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UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
Escola de Comunicações e Artes
Departamento de Biblioteconomia e Documentação
ANA LUISA DUBRA LESSA
Organização da informação: estudo do catálogo eletrônico do Arquivo
Mário de Andrade do Instituto de Estudos Brasileiros (IEB-USP)
São Paulo
2013
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
Escola de Comunicações e Artes
Departamento de Biblioteconomia e Documentação
ANA LUISA DUBRA LESSA
Organização da informação: estudo do catálogo eletrônico do Arquivo
Mário de Andrade do Instituto de Estudos Brasileiros (IEB-USP)
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado para o Departamento de
Biblioteconomia e Documentação da
Escola de Comunicações e Artes da
Universidade de São Paulo, como
requisito para obtenção do título de
Bacharel em Biblioteconomia.
Orientadora: Profª Drª. Nair Yumiko
Kobashi
São Paulo
2013
Autorizo a reprodução e divulgação total ou parcial deste trabalho, por qualquer meio convencional ou eletrônico, para fins de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte.
Catalogação na Publicação
Serviço de Biblioteca e Documentação
Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo Dados fornecidos pelo(a) autor(a)
Lessa, Ana Luisa Dubra
Organização da informação: estudo do catálogo eletrônico do
Arquivo Mário de Andrade do Instituto de Estudos
Brasileiros (IEB-USP) / Ana Luisa Dubra Lessa. -- São
Paulo: A. Lessa, 2013.
75 p.: il.
Trabalho de Conclusão de Curso - Departamento de
Biblioteconomia e Documentação/Escola de Comunicações e Artes
/ Universidade de São Paulo.
Orientadora: Nair Yumiko Kobashi
Bibliografia
1. Mário de Andrade 2. Arquivística 3. Arquivos Pessoais
4. Análise Documentária 5. Instrumentos de Pesquisa I.
Kobashi, Nair Yumiko II. Título.
CDD 21.ed. - 020
Ao meu amor Rodolfo, por mais uma
jornada cumprida.
AGRADECIMENTOS
Ao CBD/ECA/USP por proporcionar a realização da graduação em
Biblioteconomia.
Aos colegas que conheci no curso e que pude descobrir e compartilhar o mundo
da Biblioteconomia. Espero encontrá-los ao longo da trajetória profissional.
À minha orientadora Profa. Dra. Nair Yumiko Kobashi, pelo incentivo e
orientação nos momentos de incerteza e hesitação.
Ao Prof. Dr. Marivalde Moacir Francelin, pelo desafio de aperfeiçoar o trabalho
quando este ainda estava em fase embrionária.
À Profa. Dra. Vânia Mara Alves Lima, por sempre ajudar e estimular a conhecer
mais a fundo os estudos biblioteconômicos.
À Profa. Dra. Cibele Araujo Camargo Marques dos Santos, pelas palavras
esclarecedoras a respeito do trabalho.
À Supervisora Técnica de Serviço do Arquivo do IEB, Elisabete Marin Ribas,
pelo auxílio e presteza em elucidar as dúvidas que foram surgindo ao longo da pesquisa.
À equipe do Instituto Cervantes e do SciELO (Scientific Electronic Library
Online), pela realização dos meus estágios e pelo alargamento do conhecimento.
À Lígia Procópio Souto Dubra e Pedro Ivo Dubra, pelo apoio em continuar os
estudos.
Aos meus queridos avós Lourdes e Adhemar, pelo afeto de sempre.
À Dona Rosana, Seu Antonio, Eduardo e Victor, família que conquistei e sempre
está ao meu lado.
Ao Rodolfo querido, companheiro de graduação e de vida. Agradeço por
completarmos juntos mais uma etapa de nossas trajetórias acadêmicas, pois teria sido
mais árdua a caminhada sem o seu auxílio.
RESUMO
Estudo da organização informacional do Arquivo Mário de Andrade do Instituto de
Estudos Brasileiros da Universidade de São Paulo (IEB-USP). Com base nos estudos da
Arquivística e da Análise Documentária, foi feita a análise do catálogo eletrônico a fim
de verificar a qualidade da recuperação dos documentos. A partir dos resultados obtidos,
são apontadas as qualidades do catálogo, assim como sugestões para aprimorar as
funções de recuperação informação do referido instrumento de pesquisa.
Palavras-chave: Mário de Andrade; Arquivística, Arquivos Pessoais; Análise
Documentária; Instrumentos de Pesquisa.
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO...................................................................................................07
2. ARQUIVÍSTICA E ARQUIVOS: OBJETO E CONCEITUAÇÃO...................11
2.1. Breve histórico sobre a arquivística no Brasil..............................................18
2.2. Arquivos: públicos e privados......................................................................20
3. ARQUIVOS PESSOAIS.....................................................................................23
3.1. Memória e História em arquivos pessoais....................................................27
3.2. Arquivos pessoais em universidades brasileiras...........................................29
4. ANÁLISE DOCUMENTÁRIA E O PROCESSO DE RECUPERAÇÃO DA
INFORMAÇÃO..................................................................................................32
4.1. O que são instrumentos de pesquisa em arquivos........................................38
4.2. Análise documentária, construção de instrumentos de pesquisa e
recuperação informacional da arquivística....................................................43
5. ARQUIVO MÁRIO DE ANDRADE: UM ESTUDO DE CASO......................46
5.1. Instituto de Estudos Brasileiros: responsável pela guarda do Arquivo Mário
de Andrade.....................................................................................................47
5.2. Arquivo Mário de Andrade: fonte para pesquisas acadêmicas.....................52
5.3. Análise dos instrumentos de pesquisa: catálogo eletrônico do Arquivo
Mário de Andrade..........................................................................................56
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS..............................................................................69
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................71
7
1. INTRODUÇÃO
O presente estudo teve como finalidade analisar a organização informacional do
Arquivo Mário de Andrade do Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São
Paulo (IEB-USP). Com base na Arquivística e na Análise Documentária, o trabalho
examinou, de forma específica, o catálogo eletrônico do referido arquivo, que se
configura como um instrumento de pesquisa, desenvolvido pelo IEB e disponível no
endereço http://www.ieb.usp.br/catalogo_eletronico/.
O intuito desta análise foi verificar se esse instrumento de pesquisa (o catálogo)
possibilita a recuperação eficaz do conteúdo dos documentos. O catálogo eletrônico é o
primeiro contato do usuário com a documentação em um arquivo, já que o acesso ao
acervo não é livre como em bibliotecas. Por essa razão, torna-se essencial que o
catálogo receba um tratamento documental adequado que elimine a dispersão e a
ambiguidade informacional. Pretendeu-se, neste estudo, apontar as qualidades e/ou
insuficiências desse instrumento para propor formas de aprimorá-lo.
Adquirida pela USP em 1967 e doada ao IEB em 1968, a documentação
marioandradiana, constituída de manuscritos, cartas, artigos de periódicos, fotografias,
possibilita compreender os processos de criação do escritor Mário de Andrade e as redes
de sociabilidade durante o modernismo. Os documentos conservados pelo escritor de
Macunaíma são de suma importância para o meio acadêmico pois permitem que os
estudiosos conheçam as anotações e os manuscritos que deram suporte ao
desenvolvimento das pesquisas e obras do autor paulista.
Bellotto (1991, p. 179) expõe a relevância dos arquivos pessoais de políticos,
escritores, cientistas, artistas,
[...] pessoas cuja maneira de pensar, agir, atuar e viver possa ter algum
interesse para as pesquisas nas respectivas áreas onde desenvolveram
suas atividades; ou ainda, que as informações inéditas contidas nos
seus documentos, se divulgadas na comunidade científica e na
sociedade civil, tragam fatos novos às ciências, à arte e à sociedade.
O estudo de documentos de arquivos pessoais tem se desenvolvido no Brasil,
pois refletem uma época, mostram os hábitos e os costumes de um pesquisador, trazem
elementos testemunhais de um determinado período histórico. De fato, através dos
papéis acumulados é possível perceber como Mário de Andrade desenvolvia suas
pesquisas nas áreas da literatura, das artes, da música e do folclore.
8
Seus documentos dão, portanto, base para entender o processo de pesquisa e
construção de suas obras. Constantemente, Mário de Andrade retomava seus
manuscritos para escrever ou reescrever um determinado trabalho. Em suas cartas,
discorria sobre as etapas da criação artística, justificava escolhas ou recusas na
elaboração de uma obra.
No caso do presente trabalho, pretendeu-se analisar o catálogo eletrônico para
verificar sua potencialidade para atender às demandas informacionais dos usuários do
Arquivo Mário de Andrade do IEB-USP.
Algumas questões norteiam esta análise, pois permitem refletir como os
pressupostos teóricos e metodológicos da Análise Documentária podem ser aplicados na
Arquivística:
O catálogo eletrônico atual como instrumento de pesquisa é suficiente
para representar o conteúdo dos documentos que descreve?
Como é estruturado esse instrumento de pesquisa?
O arquivo tem algum controle de vocabulário?
A recuperação da informação sofre de ambiguidade e dispersão?
Pretendeu-se, portanto, entender como a Análise Documentária pode contribuir
para que o catálogo eletrônico do Arquivo Mário de Andrade possa ser melhorado, para
que haja recuperação do conteúdo informacional da documentação de maneira plena e
satisfatória.
O processo de Análise Documentária decorre da leitura e seleção de termos que
possam representar o conteúdo informacional dos documentos tratados. Portanto, a
Arquivística tem se apropriado de alguns pressupostos metodológicos e teóricos da
Análise Documentária para aprimorar as formas de localizar, recuperar e disseminar a
informação presente nos arquivos.
A delimitação do tema de pesquisa e o levantamento bibliográfico sobre
Arquivística, Análise Documentária, Arquivos pessoais, Memória e Instrumentos de
pesquisa foram os primeiros passos seguidos neste trabalho. Para estabelecer os
princípios teóricos de cada área foram consultados livros, dissertações e teses nas bases
de dados das Bibliotecas da Universidade de São Paulo e da Universidade Estadual
Paulista “Júlio de Mesquita Filho”. Os artigos eletrônicos foram selecionados a partir da
9
Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação
(Brapci), da Biblioteca eletrônica Scientific Electronic Library Online (SciELO) e do
Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). Essa bibliografia
possibilitou dar sustentação teórica e metodológica à análise do catálogo eletrônico do
Arquivo Mário de Andrade.
Para dar conta do processo de pesquisa e exposição dos resultados, este trabalho
está organizado como segue:
O capítulo 1 – Introdução, expõe os objetivos da pesquisa, as justificativas e as
fontes bibliográficas para o estabelecimento dos princípios teóricos utilizados no
presente estudo.
No capítulo 2 – Arquivística e arquivos: objeto e conceituação, aborda-se o
objeto da Arquivística e seus principais conceitos, em especial da proveniência. O
capítulo também trata das semelhanças e diferenças entre bibliotecas e arquivos no que
se refere ao tratamento documental; traça um breve histórico sobre o estabelecimento da
Arquivística no Brasil, algumas leis relevantes e a criação de cursos de graduação e pós-
graduação; e por fim, expõe as definições de arquivo público e de arquivo privado.
O capítulo 3 – Arquivos pessoais, conceitua o que é um arquivo pessoal e mostra
sua importância para a pesquisa histórica a partir de década de 1970; há também, a
questão da construção e da preservação da memória coletiva em arquivos pessoais; em
outro item, aborda-se o acolhimento dos arquivos pessoais de personalidades das mais
diversas áreas do conhecimento nas principais universidades brasileiras.
O capítulo 4 – Análise documentária e o processo de recuperação, caracteriza o
que é o campo da Análise Documentária e seus métodos; conceitua os instrumentos de
pesquisa em arquivos; também expõe que os procedimentos teóricos e metodológicos da
Análise Documentária podem ser aplicados no contexto arquivístico.
No capítulo 5 – Arquivo Mário de Andrade: um estudo de caso, é dedicado aos
procedimentos de recuperação informacional aplicados ao Arquivo Mário de Andrade.
São expostas inicialmente informações sobre a instituição mantenedora do acervo
pessoal do escritor paulista, o Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São
Paulo; discorre-se, em seguida, sobre a importância da documentação pessoal de Mário
de Andrade como fonte para pesquisas acadêmicas; por fim, são apresentadas as
análises do catálogo eletrônico, observando-se suas qualidades e/ou insuficiências na
recuperação de informação e as indicações de melhorias do instrumento de pesquisa em
questão.
10
Nas considerações finais são discutidos os resultados obtidos ao longo do
trabalho e a ideia de que a Análise Documentária pode contribuir para o processo de
recuperação informacional em ambientes arquivísticos.
11
2. ARQUIVÍSTICA E ARQUIVOS: OBJETO E CONCEITUAÇÃO
Instituições como arquivos, bibliotecas e museus têm como objetivo a
conservação, a preservação e a divulgação do conteúdo dos materiais sob sua
responsabilidade. Durante esse percurso, cada instituição alcança seus objetivos de
maneiras diversas e por meio de procedimentos distintos.
Em Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação, Silva (2002, p.
28) expõe que a Biblioteconomia e a Arquivística são “duas áreas de estudo e de
trabalho complementares, com objetos específicos” e que até o século XIX houve a
preocupação tanto com as questões referentes à bibliografia e às bibliotecas quanto com
o patrimônio dos arquivos e sua organização.
Paes (2004, p. 16), na obra Arquivo: teoria e prática, discorre sobre a
proximidade entre bibliotecas, arquivos e museus:
Durante muito tempo as noções de arquivo, biblioteca e museu se
confundiram, não só pela finalidade e forma física dos documentos,
mas também porque estas instituições tinham o mesmo objetivo. Na
verdade, elas funcionavam como grandes depósitos de documentos, de
qualquer espécie, produzidos pelo homem. Entretanto, a evolução
histórica da humanidade, aliada a fatores culturais e tecnológicos
como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a pouco forçou a
delimitação dos campos de atuação de cada uma delas. Muito embora
as três tenham a função de guardar, seus objetivos são diferentes.
Bibliotecas e arquivos são instituições com preocupações em comum como a
preservação da memória, a conservação dos acervos, o acesso e a recuperação da
informação. Entretanto, há uma diferença primordial entre a Biblioteconomia e a
Arquivística no que se refere aos objetos tratados por cada área. Enquanto, a primeira
lida com objetos informacionais tratados como unidades colecionadas segundo critérios
de utilidade para os usuários do sistema de informação, a segunda tem como princípio
básico o conceito da proveniência ou respect des fonds, questão que será detalhada mais
à frente.
Em relação ao tratamento da informação, o arquivo avalia o conjunto
documental “para preservação no agregado de peças, não como peça única, e seleciona-
os mais em relação à função e à organização do que ao assunto” (SCHELLENBERG,
2002, p. 48). Geralmente, seus documentos são produzidos e/ou recebidos pela própria
instituição sendo conservados com objetivos funcionais. Já na biblioteca, os
documentos são adquiridos por compra ou doação, formam normalmente coleções
12
temáticas e são tratados isoladamente e não em conjunto. Outra distinção se refere à
questão da unicidade, pois enquanto um documento de biblioteca pode ser encontrado
em outras bibliotecas, exceto obras raras, o documento de arquivo geralmente é único
ou produzido em número limitado de cópias.
Sobre a organização do acervo, o arquivo se vale do conceito de proveniência
para o arranjo ou a classificação, evitando dessa forma a separação entre os
documentos. Isto é, a organização exige relação entre as unidades e os conjuntos
documentais. Na biblioteca, porém, a organização por assunto se adéqua a cada item do
acervo.
No que se refere à descrição, nos arquivos é empreendida sobre o conjunto,
descrevendo o fundo, a série e o dossiê. Nas bibliotecas, o tratamento incide sobre as
unidades, isto é, cada item é catalogado isoladamente.
Sobre o arranjo e a descrição, Bellotto (1991, p. 1) exemplifica como a
Arquivística trata essas questões:
A arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, não dispõe – e
nem pretende dispor – de códigos e tabelas universais preestabelecidas
de arranjo e descrição. Isto porque, ao contrário da biblioteconomia,
ela não trabalha com documentos múltiplos e nem com tipologias
uniformes, passíveis de se submeterem a uma normalização de
processamentos técnicos. No entanto, não se pode dizer que a
arquivística não tenha doutrina e metodologias próprias; muito menos
se pode taxá-la de isenta de princípios gerais que possibilitem o
entendimento entre seus profissionais e entre estes e os usuários dos
acervos a recolher, arranjar, descrever e divulgar.
O objeto da Arquivística é possibilitar acesso aos documentos e à informação, o
que muito aproxima essa disciplina da Biblioteconomia. O processo informacional
arquivístico passa pelo entendimento do contexto social e da atividade humana. Silva
(2002, p. 211) caracteriza, a Arquivística como
uma ciência da informação social que estuda o arquivo enquanto
sistema (semi-)fechado, não através de um dispositivo metodológico
fragmentário virado só para a componente funcional/serviço, isto é,
transferência e recuperação da informação, mas através de um
dispositivo coeso, retrospectivo e prospectivo, capaz de problematizar
em torno de leis formais ou princípios gerais, a atividade humana e
social implicada no processo informacional arquivístico.
Os conjuntos documentais e sua informação são objetos de estudo da
Arquivística e passa “por um processo de comunicação, até chegar ao receptor que toma
13
conhecimento dela, a usa e a consome. A informação registrada constitui-se em
documento” (BELLOTTO, 2002, p. 22). Isto é, a Arquivística analisa “mais
precisamente, os dados que possibilitam a informação” (BELLOTTO, 2002, p. 5). Para
a autora, esses dados podem ser caracterizados da seguinte forma: arquivo como
conjuntos documentais produzidos e/ou acumulados na esfera pública ou privada ao
longo de suas funções; o documento em si, isto é, cada documento deve ser
compreendido em sua individualidade para que possa integrar um conjunto orgânico;
arquivo como entidade já que a Arquivística se detém na instituição e sua administração
própria.
O principal objetivo da Arquivística é disponibilizar o acesso à informação
jurídica e/ou administrativa a quem interessar, independente se o solicitante é uma
instituição pública, uma empresa privada, um cidadão comum ou um historiador.
Para que a informação arquivística chegue aos usuários é preciso que haja um
processo de geração do registro documental. Segundo Duranti (1994, p. 51), o
arquivista responsável pela guarda dos registros documentais deve ter em mente dois
princípios essenciais para o tratamento da informação: “1) que os registros documentais
atestam ações e transações e, 2) que sua veracidade depende das circunstâncias de sua
criação e preservação”. Isto significa que os registros documentais são o resultado das
atividades de instituições públicas ou privadas ou de pessoas e objetivam provar algum
acontecimento. O documento em si traz informações administrativas, jurídicas ou
pessoais e deve ser relacionado com os registros de assuntos afins.
O fundamental no tratamento documental na Arquivística é que nenhum
documento pode ser tratado isoladamente; sempre deve haver uma análise
informacional dos demais registros documentais gerados, acumulados e guardados por
uma entidade ou pessoa física. Por essa razão, é necessário que a documentação seja
compreendida no seu contexto de produção, para que o trabalho de organização ocorra
de forma plena.
Cada arquivo no momento de tratamento documental segue seus próprios
princípios para organizar e classificar a produção gerada, acumulada e guardada sob sua
responsabilidade. Essa situação reflete a própria instituição, as funções desempenhadas
e os usuários atendidos, assegurando dessa forma a significação da documentação
dentro do contexto da entidade.
Pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinada pelo então Presidente
Fernando Collor de Mello, consideram-se arquivos como
14
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos. (BRASIL, 1991).
A lei citada também reconhece que é dever do Poder Público “a gestão
documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de
prova e informação” (BRASIL, 1991). Isto é, há o entendimento de que os arquivos são
conjuntos de documentos que devem ser protegidos pelo Estado para que possam ser
utilizados no momento de confirmação de um ato ou de uso de uma informação nas
mais diversas áreas. Os registros documentais servem aos órgãos administrativos tanto
do poder público quanto da iniciativa privada, entretanto, no decorrer do tempo se
configuram como fontes para os estudos historiográficos.
O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, organizado pelo Arquivo
Nacional (2005, p. 27), define arquivo de quatro formas diferentes:
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma
entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte.
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
3 Instalações onde funcionam arquivos.
4 Móvel destinado à guarda de documentos.
As definições de arquivo tanto da lei federal quanto do Arquivo Nacional
determinam que os arquivos se configuram como a reunião de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público ou privado ou pessoa física e que devem
ser preservados e conservados para uso nas esferas administrativa, jurídica, cultural e
científica. Juntamente a essas descrições, o Arquivo Nacional expõe que arquivo é a
instituição responsável por guardar, tratar, conservar e disponibilizar os registros
documentais.
Os arquivos podem desempenhar diversas funções nos âmbitos administrativo,
jurídico, histórico e de conservação de memória tanto de instituições quanto de pessoas
15
ou famílias. E para isso, os documentos seguem um ciclo vital que compreende três
idades distintas. A primeira idade se caracteriza como arquivo corrente, pois são
aqueles documentos que desempenham as funções para as quais foram desenvolvidos e
estão em uso no dia a dia da organização.
A segunda idade é a do arquivo intermediário com documentos que já
cumpriram sua função primária. Podem ainda ser utilizados, mas com menor frequência
do que os documentos da primeira idade.
Nas duas primeiras idades, os documentos são consultados pelo titular ou
recebem autorização de uso aos interessados.
Na terceira idade, a do arquivo permanente, os documentos são considerados
históricos, informativos e probatórios e devem ser recolhidos para preservação
definitiva. Esses documentos perderam seu valor administrativo ou jurídico e passaram
a ter um caráter sociocultural e científico. Bellotto (1991, p. 6) enfatiza a importância
desses registros informacionais: “os arquivos permanentes que são a matéria-prima da
história. Ali estão documentados direitos e deveres do Estado para com o cidadão e do
cidadão para com o Estado: provas e testemunhos que ficarão armazenados”.
Para que cada documento possa passar pelo ciclo vital das três idades, o
arquivista deve estar atento e ciente da importância de seu trabalho de classificação, de
análise documentária e de elaboração de resumos e índices para gerar instrumentos de
pesquisa. O profissional da informação arquivística deve ter cuidado e consciência de
que deve saber gerir adequadamente o fluxo documental da instituição. Para evitar a
perda de dados, os instrumentos de pesquisa devem ser elaborados de forma a auxiliar a
descrição dos fundos de um arquivo.
O tratamento arquivístico de arquivos permanentes se torna mais adequado
quando se organizam os documentos de uma determinada instituição ou pessoa em
fundos. Bellotto (1991, p. 79) descreve a necessidade de se preservar os documentos
afins em um fundo:
Admite-se como fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou
acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou
família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si
relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho
legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro
conjunto gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer
razões, lhe seja afim.
16
O princípio de proveniência ou respect des fonds é um conceito fundamental da
Arquivística quando o assunto é o tratamento de arquivos permanentes. De acordo com
o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p. 61), da Associação dos Arquivistas
Brasileiros, o princípio de proveniência é caracterizado como “Princípio segundo o qual
os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua
individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”. Ou seja, o conjunto de
documentos de uma instituição pública ou privada ou de uma pessoa deve ser
preservado integralmente, sem que haja agrupamento com outros fundos.
Os documentos criados devido às funções administrativas de uma entidade ou de
um indivíduo devem permanecer como conjunto, pois desagregados não conseguem
alcançar significação no arquivo. Os fundos de um arquivo podem ser subdivididos em
séries e subséries, estas também devem obedecer à mesma orientação para determinação
dos fundos. O tratamento técnico dos documentos de um arquivo é feito de acordo com
as séries, sendo portanto analisados em seu conjunto, formando séries documentais
dentro de cada fundo.
A determinação de cada fundo é uma tarefa árdua e de grande complexidade
pois depende de avaliação criteriosa e de conhecimento minucioso sobre o arquivo
acumulado por instituição ou indíviduo. Deve-se estabelecer a origem de cada
documento, a finalidade e a função de sua criação e a entidade criadora. Todo
tratamento arquivístico de descrição, de classificação, de análise e de elaboração de
instrumentos de pesquisa requer dos arquivistas cuidado e atenção para promover a
preservação e a divulgação da documentação. Bellotto (1991, p. 1) descreve um fundo
de arquivo da seguinte maneira:
[...] é um universo arqueológico a identificar, balizar, ordenar,
descrever e analisar de modo a possibilitar a preservação de sua
organicidade, de sua integridade física e a disseminação de
informações extraídas de seus elementos, colocando-as em condições
de apreensão e uso plenos.
A teoria de fundos teve início na França a partir dos desdobramentos da
Revolução Francesa, ocorrida em 1789. Com a queda do Antigo Regime, os líderes do
novo governo se voltaram para a organização arquivística e questionaram o destino da
documentação acumulada antes e depois do movimento revolucionário. Então, a
Assembleia Nacional fundou um arquivo em que deveriam ser preservados os
documentos do novo regime. No ano seguinte, esse arquivo passou a se chamar
17
Archives Nationales de Paris. Em 1794, foi criado a Administração Nacional dos
Arquivos Públicos em todo o território francês cujo objetivo era a preservação dos
registros documentais anteriores à Revolução e os do novo Estado instituído.
Em 24 de abril de 1841, o conde Duchatel, Ministro do Interior da França,
publicou a circular Instructions pour la mise em ordre et le classement des archives
départamentales et communales que determinava que os documentos acumulados por
organizações ou pessoas e famílias deveriam ser arranjados por fundos.
Schellenberg (2002, p. 39-40), um dos mais importantes estudiosos da
Arquivística norte-americana, discorre na obra Arquivos modernos sobre a preservação
dos documentos em sua totalidade:
O arquivista moderno, é lógico, interessa-se pela qualidade dos
documentos que recebe de um órgão do governo. Aspira a ter a
“integridade dos documentos” preservados. Por isso, entende-se que
os documentos de um determinado órgão: a) devem ser conservados
num todo como documentos desse órgão; b) devem ser guardados,
tanto quanto possível, sob o arranjo que lhes foi dado pelo órgão no
curso de suas atividades oficiais; e c) devem ser guardados na sua
totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição não autorizada
de uma parte deles. O valor de prova do material do arquivo para o
arquivista moderno baseia-se na maneira pela qual foram os
documentos mantidos na repartição do governo, de como passaram à
custódia do arquivo e não no sistema pelo qual eram controlados, de
per si, na repartição.
O tratamento de conjuntos documentais de arquivos permanentes, que detêm
itens importantes para a pesquisa e os estudos das mais diversas áreas do conhecimento,
deve promover o acesso da informação por parte dos usuários interessados. A descrição
deve focalizar a entidade que produziu os documentos em relação à sua origem e
funções, estrutura, classes de gênero, tipos documentais, formas de arquivamento,
formato e quantidade. Também deve voltar suas atividades para o público já que precisa
disponibilizar o maior número de elementos informativos de cada conjunto documental,
evitando dessa forma a dispersão de dados e a ambiguidade no momento da busca
empreendida por um usuário.
18
2.1. Breve histórico sobre a Arquivística no Brasil1
A história da Arquivística e dos arquivos no Brasil desenvolveu-se com o
estabelecimento de vínculos com a produção europeia e norte-americana. Os estudiosos
da área buscaram, entre os anos de 1950 e 1970, as ideias vindas principalmente da
tradição francesa e norte-americana. Nas décadas seguintes, a Arquivística brasileira se
voltou também para os estudos de outros países como o Canadá e a Espanha.
A criação do Sistema de Arquivos da Fundação Getúlio Vargas (FGV), na
década de 1950, marca o pioneirismo na implantação de estudos na área arquivística no
Brasil. Com o apoio da UNESCO, a Fundação Getúlio Vargas desenvolveu um
programa nacional de bibliografia e juntamente com o Conselho Nacional de Pesquisas
(CNPq) criou o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação (IBBD). No mesmo
período, a FGV começou a organizar projetos de organização de seu arquivo. Nesse
momento ainda não havia estudos sobre a classificação dos documentos, sendo os
métodos alfabético e geográfico os mais utilizados. Em 1961, a FGV finalmente
implantou o Sistema de Arquivos e se tornou referência para outras instituições tanto de
caráter público quanto privado.
No final dos anos 1950 e meados dos 1960, o Arquivo Nacional, sob a direção
do historiador José Honório Rodrigues, trouxe ao Brasil alguns especialistas
estrangeiros na área arquivística a fim de auxiliar na formação de profissionais. Em
1960, o vice-diretor do Arquivo Nacional dos Estados Unidos, Theodore Schellenberg
veio ao Brasil realizar algumas conferências e analisar a situação da Arquivística no
país. Algumas de suas obras ainda hoje dão respaldo aos estudos arquivísticos: Manual
de arquivos, Documentos públicos e privados: arranjo e descrição e Arquivos modernos:
princípios e técnicas.
Em 1971, houve a criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB),
responsável por auxiliar na institucionalização da arquivística no país e na formação de
profissionais. No ano seguinte, seus membros iniciaram a organização do 1° Congresso
Brasileiro de Arquivologia, a regulamentação da profissão, a implantação de cursos de
nível superior e a criação do periódico Arquivo & Administração, cuja publicação foi
regular até 1986, sendo seu último número editado em 1999.
1 Esta parte do trabalho se baseou na obra de FONSECA, M.O.K. Arquivologia e ciência da
informação. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005 e no site do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq):
www.conarq.arquivonacional.gov.br.
19
O Conselho Federal de Educação, em 1972, aprovou a criação de cursos de nível
superior na área de arquivística. Esse fato desencadeou debates entre os membros da
Associação dos Arquivistas Brasileiros para determinar o currículo mínimo dos cursos.
Em 1974, o curso passou a ser ministrado no Arquivo Nacional com o suporte da
Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), com currículo mínimo determinado.
Na década de 1970, houve a criação de uma série de cursos de Arquivologia pelo
país como na Universidade Federal de Santa Maria (1977) e na Universidade Federal
Fluminense (1978). Em 1977, o curso do Arquivo Nacional foi absorvido pela
Federação das Escolas Isoladas do Rio de Janeiro, atual Universidade Federal do Rio de
Janeiro (UFRJ).
Em 1978, houve a promulgação da Lei n° 6.546 de 4 de julho de 1978 que
regulamentou as profissões de arquivista e de técnico de arquivo. Infelizmente, esta
última nunca foi implementada pela ausência de cursos profissionalizantes.
Após o reconhecimento como profissão com formação própria, o Conselho
Nacional de Desenvolvimento Tecnológico e Científico (CNPq), incluiu, em 1981, a
arquivologia como subárea da Ciência da Informação, o que demonstra seu
reconhecimento como área do conhecimento constituída como disciplina.
Outro destaque da área arquivística foi a criação e divulgação, a partir de 1986,
da revista Acervo, periódico institucional do Arquivo Nacional. Com publicação
semestral, a revista objetiva promover a pesquisa e a produção científica nas áreas de
ciências humanas e sociais pelo viés arquivístico.
Por iniciativa do Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São Paulo
(IEB-USP) foi criado, em 1987, o Curso de Especialização em Organização de
Arquivos em nível de pós-graduação.
Na década de 1980, no contexto da redemocratização do país, houve algumas
discussões acerca de um projeto de lei para os arquivos brasileiros. Em 8 de janeiro de
1991, finalmente, a Lei n° 8.159 foi promulgada pelo Presidente da República Fernando
Collor de Mello. A Lei de Arquivos estabelecia uma política nacional de arquivos
públicos e privados. No art. 26 da lei, fixou-se a criação do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ), ligado ao Arquivo Nacional, e responsável por definir as
políticas nacionais de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR).
Nos anos de 1990, os estudos arquivísticos se consolidam com a criação de
cursos nas universidades do país: Universidade de Brasília (1990), Universidade
20
Estadual de Londrina (1997), Universidade Federal da Bahia (1997), Universidade
Federal do Espírito Santo (1998) e Universidade Federal do Rio Grande do Sul (1999).
Na década seguinte, outros cursos foram criados: Universidade Estadual de São
Paulo/Marília, (2002), Universidade Estadual da Paraíba (2006), Universidade Federal
da Paraíba (2007), Universidade Federal do Amazonas (2008), Universidade Federal do
Rio Grande (2008), Universidade Federal de Minas Gerais (2008) e Universidade
Federal de Santa Catarina (2009).
Algumas instituições também oferecem cursos de pós-graduação tanto nos níveis
lato sensu (especializações) e stricto sensu (mestrados e doutorados) como nos
Programas de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade de Brasília, da
Universidade Federal de Minas Gerais, na Universidade Federal Fluminense e no
Instituto Brasileiro de Ciência e Tecnologia (IBICT).
2.2. Arquivos: públicos e privados
Arquivos públicos e privados são organizações que guardam os registros
derivados da atividade de uma instituição, de uma família ou de um indivíduo ao longo
de um período determinado.
No texto “Arquivos Pessoais e Arquivos Institucionais: para um Entendimento
Arquivístico Comum da Formação da Memória em um Mundo Pós-Moderno”, o
historiador e arquivista Terry Cook discorre que há duas similaridades entre o arquivo
público e privado. Em primeiro lugar, derivam de registros de uma atividade seja ela
organizacional ou individual. Reconhece que diferentemente de livros ou obras de arte,
os documentos tanto institucionais quanto pessoais surgem “dentro de um contexto,
como parte de alguma outra atividade ou necessidade, seja pessoal, seja institucional”
(COOK, 1998, p. 131).
A outra questão levantada pelo pesquisador é que os arquivistas se valem dos
mesmos procedimentos técnicos e metodológicos para tratar, descrever, armazenar,
conservar e disponibilizar a informação com fins de pesquisa. Entretanto, expõe que em
alguns países, como os Estados Unidos, há uma distinção incômoda entre os
profissionais que tratam os manuscritos históricos e os que tratam os documentos
públicos. Os arquivistas que manuseiam documentos pessoais se aproximariam mais
dos bibliotecários, documentalistas e historiadores. E os que lidam com os documentos
públicos seriam os profissionais encarregados do serviço público. Cook (1998, p. 132)
acredita que tais afirmações são falsas:
21
Essa disparidade de perspectivas, verdadeira ou não, é largamente
assumida como verdadeira pelos arquivistas do mundo inteiro, o que é
um problema, pois essas diferenças percebidas levaram, na melhor das
hipóteses, a uma divisão passiva e, na pior, a um acirrado debate entre
arquivistas das duas tradições.
Os arquivos públicos ou estatais são os responsáveis pela conservação e
tratamento de documentos gerados e acumulados nas esferas do executivo, legislativo e
judiciário em âmbito municipal, estadual e federal. Os arquivos públicos são de uso
comum, diferentemente do privado, com possibilidade de acesso e com caráter de
evidência e comprovação dos fatos. Portanto, cumprem a função de darem subsídios
administrativo, jurídico e cultural às esferas públicas dos governos municipais,
estaduais e federais e às pesquisas acadêmicas e científicas.
Os autores Marinho Júnior e Silva (1998, p. 23) apontam que um arquivo
público tem uma função social a ser cumprida e que para isso há três direções:
a) garantir o pleno acesso aos documentos e, por extensão, às
informações neles contidas, seja para fins de pesquisa acadêmica,
seja para fins de comprovação de direitos;
b) exercer, em nome da comunidade e da administração, a guarda e
respectiva proteção da memória coletiva daquela população; e
c) elaborar tantos instrumentos de pesquisa quantos forem
necessários para, por um lado, garantir uma maior vida útil dos
documentos (através da redução do contato com os mesmos) e,
por outro lado, facilitar a pesquisa por parte dos usuários criando,
sempre que possível, um vocabulário que atenda às
especificidades destes clientes.
A disponibilização de acesso às informações contidas nos documentos sob a
guarda dos arquivos públicos é essencial para que os registros possam servir de meios
de comprovação de fatos e fontes para as pesquisas acadêmicas e científicas. Marinho
Júnior e Silva também levantam a questão de que cabe aos arquivos públicos zelar pela
guarda e pela proteção da memória coletiva ali depositada. Por essa razão, é necessário
que os instrumentos de pesquisa sejam elaborados com vistas à recuperação da
informação solicitada pelo usuário de forma clara e objetiva. Dessa forma, evita-se o
manuseio, muitas vezes, desnecessário da documentação, garantindo a conservação dos
materiais e a continuidade de sua vida útil.2
Os arquivos privados correspondem à acumulação de documentos de instituições
das mais diferentes áreas ou de famílias ou indivíduos. Entidades coletivas como
2 A questão da memória coletiva e dos instrumentos de pesquisa será tratada mais a frente.
22
religiosas, sociais, econômicas, políticas geram registros ao longo de seu funcionamento
e quando encerram as atividades podem disponibilizar seus arquivos para os arquivos
públicos. Quando isso ocorre, o arquivo continua com seu caráter privado, entretanto,
sob a custódia de um arquivo público.
O Art. 12 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, define que “Os arquivos
privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social,
desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional” (BRASIL, 1991). Mais à frente, o Art. 15
determina que “Os arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas
públicas” (BRASIL, 1991).
Essa situação ocorre com o Arquivo Mário de Andrade, resultado da acumulação
de registros documentais de um escritor, em âmbito privado. Esses documentos foram
disponibilizados para pesquisa, pela família de Mário de Andrade, em 1967 a uma
instituição pública. No caso, o Arquivo do Instituto de Estudos Brasileiros, como
instituição pública subordinada à Universidade de São Paulo, é a responsável por
guardar, tratar e possibilitar o acesso do conteúdo informacional da documentação
marioandradiana.
Bellotto na obra Arquivos permanentes separa os arquivos privados de acordo
com a função de seu produtor e a finalidade para qual foi produzido e não simplesmente
com a nomenclatura de quem o produziu. Assim, há os “arquivos econômicos”, ligados
às instituições com fins lucrativos como bancos, indústrias, comércio, empresas; os
“arquivos sociais” são aqueles produzidos por organizações sem fins lucrativos como
ONGs, igrejas, sindicatos e instituições com fins lucrativos voltados para as atividades
sociais como escolas, entidades esportivas e culturais; os “arquivos pessoais”3 são
aqueles ligados à vida de uma família ou pessoa em âmbito civil e/ou profissional.
3 A pesquisa tratará mais a fundo sobre este assunto ao longo do próximo capítulo.
23
3. ARQUIVOS PESSOAIS
Segundo o Art. 11 da Lei n° 8.159, consideram-se “arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades” (BRASIL, 1991). É possível perceber que a ideia de
arquivo pessoal está inserida na própria definição do que é considerado arquivo privado.
Bellotto (1991, p. 171) expõe que essa conceituação ocorre quando se trata de papéis
produzidos/recebidos pelas entidades e pelos indivíduos:
O que se pode aqui especificar é que, sendo papéis ligados à vida, à
obra e às atividades de uma pessoa, não são documentos funcionais e
administrativos no sentido que possuem os de gestão de uma casa
comercial ou de um sindicato laboral. São papéis ligados à vida
familiar, civil, profissional e à produção política e/ou intelectual,
científica, artística de estadistas, políticos, artistas, literatos, cientistas
etc. Enfim, os papéis de qualquer cidadão que apresente interesse para
a pesquisa histórica, trazendo dados sobre a vida cotidiana, social,
religiosa, econômica, cultural do tempo em que viveu ou sobre sua
própria personalidade e comportamento.
Os arquivos pessoais, após o falecimento do titular, podem ser destinados a uma
instituição pública ou privada ou permanecerem no âmbito familiar com a devida
autorização para consulta do material. Por falta de condições de manter, de conservar e
de tratar a documentação acumulada ao longo da vida profissional e pessoal de seus
entes queridos, muitas famílias preferem negociar a venda ou a doação do arquivo para
que uma entidade possa disponibilizá-lo para a pesquisa. De qualquer forma, questões
sobre direito de reprodução e publicação deste tipo de material devem ser negociadas
com os herdeiros dos titulares dos arquivos pessoais.
Os registros íntimos acumulados por um indivíduo ao longo de sua vida resultam
do seu cotidiano e das atividades desenvolvidas profissionalmente. Documentos de
identidade, certidões de nascimento ou casamento, recibos, manuscritos, fotografias,
discos, todos esses materiais se configuram como um arquivo pessoal de um político, de
um escritor, de um artista, entre outros.
Para Bellotto, o uso do arquivo pessoal acontece em dois momentos. O uso
primário corresponde à fase de acumulação e utilização em vida da documentação por
parte do titular. Seria o uso dos registros íntimos nas atividades profissionais, no âmbito
de comprovação civil e no relacionamento com outros indivíduos e instituições.
24
Na fase da preservação, o arquivo pessoal passa pelo uso secundário, cujo
propósito é a utilização da documentação nas pesquisas científicas por terceiros e não
mais pelo titular. É nessa fase que
[...] a potencialidade informacional daqueles documentos transfigura-
se e multiplica-se. Poderá alcançar um campo infinitamente mais
vasto que a vida e a obra do produtor/detentor dos papéis.
Evidentemente, é nesta segunda idade, correspondente à terceira dos
papéis públicos, que este arquivo passa a interessar ao pesquisador.
(BELLOTTO, 1991, p. 180).
O interesse pelos arquivos privados ganhou vulto nas últimas décadas,
especificamente os arquivos pessoais. Pesquisas acadêmicas nas mais diversas áreas do
conhecimento se voltaram para o estudo dos manuscritos, das obras e dos registros
deixados por artistas, pintores, políticos, escritores.
No começo dos anos de 1970, foram criadas instituições responsáveis pela
guarda e preservação de arquivos pessoais como o Centro de Pesquisa e Documentação
de História Contemporânea do Brasil (CPDOC) da Fundação Getúlio Vargas em 1973 e
o Arquivo Edgard Leuenroth da Universidade Estadual de Campinas em 1974. O
CPDOC da Fundação Getúlio Vargas é considerado um dos pioneiros no Brasil no
tratamento da documentação de arquivos pessoais e progressivamente vem
disponibilizando os documentos de seu acervo na Internet. Em 1998, lançou um
fascículo inteiramente dedicado à temática dos arquivos pessoais no periódico Estudos
Históricos.
Os arquivos pessoais sempre causaram fascínio e despertaram curiosidade entre
o público em geral, mas principalmente, entre os pesquisadores das mais diversas áreas
do conhecimento. Historiadores, sociólogos, antropólogos, literatos, pesquisadores da
crítica genética, jornalistas, arquivistas, entre outros, querem adentrar na intimidade de
um escritor, de um político, de um pintor. O processo de feitura de uma obra, as
matrizes de um determinado escrito, as justificativas de escolhas ou de recusas, as
versões abandonadas, as cartas trocadas com vários missivistas sobre os mais diversos
assuntos suscitam a noção de que é possível conhecer um pouco mais a vida pessoal e
profissional dos indivíduos. Os documentos pessoais, portanto, tornaram-se fontes
relevantes para as pesquisas acadêmicas.
Nas últimas décadas do século XX, a historiografia começou a se interessar
pelos arquivos privados, em especial pelos arquivos pessoais. A historiadora Ângela
25
Castro Gomes em seu artigo “Nas malhas do feitiço: o historiador e os encantos dos
arquivos privados”, publicado em 1998, em Estudos Históricos, periódico da Fundação
Getúlio Vargas, discorre sobre como os arquivos pessoais seduzem e enfeitiçam os
historiadores e como é preciso ser cauteloso na análise e interpretação dos documentos
de tais arquivos.
Os registros íntimos guardados em um arquivo privado, em geral, têm por
característica a não vinculação pública. No entanto, trazem a noção de que estariam
imbuídos de um caráter de espontaneidade e de verdade. Isto é, por meio de seus
documentos, o produtor se mostraria por inteiro, sem fingimento. Sobre a ideia de
verdade que os documentos particulares despertam, Gomes (1998, p. 125) explica que
A documentação dos arquivos privados permitiria, finalmente e de
forma muito particular, dar vida à história, enchendo-a de homens e
não de nomes, como numa histoire événementielle. Homens que têm a
sua história de vida, as suas virtudes e defeitos e que os revelam
exatamente nesse tipo de material.
A autora explica, ainda, que os documentos pessoais têm sua especificidade e
que esta poderia ser chamada de “ilusão da verdade”. Esta ideia se refere à noção de que
[...] os documentos pessoais permitem uma espécie de contato muito
próximo com os sujeitos da história que pesquisamos. Neles “nossos”
atores aparecem de forma fantasticamente “real” e “sem disfarces”.
Nós, historiadores, podemos passar a conhecê-los na “intimidade” de
seus sentimentos e nos surpreendemos a dialogar com eles e até a
imaginar pensamentos. (GOMES, 1998, p. 126).
O historiador deve estar atento em relação à suposta verdade dos documentos,
pois nem sempre um fato foi tratado da forma como realmente aconteceu. Os indivíduos
estudados podem se mostrar de maneiras diversas no processo de construção de sua
imagem para a posterioridade. Portanto, não só o historiador, mas qualquer sujeito no
momento de tratar os documentos pessoais deve ter em mente a ideia de “ilusão da
verdade”. Gomes (1998, p. 126) chama a atenção para esse ponto e coloca que um
documento pessoal deve ser analisado da mesma forma como qualquer outro
documento:
É sob essa ótica que a “espontaneidade”, a “autenticidade” e a
“verdade” dos documentos pessoais precisam ser trabalhadas. De
forma alguma para ser desconsiderada, mas exatamente para ser
26
refletida e problematizada, sendo associada a outros tipos de
documentação e sofrendo o crivo de um rigoroso tratamento teórico-
metodológico. Nisso os documentos pessoais em nada diferem de
todos os demais documentos históricos. Dito de outra forma, o feitiço
pode estar em toda parte, havendo apenas alguns lugares mais
perigosos que outros.
Sobre o valor probatório dos documentos pessoais, a historiadora Ana Maria de
Almeida Camargo expõe que alguns profissionais da área arquivística não conseguem
valorizar devidamente os documentos pessoais e têm dificuldades:
em realizar uma abordagem contextual dos arquivos pessoais. É como
se não houvesse sustentação teórica para afirmar o valor probatório de
certos documentos que escapam à condição de veículos ou produtos
de transações, no sentido que os arquivistas de língua inglesa
emprestam ao termo, ou seja, ações comunicadas entre duas ou mais
pessoas, ou também entre uma pessoa e um conjunto de informações
armazenadas e disponíveis a outras pessoas. Nos arquivos pessoais
haveria sempre uma zona de penumbra, marcada pela presença de
documentos que, a exemplo dos diários íntimos, não teriam força
probatória dos que decorrem de transações, e nessa medida ficariam
excluídos da área de competência dos arquivistas. (CAMARGO,
2007, p. 40).
A autora ainda coloca que mesmo não havendo uma nomeação de tais
documentos em manuais e não sendo um consenso na prática descritiva, os registros
pessoais devem passar pela aplicação do tratamento arquivístico. Entretanto, muitas
instituições acabam por direcionar a documentação para outros locais como bibliotecas
e museus ou promovem o descarte da mesma. Tais situações ocorrem pelo fato de a
documentação pessoal ser caracterizada pela profusão de suportes, ausência de
identificações e desvinculação de documentos que juntos ganhariam sentido.
Outra questão importante a respeito dos arquivos pessoais é sobre o acesso aos
documentos e a privacidade dos titulares e envolvidos. Por retratarem a intimidade dos
indivíduos, o conflito entre público versus privado ocorre. De um lado está o direito ao
acesso dos documentos para aprofundamento de pesquisas acadêmicas e científicas e
para o interesse público e de outro, a preservação da vida privada das pessoas
envolvidas.
A importância dos documentos pessoais vem crescendo com a adoção de cartas,
diários, anotações, manuscritos como fontes primárias, capazes de elucidar fatos,
retratarem uma época e detalhar as relações íntimas entre os indivíduos.
27
Tendo em vista a procura pelos pesquisadores de tal documentação, o
profissional da informação arquivística deve ter em mente as questões apresentadas
acima para que possa da melhor maneira possível promover a guarda, a conservação e o
acesso dos documentos ao público interessado.
3.1. Memória e História em arquivos pessoais
Os arquivos são instituições detentoras da memória de indivíduos considerados
importantes pela história. Isto é, os rejeitados pela memória coletiva são relegados ao
esquecimento pelos grupos dominantes. Portanto, a memória coletiva esbarra na questão
do controle do Estado sobre o que deve ser preservado. Os arquivos se mostram como
locais propícios em que o controle e a preservação do passado se efetivam.
A organização de arquivos públicos e privados tem forte relação com a
preservação da memória coletiva. Os registros deixados tanto no âmbito público quanto
privado possibilitam aos historiadores e aos pesquisadores a construção do
conhecimento histórico e da memória. O historiador Ulpiano T. Bezerra de Meneses
explica como um material se torna um documento carregado de significado:
O que faz de um objeto documento não é, pois, uma carga latente,
definida, de informação que ele encerre, pronta para ser extraída,
como o sumo de um limão. O documento não tem em si sua própria
identidade, provisoriamente indisponível, até que o ósculo
metodológico do historiador resgate a Bela Adormecida de seu sono
programático. E, pois, a questão do conhecimento que cria o sistema
documental. O historiador não faz o documento falar: é o historiador
quem fala e a explicitação de seus critérios e procedimentos é
fundamental para definir o alcance de sua fala. Toda operação com
documentos, portanto, é de natureza retórica. Não há por que o
documento material deva escapar destas trilhas, que caracterizam
qualquer pesquisa histórica. (MENESES, 1998, p. 95).
A transformação de um objeto em documento é o resultado de processos de
escolha que dependem do contexto social e político de cada época. Portanto, a
construção da memória coletiva se configura de acordo com o presente com vistas às
solicitações do tempo presente. Segundo Meneses (1992, p. 22), a memória:
Não se confunde com a História, que é forma intelectual de
conhecimento, operação cognitiva. A memória, ao invés, é operação
ideológica, processo psíquico-social de representação de si próprio,
que reorganiza simbolicamente o universo das pessoas, das coisas,
imagens e relações, pelas legitimações que produz. A memória
28
fornece quadros de orientação, de assimilação do novo, códigos para
classificação e para intercâmbio social.
A memória é uma construção social e um elemento essencial para reforçar a
identidade individual e coletiva. Entretanto, a memória coletiva é “não somente uma
conquista, é também um instrumento e um objeto de poder” (LE GOFF, 2003, p. 470) .
Os arquivos públicos sofrem a vigilância dos governantes que defendem os interesses
de uma memória coletiva instituída por grupos dominantes. Isto é, a memória das
minorias é esquecida e relegada a segundo plano. Le Goff (2003, p. 471) defende que
“devemos trabalhar de forma que a memória coletiva sirva para a libertação e não para a
servidão dos homens” e clama aos “profissionais científicos da memória, antropólogos,
historiadores, jornalistas, sociólogos, fazer da luta pela democratização da memória
social um dos imperativos prioritários da sua objetividade científica”.
A memória individual para se tornar coletiva precisa ser compartilhada e trazer
consigo um caráter de algo comum, introjetada no imaginário coletivo de um mesmo
grupo. A reconstrução e o reconhecimento de uma lembrança devem fazer parte da
sociedade e que haja elementos de convergência. O sociólogo Maurice Halbwachs,
criador do termo memória coletiva, expõe que uma memória individual se torna real a
partir do outro:
Não basta reconstruir pedaço a pedaço a imagem de um
acontecimento passado para obter uma lembrança. É preciso que esta
reconstrução funcione a partir de dados ou de noções comuns que
estejam em nosso espírito e também no dos outros, porque elas estão
sempre passando destes para aquele e vice-versa, o que será possível
somente se tiverem feito parte e continuarem fazendo parte de uma
mesma sociedade, de um mesmo grupo. Somente assim podemos
compreender que uma lembrança seja ao mesmo tempo reconhecida e
reconstruída. (HALBWACHS, 2006, p. 39).
O ato de lembrar é individual e só se torna real e concreto a partir do momento
em que a lembrança é compartilhada com o grupo social. Os arquivos pessoais se
tornam formas de seleção da memória já que o indivíduo ao longo de sua vida
empreendeu escolhas entre conservar ou descartar os registros pessoais e profissionais.
Mário de Andrade selecionava o que deveria ser preservado e, usualmente, destruía os
manuscritos das obras que publicava; alterações posteriores à publicação eram
realizadas nos “exemplares de trabalho”, ou seja, em um dos exemplares do livro,
separado especialmente para conter anotações do autor, tendo em vista a reedição.
29
Outro meio de troca de memórias entre os indivíduos é a correspondência, pois
constitui uma forma de escrita de si e do passado. Pelas cartas, o remetente se mostra de
forma verdadeira ou com reservas, forja acontecimentos, destaca determinados assuntos,
esconde outros ou não dá a devida intensidade de emoção ao que narra.
A correspondência suscita, portanto, não só o conhecimento de quem foi o seu
remetente, mas também as redes de sociabilidade e de amizade adquiridas e
aprofundadas ao longo de sua trajetória pessoal e profissional. As cartas se destacam
nos arquivos pessoais por permitirem que a memória e as relações interpessoais sejam
colocadas em evidência, trazendo elementos para que se conheça um determinado
período histórico tanto no âmbito sociocultural quanto político. A análise, a
interpretação e o tratamento desses documentos merecem um olhar atento para que não
se caia nas “malhas do feitiço” dos arquivos pessoais, ideia tão bem desenvolvida pela
historiadora Ângela Castro Gomes.
A acumulação de documentos pessoais permite ao pesquisador conhecer mais
detidamente como a sociedade se estruturava em determinado período e como cada
sujeito construía sua imagem enquanto indivíduo social. Para o arquivista, as cartas e os
diários, enquanto documentos da “escrita de si”, possibilitam que determinados
registros possam ser contextualizados e realocados no acervo.
Os arquivos pessoais podem ser caracterizados como arquivos de memória.
Nesse sentido, o arquivista deve se voltar para as questões de recuperação da
informação vinculadas a outras temáticas como a História e a memória. Isto é, o
profissional responsável pelo tratamento de documentos arquivísticos precisa se
comprometer a proporcionar condições de acesso aos registros e preservar a memória
decorrente desse tipo de arquivo.
3.2. Arquivos pessoais em universidades brasileiras
Os arquivos, como unidades institucionais que mantêm, preservam e disseminam
informação, estão presentes nas instituições públicas, em especial nas universidades
brasileiras. Criados com intuito de dar suporte às pesquisas acadêmicas, os arquivos
fornecem fontes primárias aos historiadores, aos pesquisadores, aos estudantes e aos
interessados em geral.
No Brasil, ainda há dificuldades de acesso às fontes documentais originais,
questão que vem sendo solucionada pelos arquivos em universidades por meio da
reprodução dos documentos e disponibilização em meios digitais.
30
Os arquivos em universidades se destacam por cumprir o papel de organização
das fontes primárias, de preservação da memória local e nacional e de aproximação da
informação dos pesquisadores. Isto é, permitem o cumprimento do processo de pesquisa
e de produção acadêmica.
A presença de arquivos pode ser constatada nas universidades federais de Minas
Gerais, Pernambuco, Bahia, Paraíba, Rio de Janeiro, entre outras, nas universidades
paulistas como USP, UNICAMP e UNESP. Os centros de documentação também estão
presentes na Fundação Getúlio Vargas, na Fundação Casa de Osvaldo Cruz, Fundação
Casa de Rui Barbosa, Fundação Joaquim Nabuco de Pesquisas Sociais etc.4 Esses
órgãos desempenham a função de promover o acesso informacional aos seus usuários
tanto do ambiente acadêmico (docentes, alunos, pesquisadores) quanto dos interessados
em geral. Também organizam e mantêm os acervos pessoais de artistas, escritores,
poetas, entre outros, já que muitas vezes os familiares dos titulares não têm condições
financeiras e conhecimento para gerir tal documentação.
Como já exposto neste trabalho, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, prevê
que os arquivos privados quando identificados como de interesse público e social
poderão ser depositados ou doados a instituições arquivísticas públicas. A mesma lei, no
Art. 13, define que os arquivos privados “não poderão ser alienados com dispersão ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior” (BRASIL, 1991). O
Art. 14 trata do acesso aos documentos que “poderá ser franqueado mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor” (BRASIL, 1991).
A lei de arquivos, portanto, define as questões relativas ao destino dos
documentos de arquivos privados e a importância que suscitam para o interesse público
e social já que carregam elementos essenciais para o conhecimento cultural da
sociedade, resultando em inúmeras pesquisas acadêmicas. Dessa forma, os arquivos
pessoais, não só no Brasil, mas também no exterior, são depositados, muitas vezes, em
universidades públicas, pois se destinam a estudos mais aprofundados nas respectivas
áreas nas quais os titulares desenvolveram suas atividades e funções. Célia Reis
Camargo explica o porquê de as universidades constituírem locais de organização e
guarda de conteúdos informacionais com vistas às pesquisas e preservação da memória:
4 Cf. CAMARGO, C.R. Os Centros de Documentação das universidades: tendências e perspectivas. In:
SILVA, Z.L. (Org.). Arquivos, patrimônio e memória: trajetórias e perspectivas. São Paulo:
UNESP/FAPESP, 1999. p. 49-63.
31
Os centros universitários surgem, exatamente, com a finalidade de dar
ênfase à memória regional. A precariedade e inexistência de arquivos
públicos, sobretudo nos municípios, acarretavam perdas escandalosas
de fontes de pesquisa. A universidade, então, começa a bancar essa
tarefa, incorporando-a as suas atividades-fim. (CAMARGO, 1999, P.
59).
Para que não haja perda de fontes primárias de cunho pessoal, destinadas às
pesquisas nas mais diversas áreas do conhecimento, torna-se necessário que os centros
de documentação e os arquivos tanto públicos quanto privados se empenhem em
adquirir, seja por compra ou doação junto aos familiares dos titulares, o acervo de
escritores, de poetas, de historiadores, de políticos, etc. Belloto (1991, p. 179) reforça
que essas instituições devem mostrar “as possibilidades de sigilo e de alienação de
certos papéis pela própria família, para que a privacidade seja respeitada”.
Exemplo de respeito à privacidade ocorreu em 1997 quando a família de Mário
de Andrade solicitou à Fundação Casa de Rui Barbosa pela continuidade do lacre em
uma carta do escritor dirigida ao poeta Manuel Bandeira, pois veio à tona pelos meios
midiáticos que o documento pessoal conteria a confirmação da homossexualidade do
autor de Macunaíma. Essa carta foi a única a continuar lacrada mesmo após o prazo de
cinquenta anos da morte de Mário de Andrade, falecido em 1945.
32
4. ANÁLISE DOCUMENTÁRIA E O PROCESSO DE RECUPERAÇÃO DA
INFORMAÇÃO
A Análise Documentária é uma disciplina teórica e prática ligada à Ciência da
Informação que estuda os modos de representação do conteúdo informacional no
processo de tratamento documental. Para tratar e disseminar a informação presente nos
documentos, a Análise Documentária se vale também do repertório conceitual de outras
áreas do conhecimento como a Terminologia, a Lógica e a Linguística.
A identificação das ideias mais relevantes de um texto auxilia o processo de
recuperação da informação por parte do usuário no momento em que suas necessidades
informacionais se materializam em estratégias de busca em Sistemas de Informação.
O arqueólogo francês Jean-Claude Gardin foi pioneiro em definir formalmente o
que entendia ser o campo da Análise Documentária como: “um conjunto de
procedimentos efetuados com a finalidade de expressar o conteúdo de documentos
científicos, sob formas destinadas a facilitar a recuperação da informação” (GARDIN,
1981 apud FUJITA; NARDI; SANTOS, 1998, p. 21).
Os procedimentos da Análise Documentária envolvem a análise do texto a fim
de identificar as informações mais pertinentes e a representação destas em formato
sintético e homogêneo. Durante o processo de transformação dos documentos, dois
tipos de representação são elaborados: os resumos e os índices. Kobashi (2008, p. 49)
explica que do ponto de vista metodológico, a Análise Documentária:
define-se como uma operação com textos. Primeiramente, eles são
desestruturados, isto é, analisados e sintetizados, operação fundada na
distinção entre informação essencial e acessória. A seleção é uma
tarefa complexa, na medida em que implica atribuir valor às
informações do texto. Em seguida, as informações selecionadas são
estruturadas, isto é, submetidas a processos de combinação, de modo a
convertê-los em novos textos, ditos resumos, ou em símbolos de uma
linguagem específica, dita linguagem documentária. Em ambos os
casos, os produtos são obtidos por meio de operações sucessivas de
análise e síntese, devendo os produtos resultantes manter,
necessariamente, relações de semelhança e contiguidade com o objeto
submetido à análise.
O profissional da informação, portanto, sintetiza por meio da análise o texto
original em um produto documentário. Ou seja, os procedimentos de análise e síntese
transformam o documento em outro objeto. O resumo é o resultado da fragmentação da
obra-base em um novo texto, buscando sempre preservar as ideias do original. Portanto,
33
deve-se manter a maior similaridade com o texto original, não cabendo ao profissional
da informação acrescentar ao resumo ideias que o autor da obra não tenha formulado. A
relação que impera é a de busca de fidelidade ao conteúdo do documento que está sendo
analisado e sintetizado.
O propósito do resumo é dar subsídios informacionais para que o leitor tome a
decisão de consultar o documento ou não, na sua totalidade. Quanto mais elementos
forem fornecidos ao usuário, maiores condições este terá para avaliar as informações
recuperadas pelo sistema e determinar se é de interesse ao atendimento de suas
demandas.
Segundo a norma NBR 6028: 2003 da Associação Brasileira de Normas
Técnicas, o resumo deve conter uma “Apresentação concisa dos pontos relevantes de
um documento” e “ressaltar o objetivo, o método, os resultados e as conclusões do
documento. A ordem e a extensão destes itens dependem do tipo de resumo
(informativo ou indicativo) e do tratamento que cada item recebe no documento
original” (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 2003).
A mesma norma define três tipos de resumos:
resumo crítico: Resumo redigido por especialistas com análise crítica
de um documento. Também chamado de resenha. Quando analisa
apenas uma determinada edição entre várias, denomina-se recensão.
resumo indicativo: Indica apenas os pontos principais do documento,
não apresentando dados qualitativos, quantitativos etc. De modo geral,
não dispensa a consulta ao original.
resumo informativo: Informa ao leitor finalidades, metodologia,
resultados e conclusões do documento, de tal forma que este possa,
inclusive, dispensar a consulta ao original. (ASSOCIAÇÃO
BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 2003).
A outra forma de representação da informação é feita por meio de índices. O
procedimento usado para isso é a indexação, processo que condensa ainda mais um
texto original através de palavras ou descritores. Ou seja, a indexação pressupõe a
análise do texto e sua fragmentação em um enunciado mais compacto para em seguida
ser traduzido numa representação dos assuntos principais. Entretanto, essa última
operação envolve uma linguagem diversa da usada pelo autor do conteúdo do
documento, pois segue o vocabulário controlado estabelecido pela política do Sistema
de Informação.
Na literatura sobre indexação há três correntes teórico-metodológicas: “a
catalogação de assunto (subject cataloguing) de matriz norte-americana, a indexação
34
(indexing) de matriz inglesa e a análise documental (analyse documentaire), de matriz
francesa” (GUIMARÃES, 2009, p. 106).
Em A prática de indexação: análise da evolução de tendências teóricas e
metodológicas, Silva e Fujita discorrem sobre as duas principais abordagens da
indexação: a francesa e a inglesa.
A linha francesa se vale da expressão “Análise Documentária” e segue as teorias
de Gardin. Para os estudiosos dessa corrente, a indexação está inserida na Análise
Documentária já que é o resultado da fase de representação. Isto é, a indexação
representa a fase final da análise de um documento com a utilização das linguagens
documentárias em produtos documentários.
A abordagem francesa de indexação é seguida por docentes/pesquisadores do
Departamento de Biblioteconomia e Documentação da Escola de Comunicações da
Universidade de São Paulo (CBD/ECA/USP) como Smit, Kobashi, Tálamo, Lara,
Cintra. Outros pesquisadores que adotam a abordagem acima são Chaumier, Guimarães,
Cunha, Fujita, Gil Leiva, Ruiz Perez Pinto Molina.
A linha teórica inglesa se vale da expressão indexação como um processo já que
“a análise documentária e a indexação compreendem processos idênticos, incluindo-se a
análise de assuntos como etapa inicial da indexação” (SILVA; FUJITA, 2004, p. 137).
Estudiosos como Foskett, Lancaster, Campos, Van Slype, Farrow, entre outros,
representam a corrente inglesa sobre o tema.
Após mencionar as duas principais correntes teórico-metodológicas da
indexação, cabe aqui reforçar a ideia de que os produtos documentários precisam primar
pela precisão, objetividade e concisão. Outra questão a destacar é que o resumo é um
texto mais completo e detalhado do que o índice, pois mantêm pontos em comum com o
documento base. Já o índice, por sua natureza maior de condensação, usa o léxico do
vocabulário controlado e do tesauro, determinado pela instituição onde estão as obras
analisadas e sintetizadas. Dessa forma, a linguagem é muitas vezes diversa da utilizada
pelo autor do documento em questão.
Entretanto, apesar das diferenças, deve-se ter em mente que o resumo e o ato de
indexação são etapas que se completam. Quando uma busca empreendida com os
termos de uma linguagem documentária recupera um volume de informação
considerável, o usuário pode recorrer aos resumos para determinar o valor de cada
documento e tomar a decisão ou não de examinar o seu conteúdo original.
35
A Análise Documentária, portanto, por meio de seus métodos e procedimentos
apresenta os procedimentos de descrição dos conteúdos informacionais dos documentos
para que possam ser localizados, disseminados e recuperados pelo usuário de um
Sistema de Informação.
Com a finalidade de desenvolver maneiras de representação do conteúdo dos
documentos, o processo de Análise Documentária ocorre por meio de três etapas: “a) ler
um texto; b) selecionar dele o conteúdo informacional considerado pertinente para usos
determinados; e, finalmente, c) representá-lo, ou seja, dar forma documentária às
informações selecionadas” (KOBASHI, 2008, p. 49).
Os três passos mencionados acima devem levar em consideração como a
informação será disseminada, como chegará ao usuário e quais os propósitos da
instituição. Ou seja, no momento de definição de como uma informação será utilizada, o
Sistema de Informação deverá seguir os objetivos previstos em sua política
institucional. Outra questão essencial é conhecer os tipos de usuários atendidos pelo
Serviço de Informação e as suas demandas informacionais. Dessa forma, o tratamento
documentário é uma atividade que requer imparcialidade já que deve levar em conta a
finalidade de produção de um texto e a qual usuário é destinado o seu conteúdo
informacional.
A finalidade de uso da informação determinará como a representação de seu
conteúdo deverá ser feita. Para isso, o profissional da informação deve estar preparado
para seguir as etapas do processo documentário.
A leitura documentária, como uma etapa importante da Análise Documentária,
deve ser realizada segundo procedimentos objetivados. Durante o processo de
tratamento do documento, o profissional da informação efetua uma leitura rápida e
dinâmica. Não é possível que a obra seja analisada no todo, “recortes” são feitos. É
preciso selecionar o conteúdo informacional mais importantes e significativas do texto
e, dessa forma, condensar as informações em produtos documentários, sempre com
vistas às demandas institucionais e dos usuários.
Isto é, como o volume de produção informacional é imenso, o leitor
documentalista precisa compreender a estrutura do texto, sem a necessidade de lê-lo
integralmente. Cintra (1987, p. 30) expõe o que entende por leitura documentária:
No trabalho de leitura, entendemos ser indispensável considerar como
entidades linguísticas estocadas, não apenas o nível da palavra, de
36
blocos significativos e de frases, como também de "esquemas"
formais de organização textual. Sabemos que também na leitura para
fins documentários, o leitor não lê letra por letra, palavra por palavra e
ate mesmo não lê, frequentemente, todas as palavras do texto, quando
as sequencias são previsíveis. Sobrepondo ao texto conhecimentos
prévios de vários níveis, o leitor avança na compreensão e imprime
maior velocidade a leitura.
Portanto, a leitura documentária deve ser empreendida com a intenção de
desenvolver produtos de recuperação da informação em que o profissional hierarquiza
as informações mais relevantes do texto. Dessa forma, ao usuário é fornecida base
documentária para que possa tomar a decisão de consultar ou não o documento original
ou mesmo nem lê-lo na íntegra.
Por não ser especialista de um domínio, o leitor documentalista deve utilizar
métodos para identificar os assuntos relevantes de um texto, não importando a área de
conhecimento tratada.
O conteúdo de um documento pode ser representado por termos de uma
Linguagem Documentária. Essas linguagens podem ser classificadas em tipos, sendo as
mais conhecidas os Sistemas de Classificação, as Listas de Cabeçalho de Assuntos e os
tesauros, taxonomias e ontologias. São consideradas um meio de intermediação entre o
sistema e o usuário. Essas linguagens são utilizadas tanto na entrada do sistema de
informação, durante a indexação, quanto na saída do sistema, momento em que o
usuário consulta o sistema em busca de informação.
Por meio das Linguagens Documentárias, é possível transformar a linguagem
usada pelo autor de uma obra em uma linguagem capaz de ser aceita pelo sistema e
posteriormente, recuperada pelo usuário. Segundo Cintra et al. (2002, p. 34-35),
Linguagens Documentárias são:
instrumentos intermediários, ou instrumentos de comutação, através
dos quais se realiza a “tradução” da síntese dos textos e das perguntas
dos usuários. Está “tradução” é feita em unidades informacionais ou
conjunto de unidades aptas a integrar sistemas documentários. A
formalização das perguntas dos usuários é feita na linguagem do
próprio sistema. É por esta razão que as LDs podem ser concebidas
como instrumentos de comutação documentária.
Deve-se ressaltar que o índice, a fim de sintetizar e representar um documento,
deve ser elaborado a partir de uma Linguagem Documentária. Ou seja, transforma-se a
37
Linguagem Natural do texto em uma Linguagem Documentária, reconhecida pelo
Sistema de Informação.
As Linguagens Documentárias, portanto, permitem a recuperação da informação
já que são construídas para representar o conteúdo dos documentos. Lancaster (1993, p.
13) definiu tradução como: “a conversão da análise conceitual de um documento num
determinado conjunto de termos de indexação”.
As Linguagens Documentárias são vocabulários controlados que evitam a
dispersão e a ambiguidade conceitual encontradas na Linguagem Natural. As
Linguagens Documentárias estão estruturadas e normalizadas por meio de definições
relações de sinonímia, relações lógicas e relações associativas.
O vocabulário utilizado para construção das Linguagens Documentárias deve
considerar o usuário atendido pelo sistema de informação e as suas necessidades
informacionais. Dessa maneira, o profissional da informação deverá estar apto para
realizar a conversão do léxico do produtor do conhecimento para a linguagem adotada
no sistema de informação. Segundo Novellino (1996, p. 38), a atribuição de conceitos
ao documento analisado pressupõe:
uma linguagem documentária, instrumento de padronização da
indexação, a qual visa garantir que indexadores de um mesmo sistema
ou sistemas afins usem os mesmos conceitos para representar
documentos semelhantes. Ela também é um instrumento de
comunicação ao permitir que indexadores e usuários partilhem um
mesmo vocabulário.
O tesauro como uma Linguagem Documentária é um instrumento em que há o
controle terminológico nos processos de representação e recuperação da informação.
Tálamo, Lara e Kobashi (1992, p. 198) definem o tesauro como:
um objeto cultural que registra e representa o conhecimento segundo
parâmetros estáveis e previamente determinados. Tais parâmetros, que
se materializam sob a forma de redes de relações entre descritores,
determinam não só o modo de organização e disseminação da
informação, mas também a análise dos textos. Neste último caso, dado
o volume de informação a ser indexado, tradicionalmente se utiliza o
tesauro como grade interpretativa dos textos. Descritores únicos
passam, então, a representar informações de natureza diferente. Como
resultado, cada descritor acaba por recobrir o espectro bastante amplo
de significados, no qual cabem informações contraditórias e
contrárias.
38
Para a construção das Linguagens Documentárias há simultaneamente a junção
da Linguagem Natural, da Linguagem de Especialidade e da Terminologia da área em
questão. Essas linguagens se complementam já que a Linguagem Natural tem como
característica a plurissignificação dos termos, enquanto que a Linguagem de
Especialidade e a Terminologia comportam sentidos homogêneos no significado de seus
conceitos. Durante a elaboração de uma Linguagem Documentária é preciso garantir
que a polissemia, a ambiguidade e a redundância sejam eliminadas e que prevaleça um
único significado para cada termo/descritor.
As Linguagens Documentárias não têm o intuito de substituir as linguagens
mencionadas acima, mas se mostram mais apropriadas para representar o conteúdo
informacional de um texto e, dessa forma, possibilitar que o processo de recuperação e
de busca ocorra satisfatoriamente em face da produção documental crescente. Também,
não pretendem substituir os textos analisados, pois são representações de seus
conteúdos, não os documentos em si. As Linguagens Documentárias são, portanto,
índices que representam os assuntos tratados pelos autores na forma de descritores e
palavras-chaves.
Com as ideias expostas acima é possível caracterizar que os objetivos da Análise
Documentária são: identificação dos elementos relevantes de um texto, tradução dos
mesmos em produtos informacionais (resumos e índices) e oferecimento de subsídios
para que o usuário consiga recuperar informações pertinentes durante o processo de
busca.
A Análise Documentária, na indexação, pretende estabelecer palavras-chaves e
conceitos que possam traduzir o que um autor formulou por meio da Linguagem Natural
e da Linguagem de Especialidade de sua área do conhecimento para uma Linguagem
Documentária, reconhecida pelo Sistema de Informação. Para isso, o analista
documental precisa ler o texto, segmentá-lo e selecionar os termos que mais condizem
com a política institucional do Sistema de Informação e com as demandas
informacionais do público atendido.
4.1. O que são instrumentos de pesquisa em arquivos
A organização da informação visa dar acesso aos documentos e cabe ao
profissional do arquivo fornecer subsídios e apoio às pesquisas e às demandas dos
usuários. Para tal, instrumentos de pesquisa devem ser criados e aprimorados para que a
recuperação da informação ocorra de forma rápida e objetiva, seja em ambientes
39
informatizados ou não. O mais importante é que o arquivista, responsável por
disponibilizar a informação, consiga auxiliar o usuário no momento em que uma
necessidade informacional demande estratégias de busca.
A fim de facilitar a busca por uma informação, os arquivos devem oferecer ao
usuário elementos capazes de facilitar a pesquisa. Sabe-se que essa situação nem sempre
ocorreu no Brasil. Em 1973, a Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) criou um
grupo para discutir e definir os instrumentos de pesquisa essenciais em um arquivo.
Quatro tipos foram selecionados: guia, catálogo, inventário e repertório.
Instrumentos de pesquisa são elaborados com o fim de identificar, localizar
dados e dar suporte aos estudos dos pesquisadores. Bellotto (1991, p. 108) assim define
os instrumentos de pesquisa: “são essencialmente obras de referência que identificam,
resumem e localizam em diferentes graus e amplitudes os fundos, as séries documentais
e/ou unidades documentais existentes em um arquivo permanente”.
Como o acervo de um arquivo, diferentemente de uma biblioteca, não é de livre
acesso ao público, torna-se essencial a criação e aprimoramento dos instrumentos de
pesquisa. Isto é, um estudante ou um pesquisador necessitam da documentação ao seu
alcance. Bellotto (1991, p. 106) explica as consequências de uma boa ou má qualidade
na elaboração de um instrumento de pesquisa:
A qualidade de um arquivista transparece na precisão dos
instrumentos de pesquisa que ele elabora e na medida em que seu
trabalho satisfaz ao pesquisador. Ao tornar claro e profícuo o encontro
entre documento e historiador, ele está cumprindo a missão que lhe foi
destinada. Um instrumento de pesquisa incompleto pode esterilizar
uma pesquisa, uma vez que o acervo não é de acesso do consulente e
nem um meio de busca será refeito, dada a vastidão de documentação
a ser descrita.
O arquivista elabora procedimentos capazes de identificar e selecionar elementos
na documentação e fará a tradução dos mesmos em produtos documentários (resumos e
índices) para atender não só às necessidades informacionais do historiador, mas de
qualquer tipo de usuário atendido pelo arquivo.
A análise e a síntese do conteúdo informacional a ser recuperado pelos
instrumentos de pesquisa devem ser empreendidas de maneira a eliminar ambiguidades,
distorções e perda informacional. Processos de Análise Documentária realizados sem
rigor podem levar à não recuperação de documentos pertinentes aos usuários do Sistema
40
de Informação. Por isso, há a necessidade de que a equipe de arquivistas tenha
conhecimento do público atendido e seus anseios diante da documentação preservada.
Além de se atentar para o usuário que realiza pesquisas no arquivo, é preciso ter
em mente que os instrumentos de pesquisa, como representações dos documentos,
devem ser elaborados e estruturados visando respeitar a estrutura e o tipo de instituição
produtora do acervo. Isto é, o princípio da proveniência também precisa ser seguido no
momento de estabelecimento dos instrumentos de pesquisa com o intuito de que as
informações organizadas em fundos não se percam.
Os instrumentos de pesquisa têm por objetivo, através de processos descritivos,
promover a circulação do conteúdo informacional de documentos isolados ou em
conjunto para que ocorra a recuperação da informação. A seguir, faz-se a apresentação
sucinta dos principais instrumentos de pesquisa5:
Guia: deve conter informações genéricas sobre a estrutura e a utilização
do arquivo. Bem como traçar um histórico, a origem, a quantidade de
documentos, a estrutura, a demarcação de tempo da documentação de
cada fundo. É um instrumento de pesquisa descritivo, objetivo e prático.
Caracteriza-se por ser um instrumento abrangente que tem por finalidade
atingir o grande público e por essa razão, deve trazer as seguintes
informações:
Nome do arquivo;
Endereço e telefone;
Horário de funcionamento e período de consulta do acervo;
Regulamento da sala de consulta, gratuidade ou não da consulta
e suas restrições;
Exigências para se tornar um consulente;
Recursos oferecidos (Xerox, microfilmagem, digitalização);
Nome do diretor e dos principais colaboradores do arquivo;
Estrutura da organização interna da instituição;
5 Para caracterizar os principais instrumentos de pesquisa foram utilizadas as seguintes obras: PAES,
M.L. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004 e BELLOTTO, H.L.
Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T. A. Queiroz, 1991.
41
Descrição de cada fundo: histórico; origem; quantidade de
documentos; período abrangido pela documentação; síntese das
séries;
Informações sobre os documentos mais antigos do arquivo;
Indicação de outros instrumentos de pesquisa.
Inventário: deve trazer informações sobre a origem do fundo
inventariado e como este foi incorporado ao acervo. É um instrumento
parcial já que descreve partes do acervo como os conjuntos e unidades
documentais. A sequência dos verbetes deve seguir a mesma ordem do
arranjo. O inventário pode descrever um fundo por completo, uma série
ou até mesmo uma unidade de arquivamento. Há dois tipos de
inventário:
Inventário sumário: as unidades de arquivamento e suas divisões
são descritas de forma sucinta, devendo seguir o arranjo
adotado. É um instrumento preliminar de descrição de uma série
ou subsérie de um fundo.
Inventário analítico: as unidades de arquivamento de um fundo
são descritas em detalhes. Este instrumento de pesquisa
proporciona um conhecimento descritivo minucioso de cada
unidade.
Catálogo: segue um critério temático, cronológico, onomástico ou
geográfico de todos os documentos de um ou mais fundos. Descreve de
forma sucinta ou detalhada os documentos sem se deter na ordem do
arranjo. Dois tipos de catálogo podem ser elaborados:
Catálogo sumário: se volta para a identificação das séries,
seus temas e conteúdos sucintamente. O arquivista deverá
escolher como será montagem do catálogo: onomástica,
geográfica ou temática. Ao usuário será fornecido apenas que
determinado assunto se encontra na série ou no fundo, mas
42
precisará se valer da consulta para saber como se veicula nos
documentos.
Catálogo analítico: a descrição é feita sob cada documento ou
em pequenos agrupamentos. O fator que norteia a
organização do catálogo analítico é a descrição dos verbetes
em torno de um assunto e o não seguimento da ordem de
guarda das unidades de arquivamento no acervo.
Repertório: descreve detalhadamente documentos previamente
selecionados de um ou mais fundos de acordo com critérios que podem
ser cronológico, onomástico, temático ou geográfico. Não é um
instrumento de pesquisa obrigatório em um arquivo, geralmente são
elaborados para eventos ou catálogos de exposições, pois de detém num
assunto específico. É a seleção de documentos de uma determinada
temática presentes em um ou mais fundos do acervo.
Índices: são listas sistemáticas que apontam nomes, lugares ou assuntos
em ordem alfabética presentes nos documentos. Remete o leitor à
localização de determinados termos indexados nos textos. Podem ser
elaborados como obras independentes ou como parte complementar dos
documentos indexados.
Após esta breve exposição, é preciso enfatizar que os instrumentos de pesquisa
devem ser constantemente atualizados no intuito de manter a qualidade, a precisão e a
consistência dos conteúdos extraídos e assim proporcionar um serviço eficiente de
recuperação de informação.
Pretendeu-se neste item, mostrar que os instrumentos de pesquisa desempenham
papel fundamental em ambientes arquivísticos, pois diferentemente de uma biblioteca
de acesso aberto, o usuário não pode percorrer o acervo e manusear as suas obras. No
arquivo, portanto, os instrumentos de pesquisa se configuram como a primeira interface
de contato do pesquisador com a documentação guardada e preservada por uma
determinada instituição. Torna-se essencial que os arquivistas tenham consciência da
43
importância de seu trabalho em selecionar e traduzir elementos informacionais para
posterior recuperação de documentos através dos instrumentos de pesquisa.
4.2. Análise documentária, construção de instrumentos de pesquisa e recuperação
informacional na arquivística
A Análise Documentária é um processo que pressupõe a leitura de um texto, a
seleção de elementos informacionais e a tradução destes em uma linguagem capaz de
ser reconhecida pelo sistema informacional. Em sua essência, a Análise Documentária
busca por meio da representação de conteúdos informacionais de documentos,
empreender a recuperação e a disseminação da informação.
Os procedimentos teóricos e metodológicos utilizados pela Análise
Documentária podem ser aplicados no ambiente arquivístico no processo de elaboração
de instrumentos de pesquisa com vistas à recuperação da informação. Isto é, a Análise
Documentária contribui para que uma informação arquivística seja recuperada de forma
rápida e objetiva.
Os instrumentos de pesquisa, portanto, podem ser construídos com base nos
pressupostos da Análise Documentária já que pretendem efetuar o controle de
vocabulário e, assim, solucionar as questões da recuperação da informação arquivística,
do acesso à documentação e da disseminação do conteúdo informacional aos usuários
dos arquivos.
A elaboração de instrumentos de pesquisa em arquivos, com o suporte da
Análise Documentária, também pode ser feita no momento de descrição das séries que
integram um fundo, no processo de composição de resumos para os documentos ou para
as séries e na construção de índices de assuntos de uma série ou um fundo.
A Análise Documentária, portanto, pode ser aplicada no ambiente arquivístico
em várias etapas, como no momento em que um documento é analisado e sintetizado e
o seu conteúdo informacional é traduzido para produtos documentários como resumos e
índices.
A análise de um documento arquivístico pressupõe o levantamento de algumas
informações como espécie documental, autoria, órgão produtor, finalidade do conteúdo
e data para que o usuário possa compreender a razão de produção de um determinado
documento e como este está integrado a um fundo. Segundo a ISAD(G), norma geral
internacional de descrição arquivística, há cinco elementos essenciais que devem ser
identificados em um documento ou conjunto documental com vistas a um intercâmbio
44
mundial de descrição informacional, são eles: código de referência, título, datas de
produção dos documentos, nível de descrição e dimensão da unidade de descrição
(CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000).
O pesquisador André Porto Ancona Lopez na obra Como descrever documentos
de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa coloca que a descrição arquivística
deve ocorrer durante o processo de classificação. Caso isso não aconteça, o trabalho
descritivo é prejudicado por falta de informações preliminares oriundas do processo de
classificação, tornando mais moroso o tratamento documental. O autor expõe seu ponto
de vista em relação à importância que deve ser dada à descrição dos documentos
arquivísticos:
A organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas
as atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a
descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de
um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização
dos documentos que o integram. Nesse sentido, podemos afirmar que
as atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos
plenamente atingidos mediante a descrição documental. Sem a
descrição, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do
analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e folhear, mas ao
qual não pode ter acesso completo por não possuir meios que lhe
permitam compreender a informação. A classificação arquivística,
desprovida das atividades de descrição, somente é inteligível para as
pessoas que organizaram o acervo. (LOPEZ, 2002, p. 12).
Outra questão, a respeito da Análise Documentária em arquivos, trata da
linguagem usada nos textos examinados pelo documentalista e sua transformação por
meio de termos definidos em uma linguagem documentária. Ou seja, é necessária a
construção de um vocabulário para determinar quais os termos capazes de representar os
assuntos tratados nos documentos e nas séries documentais.
O uso de um vocabulário controlado se mostra de suma importância em um
sistema informacional em que há grande quantidade de documentação, como o arquivo,
pois sua utilização auxilia na solução de questões como perda e dispersão informacional
e ambiguidade conceitual.
A construção de um vocabulário controlado, segundo Smit e Kobashi (2003, p.
20-21), parte dos seguintes pressupostos:
- Tamanho do arquivo e projeção de crescimento, no que diz respeito
à variedade de tipos documentais presentes no mesmo;
- Área de atuação da instituição;
45
- Objetivos da instituição e determinação de prioridades no
atendimento por parte do arquivo.
As autoras demonstram claramente que cada instituição deve construir o seu
próprio vocabulário, pois esse processo depende de fatores como o tipo de arquivo e seu
tamanho, a quantidade e a variedade da documentação, a área de atuação da instituição
mantenedora do arquivo e o usuário que acessa a informação arquivística.
O controle de vocabulário é uma forma de organização e recuperação da
informação e “um meio para produzir confiança no sistema de organização e busca de
informações arquivísticas” (SMIT; KOBASHI, 2003, p. 15).
46
5. ARQUIVO MÁRIO DE ANDRADE: UM ESTUDO DE CASO
O intuito de analisar a recuperação do conteúdo informacional do Arquivo Mário
de Andrade surgiu durante as minhas idas ao Instituto de Estudos Brasileiros a fim de
buscar documentos pertinentes à elaboração da minha dissertação de mestrado Edição
da Correspondência Mário de Andrade & Ascenso Ferreira e Stella Gris Ferreira –
1926-1944, orientada pelo Prof. Dr. Marcos Antonio de Moraes, no Programa de Pós-
Graduação Culturas e identidades brasileiras do Instituto de Estudos Brasileiros da
Universidade de São Paulo, entre 2009 e 2012.
Durante o processo de pesquisa, não só me interessaram as 138 cartas enviadas
pelo casal Ferreira ao poeta Mário de Andrade, mas também os documentos e os
manuscritos mencionados pelos missivistas ao longo da correspondência que durou
quase duas décadas. A fim de entender o diálogo epistolar travado entre as três
personalidades, foi preciso consultar e analisar algumas das fontes primárias do acervo
como recortes de jornais, manuscritos, receitas culinárias, programas de música e de
teatro, correspondência de terceiros.
Antes de consultar os documentos, houve a necessidade de empreender buscas
pelos instrumentos de pesquisa oferecidos pelo arquivo. Para cada tipo de documento,
havia um catálogo impresso diferente, o que demandava tempo e esforço para encontrar
informação pertinente. Por exemplo, para localizar uma fotografia do poeta
pernambucano Ascenso Ferreira, era preciso consultar quatro volumes do catálogo de
fotografias do acervo de Mário de Andrade, organizado em ordem alfabética.
As dificuldades descritas acima foram sentidas durante a minha pesquisa de
mestrado e é muito satisfatório saber que um catálogo eletrônico foi elaborado a fim de
sanar os obstáculos encontrados pelos consulentes. Ainda é possível empreender busca
informacional pelos catálogos impressos, disponíveis no arquivo. Entretanto, o catálogo
eletrônico é uma ferramenta mais prática e fácil de ser usada.
Portanto, este trabalho pretende analisar se o catálogo eletrônico está
recuperando de fato o conteúdo informacional dos documentos do escritor paulista e
dessa forma, poupar tempo e esforço do usuário. Antes de analisar o catálogo eletrônico,
apresentamos, a seguir, breves informações sobre o Instituto de Estudos Brasileiros.
47
5.1. Instituto de Estudos Brasileiros: responsável pela guarda do Arquivo Mário de
Andrade
O Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São Paulo (IEB-USP) foi
fundado em 1962, época de modernização do país, por Sérgio Buarque de Holanda
(1902-1982). A fundação do instituto ocorreu no governo de Carlos Alberto Alves de
Carvalho Pinto (1959-1962) e durante o reitorado do Prof. Dr. Antonio Barros de Ulhôa
Cintra (1960-1963).
O historiador, jornalista, crítico literário e professor, autor de obras como Raízes
do Brasil (1936) e Visão do Paraíso (1959), traçou para o IEB uma missão que visava à
reflexão crítica sobre a sociedade brasileira articulando as áreas de ciências humanas.
Em junho de 1962, Sérgio Buarque dirigiu ao diretor da Faculdade de Filosofia,
Ciências e Letras (FFCL) da USP, atual Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências
Humanas (FFLCH), Prof. Dr. Candido Lima da Silva Dias, a proposta de criação do
IEB. Segue um trecho da carta:
Presentemente o estudante que conclui o seu curso de História do
Brasil, mormente quando não deseje devotar-se unicamente ao
exercício de magistério secundário, tende a ignorar ou a desaprender,
mais cedo ou mais tarde, a utilização das fontes, a localização do
documentário conservado em arquivos de São Paulo. [...] É inútil
esperar que os cursos regulares ou mesmo os de especialização que
possa ministrar a cadeira de História da Civilização Brasileira se
achem ou possam achar-se com o tempo em condições de preencher
todas essas lacunas. Ou ainda que os estudantes, uma vez terminado o
curso, estejam sempre em condições de guiar-se por si sós entre o
emaranhado das questões que envolveria uma investigação histórica
acurada.6
Para Sérgio Buarque, os cursos da FFCL eram voltados para a formação de
professores de educação secundária e a isso deveria ser acrescentada a preparação dos
alunos para a pesquisa histórica. O historiador propôs, então, ao diretor da FFCL que o
Instituto de Estudos Brasileiros fosse criado para efetuar o papel de formador de
pesquisadores em temas brasileiros. Caldeira (2002, p. 54), na obra IEB: origem e
significados, analisa a criação do Instituto e os propósitos de Sérgio Buarque de
Holanda:
6 Carta de Sérgio Buarque de Holanda dirigida ao Diretor da FFCL da USP, propondo a criação do IEB.
Original integrante do Processo RUSP 15537/62. Arquivo do IEB. A reprodução do original consta no
livro de CALDEIRA, J.R.C. IEB: origem e significados (Uma análise do Instituto de Estudos Brasileiros
da Universidade de São Paulo). Prefácio de Antonio Candido. São Paulo: Oficina do Livro Rubens Borba
de Moraes, 2002. p. 191-192.
48
Ao propor a criação do IEB, ele [Sérgio] pretendia aproximar os
pesquisadores universitários dos documentos, sobretudo os mais raros
e inéditos. Na sua visão, somente a pesquisa multidisciplinar baseada
na análise de fontes primárias poderia possibilitar o entendimento da
civilização brasileira, cuja compreensão estava a requerer esforço
contínuo e coletivo de seus analistas.
Desde sua criação, portanto, o IEB se mostra como um importante lugar onde
pesquisadores conseguem realizar suas pesquisas acadêmicas sobre o Brasil. Seu
reconhecimento se efetiva por meio de trabalhos desenvolvidos pelo seu corpo docente
e técnico, de outros professores da USP e de outras instituições e centros nacionais e
internacionais. O IEB com sua proposta inovadora congrega pesquisas nas mais
diversas áreas das humanidades referentes aos estudos brasileiros.
O IEB reafirma o seu aspecto multidisciplinar de ensino, pesquisa e extensão por
meio de seu regimento, instituído pela Resolução nº 5831, de 12 de abril de 2010. O
Artigo 2º determina as finalidades da instituição:
I - desenvolver métodos e técnicas de investigação em Ciências
Humanas, Letras e Artes, assim como realizar, em caráter permanente,
pesquisas relacionadas com os estudos brasileiros;
II - divulgar os resultados obtidos mediante projetos, palestras, cursos,
seminários, intercâmbios, estágios, exposições e publicações;
III - promover cursos de Pós-Graduação nos níveis de Mestrado e
Doutorado, disciplinas de Graduação, bem como cursos e atividades
de Cultura e Extensão Universitária;
IV - preservar, organizar e divulgar seu acervo, colocando-o a serviço
da atividade de pesquisa e da coletividade. (UNIVERSIDADE DE
SÃO PAULO, 2010).
Ao longo de sua trajetória, o IEB conseguiu organizar uma variedade de acervos
das mais diversas áreas do conhecimento que pertenceram a historiadores, geógrafos,
músicos, artistas plásticos, poetas, teatrólogos, entre outros, como: Mário de Andrade
(compra em 1968), Guimarães Rosa (compra em 1973), Graciliano Ramos (doação em
1980 e 1984), Anita Malfatti (doação em 1989), Camargo Guarnieri (doação em 2000),
Caio Prado Jr. (compra em 2001), Lélia Abramo (doação em 2003), Milton Santos
(doação em 2009).
O IEB, dessa forma, é uma das mais importantes Brasilianas ao abrigar acervos
complexos voltados aos estudos de temas brasileiros. As primeiras Brasilianas
adquiridas pelo IEB foram os acervos do escritor e colecionador Yan de Almeida Prado,
comprado em 1962, com mais de 10 mil volumes de títulos originais do período
colonial e Brasil independente, principalmente obras de viajantes dos séculos XVI ao
49
XX e do advogado e também colecionador Alberto Lamego, adquirido em 1968, com
obras raras como documentos relativos à Companhia de Jesus e disputa entre Espanha e
Portugal sobre a Bacia do Prata. A coleção de Alberto Lamego abriga a obra Crônica de
Nuremberg (1493) de Hartmann Schedel, a mais antiga do IEB.
A guarda de arquivos pessoais de artistas, literatos, acadêmicos, entre outros,
coloca o IEB como uma instituição capaz de acolher e dar sustentação para que os
pesquisadores nacionais e internacionais possam desenvolver seus estudos sobre a
realidade brasileira por meio das coleções de obras raras, documentos pessoais, livros,
manuscritos, fotografias.
Com a aquisição de diversos arquivos pessoais ao longo de sua trajetória, houve
a necessidade de aprofundamento nas formas de tratar, organizar e pesquisar os
documentos. Em 1987, o IEB organizou o Curso de Especialização em Organização de
Arquivos sob a coordenação das professoras Heloísa Liberalli Bellotto e Yêdda Dias
Lima, do IEB, e Johanna Wilhelmina Smit, da ECA. O curso foi ministrado anualmente
até 2009 e seu principal objetivo foi explicitado em nota sobre a terceira edição do
curso: “proporcionar conhecimento de caráter teórico e prático na área de Arquivologia
e capacitar pessoal de nível superior para atuar na administração de arquivos e
organização de documentos” (ORGANIZAÇÃO, 1988, p. 186).
O IEB, portanto, trouxe uma importante contribuição para os campos da
Biblioteconomia e da Arquivologia ao desenvolver atividades de pesquisa, tornando-se
pioneiro em São Paulo. Mesmo não tendo uma área específica de Biblioteconomia e
Documentação, manteve por mais de duas décadas o Curso de Especialização em
Organização de Arquivos.
Os diversos conjuntos documentais pertencentes ao IEB são tratados e
armazenados nos seguintes setores: Arquivo, Biblioteca e Coleção de Artes Visuais. De
acordo com o suporte e tipo documental, cada item é destinado a um setor com o intuito
de preservação, conservação e disponibilização de acesso a pesquisadores e interessados
em temas relacionados à realidade brasileira.
Cada setor da instituição recebe os itens de acordo com a especificidade dos
mesmos a fim de tratá-los e preservá-los. As obras publicadas (livros, periódicos) são
destinadas à Biblioteca, os documentos textuais (manuscritos, fotografias, cartas) e
audiovisuais ao Arquivo e as obras de arte e objetos tridimensionais à Coleção de Artes
Visuais.
50
A Biblioteca, originada da Brasiliana do colecionador Yan de Almeida Prado,
comprada em 1962, conta atualmente com aproximadamente 180 mil volumes entre
livros, dissertações de mestrado, periódicos, partituras. O acervo é composto pelas
coleções de indivíduos como Mário de Andrade, Guimarães Rosa, Graciliano Ramos,
Caio Prado Jr., Camargo Guarnieri, Ernani Silva Bruno, José Aderaldo Castello, José
Honório Rodrigues, Marta Rossetti Batista, Milton Santos, Pierre Monbeig, entre
outros. Além de manter cada coleção em sua unidade e com o nome de seu proprietário,
o Instituto possui uma Coleção Geral que vem crescendo constantemente por meio de
compra, permuta e doação.
O Arquivo é composto por aproximadamente 450 mil documentos distribuídos
entre 91 fundos e coleções, documentação resultante de pesquisa e documentação avulsa
e geral. O Arquivo começou em 1968 junto à Biblioteca do IEB, mas houve um
crescimento considerável com a incorporação de arquivos pessoais. Em 1974, portanto,
o Arquivo se tornou um setor independente dentro da instituição.
A Coleção de Artes Visuais surgiu, em 1968, com a compra da coleção de Mário
de Andrade, composta por itens relacionados à religião e magia, artes plásticas e
Revolução de 1932. Até 1981, a Coleção contava apenas com o acervo marioandradiano
e, a partir de então passou a receber novas aquisições. Atualmente, reúne oito mil peças
entre pinturas, gravuras, esculturas e se configura como um dos mais importantes
acervos de obras sobre o modernismo brasileiro. Esse setor é responsável por organizar
exposições decorrentes de pesquisa no acervo documental do IEB. Isto é, as mostras
realizadas na sala Marta Rossetti Batista congregam estudos empreendidos na
Biblioteca, no Arquivo e na Coleção de Artes Visuais.
Em 1970, o IEB realizou sua primeira exposição, Recôncavo Baiano, em que
foram exibidas fotografias de igrejas, engenhos, imagens sacras, de indivíduos da
região. No ano de 1972, em comemoração aos 50 anos da Semana de Arte Moderna, a
exposição Brasil: 1º Tempo Modernista (1917/29), considerada a mais importante sobre
o modernismo brasileiro, foi idealizada pelas pesquisadoras Marta Rossetti Batista, Telê
Porto Ancona Lopez e Yone Soares de Lima. No mesmo ano, a exposição deu origem
ao um livro, publicado pelo IEB. As exposições, dessa forma, trazem o acervo para
perto do público e se mostram como um meio de unir as fontes documentais do acervo e
as pesquisas dos estudiosos.
Nos primeiros anos de fundação do instituto, criou-se, em 1965, no Setor
Cultural do IEB, o Departamento de Produção de Filmes Documentários cujo objetivo
51
era produzir documentários sobre o Brasil. Entre 1966 e 1968, alguns filmes de curta
duração com predominância da temática voltada para o meio rural foram realizados:
“Auto de Vitória” (1966), direção de Geraldo Sarno; “Antologia do Cangaço” (1966),
de Francisco Ramalho Jr.; “Casa de Mário de Andrade” (1968), direção de Sérgio
Muniz e Thomas Farkas. A partir de 1970, não há informações sobre outros filmes
produzidos pelo instituto.
O IEB também conta com um Laboratório de Conservação e Restauro, criado
em 2003, especializado em papel, suporte mais presente no acervo. O Setor de
digitalização contribui desde 2004 para a disponibilização da documentação. Em média
produz 100 mil imagens digitais/ano e assim, atende não só os projetos e a equipe
técnica e de docentes do próprio instituto como também os pesquisadores das demais
unidades da USP e de instituições nacionais e estrangeiras.
Em relação aos cursos, o instituto não mantém curso de habilitação específica de
graduação, mas o grupo de docentes ministra disciplinas optativas nas áreas de História,
História Econômica, Literatura, Música, Geografia, Antropologia, Sociologia e Artes
com o intuito de disseminar as pesquisas desenvolvidas na instituição referentes aos
estudos de temas brasileiros.
Em abril de 2008, foi criado o programa multidisciplinar de Pós-Graduação em
“Culturas e Identidades Brasileiras”, com área de concentração em “Estudos
Brasileiros” e composto de duas linhas de pesquisa: “Brasil: a Realidade da Criação, a
Criação da Realidade” e “Sociedade e Cultura na América Portuguesa e no Brasil”.
Implantado em 2009, o programa tem como objetivo o desenvolvimento de pesquisas e
reflexões sobre a realidade brasileira com viés multidisciplinar.
Desde 1966, o IEB publica a Revista do Instituto de Estudos Brasileiros de
caráter interdisciplinar. Com o intuito de divulgar ensaios e pesquisas sobre o Brasil, o
periódico edita semestralmente ensaios, artigos originais e inéditos e resenhas
relacionados aos estudos brasileiros.
O IEB se mostra como um importante centro de pesquisas para a comunidade
acadêmica e para os estudos brasileiros. A guarda e a conservação de arquivos pessoais
se torna essencial no cenário acadêmico e científico ao suscitar mestrados, doutorados e
pós-doutorados a partir das fontes primárias. Sua rica documentação sobre a realidade
brasileira coloca o IEB como um dos mais relevantes organismos universitários sobre o
tema.
52
5.2. Arquivo Mário de Andrade: fonte para pesquisas acadêmicas
O Arquivo Mário de Andrade foi adquirido pela Universidade de São Paulo em
1967 e doado ao Instituto de Estudos Brasileiros no ano seguinte. O professor Antonio
Candido, casado com a prima de Mário de Andrade, Gilda de Mello e Souza, sugeriu ao
então diretor do IEB, José Aderaldo Castello a compra do arquivo do escritor paulista.
Antonio Candido expôs em carta como o acervo era “constituído em vida por Mário de
Andrade, composto de biblioteca, com cerca de 15 ou 16 mil volumes, arquivo e
fichários, preciosas coleções de desenhos, gravuras, imagens, ‘ex-votos’, quadros e
esculturas” (CANDIDO apud CALDEIRA, 2002, p. 73). A recomendação foi acatada
pelos conselheiros do IEB em reunião de quatro de novembro de 1966.
Após a aquisição do acervo do intelectual Mário de Andrade, Antonio Candido
contou com o auxílio de três estagiárias para colocar em execução o processo de análise
do material: Telê Ancona Lopez, Maria Helena Grembecki e Nites Feres. As três
estudantes citadas se tornaram, posteriormente, importantes pesquisadoras da obra de
Mário de Andrade, com destaque para Telê Ancona Lopez que se tornou professora
livre-docente em Literatura Brasileira na FFLCH/USP e professora titular no IEB/USP.
Até o ano de 2008, foi curadora do Arquivo Mário de Andrade.
Alocada na residência do escritor na rua Lopes Chaves, nº 546 no bairro da
Barra Funda, o acervo foi cuidado pelo então amigo José Bento Faria Ferraz.
Convidado, em 1936, para ser secretário particular e uma espécie de bibliotecário, Zé
Bento, como era conhecido, esteve à frente da organização do material até a morte de
Mário, em 1945.
A documentação marioandradiana estava ordenada em envelopes e pastas de
cartolina, sem a utilização de caixas. As cartas estavam dentro de pastas lacradas, a
organização inicial foi registrada, porém não mantida. Em entrevista Telê Ancona
Lopez explicou a disposição original do arquivo estudado em questão:
Esse registro nos auxiliou, pois, no caso de carta sem data, contígua a
outra, datada, podia-se inferir o ano, o mês etc. Outros conjuntos ou
séries do arquivo estavam fisicamente separados, mas não havia um
inventário, uma listagem, uma organização precisa. (LOPEZ, 2013).
Com cerca de 30.000 documentos, o acervo de Mário de Andrade se mostra
como uma fonte essencial para o estudo sobre o modernismo brasileiro. A
53
documentação pertencente ao escritor paulista é indispensável para quem pretende
aprofundar os estudos sobre a primeira metade do século XX no Brasil.
O conjunto de recortes de jornais, cartas, folhetos de cordel, discos, partituras,
manuscritos, programas musicais e de teatro, fotografias foram reconhecidos pelo seu
valor histórico e cultural ao ser tombado, em 1995, pelo Instituto do Patrimônio
Histórico e Artístico Nacional (IPHAN).
Por meio dos arquivos pessoais podemos delinear a biografia de um artista e o
processo de criação de suas obras desde uma primeira ideia presente em cartas e
manuscritos, uma intenção de pesquisa até um pedido de crítica e de recepção a fim de
reformular uma obra. No caso de Mário de Andrade podemos acrescentar a isso o seu
esforço em propagar o ideário modernista e o seu projeto de brasilidade por meio de
suas cartas, destinadas a diversos correspondentes.
Os manuscritos, os recortes de periódicos, as fotografias e a correspondência de
Mário de Andrade estão sob a responsabilidade do IEB junto com sua biblioteca e
coleção de obras de arte. Por meio desse instituto é possível percorrer a trajetória
intelectual de um incansável pesquisador em busca de detalhes minuciosos das
manifestações populares espalhadas pelo Brasil. Este material é de suma importância
para que sejam entendidas mais detalhadamente a cultura e a literatura produzidas entre
as décadas de 1920 e 1940.
Através da documentação de Mário de Andrade é possível perceber como a
temática do nacionalismo e do sentir-se brasileiro se desdobra. Esse vasto conjunto de
documentos, livros, periódicos, obras de arte e objetos de folclore reflete a trajetória
intelectual do escritor modernista, marcada, em grande parte, pelo interesse em
compreender, criticamente, as diversas manifestações artísticas de diferentes regiões
brasileiras. A dimensão nacionalista crítica está presente nos estudos, na produção
literária e na correspondência endereçada a intelectuais, artistas e personalidades do
Brasil e do exterior.
Para Mário de Andrade, o contato e a amizade de pessoas das mais diferentes
localidades do país lhe valeram elementos substanciais para o aprofundamento de seus
estudos ligados à cultura popular e ao folclore. As cartas trocadas com diversos
indivíduos trazem informações referentes à música, a danças, a expressões religiosas,
aos valores tradicionais, as manifestações culturais e populares como o Carnaval, entre
outros assuntos.
54
Mário de Andrade não foi apenas o autor de Macunaíma, o herói sem nenhum
caráter, publicado em 1928, mas também intelectual, escritor, poeta, professor de
música e pesquisador sobre a cultura brasileira e suas manifestações nos âmbitos da
música, da poesia, da dança, da língua, da religião, entre outros aspectos.
Sua documentação aponta para um rico manancial de exploração no campo dos
estudos interdisciplinares, mobilizando questões literárias, históricas, do memorialismo,
da sociologia da cultura, da música, da crítica genética.
Por meio dos documentos marioandradianos, em especial na correspondência, é
possível compreender melhor como se efetuavam as redes de sociabilidade no
modernismo e os elementos testemunhais para o estudo da obra dos interlocutores e os
seus processos de criação. O material documentário acumulado permite o
aprofundamento na compreensão dos aspectos do projeto de Mário de Andrade de
construção de uma cultura brasileira. O exame da documentação marioandradiana ajuda
a identificar os ideais do autor em relação à poética, à música e à língua que deveriam
ser feitas no Brasil, não só por ele mas também pelos outros intelectuais.
O arquivo de Mário de Andrade conta com numerosa correspondência passiva,
ativa e de terceiros na Série Correspondência (em torno de oito mil cartas, cartões-
postais, telegramas, bilhetes).
O acervo acumulado ao longo de sua trajetória intelectual promove a
preservação dos processos criativos deixados em rascunhos e cartas. Relatos entre
missivistas sobre leituras de livros e jornais demonstram que Mário de Andrade se
preocupava com o seu entorno e procurava fontes para auxiliá-lo na feitura de suas
obras. As cartas, portanto, fornecem subsídios para que os pesquisadores possam
compreender as escolhas e as preferências estéticas dos intelectuais analisados.
As cartas são fontes importantes para as pesquisas acadêmicas e Mário de
Andrade tinha consciência disso já que debatia e orientava o estilo literário dos amigos.
Alterações e sugestões eram apontadas antes mesmo de uma obra vir a lume.7
Entretanto, Mário tinha receio de que suas cartas viessem a público, como constatado
em trecho destinado ao amigo Murilo Miranda, em 19 de agosto de 1943:
[...] devia ser proibido a mostra pública de cartas particulares, por lei
governamental, [...] declaro solenemente, em estado de razão perfeita,
que quem algum dia publicar as cartas que possuo ou cartas escritas
7 Cf. MORAES, Marcos Antonio de. Orgulho de jamais aconselhar: a epistolografia de Mário de
Andrade. São Paulo: Edusp; Fapesp, 2007.
55
por mim, seja em que intenção for, é filho da puta, infame, canalha e
covarde. Não tem noção da própria e alheia dignidade. (ANDRADE,
1981, p. 157-158).
As palavras em tom agressivo eram uma resposta à intenção do jornalista Murilo
Miranda em divulgar as cartas que recebera de Mário na Revista Acadêmica, em
homenagem aos cinquenta anos do amigo.
A preocupação de Mário em preservar a sua intimidade e a de seus destinatários
fica evidente na carta-testamento, de 22 de março de 1944, dirigida ao irmão Carlos.
Temendo que pudesse não sobreviver a uma cirurgia, o escritor declarou que sua
correspondência deveria ser lacrada e só aberta após cinquenta anos de sua morte. A
partir de 1995, o IEB poderia disponibilizar a correspondência passiva do poeta,
entretanto, uma comissão, responsável pela documentação e formada pelo crítico
literário Antonio Candido e o sobrinho de Mário, Carlos Augusto de Andrade, decidiu
divulgar as cartas após o tratamento técnico das mesmas, o que veio acontecer em 1997.
Os pesquisadores, até então, só tinham acesso às cartas escritas e endereçadas por Mário
aos seus destinatários quando estes se dispuseram a publicá-las, como fez o poeta
Manuel Bandeira, em 1958, no livro Cartas de Mário de Andrade a Manuel Bandeira.
As cartas trocadas entre a inteligência brasileira mostram ser importantes
documentos para a compreensão da história cultural e artística durante as primeiras
décadas do século XX no Brasil.
Além da correspondência volumosa, o arquivo de Mário também conta com 123
manuscritos na Série Manuscritos Mário de Andrade (dossiês de documentos diversos
do qual está referenciado apenas o título sob o qual foi agrupado); recortes de periódicos
sobre suas obras bem como de outros artistas na Série Matéria Extraída de
Periódicos. Os recortes de jornais e revistas são fontes para entender o que ocorria no
meio artístico e intelectual bem como a recepção positiva e negativa das obras da época.
No arquivo, estão preservadas as anotações das viagens ao Norte, em 1927, e ao
Nordeste em 1927 e 1928/9 que mostram como a ida a esses espaços e o conhecimento
da cultura local e dos indivíduos auxiliaram o escritor em suas reflexões sobre a
identidade nacional. Os relatos anotados por Mário de Andrade deram origem ao livro O
Turista Aprendiz, organizado pela Profa. Dra. Telê Ancona Lopez, em 1976.
Também constam no arquivo em torno de 2500 fotografias na Série Fotografia;
188 itens na Série Documentação Pessoal (cédula de identidade, recibos, diplomas,
cartão de sócio, discurso, cadernos de estudo, boletim escolar, entre outros); 121
56
documentos na Série Documentação Profissional (sobre o período em que Mário de
Andrade trabalhou como Assistente Técnico da 6ª Região Administrativa do Serviço do
Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – SPHAN, entre 1937 e 1938); 1640 discos
na Série Discos com música erudita, popular e folclórica nacional e internacional.
O Arquivo Mário de Andrade ao longo de sua existência já suscitou e ainda
suscita diversos artigos, livros, dissertações, teses, pesquisas de pós-doutorado nas mais
diversas áreas do conhecimento. Pesquisadores, estudiosos e interessados em geral se
beneficiam da disponibilidade dos documentos pessoais de um importante intelectual do
cenário artístico e cultural da primeira metade do século XX.
O reconhecimento histórico, literário e artístico do arquivo pessoal de Mário
permitiu que sua memória fosse preservada na medida em que uma instituição pública
como a Universidade de São Paulo empreendeu esforços para conservar, guardar e dar
acesso a tão valiosa documentação.
5.3. Análise dos instrumentos de pesquisa: catálogo eletrônico do Arquivo Mário
de Andrade
O Arquivo do Instituto de Estudos Brasileiros da USP vem seguindo a tendência
de modernização dos seus instrumentos de pesquisa. Durante muito tempo, a pesquisa
dos documentos era feita por meio de catálogos e listas impressas para cada tipo de
fundo. Isto é, para cada série de um fundo era necessário consultar um determinado
instrumento de pesquisa.
Tal situação demandava tempo e esforço dos pesquisadores, o que tornava o
desenvolvimento dos estudos moroso e, em alguns casos, lacunar devido à não
localização precisa das fontes primárias. Um documento pode representar a mudança
radical do curso de uma pesquisa. Portanto, ao pesquisador devem ser fornecidas todas
as maneiras possíveis de chegar às informações necessárias ao seu intento.
O catálogo se mostra, então, como um meio de identificação de documentos
arquivísticos, permitindo ao usuário localizar e selecionar o que é mais pertinente para
suas necessidades informacionais. A qualidade de um catálogo eletrônico promove
recuperação informacional eficaz, poupa o tempo do consulente e evita o manuseio de
fontes não relevantes a uma pesquisa.
O Arquivo do IEB se valeu, até início de 2009, de poucos instrumentos de
pesquisa informatizados elaborados para alguns de seus fundos. Havia até então, apenas
os catálogos da correspondência de Mário de Andrade e de Aracy de Carvalho
57
Guimarães Rosa, esposa de Guimarães Rosa e os catálogos do Fundo Pierre Monbeig,
apenas para consulta interna, e da pintora Anita Malfatti. Para as demais séries e fundos
era necessário consultar os catálogos impressos desenvolvidos pelo Arquivo ao longo de
sua existência.
Com o intuito de se adequar às tendências tecnológicas vigentes e permitir o
acesso de seus acervos, o IEB colocou em funcionamento um catálogo eletrônico
institucional que abarca os setores do Arquivo e da Coleção de Artes Visuais. A
Biblioteca faz parte do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP) e segue,
portanto, o seu Vocabulário Controlado para indexação no Dedalus, Banco de Dados
Bibliográficos da USP.
Os objetivos do catálogo eletrônico do IEB são armazenar as informações
descritivas das unidades de cada acervo; disponibilizar uma ferramenta informatizada de
busca para que o usuário possa localizar os documentos; apresentar quando possível a
reprodução de imagens dos documentos, questão que esbarra na lei dos Direitos
Autorais.
Para a construção do catálogo eletrônico foi necessário a implantação de um
banco de dados para armazenamento de informações dos acervos do instituto e seus
desdobramentos, séries e subséries. Dessa forma, o banco de dados foi dividido em dois
módulos, um para uso interno referente ao gerenciamento e o outro para ser acessado
pelos usuários.
A elaboração do catálogo proporcionou um padrão no processo de descrição dos
documentos e das séries já que, anteriormente, cada fundo tinha sua maneira própria de
lidar com os itens arquivísticos e elaborar os instrumentos de pesquisa. Atualmente, os
curadores e seus colaboradores podem inserir e atualizar os dados dos fundos no próprio
banco de dados. A descrição de um documento é feita como segue:
• Código de referência;
• Unidade de armazenamento;
• Espécie documental;
• Título (quando explícito);
• Suporte;
• Descrição;
• Local de produção;
• Data de produção;
• Autoria;
• Estado de conservação;
• Observações. (LANNA, 2010, p. 49).
58
A equipe do IEB ainda está desenvolvendo o vocabulário controlado do Arquivo
e não segue o vocabulário elaborado pelo SIBi/USP. Como está em construção, ao
consulente não é disponibilizada a explicação das listas do vocabulário.
Outra questão importante é ter em mente quais os principais pontos de acesso em
um arquivo. Smit e Kobashi (2003, p. 12) os definem como:
Eis a função dos “pontos de acesso”, que nada mais são do que as
portas nos muros medievais ou as pontes que permitem ultrapassar o
fosso. Os pontos de acesso permitem, como a expressão indica, o
acesso aos documentos a partir da alguns pontos preestabelecidos,
nomeando critérios utilizados para agrupar documentos. Dito em
outros termos, os pontos de acesso permitem detectar, no todo da
massa documental, documentos correspondentes a determinados
agrupamentos.
Os pontos de acesso são, portanto, as “pontes” ou as “portas” que permitem que
um documento seja localizado. Estes podem se referir ao tipo documental, ao nome de
uma pessoa ou de uma instituição, à data, ao local, aos assuntos dos itens descritos. Para
que possam ser localizados, os conjuntos documentais e os documentos devem ser
tratados de forma a identificar características e categorias informacionais de modo que
no momento da busca sejam recuperados.
Há duas normas que permitem a descrição dos conjuntos documentais: ISAD
(G), Norma geral internacional de descrição e ISAAR (CPF), Norma Internacional de
Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias.
A norma ISAD (G) foi elaborada para padronizar a elaboração de instrumentos
de pesquisa e permite que a descrição seja feita do geral para o particular. Isto é, pode-
se caracterizar desde um fundo até um documento. A norma apresenta sete áreas de
informação descritiva:
1. Área de identificação (destinada à informação essencial para
identificar a unidade de descrição);
2. Área de contextualização (destinada à informação sobre a origem e
custódia da unidade de descrição);
3. Área de conteúdo e estrutura (destinada à informação sobre o
assunto e organização da unidade de descrição);
4. Área de condições de acesso e de uso (destinada à informação sobre
a acessibilidade da unidade de descrição);
5. Área de fontes relacionadas (destinada à informação sobre fontes
com uma relação importante com a unidade de descrição);
6. Área de notas (destinada à informação especializada ou a qualquer
outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras
áreas);
59
7. Área de controle da descrição (destinada à informação sobre como,
quando e por quem a descrição arquivística foi elaborada).
(CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p. 12-13).
A norma ISAAR (CPF) regulamenta as regras gerais de como fazer o registro de
nome de pessoas, famílias e entidades. Esta norma determina, portanto, como fazer a
entrada do órgão produtor/gerador do documento, importante ponto de acesso em um
arquivo.
Para que a busca a um órgão produtor/gerador de documentação possa ser feita
de forma eficaz e consistente, é necessário que o mesmo tenha sido registrado de forma
uniforme. Como ponto de acesso essencial em um ambiente arquivístico, o registro de
autoridades arquivísticas deve ser feito sempre da mesma maneira, por extenso,
abreviado ou por sigla. O produtor de um documento não pode ser identificado de várias
maneiras, pois tal situação acarreta perda e recuperação incompleta da informação.
Os elementos de descrição da norma ISAAR (CPF) para um registro de
autoridade arquivística são divididos em quatro áreas:
1 Área de Identificação (onde a informação visa identificar
especificamente a entidade que está sendo descrita e são definidos
pontos de acesso normalizados para o registro);
2 Área de Descrição (onde se registra informação pertinente sobre a
natureza, contexto e atividades da entidade que está sendo descrita);
3 Área de Relacionamentos (onde relações com outras entidades
coletivas, pessoas e/ou famílias são registradas e descritas);
4 Área de Controle (onde o registro de autoridade é especificamente
identificado e é registrada a informação sobre como, quando e por
qual instituição foi criado e mantido). (CONSELHO
INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2004, p. 15).
Em 2006, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) adaptou as normas
ISAD (G) e ISAAR (CPF) ao elaborar a Norma Brasileira de Descrição Arquivística
(NOBRADE), assim tornando-as mais adequadas à realidade brasileira. A NOBRADE
traz ainda um diferencial em relação à ISAD (G) ao incluir uma oitava área descritiva,
Área de pontos de acesso e indexação de assuntos.
O catálogo eletrônico do IEB é analítico, pois a descrição é feita sob cada
documento ou conjunto documental. Em relação à recuperação da informação no
Arquivo, esta pode ser feita no geral ou por fundo e coleção. Dentro de cada fundo ou
coleção, estão as séries e as subséries. A Figura 1 mostra a visão panorâmica do
60
conteúdo do catálogo eletrônico do IEB/USP, uma das áreas em que o consulente pode
empreender busca é o Arquivo.
Figura 1 - Visão panorâmica do conteúdo do catálogo eletrônico do IEB/USP
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB8
Após clicar na opção “Arquivo”, os fundos e coleções são listados. O Fundo
Mário de Andrade está na quarta página, como demonstrado na Figura 2.
8 Disponível em: <http://143.107.31.50/catalogo_eletronico/>. Acesso em: 19 out. 2013.
61
Figura 2 – Lista de alguns dos fundos e coleções do Arquivo IEB/USP.
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB9
O Fundo Mário de Andrade apresenta, como exposto na Figura 3, nove séries e o
número correspondente de documentos: Correspondência (7719 documentos); Discos
(1640 documentos); Documentação Pessoal (188 documentos); Documentação
Profissional (121 documentos); Dossiê: 50 anos de Mário de Andrade (16 documentos);
Fotografias (2493 documentos); Literatura Popular – Cordel (87 documentos);
Manuscritos (123 documentos); Santinhos (18 documentos). Há ainda a opção “Outros
documentos (4 documentos) que se referem a quatro fotografias da primeira viagem de
Mário de Andrade ao norte do país em 1927.
9 Disponível em: <http://143.107.31.50/catalogo_eletronico/consultaAcervosArquivo.asp>. Acesso em:
19 out. 2013.
62
Figura 3 – Lista das séries que compõem o Fundo Mário de Andrade
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB10
A Série Correspondência é a mais detalhada do Fundo Mário de Andrade, pois
entre 1989 e 2003, a Profa. Dra. Telê Porto Ancona Lopez comandou a organização, a
classificação e a descrição do material em diversos projetos com o apoio financeiro da
FAPESP, da VITAE e do próprio IEB. Em 2003, tal esforço resultou em um CD-ROM,
incorporado ao site do IEB. A Série Correspondência se desdobra em três subséries:
Correspondência Ativa (588 itens); Correspondência de Terceiros (139) e
Correspondência Passiva (139 itens). E cada uma delas se divide em novos
agrupamentos. Por exemplo, dentro da subsérie Correspondência Passiva há a Passiva
Lacrada (5693 itens) e Passiva Lacrada recebida por intermédio do secretário de MA
(13 itens).
A Série Discos traz documentos de acetato, alguns possuindo capas originais e
com anotações de Mário de Andrade. A série se desdobra nas seguintes subséries:
Música Brasileira Erudita (50 itens); Música Brasileira Folclórica (108 itens); Música
Brasileira Popular (481 itens); Música Estrangeira Erudita (366 itens); Música
Estrangeira Folclórica (123 itens); Música Estrangeira Popular (475 itens); Textos
Brasileiros (12 itens); Textos Estrangeiros (9 itens); Zoofonia (16 itens).
10
Disponível em:
<http://200.144.255.59/catalogo_eletronico/consultaUnidadesLogicas.asp?Tipo_Unidade_Logica_Codigo
=17&Setor_Codigo=1&Acervo_Codigo=10&Numero_Documentos=>. Acesso em: 19 out. 2013.
63
Na Série Documentação Pessoal há duas subséries: Documentação Familiar (15
itens) e Outros (173 itens).
A Série Documentação Profissional está dividida em três subséries: Discursos
de Alunos (1 item); SPHAN (119 itens); Outros (1 item).
A Série Dossiê: 50 anos de Mário de Andrade não possui subséries, pois conta
com apenas 16 itens. Esse conjunto documental se refere a material sobre uma
homenagem ao cinquentenário de Mário de Andrade em 1943.
As Séries Fotografias, Literatura Popular – Cordel e Santinhos não possuem
subséries.
A Série Manuscritos se desdobra em 123 manuscritos, isto é, dossiês com
materiais heterogêneos. Por exemplo, o manuscrito intitulado Macunaíma traz o
material acumulado por Mário de Andrade para feitura da obra. O catálogo eletrônico
não fornece informações de cada item dos manuscritos, a descrição é feita apenas sobre
o dossiê no geral. Segue a Figura 4 que demonstra tal situação:
Figura 4 – Registro do Manuscrito “Macunaíma”
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB11
O usuário tem as seguintes opções de campos para buscar e recuperar os
conjuntos documentais no Arquivo do IEB, como pode ser visto na Figura 3: “Palavra-
11
Disponível em:
<http://143.107.31.50/catalogo_eletronico/fichaDocumento.asp?Documento_Codigo=144537>. Acesso
em: 19 out. 2013.
64
chave”; “Tipo de material”; “Suporte”; “Nome de pessoa ou instituição”; “Data” (dia,
mês e ano); “Periódico”; “Número de Tombo/Cód. de Referência”. A recuperação deve
ser feita mediante escrita exata dos termos.
Nos campos “Tipo de material”; “Suporte” e “Periódico” há um controle de
termos por meio de uma lista. Há 57 “Tipos de materiais” que se referem aos
documentos do Arquivo, como por exemplo: Cédula de dinheiro; Convite; Diploma;
Entrevista; Flor; Nota de despesa. Em relação ao “Suporte”, existem 66 tipos, entre eles:
Disco de metal; Disco goma laca – 06’- 76 rpm; Filme película; Negativo; Papel de
seda. No campo “Periódico”, é possível encontrar exemplares de diversos lugares do
Brasil e do mundo nas línguas inglesa, francesa, espanhola, alemã, italiana. Entre os
mais de mil periódicos estão alguns dos mais importantes veículos de comunicação da
época de Mário de Andrade: A Manhã; A Noite; Cataguazes; Diário de S. Paulo;
Revista de Antropofagia.
Portanto, o usuário que buscar uma informação referente a um “Tipo de
material”, “Suporte” e/ou “Periódico” específicos deverá escolher os termos
relacionados pelo Arquivo do IEB.
O campo “Nome de pessoa ou instituição” também é composto por uma lista. O
usuário deve digitar o nome desejado e selecionar a opção se esta aparecer. Caso isso
não aconteça, o sistema não aceita um nome que não exista na lista e mostra a seguinte
mensagem: “Escolha um ou mais critérios de busca”.
Se o usuário, por exemplo, quiser buscar dentro do Fundo Mário de Andrade
documentos relacionados ao poeta pernambucano Ascenso Ferreira, o catálogo
possibilitará recuperar a informação de três formas: “Ascenso Ferreira” (206 itens),
“Ascenço Ferreira” (nenhum item encontrado) e “A. Ferreira” (nenhum item
encontrado). Entretanto, se a busca for feita em todo o Arquivo, o resultado muda:
“Ascenso Ferreira” (216 itens), “Ascenço Ferreira” (6 itens) e “A. Ferreira” (3 itens).
Por se tratar de um ponto de acesso essencial para recuperação da informação, o
registro de um nome de pessoa ou instituição deveria ser feito de forma uniforme. A
recuperação de documentos relacionados a uma determinada autoridade torna-se falha e
inconsistente se a cada momento o registro é feito de uma forma, por vezes por extenso,
abreviado ou com grafia diversa.
Em relação à recuperação, o sistema também é pouco consistente. Por exemplo,
o termo “Santinho” no campo “Palavra-chave”, recupera apenas duas cartas. Já o termo
“Santinhos”, traz uma imagem iconográfica. Entretanto, há uma série intitulada
65
“Santinhos” que contém 18 itens. O usuário só consegue acessar os documentos, caso
escolha a opção “Santinho” no campo “Tipo de material” ou selecione diretamente a
Série Santinhos. Mas, para isso, o consulente precisa saber previamente da existência da
série para ter acesso aos 18 itens do acervo. Não recuperará o conjunto se apenas utilizar
o campo “Palavra-chave”.
Se tentar empreender uma busca booleana usando “Santinhos” no campo
“Palavra-chave” e “Santinho” no “Tipo de material”, o sistema recupera apenas um
documento. Se usar “Santinho” nos dois campos, nenhum item é encontrado.
Ao catálogo também falta um controle de vocabulário no que tange à questão de
sinonímia, pois se o termo “Pássaro” for usado no campo “Palavra-chave”, o usuário só
terá acesso a dois documentos: um cartão-postal e uma música. Caso empregue
“Pássaros”, nenhum item é encontrado. Se o termo escolhido for a forma diminutiva
“Passarinho”, dois documentos são recuperados: um álbum musical e um folheto de
cordel. Por fim, com “Passarinhos” a recuperação é uma carta. Os resultados das buscas
demonstram que o usuário precisará se valer de quatro termos correlatos para selecionar
os documentos que melhor atendam suas necessidades informacionais. Entretanto, se o
usuário empregar apenas um dos termos, alguns documentos que poderiam ser
pertinentes não serão recuperados.
A questão do singular e plural também não está bem definida: quando no campo
“Palavra-chave”, o termo “Carta” é utilizado, são recuperados 5958 documentos,
enquanto “Cartas” recupera 177 itens. Os resultados são bem diversos e acarretam os
mesmos problemas do exemplo “Pássaro/Pássaros” e “Passarinho/Passarinhos”, pois a
maioria dos documentos não é recuperada caso o usuário use o termo “Cartas”. Quando
no campo “Tipo de material”, a opção “Carta” é selecionada, 5795 itens são mostrados.
A combinação nos campos “Tipo de material” e “Palavra-chave” com o termo “Carta”
recupera 5767 itens. “Cartas” em “Palavra-chave” e “Carta” em “Tipo de material” traz
155 itens. Ou seja, mais uma vez, a recuperação é inconsistente. Deve-se lembrar que a
normalização gramatical para elaboração de vocabulário controlado propõe que os
termos devam ser registrados no singular. Há exceções quando o termo representar um
conceito diferente ou uma forma já consagrada no plural, mas aqui não é o caso.
Um problema foi encontrado no catálogo eletrônico no que se refere à
recuperação de fotografias. A combinação “Fotografia” no campo “Tipo de material” e
“Ascenso Ferreira” em “Nome de pessoas ou instituição” recuperou 15 documentos.
Entretanto, o sistema não mostrou que há mais uma fotografia. Quando substituímos,
66
“Stella Gris Ferreira” em “Nome de pessoas ou instituição”, aparece o registro da
fotografia cujo Número de Tombo / Cód. de Referência é MA-F-1282. Segue o registro
da fotografia, representada na Figura 5:
Figura 5 – Registro da Fotografia MA-F-1282
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB12
Na foto, Ascenso Ferreira está ao lado de sua esposa Stella Griz Ferreira (este
fato é de conhecimento desta pesquisadora, que estudou a correspondência do casal
trocada com Mário de Andrade). Infelizmente, o usuário não encontrará a foto MA-F-
1282 sem tais subsídios. O sistema não recuperou a foto em um primeiro momento, pois
Ascenso Ferreira está identificado por AF tanto na descrição do item quanto nas
referências onomásticas. O registro de forma abreviada do nome do poeta acarreta uma
recuperação inconsistente, tornando lacunar a pesquisa dos usuários atendidos.
Foi efetuada uma busca no campo “Data” e para isso foram determinadas uma
data inicial e uma final: 18/10/1930 e 20/10/1930. Foram recuperados 174 itens,
entretanto, alguns não condizem com o período escolhido. Apenas 102 são do ano de
1930, porém, nenhum dos documentos tem a data entre 18/10/1930 e 20/10/1930. O
catálogo recuperou itens desde 1919 até 1944. Ou seja, o recurso de delimitar um
12
Disponível em:
<http://143.107.31.50/catalogo_eletronico/fichaDocumento.asp?Documento_Codigo=146309>. Acesso
em: 25 out. 2013.
67
período de tempo, embora conste na interface de busca do catálogo, não produz
resultados consistentes. O melhor seria que houvesse uma mensagem de que nenhum
item foi encontrado. Torna-se um problema para o usuário quando o resultado da busca
não condiz com o intervalo de tempo pretendido. Depois de conferir a listagem dos 174
documentos mostrados, o pesquisador/consulente percebe que não há nenhum item de
acordo com a busca elaborada.
O campo “Número de Tombo / Cód. de Referência” não se mostra muito eficaz
para realização de busca, pois o usuário precisa saber previamente o número de registro
do documento.
Quando o sistema recupera os documentos ou um conjunto documental, é
possível clicar no link “Ver mais detalhes”. Nessa opção, há a descrição de algumas
categorias como: Acervo; Código de Ref.; Posição no Quadro de Arranjo; Gênero
Documental; Espécie/Tipo/Formato; Título; Descrição; Suporte; Localidade; Data;
Cromia; Altura; Largura; Observações; Referências Onomásticas; Status. Segue a
Figura 6 a fim de exemplificar a descrição informacional de uma fotografia:
Figura 6 – Registro da Fotografia MA-F-0098
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB13
13
Disponível em:
<http://143.107.31.50/catalogo_eletronico/fichaDocumento.asp?Documento_Codigo=145125>. Acesso
em 25 out. 2013.
68
Para documentos textuais, algumas categorias se mantêm e outras são alteradas:
Acervo; Código de Ref.; Unidade de Armazenamento; Posição no Quadro de Arranjo;
Gênero Documental; Espécie/Tipo/Formato; Descrição; Localidade; Data; Núm. de
Folhas; Remetente; Destinatário; Referências Onomásticas; Status. A Figura 7 mostra o
registro documental:
Figura 7 – Registro da Fotografia MA-C-CPL-1059
Fonte: Catálogo eletrônico do IEB14
Além de tornar mais consistente o controle do vocabulário, o estudo também
sugere que alguns documentos sejam digitalizados. A disponibilização de imagens
facilitaria o trabalho de muitos pesquisadores, pois, dessa forma, o acesso ao conteúdo
informacional dos documentos poderia ser feito de qualquer lugar, de modo remoto.
Outra vantagem é a preservação dos materiais ao se evitar seu manuseio. Entretanto,
sabe-se que para isso há as questões da segurança das informações e dos direitos
autorais. Em princípio, o IEB disponibiliza em seu site as fotografias do Fundo Mário
de Andrade, porém, apenas para consulta no próprio instituto. O usuário não tem o
mesmo acesso em outro local.
14
Disponível em:
<http://143.107.31.50/catalogo_eletronico/fichaDocumento.asp?Documento_Codigo=29538>. Acesso em
27 out. 2013.
69
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O Arquivo do IEB vem procurando se adaptar às mudanças tecnológicas ao
elaborar instrumentos de pesquisa em formato online. Isso é um ponto positivo, pois
mostra que há preocupação com o pesquisador/consulente e com a recuperação da
informação.
Os instrumentos de pesquisas permitem ter acesso à representação do conteúdo
informacional de um documento ou conjunto documental no ambiente arquivístico.
Portanto, os instrumentos de pesquisa devem fornecer informações relevantes e
suficientes para que o pesquisador possa ter uma visão geral das origens e do contexto
de produção dos documentos.
Devido ao valor histórico e literário, muitos estudiosos e pesquisadores se detêm
na documentação marioandradiana a fim de desenvolver seus trabalhos acadêmicos.
Portanto, é de suma importância que os instrumentos de pesquisa sejam eficientes para
que não haja perda informacional durante o processo de busca dos documentos
arquivados.
Quando a equipe do Arquivo empreende uma descrição bem elaborada, o
usuário obtém elementos para decidir se determinado documento é de seu interesse ou
não e se deve dedicar seu tempo em consultá-lo.
Na pesquisa realizada no catálogo eletrônico do Fundo Mário de Andrade do
IEB, foram detectados problemas de descrição e representação da informação que
acarretam falhas e inconsistências de recuperação da informação como: falta de
normalização dos registros de nome de pessoas ou instituições; ausência de controle de
vocabulário em relação à sinonímia; indefinição em relação ao singular e ao plural dos
termos; inoperância do campo “Data”; ineficácia do campo “Número de Tombo / Cód.
de Referência”.
Para que a recuperação da informação aconteça de forma plena é necessário que
os princípios e pressupostos da Análise Documentária sejam colocados em prática com
a adoção de dois tipos de produtos documentários: o resumo e o índice. Isto é, o
profissional da informação analisa o texto ou o conjunto documental e os transforma em
representações sintéticas e homogêneas. A adoção de mecanismos de controle de
vocabulário são igualmente importantes para garantir recuperação consistentes de
informação dos Fundos do Arquivo do IEB.
70
Parece ser imprescindível que ajustes sejam feitos para melhor atender aos
usuários que buscam informação no rico acervo do IEB. As pesquisas acadêmicas sobre
as questões brasileiras serão beneficiadas com a adoção de políticas de indexação
explícitas e de vocabulário controlado construído segundo o que propõe a Análise
Documentária.
71
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