Øvre Eiker kommune · Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Side 5 av 49 3. Mandat og avgrensning Øvre Eiker kommunestyre vedtok 14. desember 2016 at rådmannen

Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er

avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. BDO vil

ikke kunne gjøres ansvarlig overfor en tredjepart.

Øvre Eiker kommune

Konkurranseutsetting av kommunale

tjenester

Oslo, 19.mai 2017

Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting

Side 2 av 49

Innholdsfortegnelses

1. Innledning .......................................................................................... 3

2. Sammendrag ........................................................................................ 4

3. Mandat og avgrensning ........................................................................... 5

3.1. Mandat ........................................................................................ 5

3.2. Avgrensninger ................................................................................ 5

4. Metode .............................................................................................. 6

4.1. Beskrivelse av tjenestene ................................................................. 6

4.2. Økonomiske analyser ....................................................................... 6

4.3. Markedsanalyser ............................................................................. 6

5. Generelle betraktninger vedrørende organisatoriske og økonomiske konsekvenser ... 8

5.1. Bestiller-funksjonen ........................................................................ 8

5.2. Implikasjoner for ansatte .................................................................. 9

5.3. Det finnes alternative modeller til konkurranseutsetting .......................... 10

6. Bofelleskapene ................................................................................... 11

6.1. Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er komplekse ................ 11

6.2. Tjenesten består av tre bofellesskap (samt en ambulant enhet og en barnebolig

der det bor flere voksne) ......................................................................... 13

6.3. Tjenesten har først og fremst grensesnitt mot hjemmetjenestene i kommunen 16

6.4. Tjenesten har et begrenset samarbeid med Nedre Eiker kommune .............. 16

6.5. Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er hjemlet i ulike lover og

forskrifter ........................................................................................... 16

6.6. Øvre Eiker kommune har et høyt, og økende, behov for tjenester ............... 17

6.7. Det finnes et marked for bofellesskap ................................................ 17

6.8. De økonomiske analysene viser at tjenesten drives kostnadseffektivt ........... 19

6.9. Kompetansebehovet i tjenesten styres av brukernes vedtak ...................... 21

6.10. Oppsummering .......................................................................... 23

7. Renhold ........................................................................................... 25

7.1. Renhold er organisert i fem roder med et eget ressursteam ...................... 25

7.2. Kommunen har ikke samarbeid med andre, og kjøper ikke tjenester eksternt . 26

7.3. Det finnes et marked for renholdstjenester .......................................... 26

7.4. Den økonomiske analysen viser at tjenesten drives kostnadseffektivt ........... 28

7.5. Det er ikke konkrete kvalitetskrav som påvirker kompetansebehovet ........... 31

7.6. Oppsummering ............................................................................. 32

8. IKT ................................................................................................. 32

8.1 Tjenesten består av 7 ansatte og er underlagt Seksjon fellestjenester og service 32

8.2. En sårbar tjeneste som er avhengig av nøkkelpersoner ............................ 37

8.3. Kommunen kjøper svært mange IT-tjenester i markedet .......................... 38

8.4. Tjenesten mangler dokumentasjon og oversikter som tydeliggjør dagens og det

fremtidige behovet for tjenester ............................................................... 38

8.5. Det finnes et marked ..................................................................... 39

8.6. Økonomisk analyse ........................................................................ 40

8.7. Beskrivelse av kvalitet ................................................................... 43

8.8. Oppsummering ............................................................................. 44

9. Vedlegg ........................................................................................... 46


Side 3 av 49

1. Innledning

Oppdraget er utført av BDO sin rådgivingsavdeling og innebærer en utredning av

konkurranseutsetting for tre ulike tjenesteområder. Vårt arbeid er således å anse som et

rådgivningsoppdrag der vi basert på det arbeidet som er gjort oppsummerer, utdyper og begrunner

våre analyser og konklusjoner til oppdragsgiver som er Øvre Eiker kommune.

Vårt arbeid og våre vurderinger bygger på de samtaler vi har hatt med representanter for Øvre Eiker

kommune og materialet som er stilt til vår disposisjon, og våre analyser er begrenset til denne

informasjonen. Vi har forsøkt å verifisere deler av informasjonen vi har mottatt, men dette er på

ingen måte å anse som en ordinær revisjon eller en begrenset revisjon.

Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og

fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle

relevante forhold er avdekket eller analysert.

Oslo, 12.05.2017 BDO AS Partner Prosjektleder Morten Thuve Øistein Harsem

Prosjektmedarbeidere Espen Løge Goksøyr Lena Stornæs


Side 4 av 49

2. Sammendrag

Kommunestyret i Øvre Eiker vedtok 14. desember 2016 at rådmannen skulle igangsette utredning av

konkurranseutsetting av et eller flere bofellesskap innen tjenester for funksjonshemmede, IKT-

funksjonen i kommunen, samt kommunens renholdsvirksomhet. BDO fikk i oppdrag å utrede denne

eventuelle konkurranseutsettingen. Formålet med konkurranseutsetting, som beskrevet i

konkurransegrunnlaget, var at Øvre Eiker kommune skal kunne levere de samme tjenestene til en lik

kvalitet og til lavere kostnad enn i dag.

Basert på tjenestebeskrivelser, markedsanalyser og økonomiske analyser av de tre utvalgte

tjenesteområdene viser denne utredningen at det er lite sannsynlig at Øvre Eiker kommune vil

kunne redusere kostnadene ved å bruke konkurranseutsetting som virkemiddel. Dette skyldes i all

hovedsak tre forhold.

For det første drives renholdstjenestene og tjenester som leveres til personer med nedsatt

funksjonsevne i tre bofellesskap relativt kostnadseffektivt. Kommunen produserer renholdstjenester

på tilsvarende kostnadsnivå som markedet antas å kunne tilby. For bofellesskapene er kostnad per

vedtakstime og kostnad per bruker betydelige lavere enn for utvalgte sammenligningskommuner.

For det andre mener vi at kommunen har et vesentlig kompetanse- og kvalitetsfortrinn innen

tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne gjennom relasjonene til brukere og pårørende. En

slik relasjonær kompetanse og kvalitet kan ikke beskrives i en anbudsprosess og vil ikke kunne

oppnås på annen måte enn gjennom kontakt med brukerne over lengre tid.

For det tredje mangler IKT-tjenesten oversikt over leveranser og aktivitet som vanskeliggjør

benchmarking mot andre kommuner og mot markedet. Eksempelvis vil overføringen av funksjonen

være utfordrende grunnet manglende dokumentasjon av løsninger og prosesser. Dette gjør at

risikoen kommunen løper i en konkurranseutsetting anses som stor. For dette tjenesteområdet vil

derfor ikke konkurranseutsetting, som blant annet inkluderer etablering av en bestillerfunksjon,

være et hensiktsmessig virkemiddel.

Mange kommuner har et stort behov for å utvikle seg fremover, ikke minst med tanke på bruk av

teknologiske løsninger i den fremtidige tjenesteproduksjonen. Utvikling av en strategi for

digitalisering, som er tett integrert med et arbeid med å effektivisere arbeidsprosesser og

tjenestene, vil være ett tiltak for å sikre at kommunen oppnår en riktig prioritering av tiltak som

igangsettes. I forbindelse med dette arbeidet vil det være naturlig å vurdere organiseringen av IKT-

området i kommunen, både på strategisk og operativt (drifts-) nivå. En fremtidsrettet organisering

av IKT-området, der kommunens fremtidige tjenesteutvikling og utvikling av arbeidsprosesser står i

sentrum, vil kreve utvikling av en mer strategisk IKT-funksjon og vil kreve en annerledes IKT-

kompetanse og organisering enn i dag. Vi vil derfor anbefale at kommunen, basert på den fremtidige

digitaliserings-strategien og kompetansebehovet som defineres basert på denne strategien, vurderer

hvordan IKT-organiseringen bør være for fremtiden, herunder hvilke oppgaver kommunen skal

utføre selv og om det er oppgaver som bør settes ut til andre.


Side 5 av 49

3. Mandat og avgrensning

Øvre Eiker kommunestyre vedtok 14. desember 2016 at rådmannen skulle igangsette utredning av

konkurranseutsetting av bofellesskapene innenfor tjenester for funksjonshemmede, IKT og

kommunalt renhold. Utredningen skal være overlevert kommunen 19.mai 2017. I

konkurransegrunnlaget er det poengtert at målet med en eventuell konkurranseutsetting av utvalgte

kommunale tjenester er å hente ut økonomiske besparelser.

3.1. Mandat

Prosjektet skal utrede mulig konkurranseutsetting av tre ulike områder av kommunens

tjenestetilbud. Utredningen skal danne grunnlag for en beslutning om eventuell

konkurranseutsetting av konkrete virksomheter. Følgende tjenesteområder blir analysert:

• Bofellesskapene innenfor tjenester for funksjonshemmede

• Renhold

• IKT

Analysen av de ulike tjenesteområdene er tredelt. For det første tar analysen for seg tjenestenivået

og kostnadsnivået til de ulike tjenesteområdene. For det andre vil analysen inkludere en vurdering

av muligheten for konkurranseutsetting av de aktuelle områdene, herunder en analyse av faktorer

som er nødvendige for at konkurranseutsetting skal være gjennomførbart. For det tredje vil

analysen ta for seg de organisatoriske og økonomiske konsekvensene av en eventuell endring av

driftsformen.

3.2. Avgrensninger

Prosjektet skal ikke vurdere den enkelte ansattes kompetanse, produktivitet eller effektivitet. For

de enkelte tjenesteområdene er det gjort ytterliggere avgrensninger. Beboerne i bofellesskapene

mottar ulike tjenester fra kommunen. I utredningen er det tjenestene som leveres i bofellesskapene

som sådan som er vurdert. Dette betyr at barnebolig og avlastningsbolig er avgrenset fra

utredningen. Flere av beboerne har dagtilbud ved Eiker aktivitetssenter.

Innenfor renholdstjenesten har det fremkommet at vaktmesterne utfører noe renholdsoppgaver.

Dette er holdt utenfor analysen.


Side 6 av 49

4. Metode

Ettersom prosjektets mandat er å utrede ulike tjenesteområder i Øvre Eiker kommune vedrørende

en mulig konkurranseutsetting har vi valgt et kvalitativt studiedesign. Dette innebærer at de

utvalgte tjenesteområdene i all hovedsak blir analysert som separate case-studier. Denne metodiske

innfallsvinkelen gjør at vi kan beskrive og analysere komplekse fenomener som vanskelig lar seg

generalisere. Vi har kombinert litteraturstudier, dokumentanalyser, intervjuer/samtaler samt

økonomiske analyser som vi beskriver i mer detalj i neste avsnitt.

4.1. Beskrivelse av tjenestene

Beskrivelse av tjenestene er avgjørende for å forstå hva som gis av tjenester til befolkningen, samt

å forstå samhandling og grensene mellom tjenesteområdene. Beskrivelsen tar utgangspunkt i

organisering, oppgaver, lovhjemmel og samarbeid med interne og eksterne aktører og er basert på

detaljert informasjon og beskrivelser for de ulike tjenesteområdene i kommunen. Struktureringen

av den ovennevnte informasjonen er utarbeidet av BDO.

4.2. Økonomiske analyser

Som utgangspunkt for analysene av tjenesteområdene har vi valgt å foreta grundige regnskaps- og

aktivitetsbaserte analyser ved hjelp av uttrekk fra kommunens fagsystemer, som for eksempel

timeoversikter, bemanningsoversikter, oversikt over vedtaksmengden. Slike aktivitetsbaserte

analyser gjøres etter den såkalte Activity Based Costing metodikken (ABC-analyse), der det søkes å

finne hvilke enhetskostnader kommunen har knyttet til de ulike tjenestene, samt hvilket

aktivitetsnivå kommunen har. Enhetskostnaden kombinert med aktivitetsnivået danner kommunens

kostnadsbilde.

Analysen tar i bruk slike analyseteknikker der det er mulig, og det er derfor samlet inn et stort

antall aktivitetsdata i kommunen ved hjelp av blant annet ulike systemrapporter. Kommunens

ledere og ansatte har stilt velvillig opp for dette arbeidet, og bidratt vesentlig til rapportens

analysekvalitet. Det må imidlertid bemerkes at analysene aldri kan bli bedre enn grunnlagsdataene

som analysene bygger på.

Kommunen har oversendt regnskapstall for de tre tjenesteområdene som er omfattet av prosjektet.

Disse tallene danner grunnlaget for ABC-analysene. Regnskapstallene danner grunnlaget for direkte

kostnader. Videre har kommunen laget en sammenstilling over indirekte kostnader for de tre

tjenesteområdene. Indirekte kostnader omfatter andel av kostnader fra lederstillinger, økonomi,

personal, IKT, lønn og regnskap. Allokeringen av direkte og indirekte kostnader er redegjort særskilt

for under det enkelte tjenesteområde.

Det er viktig å påpeke at den primære kostnadsdriveren for enhetskostnader innenfor alle tre

tjenesteområdene er lønns- og pensjonskostnader. Lønnskostnader i kommunal sektor er videre

drevet av utdanningsnivå og ansiennitet. Videre er kommunale pensjonskostnader i gjennomsnitt

mer kostnadskrevende enn for private selskaper. Dette er ofte en forklaring på at tjenestespesifikke

enhetspriser i enkelte kommuner er høyere enn for private tilbydere av de samme tjenestene.

4.3. Markedsanalyser

Ved en eventuell konkurranseutsetting bør Øvre Eiker kommune unngå å komme i en situasjon der

det i realiteten opprettes et privat monopol. Flere av de forventete gevinstene ved

konkurranseutsetting fordrer at det faktisk finner sted en reell konkurranse. En privat aktør som

over tid ser at den ikke har reelle konkurrenter vil mangle insentiver til å la eventuelle

effektiviseringsgevinster komme Øvre Eiker kommune til gode. Private aktører i en


Side 7 av 49

monopolsituasjon vil kunne forventes å innrette seg slik at aktøren kan realisere en monopolprofitt.

For å unngå dette bestemte styringsgruppen at et kriterium for å vurdere hvorvidt man vil

konkurranseutsette et område, er en kartlegging av hvilke private aktører som finnes innenfor dette

markedet.

En vurdering av hvorvidt et marked er robust avhenger av flere faktorer. For det første vil antall

aktører være avgjørende for å vurdere om noen av de tradisjonelle markedsmekanismene fungerer.

Om markedet har en begrenset antall aktører vil man fort komme i en posisjon hvor man får private

monopoltilstander i markedet. For det andre så er den relative markedssituasjonen til de ulike

aktørene viktig å vurdere. Om det er slik at en aktør besitter en veldig stor markedsandel og har

dermed mulighet til å påvirke prisnivået alene bør man vurdere hvorvidt tjenesten er egnet til

konkurranseutsetting. For det tredje så er robustheten til aktørene i et marked viktig. Er det slik at

markedet består av relativt sett nye aktører med liten erfaring innenfor området (umodent marked)

så er en mulig markedssvikt mer sannsynlig.

Mer spesifikt har vi lagt følgende grunnlag for å vurdere markedet innenfor de ulike

tjenesteområdene:

Markedsanalysen har bestått av, gjennom internett søk, (i) å lage en oversikt over lokale private

aktører innenfor de tre aktuelle områdene, (ii) å avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked

for disse tjenestene, som et grunnlag for å utrede konkurranseutsetting og (iii) beskrive robustheten

i markedet. Vi har i all hovedsak basert oss på dagens markedssituasjon og ikke hvorvidt markedet

vil utvikle seg dersom etterspørsel øker som en konsekvens av at Øvre Eiker kommune velger å

konkurranseutsette enkelte områder. Analysen er basert på informasjon funnet på internett og

Proff.no. Vi har gjort noen avgrensninger i søket basert på følgende kriterier:

Geografi

Dette er spesifisert per tjenesteområde.

Egenskaper

For å vurdere konkurranseutsetting har vi valgt følgende kriterier:

• Aksjeselskap med minimum to års drift. Enkeltmannsforetak er således ikke med i analysen

• Minimum fem ansatte

• Må dekke alle tjenestene innenfor sitt felt

Marked

Det bør være minst tre leverandører innenfor hvert område for at det skal kunne kalles et

fungerende marked. Krav til antall leverandører må likevel sees i sammenheng med i hvilken grad

de oppfyller kravene til egenskaper i punktet over.


Side 8 av 49

5. Generelle betraktninger vedrørende organisatoriske og økonomiske konsekvenser

5.1. Bestiller-funksjonen

Ved en eventuell konkurranseutsetting er dette et av de viktigste områdene hvor kommunen må

styrke sin kompetanse. I forkant av konkurransen er det avgjørende at kommunen etablerer en

bestillerfunksjon med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. En slik prosess må være grundig

fundamentert i hele organisasjonen eller den delen som skal konkurranseutsettes, og en vellykket

konkurranseutsetting er betinget av en velfungerende bestillerfunksjon.

Konkurranseutsetting av tjenester vil også medføre at ledelsen av tjenesteområdet vil måtte endre

måten man styrer området på. Dagens modell er basert på en hierarkisk struktur der ledere har

instruksjonsmyndighet ovenfor underordnede, og har mulighet til å gi løpende korreksjoner eller

innspill på driften. Slik vil det ikke være etter en konkurranseutsetting. Da vil styringen skje

gjennom den inngåtte kontrakten. Dette innebærer at kommunen må sikre kontrakter som er

tilstrekkelig konkrete til å legge til rette for oppfølging og korreksjon av leverandøren. Dette er en

form for styring som mange kommuner har liten erfaring fra å benytte, i alle fall innenfor helse og

omsorgstjenestene.

Nedenfor har vi beskrevet nærmere hvilke oppgaver og kompetanse som bestillerfunksjonen bør

inneha. Det kan for praktiske formål være fornuftig å organisere bestillerfunksjonen samlet der det

er hensiktsmessig, og gjerne også sammen med myndighetsrollen innenfor nærliggende

tjenesteområder. For Øvre Eiker kommune er derimot ikke naturlig å organisere en felles bestiller

av IKT-tjenester, renholdstjenester og tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne. For

tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er det naturlig å organisere en bestillerenhet

sammen med tjenestetildelingskontoret.

Små tjenesområder vil ofte medføre at transaksjonskostnadene vil bli store, sammenlignet med det

forventede innsparingspotensialet ved å kjøpe tjenesten gjennom en konkurranse.

Konkurranseutsetting av isolerte små tjenesteområder er derfor ofte lite formålstjenlig. Om man

finner at transaksjonskostnadene ikke vil overstige de potensielle økonomiske gevinstene ved å

konkurranseutsette må det uansett avsettes ressurser til kompetanseoppbygging av en slik funksjon

gjennom for eksempel:

Utarbeidelse av rollebeskrivelser og kvalitetssystem

Utarbeidelse av rutiner for blant annet vedtak, endringsvedtak og produksjons- og

avviksoppfølging

Systemtilpasninger

Eventuell rekruttering/skolering

Referansebesøk hos veldrevne kommuner med relevant erfaring

Videre bør en bestillerenhet i en konkurranseutsatt situasjon ha blant annet følgende

hovedoppgaver:

Vedtak / saksbehandling, vurderingsbesøk og dokumentasjon, samt endringer

Oppfølging av leverandør

Brukeroppfølging

Kvalitetssystem

Ledelse

Internrevisjon

Økonomi (budsjettdisponerende myndighet, økonomioppfølging, egenbetalinger)


Side 9 av 49

I tillegg til å etablere en bestillerfunksjon må kommunen avgjøre om dagens ansatte i tjenestene,

som skal konkurranseutsettes, skal få mulighet til å utarbeide et eget anbud på den utlyste

konkurransen. Dette omtales som et internanbud. Om kommunen velger å la de ansatte levere

internanbud, vil det være viktig for å sikre troverdigheten i konkurransen at det skapes et tydelig

organisatorisk skille mellom de som bestiller og de som skal levere internanbud. For å sikre

likeverdighet i konkurransen er det viktig at dette skille er tydelig, og det vil trolig medføre at

enten bestiller eller enheten som skal levere internanbud må flyttes ut fra dagen organisatoriske

linje under Helse- og omsorgsseksjonen. En mulighet kan være å flytte bestiller over til Seksjon

service- og fellestjenester, eller at enheten(ene) som skal levere internanbud flyttes ut i en egen

organisatorisk linje. I tillegg til et organisatorisk skille må det også sikres at eksterne og interne

tilbydere har tilgang til den samme informasjonen. Dette medfører blant annet at interntilbyder

ikke kan ha tilgang til dokumenter som er forbeholdt bestillerenheten. Dette krever at kommunen

oppretter egne områder for lagring og innsyn i filer og at løsningen for å sikre dette blir beskrevet i

forkant av oppstart av dette arbeidet.

Det vil også kreve at enheten som skal levere internanbud får mulighet til å tilpasse egen

organisering og oppgaveløsning, utarbeide beskrivelse av den kvalitet som de leverer i dag og ikke

minst får tilført kompetanse til å utarbeide kostnadskalkyler som grunnlag for å prise tilbudet.

5.2. Implikasjoner for ansatte

Vedrørende de ansatte er det en rekke forhold kommunen må ta stilling til før en eventuell

konkurranseutsetting starter, og som vil være en del av drøftelsene med de ansatte og

organisasjonene. Følgende viktige forhold bør drøftes:

Medbestemmelsesrett og involvering

Hvorvidt kommunens ansatte skal gis anledning til å organisere seg og gi et eget bud på

tjenesten, såkalt internbud

Klargjøring av begrepet og omfanget av virksomhetsoverdragelse iht. arbeidsmiljøloven.

Håndteringen av disse forholdene kan være forskjellen mellom en vellykket konkurranseutsetting og

en mislykket, for kommunen generelt, de ansatte og potensielt for den nye leverandøren.

5.2.1. Vedrørende virksomhetsoverdragelse

Dersom kommunen velger å konkurranseutsette tjenester, og kommunen ikke vinner et evt.

internbud, må det foretas en konkret vurdering om regelverket om virksomhetsoverdragelse vil

være gjeldende. Vilkårene for at en overdragelse er en virksomhetsoverdragelse fremgår av

arbeidsmiljølovens § 16-1 første ledd:

Dette kapittel kommer til anvendelse ved overdragelse av en virksomhet eller del av

virksomhet til en annen arbeidsgiver. Med overdragelse menes overføring av en selvstendig

enhet som beholder sin identitet etter overføringen.

For at bestemmelsene skal få anvendelse, må følgende tre vilkår være oppfylt1:

• Det må skje en overdragelse,

• Overdragelsen må omfatte en selvstendig økonomisk enhet, og

• Denne enheten må beholde sin identitet etter overdragelsen.

Hvorvidt disse tre vilkårene er oppfylt beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfellet.

1 Mjaaland, Magne og Finnøy, Frode (2010): Virksomhetsoverdragelse - Konsekvenser for ansatte. Publisert i MAGMA 4/2010


Side 10 av 49

Ved en virksomhetsoverdragelse overføres ansettelsesforholdet som foreligger på

overdragelsestidspunktet, i den stand det foreligger, til erververen (overtakende virksomhet)

samtidig med virksomhetsoverdragelsen. Dersom arbeidsforholdet er i oppsigelsestid, overføres det

oppsagte arbeidsforholdet.

Erverver er ansvarlig for å videreføre ansattes lønns- og arbeidsvilkår slik de forelå på tidspunktet

for overdragelsen. Eksempelvis ved et høyere lønnsnivå enn det som gjelder i tilsvarende stilling hos

erververen, har den ansatte krav på å opprettholde dette nivået. Tilsvarende gjelder ordninger som

dekning av telefonutgifter mv. Dersom erverver ønsker å fjerne slike ordninger, avhenger det av

aksept fra de ansatte det gjelder. Retten til å opprettholde etablerte goder er imidlertid ikke

ubetinget. Vedr. pensjonsordning kan erverver innlemme ansatte i eksisterende ordning selv om den

har et dårligere ytelsesnivå enn tilfellet var hos forrige arbeidsgiver. De ansatte vil i et slikt tilfelle

få utstedt en fripolise på opptjent pensjon hos forrige arbeidsgiver. Dersom virksomheten er bundet

av tariffavtale, vil erverver i utgangspunktet bli bundet av denne. Erverver kan imidlertid fri seg for

forpliktelsen om erverver skriftlig underretter det aktuelle fagforbund innen tre uker etter

overdragelsestidspunktet med beskjed om at erverver ikke ønsker å bli bundet av tariffavtalen.

Kommunen har plikt til å informere om virksomhetsoverdragelsen og drøfte denne med de

tillitsvalgte om dette skulle finne sted.

Den enkelte ansatte har i henhold til arbeidsmiljøloven rett til å reservere seg mot å følge med til

ny arbeidsgiver i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse, og det skal gis skriftlig beskjed om

dette. Den skriftlige beskjeden bør utarbeides på et språk den ansatte behersker. Reservasjon mot å

følge med over til ny arbeidsgiver i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse kan få

konsekvenser for arbeidsforholdet.

Om de ansatte reserverer seg mot å følge med til ny arbeidsgiver så vil kommunen ikke ha en

forpliktelse til å opprettholde stilling om kommunen ikke kan tilby annet relevant arbeid. Dette vil

kun være gjeldende ved en virksomhetsoverdragelse. Kommunens videre forpliktelser vil være

betinget av hvorvidt en virksomhetsoverdragelse vil finne sted eller ikke.

5.3. Det finnes alternative modeller til konkurranseutsetting

En kommune som velger å ta i bruk konkurranse som verktøy for å sikre at kommunen leverer

tjenester til en utgift og med en kvalitet som samsvarer med det andre leverandører kan gjøre, har

flere ulike modeller som kan benyttes.

Under er det satt opp en oversikt som viser de viktigste driftsformene som en kommune kan

benytte:

Tradisjonell

drift

Fritt

brukervalg

Konkurranse-

utsetting

Outsourcing Privatisering

Produksjon Kommunalt

ansatte

Kommunalt

ansatte eller

private

leverandører

Kommunalt ansatte

eller private

leverandører

Private

leverandører

Privat

leverandør

Finansiering Kommunen Kommunen Kommunen Kommunen Privat

Myndighet Kommunen Kommunen Kommunen Kommunen Privat


Side 11 av 49

• Tradisjonell drift er den vanligste måten å organisere kommunal tjenesteproduksjon, der

kommunen har ansvaret for produksjon, finansiering og myndighetsutøvelsen knyttet til

tjenesten.

• Fritt brukervalg er ordninger der brukerne av kommunale tjenester kan velge mellom flere

tjenesteprodusenter. Dette kan være mellom flere kommunale tjenesteprodusenter eller mellom

kommunale og private tjenesteprodusenter som kommunen har inngått avtale med.

• Konkurranseutsetting innebærer at kommunen beskriver en vare eller en tjeneste som den har

ansvar for, og ber om et tilbud på utførelsen i markedet. Kommunen skal fortsatt finansiere,

definere og kontrollere oppdraget. Det er bare ansvaret for å produsere og/eller levere tjenesten

som overlates til den som vinner anbudet, som kan være den kommunale enheten som tidligere

utførte oppgavene.

• Utskilling/outsourcing. Outsourcing er en form for konkurranseutsetting der definerte

aktiviteter/oppgaver skilles ut av kommunen, og kjøpes i markedet. Ettersom kommunen fortsatt

skal ha ansvaret for å bestille, finansiere eller betale for tjenesten, er konsekvensen den samme

som ved konkurranseutsetting. Men det er i dette tilfellet ikke vanlig å gi kommunens ansatte

mulighet til å levere anbud på tjenesten. Drift av IT-systemer og brøyting er to tjenester som

mange kommuner har outsourcet.

• Privatisering brukes som betegnelse når kommunen overfører ansvaret for både produksjon, drift

og finansiering av en tjeneste eller produkt, eller deler av disse til private selskaper eller

enkeltpersoner. Dette gjelder kun for tjenester som ikke innebærer myndighetsutøvelse.

6. Bofelleskapene

6.1. Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er komplekse

Figur 1 Organisering av tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne i Øvre Eiker kommune (Kilde: Øvre Eiker kommune)

Linda Nedberg

Tjenesteleder

Mona Modalen

Avd. leder

Avlastning og barnebolig

Runi Nilsen

Avd. Leder

Eiker aktivitetssenter

Marit N. Johansen

Avd. Leder

Frognes

Linda Skistad

Avd. Leder

Faasen/

Grevlingsstien

Reidun Andersen

Avd. Leder

Nøstelva/Skauholt

/Chr.IV`s vei 27


Side 12 av 49

Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne i Øvre Eiker kommune er organisert på ulike

geografiske områder i kommunen. Det er 5 avdelingsledere som har ansvar for oppfølging av

følgende:

• Avlastningsbolig: 6 rom, hvor det er 17 personer på rullerende avlastning

• Barnebolig: 2 leiligheter og 4 rom, hvor det bor 2 barn og 4 voksne.

• Aktivitetssenter: 12,5 plasser (Aktivitetssenteret drives i dag i samarbeid med Nedre Eiker

kommune, som også disponerer 12,5 plass. Samarbeidet med Nedre Eiker utfases innen

31.12.2019 som følge av at Nedre Eiker har sagt opp avtalen). Bemanning benyttes noe i samdrift

med avlastningen for å løse individuelle utfordringer samt utnyttelse av ressurser på tvers.

• Frognes bofellesskap: 8 samlokaliserte boliger

• Faasen bofellesskap: 8 samlokaliserte boliger

• Grevlingsstien nr. 5 bofellesskap: Bofellesskapet er under etablering med inntil 10 samlokaliserte

boliger. Det er per nå avklart at 5 brukere skal flytte inn til sommeren. Det overføres 2,4 årsverk

mellom ansvarsområdene før oppstart av drift. Grevlingstien nr. 5 bofellesskap er underlagt leder

av Faasen bofelleskap.

• Nøsteelva består av 2 samlokaliserte boliger, Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap2. Det

består i tillegg av 2 boenheter med 1 bruker i hver enhet med heldøgns omsorg. Disse er ikke

samlokalisert med hverandre, eller med noen av boligene. Nøsteelva består også av ambulant

enhet. Denne enheten gir bistand, utfra vedtak, til beboere som bor utenfor de 4 enhetene.

Tjenesten utarbeider vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 (heretter kalt kapittel

9-vedtak), og pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A (heretter kalt kapittel 4a-vedtak) som

igjen overprøves av fylkesmannen. Tjenesten har per 2017 seks aktive kapittel 9-vedtak og ett

kapittel 4A-vedtak3.

6.1.1. Det finnes eksempler på oppgaver som kommer i tillegg til ordinære oppgaver

Det utføres flere oppgaver/tjenester som kommer i tillegg til utførelsen av vedtakstimer og tilsyn og

som er tidvis omfattende. Dette gjøres for å øke kvaliteten i tjenesten. Under har virksomheten

listet opp noen eksempler på slike oppgaver:

• Rydding, raking, snømåking, strøing av utearealer. Samt rydding og kosting i parkeringskjeller,

holde boder for brukere i orden, og hagemøbler.

• Sørge for at reparasjoner av eksempelvis hvitevarer, tv o.l. blir fulgt opp og bestilt.

• Oppfølging av biler som brukere eier, med rydding, rengjøring, drivstoff, samt sørge for

dekkskift, service og EU-kontroll.

• Rengjøring av deler av fellesarealer, samt vinduer i fellesområder og leiligheter

• Kollegaveiledning

• Delta på tilsyn og revisjoner

• Bistå familien ved forespørsel under spesielle hendelser/anledninger som ved konfirmasjon,

bryllup, begravelser etc.

• Følger med styrket bemanning til klasse- og jubileumsfester

• Kontaktpunkt for brukere utenfor vedtak, med behov for støttesamtaler, råd og veiledning

(gjelder ambulant enhet).

• Innkjøp av varer, samt innredning av bolig for brukerne, både sammen med og på vegne av

bruker.

2 Skauholt bofellesskap var tidligere en egen enhet på lik linje med de da tre andre bofellesskapene 3 Kapitel 9 og kapitel 4a er begge knyttet til tvangsvedtak. Formålet er blant annet å hindre at personer med psykisk utviklingshemning utsetter seg selv eller andre for vesentlig skade og forebygge og begrense bruk av tvang og makt.


Side 13 av 49

6.1.2. Tildelingsenheten har ansvaret for å dimensjonere tjenestene riktig i vedtak

Tjenestetildeling mottar henvendelse/søknader, som kartlegges av saksbehandler. Saksbehandler

innhenter nødvendig dokumentasjon på diagnose og hjelpebehov på den enkelte søker. Dette hentes

fra interne og eksterne instanser, dersom dette ikke foreligger i søknaden. Når saken er behandlet

legges den frem i vedtaksmøte ved tildelingskontoret hvor vedtak fattes. Vedtaket sendes ut til den

som er part og eventuelt partsrepresentant i saken. Iverksettelse av tjeneste sendes via av

samarbeidsjournal i Profil (elektronisk pasientjournal).

Ved endring av innvilget tjenester for de som bor i samlokaliserte boliger, er rutinen pr. i dag at

tjenesten melder via samarbeidsjournal eller i samarbeidsmøtet. Saksbehandler tar saken opp til

vurdering og innhenter informasjon ved behov og nytt vedtak fattes ved endring.

Kommunikasjon mellom tjenestetildeling og tjenestene i boligene skjer via samarbeidsjournal i

Profil. Ut over det har man samarbeidsmøter hver andre uke hvor saksbehandlere og daglige ledere

(eller stedfortreder) fra tjenestene deltar. Til daglig har tildelingskontoret direkte kontakt via

telefon og mail med tjenestene. Per dags dato bruker tildelingsenheten om lag 0,5 årsverk på

saksbehandling for bofellesskapets brukere.

6.2. Tjenesten består av tre bofellesskap (samt en ambulant enhet og en barnebolig der det

bor flere voksne)

6.2.1. Frognes bofellesskap

Frognes Bofellesskap er bofellesskap for 8 voksne beboere med psykisk utviklingshemning og er

bemannet med 11,18 årsverk. Beboerne leier leilighetene som eies av Eiker Eiendomsutvikling

(EEU). Alderen på beboerne varierer mellom 35- 62 år. Majoriteten av beboerne har omfattende

bistandsbehov som inkluderer tilleggsdiagnoser innenfor psykiatri og somatiske kroniske sykdommer.

Tjenesten forteller at en utfordring med dagens brukere er relatert til alder. Dette innebærer

behov for roligere dager hvor ulike aktiviteter tar lengre tid enn tidligere. Tjenester som brukerne

får på boligen består av helsehjelp og praktisk bistand. Tjenesten tilrettelegger for dags og

ukeplaner basert på brukerbehov. I dette arbeidet er det fokus på brukermedvirkning.

Bemanningsplanen gjenspeiler brukerbehov, da dagtilbudet er forskjellig for den enkelte beboer.

Flere beboere har dagtilbud ved Eiker Aktivitetssenter og, Eiker Vekst mens noen av beboere ikke

har dagtilbud, hvor de ansatte i boligen tilrettelegger for aktiviteter. Alle beboere har en

primærkontakt. Frognes bofellesskap har en tre-delt bemanningsplan i løpet av et døgn. På dagen

og ettermiddagen er det fra tre til fem ansatte, mens det på natt er kun en ansatt i boligen.

Boligen ble i 2016 driftet med 11,18 årsverk i turnus eksklusive leder, fordelt med 9 % miljøterapeut

(vernepleier) 68 % helsefagarbeidere, hvorav 3 har etterutdanning innen psykisk helsearbeid og 1

innen aldring og helse, 21 % assistenter. Assistentene er under utdanning / i forløp mot

helsefagarbeider og sykepleie. Kompetansen består av Miljøterapeut med kompetanse på

målgruppen, herunder lovverk, målrettet miljøarbeid, ansvar for legemiddelhåndtering, epilepsi,

adferdsanalyser, utfordrende adferd, psykisk helsearbeid, aldring og helseutfordringer overfor

utviklingshemmede, veiledningskompetanse, opplæring og samarbeid. De samme

kompetanseområdene må dekkes av helsefagarbeidere.

6.2.2. Faasen bofellesskap

Faasen bofellesskap har 8 beboere med komplekse og sammensatte diagnoser. Boligene eies av EEU.

Brukerne er i alder fra 19-62 år. Flere brukere har et organisert dagtilbud, på henholdsvis Eiker

Aktivitetssenter og Eiker Vekst. Resterende brukere har i vedtaket om tjenester beskrevet at

dagtilbud organiseres og ytes av tjenesteytere i bofellesskapet. Bemanningsplanen er lagt med 6-8


Side 14 av 49

ansatte fordelt ut på brukerbehov gjennom uken. Bofellesskapet opererer med en tredelt vakt med

en våken og en hvilende nattevakt. Dette bofellesskapet har 2 personer på jobb på natten, en våken

og en hvilende. Denne høye bemanningen, sammenlignet med de andre boligene, skyldes særskilt

krevende brukere.

Tjenestene som tilbys til de 8 brukerne er knyttet til praktisk bistand og helsehjelp. I 2016 var det

21,85 årsverk, fordelt på 27 % miljøterapeuter (sykepleier, vernepleiere, sosionomer), 61 %

helsefagarbeidere og 12 % assistenter. Lederårsverk kommer i tillegg til dette. Assistenter er under

utdanning/forløp mot helsefagarbeider eller studenter i vernepleie. En assistent ansatt i vikarstilling

i 95 %, er omplassert fra vikarsentralen, benyttes til å dekke opp langtidsfravær. Denne stillingen er

inkludert i assistentårsverkene nevnt over. Det høye behovet for miljøterapeuter skyldes at 4

brukere har kapittel 9-vedtak med krav om kompetanse til gjennomføring av tiltakene som tildelt. I

tillegg har en bruker kapitel 4a-vedtak som blant annet inkluderer kameraovervåkning.

I tillegg er det viktig å påpeke at det nye bofellesskapet Grevlingstien nr. 5 er i oppstartsfasen hvor

én bruker er flyttet inn. Det vil i tillegg flytte inn 4 nye brukere før sommeren 2017, og 5 til utover

året. De 5 første som skal få tildelt tjenester i den nye boligen er identifisert. Grevlingstien vil

driftes i samarbeid med Faasen hvor man blant annet skal ha felles leder. Dette innebærer at man

skal kunne benytte kompetanse på tvers av de to boligene for å sikre at kvalifisert personell er

tilgjengelige i sårbare perioder som eksempelvis ved fravær og ferieavvikling. Tjenesten påpeker at

dette vil være kostnadseffektivt ettersom man vil operere med felles turnusplan for Grevlingstien

nr. 5 og Faasen. Hvilende nattevakt på Faasen vil kunne bistå felles nattjeneste som vil bemanne

Grevlingsstien nattestid, dersom det er behov for dette.

6.2.3. Nøsteelva borettslag, Skauholt bofellesskap

Nøsteelva består av 2 samlokaliserte boliger, Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap.

Nøsteelva/Skauholdt bofellesskap drifter i tillegg to boliger som leies ut av kommunen. Disse er ikke

samlokalisert med hverandre eller tilknyttet bofellesskapene geografisk. Personalet som jobber med

disse brukerne, har ikke mulighet til å dele på flere brukere, på grunn av den geografiske

beliggenheten av boligene. Hadde boligene ligget geografisk i nærheten, kunne man delt på

bemanning.

Nøsteelva består også av ambulant enhet. Denne enheten gir bistand til beboere som bor utenfor de

4 enhetene, utfra vedtak. Til sammen gir Nøsteelva i dag bistand til 27 brukere4. Ambulant enhet

fungerer som en del av omsorgstrappen, hvor bistand blir gitt så lenge det er mulig i egen bolig. Alle

27 brukerne har hver sin koordinator.

Samlet bemanning for boligene er 18,29 årsverk, eksklusive ambulant enhet.

Kompetansesammensetningen for boligene sett under ett er: Miljøterapeuter 20 %,

Helsefagarbeidere 70 %, Assistenter 10 %. Av assistenter som er ansatt i fast stilling er de fleste i et

utdanningsforløp til helsefagarbeider.

Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap har hatt felles ledelse i store deler 2016. Videre har

kostnadene knyttet til boligene vært ført felles fra andre kvartal 2016. Dette har medført at vi i

våre analyser har analysert bofelleskapene som én virksomhet. I beskrivelsen under har vi allikevel

valgt å synliggjøre begge bofellesskapene ettersom det er noe ulikheter knyttet til brukergrupper og

bemanning.

Nøstelva

Nøsteelva borettslag består av 6 boenheter, hvor 5 brukere eier sin egen leilighet, og Øvre Eiker

kommune eier én leilighet for utleie. Kommunen gir praktisk bistand og helsehjelp til de 6 brukerne.

4 Det ble gitt bistand til 24 brukere i 2016


Side 15 av 49

Bistanden er klassifisert som heldøgnsomsorg hvor det er tilknyttet 8,71 årsverk til 6 brukere.

Borettslaget fungerer per i dag som base også for ambulant enhet.

Brukersammensetning er tilfeldig, utfra hvem som har personlig økonomi til å kjøpe seg inn i

borettslaget. Sammensetningen av beboere er fra middels bistandsbehov til omfattende

bistandsbehov. Dagaktivitet gis fra boligpersonalet for noen av brukere Flere av brukere har

dagtilbud ved Eiker Vekst. Hver beboer har sin koordinator. I de fleste samarbeidsmøtene stiller to

fra personalet i boligen.

I tillegg til fagkompetanse, er det nødvendig med en allsidig erfaringskompetanse for å kunne jobbe

med disse beboerne. Det er en lite homogen brukergruppe, og det kreves veiledningskompetanse på

ulike nivåer. Bofellesskapet opererer med en firedelt vakt som består av dagvakt, to kveldsvakter og

en nattevakt.

Skauholt bofellesskap

Skauholt bofellesskap består av 6 boenheter. Bofellesskapet eies av EEU. Bofellesskapet gir i tillegg

bistand til 1 bruker som har flyttet ut fra bofellesskapet. Denne brukeren er knyttet til personalet,

og det har derfor vært naturlig at bistanden fortsetter å gis fra boligpersonalet. Skauholt

bofellesskap består av 9,58 årsverk.

Brukerne er i alderen 25 – 58 år med omfattende bistandsbehov. En bruker har dagtilbud gjennom

Modum Asvo, en bruker har dagtilbud på Eiker vekst (4 dager i uken), fire brukere er på Eiker

Aktivitetssenter (4 dager i uken), og en bruker har ikke dagtilbud. Denne brukeren får dagtilbudet

gjennom boligen. Alle brukerne, med unntak av brukeren som har tilbud på Modum Asvo har en

hjemmedag i uken, fordelt på ulike ukedager.

Hver beboer har sin koordinator. I de fleste samarbeidsmøtene stiller to fra personalet i boligen.

Det er per dags dato ingen vedtak etter kapittel 4a eller kapittel 9 i helse og omsorgstjenesteloven i

bofellesskapet.

6.2.4. Ambulant enhet

Kommunen har opplevd et økt behov for veiledning og oppfølging utenfor samlokaliserte boliger.

Dette behovet ble tidligere ivaretatt av Nøsteelva borettslag, men er nå organisert som en ambulant

enhet under Nøsteelva borettslag. Brukerne har ikke behov for heldøgns omsorg og bor i egen bolig

med noe bistand. Ambulant enhet gir tjenester til 155 brukere og utgjør 3,91 årsverk. Brukerne får

oppfølging etter vedtak, aktivitet og tiltaksplaner.

Enheten yter bistand til brukere med ulike behov som varierer over tid. Flere brukere er overtatt

fra psykisk helsetjeneste da brukerne har hatt behov for en annen tilnærming og periodevis økt

oppfølgingstetthet. I flere av brukersakene er flere tjenester inne og jobber parallelt, for eksempel

hjemmetjenesten med hjemmehjelp og/eller hjemmesykepleie i tillegg til miljøterapeutiske tiltak

fra ambulant enhet. Brukerne har koordinatorer som deltar i samarbeidsmøter der tjenestene til

brukerne koordineres.

Ambulant enhet følger én bruker tre dager ukentlig på Eiker Vekst. Dette skyldes at VTA-bedrifter

ikke dekker praktisk bistand på arbeidsplassen og bruker dermed ville stått uten dagaktivitet uten

denne bistanden.

5 13 brukere per desember 2016


Side 16 av 49

6.3. Tjenesten har først og fremst grensesnitt mot hjemmetjenestene i kommunen

Tjenesten til funksjonshemmede grenser først og fremst til hjemmetjenesten og til psykisk helse og

rus. Hvordan man samhandler er styrt av brukernes behov og funksjonsevne som kan begrense hvem

som blir gitt mulighet til å bistå brukeren. Opp mot hjemmetjenesten handler dette om at ansatte i

bofellesskapene mottar opplæring på prosedyrer som for eksempel sår og injeksjoner. Tjenesten tar

over prosedyrene når opplæring er gitt. Inn mot psykisk helse og rus handler dette om “gråsone

brukere” hvor det er en del brukere i ambulant enhet og utviklingshemmede generelt i

tjenesteområdet som har tilleggsdiagnoser som eksempelvis psykiske lidelser. Tjenester til

funksjonshemmede har instruktører i vergeteknikk. Opplæringsplan er lagt og det er åpnet for

deltagelse fra tjenesteområder i Helse og Omsorg hvor dette kan være aktuelt. Tjenester til

funksjonshemmede har pålegg om å gjennomføre vergeteknikk trening jevnlig for ansatte hvor dette

er aktuelt. Dette pålegget kommer fra Fylkesmannen gjennom overprøving av kapittel 9b vedtak.

Bemanningen i bofellesskapene hensyntar ikke sykdom og ferieavvikling fra dagtilbud/arbeid i Eiker

Vekst. Eksempelvis kan det stilles krav fra spesialisthelsetjenesten om at kommunen ledsager

innlagte med sin bemanning. Dette refunderes fra spesialisthelsetjenesten. Dette får allikevel

konsekvenser i den forstand at bofellesskapene selv må dekke inn tidsbruk som i gjeldende turnus

utnyttes på tvers av brukere.

6.4. Tjenesten har et begrenset samarbeid med Nedre Eiker kommune

Tjenester til funksjonshemmede drifter Eiker aktivitetssenter i samarbeid med Nedre Eiker

kommune. Det er totalt 25 plasser ved aktivitetssenteret hvor kommunene har 12,5 plass hver.

Kommunene saksbehandler sine egne plasser. Utgifter deles likt. Det er 11,6 årsverk tilknyttet Eiker

aktivitetssenter. Avtalen er sagt opp 1. april 2017 og det skal lages en egen nedtrappingsplan for

fullstendig avvikling av samarbeidet med Nedre Eiker innen 31.12.2019.

Nedre Eiker kommune kjøper 274 døgn avlastning, noe som utgjør ca. 0,93 plass. Øvre Eiker har sagt

opp 183 døgn fra 1. mars 2017, noe som vil ha effekt fra 1. september 2017. Øvre Eiker vil benytte

den ledige kapasiteten til å avslutte noen kostbare avlastningsplasser som kjøpes av private

leverandører.

6.5. Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er hjemlet i ulike lover og forskrifter

Følgende lover og forskrifter er aktuelt for dette tjenesteområdet6:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

• Lov om pasient- og brukerrettigheter

• Lov om helsepersonell m.v.

• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting (Kvalitetsforskriften)

• Forskrift om habilitering- og rehabilitering, individuell plan og koordinator

• Forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

• Forskrift om pseudonymt register for individbasert helse- og omsorgsstatistikk

• Meld. St. 25 (2005-2006) Mestring, muligheter og mening

• Meld. St. 26 (2014-2015) Fremtidens primærhelsetjeneste – nærhet og helhet

Følgende interne krav og retningslinjer ligger til grunn for tjenesten:

• Økonomiplan for Øvre Eiker kommune 2017-2020

6 Jf. kommunens veileder for helse- og omsorgstjenester


Side 17 av 49

• Prinsipper for tildeling av omsorgstjenester i Øvre Eiker kommune

• Veileder for individuell plan i Øvre Eiker

• Veileder for tildeling av tjenester i Øvre Eiker kommune

• Rutiner og retningslinjer i QM+ - ref. eget skjema og oversikt

I tillegg er lover, forskrifter og retningslinjer som regulerer offentlig tjenesteproduksjon gjeldende

for utøvelse av tjenesten, eksempelvis forvaltningsloven og arkivloven.

6.6. Øvre Eiker kommune har et høyt, og økende, behov for tjenester

I følge historiske tall fra KMDs grønt hefte har Øvre Eiker kommune hatt et økende behov for

tjenester for funksjonshemmede de seneste årene.

Figur 2 Utvikling i nøkkeltallet fra KMDs Grønt hefte knyttet til Psykisk utviklingshemmede fra 16 år og over (Kilde: Kommunal- og moderniseringsdepartementet)

I følge tjenesteområdet vil behovet for tjenester til funksjonshemmede øke i tiden fremover. Dette

har sammenheng med et stort etterslep på boliger til funksjonshemmede i forhold til dagens behov.

Eksempelvis har kommunen foretatt en kartlegging som viser at det per i dag er minimum 25

personer over 18 år med behov for bolig med heldøgns bemanning7. Etableringen av Grevlingsstien 5

med inntil 10 samlokaliserte boliger er et tiltak for å imøtekomme dette behovet. Videre påvirkes

også det fremtidige behovet av økt tilflytting til kommunen.

Kartleggingen og vurderingen av fremtidige boligbehov i kommunen viser også at flere brukere i

fremtiden vil ha behov for ambulante tjenester for veiledning og praktisk bistand uten behov for

heldøgns bemanning.

6.7. Det finnes et marked for bofellesskap

Helt konkret har markedsanalysen bestått av:

• En begrenset kartlegging av lokale aktører og aktører i nærheten av kommunen

7 Dette omfatter brukere som har søkt om bolig, men ikke fått tilbud om det per i dag. Videre omfatter det brukere som ikke har søkt om bolig, men som har bistand fra pårørende og kompenserende tjenester fra kommunen per i dag.

90,00

95,00

100,00

105,00

110,00

115,00

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Behovsutvikling for psykisk utviklingshemmede 16 år og over

Øvre Eiker Landsgjennomsnittet


Side 18 av 49

• Avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked som grunnlag for å utrede

konkurranseutsetting

• Beskrivelse av robustheten i markedet

Vi har utelukkende basert oss på dagens markedssituasjon og ikke lagt inn antakelser om markedet

vil utvikle seg dersom Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette hele eller deler av

bofellesskapene i kommunen. Analysen er basert på offentlig tilgjengelig informasjon, herunder fra

proff.no. Søket er basert på følgende kriterier:

• Bransje: Følgende NACE-koder

o 87.203 – Bofellesskap for psykisk utviklingshemmede

o 87.302 – Bofellesskap for eldre og psykisk utviklingshemmede med fast tilknyttet

personell hele døgnet

o 87.302 – Bofellesskap for eldre og psykisk utviklingshemmede med fast tilknyttet

personell deler av døgnet

• Selskapsform AS eller ASA

• Antall ansatte: Minimum 50

• Etablering: Før 2015

Søket gir treff på 7 selskaper. Av disse er følgende tre registrert i det sentrale østlandsområdet, to i

Oslo og en i Røyken. Vi er av den oppfatning at Oslo-området er en naturlig del av markedet for

denne typen tjenester og derfor relevante aktører ved en eventuell konkurranseutsetting av

tjenestene i Øvre Eiker.

Internettsøk etter selskaper som leverer tjenester til bofellesskap inkluderer flere selskaper, men

disse er ikke registrert med NACE-kodene som nevnt over og derfor ikke presentert i tabellen under

som viser utvalgt finansiell informasjon om de tre selskapene:

Dersom kommunen skulle velge å konkurranseutsette deler av tjenesten vil bemanningskravet kunne

senkes og flere selskaper tilfredsstille kriteriene. Vurdering av å dele opp tjenesten ligger til

planleggingsfasen av en eventuell konkurranseutsettingsprosess og er derfor ikke lagt til grunn i våre

analyser.

Driftsresultatet viser selskapenes evne til lønnsom underliggende drift, som er en viktig forutsetning

for fremtidig drift. Aleris Omsorg AS og Omsorgspartner har positive driftsresultat for de siste tre

årene det foreligger regnskapstall. Unicare BAB AS har negativt driftsresultat for 2015. Gjentagende

negative økonomiske resultat tærer på egenkapital. Det er derfor nødvendig med tilstrekkelig

egenkapital til å tåle slike negative resultater. Unicare BAB har en EK-andel på 31% og egenkapital

på 5,4 mill. Vi presiserer at det ikke er foretatt en finansiell analyse av noen av selskapenes

soliditet (evne til å tåle tap). En slik soliditet må ses i forhold til kontraktens størrelse. Teoretisk

kan man se for seg at selskapene må kunne tåle tap tilsvarende kontraktens størrelse dersom de

ikke evner å levere tjenestene de har bundet seg til ved å vinne et eventuelt anbud. Dette er altså

ikke analysert da det er en del av kvalifikasjonsvurderingen i en anbudsprosess.

Leverandør

2015 2014 2013 2015 2014 2013

Aleris Omsorg AS 554 533 449 410 832 321 941 7 213 5 637 4 661

Unicare BAB AS 437 90 035 87 323 77 354 -939 5 165 500

Omsorgspartner AS 168 170 082 118 008 104 908 16 992 11 697 9 588

Antall

ansatte

Driftsinntekter (i 1000 kr) Driftsresultat (i 1000 kr)

Tabell 1 Driftsinntekter og driftsresultat for utvalgte selskaper i perioden 2013-2015 (Kilde: Proff.no)


Side 19 av 49

Det er vår vurdering at markedet for tjenester til bofellesskap innenfor rimelig nærhet av Øvre

Eiker kommune er tilstrekkelig for at det vil være en reell konkurranse om en eventuell kontrakt

med kommunen.

Det er ikke innhentet prisinformasjon fra selskapene, da en nøyaktig priskalkyle betinger at

leverandørene får tilgang til informasjon om brukerne, herunder vedtak for den enkelte bruker,

tiltak, antall vedtakstimer og brukersammensetning.

6.8. De økonomiske analysene viser at tjenesten drives kostnadseffektivt

6.8.1. Kostnadsanalyse av Øvre Eiker kommune

De ulike parameterne som danner grunnlaget for analysen er nærmere forklart under:

• Direkte kostnader: Summen av Lønn og lønnsrefusjoner, andre driftsutgifter og kjøp av varer og

tjenester som inngår i, eller erstatter, kommunal egenproduksjon, samt overføringsutgifter slik

det er oppgitt i regnskapsinformasjonen fra kommunen. Summen av direkte driftskostnader er

derfor å anse som bruttokostnader, da salgsinntekter og refusjoner ikke er inkludert. Årsaken til

dette er at dersom tjenesten skulle vært konkurranseutsatt ville man også mistet inntekter og

refusjoner.

• Indirekte kostnader: Her tilkommer andel av seksjonsleders og tjenesteleders kostnader allokert

til bofellesskapene. Videre er det allokert en andel kostnader for kommunens sentrale økonomi-

og personalkostnader. Dette er fordelt etter andel netto driftsutgifter. IT-kostnader er fordelt

etter antall stasjoner og lønnskostnader med en timekostnad og et anslått timeforbruk per

ansatt.

• Brukere: Tilsvarer antall beboere i bofellesskap eller ikke samlokaliserte boliger, og inkluderer

ikke brukere av ambulante tjenester.

• Vedtakstimer per år: Dette er faktiske leverte timer til hver bruker i 2016 og således det mest

presise målet på aktivitet i bofellesskapene. Tallet må ikke forveksles med IPLOS-tall på

vedtakstimer8.

Tabellen under viser analysene som er gjort:

Figur 3 Beregning av pris per vedtakstime for bofellesskapene (Kilde: Øvre Eiker kommune)

Vi ser at det er relativt store forskjeller i kostnad per vedtakstime. Mens Faasen og Frognes

bofellesskap har relativt lik kostnad per vedtakstime har Nøsteelva borettslag og Skauholt

bofellesskap vesentlig lavere kostnad per vedtakstime. Vi har beregnet gjennomsnittlig ADL-score

for de tre enhetene. ADL-score representerer behovet for hjelp fra en annen person til å mestre

daglige aktiviteter som eksempelvis daglig husarbeid, lage mat, spise og gjøre innkjøp av varer.

Denne registreringen hensyntar ikke atferd som eksempelvis at en bruker nekter å motta bistand fra

personalet. Dette medfører at brukernes ADL-score ikke nødvendigvis stemmer overens med den

bistanden som ytes. Nøsteelva borettslag/ Skauholt bofellesskap har lavest gjennomsnittlige ADL-

8 PLOS-registeret inneholder data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt helse- og omsorgstjenester.

Navn på avdeling

Direkte

kostnader

Indirekte

kostnader

Totale

kostnader Brukere

Utførte timer

per år

Kostnad per

bruker

Pris per

utført time

Faasen bofellesskap 16 923 122 483 083 17 406 205 8 49 456 2 175 776 352

Frognes bofellesskap 8 615 595 447 648 9 063 243 8 26 176 1 132 905 346

Nøsteelva borettslag/

Skauholt bofellesskap* 13 514 270 900 238 14 414 508 14 62 822 1 029 608 229

Sum og gjennomsnitt 39 052 987 1 830 969 40 883 956 30 138 454 1 362 799 295


Side 20 av 49

score. Faasen bofellesskap har de tyngste brukerne målt etter gjennomsnittlig ADL-score, blant

annet som følge av flere brukere med kapittel 9-vedtak og kapittel 4a-vedtak. Frognes bofellesskap

har en gjennomsnittlig ADL-score tett oppunder Faasen.

Tidlig 2016 ble Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap organisert inn under samme leder og

inkludert i samme turnusplan. Kommunen opplyser om at dette har gitt stordriftsfordeler allerede i

2016.

6.8.2. Sammenligning av kostnadsnivå mot fire utvalgte kommuner

I tidligere prosjekter har BDO gjennomført analyser av kostnader for tjenester til

funksjonshemmede i kommunene Rygge og Moss. Tabellen under viser en sammenligning mot andre

kommuner på kostnader per bruker og kostnad per utførte timer. Som vi ser av tabellen ligger Øvre

Eiker lavest på kostnad per utførte time.

Tabell 2 Sammenligning med andre kommuner. (Kilde: BDO, Lier kommune og Kristiansand kommune)

For Rygge inkluderte ikke analysene utførte timer for bofellesskapene. Analysene av gjennomsnittlig

enhetskostnad per bruker utgjorde om lag 2 mill. For Moss viser enhetskostnad per bruker om lag

1,3 mill. Analysen i Moss inkluderte også vedtakstimer. Vedtakstimene tok utgangspunkt i IPLOS9 og

ble justert bl.a. for dobbelt bemanning. Gjennomsnittlig pris per vedtakstime i Moss var 390

kroner10. Gjennomsnittlig ADL-score for Moss var på tidspunktet for analysen lavere enn den var for

Øvre Eiker i 2016. I Lier kommune følger bemanningen fra boligen med enkelte brukere til dag-

/aktivitetssenter. Vi presiserer at det er utfordrende å gjøre gode sammenligninger av tjenester til

funksjonshemmede på tvers av kommuner. Dette skyldes primært at «en bruker» ikke kan

standardiseres på samme måte som for andre tjenesteområder. Sammenligningen over må derfor

benyttes som et utgangspunkt for forskjeller i kostnadsnivået.

I utredningen har vi søkt å belyse hva kommunen, gitt de vedtakene som gjelder per i dag, vil måtte

betale en privat tjenesteleverandør. Private aktørers kostnadsnivå er å anse som

konkurransesensitiv informasjon. En sammenligning av hva tjenesten i dag koster kommunen mot

hva man kan oppnå i markedet avhenger derfor av at en privat aktør får innsyn i brukerne og kan

prise sine tjenester etter de vedtakene som gjelder per i dag. Dette er ikke mulig å gjøre i en

utredning som dette grunnet beskyttelse av pasientopplysninger.

9 IPLOS er betegnelsen på et sentralt helseregister med data som på en standardisert måte skal beskrive bistandsbehov til personer som søker om eller mottar pleie- og omsorgstjenester, og hvilke tjenester kommunen gir. Registeret er hjemlet i egen forskrift under helseregisterloven og skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. IPLOS eies av Helsedirektoratet. 10 Tallene for Rygge kommune og Moss kommune er justert med kommunal deflator for hhv. 2012-2016 og 2014-2016

Kommune Kostnad per bruker Pris per utført time

Øvre Eiker kommune 1 362 799 295

Moss kommune 1 315 426 390

Rygge kommune 2 000 709 -

Lier kommune 1 766 245 -

Kristiansand kommune - 422


Side 21 av 49

6.9. Kompetansebehovet i tjenesten styres av brukernes vedtak

Kvalitet på helse- og omsorgstjenester kan defineres på følgende måte:

Tjenester av god kvalitet er virkningsfulle, trygge og sikre, involverer brukerne og gir dem

innflytelse, er samordnet og preget av kontinuitet, utnytter ressursene på en god måte, er

tilgjengelige og rettferdig fordelt. (Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring).

Pasient/bruker har rett til nødvendige og forsvarlige helse – og omsorgstjenester fra kommunen, jf.

Pasient – og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Det er pasientens/brukerens hjelpebehov etter en helse –

og sosialfaglig vurdering som styrer hvilke tjenester han eller hun har rett til, og i hvilket omfang.

Helse – og omsorgstjenesteloven (hol) § 3-1 bestemmer at kommunen har plikt til å yte nødvendige

tjenester til alle som oppholder seg i kommunen. Forsvarlighetskravet setter rammer for

tjenestetilbudets utforming og organisering, omfanget av tjenester og tidspunktet for iverksettelse

av tjenestene. Videre må kommunen ivareta pasientens/brukerens rett til medvirkning ved

utformingen av tjenestetilbudet.

Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene (FOR-2003-06-27-792) har som formål å sikre at

personer som mottar pleie- og omsorgstjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven får ivaretatt

sine grunnleggende - og medisinske behov, med respekt for det enkelte menneskets

selvbestemmelsesrett, egenverd og livsførsel. Kvalitetsforskriften skal sikre at det gis et helhetlig,

samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten, og at

selvbestemmelsesretten ivaretas i utforming og endring i tilbud, samt daglig utførelse av

tjenestene. Videre skal det utarbeides systemer og prosedyrer som skal sikre at mottakere av pleie

og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov.

Bemanningen må være i stand til å ivareta kvalitetsforskriftens krav og dermed være forsvarlig både

med tanke på kapasitet og kompetansesammensetting.

Som nevnt over, skal tjenestene som gis i bofellesskapene være forsvarlige. Kommunen skal

tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte bruker gis et helhetlig og verdig helse- og omsorgstilbud.

Kommunen plikter å ha personell som utfører tjenestene som er i stand til å overholde sine

lovpålagte plikter hvor tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene (hol § 4).

Tjenester til funksjonshemmede opplyser selv at de samlet gir et forsvarlig tjenestetilbud.

Kompetanse benyttes på tvers av enhetene for å oppfylle lovkrav da den enkelte enhet selv ikke

nødvendigvis besitter all nødvendig kompetanse. Dette kan eksemplifiseres med at ett bofellesskap

mangler 0,2 årsverk vernepleierkompetanse til å kontrollere utdeling av legemidler, men dekker

behovet ved å bruke kapasitet fra et annet bofellesskap. Et annet eksempel er bofellesskap som selv

ikke har kompetanse på vergetrening, men benytter ansatte fra andre bofellesskap for å dekke

kravet til slik trening.

Kommunen oppgir at tjenestene som gis er av god kvalitet, involverer brukeren og gir dem

innflytelse og utnytter ressursene som er tilgjengelig på en god måte. For å sikre god kvalitet er

tjenestene til enhver tid avhengig av å ha tilstrekkelig fagkompetanse som sikrer riktige tiltak til

rett tid og som arbeider forebyggende. Tjenesten jobber kontinuerlig med kvalitetsforbedring

gjennom å identifisere forbedringsområder, teste ut tiltak og justere til resultatet blir som ønsket

og forbedringen vedvarer. Denne prosessen krever kompetanse slik at man kan dokumentere at

man har en utfordring, identifisere årsaker og fastsette tiltak for så å implementere dette i daglig

drift.

Tjenesten har følgende kvalitetsparameter:

• Organisasjon, målsetting og planer.

• Kvalitetssystemer/kvalitetsutvikling og intern kontroll


Side 22 av 49

• Verdigrunnlag, integritet, livssyn og verdighet

• Ivaretakelse av den enkelte pasient/brukers grunnleggende behov

• Aktiviteter

• Ledelse/personal/opplæring

• Samarbeidsrelasjoner

I følge tjenesten har de det siste året vært igjennom en endringsprosess, dels på bakgrunn av

tilbakemeldinger etter landsomfattende tilsyn fra Fylkesmannen høsten 2016. Forbedringsarbeidet

har gått på personalsammensetning, fokuset på faglig tilnærming i arbeidet og rutiner og

kompetanse i tjenesten.

For bofellesskapene Nøsteelva/Skauholt og Frognes er det ikke oppgitt lovpålagte kompetansekrav

utledet fra bestemmelsene i helse- og omsorgstjenestelovens kapittel 9 basert på dagens brukere. I

delkapittelet under synliggjør derfor rapporten de generelle kravene til kompetanse basert på

dagens beboere for disse bofellesskapene. I tillegg synliggjøres kompetansekravene som gjelder for

Faasen bofellesskap i et eget delkapittel.

6.9.1. Det er ulike generelle kompetansekrav for tjenesten

Det følger av lov- og forskriftsbestemmelsene som regulerer tjenester til bofellesskapenes brukere

at kommunen skal sørge for forsvarlige tjenester. Dette stiller blant annet krav til kompetanse for å

sørge for at tjenesten leveres med riktig innhold, og omfang til riktig tid.

Bofellesskapene har behov for helsefaglig og miljøterapeutisk kompetanse. Lovverket stiller krav til

sykepleier/vernepleierkompetanse for å administrere legemidler til brukerne. Minimumskravet til å

håndtere legemidler er helsefagarbeider. Tjenesten skal sikre livskvalitet i et helt liv, det er derfor

behov for tverrfaglighet. Med stor variasjon på kognitive utfordringer som kommunen skal ivareta er

det ønskelig at:

40 % av bemanningen skal ha 3-årig høyskoleutdannelse innen helse- og sosialfag som

vernepleier, sykepleier, sosionom mv. Per i dag er dette tallet i gjennomsnitt 20 %.

60 % skal være utdannet helsefagarbeider. Per i dag ligger alle bofellesskapene over denne

andelen.

Det er en målsetning av det ikke skal være ufaglærte i tjenesten. Per i dag er om lag 15 % av de

ansatte ufaglærte. Flere av disse er under utdanning enten til helsefagarbeider eller til sykepleier

eller vernepleier. I tillegg peker kommunen på behovet for fagarbeiderkompetanse med

videreutdanning innen psykisk helsearbeid, målrettet miljøarbeid, aldring og helse/demens,

veiledning, velferdsteknologi og etikk, samt høgskoleutdannelse med videreutdanning innen psykisk

helsearbeid, målrettet miljøarbeid, pedagogikk, veiledning og etikk.

For å etterleve kvalitetskravene til tjenesten er det nødvendig at ansatte innehar kompetanse på

følgende områder (ikke uttømmende liste), og vedlikeholder denne kompetansen:

• Vergetrening og oppdateringskurs for instruktører

• Etikk (fasilitatorkurs)

• Løpende dokumentering

• Målrettet miljøarbeid

• Saksbehandling innenfor kapittel 4 og 9 i helse- og omsorgstjenesteloven

• Vurdering av samtykkekompetanse

• Førerkort personbil


Side 23 av 49

I ambulant enhet er kravene til miljøterapeutisk kompetanse mest fremtredende da grunnleggende

pleie ivaretas av andre tjenester, oftest hjemmesykepleie. Kommunen trekker frem følgende

kompetanse som vesentlig for ambulant enhet:

• Helse- og sosialfag

• Veiledning

• Konflikthåndtering og risikovurdering

• Samtale og kommunikasjon

• Kjennskap og koordinering med andre offentlig etater og virksomheter

6.9.2. Det er spesifikke krav knyttet til Faasen bofellesskap

Fire av brukerne i bofellesskapet har kapitel 9-vedtak og én av brukerne har vedtak i henhold til

kapittel 4a. Dette stiller krav til kompetanse blant personellet som er beskrevet nedenfor:

Miljøterapeuter med kompetanse på saksbehandling av kapittel 9-vedtak og kapittel 4a-vedtak.

Opplæring av øvrig personell i tiltak, systematisk veiledning og vergetrening. Evaluering av tiltak, og

all dokumentasjon rundt dette arbeidet. Kompetanse på målgruppen, som målrettet miljøarbeid,

adferdsanalyser, adferds avtaler, utfordrende adferd, epilepsi, noe psykiatri og

veiledningskompetanse. For øvrig kompetanse på samarbeid med eksempelvis pårørende, leger,

spesialisthelsetjenesten. Det er 5,7 årsverk miljøterapeutstillinger ved bofellesskapet.

Sykepleier/vernepleier med samme kompetansebehov som beskrevet over. I tillegg kommer

kompetanse på håndtering av legemidler etter gjeldende lov og forskrift, samt kompetanse på

systematisk opplæring og nødvendig oppfølging av øvrig personell. Antall årsverk

sykepleier/vernepleier inngår i miljøterapeuter over.

Helsefagarbeider må ha kompetanse på målgruppen for å være i stand til å gi disse brukerne

tjenester som praktisk bistand og helsehjelp. Det er ønskelig med videreutdanning i psykiatri og

målrettet miljøarbeid. Det er 14 årsverk helsefagarbeidere ved bofellesskapet.

6.10. Oppsummering

Utfra kommunens beskrivelse utfører ikke bofellesskapene myndighetsoppgaver. Myndighet utøves

formelt i tjenestetildelingen gjennom vedtak. Tjenesten i bofellesskapene er utfører av vedtakene

som fattes ved tjenestetildelingskontoret.

Informasjonen vi har tilgjengelig tyder på at det er få aktører som per i dag leverer komplette

tjenester som inkluderer bolig til brukere i det relevante området. Så vidt vi vet er det kun Unicare

BAB AS som har denne typen erfaring og drifter et helt bofellesskap på vegne av en kommune. Det

finnes flere leverandører som har egne boliger der kommuner kjøper plasser til sine brukere. I

utredningen ble det tidlig avklart at det er innholdet til brukerne som eventuelt skal

konkurranseutsettes. Markedsanalysen viser at det finnes et tilstrekkelig antall aktører som leverer

praktisk bistand og BPA (brukerstyrt personlig assistent) i dag i regionen. Markedet er etter vår

vurdering derfor tilstrekkelig for å sikre en konkurransesituasjon ved en eventuell

konkurranseutsetting. Det er denne forbindelse viktig å påpeke at kommunens egne ansatte kan få

muligheten til å komme med et internbud som vil styrke konkurransesituasjonen ytterligere, dersom

kommunen velger å åpne for internbud.

De økonomiske analysene er ikke entydige på hvorvidt det eksisterer et effektiviseringspotensial for

kostnad per utførte timer. Vi observerer at Nøsteelva/Skauholt som i 2016 ble lagt under felles

ledelse med felles turnus er den billigste enheten i Øvre Eiker kommune. Etableringen av

Grevlingsstien nr. 5 som et tiltak for å møte mangel på boliger er planlagt gjennomført etter samme

modell. Tjenesten har opplyst om at det er gjennomført flere tiltak for å redusere kostnadene ved


Side 24 av 49

driften av bofellesskapene. Tiltakene inkluderte omrokkering av ressurser og mer fokus på å benytte

fagkompetanse på tvers av avdelingene mv. Vi er opplyst om at lønnskostnadene er i balanse mot

budsjett per mars 2017, bl.a. som følge av disse tiltakene. Det kan derfor ikke utelukkes at det er

iverksatt effektiviserende tiltak som ikke synliggjøres i våre økonomiske analyser, og at eventuelle

innsparingsgevinster allerede er i ferd med å tas ut.

Det har vært utfordrende å innhente et godt sammenligningsgrunnlag fra andre kommuner. Med

nødvendige forbehold om svakhet i innsamlet informasjon er det vår vurdering at Øvre Eiker

kommune har et til dels betydelig lavere kostnadsnivå enn de andre kommunene.

Det har i utredningen ikke vært mulig å etablere gode kalkyler for hva kommunen kan forvente å

måtte betale i markedet ved en evt. konkurranseutsetting, slik som vi har gjort for renhold.

Kommunen er strengt tatt ikke avhengig av å beholde egen kompetanse på praktisk bistand til

brukerne i bofellesskapene. Etter møter med pårørende og representanter for tjenesten mener vi

imidlertid at kommunen har et vesentlig kompetanse- og kvalitetsfortrinn gjennom relasjonene til

brukere og pårørende. Dette beskrives som et familiært forhold for flere brukere. Vi er også kjent

med de positive effektene den etablerte relasjonen har i tilfeller der andre aktører, eksempelvis

spesialisthelsetjenesten, må yte pasienthjelp eller andre tjenester til brukerne. En slik relasjonell

kompetanse og kvalitet kan ikke beskrives i en anbudsprosess og vil ikke kunne oppnås på annen

måte enn gjennom kontakt med brukerne over lengre tid.

Vår konklusjon er at det ikke foreligger organisatoriske eller markedsmessige forhold som er til

hinder for at Øvre Eiker kommune kan konkurranseutsette tjenestene i bofellesskapene i

kommunen. Vi er imidlertid usikker på om en eventuell konkurranseutsetting av tjenesten kan

gjøres med tilsvarende kvalitet som i dag. Dette skyldes de langvarige relasjonene kommunens

ansatte har med det som må kunne regnes som særdeles utsatte brukere. Videre har vi ikke

holdepunkter for at kommunen vil kunne redusere sine kostnader til brukere i bofellesskap ved en

eventuell konkurranseutsetting.

På bakgrunn av vårt mandat anbefaler vi derfor å ikke konkurranseutsette kommunens bofellesskap

med bakgrunn i et ønske om å redusere kommunens kostnader.


Side 25 av 49

7. Renhold

7.1. Renhold er organisert i fem roder med et eget ressursteam

Renholdsoppgavene i kommunen er organisert i teknisk seksjon under leder forvaltning, drift og

vedlikehold av bygg. Det som etter en omorganisering i 2016 er igjen av teknisk seksjon

(tjenesteområde FDV) er midlertidig organisert under Seksjon for fellestjenester og service. Slik

renholdstjenestene er beskrevet av kommunen selv har ikke tjenesteområdet myndighetsoppgaver.

Renholdsaktivitetene er inndelt geografisk etter roder, i totalt fem roder. I tillegg er det etablert et

ressursteam. Tjenesten har 44,1 årsverk fordelt på 49 ansatte, eksklusive seksjonsleder og

tjenesteleder. 13 ansatte har fagbrev men resterende ansatte er ufaglærte. Den organisatoriske

inndelingen i rode og team fremgår av organisasjonskartet over:

Rodene har ansvaret for renholdsaktivitetene. Rodelederne og ressursteamet har ansvar for

opplæring, bestillinger og fakturabehandling, utarbeidelse av renholds- og arbeidsplaner i tillegg til

at teamet dekker opp ved fravær og ferie.

Renholdstjenesten har ansvaret for daglig renhold og periodisk renhold. Periodisk renhold utføres

hele året gjennom, herunder innvendig rengjøring av vinduer tre ganger årlig og utvendig rengjøring

av vinduer to ganger årlig. Vegger, himling og inventar rengjøres ukentlig slik at hele bygget er

rengjort i løpet av året. Totalt har tjenesten ansvaret for rengjøring av vel 69 200 m2 fordelt på

ulike typer kommunale formålsbygg. Tabellen under viser de ulike typene formålsbygg som

renholdes med antall kvadratmeter:

Type formål Samlet antall kvadratmeter

Skole 33 981 m2

Institusjon 13 332 m2

Administrasjon 8 109 m2

Kultur- og idrett 5 406 m2

Barnehage 4 044 m2

Bolig11 2 252 m2

11 Bolig inkluderer avlastningsbolig, barnebolig, psykiatribolig og omsorgsbolig

Tabell 3 Organisasjonskart Renhold (Kilde: Øvre Eiker kommune)

Seksjon

Teknisk

Tjeneste-

område FDV

Renhold VaktmesterBygg-

administrasjon

RessursteamRode

Hokksund

Rode Røren

og OrmåsenRode Helse

Rode

Vestfossen og

Darbu

Rode Skotselv


Side 26 av 49

Andre typer formålsbygg12 1 214 m2

Tekniske formålsbygg13 906 m2

Tabell 4 Antall m2 gruppert etter type formålsbygg (Kilde: Øvre Eiker kommune)

Omfanget av rengjøringen varierer fra bygg til bygg og fra rom til rom. Ulike arealer rengjøres med

ulik frekvens og etter ulikt INSTA-nivå14. INSTA-standarden har 6 kvalitetsnivåer, hvor 5 er høyeste

nivå og 1 er lavest (nivå 0 har ingen praktisk betydning). Nivå 5 stiller krav om et praktisk talt

prikkfritt resultat. Totalt rengjøres om lag 267 000 m2 kommunale formålsbygg hver uke. En

fullstendig oversikt over arealene som rengjøres ukentlig til hvilket INSTA-nivå, fremgår av vedlegg

1. Renholdet utføres gjennom hele dagen, men er tilpasset byggenes brukere så langt det lar seg

gjøre. Eksempelvis er renhold ved skolene tilpasset undervisningen slik at enkelte

rengjøringsaktiviteter gjøres i friminutt og andre ledige perioder.

Kommunens bygg brukes til ulike aktiviteter utover byggets primære formål, gjerne i helger og på

kveldstid. Dette er bruk som ikke nødvendigvis er lagt til grunn for renholdsplanene som spesifiserer

rengjøringsfrekvens og INSTA-nivå, men som medfører økt tilsmussing av lokalene som deretter må

rengjøres. Eksempler på slik bruk:

• Idrettsaktiviteter i hall på dag- og kveldstid, samt i helger

• Møter og andre typer arrangementer (eksempelvis konfirmasjon) i spisesal på helseroden

• Kulturaktiviteter som musikkskole, korøvelser mv.

• Bruk av skolekjøkken, barnehager mv. til privat bruk, herunder bursdager

Videre brukes haller hyppig til idrettsaktiviteter utover fysisk aktivitet i skoletiden. Eksempelvis er

Sentrumshallen i bruk fra 16:00 alle dager (enkelt dager fra tidligere) og frem til 22:00, samt hyppig

brukt i helger. Videre er Hokksund kultursal hyppig brukt på ettermiddag og kveldstid i ukedagene,

samt til konserter, teater mv. i helg.

7.2. Kommunen har ikke samarbeid med andre, og kjøper ikke tjenester eksternt

Kommunen har per i dag ingen samarbeid med andre kommuner og kjøper ikke renholdstjenester fra

eksterne.

7.3. Det finnes et marked for renholdstjenester


• En begrenset oversikt over lokale aktører og aktører i nærheten av kommunen

• Avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked som grunnlag for å utrede

konkurranseutsetting



vil utvikle seg dersom Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette renholdstjenestene.

Analysen er basert på offentlig tilgjengelig informasjon, herunder fra proff.no. Søket er basert på

følgende kriterier:

12 Omfatter Ambulansesentralen Hokksund, Familiesenter/Helsestasjon, Gamle legevakt og Strømhauggata 2 13 Omfatter Renseanlegg og Teknisk sentral 14 Norsk standard INSTA 800; Standard Norges system for å fastsette og bedømme renholdskvalitet


Side 27 av 49

• Bransje: Rengjøring av bygninger (NACE-kode 81.210)

• Sted: Øvre Eiker, Nedre Eiker, Kongsberg, Flesberg, Modum og Drammen

• Selskapsform: AS, ASA

• Antall ansatte: Mer enn 5

• Stiftelsesår: Før 2015

Det bør være minst tre leverandører innenfor området for at det skal kunne kalles et fungerende

marked. Basert på ovennevnte kriterier er det registrert 24 selskaper i det definerte området.

Dersom søket begrenses til Eikerkommunene og Drammen er det registrert 19 selskaper. I Øvre Eiker

alene er det tre selskaper som oppfyller kriteriene.

NHO Services renholdsportal15 inneholder en oversikt over selskaper som skal kjenne bransjens

kvalitetskrav godt. Det er registrert ni selskaper i Buskerud, herunder fire i Drammen og to på

Kongsberg. Dette er selskaper som ikke nødvendigvis er registrert med forretningsadresse i

kommunene nevnt over, men som kan ha avdelinger i nærheten av Øvre Eiker.

Oppstillingen under viser tre aktører registrert i NHOs renholdsportal med aktivitet i nærliggende

områder. Disse tre aktørene er godkjente renholdsvirksomheter iht. Arbeidstilsynets register over

godkjente renholdsvirksomheter.

De tre selskapene har mange ansatte og derfor antakelig kapasitet til å ta et oppdrag av den

størrelse det her er snakk om. Vi presiserer at antallet ansatte ikke er begrenset til

renholdspersonell eller til avdelingene som ligger nærmest Øvre Eiker. Tallet på faktiske renholdere

ved de lokale avdelingene vil derfor avvike fra dette. De tre selskapene registrert i Øvre Eiker

regnes som for små til å kunne levere dersom en samlet renholdskontrakt for Øvre Eiker legges ut på

anbud (forutsatt det ikke blir en virksomhetsoverdragelse). Det er ikke hensiktsmessig å vurdere

hvorvidt de kunne vært egnet til å håndtere kontrakter for deler av kommunens bygningsmasse, da

dette er vurderinger som ligger til planleggingen av en konkurranseutsetting skulle dette vedtas.


for fremtidig drift. Alle tre selskaper har positive driftsresultat. Vi har ikke foretatt en grundig

analyse av soliditeten (evne til å tåle tap) for de utvalgte selskapene, da dette er vurderinger som

bør gjennomføres i kvalifikasjonsprosessen i en eventuell anbudskonkurranse.

Det er vår vurdering at markedet for renholdstjenester innenfor rimelig nærhet av Øvre Eiker

kommune er tilstrekkelig for at det vil være en reell konkurranse om en eventuell kontrakt med

kommunen.


leverandørene får tilgang til en gjennomgang av alle objektene kontrakten vil omfatte.

15 https://renholdsportalen.no/renhold-leverand%C3%B8rer

Leverandør

2016 2015 2014 2013 2016 2015 2014 2013

Elite Service Partner AS* 1 136 - 785 743 672 920 615 731 - 36 665 35 227 30 322

ISS Facility Services AS* 9 258 - 4 590 420 4 528 382 4 874 139 - 265 796 180 775 227 455

Insider Facility Services AS** 283 95 556 82 714 98 453 91 409 3 415 2 790 3 568 -132

Antall

ansatte

Driftsinntekter (i 1000 kr) Driftsresultat (i 1000 kr)

Tabell 5 Driftsinntekter og driftsresultat for utvalgte selskaper i perioden 2013-2016. Regnskapstall for 2016 foreligger ikke for verken Elite Service Partner AS eller ISS Facility Services AS per primo april (Kilde: Proff.no) * Avdelinger i Drammen og Kongsberg

** Avdeling i Drammen

https://renholdsportalen.no/renhold-leverand%C3%B8rer


Side 28 av 49

7.4. Den økonomiske analysen viser at tjenesten drives kostnadseffektivt

Ved en eventuell konkurranseutsetting av renholdstjenester er det naturlig at den økonomiske

komponenten i en anbudskonkurranse baseres på pris per kvadratmeter. Ulike typer bygg har ulik

effekt på kvadratmeterprisen for renhold, og vi har derfor valgt å presentere analysene brutt ned på

formålsbygg. Vi har beregnet kommunens kostnad per kvadratmeter slik denne fordeler seg på de

ulike typene formålsbygg som renholdes (jf. tabellen i kapittel 7.1).

7.4.1. Kostnadsanalyse av renhold i Øvre Eiker kommune

De ulike parameterne som danner grunnlaget for analysen er nærmere forklart under:

• Areal: antall kvadratmeter kommunen har oppgitt for det enkelte bygg som er kategorisert etter

formål.

• Årsverk (stilling): Dette er antall årsverk som faktisk utførte arbeid i 2016. Tallet skiller seg fra

antall årsverk som er ansatt grunnet permisjoner mv. Ressursteamet inngår ikke i dette tallet.

Kommunen har selv fordelt antall årsverk på de ulike byggene som videre er samlet i type

formålsbygg.

• Direkte kostnader: Summen av Lønn og lønnsrefusjoner, andre driftsutgifter og kjøp av varer og

tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon slik det er oppgitt i regnskapsinformasjonen fra

kommunen. Summen av direkte driftskostnader er derfor å anse som bruttokostnader, da

inntekter fra annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester og internsalg ikke er inkludert.

Årsaken til dette er at dersom tjenesten skulle vært konkurranseutsatt ville man også mistet

inntektene.

• Indirekte kostnader: Her tilkommer andel av seksjonsleder og tjenesteleder FDVs kostnader

allokert til renhold. Ressursteamet er kostnadsberegnet basert på en gjennomsnittskostnad per

ansatt, multiplisert med to ansatte. Videre er det allokert en andel kostnader for kommunens

sentrale økonomi- og personalkostnader. Dette er fordelt etter andel netto driftsutgifter. IT-

kostnader er fordelt etter antall stasjoner og lønnskostnader med en timekostnad og et anslått

timeforbruk per ansatt. Det er også beregnet en kostnad for at renhold disponerer arealer i ulike

bygg. Dette er beregnet etter andel benyttelse av bygget multiplisert med driftskostnader ført på

bygget. De indirekte kostnadene er summert og fordelt til de ulike typene formålsbygg etter

relativ arealandel.

• Rengjort areal per uke: Antall m2 multiplisert med antall ganger arealet rengjøres hver uke

• Vektet gjennomsnittlig INSTA-nivå: Arealet som rengjøres etter et gitt INSTA-nivå er vektet etter

hvor stor del av det totale arealet på typen formålsbygg det utgjør. Vektene er summert til en

samlet vekt for typen formålsbygg

Tabellen under oppsummerer analysene som er gjort:


Side 29 av 49

Vi ser at det er relativt store forskjeller i kostnad per m2 mellom ulike typer formålsbygg. Særlig

ligger barnehagebyggene høyt. Det er en antakelse at høy kvadratmeterkostnad kan forklares med

at arealet rengjøres ofte. Dette ville gitt utslag i relativt like kostnader per rengjort m2. Dette vises

i kolonnen lengst til høyre i tabellen og vi ser at dette ikke er en god forklaring. En annen forklaring

kunne vært at barnehager rengjøres på et relativt sett høyt INSTA-nivå. Vårt vektede gjennomsnitt

viser at så heller ikke er tilfelle. En mulig forklaring på høye kvadratmeterkostnad i barnehage kan

være at byggene ikke er tilpasset driften, eksempelvis at et bygg er tatt i bruk som barnehage,

mens det var bygget for et annet formål, eksempelvis bolig.

Vi finner det viktig å kommentere INSTA-nivået for administrasjonsbygg særskilt. Kommunen har

opplyst om at dette nivået er satt høyt for å kompensere lavere rengjøringsfrekvens med høyere

renhetsgrad hver gang det rengjøres.

7.4.2. Det er gjort en sammenligning av kostnader med utvalgte kommuner

For å kunne vurdere Øvre Eiker kommunes renholdskostnader er det ønskelig å gjøre en

sammenligning mot andre. Tall fra KOSTRA er mye brukt til sammenligninger i kommunesektoren.

ASSS-nettverket16 i regi av KS har over lang tid arbeidet sammen for å sikre enhetlig innrapportering

av KOSTRA-tall, samt utviklet egne indikatorer for måling av kommunal tjenesteproduksjon.

Gruppen har konkludert med at data på renhold fortsatt er så mangelfull at kommunene må styrke

kvaliteten på disse tallene før de tas inn i nettverkets effektiviseringsgrupper. Vi har derfor valgt å

ikke gjøre en KOSTRA-analyse på utgifter til renholdsaktiviteter som grunnlag for vurdering av Øvre

Eikers kostnadsnivå sammenlignet med andre. Vi har kjennskap til en mulighetsstudie utarbeidet av

NHO Service som gjelder Øvre Eiker kommune. Denne er basert på tall fra KOSTRA og vil være

omfattet av de samme utfordringer knyttet til datakvalitet som nevnt over.

«Innsparingspotensialet» som nevnes i mulighetsstudien tar heller ikke hensyn til

transaksjonskostnader forbundet med konkurranseutsetting.

Vi har i stedet valgt å sammenligne kostnadsnivået i Øvre Eiker med sammenlignbare tall fra et

lignende utredningsprosjekt i regi av BDO, samt med Holtes FDV-nøkkel (Holtenøkkelen)17. Videre

har vi benyttet en tjenesteanalyse i regi av Asker kommune med regnskapstall for 2015. Tallene for

alle sammenligningskommunene er regulert etter kommunal deflator for 201618. Det er flere

usikkerhetsfaktorer knyttet til tallene, slik at disse ikke må ses på som et nøyaktig bilde av de

16 Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner 17 Holtes FDV-nøkkel er en bransjenorm for effektiv bygningsforvaltning. Den omhandler alle områder innenfor budsjettering, planlegging og kontroll av kostnadsdata knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). 18 Unntaket er Sørum, Skedsmo og Flora kommune som er justert med kommunal deflator for 2015 og 2016

Type formål Areal

Årsverk

(stilling)

Direkte

kostnader

Indirekte

kostnader

Kostnad per

m2

Vasket

areal per

uke

Vektet

gj.snittlig

INSTA-nivå

Kostnader per

vasket m2

Skole 33 981 22,07 11 663 914 1 104 321 376 144 865 3,91 88,14

Institusjon 13 332 6,83 3 610 528 433 269 303 44 975 3,74 89,91

Administrasjon 8 109 3,00 1 585 383 263 533 228 24 314 4,05 76,04

Kultur- og idrettsbygg 5 406 1,45 764 523 175 696 174 22 916 3,38 41,03

Barnehage 4 044 4,25 2 247 748 131 405 588 18 078 3,94 131,60

Bolig 2 252 0,87 459 739 73 197 237 5 189 3,69 102,71

Andre typer formålsbygg 1 214 0,66 348 808 39 443 320 3 474 4,04 111,76

Tekniske formålsbygg 906 0,55 288 982 29 433 352 3 149 4,28 101,12

Sum 69 245 39,68 20 969 624 2 250 298 335 266 961

Tabell 6 Beregning av kostnad per m2 (Kilde: Øvre Eiker kommune)


Side 30 av 49

faktiske kostnadene og hva disse faktisk inneholder. I Flora kommune er eksempelvis skole og

barnehager samlokalisert, slik at kostnad per m2 er felles, og således ikke direkte sammenlignbare. I

Asker kommune er det oppgitt at barnehagene er bygg med små rom, og idrettshaller er preget av

flere halvetasjer mv. På denne bakgrunn vil ikke formålsbyggene, og dermed renholdskostnaden per

kvadratmeter, være direkte sammenlignbar. Et annet moment er at sammenligningen ikke omfatter

alle typer formålsbygg som er definert for Øvre Eiker. Dette medfører at sammenligningen ikke

dekker hele det rengjorte arealet.

Holtes FDV-nøkkels kostnadstall for normal standard er også lagt til grunn i figuren under. I

sammenligning mot kultur- og idrettsbygg er gjennomsnittet av kulturhus og idrettshall håndball

benyttet. Tall for kontorbygg er benyttet i sammenligning mot administrasjonsbygg. I

sammenligningen mot bolig er Holtenøkkelens tall for bofellesskap benyttet. Dette er ikke

nødvendigvis direkte sammenlignbart med vår gruppering av formålsbyggene.

Sammenligningen er oppsummert i tabellen under.

Som vi ser ligger Øvre Eiker verken høyest eller lavest for noen av typene formålsbygg sammenlignet

med de andre kommunene. Vi ser at kommunene i sammenligningsgrunnlaget kun unntaksvis har et

kostnadsnivå som tilsvarer eller overgår Holtenøkkelens normtall.

Vi har analysert de direkte kvadratmeterkostnadene for de ulike kommunene og hvilken effekt deres

enhetskostnader ville hatt på de direkte kostnadene for Øvre Eiker kommune gitt Øvre Eiker

kommunes fordeling av areal.

Kommune Flora Skedsmo Lørenskog Nittedal Asker Sørum

Differanse

direkte kostnader

1 213 796

4 204 178

1 347 398

-763 634

-2 536 896

-2 315 424

Tabell 7 Teoretisk besparelse/merkostnad på direkte kostnader ved å legge Øvre Eikers arealfordeling på ulike typer formålsbygg til grunn sammen med sammenligningskommunenes kostnader per kvadratmeter for de ulike formålsbyggene. Negative tall betyr et teoretisk effektiviseringspotensial, mens positive tall betyr en teoretisk merkostnad for Øvre Eiker kommune (Kilde: Asker kommune og BDO)

Denne analysen viser at Øvre Eiker kommune kunne spart om lag 2,5 mill. dersom kommunen hadde

samme direkte kostnad per m2 som Asker kommune. Samtidig viser den at Øvre Eiker kommune ville

hatt en merkostnad på 4,2 mill. dersom den hadde samme direkte kostnad per m2 som Skedsmo

kommune. Spriket i tallene viser at det er vanskelig å sammenligne samme typer formålsbygg på

tvers av kommuner grunnet ulikheter i bygningsmassen. Vi presiserer at analysen kun tar for seg

direkte kostnader. De indirekte kostnadene kommer i tillegg og vil kunne gi et annet bilde. Disse

kostnadstallene har ikke vært tilgjengelige for denne utredningen.

Type formål Øvre Eiker Flora Skedsmo Lørenskog Nittedal Asker Sørum Holtenøkkelen

Skole 343 370 329 345 307 263 231 577

Institusjon 271 Ikke tall 456 309 289 262 386 359

Administrasjon 196 211 342 261 231 166 321 305

Kultur- og idrettsbygg 141 317 277 229 227 338 130 382

Barnehage 556 370 542 503 452 455 315 735

Bolig 204 Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall 224

Andre typer formålsbygg 287 Ikke tall 579 270 197 193 264 Ikke tall

Tekniske formålsbygg 319 Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall

Figur 4 Sammenligning av kostnad til renhold per m2 mot Flora kommune og Holtenøkkelen på renhold (Kilde: BDO, Asker kommune og Holtes FDV-nøkkel)


Side 31 av 49

Det er naturligvis ønskelig å kunne sammenligne kommunens enhetskostnader samlet og for de ulike

typene formålsbygg med priser i markedet. Dette fordrer en prisinnhenting fra markedsaktører. Av

særlig to årsaker er ikke dette mulig. For det første fordrer en kvadratmeterpris fra en

markedsaktør tilgang til bygget for å beregne pris per de ulike arealene som skal rengjøres etter en

gitt kvalitetsbeskrivelse. For det andre er angivelse av enhetspris for en aktør å anse som

konkurransesensitiv informasjon som ikke kan offentliggjøres i denne typen rapport.

Vi har allikevel satt opp en tenkt kalkyle for en privat aktør for å forsøke å synliggjøre en eventuell

kostnadsdifferanse. Vi har basert oss på timelønnssatser fra Renholdsoverenskomsten19 og lagt

gjennomsnittlig 8 års ansiennitet til grunn for benyttet timesats. Videre har vi lagt tilsvarende

bemanning som kommunen har per i dag med samme fordeling av faglært og ufaglært arbeidskraft

og sosiale kostnader (feriepenger, arbeidsgiveravgift) på 30 %. For å beregne kostnad per årsverk

har vi lagt 1750 timer til grunn20. For å beregne overheadkostnader har vi benyttet tall fra

renholdsportalen som tilsier at om lag 85 % av renholdskostnaden er lønn og lønnsrelaterte

kostnader, mens resterende 15 % er materialkostnader, avskrivninger, administrasjon mv. Videre har

vi lagt til grunn en margin på 10 %. Basert på disse forutsetningene kommer vi frem til en samlet

kostnad på 22,2 mill.

Vi har hentet inn opplysninger om renholdskontrakter i en annen kommune i det sentrale

østlandsområdet. Kontraktene er basert på de til enhver tid gjeldende timesatsene i

Renholdsoverenskomsten. Vi har kalkulert den gjennomsnittlige kostnaden de over 12 leverandørene

på avtalen ville hatt med samme ansiennitet og fordeling faglært/ufaglært arbeidskraft. Kalkylene

viser at det private markedet i gjennomsnitt gir en kostnad for Øvre Eiker kommune på 22,8 mill.

Til sammenligning med kalkylene fra privat en tenkt og reelle private leverandører viser våre

beregninger over at kommunen per i dag har kostnader til renholdstjenesten på til sammen 23,2

mill.

I tillegg til kostnadene forbundet med selve tjenesten kommer kostnader til en bestillerenhet i

kommunen. Basert på forutsetningen om at denne funksjonen for en stor del vil kunne dekkes innen

rammene for dagens ressursteam vil dette utgjøre minimum om lag 1 mill. Dette er beregnet ut i fra

gjennomsnittslønn i renholdstjenesten og bemanningen av ressursteamet per i dag.

7.5. Det er ikke konkrete kvalitetskrav som påvirker kompetansebehovet

Kommunen opplyser om at renholdet i kommunen skal planlegges og utføres slik at innemiljøet

holder et hygienisk forsvarlig og estetisk tilfredsstillende nivå til enhver tid. Alt renhold i kommunal

regi utføres etter NS-INSTA 800. Dette er den eneste offentlig godkjente standard for måling av

rengjøringskvalitet og brukes til vurdering på alle typer lokaler. Som nevnt over varierer

kvalitetsnivået fra bygg til bygg og rom til rom i det enkelte bygg.

Utskifting av renholdspersonell kan medføre økt uro for eksempel for beboere i bofellesskapene. En

stabil bemanning vil derfor kunne medføre økt kvalitet for brukere av andre tjenester. Det er meget

vanskelig å kontrollere og måle effekten av dette.

Vi har tatt som forutsetning at kompetansen med dagens bemanning er tilstrekkelig for å kunne

levere tjenester av god kvalitet i fremtiden.

19 Renholdsoverenskomsten mellom Hovedorganisasjonen Virke og Norsk Arbeidsmandsforbund 2016-2018 20 http://www.ssb.no/a/metadata/conceptvariable/vardok/2744/nb

http://www.ssb.no/a/metadata/conceptvariable/vardok/2744/nb


Side 32 av 49

7.6. Oppsummering

Utfra kommunens beskrivelse har ikke renholdstjenesten myndighetsoppgaver.

Markedsanalysen viser at det finnes et tilstrekkelig antall aktører som leverer renholdstjenester i

dag i regionen. Markedet er etter vår vurdering tilstrekkelig for å sikre en konkurransesituasjon ved

en eventuell konkurranseutsetting. Det er i denne forbindelse viktig å påpeke at kommunens egne

ansatte skal ha muligheten til å komme med et internbud. Dette vil styrke konkurransesituasjonen

ytterligere.

De økonomiske analysene, inkludert sammenligningen med andre kommuner, er ikke entydige på

hvorvidt det eksisterer et effektiviseringspotensial for kostnad per kvadratmeter i kommunen per i

dag. Det er vår vurdering at det er mest nærliggende å anta at et slikt potensial finnes på renhold

av barnehagene, bolig, tekniske formålsbygg og andre typer formålsbygg. Videre vil det etter vår

vurdering være naturlig å ta en grundig gjennomgang av INSTA-nivåene på de ulike arealene for å

sikre at dette er riktig ifm. en eventuell konkurranseutsetting.

Uten en reduksjon av antall stillinger eller endring av kompetansesammensetningen fra dagens nivå

viser sammenligningen med en tenkt privat aktør i avsnitt 7.4. et noenlunde likt kostnadsnivå når

kostnader til faglige bestiller- og oppfølgingsressurser legges til. Analysene av gjennomsnittlig

kontraktskostnad for renholdstjenester i en kommune på det sentrale østlandsområdet viser en

kostnadsøkning i forhold til kommunens kostnadsnivå per i dag når tilsvarende kostnader til faglige

bestiller- og oppfølgingsressurser inkluderes.

Kommunen er ikke avhengig av å beholde egen renholderkompetanse, men fast renholdspersonell

kan ha en positiv innvirkning på andre tjenester i kommunen. Dette kan det stilles krav om i en

eventuell konkurranse og etter en innkjøringsperiode vil dette kunne oppnås også for en ekstern

leverandør.

Vår konklusjon er at det ikke foreligger organisatoriske eller markedsmessige forhold som er til

hinder for at Øvre Eiker kommune kan konkurranseutsette renholdstjenestene i kommunen. Vi

konkluderer imidlertid med at en eventuell konkurranseutsetting ikke vil medføre økonomiske

gevinster, gitt at kvaliteten skal holdes tilsvarende dagens nivå. Dette bygger på en antakelse om at

kvalitet er knyttet til kompetanse og ansiennitet.

På bakgrunn av vårt mandat anbefaler vi derfor å ikke konkurranseutsette kommunens

renholdstjenester med bakgrunn i et ønske om å redusere kommunens kostnader.

8. IKT

8.1 Tjenesten består av 7 ansatte og er underlagt Seksjon fellestjenester og service

8.1.1. Generelt om tjenesten

IKT – avdelingen har ansvar for anskaffelse, drift, sikkerhet, vedlikehold og utfasing av alle IT-

systemer, samt telefoni på alle lokasjoner. Avdelingen utøver brukerstøtte og betjener helpdesk

som er tilgjengelig 24/7. IKT –avdelingen bistår alle øvrige enheter som eksempelvis skoler,

barnehager, sykehjem og NAV ved IT-relaterte prosjekter. IKT-avdelingen har også ansvaret for at

løsningene som benyttes av kommunen er i samsvar med dagens teknologiske utvikling, samt

kommunens behov og gjeldende lover og regler.

Avdelingen består av 6 medarbeidere og en leder, og alle i avdelingen har egne oppgaver. I følge

IKT-avdelingen jobber alle ansatte unntatt lederen operasjonelt med egne områder og har lite

overlapping av funksjoner unntatt ved hendelseshåndtering. Ifølge lederen har alle i avdelingen

generelt god IT-kompetanse for å dekke dagens behov.


Side 33 av 49

Nøkkeltall fra enheten presenterer omfanget av tjenesten.

Dimensjon Verdi Kommentar \

Antall ansatte 7

Lærling 1

Praksisplass 1

Pc’er 1400 fordelt 50 % mellom administrasjon og 50 % elever. Av disse er 600 tynnklienter

PC-typer 89

Servere 150 virtuelle, i tillegg er det noen fysiske

Fagsystemer ca. 200

Trådløse AP’er ca. 250

Switcher 150

Lokasjoner ca. 47

Interne støttesystemer bidrar til stabil og sikker drift i kommunen. Porteføljen av støttesystemer er

veldig bred, lite ensartet og lite dokumentert. Vi har ikke funnet fullstendig beskrivelse av

porteføljen med vurdering av verdi, funksjon, avtalevarighet, etc. Oversikt i vedlegg 2 er basert på

samtaler og notater fra IKT-avdelingen og antas å ikke være fullstendig.

8.1.2. Fem tjenestefunksjoner som tjenesten server

IKT-avdelingen har ikke spesifiserte funksjoner i virksomhetsplaner eller andre skriftlige

styringsdokumenter. Til tross for dette har vi forsøkt, i samarbeid med leder og ansatte, å dele

virksomheten inn i fem ulike funksjoner. Disse funksjonene er typiske for en IT-organisasjon i

kommunal sektor og er basert på behov fra organisasjon.

Innenfor disse områdene har vi forsøkt å kartlegge de ansattes ressursbruk og oppgaver som

virksomheten gjennomfører. Følgende funksjoner er representert i IKT-avdelingen:

Figur 5: Fordeling på aktivitetsområder, kilde: Fordeling av årsverk per aktivitet levert fra IKT-avdeling

I de påfølgende avsnittene har vi kort beskrevet ressursene som er allokert, samt oppgaver og

tjenester som virksomheten leverer.

Arbeidstid fordelt per tjenesteområdet

Digital sikkerhet IT-brukerstøtte IT-drift IT-forvaltning IT-strategi og –styring


Side 34 av 49

Digital sikkerhet

IKT-avdelingen har helhetlig ansvar for digital sikkerhet med myndighet til å implementere og

håndheve vedtatte sikkerhetspolicyer. Innenfor dette området avsettes det rundt 1 årsverk (basert

på opplysninger mottatt fra IKT-avdelingen). Tilknyttet denne funksjonen har IKT-avdelingen

driftsavtaler med leverandører som ATEA. Driftsavtalene beløper seg til årlige kostnader i underkant

av 200 000 kroner. Innenfor samme fagområdet var det i 2016 gjennomført investeringer på rundt

950 000 kroner. Den største investeringen var knyttet til et produkt levert av Dulram AS med

produktnavnet Trend Deep Discovery Analyzer HW+SW Appliance.

For dette fagområdet har ikke virksomheten definerte KPIer. Ved nærmere samtaler med leder og

ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at det i 2016 var registrert ca 20 000 angrepsforsøk i

måneden som blokkeres. Det var i tillegg rundt 2 millioner spam-mail som ble håndtert ved hjelp av

virksomhetens systemer, og hvor den ansatte som har vakt har ansvaret for å gjennomgå

spamfilteret. Vi fikk videre opplyst at det var flere angrep på kommunens systemer i 2016 som ikke

ble forhindret. Alle angrep ble håndtert innenfor kort tid og sikkerheten ble ivaretatt uten at skader

har oppstått.

IT-brukerstøtte

IKT avdelingen har ansvar for å gi IT-brukerstøtte. Brukerstøtte er tilgjengelig via skranker, telefon

eller epost. Innenfor dette området avsettes det rundt 2 årsverk, ifølge informasjon fra IKT-

avdelingen. Vaktordningen belastes overtid kun i de tilfeller der det oppstår hendelser, selv om

vaktansvarlig er tilgjengelig hele døgnet.

Tilknyttet denne funksjonen har IKT-avdelingen driftsavtaler med leverandører av helpdesk og

saksbehandlingssystemer som EASIT AS. Driftsavtalene beløper seg til årlige kostnader i overkant av

100 000 kroner. Innenfor samme fagområdet var det i 2016 gjennomført få ubetydelige

investeringer.


ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at det i 2016 var registrert 4043 saker. Ifølge IKT-avdeling

er det reelle tallet mye høyere (ca. 7-8 000) da ikke alle saker blir registrert. Typisk er saker hvor

brukere kommer på døren, eller ringer helpdesk-telefonen. Antall saker som ble løst ila 2016 er

oppgitt å være ca 90 %, ifølge informasjon fra IKT-avdelingen. Sakene lukkes ikke omgående derfor

vil uttrekk av åpne saker ikke gi et korrekt bilde.


Side 35 av 49

Figur 2: Fordeling av saker per området, kilde: Rapport, levert av IKT-avdeling.

IT-drift

IKT-avdelingen drifter og vedlikeholder kommunes IT-systemer og infrastruktur. Dette innbefatter

tjenester som:

• Drift av databaser, servere og samhandlingsløsninger

• Lagring og sikkerhetskopiering,

• Klientadministrasjon og programvaredistribusjon,

• Drift av fastnett og trådløsnett, telefonitjenester og skrivere.

IKT-avdelingen betjener også skoler, Rådhuset og andre lokasjoner med følgende bistand:

• Oppsett og oppdatering av PC-er, oppsett av hjemmekontor, installering og vedlikehold av drivere

• Tilgangsadministrasjon, assistanse ved brukerfeil, brukeropplæring og veiledning

• Windows-drift, div. utskriftsproblemer

• Betjening av smartboard i forbindelse med feilsøking og feilretting, oppdatering, justering og

innstilling

• Betjening av skole-nettbrett og mobiltelefoner i forbindelse med feilsøking, konfigurering,

oppsett av E-post, brukeropplæring og veiledning.

IKT-drift er ansvarlig for feilsøking og konfigurering av nettverk og administrasjon av WLAN.

I tillegg er IKT-drift ansvarlig for alle telefonsentraler, fasttelefoner, analoge linjer, ISDN, SDSL

linjer, 4G lokasjoner, IP telefoner, mobiltelefoner, dekningsutstyr. Aktiviteten innebærer betjening

av fastnett på 48 lokasjoner (ca. 700 telefoner), betjening av trio–agenter fordelt på 3 lokasjoner,

oppsett av telefoner, linjer etc. I tillegg kommer det betjening av 530 abonnement for

mobiltelefoni fordelt på 90 fakturakontoer som drift overvåker forbruket på, samt anskaffelse av

nye SIM-kort til mobiler og nettbrett.

Skype for Business ligger også i denne aktiviteten. Løsningen er i implementeringsfasen og IKT drift

har fått ansvaret for vedlikehold.

863

670

438360 358

246194 173 173 128 114 102 81 56 56 20 11

Totalt


Side 36 av 49

I tillegg ligger administrasjon av løsningen med elektronisk meldingsutveksling under driftsansvaret.

Tjenesten gjelder for virksomhetene legevakt, helsestasjonen, pleie og omsorg og legetjenesten på

Hassel fengsel.

Innenfor dette området avsettes det rundt 1 årsverk basert på informasjon som er levert av IKT-

avdelingen. Denne aktiviteten omfatter de største driftsavtalene og lisenspakker for til sammen ca

6,7 millioner, samt en del investeringer som i 2016 beløp seg til 1,5 millioner. Driftsavtaler

relaterer seg til vedlikehold og oppdatering av programvaren som brukes av andre tjenesteområder i

kommunen.


ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at oppetid i 2016 var estimert tilnærmet 100%, men

faktisk måling foretas ikke. Ifølge IKT-avdeling har det ikke oppstått noen kritiske hendelser ila

2016.

IT-forvaltning

Oppgaven innbefatter koordinering og styring av både fagsystemer og støtte-systemer gjennom hele

IT-systemenes livsløp: (anskaffelse, drift, vedlikehold, avvikling). Innenfor dette området avsettes

det rundt 1,2 årsverk.

Det er ingen driftsavtaler eller investeringer som IKT-avdeling kunne knytte direkte til denne

aktiviteten.


ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at antall fagapplikasjoner som driftes i 2016 er ca. 200,

de fleste krever oppgradering, testing og tett samarbeid med applikasjonseiere. System-

applikasjoner som driftes er ca. 30 (se vedlegg 2).

Fagapplikasjoner er fordelt slik, relatert til kommunale tjenester:

Arkivet

Barnevern

Geodata

Helse og omsorg

Kommunal-teknisk

NAV Oppvekst

PP-tjenesten

Økonomi Administra-sjon

Ephorte

Familia Planregister

Lync Citect

MD Voksenopplæring

Hypernett Aseba Politikerløsning

Kommune 24-7

Gisline windows

Dips for alle CGM appl

Johnson Control

MD Flyktning

Sats barnehage ext WEBappl

PPI VIP24

PixEdit

Gisline Webinnsyn

Trio bruker alle

Komtek Visma Velferd

Sats skole

QM plus

RiskManager

WebMatrikkel

Soma Gemini

Intranett/Internett

Visma Samh.Arkiv Profil

Matrikkel

CGM Allmenn (Hassel)

Visma DVPro

Visma Expens

Visma Samh.Arkiv Velferd

CGM Journal/kom.lege

Visma Ansatt HRM


Side 37 av 49

Extensor

CGM Journal Legevakt

Visma Faktura scan

CGM Helsestasjon

Visma Kommfakt

GAT

Visma Økonomi

AIVO2000

10 Faktor

Digitalt Nattilsyn

HealthTech (medisinskap)

Visma Link

Visma Mobil Omsorg

Visma Profil

Figur 3: Fordeling av fagapplikasjoner, kilde: Rapport, levert av IKT-avdeling.

I følge IKT-avdelingen er det i utgangspunktet kun Profil innenfor tjenesteområdet Helse og Omsorg

som er definert som kritisk. Profil er en elektronisk pasientjournal (EPJ) for pleie- og

omsorgssektoren. Funksjonaliteten dekker behov for dokumentasjon og oppfølging knyttet til de

fleste faggrupper, med fokus på ledere, leger, sykepleiere, hjelpepleiere, fysio- og ergoterapeuter,

merkantile ansatte og flere.

IT-strategi og –styring

IKT-avdeling har som oppgave å følge langsiktige trender og strategier, og ut fra dette foreslå

hensiktsmessige IT-tjenester for kommunen. IKT-avdelingen har bred kompetanse på kommunens

virksomhet, prosjektledelse og tjenesteavtaler. Innenfor dette området benyttes det rundt 1

årsverk.


ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at det er 15 prosjekter som det er jobbet med ila 2016.

Dokumentasjon om størrelse på prosjektene i kroner eller timer er ikke etablert.

8.2. En sårbar tjeneste som er avhengig av nøkkelpersoner

Leder i IKT-avdelingen beskriver at ansatte i avdelingen har bred kompetanse som er tilpasset

organisasjonens behov. Det er flere i avdelingen som har formell IT-utdanning, andre har

opparbeidet kompetanse gjennom erfaring. Dagens kompetanse dekker administrative,

driftsmessige, sikkerhetsmessige, utviklingsmessige og forvaltningsmessige behov relatert til IT-

funksjoner. Noen kompetanseområder er dekket av kun 1 person og dette fører til sårbarhet i

forhold til ferier og sykdom samt ventetid hos tjenester som krever lavere beredskap. Avdelingen

oppgir å besitte en rekke sertifiseringer som f.eks. Windows 2000 Expert certificate, men en

fullstendig liste over sertifiseringer er ikke fremlagt oss.


Side 38 av 49

Gjennomsnittsalder i avdelingen er ca. 50 år. Det forekommer ingen planlagt utvikling av

medarbeidere, egenutvikling er eget ansvar basert på behov og interesser. Avdelingen melder behov

for ressurser (1-2) på flere fagområder som per dags dato ikke er dekket fullstendig.

Vi har gjennomført brukerundersøkelse ved å intervjuere superbrukere for noen av sentrale

applikasjoner. Intervjuene viser variert grad av tilfredstillelse med IKT-avdelingens servicegrad,

tilgjengelighet og evne til å vise initiativ. For enkelte applikasjoner er det bare 1 ansatt i IKT-

avdelingen som har relevant kompetanse, dette vanskeligjør tilgjengeligheten i kritiske perioder

rundt oppdateringer med mer.

Situasjonen med 6 operative ansatte kan vurderes som sårbar dersom flere blir sykemeldt over en

lengere periode. Tilgjengelighet av ekstern kompetanse kompenserer til dels for denne risikoen,

men ikke på alle områder.

8.3. Kommunen kjøper svært mange IT-tjenester i markedet

De fleste avtaler som IKT-avdelingen har ansvar for, relaterer seg til systemleveranser inkludert

lisenser (gjelder fagsystemer og støttesystemer) og utstyrsleveranser. Hovedavtaler er fremstilt i

vedlegg 4.

Det er på vår forespørsel laget en liste over IT-leverandører basert på reskontro med tilknyttet

kostnad/investering basert på regnskap 2016.

Det er identifisert 37 IT-leverandører. Disse IT-kostnader er postert på andre avdelinger enn IKT-

avdeling og gjelder stort sett anskaffelse av utstyr. Kostnader påløper seg til 7,5 millioner i 2016. Se

vedlegg 3.

8.4. Tjenesten mangler dokumentasjon og oversikter som tydeliggjør dagens og det

fremtidige behovet for tjenester

Avdelingen mangler styringsdokumentasjon. Det eksisterer ikke overordnet strategi og mandat fra

kommuneledelsen, så formell tjenestebestilling er ikke konkretisert. Grunnet manglende definisjon

av mandatet og tjenestebestilling for IKT- avdeling er det ikke etablert tjenesteavtale og kvaliteten

av leveransen (KPI) er ikke fastsatt. Dagen leveransekvalitet er ikke målt og derfor er det vanskelig

å vurdere behovet for tjenester og hvorvidt IKT-avdelingen lever tjenester til dagens behov.

På vår forespørsel ble det laget oversikt over pågående prosjekter.

• Cisco ISE

• Trend Deep Discovery Analyzer HW+SW Appliance

• IKT-løsning “Nye Eikertun sykehjem”

• Digitaliseringsstrategi

• Kommunikasjonsstrategi

• MAPS (Printerstyring)

• Leasing av lærer-pc’er

• Oppgradering serverrom (ny Bladekasse)

• Velferdsteknologiprosjektet

• Prosjekt mottakssentral:

o Vestregionen samarbeidet

o Prosjekt kjernejournal

o BTV-Innkjøp

o Elektronisk meldingsutveksling


Side 39 av 49

o Leasing av Elev-pc’er

8.5. Det finnes et marked


• En begrenset oversikt over lokale aktører og aktører i nærheten av kommunen

• Avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked som grunnlag for å utrede konkurranseutsetting



vil utvikle seg dersom Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette hele eller deler av IKT

tjenestene i kommunen. Analysen er basert på offentlig tilgjengelig informasjon, herunder fra

bisnode.no. Søket er basert på følgende kriterier:

• Bransje: Følgende NACE kode innenfor IKT (62.020 Konsulentvirksomhet tilknyttet

informasjonsteknologi)

• Sted: Buskerud, unntak mot Oslo, Vestfold (nærhet til Øvre Eiker)

• Selskapsform: AS, ASA (Må dekke alle tjenestene innenfor sitt felt)

• Antall ansatte: Mer enn 5

• Stiftelsesår: Før 2015

For at vi skal definere området som et fungerende marked bør det være minst fem leverandører

innenfor området. Krav til antall leverandører må likevel sees i sammenheng med i hvilken grad de

oppfyller kravene til egenskaper i punktet over.

Basert på ovennevnte kriterier er det registrert total 294 selskaper i det definerte området. Dersom

søket begrenses til Eikerkommunene og Drammen er det registrert 16 selskaper. I Øvre Eiker

(lokalisert i Hokksund) alene er det et selskap som oppfyller kriteriene. Den lokale aktøren regnes

derimot som for liten til å kunne levere dersom en samlet IKT-drift og support-kontrakt for Øvre Eiker

legges ut på anbud. I øvrig Buskerud og Vestfold er det 29 selskaper, mens i Oslo området er det

registrert 204 selskaper.

Samlet sett har vi laget en oppstilling over fem aktører som vi antar kan betjene IT drift og support

avtale i årlig størrelse orden på 8 – 10 M NOK:

Leverandør Antall

ansatte

Driftsinntekter (i tNOK) Driftsresultat (i tNOK)

2016 2015 2014 2013 2016 2015 2014 2013

Sopra Steria

AS*

1434 1516.902 1410.167 1183.193 91.320 54.629 58.197

EXSO AS** 186 63.321 0 11.229 0

TENEO

DATA AS***

29 37.656 40.398 40.395 873 1.288 2.119

Comtech

AS**

18 20.290 19.874 18.592 1.783 1.641 354

SSC

Networks

Norge AS***

6 10.185 7.973 6.970 1.933 678 758


Side 40 av 49

De fem selskapene har mange ansatte og vi vurderer derfor at fem selskaper antakelig har kapasitet

til å ta et oppdrag av den størrelse det her er snakk om. Vi presiserer at antallet ansatte ikke er

begrenset til IKT-ansatte. Tallet på IKT-ressurser vil derfor kunne avvike fra dette.


for fremtidig drift. Alle fem selskaper har positive driftsresultat. Vi presiserer at vi ikke har foretatt

en grundig finansiell analyse av soliditeten (evne til å tåle tap) for de utvalgte selskapene. Dette er

vurderinger som bør gjennomføres i kvalifikasjonsprosessen i en eventuell anbudskonkurranse. En slik

soliditet må ses i forhold til kontraktens størrelse. Teoretisk kan man se for seg at selskapene må

kunne tåle tap tilsvarende kontraktens størrelse dersom de ikke evner å levere tjenestene de har

bundet seg til ved å vinne et eventuelt anbud.

Det er vår vurdering at markedet for IKT tjenester innenfor rimelig nærhet av Øvre Eiker er

tilstrekkelig for at det vil være en reell konkurranse om en eventuell kontrakt med kommunen.


leverandørene får tilgang til en gjennomgang av alle tjenestene og omfanget kontrakten vil omfatte.

8.6. Økonomisk analyse

På basis av ressursfordelingen som ble gjennomført internt i IKT-avdelingen, og som er presentert

under kapitel 8.2 nedenfor, har vi gjennomført økonomiske analyser av følgende:

• Totale kostnader for IKT-avdelingen

• Totale kostnader for kommunen knyttet til IKT området

• Ressursbruk for IKT-avdelingen fordelt på ulike tjenesteområder

• Kostnader som blir igjen i kommunen etter en eventuell konkurranseutsetting av tjenestene.

8.6.1. Totale kostnader for IKT-avdelingen

Totale kostnader for IKT-avdeling er presentert i regnskapet på ansvarsområdet 115. Disse fordeler

seg på følgende konti:

• 1240 Driftsavtaler

• 1201 IKT utstyr

• 1279 Andre konsulenttjenester (enkelte poster)

• 3201 Investeringer.

IKT-avdelingen gikk gjennom disse konti og verifiserte poster som relaterer seg til drift. Dette var

nødvendig for å få korrekt bilde siden regnskapet er lite tekstet. I tabellen nedenfor har vi

presentert de totale kostnadene for IKT-avdelingen eksklusiv lønn og sosiale kostnader.

Type kostnad Beløp

Konsulenttjenester 278 000

Investeringer 2 468 000

Drift 6 945 000

Totale kostnader 9 691 000

Figur 4: Totale kostnader IKT-avdeling, kilde: Rapport, levert av økonomiavdeling.

For de ulike kostandsområdene inngår følgende:

Tabell X Driftsinntekter og driftsresultat for utvalgte selskaper i perioden 2013-2016. Regnskapstall for 2016 foreligger ikke for verken noen av selskapene per primo april (Kilde: bisnode.no) * IT drift og Support avdeling i Oslo

** Avdeling i Vestfold

*** Avdeling i Drammen


Side 41 av 49

• Konsulenttjenester er bistand som er kjøpt utenfra for å gjennomføre enkelte prosjekter eller

oppgaver, supplere kompetanse og kapasitet i IKT-avdelingen.

• Investeringer for 2016 besto hovedsakelig av ny Brannmur og kostnader i forbindelse med Skype-

kommunikasjonsprosjektet som vil dekke behov hos andre tjenesteområder.

• Drift representerer hovedsakelig lisenser for alle brukere i kommunen og andre

vedlikeholdskostnader i forbindelse med programvære.

Vi ønsker å presisere at driftsavtaler og investeringer ikke utelukkende er knyttet til IKT-avdelingen,

men også til kommunens tjenester. Enkelte kostnader er derimot postert på avdelingen grunnet at

avdelingen har ansvar for bestilling av disse avtalene.

8.6.2. Totale kostnader for kommunen

I tillegg til kostnader som er presentert på IKT-avdelingen (ansvar 115 – se figuren over) kommer det

IT-kostnader som er postert på andre avdelinger (se vedlegg 3). Disse påløper seg til 7,5 millioner og

er hovedsakelig relatert til anskaffelse av utstyr som Atea med 3,5 millioner og

telefonabonnementer via TDC på 1,2 millioner.

I tillegg kommer lønnsutgifter til ansatte ved IKT avdelingen og inkludert i dette er overtid- og

vakttillegg. Totale IKT-kostnader for kommunen er fremstilt i tabellen under.

Ansvarsområdet Samlet kostnad

IKT-115 9 691 000

Lønn IKT -avdeling 6 274 000

Andre avdelinger 7 501 000

Total kostnad 23 466 000 Figur 5: Totale IKT-kostnader for kommunen, kilde: Rapport, levert av økonomiavdeling.

8.6.3. Kostander fordelt på ulike tjenesteområder

Samlet vurdering av tjenesteverdi er presentert i tabellen under. Regnskapet inneholder ikke

tilstrekkelige opplysninger for å kunne definere kostnader. IKT-avdeling har gjennomgått alle

transaksjoner og koblet de til eksisterende avtaler, aktiviteter og leverandører. Vi baserer oss på

denne gjennomgangen. Alle tall i tabellen er inkludert skatter og avgifter (AGA, MVA)

Digital sikkerhet

IT-bruker-støtte

IT-drift IT-forvaltning

IT-strategi og –styring

Sum

Arbeidskraft 1 662 000

1 679 000 882 000 1 053 000 998 000 6 274 000

Konsulent-tjenester

280 000 280 000

Investeringer 951 000

71 000 1 445 000 2 467 000

Driftsavtaler 139 000

100 000 6 706 000 6 945 000

Totalt 2 752 000

1 850 000 9 028 000 1 053 000 998 000 15 966 000

Figur 6: Kostnader fordelt på tjenesteområder, kilde: Rapporter, levert av IKT-avdelingen.

Under arbeidskraft samler vi alle lønnskostnader inkludert overtid, pensjon og avgifter. Fordelingen

per tjenesteområdet er basert på fordelingsnøkkel (årsverk) per tjeneste, levert av IKT-avdelingen.

Konsulenttjenester er kjøpt bistand ved diverse utviklingsprosjekter. Investeringer er anskaffelser

som er foretatt i 2016, bla ny brannmur der avtalen inkluderer 3 års vedlikehold. Driftsavtaler er

hovedsakelig lisenser og vedlikeholdsavtaler relatert til programvare som benyttes av andre

tjenesteområder i kommunen.

Vi ser av tabellen over at de største utgiftene er knyttet til drift. Dette inkluderer i all hovedsak

kostnader knyttet til lisenser og oppgraderinger av programmer som kommunen har.


Side 42 av 49

8.6.4. Kostnader som blir igjen i kommunen etter konkurranseutsetting

Kostnad Uendret Endret

Arbeidskraft

6 274 000 *

Konsulenttjenester 280 000

Investeringer – IKT

2 467 000**

Drift – IKT 6 315 000 630 000***

Utstyr og andre IKT kostnader postert på andre avdelinger 7 501 000

Totalt 14 096 000 9 371 000 Figur 7: Kostnader som blir igjen i kommunen etter konkurranseutsetting, kilde: sammenstilling av rapporter over.

* * Kostnaden for lønn i IKT-avdeling vil forsvinne etter konkurranseutsetting og bli erstattet med

kostnaden for driftsavtale med valgt driftsleverandør. I tillegg vil det oppstå kostnad for lønn for

bestillerfunksjon. Vi antar at grunnlønn vil være på et tilsvarende nivå med dagens IKT leder og

medregnet sosiale kostnader som arbeidsgiveravgift, pensjon og feriepenger vil det gi kommunen en

kostnad på ca. 900 000.

Dagens løsning med intern avdeling inkluderer tjeneste med 24/7 tilgjengelig vaktordning der

overtid belastes kun når hendelser oppstår. Ved valg av ekstern leverandør vil 24/7 beredskap være

en ekstra kostnad.

** Investeringer som påløper seg 2,5 millioner i 2016 vil være avhengige av prosjekter som

kommunen iverksetter og vil kreve innleid IT-kompetanse etter konkurranseutsetting i tillegg til

direkte prosjektkostnader. Vi forutsetter at posten vil bli endret, men ikke borte. Et eksempel på en

investering i 2016 er ny IKT-løsning for nye Eikertun sykehjem. Dersom kommunen velger å investere

i nye prosjekter må den regne med tilleggskostnader for faglig IT-prosjektledelse og innleid IKT-

kompetanse.

*** Fordelingen av driftskostnader som blir uendret er basert på oversikt mottatt fra IKT-avdelingen.

Kostnader som blir igjen i kommunen representerer konsulenttjenester på fagapplikasjoner,

lisenskostnader for alle brukere i kommunen samt obligatorisk vedlikehold og oppdateringer fra

systemleverandører på fagsystemer samt telefonlinjer og WLAN. I tillegg vil det forekomme

anskaffelse av utstyr som enhetene betaler for selv (ca 7,4 mill i 2016)

8.6.5. Sammenligning med andre kommuner er utfordrende grunnet mangel på informasjon

om aktiviteten

Det er utfordrende å sammenligne Øvre Eiker kommune med andre kommuner ettersom det er

usikkerhet knyttet til aktivitetsnivået innenfor dette tjenesteområdet. BDO besitter informasjon om

hva en annen kommune, med et tilsvarende befolkningsgrunnlag betaler for drift av IKT-tjenesten.

For denne kommunen viser vår informasjon et tilsvarende kostnadsnivå, men ettersom vi ikke kan

sammenligne kommunene vedrørende aktivitetsnivå er det vanskelig å trekke konklusjoner på

bakgrunn av dette.

Vi har også mottatt informasjon om kostnader som Nedre Eiker kommune måtte betale for å inngå i

Drammensregionen IKT. Nedre-Eiker kommune betalte en engangsavgift knyttet til prosessutgifter

og implementeringsutgifter på om lag 10,5 millioner kroner. I tillegg viser informasjonen at Nedre

Eiker kommune har investeringskrav på om lag 3,5 millioner for påfølgende år.


Side 43 av 49

8.7. Beskrivelse av kvalitet

For å beskrive utviklingsgrad i IKT- organisasjon bruker vi Modenhets Model (ATS IT Maturity Model)

American Technology Services (ATS) har utviklet modellen med formål for bruk i IT-strategiske

prosjekter for å planlegge utvikling av IT-organisasjon eller utvikling av enkelte IT-tjenesteområder

under IKT-avdeling.

Det er identifisert fem nivåer: 1 - kaotisk; 2 - reaktiv; 3 - proaktiv; 4 - moden; og 5 – strategisk. I

figuren under har vi synliggjort de ulike nivåene i en modell med tilhørende forklaringer under.

Figur 6: ATS IT Maturity Model American Technology Services

• Nivå 1 kjennetegnes ved at Prosesser og funksjoner gjennomføres kaotisk og ad hoc. Det finnes

spor på at organisasjon registrer hendelser som må løses, men det finnes ikke standardiserte

prosedyrer for hvordan dette skal eller bør løses. IT-funksjon er vurdert som mindre viktig i

organisasjon og har typisk lite med ressurser. Styringsprosesser er ikke organisert.

• Nivå 2 kjennetegnes ved at funksjoner og prosesser følger systematisk mønster. Organisasjonen

utviklet seg til oppgavefordeling etter funksjon. Opplæringsprosesser er uformelle. Overføring av

standartprosedyrer er mangelfull, ansvaret er plasser på de enkelte individer. Aktiviteter og

prosesser baserer seg i stor grad på individenes kjennskap og kunnskap og derfor kan er risiko for

feil er høy. Generelt er aktiviteter lite koordiner, uregelmessige og er rettet for å løse enkelte

oppgaver. Det mangler dokumentasjon på det meste av proseser, avtaler, kostnader og

risikoanalyser.

• Nivå 3 kjennetegnes ved styrt saksbehandling der saksbehandlingsproses er fullstendig

dokumentert og KPI på løsningsgrad rapporteres reggelmessig. Det eksisterer krav til

behandlingstid på helpdesk. IT-styringsdokumenter eksisterer og det er noe grad av samkjøring

mellom IT og restesn av organisasjonen. Ledelsen involverer IT i strategiske beslutninger relatert

til IT og organisasjonens utvikling.

• Nivå 4 kjennetegnes ved at dataflyt er integrert, det er ingen eller minimal manuell behandling

ved overføring av informasjon innenfor virksomheten. Resten av organisasjon og IT er fullstendig

1 Kaotisk

•Kaotisk

•Uforutsette kostnader

•Ikke samstemt systemportefølje

•Manglende IT-styring

2 Reaktiv

•fokusert på løsning

•skygge-IT

•enkel IT-styring

•noe kostnads-kontroll

3 Proaktiv

•Styrt saksbehandling

•IT-styrings dokumenter eksisterer

•Noe samkjøring mellom IT og forretning

4 Moden

•Data og applikasjoner er integrert

•Foretning og IT er fullstendig samkjørt

•IT-kostnader er skalerbare

•Samstemt brukeropplevelse

5 Strategisk

•IT har fokus på forretningsmål

•Utviklet brukere

•ROI maksimering


Side 44 av 49

samkjørt. IT-kostnader er skalerbare og forutsetter god oversikt og kontroll over kostnader og

invisteringer. En samstemt positiv brukeropplevelse er et tydelig tegn for dette nivået.

• Nivå 5 er kjennetegnet ved en strategisk IT-organisasjon med høyt fokus på forretningsmål og

strategier. Utviklet brukersselvservice med modne og opplærte brukere med høy grad av

selvhjelp er en viktig del av dette.

Vår vurdering er at IKT-organisasjonen i Øvre Eiker kommune er på 2 nivå i modenhetsmodellen.

Dette begrunnes først og fremst med manglende styringsdokumentasjon og tilfeldig involvering av

IKT-avdelingen i øvrige prosjekter i kommunen, oftest i etterkant av prosjekter. IKT-avdelingen

måler ikke kvalitet på sine leveranser, og det er ingen krav til rapportering av KPIer fra

kommuneledelsen. IKT-avdelingen mangler konkrete automatiserte kostnadsoversikter. Ved behov

kan slike oversikter utarbeides manuelt.

Videre observerer vi mangel på strategi og fremtidige planer i IKT-avdelingen. Kommunen har heller

ikke serviceavtaler mellom IKT og resten av organisasjonen. Dette innebærer at IKT i stor grad

iverksetter egne beslutninger uten at dette er forankret. Vi er opplyst om at IKT-avdelingen hadde

som mål i 2016 (vedtatt i Kommunestyret) å utarbeide en digitaliseringsstrategi. Dette arbeidet var

knapt i gang ved utgangen av 2016, og ble satt på vent grunnet konkurranseutsettingsprosjektet.

For å kunne videreutvikle IKT-avdelingen vil det være behov for store endringer knyttet til

samarbeid med kommuneledelsen vedrørende strategi, fremdriftsplan, kravspesifikasjon og

tjenesteoppfølging. Dette vil stille krav til blant annet styringsdokumenter. Vi mener i tillegg at det

bør iverksettes en prosess for å utarbeide en komplett dokumentasjon av dagens IT-struktur og

leveranser.

Videre bør kommunen utføre en grundig kompetansekartlegging som grunnlag for en gapanalyse.

Deretter kan kommunen ta nødvendige valg vedrørende behovet for å videreutvikle og forbedre

kompetansen i IKT-avdelingen. Vi mener at en slik analyse bør inkludere en analyse av dagens

kapasitet. Eksempelvis vil man måtte vurdere nødvendig tiltak som kompetanseoverføring om man

finner at en og samme ansatt utøver forskjellige kritiske oppgaver alene.

8.8. Oppsummering

Utfra kommunens beskrivelse har ikke IKT-tjenesten myndighetsoppgaver. Markedsanalysen viser at

det finnes et tilstrekkelig antall aktører som leverer IKT tjenester i dag i regionen. Markedet er

etter vår vurdering tilstrekkelig for å sikre en konkurransesituasjon ved en eventuell

konkurranseutsetting. Det er denne forbindelse viktig å påpeke at kommunens egne ansatte skal ha

muligheten til å komme med et internbud.

Våre økonomiske analyser gir oss ikke entydig grunnlag for en anbefaling ettersom det er stor

usikkerhet knyttet til aktivitetsnivået i IKT-avdelingen. Vi har derimot oppnådd tilstrekkelig grad av

sikkerhet ved anskaffelse av økonomisk informasjon. Vi har ikke mottatt tilstrekkelig dokumentasjon

av tjenesteinnhold og tekniske løsninger. Det meste av fremlagt dokumentasjon ble laget på vår

forespørsel og er ikke kvalitetssikret med hensyn til fullstendighet og pålitelighet.

Vi observerer lav modenhetsgrad i styringsprosesser, manglende dokumentasjon på alle områder.

Dersom kommunen velger å konkurranseutsatte funksjonen vil det være vanskelig å skaffe pålitelig

sammenligningsgrunnlag for å vurdere kost/nytte på grunn av manglende kjennskap til dagens

tjenesteinnhold og kvalitet. I tillegg vil overføringen av funksjonen være utfordrende grunnet

manglende dokumentasjon av løsninger og prosesser. Dette gjør at risikoen kommunen løper i en

konkurranseutsetting anses som stor. Vi anbefaler derfor ikke å konkurranseutsette funksjonen slik


Side 45 av 49

som denne er organisert og styrt per dags dato. Avdelingen bør innarbeide bedre dokumentasjon og

tjenestebeskrivelse før en eventuell prosess som vil innebære en konkurranseutsetting.

Det finnes følgende alternativer løsninger i markedet:

• Sette ut all drift. En IT-leverandør tar alt ansvar og drifter løsningen «as is» til en fast pris.

• Dellevering. En IT-leverandør tar for eksempel det tekniske ansvaret, kommunen beholder for

eksempel supportavdelingen.

• ASP. Alt settes ut til drift i et datasenter hos en leverandør. Prisen på IT-drift blir fast.

Et annet alternativ er å samarbeide med andre kommuner. Et eksempel på dette vil kunne være å

inngå til et interkommunalt selskap som eksempelvis Nedre Eiker kommune har gjort ved å inngå i

Drammensregionen IKT.


Side 46 av 49

9. Vedlegg

Vedlegg 1

Vedlegg 2

Bygning m²

Gjennomsnittlig

INSTA-nivå

Antall m²

per uke

Aktiv Eiker 110 4,5 110

Ambulansesentralen Hokksund 300 4,5 600

Arbeideren 667 4,0 1 758

Avlastningsbolig 468 4,0 1 810

Barnebolig 431 4,0 1 492

Chr. IV's vei 27 225 3,0 440

Chr. IV's vei 33 272 3,8 459

Darbu barneskole 2 089 3,6 8 200

Eiker aktivitetssenter 725 3,8 3 341

Eikerkvikk barnehage 662 3,0 3 110

Eikertun sykehjem 12 607 3,8 41 635

Falkbanen SFO 365 4,2 1 634

Familiesenter/Helsestasjon 636 4,2 2 467

Fiskumhallen 676 4,0 2 900

Gamle legevakt 146 4,0 143

Hammertun (gang, heis og trapper) 319 4,0 319

Haugløkka 406 4,0 406

Hellefossveien 41 131 4,5 262

Hokksund barneskole 4 373 4,0 19 859

Hokksund ungdomskole 6 253 3,9 27 106

Lerberg barnehage 892 4,0 3 973

NAV 1 214 4,1 4 028

Ormåsen barnehage 373 3,5 1 809

Ormåsen barnehage Ormebolet 1 130 3,8 652

Ormåsen barnehage Ormebolet 2 71 4,0 245

Ormåsen barneskole 3 096 3,6 13 397

Ormåsen SFO 322 3,7 1 300

Renseannlegget 447 4,4 1 325

Røren barnehage 376 3,3 1 705

Røren barneskole 3 685 3,4 14 975

Rådhuset 6 118 4,2 18 419

Skotselv flerbrukshall 2 165 3,3 9 872

Skotselv skole 5 116 3,6 21 348

Skotselv ungdomsklubb 159 4,0 159

Smellhaugen barnehage 772 3,6 3 266

Solbakken barnehage 621 3,5 2 644

Strømhauggata 2 132 4,3 264

Teknisk sentral 458 4,0 1 824

Vestfossen Arena Musikkskolen 172 4,0 344

Vestfossen barneskole 4 871 3,7 21 148

Vestfossen flerbrukshall 2 074 4,0 9 653

Vestfossen Folketshus Ungdomsklubb 332 4,0 332

Vestfossen ungdomskole 3 020 3,7 13 086

Voksenopplæringen 619 4,4 2 469

Åpen barnehage 148 4,0 674


Side 47 av 49

System Bruksområdet

XenDesktop Provisioning Citrix

EASIT Saksbehandlingssystem

Active Directory Tilgangskontroll

Exchange Mail

MSSQL Relasjons database management system

SHAREPOINT Informasjonsdeling

SCCM Overvåke, igangsette og oppgradere servere og enheter

SCOM Overvåke kapasitet og prestasjon av pc-er

Skype for Business Kommunikasjon

WSUS Styre og distribuere oppdateringer

Hyper-V Cluster Virtuelle maskiner – hosting

ORACLE SQL Styringssystem for relasjonsdatabase

SECUREENVOY Sikkerhet

SAFECOM Print –manager

Citrix Netscaler Citrix hastighet

VEEAM Backup

Sysman SMS-tjenester

Checkpoint Sikkerhet

Cisco WLC LAN-nett styring

Cisco ISE Sikkerhetspolicy styring

Cisco PRIME Nettverksstyring

HP MSM Sikkerhet - trafikkovervåking

Trend Control Manager Sikkerhetsovervåking

Trend Officescan Sikkerhet hos sluttbruker

Trend Scanmail 4 Exchange Mail – sikkerhet

Trend Deep Discovery Analyzer Sikkerhets analyser

Trend IMSVA Logging av sikkerhetshendelser

Trend IWSVA Web-sikkerhet

MS Network Policy Server Autentiseringstjenester for server og proxy

HP IMC Trafikkanalyser

PRTG Overvåking av nettverk

Vedlegg 3

Leverandør Beløp

APRO TELE OG DATA AS 521 494

ARRO ELEKTRO AS 12 762

ARRO ELEKTRO AS (SG FINANS) 7 178

ATEA AS 3 518 539

ATEA FINANCE AS 1 647

ATEA FINANS (SG FINANS AS) 35 768

BIBLIOTEKSENTRALEN A/L 10 152

COMPUGROUP MEDICAL NORWAY AS 100 636


Side 48 av 49

COMPUTER CONNECTION AS (SG FIN 1 751

CONEXUS NORGE AS 120 899

DATAMETRIX 3 430

DOKUMENTPARTNER AS 1 537

DULRAM AS 18 335

EASIT AS 10 810

EUROTECH COMPUTER SERVICES NOR 8 180

EVRY AS 56 376

FRONTER AS 82 600

GURUSOFT AS 44 300

HEWLETT-PACKARD INTERNATIONAL 589 599

ICE.NET 29 844

IDENTUM AS 77 743

IST INTERNATIONAL SOFTWARE TEC 259 980

ITUM AS 19 951

MERCELL NORGE AS 39 900

MOBILSKOLE AS 180 835

NEXTGENTEL AS 4 036

RINGNETT AS 5 574

SOMA SOLUTIONS AS 6 600

SYSTEMPARTNER NORGE AS 89 648

TDC AS 1 208 429

TELENOR NORGE AS 66 111

TELENOR NORGE AS MOBIL 70 368

VISMA MAMUT AS 8 028

VISMA SOFTWARE NORGE AS 32 630

VISMA UNIQUE AS 254 864

Totalsum 7 500 534

Vedlegg 4

Avtale Beløp

Kontrakt 36992001 OEM Software (Microsoft lisenser) 1 623 736,76

Gatsoft vedlikehold, lisenser (274), sitelisens og ressursstyringsmodul 278 292,50

Bruksrettavtale inkl support Visma Velferd (avt.: 91861) 12 mnd, Visma Velferd Voksenopplæring (avt. 90610) 100 lisenser 3 mnd., Visma Familia (avt. 93602) 6mnd

240 825,00

Citrix Software Maintenance/support (Quote #: 15128551 inkl. support) 230 577,50

Avtale 103409 Vedlikeholdsavtale Visma Ent.Økonomi Connecto integrasjon 6 mnd., Avtale: 9114561 SaaS Bruksrett Visma Ent. BI 6 mnd., Avtale 103390 Vedlikeholdsavtale Visma Ent. Ekstern Print 6 mnd.

215 756,00

Atea supportavtale maskinvare 185 912,31


Side 49 av 49

Årlig vedlikehold Hypenet skoleadm. , div integrasjoner og moduler 169 131,00

Avtale 100657 Bruksrettsavtale inkl. support Visma Link 12 mnd., Avtale 100658 Bruksrettsavtle inkl. support Visma Profilkom 12 mnd.

149 536,00

Check Point Anti Bot Blade 3 år 135 618,75

MS OVS-ES telling /Microsoft lisenser / Cal etc. Academic. 122 042,58

Avtale 144871 Service og support avtale 3 mnd. 108 311,25

Faktura for 1. halvår 2016. Avgift programvare Bibliofiil, teknisk serviceavtale og fjernkjøring

204 942,00

Avtale 9114183 SaaS Bruksrett Visma.Net Expens Basis inkl. supportavtale 6 mnd., Avtale 9110184 Vedlikeholdsavtale Visma Enterprise Refusjon fra NAV - auto utlikning 6mnd., Avtale 100627Vedlikeholdsavtale Visma Ent.HRM - AD integrasjon 6mnd.

100 598,00

Totalt 3 765 279,65

Documents

Øvre Eiker kommune · Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Side 5 av 49 3. Mandat og avgrensning Øvre Eiker kommunestyre vedtok 14. desember 2016 at rådmannen