Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM NA PROJEKTU
Planiranje komunikacije
Distribucija informacija
Izveštavanje o realizaciji
Administrativno zatvaranje
◦ Upravljanje komunikacijom na projektu uključuje procese potrebne da osigurajuodgovarajuće i na vreme: generisanje, prikupljanje, distribuiranje, skladištenje ikrajnje razmeštanje projektnih informacija. Osnovni procesi su:
Planiranje komunikacijePlaniranje komunikacije obuhvata određivanje komunikacionih potrebaučesnika u projektu: KO treba KOJU informaciju, KADA je ona potrebna i KAKO će se doći do nje.
Projektna organizacija, učesnici na projektu i njihovi odnosi
Funkcije preduzeća, odeljenja i specijalisti uključeni u projekat
Lokacioni raspored učesnika na projektu
Potrebe za eksternom komunikacijom
Zahtevi za komunikacijom
Potreba za informacijama
Raspoloživost tehnologije
Očekivano projektno osoblje
Dužina projekta
Tehnologija komunikacije
Proceduru generisanja, prikupljanja i skladištenja informacija
Matrice strukture i distribucije
Opis informacija koje će biti distribuirane uključujući format, sadržaj, nivo
detaljnosti i definicije/skraćenice koje će biti korišćene
Vremenski plan generisanja izveštaja
Metode pristupa i dobijanja informacija između predviđenih termina
distribucije
Metod unapređenja i aktuelizacije plana upravljanja komunikacijom
Plan upravljanja komunikacijom
SISTEM IZVEŠTAVANJA O REALIZACIJI PROJEKTA
Izveštaji koji slede nakon obrade podataka moraju imati:
opis stvarnog stanja na projektu,
nalaze kojih se došlo tokom upoređenja sa planiranim stanjem,
lično mišljenje i ocenu od strane odgovornog lica,
preporuke za korektivne akcije.
Generalno gledano svi izveštaji na projektu se mogu grupisati u tri opštevrste:
izveštaji za rukovodstvo,
tehnički izveštaji,
opšti izveštaji.
Izveštaji o planskim podacima na projektu (vreme, budžet, ...)
Detaljno upoređenje planiranih i ostvarenih veličina (ovo upoređenjeuključuje i ocenu preostalog rada)
Projekcija daljih kretanja do potpunog okončanja projekta
Korišćenje ove tri grupe izveštaja na projektu treba da obezbedi:
U pogledu donošenja efikasnih i odluka na vreme, mogu se grupisatitri neophodne vrste izveštaja:
povratnu vezu ka menadžmentu, planerima i izvršiocima
identifikaciju odstupanja od tekućeg plana projekta, vremenskograsporeda i budžeta
mogućnost da se inicira situaciono planiranje dovoljno rano da zahtevani troškovi, izvršenje i vreme mogu pretrpeti korektivneakcije bez gubljenja resursa
Izveštaji o planskim podacima na projektu (vreme, budžet, ...)
Detaljno upoređenje planiranih i ostvarenih veličina (ovo upoređenje uključuje i ocenupreostalog rada)
Projekcija daljih kretanja do potpunog okončanja projekta
Korišćenje ove tri grupe izveštaja na projektu treba da obezbedi:
U pogledu donošenja efikasnih i odluka na vreme, mogu se grupisati tri neophodnevrste izveštaja:
povratnu vezu ka menadžmentu, planerima i izvršiocima
identifikaciju odstupanja od tekućeg plana projekta, vremenskog rasporeda i budžeta
mogućnost da se inicira situaciono planiranje dovoljno rano da zahtevani troškovi, izvršenje i vreme mogu pretrpeti korektivne akcije bez gubljenja resursa
gantogram globalnih aktivnosti,
mrežni plan ključnih događaja,
mrežni plan globalnih aktivnosti,
detaljni mrežni plan aktivnosti,
tabelarni termin plan,
detaljni gantogram povezanih aktivnosti,
vremenska analiza aktivnosti prethodnika,
vremenska analiza aktivnosti sledbenika,
analiza vremenskih rezervi, itd.
U okviru vremenskih izveštaja projektu najčešće se i za planske i kontrolne
podatke koriste sledeće vrste izveštaja:
izveštaj o korišćenju pojedinih resursa,
izveštaj o utrošku materijala,
izveštaj o korišćenju resursa organizovan po aktivnostima,
detaljni ili zbirni kontrolni izveštaj o korišćenju resursa organizovan po
pojedinim resursima,
izveštaj o produktivnosti pojedinih resursa,
izveštaj o iskorišćenju resursa,
izveštaj o angažovanju resursa u odnosu na vreme, itd.
U zavisnosti od vrste projekta i resursa koji se prate mogu se formirati i koristitisledeći izveštaji:
tabelarni prikaz troškova po aktivnostima,
tabelarni prikaz troškova po vrstama radova ili fazama rada,
troškovno opterećenje u vremenskom periodu,
sumarni i detaljni izveštaji po troškovnoj strukturi,
izveštaj o novčanom toku,
S-kriva planirani/ostvareni troškovi,
kumulativni prikaz troškova za ceo projekat ili pojedini vremenski period,
histogram troškova po pojedinim resursima,
kontrolni izveštaji (planirano/ostvareno) za sve kategorije resursa,
izveštaj o ostvarenim indirektnim troškovima u određenom vremenskomperiodu,
izveštaj o zarađenoj vrednosti,
izveštaj o analizi varijanse.
Tipični troškovni izveštaji koji se kreiraju i koriste u toku realizacije projekta su:
Izveštaj o zatvaranju projekta
Dostignutost projektnih ciljeva
Kritični faktori uspeha
Izvršenje u odnosu na planirano vreme i troškove
Odobrene projektne promene
Post projektna ocena
Promene u projektu
Promene su neizbežne
Mogu biti dobre ili loše
Promene nisu povremena pojava, promene su konstanta
Sposobnost upravljanja promenama ima značajan uticaj na
uspeh projekta
Najoposanije su promene koje ne vidite
Zahtev za promenom
Zašto je promena neophodna?
Procena očekivanih koristi od promene
Procena uticaja na vreme, troškove i druge faktore
Specifikacija resursa potrebnih za promenu
Upravljanje promenama u projektu
Voditi evidencije o svim promenama i pratiti sve promene
Definisati proces za analizu predloženih promena
Ustanoviti kriterijume za prihvatanje ili odbijanje predloga promene
Objaviti odluku i status
PLANIRANJE VREMENA REALIZACIJE PROJEKTA
Definisanje aktivnosti
Određivanje međuzavisnosti aktivnosti
Procena trajanja aktivnosti
Raspoređivanje aktivnosti
Planiranje vremena realizacije projekta uključuje :
traženje načina za lečenje problema,
razvijanje plana za povratak na osnovne pozicije.
Ako utvrđeni podaci pokazuju da je realizacija projekta izašla iz planskihokvira, onda se mora:
Ignorisanje
Funkcionalna modifikacija
Replaniranje
Rekonstruisanje sistema
Postoji četiri odgovora na izveštaj o nastaloj razlici planskih i aktuelnihpodataka:
UPRAVLJANJE POMOĆU PROJEKATA
Primena upravljanja pomoću projekata zahteva da se celokupno poslovanje preduzeća postaviti tako da se odvija kroz realizaciju niza projekata,
Pojedinačni poslovni procesi i poduhvati se definišu i organizuju kao projekti, u smislu koncepta upravljanja projektom.
Promene u organizovanju preduzeća – projektna ili matrična organizacija za funkcionisanje preduzeća
Korišćenje timskog rada
Organizaciona i projektna kultura
PROJEKTNO ORIJENTISANA ORGANIZACIJA
Projektno orijentisana organizacija je ona organizacija koja koristi koncept project managementa za upravljanje svojim poslovima, zadacima i poduhvatima.
Projektno orijentisana organizacija koristi u osnovi project management, ali pošto se radi o upravljanjusa više projekata koristi se program menadžment ili multiprojektno upravljanje.
Projektno orijentisana organizacija ima sledeće osnovne karakteristike:
◦ upravljanje preko projekata uzima kao svoju strategiju,
◦ za obavljanje složenih procesa i aktivnosti koristi privremenu organizaciju,
◦ koristi i posebne stalne organizacije za povezivanje složenih procesa i funkcija,
◦ upravlja portfoliom projekata koji se sastoji od skupa različitih projekata,
◦ primenjuje novu paradigmu menadžmenta,
◦ sadrži posebnu kulturu project managementa,
◦ vidi sebe kao projektno orijentisanu.
Izbor odgovarajuće organizacione forme zavisi od vrste projektno orijentisane organizacije i projekata koji čine portfolio.
PROGRAM MENADŽMENTPotiče iz vojne problematike – razvoj velikih oružanih sistema.
Program predstavlja složeni poduhvat koji sadrži više projekata koji su usmereni ka postizanju jedinstvenog cilja programa.
Program menadžmet se često vezuje za strateški menadžment i strateško planiranje i za realizaciju strateškog plana preduzeća.
Formiranje posebne organizacije za upravljanje programom
Opis poslovnih procesa
Karakteristike
Frekventnost Često Jednom Jednom
Značaj Mali Srednji-veliki Veliki
Delokrug Mali Srednji-veliki Veliki
Trajanje Kratko Kratko-srednje Srednje-dugo
Potrebni resursi Nekolicina Malo Mnogo
Troškovi Niski-srednji Srednji-visoki Visoki
Organizacija Nekoliko Malo-mnogo Mnogo
Forma organizacijeTrajna organizacija ili
radna grupaProjekat Program
P r o j ek a t 3P r o j ek a t 1
P r o j ek a t 2 P r o j ek a t n
P r o j ek t n i b i r oP r o g r a m z a k u p c a
R u k o v o d i l ac p r o j e k t aR u k o v o d i l ac p r o j e k t a
R u k o v o d i l ac p r o j e k t a
R u k o v o d i l ac p r o j e k t a R u k o v o d i l ac p r o j e k t a
P r o j ek t n i t i mP r o j ek t n i t i m
P r o j ek t n i t i m P r o j ek t n i t i m
P r o j e k t n i b i r o
D I R E K T O R
K o n t r o l a p r o g r a m a
P r o j e k a t
m o t o r a
P r o j e k a t
l e t i l i c e
P r o j e k a t
a v i o k o n -st r u k c i j e
O st a l i
p r o j e k a t i
P r o j e k a to p r e m e z a
p o d r { k u
O st a l e f u n k c i o n a l n e
o b l a st i
N a b a v k aK o n t r o l e r