Inngåelse og oppfølging av it kontrakter

IT-kontrakter Inngåelse og oppfølging av

23. og 24. april 2014 advokat Kjell Steffner

1

Tema for todagerskurset

1.  Hva er en IT-‐kontrakt 2.  Outsourcing 3.  Standardavtaler 4.  Kontraktsre= 5.  Kravspesifikasjon 6.  Opphavsre=

7.  Risikoanalyse 8.  SLA / tjenestenivå 9.  Oppfølging av kontrakt 10. Prosjektstyring 11. Skytjenester og

personvern 12. Særegenheter ved

forhandling av IT-‐kontrakter

13. Intensjonskunngjøring

2

Budskapet er: gjør det enkelt •  Bruk kontrakten som et verktøy – vær pedagogisk ved uUorming – Få kontrakten opp av skuffen

•  Risikoanalyse – fly= fokus og innsats fremover i prosessen – mindre opprydding

•  Service level agreements •  Lær av andres feil -‐ alle feil er gjort før •  Det er vanligvis de enkleste og små hendelsene som velter lasset

3

Husk at kontrakten påvirker og understøtter

Strategi Teknologi Økonomi

4

skuffen Få kontrakten opp fra

5

Kontrakten er et fundament i vår sivilisasjon

6

7

8

Kontrakt: ”skriftlig eller muntlig enighet mellom to eller flere parter om forhold av rettslig karakter” 9

Hva er en IT-kontrakt

1

Kan være en kombinasjon av

Maskinvare Programvare Tjenester

11

Formålet

Gjensidige forpliktelser KonflikUorebyggende Konfliktløsende

Fordeling av risiko mellom partene

12

Hovedkategoriene av Ytelser / avtaler

Kjøp (programvare & maskinvare) Utvikling Vedlikehold Dric Tjenester (oppdrag/bistand)

13

Historikk

•  Vilkår ble i stor grad uUormet av leverandørene på 1970 og 1980 tallet – Preget av angloamerikansk re=

•  Standardavtaler uUormet av henholdsvis miljø på kundesiden og leverandørsiden

•  Ingen balanserte avtaler i ordets re=e forstand, men ikke så aller verst

•  Alminnelig kontraktsre= – bransjekutymer?

14

Grunnleggende BEGREPER

Maskinvare

•  Prosessor og RAM •  Lagring

– NAS – Network A=ached Storage (filsystem) – SAN – Storage Area Network (blokknivå)

•  Ne=verk

16

Raid for feiltoleranse i lagring

Mirroring without parity or striping Block-‐level striping with double distributed parity

17

Masterdata

Én kilde for mange systemer

Tradisjonell applikasjonsstabel

”applicajon stack” 19

Applikasjonsstabelen i skyen

20

Tradisjonell appliksjonsarkitektur

21

application programming interface (API)

22

api kan koble mange tjenester

23

Author: Sam Johnston

Salesforce Office365

MS Azure

Amazon EC2

SaaS

PaaS

IaaS

24

Skytjenester

Aktualiserer særlig – Personvern – SLA – Service Level Agreements (tjenestenivå)

25

kontraktstyper

26

kjøp • Programvare (metrikk) • Maskinvare

27

tjenestekjøp •  Bistand -‐ innsatsforpliktelse •  Oppdrag / prosjekt – resultatansvar

•  Tilpasning

28

vedlikehold

29

drift

30

Utvikling &

Tilpasning

31

prismodeller

32

Enhet / time

33

fastpris

34

målpris

35

kostpluss

36

Justert

Valuta/inflasjon

37

Outsourcing

2

Outsourcing av it

•  Overføring av akjva i form av infrastruktur, informasjonssystemer eller personell fra en bedric jl en annen

•  Tilbakekjøp av tjenester •  Krav jl tjenestenivå / SLA •  Høy grad av avhengighet Formålet: Fokusere på kjernevirksomheten

39

Hvorfor?

•  Fokusere •  Skalerbarhet •  Tilgang på eksperter og kompetanse •  Økt redundans / redusert risiko •  Prosesseffekjvisering •  Adgang jl nye tjenester

40

Infrastrukturtjenester

•  Applikasjonsstyring •  Kommunikasjonsforvaltning •  Dataadministrasjon •  IT-‐administrasjon •  Sikkerhet •  Arkitektur og standarder •  Kanalstyring •  IT-‐forskning og –utvikling •  IT-‐utdanning

41

Fire kategorier sourcing

1. Total outsourcing 2. Total insourcing 3. Selekjv sourcing 4. De facto sourcing

42

Total outsoucring

•  Overføring av alle IT-‐eiendeler, lisenser, ressurser og leveransestyring av IT-‐tjenster

•  Typisk: Over 80% av IT-‐budsje=et hos ekstern tjenesteleverandør

43

Total insourcing

•  Bedricen beholder IT-‐ledelse •  Inkluderer kjøp av bistand for å møte midlerjdige behov

•  Typisk: Minst 80% av IT-‐budsje=et internt

44

Selektiv sourcing

•  Utvalgte områder legges hos eksterne tjenestejlbydere

•  Typisk: Mellom 20 og 80% av IT-‐budsje=et internt

45

De facto sourcing

•  Alt er ved det gamle •  Intern IT-‐avdeling leverer det den bestandig har levert

•  Det som har vært kjøpt eksternt, kjøpes fremdeles eksternt

46

Forutsetninger for å lykkes

•  Ikke undervurdere kompleksitet og samarbeidsmiljø

•  Krever grundig og realisjsk plan •  Fleksibilitet i kontrakten

– Ta høyde for endrede behov •  Kunden må beholde og ha kompetanse på oppfølging av leverandøren

47

fordeler

•  Fokusert kjernevirksomhet – le=ere å lede •  Kostnadsdrevet •  Reklamasjonsadgang •  Spisskompetanse •  Redundans og servicegrad

– Men ikke bedre enn ”godt nok”?

48

ulemper

•  Lojalitet og mojvasjon hos outsourcet personell

•  Taushetsplikt og forretningshemmeligheter •  Mindre kontroll •  Vanskelig reversere •  Risiko for lavere innsparing /måloppnåelse •  Tap av konjnuitet •  Omdømme

49

Utfordringer og Klassiske feiltrinn

•  Outsourcer akjviteter som burde bli= værende •  IT utny=es ikke homogent

–  Inkludert / innarbeidet som del av bedricens akjviteter –  Noen applikasjoner er krijske – andre ikke

•  Valg av feil leverandør –  F.eks: Forstår ikke forretningsprosessene i bedricen

•  Mangelfull og dårlig kontrakt •  Undervurdering av personalaspektet •  Mister kontroll •  IT er i konjnuerlig utvikling – vanskelig å forutse behov •  Får nye / skjulte kostnader -‐ BYTTEKOSTNAD •  Glemmer exit-‐strategi

50

Exit-strategi

•  Heller ikke outsourcing avtaler varer evig •  Hvordan håndteres transisjon jl ny leverandør, evt. hel eller delvis insourcing

•  Tenk særlig på – Retgheter jl data – Retgheter jl programvare – Retgheter jl dokumentasjon

•  Kvalitet på dokumentasjon

51

Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse

Kapi2el 16 i arbeidsmiljøloven •  Lønns-‐ og arbeidsvilkår •  Reservasjonsre= •  Vern mot oppsigelse •  Informasjon og drøcing med jllitsvalgte •  Informasjon jl arbeidstakerne

52

Norske Standardavtaler

3

Standardkontrakter

•  Statens Standardavtaler – DIFI •  PS2000 – Dataforeningen •  IKT-‐Norge

54

Statens standardavtaler - ssa

•  Konsulen=jenester (SSA-‐O, SSA-‐B) •  Kjøpsavtalene (SSA-‐K) •  Tilpasningsavtalen (SSA-‐T) •  Programutviklingsavtalen (SSA-‐U) •  Smidigavtalen (SSA-‐S) •  Vedlikeholdsavtalene (SSA-‐V) •  Dricsavtalen (SSA-‐D)

h=p://anskaffelser.no/ikt/temasider/statens-‐standardavtaler-‐ssa 55

SSA-D bilagsliste

56

IKT-Norge

57

•  ASP-‐tjenester •  Ekomtjenester •  IT-‐dricsytelser (outsourcing) •  Kjøp av utstyr og disposisjonsre= jl standardprogrammer •  Kjøp av utstyr og tjenester samt disposisjonsre= jl

standardprogrammer •  Konsulentbistand •  Rammeavtale •  Socware as a Service •  Systemutvikling •  Systemutviklingsprosjekt •  Vedlikehold og programservice •  Vedlikehold av spesialutviklede programmer

dataforeningen

58

•  PS2000 SOL (Smidige Oppdragsbaserte Leveranser)

•  PS2000 SOL (English version) •  PS2000 kontraktsstandard •  PS2000 Smidig kontraktsstandard •  Dataforeningens Forvaltningsavtale •  Kontraktsstandard for IT-‐dric

Kontraktsstandarden består av 3 deler

Del I -‐ Kontraktsdokument Definerer kontraktspartene og kontraktsinnhold og –struktur Del II -‐ Generelle kontraktsbestemmelser Standardtekst som legger alle generelle føringer (komple= uUylt) Del III -‐ Spesifikke forhold (Bilag) Bilag som regulerer den spesifikke leveranse (delvis uUylt)

60

Viktigste elementer

•  Effekjvisering av jlbudsprosessen •  Erfaringer basert på dokumentert "beste praksis" innebygd

•  Håndtering av usikkerhet er jlre=elagt •  Trinnvis og iterajv systemutvikling legges jl grunn i den beskrevne gjennomføringsmodell

•  Samarbeid mellom kunde og leverandør er jlre=elagt •  Incenjv-‐ og sanksjonsordninger beny=es sammen med målpris

•  Rujner for konfliktløsning ved bruk av uavhengig ekspert inkludert

61

Kontraktsrett & Obligasjonsrett

4

Tolknings- prinsipper

#Re=skildelære

63

Bakgrunnsrett & Rettskildefaktorer

1.   Lovtekster eller forskricer 2.   Lovforarbeider og e=erfølgende u=alelser 3.   Re2spraksis, særlig fra Høyestere=. 4.  Andre myndigheters praksis 5.   Privates praksis (for eksempel kontraktspraksis). 6.   Juridisk teori 7.   Reelle hensyn

Innholdet i en re=sregel 64

Superior Specialis posterior

lex

65

Lex superior rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang

66

Lex specialis spesielle regler går foran generelle regler

67

Lex posterior yngre regler går foran eldre regler

68

✔

✔

✔

✔

69

Pkt 1.3 i SSA-T Tolking – rangordning

1.  Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2.  Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3.  I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig

hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, ersta=et eller gjort jllegg jl, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 2 går foran bilag 1. b) Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten. c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer jl et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. d) Bilag 9 går foran de øvrige bilagene.

70

Obligasjonsrettslige prinsipper

Les kjøpsloven!

71

Mangler og forsinkelse

avtalt -‐levert

=mangel

•  Kontraktsbrudd •  Forsinkelse •  Vesentlig

kontraktsbrudd

Retng / omlevering / prisavslag / jlbakehold av kjøpesum / erstatning / dagbot / heving

72

reklamasjon

73

§ 32.Reklamasjon. (1) Kjøperen taper sin re= jl å gjøre en mangel gjeldende dersom han ikke innen rimelig jd e=er at han oppdaget eller burde ha oppdaget den, gir selgeren melding som angir hva slags mangel det gjelder. (2) Reklamerer kjøperen ikke innen to år e=er den dag da han overtok jngen, kan han ikke seinere gjøre mangelen gjeldende. De=e gjelder ikke dersom selgeren ved garanj eller annen avtale har påta= seg ansvar for mangler i lengre jd.

74

Når / på hvilken måte?

•  Står i kontrakten, men uanse= fordel med så snart som mulig

•  Ikke vær redd for å være upopulær •  Skriclig reklamasjon – må kunne dokumenteres

•  Kan tape din re= ved manglende reklamasjon

75

mangel

76

Mangler

•  Urikjge opplysninger om produktet •  Tilbakeholdt vesentlig informasjon om produktet

•  Produktet avviker fra krav i avtalen

77

Ikke reklamasjonsadgang

•  Negajve egenskaper kjøper kjente jl •  Kjøper ikke hadde rimelig grunn jl å være uvitende

•  Grovt uaktsomt å ikke avdekke mangel før avtaleinngåelse

•  Uten rimelig grunn har unnla= å undersøke produktet e=er risikoovergang

78

Rettsmangler § 41. Re,smangler. Andre tredjemannskrav. (1) Har tredjemann eiendomsre=, pantere= eller annen re= i jngen (re=smangel), gjelder reglene om mangler jlsvarende dersom det ikke følger av avtalen at kjøperen skal overta jngen med den begrensning tredjemanns re= medfører. Toårsfristen for reklamasjon i § 32 (2) gjelder likevel ikke. (2) Kjøperen kan i alle høve kreve erstatning for tap som følge av re=smangel som forelå ved kjøpet og som han verken kjente eller burde ha kjent jl. (3) Gjør tredjemann krav på å ha re= i jngen og de=e bestrides, gjelder reglene i første og andre ledd jlsvarende når kravet ikke er klart ugrunnet. (4) For tredjemannskrav som bygger på immaterialre= (jf § 96) gjelder reglene i første ledd jlsvarende.

79

Vesentlig mangel

80

forsinkelse

Prisavslag / dagbot / erstatning

81

Detensjonsrett

§ 42.Kjøperens 7lbakeholdsre,. Har kjøperen krav som følger av selgerens kontraktbrudd, kan kjøperen holde jlbake så mye av kjøpesummen som vil sikre at han får kravet dekket.

82

Retting / omlevering

83

§ 34.Krav på re;ng og omlevering (avhjelp). (1) Kjøperen kan kreve at selgeren for egen rekning re=er mangel dersom de=e kan skje uten å volde selgeren urimelig kostnad eller ulempe. Selgeren kan isteden foreta omlevering e=er § 36. (2) Kjøperen kan kreve omlevering når mangelen er vesentlig. De=e gjelder ikke dersom det foreligger hindring eller misforhold som nevnt i § 23. Omlevering kan heller ikke kreves når kjøpet gjelder en jng som foreligger ved kjøpet og har slike egenskaper at den ut fra partenes forutsetninger ikke med rimelighet kan ersta=es med en annen. (3) Oppfyller ikke selgeren sin plikt jl å re=e eller omlevere, kan kjøperen kreve erstatning for sine forsvarlige utgicer ved å få mangelen re=et.

84

§ 36.Selgerens re, 7l re;ng eller omlevering (avhjelp). (1) Selv om kjøperen ikke krever det, kan selgeren for egen kostnad re=e mangel eller foreta omlevering, når de=e kan skje uten vesentlig ulempe for kjøperen og uten risiko for at kjøperen ikke får dekket sine utlegg av selgeren.

(2) Dersom selgeren spør om kjøperen vil godta retng eller omlevering, eller underre=er kjøperen om at han vil re=e eller omlevere innen en angi= jd, men kjøperen ikke svarer innen rimelig jd e=er at han har få= meldingen, kan selgeren foreta det nødvendige innen den jd som er angi=. (3) Selgeren kan ikke gjøre gjeldende at han ikke har få= høve jl å re=e eller omlevere, dersom kjøperen har sørget for å få re=et mangelen og det e=er forholdene ville være urimelig å kreve at han ventet på selgerens retng eller omlevering.

85

prisavslag

86

erstatning

Direkte tap Indirekte tap

87

heving

Vesentlig kontraktsbrudd Vesentlig mangel Vesentlig forsinkelse Flere mangler eller forsinkelser samlet 88

Forskjell på å ha rett og få rett

Le=ere å lage en god avtale enn å løse problemer i re=en 89

Vurdering av prosessrisiko Leverandør Erstatning / dagbøter, saksomkostninger, omdømme

Oppdragsgiver forsinkelse, saksomkostninger,

erstatning, omdømme 90

Kravspesifikasjon

5

Funksjonelle krav

92

tekniske krav

93

HIGH LEVEL DESIGN LOW LEVEL DESIGN

94

High level Design (HLD)

Gives the overall System Design in terms of FuncUonal Architecture and Database design. This is very useful for the developers to understand the flow of the system. In this phase design team, review team (testers) and customers plays a major role. For this the entry criteria are the requirement document that is SRS. And the exit criteria will be HLD, projects standards, the funcjonal design documents, and the database design document.

95

LOW LEVEL DESIGN (LLD)

During the detailed phase, the view of the applicajon developed during the high level design is broken down into modules and programs. Logic design is done for every program and then documented as program specificaUons. For every program, a unit test plan is created. The entry criteria for this will be the HLD document. And the exit criteria will the program specificajon and unit test plan (LLD).

96

PILOTERING PROOF OF CONCEPT

97

IPR & Opphavsrett

6

INDUSTRIELT RETTSVERN OPPHAVSRETT

99

PATENT

Nyhetskrav Registrering

100

VAREMERKE

Disjnkjvt i vareklasse Registrering og innarbeidelse

101

DESIGN

102

Opphavsrett

Verkshøyde Tilblivelse

103

Opphavsrett Til kildekode

104

Åndsverkloven - eksemplarfremstilling

§ 2. Opphavsre=en gir innen de grenser som er angi= i denne lov, enere= jl å råde over åndsverket ved å fremsjlle varig eller midlerjdig eksemplar av det og ved å gjøre det jlgjengelig for almenheten, i opprinnelig eller endret skikkelse, i overse=else eller bearbeidelse, i annen li=eratur-‐ eller kunstart eller i annen teknikk.

105

Viktige lisensvilkår

•  Bruksre= •  Evigvarende eller element av lisens i

vedlikeholdsavtalen? •  Eksklusiv / ikke-‐eksklusiv? •  Geografisk begrensning / verdensomspennende?

•  ”Sitelisens” •  Hvor omfa=ende er egentlig den?

•  Overdragelse jlla=? •  Salg av virksomhet / aksjer / outsourcing

•  Hvilke retgheter har kunden jl spesialjlpasninger? Gjenbrukbart? Eksklusivt?

106

Spesialitetsprinsippet i åvl.

§ 39a.Har opphavsmannen overdra= re= jl å bruke verket på en bestemt måte eller ved bestemte midler, har erververen ikke re= jl å gjøre det på andre måter eller ved andre midler.

107

spesialitetsprinsippet

•  Avtaler skal tolkes i opphavsmannens favør

•  Kan ikke utny=e verket på andre måter enn avtalt

•  F.eks. ikke endre kildekoden selv, ikke oppre=holde et historisk arkiv (read only) uten jllatelse

108

escrow

109

Deponering av kildekode

bruksrett

Evigvarende / verdensomfa=ende / ikke-‐eksklusiv / kun for virksomheten / ikke-‐overførbar

110

Risikoanalyse av IT-kontrakter

7

Risikoanalyse Bedre føre var enn etter snar av it-kontrakter

advokat Kjell Steffner

Bruk risikoanalyse og målrettet innsats i innledende faser, fremfor kostbar opprydding når det skjærer seg.!

Essensen!

113

Risikoer eller risiki?!Risiko og konto "Likheten mellom risiko og konto er at begge ordene har italiensk opphav. Bøyningen på bokmål er: "en risiko – risikoen – flere risikoer – alle risikoene "en konto – kontoen – flere kontoer el. konti – alle kontoene el. Kontiene

Språkrådet

kontrakten

115

Analyser risiko i

Det er helt greit å ta risiko du

kjenner

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

1 2 3 4 5

Kon

sekv

ens

Veldig alvorlig 5

Alvorlig 4

Moderat 3

Liten 2

Ubetydelig 1

Veldig lav Lav Moderat Høy Veldig høy

Sannsynlighet

116

Finn Hva kan skje?

Analyser Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

Reduser Håndter Overvåk Planlegg

Gjenta og oppdater

risikoanalysen gjennom hele

prosessen

120

Systemet kan gjøres veldig avansert og raffinert.!Enkle, selvforklarende rutiner gir høy sannsynlighet for etterlevelse.!

Lag et enkelt system for risikoanalyser

121

”KVIKK LUNSJ”-METODEN

FINN ANALYSER REDUSER

122

Del av helhetlig system!

Finansiell Teknisk Juridisk

RISIKOANALYSE

123

Juridisk risikoanalyse!Compliance Rettssaker Kontrakt

Før inngåelse (tilbud/forespørsel) Forhandling Leveranse 124

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

Kategori! Poeng! Varsle!Lav 1-3 Medium 4-9 Prosjektleder Høy 10-14 Ledelse Veldig høy 15-25 Styret

125

1 2 3 4 5

Kons

ekve

ns! Veldig alvorlig! 5 10 15 20 25 5

Alvorlig! 4 8 12 16 20 4

Moderat! 3 6 9 12 15 3

Liten! 2 4 6 8 10 2

Ubetydelig! 1 2 3 4 5 1

Veldig lav! Lav! Moderat! Høy! Veldig høy!

Sannsynlighet!

Plan hvis risikoen inntreffer!

126

Eksempel!

127

Referanse! Klausul! Risiko (kortnavn)!

S! K! N! Analyse! Tiltak for å minimere risiko!

Plan hvis risikoen inntreffer!

SSA-K 11.5.6

Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tap av data anses som indirekte tap, bortsett fra hvor dette skyldes datahåndtering som er Leverandørens ansvar under avtalen.

1 5 5 Uklart formulering mht. erstatning for tap av data gir uklar bestemmelse om erstatningsansvar.

Reformuler klausul. Sørg for maxgrense for erstatning.

SSA-D 11.5.5

Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinket driftsstart eller driftsavbrudd, som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Leverandørens side, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren.

Innfører merarbeid som direkte tap

1 5 5 Utvidelse av alminnelig erstatningsansvar

Argumenter for at alminnelig kontraktsrett må følges.

Policy-dokument for klausuler!

Føringer for hvordan ulike klausuler skal håndteres. Hva er akseptabelt? Hva bør reforhandles? Hvor er motstandspunktet?

Begynn med de viktigste klausulene og utvikle underveis

129

Klausuler som bør analyseres

Ansvar 130

Begrensning Direkte og indirekte tap Tap av data Dagbøter

Bruksrett 131

Betaling 132

Formålsparagraf

133

Gjør den at kravene fra kunden er ”uendelige”? Finnes det en negativ avgrensning av det som skal leveres?

Lovvalg og verneting

134

+tvisteløsningsmetode i tingretten eller voldgift?

135

Bilag som bør analyseres

Milepæler Kravspesifikasjon Akseptansekriterier

Det beste alternativet til en perfekt kontrakt er skikkelige risikoanalyser og målrettede tiltak

136

Kontraktsgjennomføring - fallgruver!

i. Prosjektledelse ii. Kompetanse iii. Endring av forutsetninger underveis iv. Venter til risiko / mislighold er realisert før noe gjøres v. For komplekst eller mangelfull medvirkning fra kunden vi. Forholdet til frister / fravær av frister vii. Tapsbegrensningsplikt viii. Informasjonsflyt i egen organisasjon ix. Informasjonsflyt i kontraktsmotpartens organisasjon – interessentanalysen (forankring) x. Er de egentlige suksesskriteriene med i kontrakten?

137

-Rapporterer bare risikoene som er lettest å håndtere!-Overser eller undervurderer faresignalene!-Utsetter problemhåndtering!

Selektivt utvalg av risikoer?

138

Når tvist har oppstått!

139

Risikoanalyse for viderekomne!

COSO ISO 31000

140

Alternativ!risikoanalyse!

141

Oppsummering

142

Service level Agreements

8

Service Level Tjenestenivåavtaler

Agreements advokat Kjell Steffner

#SLA

Krav - tjenesteavtale!• Beskriver krav til tjenester som

virksomheten må ha for å understøtte egen forretning/ virksomhet

• Angivelse av tjenestenivå og –kvalitet •  Innebygget i avtalen eller inntatt som

bilag 145

Kunden må klarlegge!

•  Reelle behov – hva er godt nok? – Tjenestenivå påvirker pris

•  Krever høyt presisjonsnivå og detaljerte spesifikasjoner – Minst mulig tolkningsrom

146

Garanterte ytelsesnivåer!

• Oppetid for applikasjon •  Responstid for applikasjon •  Svartid på helpdesk •  Responstid på helpdesk • Oppretting/ sperring av brukere

147

Oppetid i samsvar med definisjonene!!

•  Server- eller applikasjonsnivå •  Kan differensiere oppetidskrav

– Høyest i arbeidstiden •  Planlagt vedlikeholdsvindu unntas • Målepunkt

148

Automatisert kompensasjon!

•  Leverandøren presenterer uoppfordret rapport

•  Krediterer automatisk tjenestevederlaget med kompensasjonen

149

Oppfølging av IT-kontrakter

9

Endringsordrer

reklamasjon

metodikk & Prosjektstyring

10

Fossefall Eller smidig

Prince2 PMBOK

RUP scrum

Upresise kontraktsvilkår

Leverand

ør

TilbudsuUorming er ikke fakturerbart

Kund

e Kravspesifisering samjdig med andre oppgaver

156

”Det er dessverre ikke forbudt å inngå en dårlig avtale”

157

…prosjektlederen overlates jl å kjempe med vilkårene i

kontrakten

158

interessentanalyse

Hvem har interesser i leveransen?

159

Scope – innenfor og utenfor kontrakt •  Unngå å levere for mye •  Må ha detaljert forståelse av hva som skal leveres

•  Angi hva som ligger utenfor

•  Forsinkelser, overforbruk og ukontrollerte endringer

Scope creep

This phenomenon can occur when the scope of a project is not properly defined, documented, or controlled 160

Fastprisspøkelset

Tjenester: ✖ Standardiserte ytelser: ✔

•  Stålkontroll på scope •  Hvem vet best av kunde og leverandør – hvor bør risikoen ligge? Varierer

•  Medvirkningsforpliktelse •  Skikkelige risikoanalyser

161

Tjenester: ✔ Standardiserte ytelser: ✔

Ikke fullt så skummelt, men likevel vikjg å ha kontroll

162

0 5 10 15 20 25 30

Aldri

Ikke så oce

Varierer

Oce

Bestandig

-Jeg ber prosjektmedarbeiderne lese kontrakten

Spørreundersøkelse gjennomført i april 2012 mot prosjektledere i NFP/TEKNA i samarbeid med LYNX advokaKirma 163

Sørg for at alle prosjektmedarbeidere

kjenner kravene i kontrakten

…og vurder om enkelte interessenter også skal få slik informasjon 164

Spørreundersøkelse om prosjektledelse og kontrakter 6 of 10

Spørreundersøkelse om prosjektledelse og kontrakter

165

personvern & Skytjenester

11 Reserve

Skytjenester


Ta i bruk

på lovlig vis

167

tema 1. Et lite utvalg av tjenestevilkår 2. Personvernreglene og -‐prinsippene

3. Håndhevelse av personvernreglene

168

Lisensiering og drift av programvare som

en tjeneste 169

Skytjenester

Applikasjoner plattform

infrastruktur

170

Noen egenskaper ved skytjenester

Fordeler •  Lav pris •  Tilgjengelighet av informasjon

•  Datasikkerhet •  Skalerbarhet for ytelse og lagring

Ulemper •  Datasikkerhet •  Innlåsing av data •  Standardisert / lite fleksibelt

•  Håndtering av personvern

171

datatilsynet ”Virksomheter som tar i bruk ne=skytjenester er juridisk ansvarlig, og må sørge for at personopplysningene behandles i tråd med personvernregelverket.”

172

Europeiske menneskeretghetskonvensjon Art 8. ReOen Pl respekt for privatliv og familieliv ”Enhver har re= jl respekt for si= privatliv og familieliv, si= hjem og sin korrespondanse.”

173

Utfordring Lovlig håndtering av

på tvers av jurisdiksjoner personopplysninger

174

tjenestevilkår Et lite utvalg av

175

Tjenestene er interessante, men både bransjen og tjenestevilkårene fremstår i dag som

176

Tilgjengelighet Forpliktelser Sikkerhet Personvern Erstatning Jurisdiksjon Data innelåst Opphavsre=

Svake vilkår

177

178

Lovvalg & verneting Switzerland if domiciled in Europe

California, USA

Kunde: Irland – Microsoc: kundens hjemjng

Laws of California, San Fransisco legal venue

Norge

Switzerland 179

Oppetid Available 24 hours a day, 7 days a week

99.9%

99.9%

strives for 100% upjme and availability

e=erstrebe god kvalitet på tjenesten jl enhver jd

The Service Is Available “As Is” 180

Tap av data

YOU EXPRESSLY UNDERSTAND AND AGREE THAT GOOGLE AND PARTNERS SHALL NOT BE LIABLE TO YOU FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, CONSEQUENTIAL OR EXEMPLARY DAMAGES, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO, DAMAGES FOR LOSS OF PROFITS, GOODWILL, USE, DATA OR OTHER INTANGIBLE LOSSES

You are responsible for maintaining and protecjng all of your stuff. Dropbox will not be liable for any loss or corrupjon of your stuff, or for any costs or expenses associated with backing up or restoring any of your stuff.

påtar seg ikke ansvar for feil, mangler, tap av Kundens data

YOU EXPRESSLY UNDERSTAND AND AGREE THAT EVERNOTE, ITS SUBSIDIARIES, AFFILIATES AND LICENSORS, AND OUR AND THEIR RESPECTIVE OFFICERS, EMPLOYEES, AGENTS AND SUCCESSORS SHALL NOT BE LIABLE TO YOU FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, CONSEQUENTIAL OR EXEMPLARY DAMAGES, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO, DAMAGES FOR LOSS OF PROFITS, GOODWILL, USE, DATA, COVER OR OTHER INTANGIBLE LOSSES 181

ERSTATNING $500,000 OR THE AMOUNT PAID BY YOU HEREUNDER IN THE 12 MONTHS

INGEN AV PARTENE KAN HOLDES ANSVARLIG UNDER DENNE AVTALEN FOR MER ENN BELØPET SOM KUNDEN BETALTE TIL GOOGLE I LØPET AV DE TOLV MÅNEDENE FØR AKTIVITETEN SOM FØRTE TIL ERSTATNINGSANSVARET.

$100,000 OR THE AMOUNT PAID BY CUSTOMER TO DROPBOX DURING THE TWELVE MONTHS PRIOR TO THE EVENT GIVING RISE TO LIABILITY

under ingen omstendighet utbetale noen erstatning som oversjger det Kunden har innbetalt siste 12 måneder

SHALL IN NO EVENT EXCEED THE AMOUNT OF FEES PAYABLE BY CUSTOMER TO EVERNOTE UNDER THIS AGREEMENT DURING THE TWELVE MONTH PERIOD IMMEDIATELY PRECEDING THE INITIATON OF ANY CLAIM 182

Personvern- Litt om

reglene

183

Menneskerettighetsutvalget Ny GRL § 102 Enhver har Ret jl Respekt for sit Privatliv og Familieliv, sit Hjem og sin Kommunikajon. Det paaligger Statens Myndigheder at sikre et Værn om den personlige Integritet og om personlige Oplysninger. Systemajsk Indhenjng, Opbevaring og Brug af Oplysninger om Andres personlige Forhold kan kun finde Sted i Henhold jl Lov.

184

Personopplysningsloven § 1. Lovens formål Formålet med denne loven er å besky=e den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra jl at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og jlstrekkelig kvalitet på personopplysninger.

185

Personopplysninger

”Opplysninger og vurderinger som kan kny=es jl en enkeltperson”

186

Behandling ”enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammensjlling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter”

187

Behandlingsansvarlig ”den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes”

188

databehandler ”den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige”

189

Sensitive personopplysninger

a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller polijsk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) at en person har vært mistenkt, siktet, jltalt eller dømt for en stra�ar handling, c) helseforhold, d) seksuelle forhold, e) medlemskap i fagforeninger

190

Vilkår for å behandle personopplysnger

Samtykke Behandling er fastsa= i lov Oppfylle en avtale med den registrerte Behandlingsansvarlige skal kunne oppfylle en re=slig forpliktelse Ivareta den registrertes vitale interesser UUøre en oppgave av allmenn interesse Utøve offentlig myndighet

191

Behandling av sensitive opplysninger

Behandlingen oppfyller et av de alminnelige vilkårene for behandling av personopplysninger Den registrerte samtykker Behandling er fastsa= i lov Behandlingen er nødvendig for å besky=e en persons vitale interesser, og den registrerte ikke er i stand jl å samtykke Behandling av frivillig registrerte opplysninger 192

Konsesjon Det kreves konsesjon fra Datajlsynet for å behandle sensijve personopplysninger

De=e gjelder likevel ikke for behandling av sensijve personopplysninger som er avgi= uoppfordret. 193

personvernprinsippene

1.  Samtykke eller annet re=slig grunnlag 2.  Proporsjonalitet 3.  Formålsbestemthet 4.  Relevans og minimalitet 5.  Fullstendighet og kvalitet 6.  Informasjon og innsyn 7.  Informasjonssikkerhet 8.  Særlig strenge regler ved behandling av

sensijve personopplysninger 9.  Anonymitet og sporfri ferdsel

194

Samtykke Behandling av personopplysninger skal i størst mulig grad være basert på •  frivillig, •  u2rykkelig og •  informert samtykke.

195

Informert •  Navn og adresse på behandlingsansvarlig •  Hva opplysningene skal brukes jl •  Om opplysningene skal utleveres jl andre, og eventuelt jl hvem

•  Om det er frivillig å gi fra seg opplysningene •  Informasjon om innsyn i, retng og sletng av •  Hvor lenge personopplysningene vil bli behandlet eller oppbevart

•  At samtykket kan trekke

196

Frivillig • Hva spørres det e=er? • Hvor belastende vil et samtykke være?

•  Er konsekvensene uforholdsmessige om du ikke samtykker?

Typisk for å mo=a en tjeneste eller bli ansa= 197

uttrykkelig Akjv handling

– at du har samtykket – hvilke behandlinger samtykket gjelder

– hvilke virksomheter samtykket er gi= jl

198

proporsjonalitet •  Innsamling og behandling i overensstemmelse med lovverket

•  Rimelig i forhold jl den registrerte •  Registreringen av opplysninger må være proporsjonal med formålet

•  I valget av to alternajve løsninger ved behandling av personopplysninger skal man velge det alternajvet som er minst personverninngripende

199

Regelbrudd Konsekvenser av

200

Tilsyn og sanksjoner Datajlsynet •  Systemajsk og offentlig fortegnelse over innmeldte

behandlinger •  Behandle konsesjonssøknader •  Kontrollere at lover og forskricer blir fulgt Konsekvens •  Overtredelsesgebyr •  Pålegg om endring eller opphør av ulovlige behandlinger •  Erstatning •  Straff

201

Særegenheter i Forhandlinger

12

Program- og maskinvarekjøp •  Ejkk og respekt for leverandørens forretningsmodell

•  ”Det finnes ingen faste priser” •  Prising og forhandling

– Trenering av prisforhandlingen – Hierarkisk godkjenningssystem – Ketchupeffekt

•  Mulig å oppnå jlsynelatende gode raba=nivåer – Kvartalsavslutninger – Bli kvi= konkurrenter

203

204

Vedlikeholdsavgift for gammel programvare ”utenfor support”

•  Leverandør – Kostbart å bevare kompetanse på gamle løsninger

– Elementet av lisens/bruksre=

•  Kunde – Får lite igjen for supportavgicen – Leverandør har reelt se= lavere kostnader kny=et jl det spesifikke vedlikehold nå

Intensjons- kunngjøring

Med henvisninger jl forsyningsforskricen


13

Når Utforming

krav til hjemmel ?

NOU 2010:2 ”intensjonskunngjøring for å avskjære muligheten for sanksjoner, hvis anskaffelsen likevel skulle vise seg å være en ulovlig direkte anskaffelse”

Leverandører får mulighet jl å stoppe anskaffelsen

transparens

Oppdragsgiver unngår 1. Gebyr

2. Uten virkning 3. Avkortning

karens ”jdsrommet mellom meddelelsen om kontraktsjldeling og det jdspunktet oppdragsgiver jdligst kan inngå kontrakten”

FOA § 4-‐1

suspensjon av oppdragsgivers adgang jl å inngå kontrakt

§ 22-3a.Suspensjon av oppdragsgivers adgang til å inngå kontrakt

1. Ved begjæring om midlerjdig forføyning e=er oppdragsgivers beslutning om kontraktsjldeling, suspenderes oppdragsgivers adgang jl å inngå kontrakt når:

a. oppdragsgiver har fastsa= en karensperiode e=er § 22-‐3 (meddelelse om kontraktsjldeling og karensjd før inngåelse av kontrakt) tredje ledd, og begjæringen er fremsa= innen utløpet av karensperioden, eller b. oppdragsgiver har kunngjort i tråd med § 18-‐3a (intensjonskunngjøring), og begjæringen er fremsa= innen j dager regnet fra dagen e=er datoen for kunngjøringen.

2. Suspensjon inntrer når begjæringen er forkynt for saksøkte. Saksøkte informeres om suspensjonsvirkningen ved forkynnelsen. 3. Tingre=en skal samjdig som begjæringen sendes jl forkynnelse beramme muntlig forhandling jl behandling av begjæringen. Partene kan samtykke i at behandlingen i stedet skal være skriclig. 4. Suspensjonen varer innjl jngre=en har ta= sjlling jl begjæringen. Suspensjonen opphører likevel jdligst ved utløpet av karensperioden eller j dager regnet fra dagen e=er datoen for intensjonskunngjøringen. 5. Det inntrer ikke suspensjon ved anke over jngre=ens avgjørelse.

FORS § 11-‐4a

§13A-1

ulov

lig di

rekt

e ans

kaff

else

”idømme oppdragsgiver et

overtredelsesgebyr”

foa

Tilsvarende FOA § 22A-‐2

FORS § 12a-‐1

Uten virkning ul

ovlig

dire

kte a

nska

ffel

se

FOA §§ 13A-‐1/22A-‐1

FORS § 12a-‐1

Avkortning

§ 13A-‐1 Re=en skal avkorte kontraktens løpejd (…) når oppdragsgiver har foreta= en ulovlig direkte anskaffelse.

ulov

lig di

rekt

e ans

kaff

else

FORS § 12a-‐1

§ 18-3a Intensjonskunngjøring

Oppdragsgiver som anser at det foreligger hjemmel for å jldele en kontrakt uten å kunngjøre konkurransen i samsvar med § 18-‐3 (kunngjøring av konkurranse), kan e=er at jldeling er beslu=et, kunngjøre at kontrakt vil bli inngå=.

Tilsvarende i FOA § 9-‐1a

FORS § 8-‐5a

Ikke krav til aktsomhet

NOU 2010:2 “E=er utvalgets oppfatning må direkjvet forstås slik at det ikke gjelder et aktsomhetskrav.”

Prinsippene i LOA § 5 er både føringer for prosedyren og tolkningsmomenter for reglene i LOA/FOA

Løsningen? Tidsfrister?

Alle vilkår? Anskaffelsesprotokoll?

Hva skal være klart når

”Tildeling er besluttet”

Midl

ertid

ig fo

rføy

ning

Må ha krav & sikringsgrunn

Forskjell på å ha rett og få rett

Risikoen for å tape saken Potensiell leverandør Erstatning + saksomkostninger, oppnår i beste fall ordinær konkurranse

Oppdragsgiver forsinkelse, saksomkostninger, gebyr, erstatning, omdømme

Utforming

Min anbefaling til utforming

•  Forklar formålet og foranledningen for anskaffelsen

•  Angi hjemmel for anskaffelsen, gjerne med enkel subsumsjon

•  Gjør det enkelt for potensielle leverandører å vurdere om intensjonskunngjøringen er korrekt gjennomført eller ei

Et godt eksempel

”Det skal gjøres endringer i kildekoden for Artemis-‐porteføljen i�m. løcing av jlpasninger av programvare på Windows XP jl Windows 7. Artemis Internajonal, inc har opphavsre= jl programvaren og råder således over jlgang jl og jlpasninger av kildekoden. Mejer AS er eneleverandør av applikasjonene i Artemis-‐porteføljen i Norge. Enere=en gjelder både salg, implementering, jlpassing og support i det geografiske området Norge, Danmark og Sverige. Opphavsre=en jl programvaren innebærer at Artemis Internajonal / Mejer har enere= jl å "fremsjlle varig eller midlerjdig eksemplar", samt at programvaren kun kan beny=es "på en bestemt måte", kfr. åndsverkloven §§ 2 og 39a. Vilkåret "for å besky=e en enere=" i FOA § 14-‐4 c anses derfor oppfylt.”

Et dårlig annet eksempel Malvik kommune er oppdragsgiver for den forestående kontrakten. Intensjonskunngjøringen er kny=et jl at kommunestyret i Malvik kommune fa=et vedtak 16/12-‐2013 om å innføre eiendomsska=. Vedtaket lyder som følger: Eiendomsska= utskrives for verker/bruk, næring og bolig i 2014 med ska=esats 2 promille. Hovedrammer for takseringsarbeidet vedtas i egen sak januar 2014. Malvik kommune har jl hensikt å inngå kontrakt med ESKAN AS om totalleveranse av takseringstjenster ved innføring av eiendomsska=. Eiendomsska=etakseringen skjer e=er eiendomsska=elovens § 3 a. Det skal beny=es ne=bre= besikjger-‐app ved taksering av boliger og frijdseiendommer. ESKAN AS har kompetanse og kapasitet jl å gjennomføre prosjektet innen fristen 30. juni 2014. ESKAN AS har kompetanse på jlre=elegging for besikjgelse, både i KOMTEK eiendomsska= og for ne=bre= besikjger-‐app. ESKAN AS har kompetanse og kapasitet jl å føre Matrikkelen for kommunen, og registrere besikjgerdata inn i fagprogrammet KOMTEK. Besikjgerdata fra ne=bre= besikjger-‐app importeres direkte inn i fagsystemet via egne rujner. Nøkkelpersonell hos ESKAN AS som skal arbeide med prosjektet har lokalkunnskap om Malvik kommune. Selskapet har også et gjennomarbeidet konsept for informasjonsbrosjyrer og kommunikasjon med kommunens eiendomsbesi=ere.

19.12.2013

Når passer det med en

Intensjonskunngjøring?

•  Vanskelig å få jl reell konkurranse? •  Eneleverandørsituasjon?

–  Forlenge varighet av avtale? –  Integrasjon? – Mer av samme vare/tjeneste?

•  Ny tjeneste? •  Teste markedet? •  Tilknytning på eksisterende rammeavtale? Jf. § 6-‐1(3)

•  Høy by=ekostnad?

Diskusjon Bare Unntaksbestemmelsene?

kjøp av flere programvarelisenser

bistand jl endring i kildekode

forlengelse av vedlikeholdsavtale

eneleverandørsituasjonene Ulovlig ✖

Lovlig ✔

Intensjonskunngjøring

Anbudskonkurranse

Oppsummering

Oppsummering – når/situasjoner

•  Unntaksbestemmelsene, f.eks. FOA § 14-‐4 •  Typisk de li= usikre eneleverandørsituasjonene

•  Forlengelse av vedlikeholdsavtaler •  Kjøp av flere lisenser jl eksisterende programvare

•  Bistand jl å endre kildekode, jf åvl §§ 2 og 39a

Oppsummering - hjemmel

•  Ikke aktsomhetskrav, men det må foreligge en hjemmel

•  Prinsippene i LOA § 5 gjelder alle anskaffelser – Husk særlig på både god forretningsskikk og høy forretningsejsk standard i den interne saksbehandlingen

–  En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse

–  Sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører

Oppsummering – anbefaling til utforming

•  Forklar formålet og foranledningen for anskaffelsen

•  Angi hjemmel for anskaffelsen, gjerne med enkel subsumsjon

•  Gjør det enkelt for potensielle leverandører å vurdere om intensjonskunngjøringen er korrekt gjennomført eller ei

Oppsummering - Forberedelser

•  Vær forberedt på krav om innsyn i saksdokumenter på svært kort varsel

•  Ferdigsjll kontrakt med alle vilkår og anskaffelsesprotokoll

•  I komplekse saker; lag et internt notat med drøcelse av hjemmel, prosessrisiko og omdømmerisiko

•  Lag en liten plan for hva dere skal gjøre ved innsigelser eller begjæring om midlerjdig forføyning

LYNX advoka]irma DA Hieronymus Heyerdahls gate 1 N-‐0160 Oslo

Kjell Steffner [email protected]

Tlf 905 11 901 Twi=er: @KSteffner

h=p://lynxlaw.no/menneskene/kjell-‐steffner/ Flere presentasjoner på h=p://www.slideshare.net/kjellsteffner/

236

Business

Inngåelse og oppfølging av it kontrakter