TIDLIGERE

Viktigheten av å håndtere IT-livssyklusen

En e-bok fra 3 Step IT

Veien til fornyelse

ADMINISTRASJON AV IT-SYSTEMER OPTIMALISERING AV IT-FINANSIERING LEVERANDØR AV IT-UTSTYR

3StepIT.com/3FreshIT eller ring +47 24 09 99 00

Se for deg selv ved skrivebordet, frustrert over den gamle, trege datamaskinen din som bruker en evighet bare på å åpne nettleseren. Så bestemmer plutselig hele datamaskinen seg for at den har fått nok og bryter sammen, for aldri å komme tilbake igjen. På et blunk har du mistet viktige filer og data lagret på enheten over flere måneder, og bedriften må ta den uventede kostnaden med å kjøpe en ny maskin.

Velkommen til Veien til fornyelse

2

Se for deg selv ved skrivebordet, frustrert over den gamle, trege datamaskinen din som bruker en evighet bare på å åpne nettleseren. Så bestemmer plutselig hele datamaskinen seg for at den har fått nok og bryter sammen, for aldri å komme tilbake igjen. På et blunk har du mistet viktige filer og data lagret på enheten over flere måneder, og bedriften må ta den uventede kostnaden med å kjøpe en ny maskin.

Dette er ikke bra for deg, fordi det får deg til å føle deg frustrert, stresset og ulykkelig, noe som påvirker trivselen din på jobb. Og det er ikke bra for bedriften heller: Ut over de finansielle konsekvensene av å kjøpe ny maskin vil den gamle maskinen ha svekket virksomheten selv før den brøt sammen. Ifølge Robert Half Technology bruker ansatte 22 minutter om dagen – over 2 uker arbeidstid til sammen hvert år – på tekniske problemer.[1] Enten det er snakk om søk etter filer på en server, vente på at en skriver skal varme seg opp eller skrive ut, eller hjelpe kollegaer med å løse deres tekniske problemer, betyr disse problemene at de ansatte bruker tid på å få teknologi til å fungere eller venter på at den skal fungere, snarere enn å utføre eget produktivt arbeid.

Over hele verden møter både ansatte og arbeidsgivere på slike situasjoner hver dag. Hvorfor? Fordi mange bedrifter fortsatt har en reaktiv, dårlig samordnet tilnærming til IT-utstyret deres: De kjøper det de trenger, bruker det til det bryter sammen, og tenker først da på å erstatte det. Eller så planlegger de med gode hensikter, men så – når det er tid for å bytte utstyr – er budsjettet oppbrukt, slik at utskiftningen utsettes. Det kan virke som om man sparer penger, men i virkeligheten ender man opp med økte supportkostnader i fremtiden.

Det burde ikke være slik – og det trenger det heller ikke å være.

Det bærekraftige, kostnadseffektive alternativet er IT-livssyklusadministrasjon, som sikrer at hver enhet erstattes etter en planlagt periode – før den bryter sammen, blir for treg eller ikke lenger er kompatibel med sentral programvare. Kombinert med fleksible finansieringsmuligheter betyr dette at virksomheter som deres kan prognostisere utgiftene i neste budsjettperiode nøyaktig og få et godt grunnlag for planlegging et eller to år fremover. Samtidig sikrer dere at alt utstyret de ansatte bruker, fungerer bra.

I denne e-boken vil vi se på hvorfor regelmessig utskiftning av IT-utstyr er viktig, de viktigste faktorene man må tenke på når man planlegger utskiftningen, og fordelene utskiftningen kan gi hver del av virksomheten. I siste avsnitt kan du lære mer om 3 Step ITs tilnærming til livssyklusadministrasjon for utstyr, og hvordan våre tjenester kan hjelpe dere med å anskaffe og opprettholde en IT-park som støtter deres fremtidige vekst og gjør virksomheten mer bærekraftig.

Takk for at du tar deg tid til å lese denne e-boken! Vi håper dette vil være starten på en fornyende reise som sikrer virksomhetens suksess på lang sikt.

Bransjeinnsikt: Hvorfor regelmessig utskiftning er kritisk for virksomheten 4-5

Ting å tenke på ved utskiftningen 6-7

Det forretningsmessige argumentet for utskiftning 8-9

Hvordan vil nytt utstyr få de ansatte til å føle seg? 10

Fra idé til virkelighet: livssyklusadministrasjon av utstyr med 3 Step IT 11-12

Et eksempel på vellykket utskiftning 13-14

Innhold

3

Å kjøre IT-utstyret helt til bristepunktet har mer vidtrekkende konsekvenser for virksomheter enn man kanskje skulle tro. Faktisk kan effektene på andre avdelinger og til og med de ansattes atferd hindre selskapets innsats for å vokse og lykkes.

Bransjeinnsikt: Hvorfor regelmessig utskiftning er kritisk for virksomheten

Konkurransefortrinn: I alle sektorer og bransjer er teknologi en viktig

differensiator og et sentralt fortrinn i markeder med stor konkurranse. Det vil være vanskelig å få et slikt fortrinn uten moderne IT-ressurser som kan støtte teknologien.

Kostnader:Å bruke utstyr til siste slutt innebærer alle slags

skjulte kostnader og byrder, herunder vedlikehold og support for å holde gamle maskiner

i gang, samt tiden og oppmerksomheten disse maskinene krever fra IT-teamet.

Kundeinntrykk:Hvis dere holder et viktig møte eller prøver å

overbevise en potensiell kunde om å kjøpe fra dere, og teknologien deres presterer dårlig eller ikke fungerer på riktig måte, kan det skade kundens

inntrykk og oppfatning av dere.

Produktivitet:Når IT-utstyr «virker som det skal», uten

stress eller ekstern hjelp, frigjør det ansatte fra forstyrrelser slik at de kan være mer

produktive.

Ansattes forventninger:Hvis de ansatte må ha å gjøre med eldre, utdatert

utstyr i det daglige, vil de typisk være mindre motiverte og føle at arbeidsgiveren ikke bryr seg.

I tillegg kan potensielle ansatte bli mindre interessert i å begynne hos dere hvis de ikke får

jobbe med utstyr av en viss kvalitet.

Sikkerhet:Eldre IT-utstyr har større sannsynlighet for å være

sårbare for sikkerhetstrusler, og når de til slutt endelig avhendes, kan dårlig utført datasletting føre til at sensitive gjenværende data havner i feil hender.[2]

4

Kvadranten som samsvarer med deres utstyrspolicy, viser de mest presserende problemstillingene mht. IT-utstyr, avhengig av to sentrale faktorer: hvor lenge dere bruker utstyret, og hvordan dere betaler for det.

Med mindre dere allerede befinner dere i kvadranten øverst til høyre, vil en ny tilnærming til utstyrsforvaltning sannsynligvis være gunstig for virksomheten.

Bransjeinnsikt: Hva er status for IT-utstyret?

5

HØY

E SU

PPORTKOSTNADER,

LAVE

RE P

RODUKTIVITET

UTSTYRSBRUK MAKSIMERT,

KOSTNADER OG

DEM

OTIVERTE ANSATTE,

RISIKO FOR UTDATERTE

SIKKERHETSFUNKSJONER

I FORM AV AVSKRIVNIN

GER

OG

SKJULTE KOSTNAD

ER

AVHENDING VED SLU

TTEN

AV LIVSSYKLU

SEN

PRODUKTIVITET BALANSER

T

UTSTYR KJØPT MED FINANSIERING

SKIFTE UT UTSTYR

SLITE UT UTSTYR

UTSTYR KJØPT KONTANT

Start med å bestemme nøyaktig hva dere vil ha fra teknologien dere bruker. Dette innebærer å vurdere hva deres ansatte gjør, og hva slags utstyr de trenger for å kunne jobbe effektivt.

Deretter kan dere se på mer spesifikke problemstillinger, for eksempel mobilt og fleksibelt arbeid. Fleksible arbeidsmåter er en trend i tiden som innebærer at ansatte kan jobbe der de er, og bevege seg sømløst mellom å arbeide hjemme, på kontoret eller på reise. For optimal produktivitet må arbeidet være noe de gjør, ikke et sted de drar til. For å muliggjøre dette må enhetene være bærbare og tilstrekkelig moderne til å være kompatible med skybaserte applikasjoner, slik at de ansatte kan få tilgang til filer og data fra hvor som helst og i hvilket som helst relevant format.

Det er også verdt å tenke ut over grensene for deres egen virksomhet og vurdere hvordan teknologien hjelper dere med å samhandle og samarbeide med forretningspartnere og kunder. Sørg for at utstyret er moderne nok til å holde tritt med samarbeidspartneres utstyr, slik at dere unngår tekniske problemer som kan skade relasjoner, samt eventuelle bekymringer de kan ha knyttet til eldre maskiner og sikkerhetsrisiko.

Så er det også den menneskelige effekten av teknologien deres på arbeidsstyrken, og forskjellene mellom personlig og profesjonelt utstyr. Ansatte vil med rimelighet forvente (eller kanskje bare håpe) at jobbutstyret skal være minst like bra, og helst bedre, enn deres personlige utstyr. Å møte denne forventningen vil bidra til økt IT-kompetanse på arbeidsplassen samt ha en positiv effekt på de ansattes motivasjon.

Og til slutt er spørsmålet hva man skal gjøre med gammelt utstyr når det ikke lenger egner seg for formålet. Datasikkerhetshensyn tilsier at det ikke bare kan gis bort, det kan ikke bare settes på et lagerrom for evig og alltid, og å ødelegge det vil være sløsing med ressurser. En bærekraftig og sikker avhendingsplan løser dette problemet på en effektiv måte.

Når dere har tenkt gjennom det ovenstående, kan dere begynne å evaluere utstyret dere har, og finne ut hva som bør byttes ut. Kanskje trenger dere bare å modernisere ett bestemt område av teknologien i stedet for hele utstyrsparken.

Ting å tenke på ved utskiftningenNå som vi har sett hvordan det å slite ut IT-utstyr kan påvirke ulike om-råder av virksomheten, er det på tide å vurdere deres spesifikke behov og hvordan en ideell utskiftning vil se ut.

6

Ting å tenke på ved utskiftningen

Disse tallene er en nyttig pekepinn, men passer ikke nødvendigvis for alle organisasjoner, ettersom bruken i praksis alltid vil variere. For eksempel må en ingeniør som gjør designarbeid, ha ytelse i tråd med den nyeste teknologien, en svært mobil arbeidstaker vil verdsette batterilevetiden og trådløsfunksjonaliteten på en nyere bærbar PC, mens en resepsjonist fint kan være i stand til å gjøre oppgavene sine på en eldre PC. Og i ethvert av disse

tilfellene kan fysiske påkjenninger eller intensiv bruk forkorte den planlagte livssyklusen for enhver type IT-utstyr.

Som hjelp til å finne den ideelle utskiftningsfrekvensen for deres utstyr og bruksprofil kan råd fra eksperter på administrasjon av IT-livssyklus være verdifulle.

Stasjonær PC Bærbar PC SmarttelefonNettbrett

Aggressiv utskiftning 4år 2år 2år 2år

Normal oppdatering 4.5år 3år 3år 2.5år

Kostnadsbegrenset oppdatering 5år 4år 3år 3år

Hvor ofte skal man oppgradere?

Selv om det å beholde utstyr over lengre tid reduserer den årlige kostnaden for maskinvareanskaffelser, medfører det ekstra kostnader i form av administrasjon, reparasjoner og nedetid. Disse kostnadene øker etter hvert som maskinen blir eldre.

Denne tabellen, som er basert på Gartners forskning[3], skisserer estimert levetid for ulike typer utstyr, avhengig av en organisasjons tilnærming til utskiftninger:

7

Hvordan kommer en utskiftning virksomheten til gode?

Økte kostnader etter 3 årDisse to grafene, som er basert på Gartners forskning[4], beskriver årlige kostnader for en PC som brukes over en 6 år lang livssyklus, og for en fleksibel arbeidstakers bærbare datamaskin som brukes i 4 år. Tallene tar hensyn til direkte og indirekte kostnader, inkludert maskinvare, programvare, sikkerhet, administrasjon, nedetid og reparasjonskostnader, og mer.

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

År 1

År 2

År 3

År 4

1235

8

8670

8746

1004

0

Gjennomsnittlig årlig kostnad for en mobil arbeidstakers laptop bærbare PC over 4 år

Tota

l eie

rkos

tnad

(USD

)

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

År 1

År 2

År 3

År 4

År 5

År 6

6473

5582

5446

5594 60

37 6151

Beskriver årlige kostnader for en PC som brukes over 6 år lang livssyklus

Tota

l eie

rkos

tnad

(USD

Begge grafene indikerer at de årlige kostnadene begynner å stige fra år til år så snart utstyret har vært i brukt i 3 år. Dette skyldes de ekstra sikkerhets- og reparasjonskostnadene som trengs for å holde eldre maskiner i stand, og spesielt at organisasjonen må finansiere sine egne reparasjoner etter at treårsgarantien utløper.

Selv om hvert enkelt tilfelle er unikt, bekrefter disse tallene hvordan det å slite ut utstyr og forlenge utstyrets livssyklus, ikke er så lønnsomt som det kan virke.

I den forrige delen så vi på nøkkelfaktorene og fallgruvene å ta hensyn til ved planlegging av utstyrsoppdateringer.

Nå vil vi se på fordelene for virksomheten som helhet, herunder produksjonskvalitet og -kvantitet, de ansattes trivsel og den alltid så viktige bunnlinjen.

8

Effektene av ny teknologi på produktivitetHvordan kommer en utskiftning virksomheten til gode?Produktivitet og trivsel i arbeidet

Enten det er å sørge for at utstyret fungerer som det skal, elle å gi ansatte teknologien de trenger for å jobbe eksternt, kan fordelene ved en teknologioppdatering med hensyn til arbeidsplassens produktivitet ikke undervurderes.

Som disse tallene viser[1][5][6][7], bringer forbedringer av bedriftsteknologiens kvalitet, pålitelighet og fleksibilitet fordeler og motivasjon til arbeidsgivere, ansatte og den bredere økonomien:

av arbeidstakere sier at tekniske problemer på jobben hindrer dem

i utførelsen av arbeidet

av britiske arbeidstakere ville byttet jobb dersom deres nåværende arbeidsgiver

ikke hadde tillatt dem å jobbe hjemmefra

av arbeidsgivere som har implementert fleksibelt arbeid, har sett en betydelig økning i

produktiviteten

produktivitetsøkning kan oppnås ved å forbedre arbeidsmiljøet og teknologien som er tilgjengelig

av arbeidstakere sier at de ville vært mer produktive hvis arbeidsgiveren

ga dem bedre teknologi å bruke

9

PERSONALLEDER« Jeg er tilfreds med at jeg har

fått staben til å trives bedre, fordi de kan utføre arbeidet med utstyr som fungerer, og som de liker å bruke.»

IT-SJEF« Jeg ser optimistisk på fremtiden,

fordi stresset og arbeidet med vedlikehold og support reduseres for meg og teamet mitt med nyere, mer pålitelig IT-utstyr.»

ØKONOMILEDER« Jeg føler meg trygg og sikker på

månedene og årene fremover; nå kan jeg planlegge og tilordne IT-kostnader på forhånd, og sannsynligheten for å rammes av uventede kostnader for nytt utstyr er mye lavere.»

MOBIL ARBEIDER« Jeg har fått bedre

arbeidsmuligheter, fordi jeg vet at jeg kan gjøre jobben min på en optimal måte uansett hvor jeg er i verden, fordi jeg har teknologien som trengs.»

CEO« Jeg føler meg trygg på de

ansattes produktivitet og trivsel. Nå snakker vi om hva IT kan gjøre for oss, i stedet for hvorfor det igjen forårsaker problemer.»

STYRELEDER« Jeg er glad for at ny teknologi

hjelper selskapet fremover, samtidig som vårt gamle utstyr brukes igjen i tråd med våre mål for bærekraft.»

KONTORARBEIDER« Jeg føler meg glad når jeg

kommer på jobb om morgenen, siden jeg vet at jeg har nytt utstyr av høyeste kvalitet til disposisjon. Det viser at selskapet setter pris på meg.»

Når dere så har fullført utskiftningen av IT-utstyr – hvordan vil de ansatte føle seg?

10

Utskiftning gjort enkelt: livssyklusadminis-trasjon med 3 Step IT

Vår erfaring med kunder på tvers av bransjer gir oss den nødvendige kompetansen til å planlegge og bistå med utskiftninger som passer til deres behov. Vi håndterer allerede rundt to millioner enheter for kunder over hele verden.

Vi kan gi bedriften og dens ansatte deres foretrukne valg av IT-utstyr. Enten det er snakk om en stasjonær PC, laptop, mus, smarttelefon eller bærbar teknologi, har vi tjenester for håndtering gjennom hele utstyrets levetid. Tjenesten kan inkludere eldre utstyr dere vil beholde, slik at dere får følgende fordeler:

• Én enkelt oversikt over IT-parken, slik at dere vet hvem som har hva, hvor og hvilken programvare som finnes på hver enhet.

• Verktøy som forbedrer budsjettplanleggingen, slik at dere kan forutsi utgifter på en pålitelig måte og tilordne kostnader til prosjekter eller avdelinger.

• Oversikt over status for IT-utstyr, slik at dere kan se oppstartstider og informasjon om maskinvare-/programvarekrasj, for proaktivt å håndtere problemer før de kan påvirke ytelsen.

• Sertifisert datadestruksjon, som gir dere en pålitelig måte å kvitte dere med gammelt utstyr på, i visshet om at dataene har blitt slettet for godt.

• Finansielle og tekniske rapporter på forespørsel, slik at dere kan overvåke IT-parken og administrere investeringen.

Våre automatiserings- og finansieringsalternativer gjør alt dette til en enkel prosess. Vi jobber sammen med dere for å kartlegge deres behov på IT-området før vi sikrer kreditten dere trenger for å bestille utstyr. Når dere bekrefter at utstyret er mottatt, registreres enhetene i vår sikre utstyrsforvaltningsportal. Dere kan så se hvor enheter brukes, spore bevegelser, godkjenne kostnader og sjekke månedlige eller kvartalsvise betalinger. Ved avtalens slutt kan dere enten beholde utstyret eller returnere det til oss for sikker og sertifisert datadestruksjon.

For å finne ut mer om hvordan vår oppdateringsekspertise kan forvandle teknologien som driver virksomheten deres, er det bare å klikke her og kontakte oss i dag.

Hvis utfordringen med å skifte ut utstyret virker som en uoverkommelig oppgave, kan 3 Step ITs løsninger og tjenester for livssyklusadministrasjon hjelpe dere med enkelt å administrere alle deler av teknologiparken fra ett sted.

11

Om 3 Step ITVi er en ledende leverandør av tjenester og løsninger innen IT-livssyklusstyring. Selskapet ble etablert i Finland i 1997 og opererer internasjonalt. Over de siste to tiårene har vi blitt eksperter på å hjelpe kundene våre med å administrere IT-utstyret deres mer effektivt.

Over 4000 organisasjoner over hele verden bruker nå vårt IT-livssyklusverktøy for å forenkle anskaffelsen, administrasjonen og utskiftingen av IT-utstyr. Våre tjenester hjelper alt fra private bedrifter til offentlige organisasjoner med å oppdatere teknologien på en bærekraftig måte. Etter hvert som de oppdager at de får mer og bedre teknologi for pengene, forblir mange av kundene våre hos oss gjennom flere utskiftningssykluser, noe som bidrar til å understøtte vår internasjonale vekst.

Utskiftning gjort enkelt: livssyklusstyring med 3 Step IT

12

Et eksempel på vellykket utskiftning: Wedlake Bell

13

Et eksempel på vellykket utskiftning: Wedlake BellDet etablerte advokatfirmaet Wedlake Bell i London benyttet en kontorflytting til å gå gjennom deres IT-infrastruktur og arbeidsrutiner. Tidligere hadde deres IT-fornyelse vært gjort på ad hoc-basis, og IT-avdelingen mente at arbeidet med stadig eldre utstyr var blitt unødvendig hardt.

Med hjelp fra 3 Step IT fastsatte Wedlake Bell et program for regelmessige utskiftninger, som hadde en rekke fordeler for virksomheten. Leder og partner Martin Arnold forklarer: «Eksisterende og potensielle ansatte forventer i dag toppmoderne teknologi, og de forventer å kunne jobbe der de vil, og på den måten de vil. Så vi har ikke noe annet valg enn å være i forkant når det gjelder teknologien på markedet. 3 Step IT har en svært fleksibel tilnærming til finansiering, og plattformen deres for registrering av IT-maskinvare og å holde styr på den var også et veldig sterkt salgsargument for oss.»

Fra IT-avdelingens perspektiv lettet 3 Step ITs utstyrsforvaltningstjenester arbeidsbyrden på teamet i betydelig grad. Det har også gitt trygghet når det gjelder datasikkerhet for eldre maskinvare – en avgjørende faktor i advokatbransjen, der svært sensitiv informasjon håndteres daglig.

David Hymers, Wedlake Bells IT-sjef, sier: «Uansett hva vi gjør i IT-avdelingen, prøver vi alltid å ha sikkerhet i tankene. Når vi kvitter oss med IT-utstyr, ønsker vi visshet om at alle opplysninger om klienter og firmaet er slettet. 3 Step IT sørger for dette som en del av tjenesten deres: Vi gir dem bare utstyret, og de avhender det på en sikker måte.»

Og utenfor kontoret har IT-utstyrsoppdateringene hjulpet Wedlake Bell med å opprettholde sitt rykte som et advokatfirma av høy kvalitet – et som er dyktig og fleksibelt nok til å støtte en bred portefølje av kunder, store som små.

«Den nye teknologien har vært veldig nyttig», sier Lucy Phoenix, en av Wedlake Bells advokater. «Den er mye raskere, vi kan stole på resultatene, den er mer pålitelig, og den er mer fleksibel med hensyn til min egen arbeidspraksis. Jeg tror generelt vi sender det riktige budskapet til klienter om at Wedlake Bell bruker den mest moderne teknologien i markedet.»[8]

« Tjenesten hjelper meg med å administrere utstyret fra start til slutt, og som IT-sjef gjør det jobben min mye enklere.»

David Hymers, IT-sjef, Wedlake Bell

14

Ta kontroll over IT-livssyklusenKlikk her for å finne ut mer om 3 Step ITs tjenester for livssyklusadministrasjon 3 og begynn reisen mot en ideell teknologisk IT-park for din bedrift.

Referanser[1] http://www.presence.io/blog/outdated-tech-costs-you-more-than-you-think/[2] https://www.ciodive.com/news/the-necessary-evil-of-the-tech-refresh-cycle-and-the-data-it-leaves-behin/425530/[3] ‘Use These Recommended Life Spans to Guide Mobile, PC and Other Device Replacement Strategies’, Gartner.[4] ‘Toolkit: Age Matters When Considering PC TCO’, Gartner.[5] https://londonlovesbusiness.com/one-in-four-uk-employees-would-change-jobs-for-remote-working-options/[6] Agile working improves productivity and recruitment, HR Magazine, October 2017.[7] Defining and Measuring Productivity In Offices, British Council for Offices, November 2017.[8] Se Wedlake Bells casestudie-video på https://www.youtube.com/watch?v=qdTsnLS2q2w

© Med enerett 3 Step IT 2018

3 Step IT AS, Wergelandsveien 7, 0167 Oslo

+47 24 09 99 00

norway@3stepit.com

www.3stepit.no

15