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Una Poderosa Herramienta Gráfica para el Análisis e
Interpretación de los Procesos
ICAP
Proceso Es un conjunto de actividades que interactúan
sinérgicamente para obtener un resultado. Características:
Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado.
Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa. Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes. Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas. Debe ser medibles.
ICAP
Definición Diagrama
Son la representación gráfica de los procesos en un sistema.
Necesidades
Insumos
Información Entrada
PROCESO
Salida
Producto
Servicio
Información
ICAP
Carateristicas Diagramas de Flujo
Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.
Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.
Muestran el enfoque más amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.
Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado producto
Tienen gran cantidad de usos.
ICAP
¿Para qué se usan? Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y
cómo pueden mejorarse. Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso. Facilita el conocimiento general del proceso. Sirve para identificar los responsables del proceso. Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos. Facilita la identificación de áreas a mejorar. Facilita la generación de hipótesis sobre las causas
de los problemas del proceso.
ICAP
Diagramas de Flujo de Proceso
Son vitales para el desarrollo de manuales. Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos. En el diseño de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lógico. Se pueden emplear para el diagnóstico y el
rediseño.
ICAP
Tipos de diagramas de flujo
Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente.
Flujograma de segundo nivel o detallado. Flujograma de ejecución o matriz.
ICAP
Flujograma de primer nivel Muestra los pasos principales de un proceso y
puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes.
Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.
La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.
ICAP
Flujograma de primer nivel
PRESENTACIÓN DE
SOLICITUD
VERIFICACIÓN DE DATOS Y
ELABORACIÓN DE BOLETA
EMISIÓN DE
CERTIFICADO
ENTREGA DELCERTIFICADOAL CLIENTE
ICAP
Flujograma de segundo nivel Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.
Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.
ICAP
FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL
CLIENTE ENVENTANILLA
ENVIO DEFAX
PRESENTACIONDE SOLICITUD
VERIFICACIONDE DATOS
PREPARACIONDE BOLETA
CORRECCIONDE DATOS
ELABORACIONDE TARJETA
ALIMENTACIONDEL SISTEMA
VERIFICACIONEN PANTALA
EMISION DECERTIFICADO
FIRMA Y AUTENTICACION
FIRMA Y AUTENTICACION
EMISION DE TITULO DE PROPIEDAD
ENTREGA AL INTERESADO
CORRECTO
SI
NO
ICAP
Flujogramas de ejecución o matriz
Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos.
Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.
Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.
ICAP
Simbología: Flujo de Procesos
(Según la Normas Iso 10013:2000)
Proceso - Procedimiento- Actividad
Revisión de transacción, documento o tarea
Decisión
Transporte
Demora
Simbología
Simbología
Almacenamiento transacción o documento
Atención al Público
Base de Datos
Documento
Diskette
ICAP
Partes importantes
Cod:
Cod: 1 de 2 Fecha: Mayo 2000
Código Descripción de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
CA - 01Elaboración del Plan para la detección de necesidades de capacitación en cada nivel de gestión.
Utilizando indicadores y mecanismos definidos en la Evaluación del Desempeño.
CA - 02Aprobación de Plan para la detección de necesidades de capacitación.
Con los Plazos correspondientes.
CA - 03Comunicación de Plan para la detección de necesidades de capacitación a cada nivel de gestión.
Mediante el mecanismo que la Unidad de Información defina como más efectivo.
CA - 04Detectar las necesidades de capacitación del personal en todos los niveles de gestión.
CA - 05Emitir un informe de necesidades priorizadas con la debida justificación para cada una de ellas.
Dentro del plazo definido en el Plan para la detección de necesidades.
CA - 06Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y justificadas.
La priorización debe tener como base los objetivos de la DNYDI.
CA - 07Comunicación del consolidado de necesidades a la Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora Continua.(GEMC)
CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.
CA - 09Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y comunicación del mismo a nivel central.
Contenido: tipos de capacit., responsables y propuestas para el seguim. y la evaluac.
CA - 10Elaboración de consolidado del Plan Semestral de Capacitación.
CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación.
CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación.A todos los niveles de gestión, por medio del mecanismo más efectivo posible.
CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.Involucra todos los niveles de gestión.
CA - 14Seguimiento y evaluación de la efectividad de la capacitación.
CA - 15Elaboración de un informe de los resultados obtenidos en el seguimiento y la evaluación de la capacitación.
Remitirlo a la Unidad de Información.
CA - 16Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en el paso anterior.
Est: Establecimiento.
GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.
Elaborado por:
AR: Administración Regional.
DRH - CA
NIVEL 3DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO DNYDI -DRH
UI: Unidad de Información.
Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.
Tiemp Aprox.
TOTAL:
RESPONSABLES
UG: Unidad de Gestión.
UT: Unidad Técnica Especializada.
AC: Administración Nivel Central.
URN: Unidad Regional de Nutrición.
ULN: Unidad Local de Nutrición. 1 de 2Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil.
NO
SÍ
NO
SÍ
CA- 09
CA- 01
PLANEACIÓNP R O C E S O :
Es tablec imiento de Tec hosPres upues tar ios genera les
y regionaliz ados .
Ne ce s id ad e s
N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o cal
AElaborac ión del Plan
Es tra tég ic o y def inic ión deIndic adores .
N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien to
USUA RIOS
N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien to
Elaborac ión de l Plan yPrograma de
A dquis ic iones A nual.
N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien to
A
Elaborac ión de l ProgramaOpertiv o A nual ( POA ).
N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien to
Definic ión c lara y específica de las Metasy Objetivos a alcanzar en todos y cada unod e lo s n ive le s d e g e s t ió n d e l P NYD I c o nuna adecuada distribuc ión y program aciónen e l uso de los recursos.
USUA RIOS
N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien to
Nivel de detalleNivel de detalle
TítuloTítulo
Descripción del ProcesoDescripción del Proceso
ICAP
Etapas de desarrollo Defina el proceso a levantar. Haga una lista en orden cronológico de
diferentes actividades y sus responsables. Sintetice las actividades en forma clara y
concisa. Incluya las observaciones. Aplique la simbología definida Utilice el formato preestablecido.
ICAP
Simbología Utilizada
A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos
comunes para cada una de ellas.
Actividad descrita: Operación, actividad o tarea Símbolo empleado:
Términos comunes: Abrir expediente
Actualizar archivo, formulario Anexar Anotar Aprobar Asignar Brindar Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc. Clasificar Cobrar Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento) Consultar Depositar Desglosar Designar Distribuir Divulgar
ICAP
Actividad descrita: Revisión Símbolo empleado:
Términos comunes:
Analizar Chequear Corroborar Evaluar Revisar Verificar
Actividad descrita: Transporte Símbolo empleado:
Términos comunes:
Enviar Llevar Remitir Transportar Trasladar
ICAP
Actividad descrita: Decisión Símbolo empleado:
Términos comunes:
¿El documento cumple con los requisitos? ¿El documento a sido aprobado?
Actividad descrita: Almacenamiento Símbolo empleado:
Términos comunes:
Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)
ICAP
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al público Símbolo empleado:
Términos comunes:
Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente)
Actividad descrita: Generación de documento (escrito) Símbolo empleado:
Términos comunes:
Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar
ICAP
Actividad descrita: Demora Símbolo empleado: Términos comunes:
Esperar (notificación, documento, reporte, etc.) Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada) Símbolo empleado:
Términos comunes:
Introducir (datos, información) en base de datos Actualizar base de datos
ICAP
Actividad descrita: Información en sistema de información Símbolo empleado:
Términos comunes:
Introducir (datos, información) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema
Conectores
FIN
A
Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.
A
Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última actividad diagramada.
