Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
© Medvind Informationsteknik AB
Vakans-planering
MedvindArbetstid
Manual
Version 2015.08
© Medvind Informationsteknik AB Sida 2
Innehåll
Innehåll
Vad är en vakans i systemet? ............................................................ 3
Hur ser man vakansen? .................................................................... 3
Bild Vakanser ............................................................................... 3
Bild Resursbehov .......................................................................... 4
Flik Vakansplanering ..................................................................... 4
Hur skapas vakansen? ................................................................... 5
Frånvaro ..................................................................................... 5
Vakanta pass ............................................................................... 6
Vakant schemarad ........................................................................ 7
Vakant schemarad i planeringen .................................................. 8
Vakant schemarad i schemat ....................................................... 9
Att ändra en vakans ..................................................................... 10
Frånvaro .................................................................................... 10
Vakant schemarad ....................................................................... 10
Ändra tiden en dag ...................................................................... 11
Dela tiden en dag ........................................................................ 12
Presentation av vakanser .............................................................. 12
Hur tillsätter man vakansen?............................................................ 13
Direkt från vakansbilden ............................................................... 13
Från fliken Vakansplanering .......................................................... 14
Fliken Vakansplanering.................................................................... 14
Publicera vakant pass på Passmarknaden .......................................... 15
Medarbetarens bild ...................................................................... 18
Boka medarbetare som skapat intresseanmälan på publicerat pass ....... 18
Sekretess ...................................................................................... 20
© Medvind Informationsteknik AB Sida 3
Vad är en vakans i systemet?
En vakans kan uppstå på flera sätt i systemet
Om medarbetaren eller planeraren rapporterar en frånvaro som är
markerad som ”Ska ersättas” så uppstår en vakans för dessa tider.
(Den som är planerare kan naturligtvis avmarkera eller markera
hela eller delar av frånvaron som ska ersättas)
Planeraren kan skapa vakant pass för enskilda dagar. Kan vara hela
arbetspass eller enskilda klockslag.
Slutligen kan man ange en schemarad som vakant för valfri period.
Hur ser man vakansen?
Bild Vakanser Vakanser visas i ett eget fönster under planeringsbilden. Samtliga
vakanser visas.
Samtliga ej bemannade pass
visas här.
Vakanser som skapats p.g.a frånvaro visas med rött
© Medvind Informationsteknik AB Sida 4
Bild Resursbehov
Flik Vakansplanering Under fliken Vakansplanering kan du se alla vakanser och även se tillsatta
vakanser.
I grafen kan vakansen visas i en
avvikande färg. När vakansen/behovet är
ersatt, ändras färgen. Detta gör det
lättare att se om man täcker upp behovet om vakansen ersätts.
Här är behovet täckt
© Medvind Informationsteknik AB Sida 5
Hur skapas vakansen?
Frånvaro
Då man lagt in en frånvaro som ska ersättas, syns vakansen i bilden Vakanser.
När man lägger in en ny frånvaro, finns
valet ”Skall ersättas” = visas som
vakans
Detta sätts automatiskt på de
frånvaroorsaker som man i
tabellunderhåll, markerat ”Skall
ersättas”
Om man istället markerar Nej, visas
ingen vakans
I Vakant t.o.m kan man ange om endast delar av
frånvaroperioden ska visas som vakans.
T.o.m-datum kan förlängas vid behov
Om man ställer sig med markören
på en vakans, kan man se vilken person som ligger bakom vakansen
© Medvind Informationsteknik AB Sida 6
Vakanta pass Du kan skapa en vakans utan att det finns en frånvaro. Kanske utifrån hur
grafen ser ut. För att du ska kunna göra detta måste du ha behörighet till
funktionsnummer 164 under modul 7.
Du markerar önskad planeringsgrupp och dag i bilden vakanser och välja
Nytt pass.
Du får då upp en bild där du anger vilken tid som ska vara vakant
Fyll i din aktuella uppgifter och välj Spara
Genom att klicka på Arbetspass, får du
fram en lista på aktuella pass i planeringen
Du kan ange krav på personalgrupp
och/eller kompetenser. Denna
information följer sedan med vid
eventuell Vikariebeställning, Sök
ersättare eller Vakans för
medarbetaren (om vakansen publiceras på Passmarknaden).
© Medvind Informationsteknik AB Sida 7
Du har nu fått ett nytt pass i bilden vakanser samt även fått den aktuella
vakansen i grafen.
Vakant schemarad Om du har en schemarad som saknar bemanning så kan du även lägga in denna som en vakans. För att du ska kunna göra detta måste du ha
behörighet till funktionsnummer 165 under modul 7.
En vakant schemarad kan skapas direkt i grundschemat eller i vakansbilden.
Om man vill arbeta med vakanta schemarader, bör man då man
skapar/ändrar ett grundschema, ange aktuell arbetstidsregel. Anledningen är att helgkalendern ligger på arbetstidsregeln och för att inte arbetspass ska rulla ut på röda dagar, bör man i schemat ange aktuell
arbetstidsregel.
© Medvind Informationsteknik AB Sida 8
Vakant schemarad i planeringen
Markera din planeringsgrupp och välj Ny vakant schemarad
Du får då upp följande bild
Om du önskar kan du även ange personalgrupp och kompetens
Du har nu fått en ny rad i bilden vakanser
Välj aktuellt schema och rad. I benämningen kan
du ange ett enklare namn för schemat. Om du inte anger någon benämning, visas schemats namn
Du måste ange gäller fr.o.m och t.o.m
© Medvind Informationsteknik AB Sida 9
Vakant schemarad i schemat
Öppna ditt grundschema, markera den rad i schemat som du vill
vakantsätta. I bilden syns nu valet Vakant planering.
När denna bild öppnas väljer du Ny
Resultatet blir sedan det samma som när du gjorde det från planeringen
Nu väljer du vilken
planeringsgrupp den vakanta raden ska visas i
Du kan se att denna
schemarad inte är markerad
som vakans, eftersom det står
(0).
Klicka på Vakant planering
© Medvind Informationsteknik AB Sida 10
Att ändra en vakans
Frånvaro Du ändrar hur länge en frånvaro ska visas som vakant, genom att ändra
datum för Vakant t.o.m. Om personen kommer tillbaka tidigare och frånvaron avslutas, så försvinner vakansen.
Vakant schemarad För schemaraden kan du markera den aktuella raden och välja Ändra vakant schemarad. Du kan då ändra datumet för hur länge schemat ska
vara vakanta.
© Medvind Informationsteknik AB Sida 11
Ändra tiden en dag
Oavsett om vakansen är en frånvaro, schemarad eller arbetspass så kan
du alltid ändra innehållet i en dag så länge den inte är skickad som en
vikariebeställning.
I exemplet ovan har vi valt en frånvaro, men det är samma oavsett. Ändra tiden och välj Spara. Det är nu den ändrade tiden som är vakansen
(den frånvarande personens tider är oförändrade).
Klicka på Ändra eller dubbelklicka på passet
© Medvind Informationsteknik AB Sida 12
Dela tiden en dag Om du behöver dela på passet för att bemanna med två olika personer,
kan du redan här bestämma att dela detta. Markera aktuellt tillfälle och
välj Dela.
Du får nu två rader.
Observera att det endast är pass och schemarader som du kan dela här. Frånvaro kan inte delas innan du har sökt en ersättare.
Presentation av vakanser Under Visa i bilden Vakanser kan man välja hur man vill att vakanserna
presenteras.
Väljer man att även bocka för Visa anteckningar, visas kommentaren, om
en sådan är gjord på det vakanta passet. Denna kommentar används vid
beställning av vikarie till Bemanningsenheten.
Ange tidpunkten
för delningen. Klicka sedan på OK
© Medvind Informationsteknik AB Sida 13
Hur tillsätter man vakansen?
Från alla fönster där du ser vakansen kan du välja att söka efter personal på olika sätt.
Du kan markera vakansen och direkt välja Sök ersättare. Har man ett
Advox-konto kan man från Sök ersättare, skicka dubbelriktade sms. Man
kan även lägga till kandidater från Sök ersättare.
Om man använder Bemanningsmodulen kan man istället välja Beställ
vikarie
Du kan slutligen publicera vakansen på medarbetarens web-sida
(Passmarknad). Därifrån kan medarbetaren markera att han/hon önskar bemanna vakansen. Detta kallar vi för en lokal beställning.
Direkt från vakansbilden Direkt på vakansbilden kan du välja att Söka ersättare, Beställa vikarie eller
att Publicera passet för medarbetaren.
Om du väljer exempelvis Sök ersättare för en vakans och inte bemannar hela
passet, kommer den kvarvarande tiden att vara kvar som en vakans.
Du kan markera en eller flera dagar.
Väljer du Beställ vikarie, går en beställning till en gemensam
bemanningsenhet.
Om man beställer en vikarie, ändras vakansens färg i
Vakansbilden för att markera att en vikarie är beställd.
Färgen visar att vakansen är under hantering.
© Medvind Informationsteknik AB Sida 14
Från fliken Vakansplanering Du har samma valmöjligheter på denna bild
Fliken Vakansplanering
Vakansplaneringsfliken visar alla vakanser som uppstått på grund av
frånvaro, vakanta schemarader eller vakanta pass. Det kan vara lämpligt att gruppera bilden på datum.
I kolumnen Förnamn, ser du personens namn om det är en frånvaro eller om det
är ett vakant pass eller en vakant schemarad. Du kan nu välja om du vill Söka
ersättare, Beställa vikarie eller publicera detta för medarbetaren. Det val du gjort visas i Vikariestatus.
Om man endast bemannat delar av ett pass så visas det här, och du kan sedan
välja att bemanna resterande del med annan person.
På bilden ser du även vilken status vakansen har, vem som ersätter och vilken tid ersättaren har
© Medvind Informationsteknik AB Sida 15
Publicera vakant pass på
Passmarknaden För att detta ska vara möjligt, krävs licens för modulen Vakansplanering
samt för modulen Passmarknad.
Man kan publicera arbetspass från tre olika vyer: - Sök ersättare
- Bilden Vakanser
- Fliken Vakansplanering
Observera att man endast kan publicera ett pass åt gången
Från Sök ersättare
© Medvind Informationsteknik AB Sida 16
I bilden Vakanser och i fliken Vakansplanering, markerar du den aktuella
vakansen och klickar på ”Publicera till medarbetare”.
Bilden Vakanser
Fliken Vakansplanering
När du gör detta val, får du upp följande bild
Om man väljer att ange krav på personalgrupp och kompetenser, så
kommer vakansen inte att publiceras för medarbetare som inte uppfyller
dessa krav. I denna bild har du även möjlighet att ändra tiderna om du
inte vill täcka hela det vakanta passet.
Klicka på knappen Välj org. Som förslag får du upp den organisation som
har vakansen, men du kan välja ytterligare organisationer.
Här väljer du till vilka
organisationer som du vill publicera passet
© Medvind Informationsteknik AB Sida 17
När du klickar på Spara, kan medarbetarna se de nya vakanserna på
bilden för Passmarknad.
Här kan du skriva en kommentar som visas för medarbetarna
© Medvind Informationsteknik AB Sida 18
Medarbetarens bild
Under valet Passmarknad och fliken Tillgängliga arbetspass, visas de
nya vakanserna.
Om medarbetaren är intresserad av passet, markerar han/hon den
aktuella raden och klickar på Skapa intresseanmälan.
När en intresseanmälan är skapad, försvinner passet från fliken Tillfälliga
pass och visas istället under fliken Mina byten.
Boka medarbetare som skapat
intresseanmälan på publicerat pass Under fliken Bemanning visas de personer som skapat en
intresseanmälan på ett publicerat pass.
Ja står för att
passet är publicerat på
Passmarknaden J=1 står för att en person skapat en
intresseanmälan från
Passmarknaden
© Medvind Informationsteknik AB Sida 19
När du i den övre bilden markerar aktuellt pass, visas vem som skapat
intresseanmälan i den nedre bilden. Du bokar in personen genom att
klicka på Boka.
Kandidatstatusen ändras till Bokad och den inbokade kandidaten visas
med aktuellt pass i den aktuella Planeringen.
Vakansen försvinner från bilden Vakanser.
När du klickat på Boka, får du upp en bild varifrån
det är möjligt att skicka ett meddelande till den som
fått passet och även ett meddelande till de personer som inte fått passet
Vad som ska stå i meddelandet lägger du in i
Tabellunderhåll – Systeminställningar –
Meddelande - mallar
© Medvind Informationsteknik AB Sida 20
Sekretess
Modul Funktion
7 164 Tillåt skapa/ändra vakanta pass 7 165 Tillåt skapa/ändra vakanta schemarader
7 167 Publicera pass i planering
7 168 Sök ersättare - kandidathantering 9 118 Intresseanmälan publicerade pass