WORD-­‐FUNKTIONER  FOR  DUMMIES  –  MAC    How  to  ”Kommentar”    Når  du  retter,  læser,  undrer  dig,  spekulerer  og  vurderer  et  dokument  fra  dit  gruppemedlem,  din  vejleder  eller  noget  helt  andet  kan  det  nogle  gange  være  nyttigt  at  kunne  kommentere  på  ord,  sætninger  eller  hele  afsnit,  uden  decideret  at  ændre  noget.  Kommentarfunktionen  indsætter  automatisk  markeringsbokse  der  vises  i  dokumentets  højre  margen.  Kommentarer  er  nyttige  til  som  skrevet  at  kommentere,  hvad  end  det  er  rettelser  og  ændringer  eller  bare  ris  eller  ros.  Vi  vil  nu  gennemgå  en  how  to  guide,  som  beskriver  brugen  af  funktionen:

Skærmbilledet  til  højre  viser  et  worddokument,  indeholdende  en  tekst,  som  vi  ønsker  at  tilføje  kommentarer  til.  Der  er  to  måder  at  tilføje  kommentarer  på,  den  ene  er  ved  at  vælge  fanen  ”Gennemse”  i  hovedmenuen,  hvor  en  kommentar-­‐knap  er  at  finde.    

 Den  anden  mulighed  er  at  vælge  ”Indsæt”  i  selve  menulinjen  for  Word.  Når  du  har  fundet  noget  du  vil  kommentere  på,  kan  du  således  markere  teksten,  gå  ind  i  ”Indsæt”  og  trykke  på    ”Ny  kommentar”.  

 Nu  dukker  en  markeringsboks  op  i  dokumentets  højre  margen,  hvor  du  kan  skrive  din  kommentar  til  den  pågældende  markerede  sætning.    

 Når  en  person  retter  i  et  dokument,  fremgår  det  automatisk  i  Word,  hvem  denne  er  og  i  markeringsboksen  vil  titlen  derfor  være  navnet  på  personen,  i  alle  denne  persons  kommenteringer.  Som  vist  her,  hvor  det  er  Majken  der  kommenterer,  bliver  titlen  på  markeringsboksene  derfor  ”Majken  Støvring,  dato,  klokkeslæt”  

 Når  Majken  har  kommenteret,  gemmes  kommentarerne  automatisk  idet  Majken  gemmer  selve  dokumentet.  Nu  er  det  derfor  muligt  for  Karoline  at  gå  ind  og  kommentere  yderligere.  Word  opfatter,  som  beskrevet,  at  det  er  en  ny  person  og  markeringsboksene  bliver  derfor  en  ny  farve,  samt  af  titlen  fremgår  igen  forfatter,  dato  og  klokkeslæt  for  kommenteringen.      

   

           

How  to  ”Registrer  ændringer”    Som  standard  vises  markeringsboksene  ved  “Registrer  ændringer”-­‐funktionen  når  man  sletter,  kommenterer,  formateringsændringer  og  indhold,  der  er  flyttet,  i  Microsoft  Office  Word.  Her  er  en  hands-­‐on/konkret/how  to  guide,  som  beskriver  brugen  af  funktionen:    Du  finder  ”Registrer  ændringer”-­‐funktionen  under  fanen  ”Gennemse”  i  hovedmenuen.  Her  kan  du  vælge  om  den  skal  være  slået  til  eller  fra.  På  billedet  til  højre,  fremgår  det,  at  funktionen  er  slået  fra.    

 Her  ses  skærmbilledet,  når  ”Registrer  ændringer”  er  slået  til.    Word  vil  nu  registrere  nærmest  alt  hvad  du  foretager  dig  af  rettelser  i  dokumentet,  og  automatisk  lave  en  markeringsboks  der  forklarer  historikken  af  dine  ændringer.    

 Eksempel:  Vi  har  til  på  skærmbilledet  til  højre  markeret  et  stykke  tekst,  som  vi  ønsker  at  ændre.  I  dette  tilfælde  ønsker  vi  at  lave  hele  sætningen  om,  og  ikke  bare  et  ord,  derfor    

 I  dette  tilfælde  er  det  Majken  som  retter,  hvilket  ses  i  titlen  af  markeringsboksen  til  højre:  ”Majken  Støvring,  dato,  klokkeslæt”.  Majken  har  her  ændret  hele  sætningen  og  markeringsboksen  forklarer  beskriver  det  derfor  som  ”Slettet”.  Altså  fremgår  det  originale  tekststykke  som  Majken  nu  har  ændret  og  dermed  slettet  i  markeringsboksen.    Efter  Majkens  rettelser,  er  det  nu  Karolines  tur.  Karolines  rettelser  som  fremgår  i  markeringsboksene  har  en  ny  farve,  Word  registrere  nemlig  automatisk  at  det  er  en  anden  bruger  som  har  åbnet  dokumentet.    På  skærmbilledet  til  højre  ses,  at  Karoline  yderligere  tilføjer  et  ord  samt  ændrer  det  sidste  i  sætningen.  Derfor  popper  endnu  en  markeringsboks  op,  med  denne  historik.  Majkens  ændringer  ses  stadig,  indtil  de  enten  accepteres  eller  afvises,  på  henholdsvis  det  lille  flueben  eller  kryds  i  højre  hjørne  af  boksen.  

 

                   Udover  det  lille  kryds  i  hjørnet,  kan  man  også  tage  stilling  til  om  man  ønsker  at  acceptere  eller  afvise  ændringen  når  man  højreklikker  på  den.  Det  kan  være  

 

anvendeligt  at  højreklikke  på  ændringerne  i  de  tilfælde  hvor  der  er  rigtig  mange  ændringer  i  samme  linje,  hvor  det  ellers  kan  være  svært  at  finde  rundt  i  hvilke  markeringsbokse  der  passer  til  de  gældende  ændringer.    Ved  at  vælge  enten  at  acceptere  ændringerne,  forsvinder  rettelsen  og  teksten  bliver  sort  som  den  resterende  tekst  i  dokumentet.    

 Altså  er  rettelsen  nu  blevet  en  del  af  den  resterende  tekst  og  kan  ikke  længere  ses  som  historik  i  markeringsboksene  til  højre.    

 Idet  man  i  stedet  afviser  ændringen,  afviser  man  den  rettelse  der  har  fundet  sted  og  der  sker  derfor  ingen  ændring.      

 I  dette  tilfælde  var  det  nogle  tilføjede  ord,  og  ved  her  at  afvise  ændringen,  forsvinder  ordene  altså  fra  den  pågældende  sætning.