Virksomhedsplan 2016

Regionssekretariatet

Region Midtjylland

Regionssekretariatets virksomhedsplan 2016

Henvendelse om virksomhedsplanen til:

Region Midtjylland

Regionssekretariatet

Skottenborg 26

Postbox 21

8800 Viborg

regionssekretariatet@stab.rm.dk

Udgivet januar 2016

Grafisk opsætning og Layout udarbejdet af Regionssekretariatet

Regionssekretariatets virksomhedsplan

2016

Indholdsfortegnelse

1. Forord...................................................................................................................................1

2. Regionssekretariatets opgaver og organisation............................................................................2

3. Mission, vision og værdier.........................................................................................................6 4. Afdelingsseminar om service og arbejdsglæde ...........................................................................8

5. Ledergruppen.......................................................................................................................12

6. Råds- og Direktionssekretariatet............................................................................................ 16

7. Juridisk Kontor......................................................................................................................22 8. Patientkontoret.....................................................................................................................28

9. Digital Forvaltning.................................................................................................................34

10. Intern Service......................................................................................................................40

11. Regionssekretariatets aktiviteter 2016....................................................................................50

12. Regionssekretariatets medarbejdere........................................................................................52

1. Forord

Regionssekretariatet udarbejder hvert år en virksomhedsplan, som kort giver en status over de opgaver vi

har løst i det forgange år og de mål vi har sat os for at opnå i det kommende. Virksomhedsplanen er også et

opslagsværk, hvor du hurtigt og nemt får et overblik over vores organisering, opgaver m.v. Derudover er der

bagerst billeder af alle medarbejdere, så du får »ansigt« på os alle sammen.

I 2015 blev vi endnu flere i Regionssekretariatet, idet Patientkontoret er blevet en del af os. Vi er nu omkring

100 ansatte fordelt på fire kontorer, og vores opgaver spreder sig over alt fra kantinedrift, rengøring, juridisk

rådgivning, politisk betjening, informationssikkerhed, patientvejledning, vedligeholdelse af regionshusene,

koncerndækkende administrative opgaver, bistand i forbindelse med entrepriser og udbud, intern økonomi

funktion og interne personalemæssige forhold, varetagelse af regionens journal og-arkivfunktion til systemejer

for administrationens IT-systemer som sbsys, kontorpakke, telefoni og mobility.

Regionssekretariet har bl.a. arbejdet med service og arbejdsglæde. Vi har de sidste par år arbejdet med

innovation og service, og vi vil nu udforske, hvordan vi kan bruge arbejdsglæde til at forbedre vores effektivitet

og service endnu mere.

Vi håber, at I vil læse vores virksomhedsplan med interesse og ønsker jer en god læselyst.

1

2. Regionssekretariatets opgaver og organisering

2

Regionssekretariatet er en centralt placeret

afdeling med ca. 100 medarbejdere, for-

delt på fire kontorer. Regionssekretariatet

fungerer som et strategisk og koordine-

rende bindeled på tværs af organisationen, og som

vejlednings-og omvisiteringsfunktion for de brugere

af sundhedsvæsenet.

Sekretariatet har en stor berøring og samarbejde med

regionsrådet og hele koncernen, særligt direktionen,

den øvrige administration i regionshusene og admini-

strationerne på hospitalerne samt brugere af sund-

hedsvæsnet.

Organisationsdiagram for Regionssekretariatet

Regionssekretariatet ledes af en sekretariatschef med

reference til direktionen samt tre kontorchefer: En

kontorchef er leder af Råds- og Direktionssekreta-

riatet og Patientkontoret, en kontorchef er leder af

Juridisk Kontor og en kontorchef er leder af Digital

Forvaltning & Intern Service.

De har hver deres ansvars- og opgaveområde, men

fungerer som en samlet enhed, der fastlægger ret-

ningslinjer og sikrer en tværgående koordinering af

opgaveløsningen både internt og eksternt.

Råds- og Direktionssekretariatet

Kontoret sekretariatsbetjener det politiske system i

Region Midtjylland, dvs. regionsrådet, forretningsud-

valget, rådgivende og midlertidige udvalg, Kontaktud-

valget, møder med regionale folketingspolitikere m.m.

Sekretariatsbetjeningen omfatter blandt andet:

• Planlægning og afholdelse af møder i de politiske

fora

• Planlægning og afholdelse af temamøder og

besigtigelsesture for regionsrådet

• Taleskrivning

• Opdatering af »regionsrådet, hvem, hvad hvor

• Hvervsdatabase

• Udbetaling af partistøtte og andre praktiske opga-

ver i forbindelse med at understøtte regionsrådet.

• Den overordnede koordinering af mødekalender

for politiske og administrative møder

Kontoret har endvidere en mere overordnet rolle med

at varetage regionsrådets og regionsråds-

politikernes interesser internt i administrationen ved at

sikre, at det politiske aspekt indtænkes i alle relevante

processer og beslutninger. Derudover løses opgaver

for direktionen og koncernen, og kontoret fungerer

som Regionssekretariatets interne sekretariat.

Kontoret varetager sekretariatsfunktionen for regions-

rådsformanden, de to næstformænd for regionsrådet

og direktionen samt generelle sekretariatsfunktioner

for koncernen. Sidstnævnte indbefatter sekretariats-

betjening af en række forskellige koncerndækkende

og strategiske mødefora som:

• Koncernledelsesmøder

• Strategisk Sundhedsledelsesforum

• Administrativt Sundhedsledelsesforum

• Administrativt Ledelsesforum

• Sundhedsbrugerrådet/patientinddragelsesud-

valget

• Direktionens dialogmøder

• Direktionen direkte

Herudover løses koncerndækkende opgaver som op-

datering af organisationsplan og gennemførelse af

regionsrådsvalg. Endelig løses en række interne

Regionssekretariatet

Råds- og Direktions-

sekretariatet

JuridiskKontor

Digital Forvaltning &

Intern Service

Patient-kontoret

3

opgaver for Regionssekretariatet. Herunder intern

økonomifunktion, interne personalemæssige forhold

og generelle sekretariatsopgaver. Yderligere varetages

også en række opgaver og funktioner med tilknytning

til Psykiatri og Social. Det indbefatter henvendelser

og klagesager til direktionen eller regionsrådsmed-

lemmer på psykiatri- og socialområdet samt sekreta-

riatsbetjeningen af to kontaktfora.

Juridisk kontor

Kontoret består af tre enheder: Juridisk Enhed, For-

sikringsenheden og De Videnskabsetiske Komiteer.

Juridisk Enhed er ansvarlig for juridisk rådgivning og

sagsbehandling for hele koncernen. Det drejer sig om

en lang række forskellige retslige sagsområder:

• Lejeret og fast ejendom

• Spørgsmål inden for sundhedslovgivningen og

persondataret

• Bistand i forbindelse med entrepriser og udbud

• Aktindsigt, sagsbehandling

• Regionsloven og myndighedsfuldmagt

• Aftaler og kontrakter

• Retssager og inkasso

• Juridiske opgaver i forbindelse med de nye

sygehusbyggerier, herunder særligt DNU

• IT-retlige spørgsmål herunder telemedicin, it-

projekter og samarbejder.

Derudover varetager enheden opgaver vedrørende

borgerhenvendelser som f.eks. serviceklager på sund-

hedsområdet.

Forsikringsenheden varetager alle koncerndækkende

opgaver vedrørende forsikringer, ligesom den admini-

strerer de selvforsikrede områder dvs. patientforsik-

ringsskader, ansvarsskader og arbejdsskader.

Enheden for de videnskabsetiske komiteer sekretari-

atsbetjener de to videnskabsetiske komiteer i Region

Midtjylland, som behandler ansøgninger om godken-

delse af sundhedsvidenskablige forskningsprojekter.

Derudover håndteres en række forskningsretlige

spørgsmål iøvrigt, herunder regionens forskningsan-

meldelser.

Patientkontoret

Patientkontoret har ansvaret for patient-

vejlederfunktionen, der er en opgave lovfæstet i

Sundhedsloven. Patientkontoret bidrager med hjælp

og vejledning til patienter om:

• Sundhedsvæsenets ydelser og patienters

rettigheder

• Ventetider og frit valg af sygehus

• Mulighederne for omvisitering til privat aftale-

samt samarbejdssygehus

• Mulighederne for behandling i udlandet

• Mulighederne for borgere fra andre EU/EØS lande,

der ønsker behandling i Danmark

• Klage-og erstatningsmuligheder

• Kørsel til og fra hospital

Patientkontoret varetager ligeledes den centrale

fælles omvisiteringsfunktion. Patientkontoret

informerer praktiserende læger og praktiserende

speciallæger om reglerne om frit og udvidet

frit sygehusvalg, ret til hurtig udredning,

behandlingsfrister m.m.

Patientkontoret har ligeledes ansvaret for

udarbejdelse og vedligeholdelse af hospitalernes

indkaldelsesbreve, rådgivningsfunktion samt

formidling af patientklager fra Patientombuddet og

som følge heraf anmodning om etablering af dialoger

mellem klager og sundhedsvæsenet.

Patientkontoret formidler relevante oplysninger til

brug for udvikling af service, behandlingskvalitet og

patientsikkerhed i regionens sundhedsvæsen.

Endvidere formidler kontoret relevante oplysninger

om omvisitering til brug for udviklingen af kapaciteten

på regionens hospitaler.

Digital Forvaltning & Intern Service

Digital Forvaltning

Kontoret har til formål at fremme digitaliseringen i

Region Midtjylland og varetager desuden regionens

journal- og arkivfunktion.

Derudover varetages systemejerskaberne for

regionens administrative it-systemer samt telefoni og

mobility, herunder det elektroniske sags- og doku-

menthåndteringssystem (ESDH) og videokonference.

Digital Forvaltning betjener Informationssikkerheds-

udvalget, direktionen og andre ledelsesfora i forhold

til spørgsmål vedrørende organisatoriske aspekter af

it for det administrative område og betjener

sammen med It Styregruppen for it.

Region Midtjyllands ESDH-system er ejet af en bru-

gerklub, og Digital Forvaltning bidrager i høj grad til

det arbejde, der foregår i brugerklubben – såvel i

forhold til systemudvikling som udvikling af

brugerklubbens samarbejde.

Digital forvaltning er desuden ansvarlig for at sikre, at

der arbejdes systematisk med informationssikkerhed i

hele regionen inden for en fælles ramme.

Intern Service

Kontoret for Intern Service er ansvarlig for, at de

fysiske rammer i regionshusene fungerer optimalt.

Det betyder blandt andet, at Intern Service sørger for

driften af regionshusene, herunder også sikring og

adgangsforhold, og har ansvaret for den daglige

rengøring, kantinefunktion, bemanding af receptio-

nerne, postfordeling m.v.

Regionshusenes servicepersonale er derfor også

tilknyttet Regionssekretariatet.

Derudover varetager Intern Service administrationen

af den fælles feriefond for Region Midtjylland, der

udlejer ca. 50 ferieboliger i Danmark og enkelte i ud-

landet til ansatte i Region Midtjylland, ligesom konto-

ret sekretariatsbetjener feriefondens bestyrelse.

4

Vidste du om Videnskabsetisk Komité

at formændene for Region Midtjyllands to komitéer er kvinder og børnelæger.

at komitéerne i 2015 har givet afslag på 3 ud af 334 anmeldte projekter.

at nye projekter skal indsendes med digital signatur.

at der er særlig skrappe krav til gennemførelsen af et projekt, hvis børn eller inhabile forsøgspersoner skal deltage.

at komiteérne ikke finder, det er etisk rigtigt at ringe til folk for at høre, om de har lyst til at deltage i et projekt.

at der skal deltage raske forsøgspersoner i 1/3 af de projekter, der er anmeldt i 2015.

5

3. Mission, vision og værdier

Region Midtjylland drives ud fra et fælles

ledelses- og styringsgrundlag. Formålet med

grundlaget for Region Midtjylland er at skabe

en fælles referenceramme for arbejdet med de mange

vigtige opgaver, som regionens arbejdspladser har

ansvar for.

Ledelses- og styringsgrundlaget indeholder de over-

ordnede principper for styring og ledelse i regionen,

herunder regionens mission, visioner, værdier og

strategispor, som er det fælles fundament for driften

og den videre udvikling af regionen.

Regionssekretariatet har med udgangspunkt i ledel-

ses- og styringsgrundlaget og regionens overordnede

mission, visioner og værdier formuleret sin egen

mission, vision og uddybning af værdierne.

Mission og vision. Regionssekretariatets mis-

sion tager dels udgangspunkt i afdelingens

centrale placering i Region Midtjyllands orga-

nisation som en del af administrationen dels i Regi-

onssekretariatets konkrete opgaver.

Missionen tager afsæt i Regionssekretariatets opga-

ver i forhold til betjeningen af regionsrådet og di-

rektionen samt i afdelingens konkrete opgaver mere

bredt. Det indebærer blandt andet en række forhold,

der skal være på plads, for at administrationen kan

fungere effektivt, eksempelvis de fysiske rammer i

form af regionshusene, digital forvaltning, forsikrin-

ger, rengøring, kantine m.m.

Det afspejles samtidig i missionen og visionerne, at

Regionssekretariatet i særlig grad ser betjeningen af

regionsrådet som en vigtig opgave. Det er Regions-

sekretariatets særlige opgave at tage ansvar for at

sikre, at regionsrådets og regionsrådspolitikernes

behov og ønsker tilgodeses bedst muligt på tværs af

administrationen.

Endelig fremgår det af missionen og visionerne, at

Regionssekretariatet har en særlig rolle i forhold

til brugere af sundhedsvæsenet. Det gælder bl.a. i

Mission

Regionssekretariatet vil sikre, at regionsrådet, direktionen og

den øvrige koncern har de bedst mulige rammer og vilkår for udførelsen

af deres opgaver.

Regionssekretariatet bidrager til, at Region Midtjylland fungerer som en

sammenhængende koncern med fælles virksomhedskultur og moderne og effektive

rammer for opgaveløsningen.

Regionssekretariatet medvirker til, at patienterne i det regionale sundhedsvæsen modtager en kompetent og effektiv faglig vejledning om omvisitering.

Vision

Vi servicerer regionsrådet, så regionrådspolitikerne har de bedst

mulige rammer og vilkår til at udføre hvervet.

Vi servicerer direktionen og koncernledelsen i den løbende opgaveløsning.

Vi varetager en række tværgående funktioner og fungerer som koordinerende bindeled i organisationen.

Vi rådgiver og vejleder organisationen inden for en række tværgående opgavefelter.

Vi medvirker til, at Region Midtjylland har moderne og effektive rammer for opgaveløsningen.

Vi varetager driften af Region Midtjyllands administrative bygninger.

Vi medvirker til ensartet administration af det frie sygehusvalg, og vi varetageral viderehenvisning i

forhold til det udvidede frie sygehusvalg.

Vi er vejledere for patienter og borgere i regionen.

6

forhold til vejledning af patienter og omvisitering.

Visionerne for Regionssekretariatet tager ud-

gangspunkt i den mission, der er formuleret for

Regionssekretariatet.

Dialog. I Regionssekretariatet ønsker vi

dialog både i forhold til samarbejdspartnere

og brugere og mellem ledere og medar-

bejdere. Vi lytter, vi er åbne og troværdige, og der

er en sammenhæng mellem det, vi siger, og det vi

gør. Vi samarbejder både med interne og eksterne

samarbejdspartnere.

Dristighed er en vigtig forudsætning for udvik-

lingen af vores ydelser og udfordring af eksi-

sterende arbejdsgange. Vi har en kultur, der

fremmer faglig nysgerrighed, og hvor vi under ansvar

og med respekt hele tiden arbejder på at forbedre vo-

res processer og ydelser. Dristighed må aldrig skabe

usikkerhed om, at ydelsen er i orden.

Dristighed

Vi er parate til at gå forrest for at nå de rigtige løsninger.

Vi søger nye udfordringer og påtager os uvante opgaver.

Vi udfordrer traditionelle arbejdsgange internt og hos vores samarbejdspartnere.

Dialog

Vi er serviceorienterede og møder vores samarbejdspartnere og kolleger med åbenhed og respekt.

Vi vil gennem samarbejde og vidensdeling bidrage til at skabe kvalitet og merværdi i en

sammenhængende koncern.

Vi lytter til vores brugere med henblik på at levere den rette ydelse i rette tid.

Vi er kendt for en uformel og åben kultur.

Dygtighed

Vi kombinerer kompetence

og effektivitet, så vi opfattes som troværdige, og leverer produkter, der giver

modtagerne de bedst mulige vilkår.

Vi er initiativrige, opsøger ny viden og bruger samarbejds-partneres ekspertise.

Vi har en faglig stolthed, og vi dokumenterer effekten af vores indsats og formidler

vores resultater.

Vi er parate til at indgå i nye tværgående projekter og arbejdsgrupper, der kan styrke en sammenhængende koncern.

Dygtighed. Vi arbejder på et højt fagligt niveau

med stort engagement. Vi tager udgangs-

punkt i behovet hos vores brugere og samar-

bejdspartnere. Vi er konkurrencedygtige og i stand til

- i et godt arbejdsklima og med stor effektivitet – at

levere de relevante ydelser, der efterspørges nu og i

fremtiden.

Vi dygtiggør os og har fokus på faglig og personlig

kompetenceudvikling, og vi sikrer det fulde udbytte af

de ansattes viden, erfaring og engagement. Vi måles

på de resultater, vi opnår.

7

4. Afdelingsseminar om service og arbejdsglæde

Service er et tema, som Regionssekre-tariatet besluttede at arbejde med på tværs af alle enheder i 2015. LMU

finder, at det der kendetegner Regionsse-kretariatet er, at vi i høj grad yder service til resten af organisationen. Også på områ-der, hvor vi har en kontrolfunktion, oplever vi bedre resultater og større arbejdsglæde, når vi har en serviceorienteret tilgang.

Regionssekretariatet afholdt i 2014 en afdelingsdag med temaet Service Challenge 2014. Afdelingsdagen gav

inspiration til det videre arbejde med ser-vice, og det har givet et fælles sprog om service. LMU har i løbet af 2015 fulgt op på forskellige tiltag herunder med et oplæg om at håndtere den svære samtale. I for-længelse af arbejdet med service blev det besluttet at afholde en temadag i 2015 om service i samspil med arbejdsglæde.

Catrine Engelgreen underholdt Regionssekretariatet en grå novem-berdag i 2015 om arbejdsglæde,

motivation og det at gøre en ekstra indsats for at nå i mål.

Formålet med foredraget var at kickstarte afdelingsdagen med en dialog om service og arbejdsglæde.

Vi lærte om gelofobi, som handler om angsten for at dumme sig og blive til grin. En angst som alle i mere eller mindre grad har, en angst som kan forhindre at man tør prøve noget nyt. Vi lærte at bruge humor til at turde kaste os ud i nye udfordringer og vi lærte, at fejlfinderkultur kan erstattes af et mind-set, hvor fejl kan være »fede«, og at fejl kan være lærerige.

Vi lærte, at humor har mange facetter og kan bruges aktivt i mødet med andre men-nesker. Brug humoren aktivt og bevidst til at skabe arbejdsglæde.

8

Vi lærte også, at det er helt naturligt, at hjernen vælger at fokusere på negative tanker, når vi er presset eller er i tvivl. Det skal vi være bevidste om i vores arbejde med service og arbejdsglæde.

Regionssekretariatet drøftede, hvordan vi ved at øge arbejdsglæden kan højne ser-viceniveauet. Der er ingen tvivl om, at afdelingen yder en høj service og altid har fokus på at gøre det endnu bedre.

Der kom en mange gode forslag til, hvor-dan vi får mere arbejdsglæde i kontorerne. Kontorene videre arbejde med arbejdsglæ-de, hvilket fremgår at de enkelte status og målafsnit i virksomhedsplanen.

9

at Danske Regioner har vedtaget en politisk linje for informations-sikkerhed, der skal sikre et ensartet højt niveu for informations-sikkerhed i regionerne, så borgerne kan have tillid til regionernes håndtering af sundhedsdata.

at Regionernes Sundheds-it (RSI) har vedtaget et pejlemærke, der skal sikre implementering af den politiske linje.

at pejlemærket indeholder fem spor: Ledelse og organisation; udvikling, arkitektur og jura; Informationssikkerhed og it (teknisk spor); Lovkrav og kontraktkrav (juridisk spor); modernisering af lovgivning.

at Regionssekretariatet varetager projektledelsen for det fælles-regionale pejlemærke, og at sekretariatschefen er formand for pejlemærkets styregruppe.

at projektledelsen for den lokale implementering af pejlemærket i Region Midtjylland varetages i fællesskab mellem Regionssekretariatet og It.

at en succesfuld implementering af pejlemærket kræver, at alle medarbejdere i Region Midtjylland er opmærksomme på, at borgernes data håndteres korrekt og sikkert.

Vidste du om RSI pejlemærke

at kantinen i Viborg har modtaget det økologiske bronzemærke. Det betyder, at 30-60% af råvarerne er økologiske.

at Det Økologiske Spisemærke er et statskontrolleret økologimærke, som synliggør, at køkkenet gør en indsats for naturen, miljøet og dyrene ved at bruge økologiske varer, som er fri for rester af sprøjtemidler og uhensigtsmæssige tilsætningsstoffer.

at spisemærket i enten guld, sølv eller bronze viser, hvor stor en del økologiske råvarer, der anvendes på spisestedet.

at kantinen fokuserer på danske grøntsager i sæson, køb af hele dyr og større kødstykker.

at kantinen fokuserer på fisk i kantinen. Der er i dag et årligt for-brug i kantinen på 2 tons fisk.

at kantinen kan holde en høj kvalitet, uden at det koster en bondegård.

at kantinen har et rigtig godt samarbejde med Regionshospitalet Randers, der producerer 100 % økologisk pålæg.

Vidste du om det økologiske bronzemærke

11

Ledergruppen

SekretariatschefCarsten Lind Kontorchef Digital Forvaltning og Intern ServiceLise Tjerrild

Kontorchef Juridisk KontorPoul Carstensen

Kontorchef Råds- og Direktionssekretariatet og PatientkontoretMarianne Bengtson

12

13

Ledergruppen tager udgangspunkt i, at koncerntan-

kegang er en integreret del af afdelingens tilgang til

opgaveløsningen. Ledergruppen er løbende opmærk-

som på, om der er opgaver, der med fordel kan løses

på koncernniveau, og afdelingen har som udgangs-

punkt altid »koncernbriller« på, når det vurderes,

hvorledes en opgave skal løses. Afdelingen har bl.a.

på denne baggrund igennem de senere år fået en

bredere opgaveportefølje, hvor det koncernbærende

er i centrum. Det gælder f.eks. i forhold til opgaver,

hvor det fagligt kan være nyttigt at samle viden, eller

opgaver, hvor der er brug for kooordinering på tværs

af organisationen.

Ledergruppen vil kontinuerligt sikre, at denne udvik-

ling fortsætter. I 2015 har der været særligt fokus på,

hvorledes afdelingen ud fra en koncerntankegang kan

styrke sit fokus på driftens behov, og det er blevet

opprioriteret, at afdelingen har en tættere kontakt

med sundhedsområdet. Som et eksempel herpå har

der været afholdt et møde med administrations-

cheferne på hospitalerne, hvor mulighederne i et

styrket samarbejde blev synliggjort.

Ledergruppen har i 2015 haft fokus på at sikre en så

optimal opgaveløsning som muligt inden for de givne

personalemæssige og økonomiske rammer, herunder

spareplanen for 2015-2019. For ledergruppen fyldte

arbejdet med udarbejdelsen af spareplanen en del i

foråret, og i efteråret er der blevet arbejdet med at

implementere de dele af spareplanen, som vedrø-

rer afdelingen. I løbet af året er der er bl.a. opnået

besparelser ved ikke at genbesætte stillinger, der

er blevet ledige ved naturlig afgang, i henholdsvis

Patientkontoret, Råds- og direktionssekretariatet og

pedelfunktionen.

Som en konsekvens af spareplanen er Patientkonto-

ret pr. 1. august 2015 en del af afdelingen, som nu

består af fire kontorer. Ledergruppen har haft særligt

fokus på at integrere Patientkontoret i afdelingen,

bl.a. ved at Patientkontoret er blevet præsenteret for

de opgaver, der løses i de øvrige kontorer, og ved at

Patientkontoret har præsenteret sine opgaver på et

afdelingsseminar. Endvidere er der taget forskellige

sociale initiativer med henblik på at lære hinanden

bedre at kende. En del af aktiviteterne har været

koordineret i et overgangs-LMU, hvor der har siddet

repræsentanter for Patientkontoret og Regionssekre-

tariatets hidtidige LMU. Efterfølgende har der været

nyvalg til LMU, hvor der nu sidder repræsentanter for

alle kontorer.

Ledergruppen tager fortsat et fælles ansvar for, at der

på tværs af alle kontorerne sikres den bedst mulige

opgaveløsning, bl.a. når der er særligt pres på et

område eller et kontor. Ledergruppen analyserer

således løbende ressourcebehovet og forbruget i de

enkelte enheder med henblik på at sikre den optimale

brug af ressourcer i afdelingen. Ledergruppen sørger

endvidere for, at der arbejdes på tværs af kontorerne,

når det er hensigtsmæssigt i forhold til den givne

opgave. I 2015 har det f.eks. drejet sig om anmeldel-

se af forskningsprojekter, opgaver på forsikringsom-

rådet, et projekt om kunst i regionshusene m.m.

Ledergruppen har fokus på at informere alle i afde-

lingen så godt som muligt om forhold, der kan have

fælles interesse. Da afdelingen nu består af ca. 100

medarbejdere, er det ikke ofte, at alle er samlet, og

der udsendes derfor en nyhedsmail et par gange om

måneden, hvor der orienteres om ændringer i perso-

nalet, it, sociale arrangementer, arbejdet med virk-

somhedsplanen m.m. Derudover foregår hovedparten

af informationerne fra ledergruppen via den enkelte

kontorchefs dialog med medarbejderne i de enkelte

kontorer og enheder.

Danske Regioners bestyrelse blev i januar 2015 enig

om regionernes politiske linje for informationssik-

kerhed. Regionernes Sundheds-it (RSI) har i den

forbindelse vedtaget et pejlemærke om informations-

sikkerhed for at sikre implementering af den politiske

linje. Pejlemærket skal sikre et fælles og ensartet højt

niveau for informationssikkerhed i regionerne og der-

med sikre borgerens tillid til regionernes håndtering

5. Ledergruppen - status og mål

14

ledergruppen i 2015 og vil også være det i de

kommende år.

Endeligt skal det nævnes, at ledergruppen i lighed

med tidligere år giver plads til medarbejderdrevne

initiativer som f.eks. det tema om service og arbejds-

glæde, som var udgangspunktet for en afdelingsdag

i november 2015. Emnet ligger i forlængelse af det

tema om service, som har været prioriteret i 2014, og

ledergruppen vil bakke op om, at der arbejdes videre

med konkrete initiativer under temaet om service og

arbejdsglæde i 2016.

af sundhedsdata. Ledergruppen er dybt involveret i

realiseringen af denne opgave. Dels er sekretariats-

chefen formand for styregruppen for det fællesregio-

nale projekt og Regionssekretariatet varetager pro-

jektledelsen af dette, dels er nogle af kontorcheferne

involveret i informationssikkerhedsområdet i Region

Midtjylland, hvor Regionssekretariatet sammen med

It udgør den centrale informationssikkerhedsfunktion.

Hertil kommer, at EU ved udgangen af 2015 vedtog

en ny persondataforordning, der i de kommende år

skal implementeres i Region Midtjylland. Informati-

onssikkerhed har derfor været højt på dagsordenen i

Ressourcer

Ledergruppen vil sikre, at ressourceforbruget løben-

de optimeres, herunder at nødvendige besparelser

gennemføres.

Organisation

Ledergruppen vil have fokus på, at tværgående

opgaver løses så optimalt som muligt, herunder at

relevante parter inddrages hurtigst muligt.

Ledergruppen vil have en positiv tilgang til opgaver

i koncernen, som kan indeholde problemstillinger,

f.eks. på det juridiske område, som afdelingen kan

bidrage med

Ydelser

Ledergruppen vil udarbejde en strategi for tilpasning

af regionshusenes fremtidige fysiske rammer.

Ledergruppen vil sikre, at opgaver vedrørende infor-

mationssikkerhed, der bliver løst i regi af RSI-pejle-

mærket, ikke løses parallelt i Region Midjtylland, så

medarbejderressourcerne udnyttes bedst muligt og

Region Midtjylland får det størst mulige udbytte af

arbejdet med pejlemærket.

Effekt

Ledergruppen vil tage ansvaret for, at plan-

lægningen af regionsrådsvalget i 2017 bliver

påbegyndt.

Omdømme

Ledergruppen vil besøge et af regionens hospitaler

med henblik på at styrke sin viden om og dialog

med driften.

Mål 2016

15

Råds- og Direktionsekretariatet

Fuldmægtig Lone Kibsgaard Kontorassistent Lotte Bonne Eggertsen Dagsordenssekretær Susanne Berg Elev Karina Brændstrup Nielsen Direktionssekretær Mie Dahl Jakobsen Fuldmægtig Christine Winding-Lauritzen Fuldmægtig Louise Holk Chefsekretær Astrid Hytting Stabell Økonomimedarbejder Palle Buhl Chefkonsulent Charlotte Kristiansen Direktionssekretær Hanne Paag

Afdelingssekretær Lene Nyfeldt Kontorchef Marianne Bengtson Direktionssekretær Jette Kristensen Elev Camilla Laurberg Nielsen

Fuldmægtig Kristine Brodam Lorentzen Fuldmægtig Bob Nielsen

Arbejdsområder

• Politiske dagsordener• Dagsordener til direktionen,

Strategisk Sundhedsledelsesforum, Administrativt Sundhedsledelsesfo-rum, Administrativt Ledelsesforum, Koncernledelsen, Kontaktudvalget, Kontaktforum på psykiatriområdet, Kontaktforum på handicapområdet m.v.

• Sekretariatsbetjening af direktionen herunder ad hoc opgaver.

• Årlige dialogmøder med direktionen• Direktionens dialogmøder med hospi-

talerne og Psykiatri og Social• Økonomifunktion for regionsrådet,

forsikringsskader, erstatninger m.v.• Henvendelser fra borgere • Praktiske opgaver i forhold til politikerne

16

17

det m.fl. til at drøfte ønsker og krav til det moderne

sundhedsvæsen i forhold til service og kommuni-

kation. Borgermødet var en succes, hvor ca. 120

borgere deltog. Borgermødet blev arrangeret i regi af

det midlertidige udvalg vedrørende borgerdialog og i

samarbejde med Danske Regioner og Koncern

Kommunikation.

Koncern- og direktionsbetjening

Vi har sørget for det praktiske i forhold til direktør-

skiftet i direktionen, herunder sikret håndtering af

elektronisk mødemateriale i First Agenda, opdatering

af mødebookinger m.v. Regionsdirektøren er blevet

præsenteret for koncernen og eksterne samarbejds-

partere m.v.

Kontoret sekretariatsbetjener direktionen i forhold

til direktionsmøder, direktionens årlige dialogmøder

med alle hospitals- og afdelingsledelser, koncern-

direktørernes interne møder og dialogmøder med

hospitalsledelserne m.v. Derudover har vi sammen

med Koncern Kommunikation stået for forberedelsen

af direktionens månedlige orienteringsmøder

“Direktionen Direkte”.

Vi sørger endvidere for, at der bliver udarbejdet svar

på henvendelser stilet til koncerndirektørerne,

regionsdirektøren og regionsrådsformanden.

Kontoret koordinerer og planlægger de tværgående

administrative møder og forbereder direktionens

deltagelse i eksterne møder i f.eks. Danske Re-

gioner, ministerier m.v. Vi betjener endvidere andre

tværgående mødefora bl.a. Strategisk Sundhedsle-

delsesforum, Administrativt Sundhedsledelsesforum,

Administrativt Ledelsesforum, Koncernledelsen m.v.

Vores kontor løser opgaver på tværs af administra-

tionen. Vi har udarbejdet retningslinjer for minister-

besøg, besøg fra kongehuset, klagevejledning m.v.

Vi tilbyder også introduktionsprogrammer for nye

administrative medarbejdere, hvor vi præsenterer det

Politisk betjening

Kontoret har ansvaret for at sekretariatsbetjene

regionsrådet og direktionen i bred forstand.

Kontoret har som en hovedopgave koordineret

betjeningen af det politiske niveau. Vi har i 2015

betjent 13 politiske udvalg, herunder behandlet

omkring 600 dagsordenspunkter. Kontoret har også

tilrettelagt 10 temamøder, tre besigtigelsesture og

et budgetseminar for regionsrådet. Regionsrådet har

bl.a. været på besøg på Regionshospitalet Hammel

Neurocenter og Gudenå Hospice. Endelig har vi også

sørget for, at 31 regionsrådspolitikere kunne deltage i

Folkemødet på Bornholm.

Derudover har vi planlagt studieture for politikerne.

Det rådgivende udvalg vedrørende hospitalsområdet

har været i USA, det rådgivende udvalg vedrørende

nære sundhedstilbud har været i Skotland, det råd-

givende udvalg vedrørende psykiatri og socialområdet

har været i Norge og Sverige, det rådgivende udvalg

vedrørende regional udvikling har været i Tyskland,

og det midlertidige udvalg vedrørende patientsikker-

hed har været i England.

Kontoret har planlagt flere receptioner og arrange-

menter f.eks. midtvejsarrangement for regionsrådet

og koncernledelsen, 25 års jubilæum for regionsråds-

formanden, reception for vores nye regionsdirektør

m.v.

For at regionsrådet nemt og hurtigt kan finde kon-

cernstrategier, planer, aftaler m.v. har vi lavet et

opslagsværk til politikerne i First Agenda. Regionsrå-

det har fået et overblik over, hvad de som regions-

rådspolitikere har brug for at vide om deres rolle som

politikere, regionens opgaver, økonomi m.v.

Borgermøde – Borgernes Sundhedsvæsen

Vi har i februar 2015 planlagt og afholdt et borger-

dialogmøde, hvor vi inviterede borgere og regionsrå-

6. Råds- og direktionssekretariatet status og mål

18

politiske og administrative arbejde.

Vi har planlagt og gennemført valg af et nyt HMU for

fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling og et

nyt LMU for Regionssekretariatet.

God service

Vi arbejder altid på at skrive bedre dagsordener til

regionsrådet og administrative mødefora. Derfor

underviser vi løbende sagsbehandlere i at skrive gode

og tydelige dagsordenspunkter.

Vi har gennemført en brugerundersøgelse, hvor vi

har spurgt sagsbehandlerne og samarbejdsparterne

om deres oplevelse af vores service. Undersøgelsens

resultat viste tydeligt, at kontoret yder en høj og til-

fredsstillende service ud i koncernen. For at forbedre

os endnu mere har vi bl.a. haft et oplæg fra Koncern

HR omkring kommunikation, herunder fået ideer og

tips til, hvordan vi kommunikerer tydeligere.

KRISØV 2015

Vi har planlagt regionens deltagelse i KRISØV 2015.

KRISØV er en national krisestyringsøvelse, der hvert

andet år øver centrale aktørers evne til at opretholde

og videreføre samfundskritiske funktioner i en

situation, hvor disse funktioner trues eller ødelægges.

Vi fik i den forbindelse aktiveret og afprøvet regionens

civile beredskabsplan.

Forenklingsprojekt

Regionssekretariatet har sammen med Aarhus Uni-

versitetshospital gennemført et forenklingsprojekt

igangsat af Danske Regioner. Projektet har haft til

formål at identificere områder, hvor der var mulighed

for forenkling af arbejdsgange m.v. Gennem projektet

er der kommet ca. 65 forslag fra medarbejderne. En

stor del af forslagene har betydet forenklinger eller

ændringer af forskellig karakter.

Nyt dagsordensmodul

Efter næsten et års test og udvikling har vi sammen

med Digital Forvaltning succesfuldt implementeret en

ny version af vores dagsordensmodul (sbsys). Vi har

på orienteringsmøder og kurser informeret mere end

150 sagsbehandlere og dagsordensansvarlige om de

nye funktioner og arbejdsgange i systemet.

Sekretariat for hele afdelingen

Vi hjælper hele Regionssekretariatet med økonomi,

personale, it, møder via video, ny kontorpakke m.v.

Derudover har vi ansvaret for planlægning af TULE,

afdelings-arrangementer m.v. Vi sørger også for, at

afdelingens tre kontorelever får en god og lærerig

uddannelse.

19

Mål for 2016

Ressourcer

Vi vil styrke vores egne kompetencer i forhold til

at kommunikere mundtligt og skriftligt i et klart og

tydeligt sprog.

Vi vil tage de nye moduler »forventet regnskab« og

»BI-portalen« i brug i forbindelse med afdelingens

budgetopfølgning.

Vi vil implementere »dataudtræk« fra patienterstat-

ningens netservice i forbindelse med budget-

opfølgning samt øvrigt arbejde med statistik på

patientforsikringsområdet.

Vi vil arbejde for at integrere politikerafregningspro-

grammet med BSK.

Organisation

Vi vil fortsat være opsøgende i forhold til andre afde-

linger f.eks. ved at fortælle om det politiske arbejde

på kontor- og afdelingsmøder.

Vi vil besøge et hospital eller et regionssekretariat

m.v.

Vi vil gøre vores kontormøder mere inspirerende. Vi

vil gerne have flere inspirationsoplæg fra f.eks. an-

dre kontorer, afdelinger m.v. Derudover vil vi blive

bedre til at fortælle hinanden i kontoret, hvad der

optager os.

Vi vil gerne gøre vores samarbejde mere sjovt.

Det vil vi f.eks. gøre ved at udnævne ambassadører

i kontoret f.eks. en komma-ambassadør, en ambas-

sadør for det visuelle og kreative m.v.

20

Ydelser

Vi vil understøtte direktionens månedlige orien-

teringsmøder »Direktionen direkte« og møderne

»Direktionen debat«.

Vi vil undersøge, hvordan vi kan gøre vores hvervs-

database synlig på RM.dk, så alle borgere lettere

kan se, hvem der er udpeget til hvilke hverv.

Vi vil videreudvikle vores undervisningsmateriale til

kurserne »Skriv gode dagsordener til regionsrådet«.

Vi vil tilrette materialet, så der bliver mere fokus på

at spotte det politiske i en sag og inddrage politiker-

ne tidligere i sagerne. Vi vil tilrette undervisningen

til de enkelte afdelinger f.eks. et kursus for

administrave medarbejdere på et hospital,

ledergrupper m.v.

Vi vil påbegynde planlægningen af regionsrådsvalget

2017.

Effekt

Vi vil sikre større synlighed af kontoret/afdelingen

ved at gennemgå og justere vores sider på inter- og

intranet.

Vi vil løbende evaluere borgernes foretræde for de

rådgivende og midlertidige udvalg, herunder infor-

mation til borgerne, tilrettelæggelse af møder m.v.

Omdømme

Vi vil fortsat forbedre vores service i forhold til vores

kommunikation med vores samarbejdsparter.

21

Juridisk kontor

Kontorchef Poul CarstensenSpecialkonsulent Birthe PhilipsenSpecialkonsulent Annette SandKontorassistent Trine Bak JeppesenElev Line Duhn MollwitzSekretær Annette EngsigSekretær Helle NikkelJuridisk konsulent Signe Lenler-EriksenJuridisk konsulent Charlotte PallesgaardSekretær Marianne Mørup AndersenJuridisk konsulent Louise Ingerslev AndersenJuridisk konsulent Marie-Louise GammelgaardSekretær Heidi Scheil RasmussenChefkonsulent Marianne Pagh LübeckSpecialkonsulent Lise Rørbæk von LillienskjoldJuridisk konsulent Anette Skovsen KjeldsenForsikringsmedarbejder Ellen Hauge Jakobsen

Juridisk konsulent Marie BartholdyForsikringsmedarbejder Dorthe Skov PedersenJuridisk konsulent Lena Bjerregaard DanvøggSekretær Anne-Marie Eybye AndersenForsikringsmedarbejder Jannie Majken ChristensenSpecialkonsulent Tina Leutholtz

Arbejdsområder

• Lejeret og fast ejendom• Spørgsmål inden for sundhedslovgiv-

ningen og persondataret• Bistand i forbindelse med entrepriser

og udbud• Aktindsigt og sagsbehandling• Regionsloven og myndighedsfuld-

magt• Aftaler og kontrakter• Retssager og inkasso• Serviceklager på sundhedsområdet• Koncernopgaver vedrørende forsik-

ringer• Administration af de selvforsikrede

områder, patientforsikringsskader, ansvars- og arbejdsskader

• Sekretariatsbetjening af Videnskab-setiske komiteer

• Behandling af ansøgninger om god-kendelse af sundhedsvidenskablige forskningsprojekter

22

23

Status

Juridisk Kontor har på mange måder haft et udfor-

drende år i 2015. Kontoret er en væsentligt aktør i

forhold til en række centrale udfordringer, som Re-

gion Midtjylland står overfor i disse år – om det så

er forskning, kvalitetssikring, erstatninger, nye syge-

husbyggerier, salg af bygninger, diverse aftaler på en

række forskellige områder, persondataretlige udfor-

dringer eller juridisk bistand generelt. Kontoret bliver

ikke alene inddraget i stadig stigende omfang, men

bliver også inddraget tidligere og får blandt andet

dermed nye roller i forhold til opgaverne.

Videnskabsetisk Komité

Enheden har med ca. 337 nye anmeldelser også i

2015 modtaget væsentlig flere nye forskningsanmel-

delser end tidligere år. Det bekræfter nødvendigheden

af at opruste enheden for at kunne håndtere den vok-

sende mængde sager. Enheden består således i dag af

tre sekretærer og tre jurister. Dette skete dog først i

slutningen af 2015, således at effekten først for alvor

vil være mærkbar i 2016 – også fordi en af sekretæ-

rerne på grund af sygdom blev udlånt til forsikrings-

enheden.

Der er endnu ikke nedsat en 3. komité som ellers

var forventningen. Det afventer fortsat udviklingen i

antallet af nye projekter. Desuden forventes det, at

komiteerne i løbet af senest 2017 ikke længere skal

tage stilling til lægemiddelforsøg, hvilket vil betyde et

mindre fald i den samlede opgavemængde. Der er dog

en vis usikkerhed om, hvorvidt der til gengæld kom-

mer andre typer af afgørelser herunder registerforsk-

ning, som fremadrettet skal håndteres af de regionale

komitéer.

Enheden har internt overtaget ansvaret for forsk-

ningsanmeldelser og dermed også taget forskud på,

at enheden i 2016 vil få et større ansvar for forsk-

ningsområdet generelt.

7. Juridisk kontor - status og mål

Ressourc

er

Forsikringsenheden

Der har været to milepæle i forsikringsenheden i

2015. Regionens forsikringsportefølje har været i

udbud, hvilket har resulteret i væsentligt billigere for-

sikringer. Samtidig har regionsrådet besluttet, at der

skal gøres en ekstra indsats på patienterstatningsom-

rådet i form af, at der skal ankes flere sager, hvilket

også forventes at skabe både mere læring internt i

organisationen og bedre afgørelser.

På de selvforsikrede områder ligger udgifterne for an-

svarsskaderne på det forventede niveau. Til gengæld

ligger arbejdsskaderne cirka 11 mio. kr. under det

forventede niveau. Det opvejes af, at patient-

erstatninger kommer til at ligge cirka 22 mio. over

det budgetterede tal. Det skyldes i høj grad en stor

stigning i administrationsbidraget.

Forsikringsenheden gennemførte i samarbejde med

forsikringsmæglerfirmaet Contea et udbud på de

forsikrede områder, hvilket har resulteret i en ny

5-årig forsikringsportefølje. Udbuddet betyder en årlig

besparelse på cirka 1,9 mio. kr. forudsat, at regionen

valgte samme forsikringsdækning som hidtil. I forbin-

delse med forelæggelse af udbuddet fik Regionsrådet

tillige fremlagt en forsikringsrapport med særlig fokus

på årene 2013-2015.

En del af besparelsen blev dog konverteret til en

bedre forsikringsdækning i forhold til transportforsik-

ringer, kaskoforsikringer på sygehusenes køretøjer og

en udvidet kriminalitetsforsikring.

Forsikringsenheden har været præget af såvel en

barselsorlov som langvarig sygdom hos centrale

forsikringsmedarbejdere. Enheden har modtaget

hjælp fra andre medarbejdere i Regionssekretariatet

samtidig med, at de tilbageværende medarbejdere i

forsikringsenheden ydede en stor indsats. Forsikrings-

enheden håber i 2016 på, at der kommer mere ro på

medarbejderfronten, og at dette vil sætte et positivt

præg på enheden. Samtidig er enheden blevet

oprustet med en jurist til anke af patientskader.

24

Juridisk Enhed

Der opleves en konstant stigende efterspørgsel efter

Juridisk Enheds ydelser. Enheden har derfor en tilsva-

rende konstant udfordring i at imødekomme organi-

sationens behov, uden at det går væsentligt ud over

kvaliteten eller sagsbehandlingstiden i de løsninger og

vurderinger, der leveres.

I de senere år har dette specielt været tydeligt på det

sundhedsretlige og det persondataretlige område.

Udfordringerne skyldes mange forskellige forhold;

ønsker og tiltag fra klinikere og forskere, den tekno-

logiske udvikling med deraf følgende nye muligheder,

regionale og tværregionale it-projekter iværksat uden

forudgående stillingtagen til grundlæggende person-

dataretlige og sundhedsretlige krav, et stadigt større

fokus på persondatarettigheder i pressen, tilsynsmyn-

dighedernes stigende interesse for regionale aktivi-

teter etc. Den kommende nye EU-forordning, som

forventes vedtaget i 2016, vil også sætte området

under et stigende pres.

Konkret har enheden været en af de ledende kræfter i

en arbejdsgruppe om kvalitetssikring, og flere jurister

har i samarbejde med IT og Digital Forvaltning delta-

get i en større awarenesskampagne. Tre af enhedens

jurister deltager i Informationssikkerhedsfunktionen

og tager samtidig stor del i RSI-samarbejdet, herun-

der i RSI pejlemærket om informationssikkerhed.

Juridisk Kontor samarbejder fortsat med IT omkring

sikring og formulering af databehandleraftaler, og på

dette felt opleves også en markant stigning både i

antallet af aftaler og i det indholdsmæssige omfang.

2015 har budt på en række sager i medierne, som

ligeledes har smittet af på regionen i form af et større

antal aktindsigtsbegæringer fra flere nyhedsmedier.

Den såkaldte psykiatersag, spørgsmålet om Ovartaci-

samlingens fremtid, de nye sygehusbyggerier, salg af

regionens store sygehusbyggerier mv. har ligeledes

fyldt på opgavesiden.

Samtidig trækker enhedens faste opgaver stadigt sto-

re veksler på medarbejderne, som fortsat varetager

undervisning ikke mindst af sundhedsmedarbejdere,

forskningsanmeldelser, lovhøringer, patientmobilitets-

direktivet, udarbejdelse og forhandling af kontrakter,

førelse af retssager etc.

Juridisk Enhed har sammen med Indkøb og Medico-

teknik og med direktionens godkendelse indført en ny

ordning vedrørende brug af ekstern advokatbistand.

Der er således ved årsskiftet indgået en række aftaler

med de advokatfirmaer, som regionen i dag samarbej-

der med på forskellige områder. Alle fremtidige aftaler

i regionen om ekstern juridisk bistand skal herefter

indgås via Juridisk Enhed eller Indkøb og Medicotek-

nik. Ordningen skal sikre en effektiv brug af ekstern

advokatbistand samt bedre og billigere aftaler for

regionen.

25

Ressourcer

Juridisk Kontor vil i 2016 have særlig fokus på res-

sourceforbruget, fordi mængden af ressourcer og

opgaver p.t. ikke hænger tilstrækkeligt sammen.

Dette medfører nødvendigvis en skarpere priorite-

ring i forhold til, hvilke opgaver der løses.

Kontoret vil i den sammenhæng have fortsat fokus

på såvel kvalitet, som på brugernes oplevelse af

den service, der ydes. Dette gælder både gene-

relt i forhold til svartider, kvalitet og lydhørhed og

konkret på en række udvalgte områder som forsk-

ningsanmeldelser, databehandleraftaler og audits.

Der er fortsat store udfordringer i forhold til at sik-

re kvalitetssikring og forskning i klinikken. Juridisk

Kontor vil gå på to ben, dels forsøge at skabe kon-

krete, men også holdbare løsninger for kvalitetssik-

ring og forskning, dels i samarbejde med de andre

regioner at påvirke lovgivningsmagten til at skabe

mere hensigtsmæssige og klare retlige rammer.

Kontoret vil sammen med IT og Digital Forvaltning

i 2016 lægge store kræfter i det tværregionale

arbejde forbundet med RSI pejlemærket om infor-

mationssikkerhed. Dette forventes sammen med

den kommende persondataforordning at sætte en

væsentlig dagsorden for regionens udfordringer på

it-området.

Derudover vil Juridisk Enhed i samarbejde med IT

og Indkøb og Medicoteknik have særligt fokus på

styring og journalisering af it-kontrakter og databe-

handleraftaler samt mulighederne for opfølgning og

audits hos eksterne databehandlere. I den forbin-

delse vil kontoret gøre brug af IT-redskaber herun-

der styringsreolen.

Organisation

Der skal i tæt samarbejde med IT, Digital For

valtning og ikke mindst hospitalerne skabes den

fornødne modenhed i organisationen med henblik

på i endnu større grad at sikre den nødvendige

beskyttelse af de følsomme persondata, som regio-

nen har ansvaret for. Dette sker også for at kunne

imødekomme de krav, som ligger i den kommende

persondataforordning.

Vi vil arbejde på at implementere det fornødne

juridiske beredskab fra start til slut, dvs. fra tanke

til udførelse i it-processer. Det betyder, at jura skal

tænkes ind fra start af og i samtlige processer, ikke

kun for at sikre det juridiske indhold, men også for

lettere at kunne forene it-hensyn, økonomi, klini-

keres ønsker og krav og de juridiske hensyn. Dette

er også et af de væsentlige pejlemærker i RSI-

samarbejdet.

Vi vil fortsat prioritere undervisning som en vigtig

del i forhold til at skabe viden, forståelse for og

accept af de retlige rammer, som alle enheder i re-

gionen, også hospitalerne og de enkelte medarbej-

dere, er underlagt, samtidig med at de skal lykkes

med deres opgavevaretagelse. Vi vil arbejde på at

tilpasse vores udbud til de ønsker og krav, som vi

møder i organisationen.

Vi vil skabe overblik over, i hvilket omfang regionen

bruger ekstern juridisk bistand, hvad det har af

omkostninger, samt hvilke sager det drejer sig om.

Mål 2016

26

Ydelser

Vi vil prioritere samarbejdet med hospitalerne

generelt ved at være en god samarbejdspartner,

der er med til at gøre arbejdet i klinikken enklere

og bedre. Vi vil målrette vores indsats og yde en

særlig indsats på de juridiske områder, som fylder

meget på hospitalerne.

Forsikringsenheden skal implementere en ny forsik-

ringsportefølje i 2016. Deraf følger en lang række

afledte opgaver som kommunikation i organisa-

tionen om den nye forsikringsportefølje, drøftelser

med de nye forsikringsselskaber, ændringer på

intranet, informationsmateriale, nye skabeloner og

breve mv. Vi vil i den forbindelse vurdere mulighe-

derne for at understøtte funktioner it-mæssigt.

Forsikringsenheden vil udarbejde en Pixi bog ved-

rørende bagatelskader på arbejdsskadeområdet og

herunder i samarbejde med Koncern HR udarbejde

fælles retningslinjer.

VEK vil specielt på forskningsområdet sikre en høj

kvalitet i forhold til sagsbehandling af forsknings-

anmeldelser og rådgivning vedrørende forsknings-

mæssige spørgsmål generelt. VEK skal arbejde

med nye arbejdsgange herunder anvendelsen af

it-redskaber, arbejdet i teams, en ændret møde-

kadence, ændrede deadlines, ny arbejdsfordeling

mellem sekretær og jurister m.m.

Kontrol af journalopslag forventes at spille en sta-

dig stigende rolle i de kommende år, ikke mindst

hvis adgangen til sundhedsoplysninger udvides til

flere personer eller formål. En udvidet adgang vil

forudsætte en øget kontrol ikke kun af sundheds-

journalen, men også af EPJ og andre it-systemer

med personfølsomme oplysninger. I 2016 skal de

eksisterende auditprocedurer revideres i samar-

bejde med IT og klinikken. Det er målet, at audits

følges effektivt op, samtidig med at det ikke skal

betyde en voldsom større byrde for klinikken. In-

ternt i kontoret flyttes opgaven over til VEK.

Nære Sundhedstilbud står med en stor opgave i

forbindelse med, at de skal overtage opgaven med

praksys (kommunernes og regionernes afregnings-

system på praksisområdet) i løbet af 2016. Der

Effekt

Forsikringsenheden vil i de kommende år sammen

med hospitaler gennemgå patienterstatningssager-

ne, hvilket forventes at resultere i væsentligt flere

anker end hidtil. Resultatet af ankerne vil dog først

kunne konstateres i løbet af 2017 og årene frem-

adrettet. Forsikringsenheden vil derudover fortsat

have fokus på at anke arbejdsskader, hvor afgørel-

sen hviler på et for svagt erstatningsretlig grundlag

eller lider af en juridisk mangel.

Kontoret vil have fokus på de digitale muligheder

for at styrke kommunikationen internt såvel som

eksternt. Kontoret vil ligeledes have fokus på,

hvordan it i endnu højere grad kan understøtte

og forenkle kontorets arbejdsprocesser herunder

kontorets evne til at styre og dokumentere sine

opgaver.

Omdømme

Vi vil fortsat forbedre vores kommunikation blandt

andet via intranet. Vi vil skabe en bedre tilgæn-

gelighed. Vi vil give bedre service ikke mindst på

særligt prioriterede områder, som betyder noget for

vore ”kunder”, kollegaer og samarbejdspartnere.

forestår i den forbindelse en stor juridisk opgave i

forhold til at sikre grundlaget for systemet, indgå

og kvalitetssikre en række aftaler, sikre en række

forskellige persondataretlige spørgsmål mv. Det

gælder både i etableringsfasen og driftsfasen.

Juridisk Kontor har forpligtet sig til at forstå den

juridiske del af udfordringen.

27

Patientkontoret

Kontorchef Marianne BengtsonPatientvejleder Anette ResenPatientvejleder Rikke BangPatientvejleder Anette PindJurist Tanja Schmidt VallarelliPatientvejleder Inge Marie VesterPatientvejleder Lone Bang HøjgaardPatienvejleder Lotte WintherPatientvejleder Michaela KrambPatientvejleder Lisbeth Løgstrup ChristensenAfdelingssekretær Lone Svenstrup Jensen

Patientvejleder Connie EriksenPatientvejleder Kristine Fomsgaard PoulsenPatientvejleder Lars Degnbol PedersenPatientvejleder Pia Buhl

Arbejdsområder

• Information, vejledning og råd-givning af patienter om sundheds-væsenets ydelser.

• Bistand til patienter, der ønsker at benytte det frie sygehusvalg

• Bistand til patienter med vejledning og rådgivning om patientrettigheder

28

29

I Patientkontoret mærker vi i stigende grad, at

henvendelserne generelt er mere komplekse, og at

patienterne er mere bevidste om deres rettigheder.

Ofte har patienterne selv søgt information på nettet,

før de kontakter os, hvilket gør, at de stiller større

krav til den vejledning, de ønsker. Samtidigt stiller det

krav til os om hele tiden at være opdaterede – ikke

kun på sundhedslovgivningen, men også på, hvad der

ellers er aktuelt på sundhedsområdet.

Patientkontoret har også i 2015 løbende været

inddraget i aktuelle områder, der berører patienters

rettigheder og muligheder for behandling, så

som lukning af afdelinger i forbindelse med

spareplanen, orientering om opslag i E-journal,

kapacitetsudnyttelse m.v.

Patientkontoret har bl.a. oplevet, at

vejledningsopgaverne i forbindelse med

implementeringen af patientmobilitetsdirektivet er

blevet udvidet til at omhandle konkret vejledning til

danske borgere, der ønsker behandling i udlandet,

samt konkret vejledning til borgere fra andre EU-

lande, der søger behandling i Danmark.

Vi sørger løbende for at videreuddanne os, og i 2015

har 2 medarbejdere taget kursus i sundhedsret på

Aarhus Universitet, 1 medarbejder har færdiggjort

coachuddannelsen, 1 medarbejder har taget kursus

i personskadeerstatningsret samt EU og Dansk

Forvaltningsret, og hele kontoret har deltaget i intern

undervisning vedrørende sundhedsjournalen.

I foråret 2015 deltog vi i det årlige

patientvejlederseminar sammen med

Patientkontorerne fra de øvrige regioner.

På seminaret blev den nyeste lovgivning på

sundhedsområdet gennemgået af Ministeriet,

og International Sygesikring holdt oplæg om

patientmobilitetsdirektivet.

Patientkontoret har tidligere været eneansvarlige

for udarbejdelsen af de breve, som anvendes i

Region Midtjylland, når patienter indkaldes til

undersøgelse, udredning og behandling, men har i

det forgangne år indgået i et samarbejde med IT,

Sundhedsplanlægning og Koncern Kommunikation om

at videreudvikle brevkonceptet.

Indkaldelsesbrevene skulle gøres digitale, og der var

krav fra Ministeriet om at give skærpet information

til udredningspatienter. Derfor var det et oplagt

tidspunkt at kigge på en forbedring af hele konceptet,

hvilket har medført store ændringer. Ændringerne

gør, at patienterne får de lovpligtige informationer på

en let forståelig måde, ligesom det sikrer en optimal

kapacitetsudnyttelse af regionens egen og tilkøbte

kapacitet.

I foråret 2015 var Patientkontoret sammen med

Koncern Kommunikation, IT og Sundhedsplanlægning

ude på samtlige hospitaler i Region Midtjylland for at

gennemgå det nye brevkoncept. Herudover har

Patientkontoret efterfølgende været ude på flere

afdelinger, som har ønsket en mere specifik

gennemgang. På den måde er Patientkontoret med

til at sikre, at hospitalerne anvender de korrekte

indkaldelsesbreve, så patienterne får den lovpligtige

information om deres rettigheder.

Patientkontoret har i det forgangne år styrket

samarbejdet med Koncern Økonomi og

Sundhedsplanlægning i forhold til at sikre ensartet

håndtering af henvendelser fra privathospitaler.

Der er fastlagt ugentlige møder, og Patientkontoret

bidrager med sparring i forhold til bl.a. fakturering,

tvivlsspørgsmål i forhold til fortolkning af kontrakten

mellem Danske Regioner og privathospitalerne samt

kapacitetsmæssige udfordringer med behov for

private samarbejdsaftaler m.m.

I 2015 har Danske Regioner udviklet den nye

platform ”sygehusvalg”, som er en del af www.

sundhed.dk. Patientkontoret har deltaget i dette

arbejde bl.a. ved at være en del af en testgruppe,

som har gennemgået systemet med henblik på at

8. Patientkontoret - status og mål

30

indberette mangler m.m. Sygehusvalg er et vigtigt

arbejdsredskab for patientvejlederne, når de skal

bistå patienter med viderehenvisning til andre

hospitaler, og et af fokusområderne har været, at

systemet er brugervenligt, også for patienter.

I 2015 har Patientkontoret overtaget E-journalens

Funktionspostkasse. Betjening af E-journal

funktionspostkassen indebærer borgerkontakt, og

denne opgave blev tidligere varetaget af IT staben,

men da kerneopgaven er at vejlede patienter, gav

det god mening at flytte opgaven. Det er således

patientvejlederne, der kontakter de borger, der

henvender sig til E-journalens Funktionspostkasse.

Patientkontoret indgår i et samarbejde med IT staben

og Juridisk kontor omkring denne opgave.

Patientkontoret blev 1. august 2015 en del af

Regionssekretariatet. For at blive en integreret del

af den nye afdeling, har vi afholdt et Åbent Hus

arrangement for vores nye kollegaer, og vi har haft

besøg af Regionssekretariatets øvrige chefer, som har

fortalt os om deres arbejdsområder.

31

Ressourcer

Vi vil digitalisere arbejdet med omvisitering med

henblik på at effektivisere vores arbejdsgang og

lette samarbejdet med hospitalerne.

Vi vil systematisere vores interne kommunikation

med henblik på at effektivisere vores arbejdsgan-

ge.

Vi vil undersøge, om der kan laves en skabelon på

hjemmesiden til henvendelser til Patientkontoret

via nem-id.

Vi vil udarbejde guidelines for udvalgte områder til

brug for vores patientvejledning fx. vedr. klage- og

erstatningssystemet.

Organisation

Vi vil styrke vores kompetenceudvikling i kontoret

ved at sparre i forhold til konkrete sager, og ved

at referere fra møder, kurser og andre kilder til ny

viden.

Vi vil ligeledes orientere hinanden om nye afta-

ler og lovgivning og tage initiativ til undervisning,

temadage og invitation af relevante oplægsholdere

f.eks. sammen med Juridisk Kontor og

Nære Sundhedstilbud.

Vi vil påbegynde planlægning af regionernes fælles

patientvejlederseminar i 2017.

Mål 2016

32

Ydelser

Vi vil gennemgå vores håndtering af personlige

henvendelser med henblik på, om de kan gennem-

føres bedre og i mere ensartede rammer.

Vi vil vurdere, om vores telefoniske tilgængelighed

skal justeres.

Vi vil forbedre vores telefoniske service med en

mere imødekommende besked på telefonvareren

og ved at udytte flere faciliteter i telefonsystemet.

Vi vil vurdere, om vi skal øge vores indsats overfor

patienter, der overvejer at klage.

Effekt

Vi vil videreudvikle statistik og dokumentation ved-

rørende vores indsats. Vi vil bl.a. undersøge mulig-

hederne for at dokumentere vores reelle aktivitet

pr. patient/borger i ESDH.

Vi vil undersøge mulighederne for at forbedre sta-

tistikken i telefonsystemet, så vi bedre kan doku-

mentere f.eks. vores svarprocent på henvendelser.

Vi vil ligeledes overveje at gennemføre en

brugerundersøgelse.

Omdømme

Vi vil øge Patientkontorets synlighed overfor borge-

re og samarbejdsparter gennem initiativer overfor

f.eks. hospitaler, sygeplejeskoler, lægesekretærer,

praktiserende læger m.m.

33

Digital forvaltning

Sekretær Bente KnudsenDigitaliseringsmedarb. Mona B. SørensenKontorchef Lise TjerrildDigitaliseringsmedarb. Kirsten Jellesen

Fuldmægtig Rikke SteinFuldmægtig Rune Bram SørensenFuldmægtig Rikke Kirkensgaard

Arbejdsområder• Strategiske opgaver vedrørende digitali-

sering af administrationen• Strategiske og organisatoriske opgaver

vedrørende informationssikkerhed• Betjening af sekretariatschefen i forbin-

delse med systemejerskaber• Projektledelse og –deltagelse i projekter

vedrørende administrativ it og telefoni• Rådgivning vedrørende anvendelse af

ESDH, • Rådgivning vedrørende journal og arkiv• Sekretariatsbetjening af Informations-

sikkerhedsudvalget og Styregruppen for it i samarbejde med It

• Repræsenterer Region Midtjylland i Brugerklubben SBSYS og koordinerer regionens aktiviteter i denne forbindelse

• Indgår i sekretariatsbetjeningen af Bru-gerklubben SBSYS

• Projektleder for RSI Pejlemærket

34

35

Større projekter og udbud

Digital Forvaltning har i 2015 bidraget med ledelse af

flere større it-projekter inden for det administrative

område, bl.a. udskiftning af kontorpakker i Region

Midtjylland. Det er et komplekst projekt, der har

fordret afklaring af en lang række tekniske problem-

stillinger, ligesom der har været et meget stort behov

for koordination i forhold til andre projekter, særligt

Fælles It-Platform. Exchange og LibreOffice er fuldt

implementeret, mens udrulning af Microsoft Office

følger udrulning af Fælles It-Platform.

Mobility-programmet sigter bl.a. mod at udnytte mo-

biltelefoner bedst muligt. Digital Forvaltning forestår

her den overordnede ledelsesmæssige forankring og

bidrager til de enkelte projekter, fx afklaring af fremti-

dig organisering inden for telefoniområdet, hvor der i

år - i regi af en arbejdsgruppe med bl.a. repræsenta-

tion fra hospitalerne og It - er gennemført en analyse

af de nuværende processer og udfordringer ved disse.

Pt. drøfter arbejdsgruppen hvilke alternative scena-

rier, der kan afhjælpe udfordringerne ved den nuvæ-

rende organisering.

I mobility-programmet har der under Digital Forvalt-

nings ledelse og i tæt samarbejde med Indkøb og

Medicoteknik samt It været gennemført et større

udbud med flere delaftaler. Dette har sikret gode pri-

ser på såvel teletrafik som mobilterminaler, anlæg til

indendørs mobildækning (DAS) og internetopkoblin-

ger til mindre enheder, fx de sociale tilbud. I 2016 vil

der være fokus på at implementere aftalerne, særligt

i forhold til teletrafik og mobiltelefoner og tablets.

Digital Forvalting har for at understøtte sekretariats-

chefens opgave som systemejer for videokonference

ligeledes deltaget i udbud af videokonferencesy-

stemer, der forventes gennemført inden udgangen

af første kvartal 2016. Videokonference skal bl.a.

bidrage til mindre transport i forbindelse med møder,

og udbuddet skal sikre gode priser på videokonferen-

ceudstyret.

Ligeledes har Digital Forvaltning etableret en orga-

nisering omkring videokonference med forankring

af området i programstyregruppen for mobility samt

nedsættelse af en brugergruppe.

Informationssikkerhed

Informationssikkerhedsarbejdet har haft høj bevågen-

hed i Digital Forvaltning i 2015. Sammen med Juri-

disk Kontor og It’s sikkerhedsfunktion udgør Digital

Forvaltning Region Midtjyllands Informationssikker-

hedsfunktion. I starten af året blev der gennemført

en kampagne rettet mod alle medarbejdere i Region

Midtjylland, der oplyste medarbejderne om de mest

centrale emner inden for informationssikkerhed. Det

er vurderingen, at kampagnen har haft en reel effekt

på medarbejdernes opmærksomhed omkring infor-

mationssikkerhed, og der arbejdes fremadrettet med

at sikre en permanent opmærksomhed på, hvordan vi

håndterer borgernes oplysninger.

I 2015 besluttede Danske Regioner at gennemføre

en fælles indsats i regionerne vedrørende informati-

onssikkerhed. På baggrund af regionernes politiske

linje for informationssikkerhed blev der formuleret et

pejlemærke i regi af Regionernes Sundheds-It, RSI.

Pejlemærket skal være med til at sikre, at regionerne

opretholder et højt fælles niveau af informationssik-

kerhed samt overholder gældende lovgivning. Dette

har afgørende betydning for borgernes tillid til, at

regionerne forvalter borgernes data sikkert og

forsvarligt.

Region Midtjylland blev udpeget som projektledende

region for pejlemærket, og sekretariatschefen blev

udpeget som formand for styregruppen, mens en

medarbejder i Digital Forvaltning blev udpeget som

projektleder. Digital Forvaltning har derfor i efteråret

2015 været optaget af at sikre organisering omkring

pejlemærket og opstarten af pejlemærket, herunder

nedsættelse af arbejdsgrupper og udarbejdelse af

detailbeskrivelser.

9. Digital forvaltning - status og mål

36

Digital Forvaltning forestår ligeledes sammen med It

gennemførelsen af pejlemærket internt i Region Midt-

jylland. Her har der ligeledes været fokus på igang-

sættelse og organisering. Pejlemærket fortsætter i

2016 og 2017.

Den nye EU-forordning vedrørende informationssik-

kerhed blev ikke som forventet vedtaget primo 2015.

Det forventes i stedet, at den vedtages primo 2016.

Dette mål fortsætter derfor i 2016. Det forventes, at

forordningen vil stille højere krav til dokumentationen

af sikkerhedsmæssige arbejdsgange og processer, og

der har derfor været øget opmærksomhed omkring

dette i 2015 i den årlige risikovurdering, hvor regio-

nens mest forretningskritiske systemer bliver vurde-

ret i forhold til informationssikkerhed. Realiseringen

af pejlemærket om informationssikkerhed forventes

generelt at øge regionens niveau omkring informati-

onssikkerhed, hvilket også vil være med til at modne

organisationen med henblik på at imødekomme for-

ordningens krav og konsekvenser.

Digital post

1. november 2014 blev det obligatorisk for alle bor-

gere at modtage Digital Post. Op til 1. november samt

efterfølgende har Digital Forvaltning haft fokus på at

bidrage til løsninger og arbejdsgange, der sikrer, at

så meget post som muligt sendes digitalt. I starten

af året blev afdelinger i regionshusene med meget

papirpost kontaktet med henblik på hjælp til at tilret-

telægge digitale arbejdgange. Sidst på året er der

igen sket en optælling af papirposten, der vil danne

basis for yderligere tiltag for at minimere papirposten

– ikke mindst set i lyset af, at portoen stiger betrag-

teligt i 2016.

ESDH

Som sædvanlig fylder ESDH-området en del i Digital

Forvaltnings indsats. I 2015 er integrationen til

Region Midtjyllands centrale system til styring af

oplysninger om it-brugere, BSK, udvidet, så det også

omfatter personer, der oprettes manuelt i ESDH. Det

betyder dels en forbedring af sikkerheden, idet ned-

læggelse af brugere nu sker automatisk ved fratræ-

delse, dels hurtig oprettelse, idet den nu sker auto-

matisk straks efter anmodning i BSK-portalen.

Året har været præget af en del testaktivitet, bl.a.

pga. idriftsættelse af et nyt dagsordensmodul, ny

kontorpakke samt Fælles It-Platform. Digital

Forvaltning forestår koordinering og planlægning af

test for ESDH.

Digital Forvaltning har også i 2015 i høj grad bidraget

til Brugerklubben SBSYS, der udvikler ESDH-

systemet. Bl.a. indgår Digital Forvaltning i bruger-

klubbens sekretariat, deltager i flere af brugerklub-

bens valgte fora og arbejdsgrupper, ligesom Digital

Forvaltning har deltaget i specifikation af et modul til

sletning af data efter aflevering til arkiv, der forventes

udviklet i 2016.

Spareplanen har medført organisationsændringer, der

skulle implementeres i ESDH. Dette kom hurtigt på

plads i efteråret 2015.

Endelig har Digital Forvaltning også bidraget internt i

Regionssekretariatet til en bedre udnyttelse af ESDH.

Bl.a. har Digital Forvaltning rådgivet de øvrige konto-

rer om brug af Styringsreol, der kan hjælpe til at give

et bedre sagsoverblik.

Andre aktiviteter

Herudover har Digital Forvaltning:

• I samarbejde med It og de tekniske afdelinger

udviklet fælles standarder og en fælles retning for

udviklingen vedrørende (nøgle)kortteknologi.

• Udarbejdet første version af en FAQ om håndte-

ring af aktindsigt i tilfælde, hvor arkivloven også

er i spil.

• Genemgået og omstruktureret sine intranetsider

med henblik på at informationen skal være let at

finde for medarbejderne.

• Sammen med Råds- og Direktionssekretariatet

optimeret telefonianvendelsen i Regionssekreta-

riatet, således at hver medarbejder så vidt muligt

kun har én telefon.

• I samarbejde med It forberedt oprydning i ESDH

af emails, der er journaliseret efter de er arki-

veret i Outlook, og derfor har manglet adgang

til vedhæftninger. Den tekniske gennemførelse

forventes at ske primo 2016.

37

Mål 2016

Ressourcer

Digital Forvaltning vil undersøge om en større del

af papirposten meningsfuldt kan digitaliseres, fx

ved indskanning. Herunder vil proceduren, hvor

post, der er skannet til ESDH også omdeles, blive

ændret, så skannet post ikke omdeles på papir.

Digital forvaltning vil sammen med It bidrage til at

sikre en god etablering af dataintegrations-

platformen SBSIP, der fremover bliver platform

for integrationer m.m. til SBSYS.

Digital Forvaltning vil fortsat engagere sig i

gennemførelsen af Mobilityprogrammet, der har til

formål at implementere Region Midtjyllands fælles

strategi for tele og mobility, og dermed skabe

fundamentet for fremtidens kommunikations-

løsninger på hospitalerne.

Organisation

Digital Forvaltning vil udarbejde retningslinjer for

håndtering af fejlvisiteret post, så forsinkelser så

vidt muligt undgås, og proceduren sikrer læring.

Digital Forvaltning vil evaluere den BSK-integra-

tion til ESDH, der er taget i brug 4. kvartal 2015.

Integrationen skal sikre, at alle ESDH-brugere

oprettes og nedlægges via BSK.

Digital Forvaltning varetager sammen med It

projektledelsen for den interne implementering

af RSI-pejlemærket vedrørende informations-

sikkerhed og betjener den interne styregruppe.

Digital Forvaltning fungerer blandt andet som

blindeled mellem det tværregionale og

interne arbejde, samt bidrager til den

overordnede koordinering af den interne indsats

og forankring.

38

Ydelser

I forbindelse med overgangen til Avaya Aura-

telefonisystemet i hele regionen skal Regionshu-

sene udskifte Cisco til det fælles system. Digital

Forvaltning er projektleder for udskiftningen i

regionshusene. I forbindelse med udskiftningen

vil der bl.a. være fokus på optimering af brug af

telefoner, således at medarbejdere som udgangs-

punkt enten tildeles en mobiltelefon eller en

bordtelefon i stedet for begge dele.

I 2016 skal der laves en såkaldt arkiveringskopi

af SBSYS-databaserne emnesager og klientsager,

således at Region Midtjlland overholder sine arkiv-

forpligtelser på ESDH-området. Opgaven involve-

rer It, Rigsarkivet, en ekstern leverandør og ca. 5

millioner dokumenter. Digital Forvaltning forestår

projektledelsen.

Digital Forvaltning varetager den overordnede

projektledelse for RSI pejlemærket om informa-

tionssikkerhed. Pejlemærket er organiseret som

et program med 6 gensidigt afhængige delpro-

jekter. Det er projektlederens opgave at sikre en

høj grad af koordinering mellem projekterne, en

samlet programstyring, en professionel betjening

af pejlemærkets tværregionale styregruppe og en

målrettet kommunikation om pejlemærket.

Sammen med It-sikkerhed vil Digital Forvaltning

optimere metoden til den årlige risikoanalyse, så

der ikke blot foretages en analyse af de vigtigste

it-systemer, men også tages højde for kritiske

data, der går på tværs af systemerne.

Effekt

Digital Forvaltning vil forestå implementering af

ny teleaftale med det formål, at aftalen imple-

menteres optimalt. Der skal således udarbejdes

vejledninger til de nye abonnementer, og en-

hederne skal klædes på til at opnå flest mulige

fordele med de nye aftaler. Det er enhederne selv,

der er ansvarlige for lokal implementering, men

Digital Forvaltning og It vil stå til rådighed som

sparringspartnere.

Digital Forvaltning vil fortsat have fokus på at

nedbringe mængden af udgående papirpost, bl.a.

via fokuseret rådgivning til afdelinger, der fortsat

sender papirpost.

Som Rigsarkivets kontaktpunkt hos Region

Midtjylland og som regionens interne rådgiver

i arkivspørgsmål er Digital Forvaltning involve-

ret i diverse initiativer på arkivområdet i Region

Midtjylland. I 2016 vil Digital Forvaltning arbejde

for at synliggøre roller, ansvar og organisering på

arkivområdet.

Omdømme

Mange hospitalsafdelinger stiller en e-mailadresse

til rådighed for patientkontakt på deres hjem-

mesider. Da det kan forventes, at patienter ofte

vil skrive om personfølsomme forhold, kan dette

være problematisk. Digital Forvaltning vil der-

for i 2016 i samråd med hospitalerne og andre

relevante parter se nærmere på retningslinjer for

kanaler til kommunikation med patienter.

39

Intern Service

Receptionist Lisbeth Aagaard JensenPedel Earl Byron WallaceEkspeditionssekretær Aage Kleppe-HansenKontorchef Lise TjerrildFeriefondsadm. Ulla Høgholm PedersenReceptionist Jette Busch Nielsen

Pedel Jens GludReceptionist Vibeke Schøsler PedersenReceptionist Tine Lykke AndreassenFeriefondsadm. Britt Schmidt

Sekretær Annette FlarupReceptionist Susanne Toft LindvedPedelmedhjælper Bjarne Stjernholm LundqvistPedelmedhjælper Brian JensenPedel Henrik Pedersen

Opgaver:

• Drift og vedligehold af regionshusene• Receptionsbetjening• Pedelfunktion• Adgangskontrol og alarm• Elektronisk postfordeling• Feriefond

40

41

Pedelmedhjælper Jens GludRengøringsassistent Marianne MadsenRengøringsassistent Kirsten MogensenKontorchef Lise TjerrildRengøringsassistent Rune Bach Barslund

Rengøringsassistent Juliet Tagam NørbækRengøringsassistent Kate DornhoffRengøringsassistent Kirsten D. Lange

Rengøringsassistent Connie ClausenServiceassistentelev Trine Møller Sørensen

Opgaver:

• Rengøring af kontorer, mødelokaler og fællesarealer

• Fysisk postomdeling

42

Kantineleder Flemming Tangsholm DamKantinemedhjælper Kalaivani SabaratnamKok Joan PedersenKok Pia Bligaard SørensenKantinemedhjælper Anniezette H. SørensenKantinemedhjælper Rita Johannesen

Kontorchef Lise TjerrildKantinemedhjælper Judith LaustsenKantinemedhjælper Henny Poulsen

Kantinemedhjæper Katja Lund PedersenKantinemedhjælper Tove OlesenElev Katrine Daugaard

Opgaver:

• Medarbejderkantine• Mødeforplejning • Gæstekantine• Medarbejderkaffe

43

Kantinen

Intern Service arbejder løbende på at optimere

driften og tilpasse serviceydelserne, så ressourcerne

udnyttes bedst muligt ift. de behov, der er i regions-

husene.

Kantinen i Viborg har de seneste år arbejdet målret-

tet mod at opnå bronzemærket i økologi uden at

øge udgifterne. Det lykkedes i 2015, og kantinen vil

fortsat arbejde for at anvende flest mulige økologiske

produkter under hensyntagen til kvalitet og økonomi.

Kantinen har i 2015 styrket informationen, når der

er særlige ting på menuen, fx når der tilberedes hele

dyr, eller når der holdes temadage. Særligt temada-

gen om street food vakte stor begejstring, og kanti-

nen vil også fremover holde en række temadage.

Kantinerne i Aarhus og Viborg har i 2015 opgraderet

kantinesystemet. I den forbindelse er der også sket

en opdatering af skærmbilledet, som medarbejderne

møder ved betaling, så de fremstår ensartede på

tværs af kantinerne. Opgraderingen har medført en

væsentlig hurtigere ekspedition, især når der anven-

des Dankort.

Rengøringen

Rengøringen i Viborg har også haft fokus på infor-

mation og dialog. Rengøringsfolderen, der beskriver

rengøringsydelsen, er opdateret og kan findes på

intranettet. Desuden har rengøringsassistenterne fået

navne på rengøringsvognene, så regionshusets med-

arbejdere kan se, hvem der gør rent i deres område.

I regionshusene Aarhus og Horsens har rengørings-

opgaven været i udbud. Det har begge steder ført til

leverandørskift. I Horsens kunne den nye leverandør

imidlertid ikke leve op til aftalen, og Elite Miljø

forestår nu rengøringen i begge regionshuse.

Receptionerne har bl.a. arbejdet med at udvikle op-

gaveløsningen på tværs af de geografiske lokationer.

Således er hovednumrene til regionshusene samlet

i en fælles kø, som alle receptionister bidrager til at

besvare uanset lokation. Der er også opsat iPads ved

receptionerne i Aarhus, dels så henvendelser på Olof

Palmes Allé 34 kan besvares, dels så henvendelser

kan besvares fra Viborg i nødstilfælde, hvis receptio-

nen er ubemandet i Aarhus. Receptionerne har også

arbejdet med at forbedre servicen ved i dialog med

afdelingerne at udbygge den information, de har til

rådighed.

Intern Service har arbejdet med sikkerhed for bl.a.

receptionister og andre, der af og til møder vrede

borgere. Der er udarbejdet en retningslinje for hånd-

tering af vrede gæster, der er godkendt af HMU, og

der har været afholdt kursus i konflikthåndtering for

receptionister, pedeller og direktionssekretærer.

Feriefonden

Feriefonden har også i 2015 tilpasset feriefacilite-

terne, så der åbnes de bedst mulige ferietilbud. Der

er solgt et feriehus pga. lav udlejningsprocent, og

der er indgået mere rentable aftaler på lejemålene i

Budapest og Frigiliana, således at disse tilbud begge

kan fortsætte. Feriefonden har desuden optimeret på

drift og vedligehold ved at skifte tilsynsførende på en

række lejemål, hvor man ikke var tilfreds med kvalitet

eller pris. Der er desuden skiftet rådgiver på renove-

ringsopgaver. Endelig har Feriefonden øget eget tilsyn

med lejemålene for derigennem at få en tættere

kontakt til de tilsynsførende og et bedre overblik over

husenes vedligeholdelsesstandard, der nu er

registreret og følges løbende.

Bygninger og lokaler

Intern Service har i 2015 bidraget til en fælles ana-

lyse af Facility Management i Region Midtjylland.

Analysen forventes i de kommende år at afføde en

række fælles initiativer, som regionshusene vil deltage

i.

Der arbejdes fortsat med energioptimeringer og

forebyggende vedligehold af Regionshuset Viborg.

Der skiftes løbende til mere energieffektive lyskilder,

hvor det er relevant, og udviklingen på energiområdet

10. Intern Service - status og mål

44

følges nøje. I 2015 er der desuden sket en renovering

af skjulte rør i blok A og C for at sikre mod pludselig

vandskade i svært tilgængelige områder.

En del af teknikken i Regionsrådssalen er skiftet

til mere moderne teknologi og er nu klar til HD-

streaming af regionsrådsmøder, der forventes etable-

ret ved årsskiftet i forbindelse med skift af streaming-

leverandør.

I Regionshuset Aarhus har der forsøgsvis været opsat

iPads med bookinginformation foran mødelokalerne

på Olof Palmes Allé 32 for at undersøge, om dette

kunne bidrage til optimerng af lokaleudnyttelsen. Der

har været stor tilfredshed med tiltaget, der derfor

tænkes udbygget til yderligere mødelokaler.

I 2015 har der været fokus på udseendet af ude-

arealerne i Viborg, bl.a. fordi man har oplevet øgede

affaldsmængder pga. nærliggende gå-i-byen-steder.

Således gennemgås arealerne mandag morgen. 2015

var også året, hvor der blev truffet endelig beslutning

om at nedlægge spejlbassinet uden for regionsråds-

salen, der kun i ganske korte perioder har fungeret

i drift, og der er i stedet etableret flisebelægning, så

arealet fremstår pænt og velholdt.

Endelig har Intern Service udviklet en database til

registrering af kunst, og der er gennemført et pilot-

projekt med registrering af den kunst, der hænger i

regionshusene og på Regionshospitalet Viborg Skive.

Dermed er databasen velafprøvet, og der er opnået

et godt overblik over samlingen på de pågældende

matrikler.

45

Mål 2016

’Ressourcer

Rengøringen i Viborg vil optimere udvalget af

rengøringsmidler, så der dels anvendes færre

forskellige produkter, og så det sikres, at de rette

produkter anvendes.

Rengøringen i Viborg vil løbende optimere opgave-

løsningen, bl.a. gennem afprøvning af nye redskaber

og metoder og efteruddannelse.

Som følge af Postdanmarks varsling om store stig-

ninger på porto vil Feriefonden undersøge, om der

kan findes alternative løsninger for nøgleudlevering,

der er økonomisk mere fordelagtige, uden at for-

ringe servicen.

Pga. salg af feriebolig i 2015 vil Ferifonden i 2016

undersøge muligheder for anskaffelse af ny

feriebolig og forelægge købsforslag for bestyrelsen.

Kantinen i Viborg vil indkøbe flere hele dyr og større

udskæringer for at kunne få mere økologisk kød til

en rimelig pris.

Organisation

Den tværgående Facility Management analyse i Re-

gion Midtjylland, der blev gennemført i 2015,

anbefalede et øget samarbejde med det lokale

hospital. Intern Service vil undersøge mulighederne

for dette.

46

Ydelser

Intern Service vil gennemgå og tilpasse proceduren

for udlevering og aflevering af låsekort, herunder

også for gæstekort.

Intern Service vil udarbejde et mere fyldestgørende

informationsmateriale om afdelingens ydelser og

retningslinjer, herunder fx procedure for flytninger,

retningslinjer for indretning, anbefalinger til mø-

belindkøb, overblik over henvendelseskanaler o.lign.

Rengøringen vil revidere postomdelingen, så der

ikke anvendes unødige ressourcer på dette, mens

regionen stræber mod en øget digitalisering af

posten.

Receptionerne vil fortsat optimere servicen ved i

samarbejde med afdelingerne at sikre, at de har den

rette information, bl.a. ved at udbygge stikord i Trio-

omstillingssystemet, opfordre medarbejderne til at

opdatere Min Profil og bidrage til en bedre navngiv-

ning af møder i forhold til information på skærmene

med mødeoversigter.

Feriefonden vil sikre, at oplysningerne i feriekatalo-

get og bookingsystem er i overensstemmelse.

Effekt

I Regionshuset Viborg er der meget store

vinduespartier. Intern Service vil undersøge, om

det vil være rentabelt at udskifte disse til en løsning

med bedre isoleringsevne.

Pedelfunktionen i Viborg vil etablere et samlet over-

blik over vedligeholdelsesprocesser i regionshuset.

Intern service i Viborg vil udarbejde en vedligehol-

delses- og renoveringsplan for regionshuset, så der

skabes overblik over nødvendige tiltag for at opret-

holde bygningens vedligeholdelsesstand.

Kantinen i Viborg vil fortsætte fokus på økologi og

bæredygtighed, bl.a. ved at øge brugen af danske

sæsonvarer og lokalt producerede varer.

Feriefonden vil fortsat have fokus på optimering af

bookingsystemet. Der er fortsat ting, der kræver

forbedring, og det opleves desværre ofte, at nye

versioner giver nye fejl. Feriefonden vil derfor have

en tæt opfølgning med leverandøren.

Omdømme

Kantinen i Viborg vil undersøge mulighederne for at

synliggøre kantinens arbejde og visioner via

elektroniske medier.

47

at patientkontoret i 2015 har behandlet ca. 22.000 henvendelser fra patienter/borgere.

at skriftlige henvendelser behandles i løbet af 1-2 dage.

at telefoniske henvendelser i gennemsnit varer 6,5 minutter, hvor-efter der vil ske opfølgning/efterbehandling.

at patientkontoret bl.a. kan hjælpe med patienters rettigheder, ven-tetider og frit valg af sygehus, mulighederne for omvisitering til privat aftalesygehus, klage- og erstatningsmuligheder, kørsel til og fra hospitalet og behandling i udlandet.

Vidste du om Patientkontoret

48

Vidste du om Intern Service

at der udskrives ca. 70 nøglekort om måneden til adgang til regionshusene. Heraf er ca. 1/3 kort, der udskrives pga. bortkomne, knækkede eller på anden måde beskadigede kort.

at alle hoveddøre i Regionshusene har en generel åbningstid fra kl. 7.45 til kl. 15.30. Andre døre er med enkelte undtagelser låste.

at regionshusene i alt har seks fælles leasede biler, som personalet kan benytte sig af i forbindelse med mødeaktivitet eller anden brug for kørsel. Bilerne kører ca. 100.000 km i alt om året.

at Intern Service løbende undersøger mulighederne for energiop-timering. Fx udskiftes lyskilder til energieffektive LED-lyskilder, hvor det kan betale sig, tagfladerne i Regionshuset Viborg er blevetefterisoleret, og der er opsat solceller i Viborg og Aarhus.

at der sker en høj grad af affaldssortering, så mest muligt kan sendes til genbrug. Der sorteres bl.a. papir, jern, plast, aluminium, madaffald og glas.

at Intern Service er ansvarlig for fordeling af lokaler i regionshusene samt vedligehold og ændringer. Det kan fx. være maling, nye lam-per, edb-stik, flytning af vægge osv.

at der i Regionshuset Viborg er ansat rengøringspersonale, mens rengøringen i Horsens og Aarhus varetages af et rengøringsfirma. I Holstebro varetager hospitalet rengøringen.

at vedligehold af udearealerne ved Regionshuset Viborg varetages af Viborg Kommune, mens det i Horsens og Aarhus va-retages af udlejer. I Holstebro er der ikke tilknyttet udearealer, da alle udearealerne tilhører hospitalet.

11. Regionssekretariatet - opgaver i 2016

Råds- og direk-tions-

sekretariatet

Udvikle nye kurser og nyt undervisnings-

materiale

Sjovere samarbejde

Højere service

Flere data fra BI-portalen i økonomi-

opfølgning

Hvervs-databasen på RM.dk

Udvikle “Direktionen Direkte”“Direktionen Debat”

Besøge et an-det regionssekre-

tariat eller hospital.

Juridiskkontor

Ressourcer, service og kvalitet

Kontrakter, aftaler og byggeri

Anke af patient-erstatninger og arbejdsskader

Undervisning og kommunikation

Persondata-forordning og RSI

pejlemærket

Fokus på rådgivning og

vejledning vedrørende

kvalitetssikring og forskning

50

11. Regionssekretariatet - opgaver i 2016

Patient-kontoret

Digitali-sering af

omvisitering

Bedre dokumentation af

indsatsen

Øget synlighedBruger-

undersøgelse

Løbende kompetenceudvikling

Udvidet tele-fonisk service

Intern ServiceDigital

forvatning

Udskiftning af regionens fælles telefonisystem

Synlig-gørelse af

kantinens arbejde og visioner via elektroniske

medier

Revidering af postomdelingen

Gennemgang og tilpasning af

procedure for udle-vering og aktivering

af låsekort

Implementering af aftale om teletrafik og mobiltelefoner

Fælles projekt om

informationssikker-hed

51

Regionssekretariatet

Skottenborg 26

8800 Viborg

www.regionmidtjylland.dk