidos de ventas pueden ser dados de alta directamente, o pueden ser pedidos generados a partir de una ofertaenviada a un cliente.

Es interesante el recordar que existe una opción automática de generación de pedidos de compras, en base a lasnecesidades (se explica en Procesos).

Albaranes

El Albarán refleja en el almacén un movimiento (de salida si es un albarán de venta o de entrada si es un albarán decompra).

En la zona superior izquierdaidentificamos la serie y elnumero, la fecha del documentoy el almacén.

En la zona superior derecha,muestra los datos del cliente oproveedor

En la mitad inferior nospermite introducir los códigosde los artículos con lasreferencias, unidades, precio,etc.

Finalmente en el pieindicamos formas de pago,observaciones, descuentos, etc.


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Dicho movimiento vendrá con el código S7 (salida) o E7 (entrada). Lo que antes era un stock pendiente de servir o derecibir pasa a formar parte del stock actual.

Lo albaranes pueden ser directos o pueden proceder de pedidos.

Los albaranes representan la recepción o entrega de material, recepción en el caso de albaranes de compras y entregaen el caso de albaranes de ventas.

Los movimientos de color Azul reflejan entrada o salidas que se han producido por un documento de compra (albarán ofactura o por uno de venta (albarán o factura).

Entonces, si deseamos modificar el movimiento de almacén deberemos modificar el albarán o la facturacorrespondiente.

Si un movimiento se ha generado mediante un albarán y a continuación, pasamos ese albarán a factura, paramodificarlo, debemos modificar la factura ya que una vez que el albarán se pasa factura desaparece.

Facturas

Las facturas pueden darse de alta directamente, o pueden ser generadas a partir de: Pedidos o Albaranes.

En cualquier caso la factura altera el movimiento de almacén. Si el movimiento de salida se vio reflejado en el almacéncon el albarán A-V/7 el hecho de pasar el albarán a factura modifica dicho movimiento.

Realmente, la salida de material se realizó con el albarán no con la factura.

♦ De pedido a Factura: En caso de que la factura se genere a partir de pedido, entonces es el paso de pedido afactura el que produce el movimiento de almacén y por tanto será la serie y número de la factura el que se reflejecomo nº de documento en los movimientos de almacén.

♦ De albarán a Factura: Una vez seleccionado un albarán mediante el icono de intercambio de documentosvolcamos los datos del albarán en la factura.

♦ Factura Directa: es decir no proviene de ningún albarán ni pedido, es la propia factura la que genera losmovimientos de almacén.

La forma de pago indicada en el pedido, en el albarán o en la factura generará los vencimientos correspondientes,creando el tesorería los cobros o pagos.

Intercambio de almacenes

Es posible realizar intercambio de artículos entre almacenes desde MMaannttee nnii mmii eennttoo--DDooccuummee nnttooss--IInnttee rrccaammbbii oo ddeeaall mmaaccee nnee ss.

En este caso una ventana nos permite indicar:

♦ El almacén de origen,

♦ Almacén de destino,

♦ Artículos y unidades que intercambiamos y

♦ Observaciones respecto a dicho intercambio

Para registrar un albarán que proviene de unpedido tenemos dos formas de efectuarlo:

♦ Seleccionamos el pedido y mediante elicono correspondiente marcamos la opción de pasara albarán. Podemos seleccionar todo el pedido, oindicar en el campo servir, las unidades que vamosa servir del artículo.

♦ Dar de alta un nuevo albarán yseleccionar el cliente/proveedor del cualqueremos traernos el pedido (o situarnos en unalbarán ya existente al cual queramos añadir líneasde otro pedido).

Mediante el botón de intercambio de documentosnos muestra una lista de los pedidos pendientes deese cliente/proveedor a fin de seleccionar eldeseado e incorporarlo al nuevo albarán o a losdatos ya existentes.


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PRODUCCIÓN

El módulo de producción y montaje se encuentra integrado dentro de la facturación, permitiéndonos controlar losdistintos componentes que forman parte de un producto.

Los principales pasos serían:

♦ Dar de alta las materias primas, con su código, descripción, familia, etc.

♦ Dar de alta los productos terminados

♦ En la ficha de escandallo del producto terminado, establecemos los artículos que lo componen y el número deunidades de los mismos.

Alta de componentes y productos terminados

El alta de los componentes y del producto terminado se realiza de la misma manera que el alta del resto de losartículos.

Escandallos

Una vez situados en la ficha del artículo correspondiente al producto terminado, debemos identificar los componentesque serán parte del producto terminado.

Diferencias Producción/Montaje

Desde el punto de vista del módulo de facturación la diferencia fundamental es:

♦ La producción de un artículo final me permite ir fabricando el artículo para tenerlo en stock.

♦ El montaje no permite tener el artículo final en stock.

Montaje

En el montaje disponemos de varias opciones las cuales detallamos:

♦ Visualizar automáticamente la orden: en un albarán o factura que contenga ese artículo, muestra en pantallala orden de montaje correspondiente con el fin de rectificarla (se usará principalmente para montajes “a medida”)

♦ IVA prorrateado de los componentes: en vez de llevar el I.V.A. del artículo final, realiza un prorrateo de losdiferentes I.V.A.s de los componentes

♦ P.V.P. la suma del P.V.P. de los componentes: Calcula el Precio de venta del artículo en base al precio deventa de los componentes

♦ Realizarla automáticamente: al grabar la línea del artículo en el albarán o factura, queda efectuada la ordende montaje de ese artículo.

♦ Mostrar ese nivel al imprimir: nos permite en el albarán o factura ver los componentes de ese artículo.

Si un artículo tiene un P.V.P. suma de los componentes, y le asignamos en precios una tarifa, aunque en principiomuestre esa tarifa, al grabar la línea del albarán o factura coloca el precio suma de los componentes.

A cada artículo debemos asignarle una orden de montaje.

Dichos componentes podránformar parte del producto finalmediante un proceso de:

♦ Montaje o

♦ Producción

Habrá componentes quepuedan formar parte a la vezdel montaje de un producto yde la producción de otro y serusados como producto normalpara la venta.

Podremos tener artículosque aunque formen parte otroproducto también puede servendidos directamente.


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Producción

Al marcar en el escandallo de un artículo como producción, debemos indicar la serie de órdenes correspondiente.

Órdenes de producción

Las órdenes de producción son un proceso común al montaje y a la producción, aunque es en éste último caso cuandomás se utiliza.

♦ Realización de órdenes

♦ Automática: si así consta en la ficha del artículo que contiene escandallos y está marcado como montaje.

♦ Manual: Cuando el artículo de montaje no lleva la ejecución automática de la orden, o el artículo pertenece a unproceso de producción.

Una orden no realizada se refleja en el stock como:

♦ Pendiente de producir en el caso del artículo terminado

♦ Reservado para fábrica el el caso del componente

Informe de órdenes de producción

Listado de órdenes

Permite visualizar o imprimir, las órdenes realizadas, pendientes o ambas, que provienen de documentos de ventas ode alta de órdenes.

Consumo de componentes

Nos permite un listado, resumido o detallado, del gasto que tenemos de cada componente. Muestra, dentro de laselección que indiquemos, el material que nos va a hacer falta para la realización de las órdenes incluidas en la selección.

Con el listado de los componentes preparo todo el material que me va a hacer falta y posteriormente con las órdenesde producción monto los artículos que voy a vender.

Gasto por Orden

Listado, resumido o detallado, que muestra las unidades utilizadas para cada orden, realizadas, no realizada o todas, enfunción de las fechas seleccionadas.

Necesidades para órdenes

Es un listado, resumido o detallado, que nos muestra para cada orden pendiente de realizarse, los componentes quenos hacen falta. Podemos elegir los:

♦ Componentes

♦ Artículos

♦ Fechas

♦ Órdenes

Que queremos que nos muestre el listado.

Alta de órdenes

Generada mediante: unalbarán o factura que contengaun artículo de montaje y unaorden asociada a dicho artículo.

Manual: el artículo es elresultado de la producción,debemos en MMaanntteennii mmiiee nnttoo--DDooccuummee nnttooss--ÓÓrrddee nnee ss ddeepprroo dduuccccii óónn, dar de alta laorden.


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Generación automática de órdenes de producción

La generación automática de órdenes de producción es un proceso explicado en el apartado de facturación. Utilizamoseste proceso en dos casos:

♦ Cuando un artículo que contiene escandallos está bajo mínimos o con stock negativo. Este proceso nos permitegenerar órdenes de producción en base a los artículos.

♦ Cuando registramos un pedido, albarán o factura de un cliente. Este proceso nos permite generar órdenes deproducción en base a los pedidos de nuestro clientes.

Diseños de facturación

En facturación, el diseño de documentos nos permite ajustar a nuestra necesidades el modelo de factura, albarán,etiqueta, etc.

En MMaanntteennii mmiiee nnttoo--DDooccuummee nnttooss--DDii ssee ññooss, podemos dar de alta nuevos documentos, modificar los existentes o biencrearnos copias de los modelos por defecto a fin de modificarlos posteriormente.

Una vez asignado un código y una descripción, debemos indicar el tipo: etiqueta, efecto, factura, etc.Posteriormente pasaremos a la carpeta de diseño donde indicaremos los márgenes, tamaño de la hoja, o de la etiqueta.Ahora mediante el botón diseñar, pasaremos al diseño como tal.

En la zona de la izquierda muestra una relación de botones, haciendo doble clic, muestra los campos disponibles encada uno de ello.

En la zona de la derecha disponemos del cuerpo del diseño.

Para realizar el diseño, elegimos en la izquierda el campo que deseamos incorporar al diseño y manteniendo el botónderecho del ratón apretado nos desplazamos al cuerpo del diseño soltando el botón derecho.

Si la ubicación del campo no es la adecuada marcaremos el campo con un clic y lo desplazaremos a la nueva posición.

Para nuestra comodidad disponemos de una barra de utilidades con botones que nos permitirán:

♦ Cancelar una acción

♦ Borrar un campo

♦ Alinear campo

♦ Cambiar el tipo y tamaño de la letra

♦ Elegir la divisa del documento

♦ Añadir imágenes


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♦ Saber la posición exacta dentro de la cuadrícula,

Una vez creados los diseños en Empresa-Parámetros debemos indicar cual es nuestro diseño por defecto.

PROCESOS

Existen una serie de procesos que realizamos con una cierta frecuencia, pero que no son necesarios dentro de nuestrafacturación diaria.

Dichos procesos son:

♦ Servir pedidos: Nos permite pasar una selección de pedidos de ventas a albaranes o facturas.

♦ Facturar Albaranes: Mediante esta opción pasamos un conjunto de albaranes de compras o ventas a facturas.

♦ Actualizar facturas: Realizamos este proceso para pasar las facturas al histórico. También actualiza estadísticas(de clientes, proveedores, artículos y agentes) y realiza los asientos contables en contabilidad.

♦ Generar pedidos de compras y órdenes: Nos realiza pedidos de compras u órdenes de producción, teniendoen cuenta los artículos o los pedidos de nuestros clientes.

♦ Liquidación de agentes: Realizará la liquidación de los agentes especificados en la fecha indicada. Lascomisiones pendientes hasta ese momento, quedarán como liquidadas.

♦ Borrar: nos permite realizar el borrado de movimientos, pedidos, ofertas, órdenes, series e intercambios yacciones.

♦ Otros procesos

♦ Desinstalación

Servir Pedidos

Es un proceso disponible solamente para las ventas. Nos permite seleccionar los datos por: fechas de documento o deentrega, por series de pedidos, solo con artículos en stock, etc.

Disponemos de la opción de agrupar en un mismo albarán o factura distintos pedidos de un cliente.

Facturar Albaranes

Ya hemos visto que podemos seleccionarun albarán y pasarlo a factura. Este procesonos permitiría seleccionar varios albaranes a lavez.

Es un proceso disponible tanto para lascompras como para las ventas.

Podemos agrupar varios albaranes de unmismos cliente/proveedor en la misma facturay agrupar las unidades correspondientes a unmismo artículo.

Existen unas excepciones en las cuales noagrupa albaranes del mismocliente/proveedor:

♦ Formas de pago distintas

♦ Régimen de I.V.A. diferente

♦ Divisa distinta


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Actualizar facturas

Este proceso es el que nos permite pasar los datos a contabilidad.Hemos de tener en cuenta que cuando realicemos este proceso tanto la tesorería como la contabilidad deben estar

cerradas, y que nadie tiene que estar trabajando con la facturación.La actualización de facturas nos realiza el paso de las mismas al histórico, donde tenemos posibilidad de verlas e

imprimirlas, pero no de modificarlas.Si una factura del histórico fuese errónea debería hacer factura de abono con las unidades en negativo y los mismos

precios. Posteriormente factura nueva con los datos correctos, podemos seleccionar que facturas pasamos al histórico porfecha de facturas, serie y número o cliente/proveedor.

Generación automática de pedidos y órdenes

Este proceso nos puede generar de manera automática

♦ Pedidos a proveedores: para esto cada artículo debe tener un proveedor.

♦ Ordenes de producción: en caso de que el artículo esté formado por escandallos.

Cualquiera de los dos procesos se puede realizar en base a:

♦ Los pedidos realizados por nuestros clientes

♦ Artículos con stock negativo o bajo mínimos

Dentro de un mismo proceso se pueden generar a la vez tanto pedidos a proveedores como órdenes de producción.

Otras opciones que podemos seleccionar dentro de esta ventana son:

♦ Proveedor que suministra los artículos

♦ Familias a la cual pertenecen los artículos

♦ Códigos de los Artículos

Para poder controlar este proceso, será preciso que en la ficha del artículo esté marcada la opción de controlar el stock.

Siempre existe la posibilidad de emitir un IInnffoorrmmee --AArrttííccuull ooss --IInnffoorrmmee ppaarraa ccoomm pprraass que nos muestre información sobreel stock real, previsto, mínimo, etc., datos en función de los cuales realizamos pedidos a proveedores desde elmantenimiento de pedidos.

Liquidación de agentes

Para poder realizar la liquidación de las comisiones de los agentes, previamente hemos de haber realizado el proceso deactualización de facturas, ya que sólo incluye en la liquidación las comisiones de las facturas del histórico.

La liquidación se efectuará con la fecha indicada en el proceso.En EEmmpprree ssaa--PPaarráámmee ttrrooss--OO ttrrooss, indicaremos si las comisiones incluyen todas las facturas o solamente las pagadas.

Borrado

Bajo este epígrafe incluimos una serie de procesos de borrado de datos que son innecesarios.

♦ Movimientos: de un determinado artículo o de un documento

♦ Ofertas, Pedidos o histórico de facturas

♦ Órdenes de producción

♦ Series y lotes

♦ Intercambios de almacén

♦ Acciones técnicas o comerciales

En cualquier caso pueden borrarse de manera puntual los datos antes citados, bastará con seleccionar el pedido o laacción técnica y marcar el icono de la papelera.

Otros procesos

En esta opción encontramos agrupados unos procesos que utilizaremos de manera ocasional:

♦ Regeneración de Stock y Consolidación de Stock

♦ Cierre/apertura de facturación

♦ Modificación de tarifas…

Modificación de tarifas

Para modificar las tarifas podemos ir directamente al artículo y cambiar de manera puntual el precio de un artículo.


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En otros casos el cambio de tarifa afectará a una familia o a todos los artículos, de tal manera que el cambio lorealizaremos de manera automática.

Cambio de componentes

Si trabajamos con escandallos será posible que necesitemos utilizar esta opción.Habrá casos en los cuales tengamos que cambiar alguna materia prima. Podremos realizar el proceso de cambio de

componentes, que nos permite indicar los componentes que van a ser sustituidos y si varía el número de unidades.El cambio no afectará a los movimientos de almacén ya realizados.

Cierre

Existen una serie de procesos que se realizan al finalizar el año. Dicho proceso nos permitirá seguir trabajando con laempresa y con datos del año que acaba de finalizar y a la vez empezar a introducir datos en el nuevo año.

A continuación explicaremos los procesos a realizar y como afectan a la facturación.

Para ello desde PPrrooccee ssooss--MMooddii ffii ccaaccii óónn ddeettaarrii ffaass indicaremos los artículos a los cuales va aafectar el cambio, que tarifa queremos modificary el tipo de cambio que queremos realizar.

Dicho cambio no afectará a los precios queya tuviéramos introducidos, solamente se haráefectivo en los artículos usados desde esemomento.

Es posible que en algunos casos queramosque una determinada tarifa tenga una fórmulaespecial de cálculo.

En ese caso una vez situados enMMaannttee nnii mmiiee nnttoo--AArrttííccuull ooss, seleccionamos elprecio del artículo que deseamos cambiar,pulsamos la tecla F5 y establecemos unafórmula concreta para ese artículo.

En la siguiente modificación de tarifas,aplicará a la tarifa marcada el nuevo precio, enfunción de la fórmula grabada.


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Apertura del nuevo ejercicio de facturación

Una vez situados en el módulo de facturación, seleccionamos PPrrooccee ssooss--OO ttrrooss pprrooccee ssooss--CCii ee rrrree ddee ffaaccttuurraaccii óónn, dondemarcaremos la opción de preparar una nueva empresa.

Otras opciones que podemos marcar de manera optativa son las de conservar:

♦ Ofertas no aceptadas

♦ Pedidos pendientes de servir o recibir

♦ Albaranes de compras y ventas

♦ Facturas de compras y ventas

♦

Este proceso actualiza todas las estadísticas de tal manera que en la empresa del nuevo año dichos valores están acero.

En la antigua empresa quedarán los datos como estaban a la espera de terminar con las últimas gestiones comercialesdel año anterior.

En la empresa del nueva tendremos los datos de clientes, proveedores, agentes, artículos, etc.

Este proceso nos crea automáticamente los movimientos de almacén correspondientes al stock que tuviese en esemomento cada artículo. Dichos movimientos aparecerán con la fecha que le indiquemos en el proceso y con el tipo A, portratarse de una apertura de ejercicio

A diferencia de la contabilidad, en facturación no es necesario realizar ningún proceso especial antes del cierre de laempresa del año anterior, aunque lo normal es dejar las facturas de compras y ventas actualizadas.

Cuando consideremos cerrada la facturación, volveremos a realizar el proceso de PPrrooccee ssooss--OO ttrrooss pprrooccee ssooss--CCiiee rrrree ddeeffaaccttuurraaccii óónn ,, pero esta vez marcaremos la opción de actualizar movimiento de apertura.

El movimiento de apertura de la empresa del año actual se verá sustituido por los nuevos datos procedentes de laempresa del año anterior.

Cierre en la empresa actual

Este proceso es necesario cuando se tiene necesidad de registrar facturas en el nuevo ejercicio manteniendo los datosdel ejercicio anterior. Esto posibilitará, además de la consulta, la introducción de facturas o movimientos de almacén en elejercicio anterior sin que éstos se mezclen con los del nuevo periodo.

Al ejecutar este proceso creará una empresa donde se guardarán todos los datos de la empresa.

La empresa actual queda preparada para la introducción de datos del nuevo periodo.

Ahora que ya conoces nuestras aplicaciones puede formar partede nuestra Bolsa de Trababajo.

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