TYPPI

TYPPI Datasystemshelhet för kundtjänst

GrunderBehörighetTYPPI-systemets egenskaper (netversion)Tekniska krav InloggningMeddelandenKalenderKundsökningKontrollera om kunduppgifterna redan finss i TYPPI-systemetÖvriga sökfunktionerSnabbsökningarSökningar per ansvarig t jänsteman eller per kommun ÅlderssökningNy kundKundprocessen och inledande av kundrelation vid den sektorsövergripande samservicenRegistrering av uppgifter om ny kundGrunduppgifter-kortet för en ny kundÖvriga funktioner i samband med grunduppgifternaKunduppgifter – uppdatering av kunduppgifter under kundprocessen GrunduppgifterPlan (uppgörande och arkivering)PlanhistoriaPlanHälsouppgifter, Social situation, Särskilda anmärkningarArbets- och utbildningshistoriaSamstyckeRegistrering av kundens servicesituation och dess synlighet Tabellen på sidan Situation/TjänstFälten på sidan Tjänst"Lägg till en ny" -> registrering av planerat möte/planerad tjänst"Visa/ändra" -> registrering av framskridandet/ realiseringen av mötet/tjänsten "Lägg till en ny" -> registrering av kontakttillfällen/Kontakter följs inte nationellt Kundrelationens upphörande Uppfölj ning RapporteringAktiva kunder per tjänstemanKundtjänsterKundrelationens längd och utkomstenAvslutade kundrelationer, namnlist och slutdatum Kundens deltagande i tjänsterTjänster enligt typ och statusInkomna kundrelationer enligt åldersgruppAvslutade kundrelationer enligt åldersgruppKommunvisa rapporter            Administration

TYPPI Datasystemshelhet för kundtjänst

Denna anvisning fokuserar på användning av datasystemet i den sektorövergripande samservice som främjar sysselsättningen (TYP-service). Med sektorövergripande samservice som främjar sysselsättningen avses en samarbetsmodell där arbets- och näringsbyrån, kommunen och Folkpensionsanstalten tillsammans bedömer de arbetslösas servicebehov, planerar servicehelheter som är ändamålsenliga för de arbetslösas sysselsättning samt svarar för att processen för att sysselsätta de arbetslösa framskrider och uppföljningen av den.

Den sektorövergripande samservicen har som mål att främja sysselsättning av arbetslösa genom att erbjuda dem offentliga arbetskraftstjänster samt social-, hälso- och rehabiliteringstjänster efter deras behov.

TYPPI-datasystemet används/har använts också av andra parter (Ungdomsgarantins kommunförsöksområden och Ohjaamo-verksamheten) och i deras verksamhet har det kunnat lämnas noggrannare anvisningar om användning av informationssystemet.

TYPPI-systemet är från början planerats som ett kundtjänstsystem för servicecenter för arbetskraft. I systemet har små (lag)ändringar införts under de senaste åren, men systemet utvecklas inte aktivt.

GRUNDER

Användningen av TYPPI-informationssystemet för kundtjänst i sektorövergripande samservice som främjar sysselsättningen baseras på lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (TYP-lagen, 1369/2014, 9–11 §).

- Väsentligt vid behandling av personuppgifter är att man endast samlar in och behandlar uppgifter som är nyttiga för ändamålet i fråga och ser till att de uppgifter som skall behandlas är korrekta och endast används för det ändamål som de insamlats för.

- Den som registrerar uppgifter i registret svarar för att uppgifterna är felfria (9 § 3 mom. i TYP-lagen).

Behörighet

En anställd hos arbets- och näringsbyrån, kommunen eller Folkpensionsanstalten som har åtkomsträtt till systemet för att sköta uppgifter enligt TYP-lagen och tillhandahålla service för arbetslösa kan använda TYPPI-systemet i sektorsövergripande samservice (9 § 3 mom.). I annat än sektorsövergripande samservice beviljas användarrättigheter av den registerförande myndigheten.

Utgångspunkten för att bevilja användarrättigheter är relationen mellan kundregistret hos den sektorsövergripande samservicen och URA-informationssystemet hos arbets- och näringsstyrelsen. Kundregistret hos den sektorsövergripande samservicen har i TYP-lagen definierats som ett delregister i URA. Eftersom den sektorsövergripande samservicens TYPPI är ett delregister i URA, tillämpas även bestämmelserna i 13 kapitel i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012) på TYPPI. Enligt den gällande lagstiftningen beviljar NTM-centralen användarrättighet till TYPPI-systemet till kommunernas och FPA:s TYP-anställda. NTM-centralen kan inte delegera uppgiften till arbets- och näringsbyråerna.

Användarrättighet till systemet skapas av Statens center för informations- och kommunikationsteknik VALTORI, som också underhåller användarrättigheterna. Formulär för användarrättigheter finns på AHTi-servicens webbsidor (http://tietohallinto.alh.fi) under punkten informationsservice, användarnamn (nya och ändringar). Strävan är att de senaste versionerna också ska sparas i TYPPI-systemets nationella meddelanden där de kan laddas ner av alla användare.

TYPPI-systemet används också inom Ungdomsgarantins kommunförsöksområden och i Ohjaamo-verksamheten. Dessutom har TYPPI använts i kundtjänstsystem för servicecenter för arbetskraft och i kommunförsök med sysselsättning. I dessa användningsmiljöer har inte TYPPI definierats som delregister i URA och användarrättigheter har beviljats och sökts av den myndighet som fungerar som registerhållare.

TYPPI-kundtjänstsystemet har fyra användarkategorier:

kundservicetjänstemannen (kan se och uppdatera kunduppgifter i sitt eget TYP-nätverk och har tillgång till alla sidor i tillämpningen utom sidorna Rapport och Kontroll)

förvaltningstjänstemannen (kan inte se enskilda kunduppgifter, men kan se de riksomfattande uppgifterna på sidorna Uppföljning, Rapportering och kan använda sidan Kontroll)

direktörens användarroll (kundtjänst + administrativ behörighet) beskådaren (kan se kunduppgifterna i ett fastställt TYP-nätverk, men saknar rätt till

uppdatering)

TYPPI-systemets egenskaper (nätversion)

TYPPI-systemet används med de vanligaste webbläsarprogrammen. Webbläsarnas egenskaper och funktioner kan dock inte kontrolleras i tillämpningen. Därför rekommenderas användning av webbläsarens standardinställningar och i tillämpningens navigering endast tillämpningens egna funktioner (funktionstangenterna, korten och länkarna).

Förbjudna webbläsarfunktioner är webbläsarens egna piltangenter "föregående" och "följande". Även användningen av tangenterna för sidohistorien och "uppdatera" kan få tillämpningen att fungera på annat sätt än planerat.

Man bör alltid tömma webbläsarens cache-minne (webbläsarens inställningar) efter att man loggat ut från TYPPI-tillämpningen.

I TYPPI krävs stark autentisering eftersom systemet är tillgängligt via internet.I TYPPI har man i början av 2017 gått över till den av BRC administrerade Suomi.fi-autentiseringen. För identifiering av kundtjänstspecialister i olika organisationer och verksamhetsställen använder systemet stark chipkortsidentifiering. Som chipkort kan endast det chipförsedda identitetskort som baseras på Befolkningsregistercentralens medborgarcertifikat användas. Ytterligare information om elektronisk identitet och kortläsarprogramvara finns på BRC:s webbsidor: (Se http://vrk.fi/sahkoinen-henkilollisyys-ja-varmenteet). Suomi.fi-autentisering är från mars 2017 också möjlig med hälso- och sjukvårdens organisationskort och andra organisationskort som är avsedda för sammanslutningar.

Om autentiseringen misslyckas, försök på nytt. Det kan finnas "något gammalt" i cache-minnet som kan ge upphov till fel.

Om autentiseringen inte lyckas efter flera försök rekommenderas följande åtgärder- ta ut kortet ur läsaren- töm webbläsarens historik- stäng alla webbläsarfönster- starta eventuellt om den utrustning du använder- börja om från början: sätt in kortet i läsaren, öppna webbläsaren, gå till TYPPI-adressen

https://asiointi.mol.fi/TYPPI/- klicka på "Logga in"

Om autentiseringen avslutas med fel: Suomi.fi-autentiseringen administreras av Befolkningsregistercentralen. Om autentisering misslyckas eller avslutas med fel på Suomi.fi-sidan så finns i sidans nedre del på det "svarta området" länkarna "Ge respons" eller "Anmäl fel".

Stark autentisering är också möjligt med mobilcertifikat. Mobilcertifikatet är operatörsspecifikt och kräver ett SIM-kort som innehåller certifikat. Mobilautentisering måste skötas enligt er egen organisations telefonpraxis och -avtal och operatörer. Uppgifter och priser för mobilcertifikat återfinns på operatörernas webbsidor.

Informationssäkerhet för arbetsstation: På varje organisations eget ansvar (organisationerna har egen informationssäkerhetspolicy) Radering av filer som skannats/kopierats till arbetsstation är på användarens ansvar. Avveckling av arbetsstation och tömning av hårddiskens information - det ska säkerställas

att ett godtagbart sätt används.

Skanning av bilagor:Detaljerad skanning/stora filer belastar TYPPI. Av denna orsak ska filstorleken vid skanning beaktas.

Inloggning

TYPPI-systemet har en webbadress som införs i webbläsarens adressfält (URL).

Produktionsmiljö: https://asiointi.mol.fi/TYPPI/Utbildningsmiljö: https://asiointi.mol.fi/KoulutusTYPPI/

Sidan Välkommen öppnar sig först och visar programmets miljö- och versionsinformation. Den kan sparas som ikon på skrivbordet eller fogas till webbläsarens lista Favoriter.

Inloggningen lyckas endast om användaren fått behörighet för TYPPI-systemet och givits rätt till data i ett bestämt TYP-nätverk. Om giltighetstiden för behörigheten gått ut lyckas inloggningen inte. Ifall användaren är berättigad till data från flera TYP-nätverk, är samtliga alternativ synliga vid inloggningen och man väljer ut ett av dessa.

 Utloggning ur systemet sker via länken Avsluta och genom att stänga webbläsaren. Glöm inte identitetskortet i läsaren!

I utbildningsmiljön kan man öva på systemets funktion. Det ska dock observeras att man inte får spara verkliga personbeteckningar och -uppgifter där. En oäkta personbeteckning kan skapas med en s.k. personbeteckningsgenerator (http://www.lintukoto.net/muut/henkilotunnus/)

MEDDELANDEN

TYPPI-systemet öppnar sig på sidan Meddelanden som är avsedd för internt datautbyte samt datautbyte inom aktorsnätverket. På sidan Meddelanden kan man också ändra kundservicespråk (finska/svenska).

På listan över meddelanden syns som standard egna ikraftvarande meddelanden.

På listan kan visas - TYP-nätverkets gemensamma meddelanden ("servicecenter")- meddelanden som är synliga för alla (meddelande för hela landet)- meddelanden som riktats till någon annan tjänsteman inom det egna nätverket

("servicecenter").

Innehavare av behörighet på kundtjänst- och administrationsnivå kan lägga till, ändra på och radera interna meddelanden och meddelanden som anvisats till någon annan tjänsteman. Meddelanden gällande hela landet kan underhållas av personer med administrativ behörighet.

Maximiantalet för meddelanden som syns på listan kan regleras i riksomfattande skala. (För närvarande finns det i praktiken ingen begränsning). Meddelandena är giltiga under en viss tid, och ett satsvist program som körs varje natt raderar föråldrade meddelanden.

Nya meddelanden sparas på en egen sida med "Lägg till ny". Meddelandets innehåll framgår av ämnet som syns i tabellen på sidan Meddelanden. "Giltigheten upphör" är obligatoriskt och kan vid behov ändras. Från listan "Tjänsteman" väljs mottagaren eller flera mottagare av meddelandet. Om

meddelandet avser hela TYP-nätverket, väljer man TYP-nätverk (="servicecentrum"). För användare med administrativ behörighet syns även valet "Meddelande för hela landet".

Genom att kryssa för detta blir nämnda meddelande synligt för alla användare i samtliga servicecenter.

Texten i meddelandet kan redigeras med en s.k. texteditor (man kan t.ex. ändra fontstorleken, införa fet stil eller understrykning i texten, göra indrag i texten, osv.). Textens maximala längd är 2 000 tecken.

Man kan bifoga en bilaga till meddelandet. Bilagan öppnas via en länk.

Befintliga meddelanden kan läsas/redigeras med funktionen "Visa/Bearbeta". I meddelandet syns datum då det ursprungligen skapades och vem som sparat det. Om meddelandet har uppdaterats syns också datum då det senast sparades och vem som sparat det.

Meddelande -kortets funktioner:

"Lägg till en bilaga" öppnar ett fönster där bilagan bifogas till meddelandet. Bilagor kan vara Word-, Excel-, pdf-, eller andra filer som stöds i miljön.

Med bilagans funktion "Visa/Bearbeta" kan man ändra bilagans namn eller radera den. "Ångra" återgå till tabellen utan att spara något. "Spara" sparar texten, namnet på den som sparat, ämnet och förändringarna av giltighet

samt eventuell bilaga och återgår till tabellen. "Radera" raderar ifrågavarande meddelande.

KALENDER

I TYPPI-systemet finns en länk till en kalenderfunktion i sambruk, som avsetts för bokning av tid. Kalendern öppnar sig i ett eget webbläsarfönster. När kalendern ligger öppen på arbetsbordet, syns nya uppdateringar som gjorts i den inte förrän vid uppdatering, antingen genom att man bläddrar i olika dagar eller genom att man stänger kalendern och öppna den åter.

När man öppnar kalendern via navigeringslistens Kalender-länk, syns i kalenderns standardvy de egna anteckningarna under ifrågavarande dag. När Kalendern öppnas med Tjänst-sidans kalenderkontroll-funktion, blir kalendrarna synliga för de tjänstemän, för vilka kalendertid antecknats för en kundåtgärd.

Kalenderfunktioner är: Dagsvy/Veckovy Bläddring Föregående och Följande - dag/vecka - enligt vyn Gå till datum, man kan skriva ett datum eller i den lilla kalendern välja en dag, till vilken

man vill förflytta sig Välj/Radera - tjänsteman, man väljer en annan tjänstemans/andra tjänstemäns kalendrar

på en lista som öppnar sig separat i samma vy o På listan Tjänsteman kryssas kalendrarna som skall öppnas och med Lägg till

öppnas kalendrarnao Ångra för tillbaka till kalendervyn utan val

Lägg till en egen anteckning, man gör en anteckning i den egna kalendern åt sig själv i ett separat litet fönster

o I fönstret Lägg till en egen anteckning kan man göra en enstaka eller återkommande kalenderanteckning. Om man lägger till en återkommande händelse, bör man även ange slutdatumet och kryssa för de veckodagar som hör ihop med anteckningen

o Spara inför noteringen i kalenderno Ångra för tillbaka till kalendern utan val

Lägg till en anteckning åt tjänstemannen, man gör en kalenderanteckning i en annan tjänstemans eller flera tjänstemäns kalender i ett separat litet fönster

o I fönstret Lägg till en anteckning åt tjänstemannen kan en enstaka eller återkommande kalenderanteckning göras åt en eller flera tjänstemän. De kalendrar som skall användas kryssas för i det lilla fönstret Välj/Radera tjänsteman. Om man lägger till en återkommande händelse, bör man även ange slutdatumet och kryssa för de veckodagar som hör ihop med anteckningen

o Spara inför noteringen i valda kalendraro Ångra för tillbaka till kalendervyn utan val och anteckningar

Skriv ut skriver ut aktuell sida på en skrivare.

I samband med antecknandet skrivs tiden som hh:mm eller hhmm, då systemet lägger till ett kolon. Datum anges antingen med punkter, t.ex. 1.4.2007 eller 01042007, så att systemet kan lägga till punkterna på sina rätta ställen. Eftersom kalendern är ett i förhållande till TYPPI -systemet separat program, kan det avslutas via krysset uppe i fönstrets övre hörn.

I kalendern syns kundens namn i form av en länk, om tidsbeställningen sparats i kundens serviceinformation och då kan kundens uppgifter nås direkt via länken. Med funktionen Lägg till en anteckning kan man i tidsbokningen för kunder vid behov även foga annan information.

Lilla kalendern: Intill datumfälten finns en symbol, som öppnar den lilla kalendern för sökning av datum.

KUNDSÖKNING

Kundsökningar används för kontroll av att kunduppgifterna existerar och för olika slags funktionella grupperingar. Resultatlistan för sökningen är synlig tills en ny sökning görs eller man trycker på tangenten Töm. Ifall man från uppgifterna om någon kund återgått till denna Kundsökning-sida, kan man återgå till uppgifterna för nämnda kund med kortet Kunduppgifter tills uppgifterna om någon annan kund tagits fram.

Vid sökning av uppgifter för en enskild kund är det säkrast att använda personbeteckningen. Personens uppgifter kan också sökas med namn, men det kan finnas flera personer i TYP-enheten med samma efternamn.

Genom kundsökning är det möjligt att söka fram uppgifterna om fler än en kund för beskådning och behandling på en ny Kunduppgifter-flik som öppnas. Samtidigt markeras att kunden behandlas av tjänstemannen som information till andra tjänstemän. Markeringen om att kunden behandlas raderas när Kunduppgifter-fliken stängs. 

Kontrollera om kunduppgifterna redan finns i TYPPI -systemet

Vid registrering av en ny kund kontrolleras om uppgifterna eventuellt redan finns genom sökning på personbeteckning. Skriv in personbeteckningen i inmatningsfältet Personbeteckning/Efternamn

och tryck på "Sök". Ifall kunduppgifter inte finns, övergår man till att spara kunduppgifterna på "Ny kund"-kortet.

Kunduppgifterna kan vara aktiva bara i en TYPPI-enhet. Om kunden återfinns i en annan TYPPI-enhet (tidigare servicecenter för arbetskraft, kommunförsök med ungdomsgaranti eller Ohjaamo-verksamheten), bör man komma överens med den andra enheten om en eventuell överföring av uppgifterna. Om kundrelationen upphört, inleds kundprocessen på nytt.

Inmatningsfältet Personbeteckning/Efternamn kan användas för sökning med namn även så att endast de första bokstäverna i efternamnet anges

Sökningar per ansvarig tjänsteman eller per kommun

Genom att välja tjänstemannens namn från rullgardinsmeny och med tangenten "Sök den egna byråns kunder" kan man söka den andra ansvariga tjänstemannens kundlista inom det egna TYP-nätverket Genom att välja kommun från rullgardinsmeny och med tangenten "Sök den egna byråns kunder" kan man söka kundlistan för en viss kommun inom det egna nätverket

Ålderssökning

För sökning baserat på kundernas ålder finns en funktion Ålderssökning och två valfria sökvillkor [min ålder] och [max ålder] efter vilka man vill göra kundsökningen. Sökningen kan göras antingen enligt de båda angivna sökvillkoren; ålder i intervallet n–n år.  Värdet som skrivs in i det första fältet måste vara mindre än i det andra fältet. Sökningen kan också göras efter ett sökvillkor bara i det ena fältet [min ålder] eller [max ålder] varvid det andra fältet lämnas tomt; alla över n år eller alla under n år.  

Sökningen startas med knappen Ålderssökning. Sökningen visar i resultatlistan alla kunder för alla tjänstemän i det egna TYP-nätverket (under en övergångsperiod "TYP-center"), vars kundstatus är "kundkandidat", "utvärdering" eller "aktiv". Som ett resultat av sökningen skapas en lista sorterad i stigande ordning efter kundens namn. Listan innehåller följande uppgifter om kunderna: personbeteckning, namn, ålder, status, ansvarig tjänsteman och team. Varje kolumnrubrik fungerar som sorteringsvillkor och växlar sortering av kolumnens uppgifter från stigande ordning till sjunkande eller tvärtom.

Listan kan skrivas ut med knappen Skriv ut varvid kolumnuppgifterna kommer med i tabellen. Listningen kan sparas i Excel med knappen Spara, varvid listningens kolumnrubriker kommer med i beräkningstabellen.

Övriga sökfunktioner

Snabbsökningar egna kunder : listar de kunder för vilka jag är ansvarig tjänsteman och vilkas kundstatus är aktiverad,

en första utvärdering eller kundkandidat det egna teamets kunder : listar de kunder, i vilkas grunduppgifter man sparat samma team som i

mina egna användaruppgifter och kundstatus är som ovan kunder i dag : listar de kunder för vilka jag är ansvarig tjänsteman och som har en planerad starttid

för service i dag  personer för första utvärdering : listar dem för vilka statusen för kundrelation sparats som " en

första utvärdering", oberoende av ansvarig tjänsteman avslutade och ej kunder listar kundrelationerna enligt ifrågavarande status personer i överföringsläge: listar kunduppgifter som överförts från ett annat servicecenter till

användarens eget servicecenter kundkandidat : listar kunder vars status är kundkandidat

I listan över egna kunder visas förutom Personbeteckning, Namn och Status även Pågående tjänst (sökning enligt sista planerade startdatum), Planerat slutdatum för tjänsten för samma pågående tjänst, nästa Möte/vägledning som planerats (sökning enligt startdatum), Ansvariga tjänstemän, Ansvarsteam samt Senaste uppdatering av kunduppgifterna och uppdaterare.Rubrikerna för samtliga söklistor fungerar som sorteringskriterier.  

NY KUND

Kundprocessen och inledande av kundrelation vid den sektorsövergripande samservicen

Enligt 2 § i TYP-lagen ska arbets- och näringsbyrån, kommunen eller Folkpensionsanstalten bedöma om en arbetslös har behov av sektorsövergripande samservice, om den arbetslöse har

1) har fått arbetsmarknadsstöd i minst 300 dagar på grundval av arbetslöshet,2) har fyllt 25 år, är arbetslös enligt 1 kap. 3 § 1 mom. 3 punkten i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012) och arbetslösheten har pågått i tolv månader utan avbrott, eller3) är under 25 år, är arbetslös enligt 1 kap. 3 § 1 mom. 3 punkten i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice och arbetslösheten har pågått i sex månader utan avbrott.

Registrering av uppgifter om ny kund

Kontrollera om uppgifterna redan finns i TYPPI-systemet genom att göra en kundsökning med personbeteckning. Om uppgifterna inte finns, kopieras personbeteckningen till personbeteckningsfältet i kortet Ny kund/Grunduppgifter och man söker kontaktuppgifterna i befolkningsdatasystemet.

Grunduppgifter-kortet för en ny kund

Kunden hänvisas till TYP när någon av samarbetsparterna anser att kunden är i behov av sektorsövergripande samservice.

Skriv in (eller klistra in en kopierad) personbeteckning och klicka på tangenten Sök i BRC  o kundens alla namn, adress, hemkommun och språk fås ur

befolkningsregistersystemet (de gula datafälten) o om kontakten är bruten skriv in de nämnda fälten manuellto om kunden förbjudit att uppgifter lämnas ut (spärrmarkering), välj hemkommun

(obligatorisk uppgift i TYPPI), mata in adress: Poste Restante, postnummer 0 (noll) och lämna postanstalt tom

Välj ankomstkanal (rullgardinsmeny med alternativen arbets- och näringsbyrå, socialväsende, FPA, egen, annan). Ankomstkanalen kan kompletteras i fältet Förklaring.

Ansvarig tjänsteman fås som standardvärde ur användarens uppgifter. Uppgiften ändras vid behov.

Kom ihåg att spara, systemet sparar inte automatiskt. Information från BRC:

o Om personen har gällande spärrmarkering när uppgifter söks, returneras tomma uppgifter till adressfälten.

o Om personens spärrmarkering har löpt ut, lämnar vi ut den adress som personen har i befolkningsdatasystemet vid tillfället. Denna adress kan vara den som personen har haft när han eller hon har haft gällande spärrmarkering.

o Information om kontaktadressen: Personer med spärrmarkering kan anmäla en kontaktadress till befolkningsdatasystemet dit de själva önskar få till exempel sin post. Denna kontaktadress är skild från personens andra adresser som till exempel den permanenta adressen. Kontaktadressen är inte spärrad till skillnad från personens övriga adressuppgifter. OBS! TYPPI-systemet hämtar inte kontaktadressen.

Kundstatus är i detta skede "första utvärdering". För kunden kan antecknas resultaten av den första utvärderingen på kortet Plan, göras en möteskallelse, o.s.v. Samtliga Kund-kort kan uppdateras.

Som resultat av den första utvärderingen ska kundrelationens status uppdateras antingen som Kundkandidat eller Icke kund. I praktiken bör man möta alla för vilka arbets- och näringsbyrån eller annan remitterande part har bedömt behovet av sektorsövergripande samservice (i URA-systemet landsomfattande sökord 0029 behov av sektorsövergripande samservice) i TYP och först därefter bedöma kundstatus. Kundfunktionen kan inte tänkas användas om behovet av sektorövergripande samservice kan göras baserat på dokument.

Kundrelationen "aktiveras" inte förrän datum har angetts i fältet Kundrelationen inleddes. Datum ges vid första mötet. Kallelse

inleder inte kundrelationen. statusen är kundkandidat Ankomstkanal har valts och Precisering till ankomstkanal fyllts i (vid behov)  Huvudsaklig försörjning i början har valts (och kompletterats i vid behov) fältet Ansvarsteamhar fyllts i (vid behov) (Obs! enhetligt skrivsätt för team)  Ansvariga tjänstemän har valts på listan efter att Spara valts förändras kundstatusen till "aktiv" och även knappen Sök i URA

aktiveras.

Uppgiften om medgivande till sektorsövergripande som tidigare var obligatorisk har tagits bort när lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen trädde i kraft.

-> för en "aktiv" kund kan uppgifter sökas i URA

Uppgifter som hämtas från URA för en ny kund är gröna fält med grunduppgifter tips om hälsoinformation den plan som uppgjorts i URA överförs till Planhistoria

arbets- och utbildningshistoria samt sysselsättningsläge syns nu på ett eget kort

Övriga funktioner i samband med grunduppgifterna

"Spara" sparar samtidigt kundkorten: Grunduppgifter, Hälsouppgifter, Särskilda uppgifter och Social situation.

Utskrift av kundens samtliga uppgifter o När kunden skriftligt begärt om att få sina uppgifter från systemet

Kunden kan en gång om året begära en gratis utskrift av alla sina uppgifter. Övriga utskrifter under samma kalenderår är avgiftsbelagda. 

Överföring till annat servicecentero Om kunden övergår till annan enhet eller byter ort och blir kund vid annat TYP-

center kan uppgifterna överföras från den byrå kunden lämnat. o Kundrelationens status ska vara "aktiverad" eller "icke kund" för att flyttning av

uppgifterna skall vara möjligo Kunduppgifterna försvinner ur det sändande uppföljningssystemet och syns i

Överföringsläget i det mottagande uppföljningssystemet i TYPPI-systemet.o Den mottagande enheten måste uppdatera kundrelationen till aktiv.

KUNDUPPGIFTER - UPPDATERING AV KUNDUPPGIFTER UNDER KUNDPROCESSEN

Grunduppgifter

Se föregående stycke Registrering av uppgifter för ny kund/GrunduppgifterPå kortet Grunduppgifter registreras nästa gång uppgifter om kundprocessen när kundrelationen upphör. Se Kundrelationens upphörande/Grunduppgifter och Plan

Utredningsperiod

Arbets- och näringsbyrån, kommunen, Folkpensionsanstalten och den arbetslöse ska tillsammans bedöma den arbetslöses behov av service inom tre månader efter att sektorsövergripande samservice har inletts(utredningsperiod). (TYP-lagen 3 §)

- Under utredningsperioden ska arbets- och näringsbyrån, kommunen och Folkpensionsanstalten tillsammans med den arbetslöse utreda hans eller hennes yrkeskompetens samt hans eller hennes sociala situation, hälsotillstånd och arbets- och funktionsförmåga när de inverkar på sysselsättningen. I utredningsperioden ska det ingå vägledning i syfte att motivera den arbetslöse och göra honom eller henne delaktig i service som är relevant för sysselsättningen.

- Utredningen av den sociala situationen utgör en del av bedömningen av behovet av socialvårdens service.

o Bedömningen görs i den omfattning som kundens livssituation förutsätter, i samarbete med parter som behövs i samarbetet.

- Under utredningsperioden är det viktigt att samla in uppgifter om den arbetslösas arbets- och funktionsförmåga.

o Till exempel som en del av rehabiliterande arbetsverksamhet ("bedömning av funktionell arbetsförmåga")

- Utredning av rehabiliteringsbehov: yrkesmässig, medicinsk och socialo Målsättningen är att öka den arbetslöses arbets- och funktionsförmåga

Plan (uppgörande och arkivering) 

Plan

För en plan som utarbetas i sektorsövergripande samservice väljs Sektorsövergripande sysselsättningsplan som plantyp. I tillämpliga delar kan också utvärdering av servicebehovet + serviceplan användas. Den sista sektorsövergripande sysselsättningsplanen har typen slutvärdering.

På sidan syns som utgångsvärde den plantext som senast uppdaterats i TYPPI. Texten för den arkiverade planen blir på denna sida synlig som grund för ny redigering. Obs! den undertecknade och arkiverade planen bör man alltid titta på via Planhistoria, där den syns oförändrad.Planen på sidan Plan kan alltid uppdateras.

I den plan som skall undertecknas antecknas förutom texten också datum för undertecknande och från urvalslistorna väljs de tjänstemän som skall underteckna planen. Kundens namn skrivs också ut som standard. Bland dem som undertecknat planen kan också finnas en sådan tjänsteman, som inte är användare i TYPPI. I detta fall väljer man på urvalslistan alternativet "Ej TYP-tjänsteman" och skriver in namnet på tjänstemannen i fältet intill. Radering av namn sker genom att från listan välja en tom rad. Om ingen s.k. titel har sparats för planens undertecknare skrivs ett tomt fält ut.

Planen sparas, den sparade planen skrivs ut och undertecknas. Först därefter arkiveras den med tangenten "Arkivera de undertecknade uppgifterna".

När kundrelationen upphör uppgörs en sektorsövergripande sysselsättningsplan, som till typen är en slutvärdering. Utan en slutvärdering går det inte att avsluta kundrelationen. Med funktionen Överför till URA kan man överföra slutvärderingen till URA. När slutvärderingen har överförts till URA visas intill knappen texten: Slutvärderingen har överförts till URA [datum] och [klockslag].

För redigering av text på sidan Plan finns en texteditor Om uppgifter kopieras t.ex. från ett Word-dokument, ska det observeras att alla inställningar och styrningar i Word inte är kompatibla med texteditorn för TYPPI. Det är enklast att kopiera rena textavsnitt. Indrag, tabeller, listor och olika stilarter och fonter kan förändras vid infogandet.

Små ikoner är hjälpmedel för textbearbetning i texteditorn: MappT = Klistra in som text (Liitä tekstinä), MappW = Klistra in från Word (Liitä Wordistä), Pensel = Städa stökig kod (Siisti sekainen koodi), Radergummi = Ta bort formatering (Poista muotoilu), Bildskärm = Helskärmsläge (Kokoruututila). Snabbhjälp för feltillstånd "Okänt tecken i slutvärdering" (Outo merkki loppuarviossa). Kopiera och spara hela plantexten i slutvärderingen, radera texten helt ur planfönstret, välj Kopiera från Word-ikonen i texteditorns navigeringslist, kopiera den sparade texten i fönstret som öppnas och välj Lägg till, spara till slut.

På Plan-sidan finns ett fält om det viktigaste servicebehovet. OBS! Systemet ger som standard Offentlig arbetskraftsservice. Om servicebehovet är något annat, ska standardvärdet ändras till det konstaterade servicebehovet. Servicebehovet kan väljas bland följande alternativ:

Offentlig arbetskraftsservice Socialtjänster Hälsotjänster Rehabiliteringstjänster

Planhistoria

Planhistoria består av ett arkiv med undertecknade planer. Endast arkiverade planer visas. Gamla, undertecknade planer kan läsas med funktionen Visa, men de kan ej ändras. Funktionen Sök i URA hämtar kundens plan, som är synlig i historien under rubriken "Uppgifter ur kartläggnings- och verksamhetsplanen i URA". Senare kommer gamla planer att raderas i enlighet med

arkiveringsregeln. För en slutvärdering som sparats i URA visas intill Visa-knappen texten: Slutvärderingen har sparats till URA [datum] och [klockslag].

En felaktigt sparad plan kan raderas från planhistoriken med behörighet för "administrativ användare" vid ifrågavarande servicecenter. (Se också punkten ändring av slutvärdering)

Hälsouppgifter, Social situation, Särskilda anmärkningar

Dessa kort innehåller fri textinformation om ifrågavarande ämnen. Uppgifter som antecknas ska gälla främjande av sysselsättning inom sektorsövergripande samservice och i anteckningarna ska hantering av sekretessbelagda uppgifter beaktas. Maximilängden för den fria texten är i var och en av textboxarna 2000 tecken. Mängden av skriven text kan man följa med i räknaren under textboxen (xxxx/2000).

Krysset Hälsouppgifter i URA på kortet Hälsouppgifter visar att man i URA sparat hälsouppgifter om kunden. I textfälten på kortet kan man skriva in sådana sammanfattande uppgifter angående kundens hälsotillstånd och rehabilitering som behövs vid samservice.

Sidan "Social situation" är reserverad speciellt för den sociala sektorns anteckningar.

På sidan Särskilda anmärkningar kan man spara sådan information, som saknar en egen plats på de övriga sidorna.

Arbets- och utbildningshistoria

På kortet Arbets- och utbildningshistoria kan man se uppdaterad information om den aktiverade kunden i URA.

Samtycke

I lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen bestäms att myndigheten utan kundens samtycke kan få från varandra och använda vissa sekretessbelagda uppgifter för att sköta uppgifter som avses i TYP-lagen. Sådana uppgifter är de i 9 § 2 mom. i TYP-lagen förtecknade uppgifterna gällande den arbetslösa, som är nödvändiga för att ordna samservicen:

1) identifikationsuppgifter och kontaktinformation2) uppgifter som har samband med kundrelationen vid sektorsövergripande samservice, kundbesöken inom samservicen och eventuella specialarrangemang som besöken kräver3) uppgifter om den arbetslöses yrkeskompetens4) sådana uppgifter om den sociala situationen som inverkar på sysselsättningen för personen5) sådana uppgifter om hälsotillståndet samt arbets- och funktionsförmågan som inverkar på sysselsättningen för personen och som är nödvändiga för att tillhandahålla service för honom eller henne6) uppgifter om servicebehov, och7) uppgifter om den sektorsövergripande sysselsättningsplanen och hur den genomförs, följs upp och revideras.

Nödvändigheten av uppgifterna ska alltid bedömas från fall till fall. Det är inte möjligt att göra en detaljerad lista på vilka uppgifter som är nödvändiga för att ordna samservicen.

Alla uppgifter i myndigheternas register gällande kunden är inte nödvändiga för nämnda ändamål, så i den sektorsövergripande samservicen som främjar sysselsättningen behövs också fortsättningsvis samtycken från kunden.

Kundens samtycken till anskaffning och lämnande av information från utomstående samarbetsparter kan samlas på denna sida. Med funktionen Lägg till en ny registreras måluppgifterna för samtycket. Det undertecknade tillståndet kan skannas och bifogas som bilaga.

REGISTRERING AV KUNDENS SERVICESITUATION OCH DESS SYNLIGHET

Tabellen på sidan Situation/Tjänst

Tabellens syfte är visa kundens servicesituation som en helhet: vad som planerats, i vilket skede av kundprocessen man befinner sig, vad som har förverkligats, vad som skett inom kundservicen överhuvudtaget. På sidan Tjänst registreras avtalade händelser/möten/tjänster och uppföljs hur de realiseras. Av dessa kan man göra olika slags uppföljningsrapporter. I planen skrivs kort en plan (antagande om vas som ska göras) och i fältet Förverkligande noteras hur planen realiserades. Det är möjligt att lägga till skannade bilagor till en tjänst.

Färgernas betydelse: Grön - verkställd Gul - pågående Vit - planerad Svart - icke verkställd Röd - avbruten Blå - avbröts enligt överenskommelse Brun - fortsätter annanstans

Tjänsterna kan sorteras enligt de understreckade kolumnerna.

Tabellens funktioner: Lägg till en ny -> en ny händelse/tjänst registreras Visa/Ändra -> uppdatering av serviceuppgifter på ifrågavarande rad

För genomföranden är datum viktiga, annars skapas inte statistik av uppgiften på önskat sätt.

Fälten på sidan Tjänst

Sidan Tjänst är indelad i två avsnitt: Plan och Realisering. När man med kunden kommer överens om framtida transaktioner (ett möte, tjänst), registreras de huvudsakligen i Plan. När transaktionen verkställs, registreras de verkställda uppgifterna i avsnittet Realisering för samma tjänst. Saker som ej planerats (t.ex. kontakt från kundens sida) registreras i avsnittet Realisering.Tjänst - händelse-klassificering:

OBS! Nationellt följs inte kontakter, möten eller nätverksmöten upp ur TYPPI:s tjänstklassificering. Lokalt kan TYP också komma överens om annat än det som följs upp nationellt.

Kontakt (Väljs inte för nationell uppföljning)Ändamål: Här registreras sådana kontakttagningar mellan kunden och tjänstemannen som omfattar väsentliga saker. Den som tar kontakt kan vara kunden själv, en anhörig till kunden eller en annan samarbetsinstans, vilket antecknas i Precisering. I avsnittet Realisering antecknas datum för statistikföringens skull.   Omfattar till exempel: Telefonsamtal, textmeddelanden, e-post, brev och besök av jourkaraktär.När en kontakt läggs till antecknas datum automatiskt i Realiserings-avsnittets fält Avslutas.

Möte/handledning (Väljs inte för nationell uppföljning)

Ändamål: Här registreras alla möten där den egna tjänstemannen/de egna tjänstemännen och kunden är närvarande. Omfattar till exempel: Tidsbeställt besök, överraskande besök, utarbetande av planer och annat sedvanligt arbete.

Nätverks-/företagssamarbete (Väljs inte för nationell uppföljning)Ändamål: Här registreras möten, förhandlingar och andra kontakter med samarbetsparter alltid när en expert utanför servicecentret är med, även om kunden inte själv är med.Omfattar till exempel: Möten och förhandlingar mellan tjänstemän och samarbetsinstanser; arbetsgivarbesök/förhandlingar om jobb samt kundmöten och förhandlingar på kundens arbetsplats. När det är fråga om företagssamarbete antecknas i preciseringen "FÖRETAG"

UtredningsperiodÄndamål: Antecknas som service när kundrelationen inleds och bara en gång under pågående kundrelation. Noteras när första mötet med kunden är i TYP och när serviceprocessen startar. I realiseringsdelen noteras datum för uppföljning/statistik. Utredningsperioden är en del av att utarbeta en sektorsövergripande sysselsättningsplan. När den sektorsövergripande sysselsättningsplanen undertecknas noteras samtidigt utredningsperioden som avslutad.

Utredningsperioden är avsedd som en koncentrerad, högst tre (3) månaders period där personens servicebehov preciseras och på vars grund man kan komma överens om planens innehåll (underteckna en sektorsövergripande sysselsättningsplan och där avtalade fortsatta tjänster). För precisering av servicebehovet kan man under utredningsperioden använda arbets- och näringstjänster, socialtjänster och hälsotjänster. Om det preciserade servicebehovet är känt och sysselsättningsplanen kan undertecknas finns ingen orsak att fortsätta utredningsperioden till maximala tre månader.

 Uppsökande ungdomsarbete/Används i första hand av OhjaamoSyftet med det uppsökande ungdomsarbetet är att hjälpa en ungdom att få sådana tjänster och annat stöd som främjar hans eller hennes vuxenblivande samt utbildning och sysselsättning. En uppsökande ungdomsarbetare söker tillsammans med den unga att hitta en lämplig rutt som stöd för den ungas livsväg. Noteras som tjänst i uppsökande ungdomsarbete som genomförs i kommunen.

Elevvård/Används i första hand av OhjaamoNoteras som tjänst där kundens utbildningsväg planeras och genomförs sektorsövergripande under elevvårdsgruppens ledning.

Annat ungdomsarbete/Används i första hand av OhjaamoNoteras som en tjänst där kundens aktiveringsåtgärder faller inom ramen för kommunens ungdomsarbete och motionsverksamhet, till exempel deltagande i evenemang som ordnas av ungdomsväsendet, verksamhet på ungdomshuset och motionsintressen o.s.v. 

Arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte Ändamål: Varje period på 3-24 månader som finns i aktiveringsplanen registreras som en separat åtgärd. I avsnittet Plan registreras när man har kommit överens om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte och gjort remissen. I avsnittet Realisering registreras realiserade datum och i Ärendefältet uppföljningsinformation. Responsblanketterna för arbetsverksamhet kan fogas till som bilagor.

  Ekonomisk och skuldrådgivning  Ändamål: Här registreras åtgärder inom ekonomisk och skuldrådgivning, när de har planerats och tid har beställts. Rekommenderas att man registrerar endast en i taget som pågående, och då ingår alla besök.

  Primärvård/hälsokontroll  

Ändamål: Här registreras åtgärder inom primärvård samt genomförda hälsokontroller för arbetslösa.

  Mentalvårdstjänster

 Ändamål: Här registreras åtgärder inom mentalvårdstjänster i de fall när kunden har hänvisats dit under processen. Rekommenderas att man registrerar endast en i taget som pågående, och då ingår alla tjänster på olika nivåer.

  Missbrukstjänster

 Ändamål: Här registreras åtgärder inom missbrukstjänster i de fall när kunden har hänvisats dit under processen. Rekommenderas att man endast registrerar en i taget av tjänster på olika nivåer (rehabilitering på inrättning, tjänster av mellanform, öppen vård) som pågående och då ingår alla tjänster. I Ärendefältet i avsnittet Plan registreras datumen för tjänster på olika nivåer i specificerad form.

  Bostadstjänster

 Ändamål: Här registreras åtgärder inom bostadstjänster. Omfattar till exempel: Bostad och bostadslöshet.

  Socialförvaltningens kompletterande tjänster

 Ändamål: Här registreras social rehabilitering enligt 17 paragraf i socialvårdslagen samt vid behov andra åtgärder som hänför sig till socialförvaltningens kompletterande/förebyggande tjänster.

  Verksamhet som stöder sysselsättning för handikappade

  Ändamål: Verksamhet i sysselsättningssyfte för handikappade enligt 27 D § i socialvårdslagen.

  Övriga tjänster som anskaffas inom kommunförsöket/Används ej

 Tjänst som kommunen anskaffat och som inte kan placeras i de uppräknade tjänsterna. Rekommenderas att Precisering används. 

  Kommuntillägg som betalas till arbetsgivaren

 Ändamål: Kommunalt stöd som kombinerats med lönesubvention eller annars betalas till arbetsgivaren. Anges den tidsperiod för vilken kommuntillägg beviljas och beloppet, euro/månad. I tjänsten finns inte summafunktion, dvs. det totala eurobeloppet fås inte till rapporter. Information önskas om för hur lång tid kommuntillägg beviljas och hur stort tillägget är.

  FPA:s yrkesinriktade rehabilitering

Ändamål: Används endast av FPA. Här registreras beslut inom FPA:s yrkesinriktade rehabilitering. Förutsätts att Precisering används. Preciseringar är: Utredning av rehabiliteringsbehov, rehabiliteringsundersökning, arbetsprövning, arbetsträning, arbetsprövning+arbetsträning, yrkesutbildning, utbildningsprövning, hjälpmedel, näringsunderstöd

FPA:s medicinska rehabilitering

Ändamål: Används endast av FPA. Här registreras beslut inom FPA:s medicinska rehabilitering. Förutsätts att Precisering används.

Preciseringar är: Individuell rehabiliteringsperiod H, Individuell rehabiliteringsperiod V, rehabiliterings- och anpassningsträningskurs H, rehabiliterings- och anpassningsträningskurs V, rehabiliteringspsykoterapi, neuropsykologisk rehabilitering, öppenvårdsterapi V

   FPA:s/försäkringsbolagets tjänster 

Ändamål: Här registreras FPA:s tjänster. För FPA registreras all annan service än beslutsfattande i rehabilitering. För FPA förutsätts användning av precisering. Försäkringsbolagets tjänster registreras under punkten Övrigt tillsammans med precisering.

Preciseringar är: Rehabiliteringsrådgivning, Förmånsrådgivning, Rehabiliteringspenning för unga, Telefonsamtal

  Sysselsättningsfrämjande TE-tjänster/Används om behovet av sektorsövergripande

samservice fortsätter under servicen 

Ändamål: Här registreras sysselsättningsfrämjande åtgärder. Rekommenderas att Precisering används. Omfattar till exempel: Jobbsökarträning, karriärträning, arbetsprövning, lönesubventionerad sysselsättning, läroavtal när det är lönesubventionerat, vikariat som hänför sig till alterneringsledighet.

  Arbetsträning

 Ändamål: Arbetsträning som skaffats för en individ eller grupp (även annan arbetsträning än sådan som anskaffats som TE-tjänst).

  Arbetskraftsutbildning/Används om behovet av sektorsövergripande samservice fortsätter

under utbildning 

Ändamål: Här registreras åtgärder inom arbetskraftspolitisk utbildning. I Ärendefältet i avsnittet Plan registreras datum för ansökan och datum för antagande till utbildning. Omfattar: Yrkesutbildning, enskilda utbildningsplatser, grundläggande yrkesutbildning för vuxna och TOPPIS.

  Egen gruppverksamhet

 Ändamål: Åtgärder inom egen gruppverksamhet. Omfattar till exempel: Grupper som egen verksamhet eller grupper som anskaffas som köpta tjänster inom kommunförsöket.

  Frivillig utbildning/Används om behovet av sektorsövergripande samservice fortsätter under

utbildning 

Ändamål: Här registreras åtgärder inom frivillig utbildning. 

Arbete på den öppna arbetsmarknaden/Används om behovet av sektorsövergripande samservice fortsätter under anställningen Användning ska övervägas noga i TYP (jmf. kundprocessens varaktighet i sektorsövergripande samservice)

 Ändamål: Här registreras när kunden blir sysselsatt på den öppna arbetsmarknaden i visstids- eller tillsvidareanställning (= sysselsättning utan stöd från arbetsförvaltningen).

  Utredning av arbets- och funktionsförmågan/Pensionsutredning

 

Ändamål: Här registreras utredning som gjorts av en kommunalt anställd i samband med pensionsutredningen. (I URA anteckningen ”Hänvisad till pensionsutredning hos annan myndighet”).

  Sjukledighet

 Ändamål: Här registreras de sjukledigheter då kunden inte står till arbetsmarknadens förfogande.

  Kriminalvård

 Ändamål: Här registreras tid inom påföljdssystem då kunden inte står till arbetsmarknadens förfogande. Omfattar till exempel: Tid i slutet fängelse och fängelsestraff på öppen anstalt.

  Annan service

 t.ex. försäkringsbolagets tjänster. Precisering ska användas.

Övriga fält och deras användning

1. Precisering - användningen kan avtalas 2. Tjänstens status (rapportering om åtgärder i olika skeden) (förändras inte automatiskt)3. Plan: Start- och Sluttidpunkt - t.ex. klockslag för möte, planerad tidsperiod för rehabilitering,

utbildning, m.m. 4. Ärende i samband med möte, åtgärd. 5. Deltagare - vem som deltar i kundmöte/tjänst. 6. Plats - t.ex. överenskommen mötesplats 7. Team - man kan beträffande varje service definiera vilket team som ansvarar för den

(ansluter sig också till kundsökningen och rapporteringen) 8. Realisering: Start- och Sluttidpunkt - realiseringen av planerad åtgärd registreras. Om

tjänsten/händelsen inte planerats, registreras endast den realiserade tiden (t.ex. kontakt från kundens sida, som inte hänförde sig till något avtalat möte)

9. Beskrivning - servicens resultat registreras. 10. Bilagor - bilagor som ska skrivas ut och som skannats - skrivs ut och bifogas i ett separat

litet fönster. De bifogade bilagorna syns som länkar och kan öppnas från länkarna.

Lägg till en ny -> registrering av planerat möte/planerad tjänst

Då man med kunden avtalar om framtida händelser, möten och tjänster registreras de som en planerad åtgärd. Fyll i fälten i avsnittet Plan upptill på sidan allt efter behov.

Välj tjänst och precisera med överenskommen precisering Status: planerad Plan: Start- och Avslutningstidpunkt (datum och klockslag). I och med att datum och

klockslag antecknats för förestående möte, bokas en tid direkt i deltagarnas kalendrar och skrivs ut i möteskallelsen till kunden

Markering av ärende (Början av Ärende-fältet syns i tabellen Tjänst). Till deltagare kan väljas flera tjänstemän på en gång genom att kryssa för i en separat ruta.

Externa deltagare kan läggas till genom att välja tangenten Lägg till en utomstående deltagare och genom att skriva in deltagarens uppgifter på den rad som uppenbarat sig på listan eller genom att öppna avsnittet Utomstående deltagare och välja deltagarna på listan. Uppgifterna sparas med tangenten Färdig.

Kontrollera tjänstemännens kalendrar (Kalenderanteckning lyckas endast efter att klockslagen givits)

Man skriver ut ett följebrev, en möteskallelse, e.dyl. i anslutning till servicen. I det lilla fönstret Bilagor väljs Bifoga förhandsifylld blankett och man väljer den blankett som skall

skrivas ut. Formuläret öppnar sig i ett eget pdf-fönster, där den kan skrivas ut. "Färdig" -> återgår till fönstret Tjänst.

"Spara" sparar såväl tjänsten, deltagarna, bilagorna som kalenderanteckningarna och tillämpningen återgår till tabellen.

"Ångra" återgå till tabellen utan att registrera tjänsten.

Visa/ändra -> registrering av framskridandet/realiseringen av mötet/tjänsten

Då kunden kommer till avtalat möte, antecknas mötesresultatet.

Öppna tjänstetransaktionen med funktionen Visa/Ändra Välj Verkställd som status Nedtill på sidan under rubriken Realisering antecknas åtminstone Avslutningsdatum. Markera ärendet Kontrollera deltagare och korrigera vid behov Lägg till eventuella skannade bilagor Spara sparar de gjorda anteckningarna och återgår till tabellen. "Ångra" återgå till tabellen utan att göra uppdateringar Radera raderar tjänstetransaktionen i sin helhet Om man under mötet kommer överens om följande möte - Registrera en ny Planerat

framtida möte - Skapa en ny - Möte, osv.

Registrering av inledd tjänst i anknytning till planen:

Öppna tjänstetransaktionen med funktionen Visa/Ändra Välj status Pågående Registrera Realisering: Starttid (och ev. klockslag) Markera ärendet vid behov Kontrollera deltagare och korrigera vid behov Spara sparar de gjorda anteckningarna och återgår till tabellen. "Ångra" återgå till tabellen utan att göra uppdateringar Radera raderar tjänstetransaktionen i sin helhet

Realisering av tjänst i anknytning till planen:

Öppna tjänstetransaktionen med funktionen Visa/Ändra Välj status verkställd, icke verkställd, avbröts, avbröts enligt överenskommelse eller

fortsätter annanstans Registrera åtminstone Slutdatum för realiseringen. Om avbrutet bör finnas uppgift om såväl

start som om upphörande, om icke verkställd behövs inga datum. Ärenden/orsaker m.m. antecknas. Granska deltagare och korrigera vid behov (egna och/eller externa) Om kunden medtar ett intyg, ett utlåtande eller liknande som är kopplat till tjänsten kan det

skannas och bifogas till denna transaktion. OBS! Läkarutlåtanden, rehabiliteringsredogörelser och andra medicinska dokument skannas inte som sådana till TYPPI-systemet

o Välj Bilagor o Välj Bifoga skannat dokument o Sök dokumentet med funktionen Bläddra i den folder, dit det skannades. o Ge dokumentet ett beskrivande namn i fältet Namn o Skriv in datum o Det skannade dokumentet raderas från den lokala hårddiskeno "Färdig" -> programmet återgår till fönstret Tjänst

Spara sparar de gjorda anteckningarna och återgår till tabellen. "Ångra" återgå till tabellen utan att spara uppdateringar Radera raderar tjänstetransaktionen i sin helhet

Lägg till en ny -> Registrering av kontakttillfällen/Kontakter följs inte nationellt

När en kund ringer eller skickar post eller en icke planerad händelse registreras, registrera det som Kontakt (eller ev. annan realiserad åtgärd).

o Välj Kontakt o Välj Verkställd som status o Skriv in ärendet i Plan-avsnittets sakfält, on du vill att det skall synas i tabelleno Registrera Slutdatum i Realiserat-avsnittet.o Välj dig själv som deltagare o Spara sparar kontakttillfället och återgår till tabellen.o "Ångra" återgå till tabellen utan att spara kontakttillfället

KUNDRELATIONENS UPPHÖRANDE

Kundrelationen i den sektorsövergripande samservicen upphör när kunden inte längre har behov av sektorsövergripande samservice utan sysselsättning för honom eller henne kan främjas genom offentliga arbetskrafts- och företagstjänster eller när han eller hon övergår till service hos annan myndighet.

Kundrelationens upphörande registreras på kortet Grunduppgifter och på sidan Plan skrivs en Slutvärdering. De tjänster som är öppna på sidan Situation/Tjänst ändras enligt utfallet innan kundrelationen avslutas. Orsaken till upphörandet väljs i menyn.

Om personen inte fortsätter som arbetssökande överförs inte slutvärderingen till URA (se punkt Slutvärdering)

Grunduppgifter 

Huvudsaklig försörjning vid kundrelationens slut Slutdatum för kundrelationen och orsaken till dess upphörande 

Klassificering av avslutningsorsak:

         Behovet av sektorsövergripande samservice upphör          

Anvisning: Avslutningsorsak som används i första hand. Avslutningsorsaken inkluderar följande avslutningsorsaker som alltså inte används i den sektorsövergripande samservicen:

- Sysselsättningsförutsättningarna har ökat så att kunden blir kund vid TE-kontor- Har inlett examensinriktade studier- Sysselsatt med lönesubvention i minst 6 mån

- Sysselsatt på öppna arbetsmarknaden i minst 6 mån

 OBS! Om kunden fortfarande har behov av sektorsövergripande samservice under till exempel lönesubventionerat arbete eller utbildning, bör kundrelationen i TYP inte avslutas.

  Sysselsatt på öppna arbetsmarknaden i minst 6 mån 

Anvisning: Används inte i TYP. Behovet av sektorsövergripande samservice och därmed också kundrelationen med TYP upphör innan detta.

När kunden är sysselsatt utan stöd till vidare eller i visstidsanställning med minst 6 månaders varaktighet.

Sysselsättningsförutsättningarna har ökat så att kunden blir kund vid TE-kontor

Anvisning: Används inte i TYP

 Har inlett examensinriktade studier

Anvisning: Används inte i TYP. Gäller inte arbetskraftsutbildning. OBS! Behovet av sektorsövergripande samservice och därmed också kundrelationen med TYP upphör i allmänhet innan detta.

Sysselsatt med lönesubvention i minst 6 mån

Anvisning: Används inte i TYP. OBS! Behovet av sektorsövergripande samservice och därmed också kundrelationen med TYP kan upphöra redan innan detta. Om man anser att kunden efter perioden med lönesubvention saknar behov av sektorsövergripande service upphör kundens kundrelation. Kundens jobbsökning fortsätter under det lönesubventionerade arbetet vid TE-byrån. (Kunden informeras om att hans eller hennes kundrelation flyttats till TE-byrån).

 

Pensionerad

Anvisning: Inledd pensionering.

Även om man inte hänvisas till TYP för pensionsutredning kan det under processen framgå att pension är det rätta alternativet. Avslutningsorsaken är därför informativ och används i TYP. Hålls separat eftersom kunden som regel inte längre fortsätter som arbetssökande.

Övergått till långvarig rehabilitering eller vård av sjukdom

Anvisning: Används inte i TYP, eftersom det är en del av TYP-processen.

Hamnat utanför arbetskraften av andra orsaker

Anvisning: t.ex. värnplikt, föräldraledighet, frihetsstraff. Obs! Om det är möjligt att delta i service under frihetsstraff eller föräldraledighet, avslutas inte kundrelationen.

Kundrelationen avslutad på kundens initiativ

Anvisning: Används när kundrelationen och samtidigt giltigheten för jobbsökande upphör. Kundrelationen med TYP är inte frivillig det vill säga kunden kan inte till exempel meddela att han eller hon övergår till kund hos TE-byrån. 

Ändring i kundens situation kunde ej uppnås genom tjänsterna

Anvisning: Används inte i TYP, eftersom ingen tidsgräns är satt för servicen. Det är inte ändamålsenligt att överföra kunder från den sektorsövergripande samservicen till TE-byrån, eftersom det inte finns bättre förutsättningar hos TE-byrån än hos TYP att främja sysselsättning för den som behöver samservice.

Servicen har inte fungerat eller fått någon effekt och någon förändring i kundens situation har inte uppnåtts. På basis av en bedömning kommer kundens servicebehov inte uppnås genom tjänsterna och det är inte motiverat att fortsätta kundrelationen.

Död 

Flyttat från servicecentrets ort

Anvisning: Används inte i TYP. Om kunden fortfarande behöver sektorsövergripande samservice och flyttar, avslutas inte kundrelationen, utan uppgifterna överförs i aktiv status till TYP på den nya bostadsorten.

Annan orsak

Anvisning: Används inte i TYP.

Situation/Service

Då kundrelationen avslutas får inte öppna tjänster bli kvar för kunden. Status "planerad" och "pågående" måste ändras enligt utfallet innan kundrelationen avslutas.

Plan På sidan Plan väljs "Slutvärdering" Slutvärderingstexten skrivs och skrivs ut. I slutrapporten som ska skrivas ut läggs uppgifter om orsaker till upphörandet och alla

tjänster i tabellform. I utskriften syns kundens namn som en av undertecknarna, även om underskrift inte alltid skulle begäras av kunden.

När slutvärderingen undertecknats och man kommit överens om att kundrelationen upphör, arkiveras "Slutvärdering" med funktionen 'Arkivera det undertecknade'.

"Spara" -funktion ändrar kundrelationens status till avslutad på kortet Grunduppgifter och kundens uppgifter kan inte längre ändras.

Efter att den sparats kan Slutvärderingen överföras till URA genom att välja ifrågavarande tangent

När slutvärderingen har överförts till URA visas till höger om knappen texten: Slutvärderingen har överförts till URA [datum] och [klockslag].

Om något fel har skett när slutvärderingen sparades kan den ändras med behörighet som administrativ användare (se administration, ändring av slutvärdering)

Samma kund kan senare bli kund på nytt. Då inleds kundprocessen från början.

UPPFÖLJNING

På sidan Uppföljning syns antalet påbörjade och avslutade kundrelationer per månad och dag. Sidan öppnas som standard med uppgifter för innevarande år. Inledandet av kundrelationen registreras enligt grunduppgiften Kundrelationen inleddes-datum och upphörandet enligt grunduppgiften Avslutningsdatum.

Antalet kundmöten visar de kundmöten som genomförts. Datumet bestäms av åtgärdsuppgiftens realiserade startdatum eller avslutningsdatum.

Med tangenten Sök uppföljning kan man se motsvarande uppgifter för valt år, resp. månad.Tangenten Kundläge nu ger det aktuella antalet kundrelationer för det egna servicecentrets.

RAPPORTERING

Rapport- och Kontrollsidor kan bara nås en administrativ användares behörighet.

På Rapport-sidan väljs den rapport som skall köras och en utskrift för denna, beroende på rapporten tjänstemannavis, teamvis eller på nätverksnivå. Rapportens innehåll kan väljas till en bestämd tidsperiod. Rapporterna öppnas i ett separat Adobe Reader-fönster där de kan skrivas ut eller sparas som kopior.

Utöver online-körningar kan körningar göras i bakgrunden. I det fallet ges rapporten önskade val och knappen "kör i bakgrunden" används. Det går att på en särskild flik kontrollera om bakgrundsrapporterna är färdiga och genom denna flik kan användaren öppna rapporten. Rapporterna raderas automatiskt ur systemet sju dagar efter att de körts. Aktiva kunder per tjänsteman

Avsikten med rapporten Aktiva kunder tjänstemannavis är att få uppgift om det totala antalet olika aktiva kunder vid rapporteringstidpunkten för en eller flera valda tjänstemän, eller om något val inte gjorts för samtliga tjänstemän (specificerade). I samband med att rapporten startas öppnas en vy där man kan välja tjänstemän. Tjänstemannen/tjänstemännen väljs genom att man klickar på kryssrutan framför namnet. En vald tjänsteman kan tas bort genom att man på nytt klickar på kryssrutan. Om ingen tjänsteman väljs, visas på rapporten alla tjänstemän specificerade. Av de valda tjänstemännen visas i rapporten bara de som vid rapporteringstidpunkten har aktiva kunder. 

Kundtjänster

Rapporten är avsedd att visa belastningen på tjänsterna Rapporten visar antalet kundmöten som en viss tjänsteman eller ett visst team haft under en bestämd period. I rapporten utskrivs tjänstemannakoderna och namnen på tjänstemännen samt på de externa deltagarna. Rapporten beräknas enligt de deltagare och team som antecknats för servicen. I rapporten medtas inte de tjänster vilkas status är "planerad" eller "icke verkställd". Rapportens datumavgränsning berör två datumfält så att något av dem uppfyller sökvillkoret: startdatumet för åtgärdens realisering eller dess slutdatum.

Kundrelationens längd och utkomsten

Genom rapporten som följer upp kundrelationernas varaktighet och tjänstens effekt har man försökt följa upp hur kundernas utkomststatus förändras under kundrelationen. Rapporten beräknas utgående från avslutade kundrelationer. Kundrelationernas längd har definierats i sexmånadersintervall så att den kortaste perioden visar alla kundrelationer där längden underskrider sex månader och den längsta perioden visar alla kundrelationer som varat i över tre år.

Utkomstklassificeringen beräknas från utkomstanteckningarna i kundens grunduppgifter i början och slutet av kundrelationen.

Teamvis erhålls rapporten på basis av uppgiften Ansvarsteam i kundens grunduppgifter.

Avslutade kundrelationer, namnlista och slutdatum  

I rapporten Avslutade kundrelationer, namnlista och slutdatum skrivs namnen på de kunder (förnamn och efternamn) vars kundrelation har avslutats mellan de start- och slutdatum som getts som urvalskriterier samt datum då kundrelationen avslutades och kundrelationens längd i dagar.   

Kundens deltagande i tjänster

Rapporten följer upp hur många olika tjänster kunderna deltar i. Rapporten utvisar antalet i fyra olika klasser: antalet kunder med antal olika åtgärder mindre än 3, 3–6, 7–10 eller mer än 10. I rapporten inkluderas inte de tjänster vilkas status är "planerad" eller "icke verkställd". Rapportens datumavgränsning berör två datumfält så att något av dem uppfyller sökvillkoret: startdatumet för åtgärdens genomförande eller dess slutdatum.

Obs! Kontakter och möten ingår i antalen.

Tjänster enligt typ och status

Rapporten följer upp tjänsternas genomförande. Rapporten kan också fås på preciseringsnivå, då varje separat preciseringsanteckning skrivs ut som eget antal. Datumavgränsningen för rapporten bestäms av efter vilken status man vill se åtgärderna.

Om rapporten körs för statusvärdena planerad eller icke verkställd, måste startdatumet för åtgärden ingå i rapportens tidsintervall.

Om rapporten körs för statusvärdena pågående, avbröts, eller avbröts enligt överenskommelse måste startdatumet för åtgärdens verkställande ingå i rapportens tidsintervall

• Om rapporten körs i läget verkställd, måste slutdatumet för åtgärdens realisering ingå i rapportens tidsintervall.

Inkomna kundrelationer enligt åldersgrupp

I rapporten Inkomna kundrelationer enligt åldersgrupp anges antalet kunder vars kundrelation har påbörjats mellan de start- och slutdatum som getts som urvalskriterier. Om kunden har varit kund fler än en gång under den valda tidsperioden, inkluderas alla olika gånger då en kundrelation funnits.

Avslutade kundrelationer enligt åldersgrupp

I rapporten Avslutade kundrelationer enligt åldersgrupp anges antalet kunder vars kundrelation har avslutats mellan de start- och slutdatum som getts som urvalskriterier. Om kunden har varit kund fler än en gång under den valda tidsperioden, inkluderas alla olika gånger då en kundrelation funnits. 

Planer

På rapporten Planer visas antalsuppgifter för olika slags planer enligt datum för undertecknande.

Utbildning

På rapporten Utbildning visas en antalsrapport över kundernas utbildningsbakgrund enligt Statistikcentralens utbildningsklassificering. Den första siffran i den utbildning som sparats för kunden i grunduppgifterna är bestämmande. Utbildningsnivåerna är:

0 Förskolenivå

1 Lägre grundnivå

2 Högre grundnivå

3 Mellannivå

5 Lägsta högre nivå

6 Lägre högskolenivå

7 Högre högskolenivå

8 Forskarutbildningsnivå

9 Utbildningsnivån okänd

Kommunvisa rapporter

Rapporterna visar antalet inkomna och avslutade kundrelationer kommunvis På Inkomna-rapporten visas antalet inkomna kundrelationer per kommun och

ankomstkanal. Inledningstidpunkten för sökningen kan bestämmas som ett tidsintervall. På Avslutade-rapporten visas antalet avslutade kundrelationer per kommun och

avslutningsorsak. Avslutningstidpunkten för sökningen kan bestämmas som ett tidsintervall.

ADMINISTRATION  

På sidan Administration finns tre kort: Överföring av kunduppgifter, Utomstående deltagare och Ändring av slutvärdering. Sidan Administration kan bara nås med behörighet som administrativ tjänsteman.

Kortet Överföring av kunduppgifter används för att överföra kunduppgifterna om samtliga kunder för en tjänsteman till en annan tjänsteman vid samma TYP-center/kommunförsök. I den övre rullgardinsmenyn väljs den tjänsteman vars kunder överförs och i den nedre menyn väljs den tjänsteman som kunderna överförs till.

På kortet Utomstående deltagare upprätthåller varje TYP-center/kommunförsöksprojekt uppgifter om de externa kontaktpersoner som deltar i åtgärderna. På kortet sparas personens namn, roll, organisation, telefonnummer och e-postadress. De personer som sparats på kortet Utomstående deltagare visas för urval i det med mellanrubriken Utomstående deltagare avgränsade avsnittet på Deltagare-kortet, som öppnas via Status/Tjänst-kortet.  

Genom kortet Ändring av slutvärdering är det möjligt att korrigera slutvärderingen för en avslutad kundrelation. På fliken frågas efter personbeteckning på vars grund kundens identitetsuppgifter skapas (namn, status, adress). Knappen Ändra slutvärdering återställer kundrelationen till aktiv och slutvärderingens pdf raderas ur databasen. En ny slutvärdering upprättas för kunden och kundrelationen avslutas. För att det ska vara möjligt att korrigera slutvärderingen ska kunden vara kund hos den administrativa användarens TYP-center.

Om TYP-styrgruppens nationella riktlinjer

TYP-verksamhetsmodellen har som mål att främja sysselsättning av arbetslösa genom att erbjuda dem offentliga arbetskraftstjänster samt social-, hälso- och rehabiliteringstjänster efter deras behov. Den nationella styrgruppen har inte ställt upp kvantitets- eller kvalitetsmässiga nationella mål för nätverken.

De centrala delområden som hör ihop med verksamheten följs dock upp:

1) Samservicens organisation2) Den sektorsövergripande samservicens kundantal och kundprofil3) Kundprocessen4) Kundnöjdhet

Det är viktigt att TYP-nätverken följer de saker nämns i punkterna 2–4. Varje nätverk kommer lokalt överens om de förfaringssätt som nätverkets aktörer använder för att hänvisa kunder till TYP-servicen.

Saker som följs upp nationellt och att observera i TYP-anteckningar

De uppgifter som hämtas är av statistisk natur (antalsuppgifter, bakgrundsvariabler). De förhållanden som rapporteras till TYP-styrgruppen halvårsvis (uppgifter för jan–juni i början av hösten, hela årets uppgifter i feb–mars året efter).

Sak som följsInformationskälla

Att observera vid TYPPI-uppföljning

1 SAMSERVICENS ORGANISATION Nätverk, verksamhetsställen och lokaler samt personal

Separat uppföljning, följs inte upp ur TYPPI

2 KUNDANTAL OCH -PROFIL

Kunder som hänvisas till TYP (=kunder i kö)

URA kod 0029

AHTI kör personbeteckningsbaserade uppgifter ur URA för de kunder för vilka servicebehovkoden 0029 har angivits.

Urvalsuppgifterna jämförs med de kunder som är aktiva i TYPPI-registret (för TYPPI-uppgifterna beställs separat en personbeteckningskörning, leverantör Netum Oy), korskörning i TEM som eget arbete.

Om en aktiv kund i URA som är markerarad med kod 0029 inte återfinns bland TYPPI-registrets aktiva kunder betraktas det som att kunden står i kö.

Obs! När kundrelationen med TYP upphör bör servicebehovskoden 0029 tas bort, se markeringar när kundrelation upphör.

Kunder i TYP-process

TYPPI Netum Oy kör personbeteckningsbaserade uppgifter om TYPPIs aktiva kunder åt ANM under uppföljningsperioden och vid bryttidpunkten (30.6 och 31.12). (Körningarnas pris för ANM cirka 700 euro/arbetsdag + moms).

Obs! Om en s.k. gammal kund lämnas/har lämnats aktiv i TYPPI kommer han eller hon med i urvalet.

För att uppgiften om kundantal som körs i TYPPI ska motsvara det verkliga kundantalet bör de personer tas bort som aktiva

kunder ur TYPPI som inte längre är kunder hos TYP. Uppgiften uppdateras inte via URA det vill säga kundrelationen avslutas manuellt i TYP.

ANM levereras under våren 2017 via skyddad e-postförbindelse personbeteckningarna för personer över 65 år i den egna TYP som är aktiva kunder i TYPPI.

3 KUNDPROCESS

Hänvisning till samservice

Sändande part TYPPI

Hämtas till uppföljning från TYPPIs ankomstkanal (kommun/TE-byrå/FPA) Ankomstkanaler "Övriga" och "Frivillig" används inte.

Notering om ankomstkanal görs i TYP.

Den sändande partens bedömning av servicebehov (Skickats på grund av?)

TYPPI

Till uppföljningen hämtas det viktigaste servicebehovet det vill säga varför hänvisning till TYP har skett. Ur TYP-lagens perspektiv är antagandet att kunden inte blir sysselsatt med bara TE-tjänster.

Obs! Systemet ger som standard TE-tjänster, det vill säga ska ändras vid behov.

Tid för att komma med i samservice.

URA +TYPPI

Tiden i dagar mellan datum för servicebehovskoden 0029 i URA och startdatum för kundrelation som noterats i TYPPI. (Netum kör informationen).

Obs! Som startdatum för kundrelation i TYP ska noteras den dag då man träffar kunden (inte till exempel dag då kallelse skickas).

Sektorsövergripande sysselsättningsplan

Tjänster som genomförts under utredningsperioden

TYPPIURA

Utredningsperioden börjar med det första mötet med kunden. Till uppföljningen hämtas de tjänster som genomförts mellan

start- och slutdatum. Obs! Kontakttillfällen, samarbetsmöten och nätverkande tas inte

med.

Utredningsperiodens varaktighet TYPPI

Tiden i dagar mellan start- och slutdatum för utredningsperioden Utredningsperioden börjar med det första mötet med kunden Starten för "Utredningsperiodstjänsten" anges börja samma dag

som det första mötet sker. Utredningsperioden anges som avslutad senast efter 3 månader

även om det skulle finnas pågående tjänster.

I den sektorsövergripande sysselsättningsplanen ingående, verkställda tjänster

TYPPI

Till uppföljningen hämtas endast sektorsövergripande sysselsättningsplaner. För TYP-kunder bör inte andra planer användas än sektorsövergripande sysselsättningsplan

Till uppföljningen hämtas de tjänster som genomförts efter undertecknandedatum och under uppföljningstiden.

Det övervägs också om även pågående tjänster ska tas med.

Avslutande av samservice

Samservice avslutad efter utredningsperioden

TYPPI

För uppföljning hämtas kunder vars kundrelation med TYP har varat högst 3 månader.

Information fås om antalet kunder som inte har haft behov av sektorsövergripande samservice.

Behovet av sektorsövergripande samservice har upphört

TYPPI Enligt TYP-lagen avslutas kundrelationen hos TYP när personen inte längre behöver sektorsövergripande samservice.

Som utgångspunkt den viktigaste avslutningsorsaken som följs och denna bör användas. När det gäller effekten av TYP följs för

närvarande inte nationellt till exempel sysselsättning eller övergång till utbildning.

I urvalet ingår för närvarande alla avslutningsorsaker.

Kundrelation efter samservicen

TYPPI + Särskild uppföljning

Ger information om till vilken organisation ansvaret för kundens process överförs. Inte rapporterad tills vidare

Kundrelationens varaktighet TYPPI

Till uppföljningen hämtas avslutade kundrelationer, avslutningsdatum och inledningsdatum. Varaktigheten är skillnaden mellan inledningsdatum och avslutningsdatum.

Obs! Ett antagande ur uppföljningens perspektiv är att alla aktiva kunder i TYPPI har bedömts (fortfarande) vara i behov av sektorsövergripande samservice. Uppföljningen gäller alltså inte bara kundrelationer som inletts efter 1.1.2015 utan även gamla kundrelationer som fortsätter.

4 KUNDNÖJDHETRespons som samlas in från kunder

Enkät FPA planerar att genomföra under 2017.