Upravljanje projektima u IT - Dobrodošlitesla.pmf.ni.ac.rs/people/martze/Project/PM 09.pdf · 2017-05-19 · Upravljanje komunikacijom ... Mnogi problemi u drugim oblastima znanja

Upravljanje projektima u IT

Upravljanje komunikacijom projekta

Upravljanje komunikacijom

Značaj:

Najveća pretnja za neuspeh projekta (pogotovo IT projekta) leži u lošem upravljanju komunikacijama Mnogi problemi u drugim oblastima znanja ukazuju upravo na komunikaciju

Presudno je staviti ispred rukovodilaca kao prioritet komunikaciju sa ključnim akterima

Postoji potreba kod IT profesionalaca za usavršavanjem veština komunikacija (soft skills) Potrebno je usavršavanje kako stručnih znanja i veština, tako i veština u

komunikacijama, pogotovo u IT industriji gde su promene veoma prisutne

U komunikaciji sa ljudima koji nisu IT profesionalci potrebna je češća upotreba ne-tehničke terminologije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 2


Cilj upravljanja komunikacijom projekta jeste da se obezbediti

blagovremeno i odgovarajuće prikupljanje, skladištenje,

raspoređivanje i raspolaganje informacijama unutar projekta

Pet glavnih procesa koji se tiču upravljanja komunikacijom :

Identifikacija aktera

Planiranje komunikacije

Razmena informacija

Upravljanje očekivanjima aktera

Izveštavanje o performansama



– rezime



Akteri su svi učesnici koji su u uključeni ili na neki način

povezani sa projektom (sponzori, članovi tima, osoblje

podrške, kupci, korisnici, dobavljači i oponenti)

Identifikacija većine aktera je laka i očigledna

Mogu da postoje konkurenti izvan (ili čak unutar)

organizacije za koje rukovodioci ne znaju Ovakve aktere nije lako identifikovati

Neki akteri mogu da promene „stranu“ u toku trajanja projekta

Dokumentovanje osnovnih informacija o akterima vrši se

pomoću registra aktera Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 5


Registar aktera je javni dokument koji sadrži osnovne informacije o identifikovanim akterima Ne treba da sadrži „osetljive“ informacije

Osetljive informacije koje ne treba da budu poznate izvan projekta povezane su sa strategijom za upravljanje akterima

Strategija za upravljanje akterima je dokument koji sadrži imena aktera, stepen njihovog zaduženja, nivo uticaja unutar projekta i strategiju za upravljanje radi dobijanja podrške ili otklanjanja smetnji određenom akteru Neki rukovodioci čak ne zapisuju sve informacije vezane za strategiju ali ih

itekako uzimaju o obzir


Strategija za upravljanje

akterima


Planiranje komunikacije

Plan za upravljanje komunikacijom je dokument koji daje

smernice za upravljanje komunikacijom unutar projekta

Plan treba da sadrži: Zahteve za komunikacijom aktera

Format, sadržaj i nivo detalja informacija

Ko prima informacije a ko ih obrađuje

Metode i tehnologije za prenos informacija

Učestalost komunikacije

Procedure za rešavanje problema

Reviziju procedura radi ažuriranja plana

Rečnik terminologije


Analiza komunikacije aktera


Razmena informacija

Razmena informacija predstavlja isporuku informacija o projektu pravim ljudima u pravo vreme

Rukovodioci odlučuju ko od aktera prima koju informaciju ali i najbolji način njene isporuke Da li je dovoljno poslati pisani izveštaj?

Da li je sam sastanak dovoljno efektan u raspodeli informacija?

Ključne stavke za efikasnu razmenu informacija su:

Korišćenje tehnologija

Formalna i neformalna komunikacija

Kompleksnost komunikacije


Razmena informacija

Korišćenje tehnologija može da olakša proces razmena informacija ukoliko se pravilno upotrebljava

Većina ljudi unutar biznisa komunicira putem: mail-a, sastanaka, telefona, web sajtova, skupy-a ...

Korišćenjem internog informacionog sistema (IS) može se, putem elektronske forme, organizovati projektna dokumentacija, zahtevi kupaca... Lakši pristup informacijama

Lakša raspodela informacija

Porebno je praviti kopije ovih dokumenata (backup-ove)

IS ne treba da sadrži „osetljive“ informacije


Razmena informacija

Formalna i neformalna komunikacija

Pored pisanja izveštaja (formalna komunikacija) potrebna je i komunikacija uživo (neformalna)

Oko 75% ljudi su ekstroverti i više žele komunikaciju sa ljudima nego da čitaju izveštaje, mail-ove i i sl Tehničko osoblje uglavnom smatra da su izveštaji dovoljni

Ne tehničko osoblje više voli komunikaciju uživo

Kroz neformalnu komunikaciju ljudi se upoznaju i grade se međuljudski odnosi i poverenje

Efikasna komunikacija zavisi od dobrih veština komunikacije Pisanje, razgovori, slušanje ...


Razmena informacija

Efikasna razmena informacija

Mnogi pisani izveštaji ne sadrže bitne informacije koje su potrebne rukovodiocima i tehničkom osoblju Potrebno je uključiti detalje koji bitno utiču na performanse projekta

Dokumentovati promene koje utiču na performanse proizvoda

Problem prikrivanja loših vesti

Verbalna komunikacija 58% je govor tela, 35% kako se izgovaraju reči, 7% je sadržaj

Podstrekivanje verbalne komunikacije Neke kompanije zabranjuju korišćenje mobilnih telefona i mail-ova u nekim

vremenskim intervalima radnog vremena


Izbor medija za

komunikaciju


Razmena informacija

Kompleksnost komunikacije

Mnogi rukovodioci smatraju da će dodavanjem nove radne

snage rešiti problem kašnjenja u rasporedu?!

Ako je jednom čoveku potrebno dva meseca da uradi jedan posao da li će dva

čoveka taj posao završiti za mesec dana?

Komuniciranje o lošim vestima (stavljanje u kontekst)

Određivanje broja komunikacionih kanala Povećavanjem broja ljudi, povećava se i kompleksnost komunikacije

Broj kanala za komunikaciju je n(n-1)/2

Smanjiti kompleksnost pravljenjem timova sa manjim brojem ljudi


Kanali za komunikaciju


Upravljanje očekivanjima

aktera

Uspeh projekta se može definisiati kao zadovoljavanje očekivanja aktera (sponzora/kupca)

Sponzori obično rangiraju obim, troškove i vreme da bi našli balans između ovih ograničenja

Taj balans se prikazuje pomoću matrice upravljanja očekivanjima

Matrica upravljanja očekivanjima sadrži listu mera uspeha kao i proiritete, očekivanja i smernice vezane za svaku od mera

Poznavanje očekivanja aktera pomaže u otklanjanju problema Ukoliko je poznato da troškovi nemaju visok prioritet kao vreme, nije

problem od sponzora potražiti dodatna sredstva


Matrica upravljanja

očekivanjima


Izveštavanje o

performansama

Izveštavanje o performansama predstavlja pružanje informacija akterima o tome kako se resursi koriste da bi se postigli ciljevi

Ulazi Mere performansi posla, plan upravljanja projektom, mere kontrole kvaliteta,

potvrđeni zahtevi za izmenama, potvrđeni proizvodi

Izlazi

Izveštaji o performansama Izveštaj o statusu, izveštaj o progresu

Prognoze Daju predviđanja o budućem statusu i progresu projekta na osnovu poznatih

infromacija i trendova


Poboljšanje komunikacije

Dobra komunikacija je od vitalnog značaja za upravljanje

projektom i za njegov uspeh

Ključne informacije treba da stignu do pravih ljudi u pravo

vreme

Alati neophodni za poboljšanje komunikacije

Upravljanje konfliktom

Razvoj komunikacionih veština

Održavanje efikasnih sastanaka

Korišćenje mail-ova, poruka i sl



Upravljanje konfliktom

Rukovodioci moraju da koriste i usavršavaju svoje ljudske resurse i njihove veštine u komunikaciji kako bi najpre identifikovali a kasnije i efikasno upravljali konfliktom

Osnovni modusi za upravljanje konfliktom

Sučeljavanje! (najzastupljeniji)

Kompromis

Izglađivanje

Prisiljavanje

Povlačenje



Razvoj veština za komunikaciju

Neki ljudi su rođeni sa dobrim veštinama za komunikaciju Drugi imaju talenat da nauče (razviju) tehničke veštine

Retki su oni koji imaju oba talenta!!

Obe veštine mogu se naučiti i unaprediti Kompanije ulažu dosta novca u obuke, treninge i sl

Multinacionalne kompanije ulažu u unapređenje veština za komunikaciju radi smanjivanja kulturoloških razlika

Rukovodioci svojim primerom podstiču radnike da unapređuju svoje verbalne veštine Dobri pisani izveštaji, odlične usmene prezentacije i sl



Održavanje efikasnih sastanaka

Da li je moguće izbeći sastanak?

Definisati svrhu i zaključak sastanka

Odrediti ko treba da prisustvuje sastanku

Podeliti dnevni red učesnicima

Pripremiti materijale i logistiku unapred

Voditi sastanak profesionalno

Postaviti osnovna pravila

Izgraditi veze



Korišćenje mail-ova, poruka i drugih medija

Ukoliko ljudi znaju kada da koriste mail i druge medije

moraju da znaju i kako da ga koriste

Da li znate kako da organizujete poruke unutar mail-a?

Kako da organizujete listu kontakata?

Da li koristite neki filter za spam-ove?

Da li znate da nadjete neku poruku po datumu, kontekstu,

autoru, ključnim rečima i sl?

Šta tačno staviti u subject (tema) poruke?


Documents

Upravljanje projektima u IT - Dobrodošlitesla.pmf.ni.ac.rs/people/martze/Project/PM 09.pdf · 2017-05-19 · Upravljanje komunikacijom ... Mnogi problemi u drugim oblastima znanja