Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos

Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos

2013-06-24

Version C

Utfall och masterdata hämtas i Horisonten till Nekksus

Budget och Prognos 1. Skapas direkt, eller kompletteras i Nekksus 2. Skapas i verksamhetens projektsystem och

överförs till Nekksus

= samlad projektuppföljning i Nekksus

Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version C

Principer för investeringsinformation i Nekksus

Huvudbok (Delmodell I)

MasterdataUtfall

1Indata Budget/prognos- direkt- justeringar/tillägg

Budget/prognosmall• Investeringsprojekt• Planperiod• Per projekt/projektledare• Per investeringsområde

2Projektsystemi verksamheten

Indata Budget/prognos- på

projekt/delprojektnivå- projektledare mfl

Budget/Prognos

Utfall

Nekksus

InvesteringsuppföljningCentralt

InvesteringsuppföljningFörvaltning

Investering2011 och framåt på detaljnivå.Före 2011 saldo per projekt.

Projektstruktur

2

Investeringsprojekt i Nekksus

Generella förutsättningar

• Investeringar hanteras i sex förvaltningar; 200 Fastighet, 230 Lokalförvaltning, 392 Park och Natur, 393 Idrott och förening, 400 Trafik, 540/560 Vatten/Krets. Utformningen i Nekksus skall stödja utfallsrapportering, den detaljerade budgetprocessen och de obligatoriska prognosprocesserna, (februari, mars, augusti, oktober) med fokus på förvaltningsgemensam rapportering.

• Investeringsrapporterna är anpassade efter den planperiod om fyra år som är gällande för staden. Aktuell planperiod är 2011-2014.

• I Nekksus finns utfallsdata from 2011 som är det första året i aktuell planperiod. De förvaltningar som har behov av informationen för tidigare år har själva sammanställt utfall före 2011 per projekt. Detta har lästs in i Nekksus som ett saldo per 2010-12-31, (även om den avser flera tidigare år). Tänk på att göra rätt val av månad (dec) för att se dessa transaktioner i transaktionsfliken.

• Investeringsrapporter i Nekksus finns samlade under flik Investering och är tillgänglig för alla användare i de investerande förvaltningarna och för centrala användare som har tillgång till dessa förvaltningar.

• I Nekksus investeringsrapporter presenteras inte investeringsbudget från Horisonten utan endast budgetvärden som är inmatade Nekksus (start år 2013). De rapporter som visar siffror i en budgetkolumn för passerade år tidigare än 2013 är detta utfall som kopierats in som budget.

• I rapporten visas informationen alltid med koder som innehåller prefix, dvs den treställiga förvaltningskoden. Detta för att det skall vara möjligt att titta på information som avser flera förvaltningar i samma rapport. Vid inmatning av budget/prognos visas alla koder exklusive prefix (undantag ansvar) för att underlätta för användaren vid inmatning. Inmatning sker alltid inom ett prefix.

• Rapporter för tillsyn och skötsel, reparationer och förebyggande underhåll finns ännu ej framtagna i Nekksus.

Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version C 3

Investeringsprojekt i Nekksus, forts

Kontogrupperingar

• Utfall presenteras i Nekksus på de koddelsvärden som bokförts i Horisonten. Presentationen av utfall görs per kontogrupp. Kontogrupperingen för investeringsprojekt skapas i Nekksus via intervall. Om ett nytt konto läggs till i Horisonten kommer det att sorteras in i dessa intervall. Skulle ett nytt konto falla utanför intervallet kommer det att redovisas under en grupp benämnd SAKNAR GRUPPERING – meddela central systemförvaltning i Nekksus om något konto/värden visas under den grupperingen.

• All manuell inmatning av budget/prognos i Nekksus sker på kontogruppsnivå. Till varje kontogrupp finns ett registreringskonto angivet. Det är på detta konto som budget/prognos lagras.

• Det finns en rapport i Nekksus som visar hur kontogrupperingarna är uppbyggda; ”Kontogruppering budget/prognos”. Välj ”investeringsgruppering” i väljaren för kontostruktur. Här framgår också vilket konto som är registreringskonto för kontogrupperingen (syns också i nodträdet). Rapporten kan hittas under ”Gå till”.

• Om budget/prognos kommer från försystem kan budget/prognos också förekomma på kontonivå (andra konton än registreringskontona). Detta styrs av informationen från försystemet.

• För att skapa ”brutto”-uppföljningen finns en överliggande gruppering av konton till Inkomster/utgifter.

• Totalsumman av utfallet på investeringsprojekt benämns ”netto” (inte resultat).

• I investeringsrapporterna kan utfall på kontogruppsnivå brytas ner till kontonivå om kontogruppen markeras. Detaljnivån visas alltid underst i vyn.

• För investeringsprojekt finns bara en gällande kontohierarki – inte årliga träd som för resultaträkningen.


Investeringsprojekt i Nekksus, forts

Koder för investeringsprojekt och grupperingar

• I investeringsrapporten visas alla utfallsbelopp som finns bokförda på I-projekt. (Delmodell I i Horisonten)

• Projektkoder och aktuella underkoder hämtas varje natt från Horisonten.

• Endast koder som finns i Horisonten kan användas för registrering av budget och prognos. Detta gäller även koder för sk. ”dummyprojekt”. Om behov av nytt projekt uppstår i budget/prognos arbetet måste detta läggas upp i Horisonten för att efter nästa natt finnas tillgängligt i Nekksus.

• Ett antal underkoder för projekt tas med in till Nekksus. Se nästa bild för översikt av de underkoder som är aktuella för investeringsprojekt

• I samband med inläsning i Nekksus skapas ett antal manuella grupperingar som inte är angivna som underkoder. Att dessa grupperingar blir korrekta följs upp att central systemförvaltning. Meddela om ni lägger upp en ny PRGEN4-kod så att denna blir grupperad.

• Underkod PRGEN4 grupperas till investeringsområden och förvaltning.

• Underkod Prie grupperas till Prie-grupperingar utifrån definition SLK.

• Underkod PANS grupperas till förvaltning.

.


Viktiga underkoder i Horisonten för investeringsprojekt

Projekt Underkod Kommentar

xxxIxxxxxx PTYP2 I = Investeringsprojekt, sätts automatiskt i Horisonten

PANS Ansvarig projektledare. Obligatorisk underkod för investeringsprojekt för de förvaltningar som gör budget/prognos per projekt. I de fall PANS ej är angiven i Horisonten kommer de i Nekksus att presenteras under grupperingen ”projektledare saknas”.

Prgen4 Investeringsområden. Obligatorisk underkod för uppföljning enligt centrala krav. Kan vara ett enstaka projekt eller gruppering av projekt. Prgen4 är i Horisonten på en relativt detaljerad nivå. Vid inläsning i Nekksus sker gruppering till överliggande nivåer utifrån intervall.

PRIE Anger om projektet är ett exploateringsprojekt eller övrigt projekt. Prie-koderna har ändrats inför 2013 och har en mer detaljerad indelning än tidigare. Vid inläsning till Nekksus sker gruppering till överliggande nivåer utifrån intervall.

SAMINV Gemensam kod (för samtliga förvaltningar) för exploateringsprojekt. I ”Investeringsprojekt-rapporten heter fliken som visar denna underkod exploateringsprojekt.

UPBUDG Används fn inte. Tänkt att användas för ursprunglig budget i framtiden

PRIOPR Används fn. inte.

PHUV Huvudprojekt – används fn av N400 Trafik för gruppering av projekt.

Spec Underkod

xxxxxxx STYP För gruppering av exploateringsprojektkostnader (N200). Aktuella spec-koder är försedda med STYP utifrån uppföljningsbehov för exploateringsprojekt.


Investeringsrapporter - översikt

Investeringsrapporterna i Nekksus är samlade under flik Investering.

Tre av rapporterna tillgängliga för samtliga användare inom investerande förvaltningar:

• Investeringsrapporter

• Investeringsuppföljning

• Netto utfall per år

För dessa rapporter finns ingen begränsning endast till egen förvaltning, utan samtliga förvaltningar är tillgängliga för samtliga användare. Vilka projekt som visas styrs genom val av organisation och projektledare i vänsterkanten. I de fall uppgift om projektledare saknas på projektet, (pga. av att förvaltningen inte använder PANS eller har lämnat fältet tomt på projektet), kommer dessa att visas under en gruppering som heter ”projektledare saknas” per förvaltning. Genom att göra val i de olika flikarna kan användaren filtrera fram information på samma sätt som övriga rapporter i Nekksus. Gjorda val syns högst upp i rapporten.

Under flik Investering finns dessutom en rapport för inmatning av investeringsbudget:

• Investeringsbudget

Tillgängligheten till denna är begränsad till ett fåtal användare per förvaltning och är dessutom begränsad till att endast visa användarens förvaltning. Respektive förvaltning anmäler till central systemförvaltare vilka användare som skall ha tillgång till inmatningsmall för budget.

7Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version C 7

Flikar i investeringsrapporterna

Flikarna i rapporterna Investeringsrapporter, Investeringsuppföljning och Netto utfall per år gör det möjligt att göra urval på koddelar och underkoder.

• Flik ”Översikt” visar en resultatuppställning över samtliga investeringsprojekt för den valda organisationen (förvaltning eller lägre nivå).

• Flikarna ”Inv.projekt netto” och ”Inv.projekt brutto” visar investeringsprojekten netto respektive brutto (inkomster/utgifter) .

• Flik ”Invest.omr” visar investeringsprojekten ackumulerade per investeringsområde brutto (inkomster/utgifter) (gruppering av underkod PRGEN4).

• Flik ”Sam.inv” – visar netto per exploateringsprojekt. I fliken är det möjligt att se samtliga deltagande förvaltningars andel av exploateringsprojekten om summanivån för samtliga förvaltningar väljs i ”Urval ansvar” till vänster i vyn. Denna flik avviker såtillvida att den inte visar förvaltningens total överst utan endast de projekt som är definierade som exploateringsprojekt. Summorna skall alltså vara samma som för Prie = exploateringsprojekt. OBS! Undantag från denna regel är de sk IV-projekten.

• Flik ”Prie” visar netto per priegruppering (investering/exploateringsinvestering) och kan brytas ner till enskild priekod.

• Flik ”Phuv” visar netto per huvudprojekt (används för närvarande endast av Trafiknämnden).

• Flikarna ”Verksamhet”, ”Motpart”, ”Objekt” och ”Aktivitet” visas netto för de olika konteringsdimensionerna och möjliggör urval på dessa koddelar.


Flikar i investeringsrapporterna, forts• Flik ”Spec” – visar dels netto per speckod och dessutom spec-koderna grupperade utifrån underkoden

STYP i en bruttouppställning. Beteckningarna på STYP motsvarar de grupperingar som skall visas i rapportering av exploateringsprojekt. För Fastighetsförvaltningen är speckod obligatorisk för exploateringsprojekt och speckoden skall alltid ha en underkod ”STYP” angiven. Det finns ingen kontroll att underkoden är ifylld för en speckod. Fastighetsförvaltningen ansvarar själva för att följa upp om några exploateringsprojekt saknar STYP.

• Flik ”Utfallstransaktioner vald månad” möjliggör att se transaktioner och inscannad faktura. OBS! Utfall visas alltid endast för vald månad. Detta gäller även för rapporter/kolumnuppsättningar som visar helårsvärde i kolumnen. Det går bra att göra urval på kontogrupp eller enskilt konto. Om man väljer transaktionsfliken för totalen av alla förvaltningar kommer det att bli en mängd transaktioner som visas. Tänk därför på att först använda möjligheterna att filtrera i flikarna innan transaktionsfliken används.

• Flik ”Transaktioner Budget/Prognos valt år” visar vilka transaktioner som har byggt upp budget och prognos för aktuell version. Här framgår också när och av vem de sparats. I fliken visas transaktioner för valt år inom vald version. I de fall Budget/Prognos består av utfall, (som är fallet för alla passerade år inom planperioden) kommer de underliggande utfallstransaktionerna att visas. I kolumnen ”Sparat av” kommer namnet på den som kört kopieringen att visas. För de inmatade beloppen visas respektive inmatat belopp med datum och namn på inmatare.


Beskrivning av de olika rapporterna

1. Rapport ”Investeringsrapporter”

Rapporten Investeringsrapporter används för att visa både utfall, budget och prognos för investeringsprojekt. Rapporten är komplex och användaren kan genom val av ”Kolumnuppsättning” i rapportens huvud avgöra vad rapporten skall innehålla. Användaren måste dessutom göra val av ”Version planperiod”.

• Kolumnuppsättning Projekt

Visar utfall och budget/prognos med fokus på valt år. Val av version planperiod (budgetversion) måste göras. Kolumn ”Utfall helår tidigare år” visar ett ackumulerat värde av samtliga år för valt år och påverkas inte av val av period. De båda kolumnerna med utfall per vald månad och utfall ack lyssnar både på val av år och period. ”Budget helår” visar budget för valt år utifrån vald budgetversion. Tänk på att budgetvärde för passerade år inom vald budgetversion består av inlästa utfallstransaktioner. Kolumn ”Senast godkända prognos helår” visar alltid den senaste godkända prognosen på förvaltningsnivå, oavsett val av år eller budgetversion. Tips! För att få fram utfallstransaktioner välj först det år och månad för perioden du vill få fram.

• Kolumnuppsättning Planperiod budget

Speglar inmatningsmallen för budget. Val av version planperiod (budgetversion) måste göras. Tänk på att budgetvärde för passerade år inom vald budgetversion består av inlästa utfallstransaktioner. Kolumn ”Utfall XXXX” visar alltid helårsvärde för valt år. Val av period saknar betydelse. Eftersom Nekksusanvändningen påbörjades vid budget 2013 finns inga äldre versioner att välja. Inför nästa planperiod kommer äldre versioner att vara valbara vilket ger möjlighet att få fram uppgift om tidigare års budgeterade värden (i senare budgetversion ersätts passerade år av utfallsvärden).


Beskrivning av de olika rapporterna, forts

• Kolumnuppsättning Planperiod prognos

Speglar inmatningsmallen för prognos. Val av version planperiod (prognosversion) måste göras. Kolumn ”Ack utfall år före planperiod” visar allt utfall som finns inläst i Nekksus framtill år före vald planperiod. Tänk på att prognosvärde för passerade år inom vald prognosversion består av inlästa utfallstransaktioner. Kolumn ”Utfall (månad och år) visar alltid ack utfall tom den månad som är aktuell för prognosen. Tex prognos ”Inv prognos feb 2013 plan 2011-2014” visar utfall ack jan+feb 2013. Val av år och period saknar betydelse för denna kolumnuppsättning.

2. Rapport ”Investeringsuppföljning”

Rapporten Investeringsuppföljning används för uppföljning av investeringsprojekt på valt år och vald planperiod. Kolumnuppsättningen skall motsvara den uppställning som efterfrågas av stadens uppföljningsrapport men kan med fördel även användas för annan uppföljning. Val av prognosversion måste göras. Kolumn med ack utfall tom vald månad lyssnar både på val av år och period. Kolumn Utfall planperiod visar ack utfall inom vald planperiod tom valt år och period. Kolumn ”Prognos xxxx” visar årsprognos för vald prognosversion och valt år. Dessutom visas en kolumn med årsprognos för närmast föregående prognosversion. Det innebär att det vid årets första prognostillfälle är blankt i denna kolumn. Kolumnerna för prognos och budget för planperioden påverkas inte av val av år och period utan visar alltid ackvärde för vald planperiod.


Beskrivning av de olika rapporterna, forts

3. Rapport ”Netto utfall per år”

Rapporten kan användas för att följa utfall på enstaka projekt, och visar utfall per år för de senaste 3 åren, samt en kolumn med ack utfall för år dessförinnan. Rapporten är årsdynamisk så val av år har betydelse för vad som visas. Flik Utfallstransaktioner visar utfall för valt år och månad. I Nekksus finns data på transaktionsnivå från 2011. Vissa förvaltningar har lagt in utfall före 2011 som ett totalbelopp per 2010. Tänk på att välja månad dec för att få fram utfallstransaktion er för 2010.


Betydelsen av år och period i rapporterna


Rapport Investeringsprojekt

Kolumnuppsättning: Projekt

Utfall• Valt år och period avgör vilket utfall som visas i de båda utfallskolumnerna för innevarande år.

Kolumn ”Utfall helår tidigare år” visar ack utfall för helårföre valt år och påverkas alltså inte av val i period.

Budget• Val av Version planperiod avgör vilken budgetversion som visas. Val av år avgör från vilket år inom

vald budgetversion som budget som hämtas. Val av period påverkar inte innehållet i rapporten.Prognos• I prognos visas senast godkända prognos (för resp. förvaltning) för valt år. Val av period påverkar inte

innehållet i rapporten.

Kolumnuppsättning: Planperiod budget

Utfall• Valt år avgör vilket utfall som visas. Val av period påverkar inte vad som visas, kolumnen visar alltid

ack utfall helår.Budget• Budgetsiffror hämtas från den Version planperiod som användaren valt. Val av år och period saknar

betydelse.Prognos• Visas ej i kolumnuppsättningen

Kolumnuppsättning: Planperiod prognos

Utfall• Kolumn med utfall visar alltid ack utfall tom aktuell prognosmånad. (Tex i prognos feb visas utfall ack

feb). Val av år och period saknar betydelse. Budget• Budgetsiffrorna hämtas från den Version planperiod som användaren valt genom val av

prognosversion. Val av år och period saknar betydelse.Prognos• Version planperiod måste väljas. Den valda prognosen behöver inte vara godkänd. Här kan man följa

prognosen under pågående prognosarbete. Val av år och period saknar betydelse.

Betydelsen av år och period i rapporterna, forts


Investerings-uppföljning

Utfall• Valt år och period avgör vilket utfall som visas utfallskolumen för innevarande år. Kolumn ”Utfall

planperiod” visar ack utfall för år inom vald planperiod tom det år och månad som valts i rapporten.Budget• Val av Prognosversion ger val av budgetversion. Val av år avgör från vilket år inom vald

planperioden som budget som hämtas. Val av period saknar betydelse.Prognos• Val av Prognosversion avgör vilken prognosvärden som hämtas. Val av år avgör från vilket år inom

planperioden som prognos som hämtas. Val av period saknar betydelse.

Netto utfall per år Utfall• Valt år avgör vilket som är det sista året av utfall som visas i de tre utfallskolumnerna. För år innan

dessa tre år summeras samtliga år (kolumn ack utfall tidigare år). Val av period påverkar inte vad som visas, kolumnen visar alltid ack utfall helår.

Budget• Visas ej i rapporten.Prognos• Visas ej i rapporten.

Centrala krav för investeringsbudget/prognos

Centrala krav

• Investeringsbudget/prognos rapporteras enligt samma tidplan som för driftsrapportering.

• Respektive investerande förvaltning skall kunna redovisa budget/prognos för sina investeringsprojekt uppdelade på:

• Förvaltning

• Område/projekt – (Investeringsområde, gruppering av PRGEN4) Grupp av projekt eller enstaka projekt. Indelningen bestäms för varje förvaltning i samråd med SLK. Tänk på att kravet på investeringsområde även gäller för de förvaltningar som matar in budget/prognos per projekt. Belopp på dummyprojekt måste finnas på investeringsområdenivå.

• Exploateringsprojekt/Investeringsprojekt (PRIE)

• För exploateringsprojekt skall också en uppdelning kunna ske utifrån om mark, park etc. (STYP - underkod på spec; gäller för N200).

• Uppföljning av utfall, budget och prognos per år inom planperioden men också budget/prognos för perioder efter denna.

.


Investeringsbudget/prognos i Nekksus – inmatning

Inmatning av budget/prognos

• Inmatningsmall för investeringsbudget/prognos har sin ingång via projekt, inte ansvar som inmatningsmall för drift.

• Budget och prognos för I-projekt skapas i Nekksus via inmatningsmallar eller via inläsning från försystem (gäller endast exploateringsprojekt N200).

Val av inmatningsnivå

• Det finns två olika alternativ att mata in budget/prognos på investeringsprojekt;

• på projektnivå,

• på investeringsområde.

• Förvaltningen väljer själv vilken nivå som man vill använda sig av. Valet registreras i Nekksus via en arbetsyta ”Val av inmatningskolumner per förvaltning” som underhålls av central systemförvaltning. 1= investeringsområde; 0 = projektnivå

• Följande gäller för 2013:

• Fastighet –projekt

• Lokalnämnden –investeringsområde

• Park och Natur – projekt

• Idrott och Förening – projekt

• Trafik – projekt

• Gbg vatten/Kretslopp – investeringsområde


Investeringsbudget/prognos i Nekksus – inmatning, forts

Inmatningsmall budget/prognos

• Budget/prognos görs endast på kontogrupp och ej på konto, det finns därför inget behov av detaljerad mall som för driftbudget/prognos.

• Eftersom investeringsbudget inte är periodiserad per månad kommer inmatningen endast att hantera årsbelopp, ej månader. Underlag för mer detaljerad likviditetsuppföljning måste därför hämtas ur andra sammanställningar.

• Varje förvaltning kan själva bestämma vilka koddelar som skall visas i inmatning utöver konto – se nästa bild. Samma urval gäller för både budget och prognos.

• Flikar i inmatningsmall per projekt eller per investeringsområde:

• Översikt projekt (visar aktuellt projekt eller investeringsområde)

• Inmatning (på kontogrupp och övriga koddelar per projekt eller investeringsområde)

• Kommentarer (per projekt eller investeringsområde)

• Avstämning/Godkännande (visar alla projekt för investeringsområdet eller för projektledaren)

• För prognos skapas vid varje prognostillfälle ett prognosförslag utifrån föregående prognos (eller budget vid årets första prognostillfälle). Användaren gör ändringar i detta förslag och ny prognosversion sparas.

• För budget skapas ett budgetförslag genom att en kopia av pågående budget. Användaren gör ändringar i detta förslag och ny budgetversion sparas.

• Utfall för innevarande år i inmatningsmallarna uppdateras varje natt.




Koddelar i inmatningsmall budget/prognos (utöver projekt)

Kontogrupp Ansvar Motpart Verk Objekt Spec

Fastighet X X X

Lokalförvaltningen X X

Park och Natur X X X

Idrott och förening X X X

Trafik X X

Krets/Vatten X


Inmatningsmall kommentarer

• Kommentarerna per projekt eller investeringsområde i budgetinmatningen finns synliga i budgetinmatningen.

• Kommentarerna från budgetinmatning kopieras med över till prognosen vid första prognostillfället för året. Därifrån kopieras sedan kommentarerna vidare till nästa prognos osv. När årets sista prognos är godkänd kopieras inte längre kommentarerna vidare.

• När ny budgetversion skapas kopieras kommentarer från befintlig budgetversion över till den nya.

• Kommentarerna per projekt eller investeringsområde i prognosinmatningen visas i godkännanaderapporten för överliggande nivå = förvaltningsnivå.

• För de förvaltningar som gör budget/prognos på investeringsområde lagras kommentaren på det valda investeringsområdet, intervallgrupperingen. Om man tar bort någon av dessa grupper kommer de kommentarer som finns på området att försvinna. Kommentaren lagras alltså inte på något registreringsprojekt.

• För de förvaltningar som registrerar på projektnivå kommer kommentaren att lagras på det valda projektet.


Inmatning av budget/prognos på projektnivå

För de förvaltningar som valt att mata in budget/prognos på projektnivå (200, 392, 393, 400) gäller följande:

• Samtliga investeringsprojekt är tillgångliga för inmatning i inmatningsmallen för budget/prognos. (Ingen selektering på from/tom datum sker eftersom det finns behov av att kunna ändra budget/prognos för framtida år på stängda projekt).

• Vid inmatning görs först en selektering per projektledare. Vid inmatning av budget krävs att användaren först väljer förvaltning och därefter projektledare. Samtliga projekt för den valda projektledaren visas och därifrån väljs aktuellt projekt för inmatning.

• För de förvaltningar som registrerar på projektnivå är underkoden PANS obligatorisk. Om den trots det ej är ifylld kommer det att finnas en gruppering per förvaltning som heter ”projektledare saknas”. Under den finns de projekt som saknar ”PANS”.

• I de fall framtida budget/prognos inte ännu är definierad på projektnivå måste dessa belopp läggas in på någon form av dummyprojekt minst per investeringsområde.



Inmatning av budget/prognos på projektnivå, forts

21

I flik Översikt visas endast aktuellt projekt. I flik Avstämning/Godkännande (fliken finns endast i prognosinmatning) visas samtliga projekt per projektledare.

Inmatning av investeringsbudget urval på • förvaltning – • projektledare och • projekt.

Inmatning av investeringsprognos • En uppgift per projektledare-

respektive projekt väljs för inmatning.

Inmatning av budget/prognos på investeringsområde

För de förvaltningar som valt att mata in budget/prognos på investeringsområden (230, 540) gäller följande:

• Varje investeringsprojekt har i Horisonten en underkod som heter PRGEN4. Alla PREGEN4 värden tas in i Nekksus. Dessa är på en relativt detaljerad nivå. I Nekksus sker en gruppering av PRGEN4-värdena i två nivåer uppåt för att kunna visa informationen mer summerad och för att kunna registrera budget/prognos på en mer summerad nivå.

• Det är grupperingsnivån ovanför PRGEN4 som är den nivå som kan väljas för budget/prognos.

• För varje investeringsområde (grupp av PRGEN4) måste ett projekt finnas angivet (sk registreringsprojekt) i bakgrunden som blir det projekt på vilken budget/prognos registreras. Om användaren försöker spara en budget/prognos på ett investeringsområde som inte har något registreringsprojekt angivet kommer detta felsignaleras. Om inmatning sker på investeringsområde kan ”dummyprojekt” användas och dessa måste läggas upp i Horisonten.

• Uppgift om vilket projekt som är registeringsprojekt underhålls i en arbetsyta ”Investeringsbudget – koppla projekt till investeringsområde”. Denna underhålls av central systemförvaltning.

• I de fall man har valt att lägga budget/prognos på investeringsområde summeras utfallet med automatik till i summerad nivå i inmatningsmallarna.

• Om man har valt att lägga budget (prognos) på investeringsområde kommer valet av projektledare i inmatningsbilden inte att vara relevant. Välj därför alltid summeringsnivån ”Underkod PANS” i projektledarväljaren - annars kommer inmatningen att bli fel.



Inmatning av budget/prognos på investeringsområde, fort

23

I flik Översikt visas endast aktuellt investeringsområde. I flik Avstämning/Godkännande (fliken finns endast i prognosinmatning) visas samtliga projekt per valt investeringsområde. Där framgår också vilket som är registreringsprojekt för investeringsområdet.

Inmatning av investeringsbudget urval på • förvaltning – • Projektledare (totalnivå) och • Investeringsområde

Inmatning av investeringsprognos • En uppgift per

investeringsområde

OBSVid inmatning på investeringsområde måste överskriften Underkod PANS markeras.

Investeringsbudget i Nekksus

Ingen godkännandeprocess

• För budget skapas ingen godkännandeprocess. Budgeten uppdateras så snart användaren sparar. För att undvika misstag skall endast de användare som är anmälda från förvaltningarna ha tillgång till inmatningsmallen. Dessa användare läggs in via en arbetsyta av central systemförvaltning.

• Detta innebär också att förvaltningarna löpande måste själva kontrollera att alla projekt blivit korrekt budgeterade och att förvaltningens totala belopp är korrekta.

• Budgeten visas löpande i investeringsprojektrapporten under kolumnuppsättningen ”Planperiod budget”.

Budgetjusteringar

• Eventuella budgetjusteringar läggs in i samma inmatning och dessa slår igenom så snart de är sparade. Det går inte att visa olika versioner av budget under året utan endast en senaste version finns tillgänglig.

• Under fliken ”Transaktioner budget/prognos” kan man följa vilka transaktioner som byggt upp eller förändrat budgeten.

• Eftersom fg prognos utgör prognosförslag för nästa prognos måste eventuella budgetjusteringar som lagts in också göras i nästa prognos. Budgeten som visas i prognosinmatningen som jämförelse är alltid senast sparade budget inklusive budgetjusteringar.

• Tänk på möjligheten att begränsa antalet användare som har tillgång till inmatningen för att minimera risken för felaktiga justeringar.


Investeringsbudget i Nekksus, forts

Budgetversioner

• Investeringsbudget finns i en version per år, denna version omfattar dock flera år.

• De olika versionerna benämns Budget XXXX för planperiod XXXX-XXXX. Även om planperioden endast omfattar 4 år kommer budget att kunna läggas på 8 år i varje version.

• Aktuell budget i Nekksus för vilken inmatning påbörjas är ”Budget 2013 för planperioden 2011-2014”. Under hela 2013 kan budgetjusteringar göras av denna och den kommer då att ändras i enlighet med dessa. Inför budget 2014 skapas en ny version som benämns ”Budget 2014 för planperioden 2011-2014”. Den nya budgetversionen är en kopia av den tidigare och tillgängligörs i samband med generering av driftsbudget den 1 oktober. Innevarande år (2013 i Budget 2014 för planperioden 2011-2014) är inte inmatningsbar i den nya budgetversionen.

• När den nya budgetversionen skaptas finns alltså två inmatningsbara budgetversioner öppna i Nekksus. I samband med budgetinmatning, måste användaren välja vilken version som skall påverkas. OBS! De båda budgetversionerna har ingen koppling till varandra utan ändringar som görs i den ena måste också göras i den andra.

• I samband med stängning att föregående års redovisningen i Horisonten stängs även budgetversionen för föregående år i Nekksus, och endast en valbar budgetversion finns tillgänglig för budgetinmatning. Det är från denna nya budgetversion som prognosförslaget skapas.

• I rapporter går det att se samtliga tidigare versioner av budget inrapporterade i Nekksus genom val av budgetversion.


Investeringsbudget i Nekksus, forts

Budgetinmatning för Budget 2014 (planperiod 2011-2014).

När budgetinmatningen genereras skall följande gälla:

• Belopp visas alltid i tkr vänt tecken (utgifter = minustecken)

• I inmatningsmallen visas också utfall 2013 löpande som information.

26Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version C

Kolumn Innehåll från start Inmatning/Ej inmatning Skall innehålla 31/1

Budget 2011 Utfall 2011 Ej inmatningsbar Utfall 2011

Budget 2012 Utfall 2012 Ej inmatningsbar Utfall 2012

Budget 2013 Ev inmatad budget 2013 Ej inmatningsbar Utfall 2013

Budget 2014 Ev inmatad budget 2014 Inmatningsbar Budget 2014





Budget >2018 Ev inmatad budget Inmatningsbar Budget 2019

Budget 2014 för planperioden 2011-2014.

Budgeten 2013 ersätts med utfall 2013 när facken stängs i januari.

26

Investeringsprognos i Nekksus

Investeringsprognos

• Investeringsprognos görs i fyra versioner per år, varje version omfattar flera år. Versionerna är kopplade till planperioderna och benämns för innevarande planperiod, och respektive år för:

• Inv. Prognos feb 20xx för planperioden 2011-2014

• Inv. Prognos mars 20xx för planperioden 2011-2014

• Inv. Prognos aug 20xx för planperioden 2011-2014

• Inv. Prognos okt 20xx för planperioden 2011-2014

• Varje prognos innehåller prognos för åren i planperioden men också möjlighet att lägga prognos för framtida år, 2015-2018 per år och resterande i en summa för 2019 och framåt.

• Respektive prognosprocess genereras av central systemförvaltning enligt den tidtabell som fastställs för respektive år. Investering följer samma tidtabell som för drift.

• När prognos genereras kopieras föregående prognos som prognosförslag (eller budget vid första prognostillfället för året). Det innebär att prognosförslaget vid årets första prognosgenerering alltid kommer att innehålla samma siffror som aktuell budget för planperioden.

• Central systemförvaltning gör alltid en avstämning mellan föregående budget/prognos och ny prognos på totalnivå per förvaltning direkt efter att prognosförslag genererats. För detta ändamål används investeringsprojektrapporten.

• Eftersom ett prognosförslag alltid skapas genom en kopiering av föregående budget/prognos så måste respektive inmatare gå in och göra de förändringar som skall göras gentemot tidigare version. Om man t ex. har lagt budget på dummyprojekt och prognosen skall läggas på ”riktiga” projekt måste prognosen för dessa dummyprojekt justeras.

• I prognosinmatning uppdateras budgetkolumner så snart en budgetjustering sparas.


Investeringsprognos i Nekksus, forts

Godkännandeprocess

• För prognos finns en godkännandeprocess i två nivåer. Prognos matas in på uppgiftsnivå och godkänns i nästa steg på förvaltningsnivå.

• När prognosprocessen är genererad går respektive lokal systemförvaltare in och kopplar användare till respektive uppgift och aktivitet på samma sätt som för driftbudget/prognos. Första gången detta görs måste användare kopplas till alla uppgifter och aktiviteter. Därefter kommer dessa uppgifter att kopieras från föregående prognos och endast förändringar behöver göras. Alla förvaltningens användare kommer att vara möjliga att välja, (inte bara de som har tillgång till investeringsbudgetinmatning).

• För de förvaltningar som gör budget/prognos (230, 560) per investeringsområde skapas en prognosuppgift per investeringsområde. Den som kopplas till uppgiften matar in och klarmarkerar per investeringsområde och sedan går uppgiften vidare till den som har aktiviteteten att godkänna på förvaltningsnivå.

• För de förvaltningar som gör budget/prognos på projekt (200, 392, 393, 400) kommer en uppgift att skapas per projektledare (PANS). I uppgiften ingår att göra prognos för de projekt som är kopplade till denna PANS. När alla projekt är kompletta, klarmarkeras uppgiften och sedan går uppgiften vidare till den som har aktiviteteten att godkänna på förvaltningsnivå.

• För uppgifterna måste samma person skall vara angiven som godkännare och inmatare – annars kommer en felsignal att signalera om detta.


Investeringsprognos i Nekksus, forts

Godkännandeprocess, forts

• Förvaltningen kan följa status på prognosprocessen på samma sätt som för driftbudget/prognos i rapporten Status –processflöde. Välj aktuell process och förvaltningens status för processen visas.

• Tänk på att ändringar av PANS eller PRGEN4 som görs efter att processen genererats inte slår igenom förrän till nästa prognosprocess. Nya projekt som läggs upp kommer dock att komma med varje natt eftersom uppgiften genereras på PANS-nivå och omfattar alla underliggande projekt.

• För godkännandet på förvaltningsnivå finns en Godkännanderapport som visas hos den användare som har uppgiften att godkänna aktiviteten för förvaltningen. I rapporten finns möjlighet att skicka tillbaka en uppgift till underliggande nivå på samma sätt som i driftbudget/prognos.

• Rapporten liknar övriga investeringsrapporer och kan användas på samma sätt vad gäller val mellan flikar etc. Denna visar dock endast förvaltningens siffror – t ex om man tittar under fliken exploateringsprojekt så ser man inte alla förvaltningar utan bara den som omfattas av aktiviteten.

• I flik Kommentarer visas alla underliggande kommentarer som matats in i processen. För 230 och 560 innebär detta att kommentarer finns på investeringsområden. För övriga visas alla kommentarer per projekt.

• Tänk på att när man trycker på godkännande så godkänns hela förvaltningen – inte bara det eventuella urval av denna som gjort i rapporten.


Investeringsprognos på investeringsområde (230, 560)


Prognosinmatning – investeringsområden (230 och 540/560)

En uppgift skapas per investeringsområde

• I fliken ”Översikt” visas prognosen per investeringsområde.

• I fliken ”Inmatning” görs inmatning per investeringsområde. De koddelar som visas är samma för prognos som för budget. I utfallskolumnen visas ack utfall tom aktuell prognosmånad (tex för prognos feb visas utfall tom februari). I inmatningen visas också utfall för tidigare år. Detta belopp summeras inte in i prognos för planperioden.

• I fliken ”Kommentar” kan kommentarer läggas per investeringsområde. Dessa kommentarer visas i sedan i godkännanderapporten. Här finns också möjlighet att välja att läsa kommentarer från tidigare prognoser.

• I ”Avstämning/Godkännande” visas prognosen per investeringsområde men också värdena för samtliga ingående projekt. Här framgår vilket projekt som är registreringsprojekt för investeringsområdet. Här finns knappen för att klarmarkera uppgiften.

Tänk på att alltid göra ett val av investeringsområde innan inmatningen påbörjas. Om inte detta görs går det ej att registrera något i inmatningen. Dock går det att lägga en kommentar men denna går inte att spara utan att ett fel uppstår.

30

Investeringsprognos på investeringsområde (230, 560), forts


Godkännandeprocess – investeringsområden (230 och 540/560)

• För de förvaltningar som lägger prognos på investeringsområden är prognosprocessen uppbyggd kring investeringsområden. Uppgiften skapas per investeringsområden (första nivån av gruppering av PRGEN4). En aktivitet skapas sedan per förvaltning som är nästa gruppering inom PRGEN4. Uppgifter skapas endast för de investeringsområden som har projekt kopplade till sig. (Uppgifter kommer att skapas för de investeringsområden som har ett nyckel (samma som titel) och underliggande barn. För andra grupperingar skapas inte någon uppgift.)

• Alla projekt skall vara försedda med en PRGEN4 och klarmarkering skall göras per investeringsområde för att förvaltningen skall kunna godkännas som helhet. Om det finns projekt som inte tillhör något aktivt investeringsområde skall dessa grupperas till ett investeringsområde som heter t ex ”Gamla projekt”. Detta investeringsområde måste också godkännas i prognosprocessen. Om det finns utfall för tidigare år på dessa projekt så kommer de att utgöra en del av prognosen för planperioden.

• Underkoden PREGEN4 är obligatorisk för alla Investeringsprojekt och hanteras via Horisonten, eventuella byten av PREGEN4 hanteras alltså där. Kontrollera innan ändring att projektet inte är registreringsprojekt för investeringsområdet.

• I Nekksus sker grupperingar av PREGEN4 till investeringsområden. Dessa grupperingar skapas genom intervall och när ett nytt värde för PRGEN4 läggs upp måste säkerställas att detta ingår i de intervall som finns definierade. För att underlätta detta arbete finns en avstämningsrapport som central systemförvaltning kontrollerar. Meddela alltid central systemförvaltning när nya PRGEN4 skapas.

31

Investeringsprognos på projekt (N200, N392, N393, N400)


Prognosinmatning – projekt (N200, N392, N393, N400)

En uppgift skapas per PANS därefter väljer användaren det projekt som inmatning skall ske på.

• I fliken ”Översikt” visas prognosen per valt projekt.

• I fliken ”Inmatning” görs inmatning per projekt – för varje inmatning trycker man på spara-knappen. De koddelar som visas är samma för prognos som för budget. I utfallskolumnen visas ack utfall tom aktuell prognosmånad (tex för prognos feb visas utfall tom februari). I inmatningen visas också utfall för tidigare år. Detta belopp summeras inte in i prognos för planperioden.

• I fliken ”Kommentar” kan kommentarer läggas per projekt. Kommentarer från tidigare prognosversioner kan visas. Dessa visas också i godkännanderapporten.

• I fliken ”Avstämning/Godkännande” visas prognosen per projekt som ingår i respektive PANS ansvar. Här finns knappen för att klarmarkera uppgiften.

OBS!! Tänk på att inte trycka på klarmarkering innan hela uppgiften (samtliga projekt) är klar!!!.

Hoppa inte från inmatningsfliken eller från kommentarsfliken direkt till ett nytt projekt i vänstermarginalen utan att ha sparat. Då uppstår ett fel och prognossiffrorna måste omregistreras. Det hjälper inte att svara ”avbryt” på frågan som ställs. – Detta är en ”bugg” i produkten som kommer att åtgärdas i framtida version.

32

Investeringsprognos på projekt (N200, N392, N393, N400), forts


Godkännandeprocess – projekt (N200, N392, N393, N400)

• För de förvaltningar som lägger prognos på projektnivå är prognosprocessen uppbyggd kring projektledaren (PANS). Uppgiften skapas per PANS. Uppgift kommer att skapas för alla PANS som har en nyckel (samma som titel) och underliggande projekt. Övriga får ingen PANS:

• En aktivitet skapas sedan per förvaltning som är en gruppering av samtliga PANS.

• Alla projekt skall vara försedda med en PANS och klarmarkering skall göras per PANS för att förvaltningen därefter skall kunna godkännas som helhet. Om det finns projekt som inte längre är aktiva och hanteras av någon PANS kan dessa grupperas till en PANS som heter t ex ”Gamla projekt”. Denna PANS måste också godkännas i prognosprocessen. Om det finns utfall för tidigare år på projekt som är kopplade till denna PANS så kommer det att utgöra en del av prognosen för planperioden. Om det finns utfall för innevarande år på dessa projekt måste ett prognosbelopp läggas in motsvarande utfallet.

• Underkoden PANS hanteras via Horisonten, eventuella byten av PANS hanteras där.

• De förvaltningar som har sin process uppbyggd kring PANS skall ha denna underkod obligatorisk i Horisonten för att undvika projekt som inte är kopplade till någon PANS.

• Även för de förvaltningar som lägger budget/prognos på projekt är underkoden PREGEN4 obligatorisk och av stor vikt för uppföljningen. I Nekksus sker grupperingar av PREGEN4 till investeringsområden. Dessa grupperingar skapas genom intervall och när ett nytt värde för PRGEN4 läggs upp måste säkerställas att detta ingår i de intervall som finns definierade. För att underlätta detta arbete finns en avstämningsrapport som central systemförvaltning kontrollerar. Meddela alltid central systemförvaltning när nya PRGEN4 skapas.

33


Planperiod budget/prognos samband

34

Här klipper vi kopplingen mellan prognos och budget. Den nya budgeten blir den som lever vidare in i prognos 2014

Kopia på Budget 2013 (2011-2014) vid start.

Kopia på Budget 2014 (2011-2014) vid start, iför de kolumner där det finns värden för 2015 frammåt

Här klipper vi kopplingen mellan prognos och budget. Den nya budgeten blir den som lever vidare in i prognos 2015

Vid prognosgenerering används Budget 2014 (2011-2014) som prognosförslag .

Integration försystemIntegration försystem (Projektstruktur för Fastighet 200)

• För fastighet kommer budget/prognosvärden att integreras från Projektstruktur. En fil från projektstruktur skickas (vid varje process i god tid innan brytdatum) till central systemförvaltare som läser in denna i Nekksus. Informationen i filen innehåller uppgift om version och budget/prognosbelopp per år för projekt och övriga koddelar. Koderna måste vara giltiga koder i Nekksus, det finns ingen felhantering vid inläsningen.

• För förvaltning 200 skapas budget/prognosförslag även för de projekt som har PANS = FX (exploateringsprojekt). Detta prognosförslag töms i samband med inläsning av prognos från försystem. Alla värden för år som är större än >innevarande år – 1 (tex för 2013 tas alla värden för 2013 och framåt tas bort) för de projekt som har PANS = FX.

• Budget/prognos kommer att läsas in på dessa projekt som alla skall ingå i PANS= FX. För PANS FX kommer en uppgift att skapas på samma sätt som för andra PANS och denna uppgift skall godkännas innan förvaltningens budget kan godkännas. Förvaltningen kan efter det att filen lästs in göra eventuella justeringar eller tillägg.


Konto Ansvar Verk Motpart Objekt Projekt Aktivitet Spec Belopp Version År

4625 2303456 Xxx Xxx 230xxx 230Ixxxxxx 230xxxxx 230xxx 9999.99 Invbdg13_11_14 2012

4625 2303456 Xxx Xxx 230xxx 230Ixxxxxx 230xxxxx 230xxx 9999.99 Invbdg13_11_14 2013

Etc.

Sammanslagning av krets och vatten

• Från 2013-01-01 kommer Kretsloppsnämnden 560 och Göteborg Vatten 540 att slås samman till en förvaltning. Förvaltningens prefix kommer att vara 560.

• Ett saldo av periodens (månadens) utfall på investeringsprojekt kommer varje månad att bokföras per konto, ansvar, verk, motpart och projekt. (ansvar = ansvar för vatten).

• De pågående investeringsprojekt som idag har prefix 540 kommer att läggas upp på nytt med prefix 560 med giltighet from 2013-01-01. Projekten kompletteras med korrekta underkoder som inleds med prefix 560. Detta innebär att ett pågående projekt kommer att kunna bestå av ”två” projekt. Eftersom ansvaren inom 540 från 2013-01-01 kopplas till förvaltning 560 kommer både 540 och 560 projektet att synas under förvaltning 560 för 2013.

• Investeringsbudget läggs in i Nekksus på förvaltning 560 – per investeringsområde på projekt som inleds med 560. För att utfallet på de projekt som inleds med 540 skall sorteras in i investeringsområdena för 560 kommer underkoden PRGEN4 för 540-projekten att inledas med 560. Samma sak görs för underkoden SAMINV där 540 byts till 560.


Documents

Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos