I

Mục lục DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................................................................. i

DANH MỤC LƯU ĐỒ ................................................................................................................................ vi

Part 1: Settings (dành cho Admin) ................................................................................................................ 1

I. Setup ................................................................................................................................................. 1

1. Base currency and currency rates .................................................................................................. 1

2. Price lists and activities/ Activities ............................................................................................... 1

3. Price lists and activities/ Price lists setup ...................................................................................... 2

4. Price lists and activities/ Material types ........................................................................................ 4

5. Company settings/ Departments ................................................................................................... 5

6. Employees / Employee settings .................................................................................................... 6

7. Customers ..................................................................................................................................... 8

8. Company settings / Job creation ................................................................................................. 11

9. Global system settings / System variables .................................................................................. 12

10. Company settings / Company variables .................................................................................. 12

11. Company settings / Payment methods for invoices ................................................................ 13

12. Creditors list ............................................................................................................................ 55

13. Company approvals / Creditor invoice approval .................................................................... 13

14. Company approvals / Personal expense approval ................................................................... 14

15. Price lists and activities / Mileage ........................................................................................... 14

16. Advanced tools / Access rights for roles ................................................................................. 17

17. Finance / Accounting periods ................................................................................................. 19

18. Company settings / Holiday and absence ................................................................................ 20

19. Employees / Teams ................................................................................................................. 22

20. Employees / Positions ............................................................................................................. 23

21. Employees / Capacity Profile .................................................................................................. 24

22. Pipeline Management Setup .................................................................................................... 24

23. Ticket system .......................................................................................................................... 26

II. Finance Setup .................................................................................................................................. 35

1. Chart of accounts ........................................................................................................................ 35

2. Finance / VAT settings ............................................................................................................... 38

3. Basic finance settings .................................................................................................................. 38

4. Dimensions / Dimensions setup .................................................................................................. 40

5. Finance / AR/AP groups ............................................................................................................. 42

II

6. Finance/ Posting configuration ................................................................................................... 44

7. Finance / Holding accounts ......................................................................................................... 45

8. Finance / Voucher sequences ...................................................................................................... 46

9. Finance / Journal types ................................................................................................................ 47

10. Financial reporting / Financial postings report ....................................................................... 48

11. Finance / Validate finance settings ......................................................................................... 49

12. Finance/ Job closure posting groups ....................................................................................... 49

13. Finance/ Creditor payment proposal ....................................................................................... 50

14. Finance/ Subscription management setup ............................................................................... 51

III. Finance no setup ......................................................................................................................... 53

1. Debtors list .................................................................................................................................. 53

2. Debtor & Creditor payment views .............................................................................................. 55

3. Finance/ Purchase order (P.O) .................................................................................................... 78

4. Expense entry, Mileage entry và Subsistance allowance ............................................................ 83

5. Material ....................................................................................................................................... 83

Part 2: Project management .......................................................................................................................... 3

I. Quy trình ........................................................................................................................................... 3

1. Lưu đồ New Business ................................................................................................................... 3

4. Lưu đồ Quoting ............................................................................................................................. 5

5. Lưu đồ Job Management ............................................................................................................... 7

6. Lưu đồ Invoice & Job Closure .................................................................................................... 10

7. Lưu đồ kết thúc hợp đồng nhân viên........................................................................................... 13

II. Thiết lập quy trình quản trị dự án trên Workbook .......................................................................... 14

1. I’m a project manager ................................................................................................................. 14

2. The jobs book .............................................................................................................................. 14

3. Briefing ....................................................................................................................................... 19

4. Desciption ................................................................................................................................... 20

5. Scheduling ................................................................................................................................... 20

6. Jobs/ Price ................................................................................................................................... 25

7. Jobs/ Purchases order .................................................................................................................. 28

8. Jobs/ Expenditures ...................................................................................................................... 31

9. Jobs/ Invoice ............................................................................................................................... 32

10. Jobs/ Documentation ............................................................................................................... 38

11. Jobs/ Conversation .................................................................................................................. 39

12. Resource Management/ Scheduling views.............................................................................. 40

III

13. To do list/ Time sheet.............................................................................................................. 40

14. Time & materials/ Time sheet ................................................................................................. 41

15. Time & materials/ Expense entry ............................................................................................ 41

I

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Cài đặt tiền tệ trong Workbook ........................................................................................................ 1

Hình 2: Cài đặt tỷ giá .................................................................................................................................... 1

Hình 3: Cài đặt Activities ............................................................................................................................. 2

Hình 4: Tạo Price Lists ................................................................................................................................. 2

Hình 5: Tạo Price list mới ............................................................................................................................. 3

Hình 6: Thêm Price list ................................................................................................................................. 3

Hình 7: Nhập chi tiết Price list ...................................................................................................................... 4

Hình 8: Áp dụng Price list cho dự án ............................................................................................................ 4

Hình 9: Nhập Material list ............................................................................................................................ 5

Hình 10: Nhập Material type ........................................................................................................................ 5

Hình 11: Nhập danh sách phòng ban ............................................................................................................ 5

Hình 12: Tạo phòng ban mới ........................................................................................................................ 6

Hình 13: Cách tạo thêm tài khoản nhân viên ................................................................................................ 6

Hình 14: Tạo nhân viên mới ......................................................................................................................... 8

Hình 15: Cách tạo thêm khách hàng ............................................................................................................. 8

Hình 16: Nhập thông tin khách hàng ............................................................................................................ 9

Hình 17: Nhập thông tin phụ về Job ........................................................................................................... 10

Hình 18: Đánh số cho Job ........................................................................................................................... 11

Hình 19: Thực hiện đánh số cho Job ........................................................................................................... 11

Hình 20: Job sau khi được đánh số theo dõi tại Job creation (Jobs/ In progress) ....................................... 12

Hình 21: Giao diện Systems Variables ....................................................................................................... 12

Hình 22: Giao diện Company variables ...................................................................................................... 13

Hình 23: Cách thức thanh toán cho hóa đơn ............................................................................................... 13

Hình 24: Tạo Creditor ................................................................................................................................. 56

Hình 25: Cài đặt Creditor invoice approval ............................................................................................... 14

Hình 26: Cài đặt Personal expense approval .............................................................................................. 14

Hình 27: Mileage settings ........................................................................................................................... 14

Hình 28: Tạo Employee creditor mapping .................................................................................................. 15

Hình 29: Cài đặt Mileade vouchers............................................................................................................. 16

Hình 30: Thêm Voucher sequences ............................................................................................................ 16

Hình 31: Thêm Vourcher Sequence tại Journal Types ............................................................................... 17

Hình 32: Cài đặt Access rights for roles ..................................................................................................... 17

Hình 33: Nhập quyền truy nhập cho tài khoản người dùng ........................................................................ 18

Hình 34: Cài đặt Employee cross – company access .................................................................................. 19

Hình 35: Tạo accounting year ..................................................................................................................... 19

Hình 36: Giao diện Accounting periods ..................................................................................................... 20

Hình 37: Giao diện Holiday and Absence setup ......................................................................................... 20

Hình 38: Cài đặt Holiday Year ................................................................................................................... 21

Hình 39: Giao diện Absence codes ............................................................................................................. 21

Hình 40: Giao diện ...................................................................................................................................... 22

Hình 41: Giao diện Absence approval ........................................................................................................ 22

Hình 42: Giao diện Team Setup .................................................................................................................. 23

Hình 43: Giao diện Employees/ Positions .................................................................................................. 23

Hình 44: Giao diện Default capacity profile ............................................................................................... 24

Hình 45: Thêm Activities Type .................................................................................................................. 25

Hình 46: Giao diện Pipeline ratings ............................................................................................................ 25

II

Hình 47: Tạo Pipeline status code............................................................................................................... 26

Hình 48: System variables 811 ................................................................................................................... 26

Hình 49: System variables 289 ................................................................................................................... 27

Hình 50: System variables 290 ................................................................................................................... 27

Hình 51: System variables 643, 644 and 646 .............................................................................................. 27

Hình 52: Ticket settings .............................................................................................................................. 28

Hình 53: Ticket type ................................................................................................................................... 28

Hình 54: Ticket status ................................................................................................................................. 29

Hình 55: Ticket category ............................................................................................................................ 29

Hình 56: Cài đặt Ticket tại System variables .............................................................................................. 30

Hình 57: Giao diện Access right for roles ................................................................................................... 31

Hình 58: Chọn Ticket list trong Access rights for roles.............................................................................. 31

Hình 59: Chọn Full access cho Ticket list .................................................................................................. 32

Hình 60: Tạo Ticket list .............................................................................................................................. 32

Hình 61: Giao diện Create new ticket ......................................................................................................... 33

Hình 62: Chọn Add a user to conversation ................................................................................................. 34

Hình 63: Thêm người vào cuộc hội thoại ................................................................................................... 34

Hình 64: Filter tại Ticket list ....................................................................................................................... 34

Hình 65: Scheduling home page/ Ticket list ............................................................................................... 35

Hình 66: Task lists/ Ticket list .................................................................................................................... 35

Hình 67: Giao diện Chart of accounts ......................................................................................................... 36

Hình 68: Thêm tài khoản tại Chart of accounts .......................................................................................... 36

Hình 69: Chọn tùy chỉnh cho Chart of accounts ......................................................................................... 37

Hình 70: Giao diện Account Statement ...................................................................................................... 37

Hình 71: Giao diện Change Log ................................................................................................................. 37

Hình 72: Tạo tài khoản thuế ........................................................................................................................ 38

Hình 73: Cài đặt chung ............................................................................................................................... 39

Hình 74: Cài đặt Dimension ....................................................................................................................... 41

Hình 75: Thêm Dimension .......................................................................................................................... 41

Hình 76: Nhập custom dimension ............................................................................................................... 42

Hình 77: Phân quyền sử dụng ..................................................................................................................... 42

Hình 78: AR/ AP Groups ............................................................................................................................ 43

Hình 79: Tạo mới nhóm tài khoản .............................................................................................................. 43

Hình 80: Tạo Reporting group .................................................................................................................... 43

Hình 81: Ghép giữa tài khoản Việt nam và tài khoản trên Workbook ........................................................ 44

Hình 82: Các tài khoản điều chỉnh .............................................................................................................. 45

Hình 83: Cài đặt Holding accounts ............................................................................................................. 45

Hình 84: Tạo Holding account .................................................................................................................... 46

Hình 85: Chọn các yêu cầu cho Holding accounts ..................................................................................... 46

Hình 86: Giao diện Voucher sequences ...................................................................................................... 47

Hình 87: Giao diện cài đặt Journal types .................................................................................................... 47

Hình 88: Tạo mới Journal type ................................................................................................................... 47

Hình 89: Giao diện Financial postings report ............................................................................................. 48

Hình 90: Cài đặt Financial posting report ................................................................................................... 48

Hình 91: Nhập chi tiết ................................................................................................................................. 49

Hình 92: Finance/ Validate finance settings ............................................................................................... 49

Hình 93: Job closure posting options .......................................................................................................... 50

III

Hình 94: Giao diện Creditor payment ......................................................................................................... 51

Hình 95: Chuyển đổi ngân hàng ................................................................................................................. 51

Hình 96: Tạo item ....................................................................................................................................... 52

Hình 97: Subcription agreement setup tab .................................................................................................. 52

Hình 98: Invoice settings ............................................................................................................................ 53

Hình 99: Nhập Debtor ................................................................................................................................. 54

Hình 100: Open ........................................................................................................................................... 54

Hình 101: Closed ........................................................................................................................................ 55

Hình 102: Due ............................................................................................................................................. 55

Hình 103: Remainder handling ................................................................................................................... 55

Hình 104: Finance/ Create a new Debtor reminder .................................................................................... 60

Hình 105: Chọn hóa đơn cho Debtor reminder ........................................................................................... 60

Hình 106: Thông báo nhắc nợ qua email .................................................................................................... 61

Hình 107: Tạo payment proposal ................................................................................................................ 62

Hình 108: Chọn hóa đơn cho các creditor invoices. ................................................................................... 62

Hình 109: Monthly checklist ...................................................................................................................... 63

Hình 110: Tạo Buget ................................................................................................................................... 64

Hình 111: Setup tab .................................................................................................................................... 65

Hình 112: Account budget .......................................................................................................................... 65

Hình 113: Dimension tab ............................................................................................................................ 66

Hình 114: Create new voucher.................................................................................................................... 79

Hình 115: Add new voucher line ................................................................................................................ 80

Hình 116: Nhập thông về mã hàng và VAT ............................................................................................... 80

Hình 117: .................................................................................................................................................... 80

Hình 118: Ghi nhận bút toán tại Project posting ......................................................................................... 81

Hình 119: Thông báo cho việc ghi nhận bút toán ....................................................................................... 81

Hình 120: Journal entry .............................................................................................................................. 82

Hình 121: Settle cho Purchase order ........................................................................................................... 82

Hình 122: Thực hiện Settle ......................................................................................................................... 82

Hình 123: Tạo mới Journal ......................................................................................................................... 83

Hình 124: Chấp nhận duyệt ................................................................................................................... 83

Hình 125 : Thông báo hoàn thành duyệt bút toán ...................................................................................... 83

Hình 126: Tạo Material ................................................................................................................................. 1

Hình 127: Book “Material entries” ............................................................................................................... 2

Hình 128: Số thứ tự của nghiệp vụ được ghi nhận ....................................................................................... 2

Hình 129: Job lists tab ................................................................................................................................. 14

Hình 130: Tạo Job mới ............................................................................................................................... 15

Hình 131: Cửa sô Create new job ............................................................................................................... 15

Hình 132: Create new job/ Invoicing .......................................................................................................... 17

Hình 133: Create new job/ Dimension ........................................................................................................ 17

Hình 134: Create new job/ Folders ............................................................................................................. 18

Hình 135: Duplicate job .............................................................................................................................. 19

Hình 136: Tạo Briefing ............................................................................................................................... 20

Hình 137: Tạo Description .......................................................................................................................... 20

Hình 138: Scheduling ................................................................................................................................. 20

Hình 139: Các chức năng của “Copy data from” ........................................................................................ 21

Hình 140: Tạo Phases ................................................................................................................................. 21

IV

Hình 141: Tạo Tasks ................................................................................................................................... 21

Hình 142: Thêm Task mới .......................................................................................................................... 22

Hình 143: Reschedule tasks ........................................................................................................................ 22

Hình 144: Thực hiện Reschedule tasks ....................................................................................................... 22

Hình 145: Phân bổ nhân viên thực hiện dự án ............................................................................................ 23

Hình 146: Giao diện Gantt chart ................................................................................................................. 24

Hình 147: Giao diện Booking status ........................................................................................................... 24

Hình 148: Giao diện Time entry ................................................................................................................. 25

Hình 149: Giao diện Price header ............................................................................................................... 25

Hình 150: Tạo Price quote .......................................................................................................................... 26

Hình 151: Phases......................................................................................................................................... 26

Hình 152: Nhập Activities line ................................................................................................................... 27

Hình 153: Nhập comment ........................................................................................................................... 27

Hình 154: Tính được sử dụng material ....................................................................................................... 28

Hình 155: Approval .................................................................................................................................... 28

Hình 156: Nhập Purchase order .................................................................................................................. 29

Hình 157: Approval tab .............................................................................................................................. 29

Hình 158: Tình trạng Under preparation ..................................................................................................... 29

Hình 159: Tình trạng Ready for approval ................................................................................................... 29

Hình 160: Thông báo tại Conversation & Notification ............................................................................... 30

Hình 161: Thông báo tại To-do/ Approvals/ Purchase orders .................................................................... 30

Hình 162: Xem lại người duyệt Purchase order .......................................................................................... 30

Hình 163: Tình trạng “Approved” cho Purchase order ............................................................................... 31

Hình 164: Expenditures .............................................................................................................................. 32

Hình 165: Invoice type ................................................................................................................................ 33

Hình 166: Giao diện Invoice ....................................................................................................................... 34

Hình 167: Approval for Invoice .................................................................................................................. 34

Hình 168: Yêu cầu duyệt hóa đơn tại giao diện của Approver (người có thẩm quyền duyệt) .................... 34

Hình 169: Ghi nhận hóa đơn đến Project posting ....................................................................................... 34

Hình 170: Ghi nhận Sales invoice............................................................................................................... 35

Hình 171: Ghi nhận các hóa đơn đã được thanh toán ................................................................................. 35

Hình 172: Tạo Invoice on account .............................................................................................................. 36

Hình 173: Nhập Invoice lines tab cho Invoice on account ......................................................................... 36

Hình 174: Ghi nhận Invoice on account ..................................................................................................... 37

Hình 175: Invoice/ Phases .......................................................................................................................... 37

Hình 176: Invoice/ Invoice lines ................................................................................................................. 38

Hình 177: Tải file lên từ máy tính ............................................................................................................... 39

Hình 178: Conversation tab ........................................................................................................................ 39

Hình 179: Giao diện Scheduling ................................................................................................................ 40

Hình 180: To-do/ Task list .......................................................................................................................... 40

Hình 181: Điền Timesheet .......................................................................................................................... 41

Hình 182: Approve selected day ................................................................................................................. 41

Hình 183: Expense entry ............................................................................................................................. 42

Hình 184: Duyệt Expense entry .................................................................................................................. 42

Hình 185: Expense entry tại Creditor invoice management ....................................................................... 43

Hình 186: Ghi sổ Voucher ......................................................................................................................... 43

V

VI

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 1: New business ................................................................................................................................ 4

Lưu đồ 2: Quoting ......................................................................................................................................... 6

Lưu đồ 3: Job Management .......................................................................................................................... 9

Lưu đồ 4: Invoice & Job closure ................................................................................................................. 11

Lưu đồ 5: Leave (Nghỉ việc) ....................................................................................................................... 13

1

Part 1: Settings (dành cho Admin)

I. Setup

1. Base currency and currency rates

Để có thể hệ thống phần mềm Workbook một cách hoàn chỉnh cũng như tương thích với mô hình

doanh nghiệp, người dùng vui lòng cài đặt các chức năng trước khi sử dụng. Đối với các doanh nghiệp có

giao dịch ngoại tệ, người dùng chọn các loại ngoại tệ được sử dụng và giao dịch tại công ty.

Để cài đặt “Currency”, người dùng tiến hành theo bước sau: Settings -> Currency definitions để

cài đặt các loại tiền tệ được sử dụng tại doanh nghiệp. Tiếp theo, chọn Currency rates để cài đặt tỷ giá.

Hình 1: Cài đặt tiền tệ trong Workbook

Sau khi chọn những ngoại tệ được sử dụng, người dùng vui lòng cài đặt tỷ giá. Ví dụ: công ty sử dụng ngoại

tệ là USD, với tỷ giá 1 USD = 22,500 VND thì người dùng sẽ chọn “Default – VND” và chọn VND = 100,

USD = 2,250,000 để hệ thống hiểu được với 100 USD thì sẽ tương ứng với 2,250,000 VND.

Hình 2: Cài đặt tỷ giá

2. Price lists and activities/ Activities

Tại phần“Activities” trong Workbook người dùng thiết lập các chức vụ trong công ty và các

loại hàng hóa thể hiện chi phí của chúng. Ví dụ “Activities” trong Workbook có thể được ghi nhận

là “Design manager” với chi phí (cost price là 200.000) và dùng cho ghi nhận Time entry ( điền

timesheet).

“Activities” được sử dụng trong:

Timesheet: khi nhân viên điền timesheet, số thời gian được điền sẽ được tổng hợp với

“Activity” – chức vụ của người được đề nghị thực hiện công việc.

Price quotes: khi tạo bảng báo giá cho khách hàng, người dùng sẽ dùng danh sách

“Activity” để tính tổng giá trị.

Invoices: khi lập hóa đơn, người dùng sẽ sử dụng “Activity” để tính giá trị hóa đơn.

2

Supplier invoices & Purchase order: khi người dùng gửi Purchase order, Activity được cài

đặt trên Purchase order. Khi nhận được hóa đơn từ người bán, “Activity” được dùng trong

quá trình đặt hàng sẽ xuất hiện trong hóa đơn thực tế từ người bán.

Hình 3: Cài đặt Activities

3. Price lists and activities/ Price lists setup

Người dùng thực hiện cài đặt Price list để tạo bảng báo giá dùng để áp dụng cho các dự án sau này.

Trường hợp cài đặt “Price lists”, người dùng thực hiện tại: Settings -> Price lists & Activities ->

Price lists setup.

Hình 4: Tạo Price Lists

Sau khi chọn biểu tượng như trên hình, cửa sổ “ Add a new price list” sẽ xuất hiện. Tại đây, người

dùng vui lòng điền đầy đủ thông tin yêu cầu và chọn OK.

Name: Tên Price list

Base Currency: loại tiền tệ được áp dụng cho Price list

Hourly sales price: đơn giá/ giờ

3

Material unit sales price: đơn giá bán nguyên vật liệu/ cái

Hình 5: Tạo Price list mới

Sau khi tạo tên Price list, người dùng chọn “ Price list Setup” để nhập chi tiết. Tại Price list setup

người dùng vui lòng chọn biểu tượng như bên dưới để thêm vào Price list.

Hình 6: Thêm Price list

Sau khi thêm nhập “Source type”, “Hourly sales rate”

4

Hình 7: Nhập chi tiết Price list

Sau khi hoàn tất việc nhập, người dùng vui lòng chọn tên dự án sẽ áp dụng bảng Price list. Trong

trường hợp này, Rate card 2 (Price list đã tạo) được sử dung cho 4 khách hàng ( TMC, Pepsico,…)

Hình 8: Áp dụng Price list cho dự án

4. Price lists and activities/ Material types

Trong phân hệ Materials type, người dùng theo dõi giá mua và bán nguyên vật liệu và cũng như

nguyên vật liệu hiện có. Để cài đặt “Material types” người dùng vui lòng chọn: Settings -> Price lists &

Activities -> Material types. Để thêm material, người dùng chọn biểu tượng như trong hình.

5

Hình 9: Nhập Material list

Sau khi hiện ra khung “New material type” người dùng nhập tên nguyên vật liệu, và loại tiền tệ sử

dụng vào khung, chọn OK. Vui lòng nhập tiếp “Mat. Cost”- giá mua và “Mat.Sale” – giá bán.

Hình 10: Nhập Material type

5. Company settings/ Departments

Tại Departments, người dùng tạo các phòng ban theo cấu trúc công ty và được sử dụng khi thêm

nhân viên mới ( người dùng sẽ chọn phòng ban cho nhân viên khi tạo mới tài khoản).

Nhập thông tin phòng ban công ty tại Settings -> Company Settings -> Departments -> Create

new department.

Hình 11: Nhập danh sách phòng ban

Người dùng vui lòng nhập tên phòng ban cần tạo vào ô và chọn OK.

6

Hình 12: Tạo phòng ban mới

6. Employees / Employee settings

Sau khi đã tạo xong phòng ban, người dùng tiến hành nhập danh sách nhân viên theo bước sau:

Settings -> Employees -> Employee Settings -> chọn biểu tượng trên hình.

Hình 13: Cách tạo thêm tài khoản nhân viên

Sau khi chọn biểu tượng, cửa sổ “Create user” xuất hiện, người dùng vui lòng nhập thông tin đầy

đủ và chọn “Create”.

Company: tên công ty mà người được tạo tài khoản đang làm việc

Name: tên người được tạo tài khoản

Initial: tên viết tắt

Email: địa chỉ email của chủ tài khoản

Department: phòng ban mà chủ tài khoản đang làm việc

Title: chức vụ

Primary activity: chức vụ ( đã được cài đặt trong phần Settings/ Activities )

User type: Advance user hoặc Basic user

Access role: quyền truy cập vào phân hệ finance dành cho Advance user

Report profile: advance user hoặc basic user

Neareast supervisor: người giám sát gần nhất về các tài khoản này

7

Log in name: tên đăng nhập

Password: mật khẩu

Retype password: nhập lại mật khẩu

Date of employment: ngày tuyển dụng

Cost price: chi phí vốn

Estimated sale/ hour: giá bán đo lường/ giờ

8

Hình 14: Tạo nhân viên mới

7. Customers

Tại Customer tab, người dùng lưu trữ các thông tin khách hàng khi phát sinh như tên, địa chỉ, mã

số thuế …và thông tin Debtors ( khách hàng phải thu) và Account manager làm việc với khách hàng.

Trong trường hợp tạo “Customers”, người dùng di chuyển qua phân hệ “Resource” để nhập thông

tin khách hàng. Thưc hiện theo bước sau: Resources -> Customers -> Create new resources.

Hình 15: Cách tạo thêm khách hàng

Sau khi bấm chọn, cửa sổ “ Create new customer” xuất hiện, người dùng vui lòng nhập đầy đủ

thông tin khách hàng và chọn OK. Tại tab “Basic” người dùng vui lòng nhập các thông tin cơ bản về doanh

nghiệp

9

****Lưu ý: nhập mã số thuế vào “Public reg. number”.****

Hình 16: Nhập thông tin khách hàng

Customer name: Tên khách hàng

Account manager: người chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng

Create debtor in: tạo khách hàng phải thu

Public reg. number: mã số thuế.

10

Tiếp theo, người dùng vui lòng nhập các thông tin phụ tại Tab “Job default settings” như loại tiền

tệ (Currency), nhóm thực hiện (Team), bảng giá (Price list)… và chọn “Create”.

Hình 17: Nhập thông tin phụ về Job

****Lưu ý: trong Workbook, Debtor khác với Customer và Debtor được định nghĩa là “người trả tiền”

hoặc “địa chỉ của khách hàng trên hóa đơn” vì hai thông tin của Debtor và Customer có thể khác nhau.

Vì Customer có thể yêu cầu doanh nghiệp gửi hóa đơn đến địa chỉ khác, trong trường hợp này người dùng

không cần phải tạo Customer nhiều lần.

Nếu người dùng chọn “None”, thì vui lòng đến phân hệ Finance & Administration -> “Debtor

List” để tạo Debtor. Ngược lại, người dùng vui lòng chọn tên doanh nghiệp để phần mềm hiểu là lúc này

Customer cũng chính là Debtor. Ví dụ, khi người dùng chọn Create debtor in là Workbook Demo cho ABC

Company thì phần mềm sẽ hiểu Debtor của ABC Company cũng là ABC Company.****

Tại Job default settings tab, người cập nhật những thông tin sau:

Currency: loại tiền tệ được sử dụng trong Job

Team: nhóm thực hiện Job

Price list: bảng giá áp dụng cho Job

11

Language: ngôn ngữ áp dụng

Administration fee: chi phí cố định cho Job

8. Company settings / Job creation

Tại Job Creation, người dùng có thể tạo mã số cho từng Job để tiện theo dõi theo từng khách hàng. Người

dùng tạo mã số cho khách hàng theo bước sau: Settings -> Company settings -> Set new job number

sequence. Ví dụ, sau khi thực hiện Job Creation, job BigMart được đánh số là 1007 – người dùng xem tại

Jobs/ In Process ( vì BigMart đang trong tình trạng được thực hiện).

Bên cạnh đó, người dùng có thể theo dõi tài khoản Chi phí ( Expenditure account) đang được sử dụng để

ghi nhận cho dự án này.

Hình 18: Đánh số cho Job

Sau khi chọn biểu tượng như trên hình, người dùng vui lòng chọn số bắt đầu (START) và số kết thúc (

END) và chọn OK.

Hình 19: Thực hiện đánh số cho Job

12

Hình 20: Job sau khi được đánh số theo dõi tại Job creation (Jobs/ In progress)

9. Global system settings / System variables

Trong phần System variables, người dùng sẽ cài đặt các tùy chỉnh trên hệ thống Workbook thông qua các

mô tả về chức năng tại phần System variables. Vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Global system

settings -> System variables.

Một số tùy chỉnh tiêu biểu cho System variables:

- No. 28: Cho phép thay đổi tỷ giá trong Workbook.

****Lưu ý: Người dùng cần phải đăng nhập lại sau khi thay đổi System variables.****

Hình 21: Giao diện Systems Variables

10. Company settings / Company variables

Tại Company variables, người dùng có thể xem lại thông tin đã được cài đặt về các phân hệ Job, Finance...

13

Hình 22: Giao diện Company variables

11. Company settings / Payment methods for invoices

Trong phân hệ Settings, người dùng có thể cài đặt phương thức thanh toán cho cho hóa đơn theo cách thức:

Settings -> Payment methods for invoices.

Hình 23: Cách thức thanh toán cho hóa đơn

12. Company approvals / Creditor invoice approval

Tại phân hệ này, người dùng có thể cài đặt người duyệt cho tất cả các hóa đơn mua hàng. Bạn có thể chọn

“Project manager on job” – người duyệt các nghiệp vụ hoặc chọn các nhân viên là người duyệt cho các

hóa đơn giá trị nhỏ.

14

Hình 24: Cài đặt Creditor invoice approval

13. Company approvals / Personal expense approval

Tại phần Personal expense approval, người dùng cài đặt người duyệt cho các khoản chi phí cá nhân. Ví dụ,

người dùng có thể chọn “Project Manager on Job” để duyệt các khoản chi phí của dự án đó bởi Project

Manager. Bên cạnh đó, người dùng có thể chọn hạn mức duyệt tại “Trigger amount”.

Hình 25: Cài đặt Personal expense approval

14. Price lists and activities / Mileage

Trong phân hệ Settings, người dùng có thể cài đặt Mileage – chi phí đi lại như Own car unit cost,

Company car unit cost cũng như cài đặt Customer unit sale tại phân hệ. Thực hiện như sau: Settings ->

Price lists & Activities -> Mileage.

**** Lưu ý: Người dùng để trống phần “Default sales tax”.****

Hình 26: Mileage settings

15

Sau khi cài đặt Mileage, bất cứ nhân viên nào được cài đặt Mileage – không quan trọng loại nào

như (Own car, Company car hoặc Passenger) cần được liên kết với một Creditor. Trong trường hợp này,

người dùng vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Employees -> Employee Creditor Mappings -

> Create employee creditor mappigs và chọn “Enable on mileage entry”.

Hình 27: Tạo Employee creditor mapping

Người dùng di chuyển đến phân hệ Settings -> Finance -> Basic finance settings -> Voucher

sequence, mileage vouchers -> Project Posting

16

Hình 28: Cài đặt Mileade vouchers

Người dùng có thể thêm “Voucher sequence” tại Settings -> Voucher sequence -> Create new.

Hình 29: Thêm Voucher sequences

Cuối cùng, người dùng thêm Voucher Sequence tại Settings -> Finance -> Journal types ->

Create new.

17

Hình 30: Thêm Vourcher Sequence tại Journal Types

15. Advanced tools / Access rights for roles

Trong phân hệ này, người dùng sẽ cài đặt quyền truy cập cho nhân viên. Chỉ duy nhất người dùng

với quyền Admin access có thể thấy danh mục và chỉ có Admin users có thể thêm người dùng mới vào hệ

thống.

Thực hiện theo bước sau: Settings -> Advanced tools.

Hình 31: Cài đặt Access rights for roles

Người dùng có thể tạo quyền truy cập mới bằng việc chọn biểu tượng hoặc sao chép thông tin

của các vị trí sẵn có và điều chỉnh lại bằng biểu tượng .

18

Trong việc cài đặt “Access rights for roles”, người dùng vui lòng chọn

cho Access roles theo danh sách đã có sẵn về Access rights.

Đối với Employee, người dùng có thể thay đổi quyền truy cập cho mỗi nhân viên và quyền truy

cập có thể được cài đặt khi tạo thêm nhân viên bằng việc chọn biểu tượng tại Employee Set up. Sau

khi xuất hiện cửa sổ “Edit user type and access role”, nhập thông tin và chọn OK.

Hình 32: Nhập quyền truy nhập cho tài khoản người dùng

Trường hợp có nhiều công ty cùng thêm trên hệ thống, người dùng có thể kiểm soát và cài đặt

quyền truy cập dữ liệu giữa các công ty tại Employee cross company access, theo các chức năng sau:

Allow login: cho phép đăng nhập vào hệ thống

Allow “time entry, mileage, material, personal expense, subsistence allowance” entry: cho phép truy cập

vào các chức năng trên

Allow purchases: cho phép tạo hóa đơn mua hàng từ các dự án của công ty

Access to job: cho phép truy cập vào các dự án thuộc công ty

Can create job: cho phép tạo job mới

Set job status 0,1,2,3,4,5: cho phép đặt trạng thái Quotation, In progress, On hold, Ready for invoicing,

Invoiced, Cancelled.

Can set up employees: cho phép truy cập Employee list và thay đổi thông tin

Allow access to finance: cho phép truy cập vào phân hệ tài chính của công ty

19

Hình 33: Cài đặt Employee cross – company access

16. Finance / Accounting periods

Để tiến hành cài đặt Accounting periods, người dùng vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings ->

Company settings -> Accounting periods.

Chọn biểu tượng để thêm năm kế toán và chọn Create. Có thể di chuyển giữa các năm bằng biểu tượng

và .

**** Lưu ý: người dùng có thể xóa năm kế toán đã tạo bằng biểu tượng trong trường hợp chưa có bất

cứ nghiệp vụ liên quan được ghi nhận trong năm đó.****

Hình 34: Tạo accounting year

20

Hình 35: Giao diện Accounting periods

17. Company settings / Holiday and absence

Tại Company settings, người dùng có thể cài đặt ngày nghỉ lễ, ngày phép tại Holiday and absence. Vui

lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Company settings -> Holiday and absence setup -> Holiday

Calendar. Người dùng có thể chọn biểu tượng để thêm mới ngày nghỉ.

Hình 36: Giao diện Holiday and Absence setup

21

Mỗi năm, người dùng sẽ cần phải cài đặt cho năm tiếp theo về ngày phép trong năm ( có thể cài đặt

trước để giảm thiểu việc quên). Người dùng có thể chọn Hide period cho những năm tiếp theo, hệ thống sẽ

chỉ thể hiện năm hiện tại ở nghiệp vụ Absence.

Hình 37: Cài đặt Holiday Year

Ở tab Absence codes thể hiện danh sách Job mà nhân viên đã chọn ngày nghỉ phép trong quá trình

diễn ra dự án. Mỗi code đều liên quan đến một Job thật. Nếu muốn tạo thêm mã mới, người dùng vui lòng

tạo thêm tại Holiday / Absence ( Resource/ Customers/ Create new resource). Khi nhân viên nghỉ phép,

hệ thống sẽ tự xem lại thời gian làm việc của nhân viên trong hồ sơ, và đưa khoảng thời gian đó vào

timesheet.

Hình 38: Giao diện Absence codes

22

**** Lưu ý: để hệ thống thêm giờ vào timesheet, người dùng vui lòng chọn ô “User must enter time sheet”.

Nếu không hệ thống sẽ không điền giờ vào timesheet.****

Hình 39: Giao diện

Người dùng tiến hành cài đặt “Absence approval” tại Settings -> Company approval -> Absence

approval. Trong trường hợp người dùng thực hiện Absence entry, thì quá trình duyệt sẽ được tiến hành.

Tại giao diện Absence approval/ Employee list, người dùng chọn vai trò người được duyệt.

Hình 40: Giao diện Absence approval

18. Employees / Teams

Để tạo nhóm, người dùng vui lòng chọn Settings -> Employees -> Teams. Sau khi xuất hiện giao

diện Team Setup, chọn để tạo nhóm mới và đặt tên, sử dụng biểu tượng để thêm người vào

“Resource in team” và để loại người ra khỏi nhóm về lại “Resouce pool”. Người dùng có thể

xóa nhóm bằng biểu tượng .

23

Hình 41: Giao diện Team Setup

19. Employees / Positions

Trong phân hệ này, người dùng nhập các chức vụ có trong cơ cấu công ty và có thể tạo Positions theo bước

sau: Settings -> Employees -> Positions -> biểu tượng . Ngược lại, dùng để xóa Positions đã tạo.

Với “Group scheduling resource”, người dùng nhóm các chức vụ vừa nhập vào chung 1 Department. Ví

dụ: Design manager (trưởng phòng thiết kế) và Art Director (giám đốc nghệ thuật) đều được nhóm chung

tại (*) Creative.

Hình 42: Giao diện Employees/ Positions

Một số chức vụ cơ bản:

24

Finance Director: giám đốc tài chính

Design manager: trưởng phòng thiết kế

Project manager: trưởng phòng dự án

Account manager: trưởng phòng kinh doanh

Art Director: giám đốc nghệ thuật

Production manager: trưởng phòng sản xuất

Creative Director: giám đốc sáng tạo

Art manager: trưởng phòng nghệ thuật

CEO: giám đốc điều hành

Production executive: quản lý sản xuất

Creative manager: trưởng phòng sáng tạo

20. Employees / Capacity Profile

Tại phân hệ này, người dùng cài đặt số giờ làm việc của nhân viên và số giờ làm thêm tối đa trong một

ngày. Vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Employees -> Default capactity profile -> Standard

profile.

Hình 43: Giao diện Default capacity profile

21. Pipeline Management Setup

Sử dụng Pipeline Management giúp người dùng có thể theo dõi tiến trình các hoạt động của dự án

dựa trên các khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại của công ty.

Để cài đặt Pipeline management, người dùng vui lòng tạo Activity type, Activity categories và

Attributes. Activities type thể hiện mức độ của một dự án từ lúc mới bắt đầu đến lúc nhận được dự án qua

Approaching , Meeting, Brief…

Attribute setup: thiết lập các hoạt động hỗ trợ quá trình thực hiện dự án với khách hàng tiềm năng.

Ví dụ: các thông tin riêng về khách hàng ( foods, private resquests…)

Thực hiện theo bước sau: Settings -> Pipeline management setup -> Pipeline activities types

và chọn để thêm Activities Type.

25

Hình 44: Thêm Activities Type

Trong trường hợp, người dùng muốn đánh giá các dự án của công ty theo mức độ vui lòng thực hiện theo

bước sau: Settings -> Pipeline management-> Pipeline ratings và chọn để thêm Ratings.

Hình 45: Giao diện Pipeline ratings

26

Để thể hiện “Process status” – mức độ phần trăm tiến trình của dự án trong Pipeline, người dùng cài đặt tại

Settings -> Pipeline management setup -> Pipeline status codes và chọn để thêm dữ liệu.

Hình 46: Tạo Pipeline status code

22. Ticket system

Cài đặt Ticket System

Ticket system: cho phép người dùng tạo và đính các ticket với các người dùng khác và với chức

năng trao đổi về công việc, giải đáp các vấn đề phát sinh từ Tasks.

Để cài đặt Ticket system, system variables 811 phải được cài đặt trong tài khoản của người sử dụng

trong trường hợp người dùng muốn nhận được tin nhắn về cuộc hội thoại thông qua mail.

Hình 47: System variables 811

27

Người dùng nhập vào địa chỉ mail mong muốn để Workbook sẽ gửi mail về tin nhắn trực tiếp đến

địa chỉ này. Vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Global system settings -> System variables -

> search “289” -> nhập địa chỉ email.

Hình 48: System variables 289

Bên cạnh đó, người dùng có thể thay đổi email mặc định tại system variables 20.

Hình 49: System variables 290

Người dùng đảm bào việc cài đặt SMTP chính xác trong Workbook, bên cạnh đó người sử dụng

có thể liên hệ support@workbook.net để được hỗ trợ cài đặt SMTP. System variables 643, 644, 646 rất

quan trọng. Việc cài đặt system variables 643, 644, 646 liên quan đến tên truy cập ( username) và mật khẩu

(password) thuộc về địa chỉ mail đã được nhập tại “289”.

Hình 50: System variables 643, 644 and 646

Cài đặt Ticket, người dùng thực hiện theo bước sau: Settings -> Ticket settings.

28

Hình 51: Ticket settings

Tại “Ticket type”, người dùng có thể định dạng màu của ticket và mặc định độ ưu tiên “ Default

priority” ( mức độ ưu tiên: cao, thấp…) cho ticket để những người dùng liên quan có thể theo dõi và giải

quyết trong tình huống sớm nhất.

Hình 52: Ticket type

Đối với “Ticket status”, người dùng chọn để thêm mới tình trạng cần cho Ticket.

Unassigned: cài đặt Ticket status với không người chịu trách nhiệm về Ticket này.

Assigned: cài đặt Ticket status với người chịu trách nhiệm

In Progress: tình trạng mặc định mở ticket.

Awaiting Reply: cài đặt Ticket status sau khi người dùng đã trả lời

Closed: đóng ticket và để ở tình trạng “Closed”

29

Hình 53: Ticket status

Để tạo “Ticket category”, người dùng chọn tại Settings -> Ticket settings -> Ticket

category. Vui lòng đặt tên cho category đã tạo.

Hình 54: Ticket category

Sau khi đã tạo Ticket catergory hoàn tất, người dùng đi chuyển đến “System variables” (Settings

-> Global system settings -> System variables) và nhập “ ticket” tại ô tìm kiếm (search):

Người dùng cài đặt tại các mục sau:

792: đánh dấu tại ô Value

809 : đánh dấu tại ô Value

811: nhập đường link workbook của công ty bạn vào ô

812: nhập tên riêng. Trường hợp này, người dùng nhập mặc định “ Customer supporter”.

815: cài đặt Ticket status sau khi người dùng trả lời. Mặc định “Awaiting reply”

30

816: cài đặt Ticket status sau khi người chịu trách nhiệm / tạo ticket trả lời. Mặc định “ Awaiting

author reply”

817: cài đặt Ticket status khi tạo Ticket mới với không người chịu trách nhiệm. Mặc định

“Unassigned”.

818: cài đặt Ticket status khi đóng. Mặc định “Closed”

827: cài đặt Ticket status khi tạo Ticket mới với người chịu trách nhiệm. Mặc định “Assigned”.

830: cài đặt tình trạng mặc định khi mở lại ticket. Mặc định “ In progress”.

831: khi Ticket đóng, người dùng chọn ngừng theo dõi (unsubcribed). Mặc định “None”.

832: để mặc định không đánh dấu

842: cài đặt email thông báo. Mặc định “2”

858: tự động thêm vào To-do list. Mặc định “

867: xác định tiêu đề external ticket. Mặc định “company name” support ticket system

870: đánh dấu tại ô Value

Hình 55: Cài đặt Ticket tại System variables

Admin cần đảm bảo tất cả người dùng trong ticket system đã được cài đặt vai trò truy cập chính

xác. Vui lòng di chuyển đến “Access rights for roles” (Settings -> Advanced tools -> Access right for

roles).

31

Hình 56: Giao diện Access right for roles

****Lưu ý: chọn “Full access” ( toàn quyền truy cập) cho ô Ticket List.****

Hình 57: Chọn Ticket list trong Access rights for roles

Tại mục Scheduling, người dùng chọn “Full access” cho Ticket list.

32

Hình 58: Chọn Full access cho Ticket list

Sử dụng Ticket system:

Để tạo một Ticket list bắt đầu cuộc hội thoại, người dùng thực hiện tại To-do -> Tasks and

activities -> Ticket list -> Create a new ticket.

Hình 59: Tạo Ticket list

Người dùng vui lòng điền các thông tin liên quan vào cửa sổ “Create new ticket”.

Nhập tên Ticket name

33

Chọn Service line. VD: system support

Chọn Job để kết nối với Ticket cần tạo

Cài đặt Type, Category và Priority

Chọn người chịu trách nhiệm cho Ticket này tại Responsible

Chọn Team (nguồn gốc tạo ra Ticket)

Chọn tên nhân viên thực hiện công việc cho Task này, thường thì hệ thống sẽ tự đề nghị tên nhân

viên tại mục Responsible.

Chọn tình trạng cho Ticket là “In progress”.

Chọn Deadline.

Hình 60: Giao diện Create new ticket

Ticket: tên của Ticket giúp người dùng để nhận định dễ dàng hơn

Job: chọn Job cần tạo Ticket

Type: loại Ticket

Category: thuộc nhóm ( finance, project…)

Priority: mức độ ( low, high…)

Team: chọn team sẽ trả lời, giải quyết vấn đề của Ticket

34

Status: tình trạng của Ticket ( awating reply, closed…)

Deadline: hạn chót để giải quyết Ticket.

Sau khi cài đặt, người dùng chọn mục “Content” trong cửa sổ “Create new ticket” để nhập vào

nội dung yêu cầu và chọn “Ok & open a task card”. Khi task card xuất hiện, vui lòng chọn biểu tượng “

add a user to conversation” ở cuối góc trái cửa sổ để thêm người vào cuộc hội thoại.

Hình 61: Chọn Add a user to conversation

Cửa sổ “Add a user to conversation” xuất hiện, người dùng thêm người vào cuộc hội thoại bằng cách

chọn “User” và kết thúc bằng “Confirm”.

Hình 62: Thêm người vào cuộc hội thoại

****Lưu ý: người dùng có thể thêm người ngoài phần mềm Workbook vào cuộc hội thoại bằng cách thêm

địa chỉ email của người cần thêm.****

Trường hợp người dùng muốn theo dõi các Ticket đã tạo và muốn theo dõi tình trạng từng Ticket.

Vui lòng chọn filter theo “Assigned, Author, Responsible, Unassigned tickets hoặc All active tickets”.

Hình 63: Filter tại Ticket list

Bên cạnh việc theo dõi Ticket list tại To-do, người dùng có thể truy cập vào Ticket list tại

Scheduling/ Scheduling home page để theo dõi. Hoặc người dùng có thể chọn tại Scheduling/ Task lists/

chọn thẻ Ticket list.

35

Hình 64: Scheduling home page/ Ticket list

Hình 65: Task lists/ Ticket list

II. Finance Setup

1. Chart of accounts

Để thống nhất hệ thống giữa tài khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng và Workbook, người dùng

sẽ nhập đầy đủ thông tin về hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng vào phần mềm.

Khi cài đặt các tài khoản hiện hành được sử dụng tại doanh nghiệp cũng như tuân thủ theo chế độ

kế toán Việt Nam, người dùng thực hiện theo bước sau: Finance -> Chart of accounts -> để thêm tài

khoản mới.

36

Hình 66: Giao diện Chart of accounts

Cửa sổ “Create new account” xuất hiện, người dùng nhập thông tin tài khoản cần tạo vào các mục

yêu cầu.

Account number: số tài khoản

Account name: tên tài khoản

Account type: loại tài khoản

Balance sheet account: các tài khoản trên bảng cân đối kế toán

Operating account: các tài khoản trên P&L

Header: tài khoản chính

Sum from: tổng từ tài khoản nhóm Header

Hình 67: Thêm tài khoản tại Chart of accounts

Người dùng có thể chọn chế độ “General ledger balance” hoặc “ Setup – all settings” để theo dõi các tài

khoản.

General ledger balance: thể hiện hệ thống tài khoản với Bên Nợ/ Bên Có

Setup – all settings: cho phép người dùng điều chỉnh các cài đặt khác liên quan đến tài khoản như

activities VAT codes, Use in creditor invoice entry…

37

Hình 68: Chọn tùy chỉnh cho Chart of accounts

Tại Account Statement, người dùng có thể xem tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản đó. Ví

dụ: tài khoản 11110 –Tiền Việt Nam. Thời gian từ 1/1/2015 -31/12/2015 không có bất cứ nghiệp vụ nào

xảy ra.

****Lưu ý: người dùng có thể tùy chọn thời gian tại “Period”.****

Hình 69: Giao diện Account Statement

Workbook hỗ trợ người dùng theo dõi về việc thiết lập tài khoản tại “Change Log”.

Hình 70: Giao diện Change Log

38

2. Finance / VAT settings

Tại phân hệ Finance, người dùng tiến hành tạo tài khoản thuế thông qua bước sau: Settings -> GST

settings -> Create new record.

Hình 71: Tạo tài khoản thuế

Sau khi thêm dòng, người dùng nhập thông tin mã CODE, và mô tả (Description)

3. Basic finance settings

Người dùng cài đặt các chức năng chung của phân hệ Finance về các tài khoản ghi nhận của

Purchase invoices, sales invoices… Ví dụ: default VAT code for debtors.

Vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Finance -> Basic finance settings.

39

Hình 72: Cài đặt chung

Default VAT code for debtors: mặc định VAT cho các Debtors ( khoản phải thu) trong hệ thống. Trong

trường hợp này, theo luật thuế VAT đầu ra sẽ được áp dụng cho Debtors.

Default VAT code used on jobs: thiết lập VAT cho các Job thông thường. Nếu như doanh nghiệp không

nằm trong nhóm kinh doanh các loại mặt hàng, dịch vụ đặc biệt chịu thuế (0%, 5%, không chịu thuế) thì sẽ

chịu thuế suất 10% - được cài đặt là Ordinary. *Vui lòng xem thuế suất các nhóm mặt hàng, dịch vụ tại

đường link bên dưới*.

Default VAT code used on operations: thiết lập VAT cho các hoạt động trong doanh nghiệp. Đối với doanh

nghiệp kinh doanh hoạt động thông thường vui lòng chọn Ordinary ( 10%), còn lại các trường hợp còn lại

được quy định theo luật thuế giá trị gia tăng. *Vui lòng xem thuế suất các nhóm mặt hàng, dịch vụ tại đường

link bên dưới*.

http://www.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?mode=detail&document_id=

70797

Debtor standard term of payment: điều khoản thanh toán dành cho người mua hàng. (cài đặt Payment term

tại: Settings/ Global system settings/ Payment term for invoices).

Default payment term for credit note: các điều khoản thanh toán dành cho Credit note:

40

Default debtor payment method: Hình thức thanh toán dành cho người mua hàng. Ví dụ: trong trường hợp

này là Bank transfer ( chuyển khoản).

Intermediate account, purchase invoices: tài khoản trung gian, dành ghi nhận cho các chi phí trích trước

cho các hóa đơn mua hàng. Trường hợp các chi phí đã phát sinh, nhưng doanh nghiệp vẫn chưa nhận được

hóa đơn.

Intermediate account, sales invoices: tài khoản trung gian, dành cho ghi nhận các khoản doanh thu chưa

thực hiện. Trường hợp người mua đã thanh toán giá trị hàng hóa/ dịch vụ nhưng bên bán vẫn chưa thực

hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/ dịch vụ cho bên mua.

Voucher sequence, move job related sequence:

Voucher sequence, expense entry: ghi nhận các khoản chi phí phát sinh. VD: chọn Expense entries cho các

chi phí phát sinh.

Voucher sequence, supplier invoices: chọn Creditor invoices để ghi nhận các khoản phải trả cho người bán.

Voucher sequence on inter company vouchers:

Voucher sequence, project posting:

Debtor invoice interest account: Tài khoản ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính hoặc ghi nhận lãi suất

từ các hoạt động tài chính. Ví dụ: người dùng thiết lập 51500 – doanh thu tài chính tại mục này.

Voucher sequence subsistence allowance vouchers: ghi nhận chi phí công tác cho nhân viên vào mục

Expense entries.

Voucher sequence for interest note:

Posting method for partial invoice: phương pháp ghi nhận dành cho hóa đơn xuất từng lần dành cho 1 dự

án.

Currency revaluation:

4. Dimensions / Dimensions setup

Trong phần mềm Workbook, người dùng được sử dụng trên toàn bộ hệ thống Workbook cho phép

người dùng nhóm (groups) và lọc (filter). Bên cạnh đó người dùng có thể tùy chỉnh các chức năng trong hệ

thống như Enable on job, Require on pipeline…

Vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Dimension -> Dimension setup.

41

Hình 73: Cài đặt Dimension

Trường hợp thêm mới Dimension, người dùng chọn để thêm mới. Cửa sổ “Create

Dimension” xuất hiện, vui lòng chọn và điền các thông tin được yêu cầu.

Hình 74: Thêm Dimension

Khi người dùng thêm custom dimension, chọn để thêm và nhập rõ thông tin chi tiết.

42

Hình 75: Nhập custom dimension

****Lưu ý: chọn “enable” cho các tùy chỉnh vừa nhập và lưu ý phân hệ nào sẽ được áp dụng các dimension

này.****

Hình 76: Phân quyền sử dụng

5. Finance / AR/AP groups

Để theo dõi được các khách hàng phải thu/ phải trả, người dùng tạo các Debtor ( khoản phải thu)

và Creditor ( khoản phải trả). Tuy nhiên, trước đó người dùng cài đặt các tài khoản liên quan đến Debtor/

Creditor.

Tại phân hệ AR/AP Groups, người dùng cài đặt các tài khoản liên quan đến Debtor account/

Creditor account. Vui lòng thực hiện theo bước sau: Settings -> Finance -> AR/AP Groups -> để tạo

mới ( nếu cần). Người dùng ghép những tài khoản AR/AP theo chuẩn kế toán Việt Nam vào tài khoản trên

hệ thống. Ví dụ: DEB EXT – 13100 thể hiện tài khoản phải thu khách hàng.

Group code: mã nhóm tài khoản

43

Description: mô tả nhóm tài khoản

Debtor account: tài khoản phải thu

Creditor account: tài khoản phải trả

Hình 77: AR/ AP Groups

Cửa sổ Accounting groups -> Create new xuất hiện, người dùng nhập thông tin nhóm tài khoản.

Hình 78: Tạo mới nhóm tài khoản

Đối với Reporting group, người dùng tạo mã nhóm báo cáo dựa trên sự khác biệt giữa doanh nghiệp và thị

trường ( trong và ngoài nước). Ví dụ: DOM – Domestic dành cho báo cáo xuất trong thị trường nội địa.

Hình 79: Tạo Reporting group

44

6. Finance/ Posting configuration

Tại phân hệ Settings -> Finance -> Posting configuration, người dùng ghép những tài khoản kế toán hiện

hành theo luật được nhập tại “Chart of account” với tài khoản trên hệ thống Workbook. Ví dụ, tài khoản

Revenue account sẽ được ghép với 51130- Doanh thu cung cấp dịch vụ.

Capitalise: khi chọn Captialise các Job chưa thực hiện sẽ được ghi nhận trên Balance sheet

Operating: khi chọn Operating các Job chưa thực hiện sẽ được ghi nhận trên Profit & Loss.

Revenue account: ghi nhận doanh thu hàng hóa cung cấp dịch vụ

Revenue WIP account: ghi nhận doanh thu chưa thực hiện trên hóa đơn

Purchase cost account: giá vốn của hàng hóa dịch vụ mua ngoài dùng trong sản xuất

Purchase WIP account: chi phí mua ngoài đưa vào chi phí sản xuất dở dang trong kỳ

Time cost account: chi phí nhân công trực tiếp

Time WIP account: tài khoản ghi nhận giá bán của giờ công đưa vào chi phí sản xuất dở dang trong kỳ

Time WIP revenue account: tài khoản ghi nhận doanh thu chưa thực hiện của giờ công

Time WIP cost account: ghi nhận chi phí giờ công nhân viên thực hiện

Time debt account: ghi nhận giờ công nhân viên thực hiện dự án.

Material cost account: ghi nhận giá vốn nguyên vật liệu đưa vào chi phí trong kỳ

Material WIP cost account: ghi nhận giá vốn- nguyên vật liệu đưa vào chi phí sản xuất dở dang trong kỳ

Material WIP revenue account: ghi nhận giá vốn sản xuất – nguyên vật liệu

Material debt account: ghi nhận giá vốn nguyên vật liệu thực hiện dự án

Hình 80: Ghép giữa tài khoản Việt nam và tài khoản trên Workbook

45

Tại Adjustment accounts tab, hệ thống hỗ trợ người dùng điều chỉnh các tài khoản liên quan trên

balance sheet và P&L. Đối với các tài khoản có ký hiệu (balance) ở phía sau sẽ được điều chỉnh tại với các

tài khoản xuất hiện trên balance sheet như write up purchases (balance). Ngược lại các tài khoản write up

purchases, write up time… sẽ điều chỉnh các tài khoản xuất hiện trên P&L.

Hình 81: Các tài khoản điều chỉnh

7. Finance / Holding accounts

Holding accounts: những tài khoản được sử dụng trong General ledger (sổ cái) và Creditor Invoice.

Để lập Holding accounts, người dùng chọn Settings -> Finance -> Holding accounts -> và

chọn tài khoản cần tạo.

Hình 82: Cài đặt Holding accounts

46

Hình 83: Tạo Holding account

Sau khi tạo Holding accounts, người dùng nhập các yêu cầu về Bank code, GST code, Journal type,

SWIFT/ BIC, IBAN, Use in voucher management…

Hình 84: Chọn các yêu cầu cho Holding accounts

8. Finance / Voucher sequences

Tại Settings -> Finance -> Voucher seuquences, người dùng tạo các Vouchers sequences. Bởi vì

chúng có sự ảnh hưởng đến nhiều mặt trong phần mềm Workbook như Sales invoices, creditor invoices,

journals, inter – company, expenses entries…

Người dùng sử dụng biểu tượng để thêm mới, xóa và để chỉnh sửa thông tin. Bên cạnh

đó, để hoàn tất việc cài đặt voucher sequences, người dùng điền các thông tin cần thiết như Type (Cheque

no, Journals, Vouchers), Prefix ( ký tự trước số chứng từ), Suffix (ký tự sau số chứng từ), Start value/ End

value ( số bắt đầu/ số kết thúc), Uninterrupted (cho phép người dùng nhập tay các vouchers), Provisional

value ( thể hiện giá trị mới nhất của voucher sequences).

47

Hình 85: Giao diện Voucher sequences

9. Finance / Journal types

Journal types có nhiều loại khác nhau được sử dụng để ghi nhận các bút toán từ finance, project và

nhân sự…

Tại phân hệ Settings -> Finance -> Journal types, người dùng cài đặt “Voucher sequence” với

Journal name. Trong đó, Voucher sequence gồm có Journal entries, Residual cost codes, Automatic

payments, Creditor invoices, Project postings.

Hình 86: Giao diện cài đặt Journal types

Trường hợp người dùng muốn thêm mới Journal name, vui lòng chọn để nhập tên thông tin cần thiết.

Hình 87: Tạo mới Journal type

48

10. Financial reporting / Financial postings report

Để có thể xuất báo cáo tài chính từ Workbook, người dùng cần cài đặt mẫu trước khi tiến hành xuất

báo cáo. Vui lòng thực hiện theo các bước sau: Settings -> Financial reporting -> Financial postings

report.

Hình 88: Giao diện Financial postings report

Người dùng chọn để thêm mẫu báo cáo mới và đặt tiêu đề (Tittle) cho mẫu. Chọn Setup để

cài đặt mẫu.

Hình 89: Cài đặt Financial posting report

Để cài đặt mẫu báo cáo, người dùng chọn cột tại Financial report 264 và tại khung chi tiết ở dưới màn hình

và nhập các thông tin về mẫu báo cáo như:

Column label: tên cột

From account – to account: nhóm tài khoản (VD: 111: tiền mặt – 112 tiền gửi ngân hàng)

Argument: thực hiện phép tính (-,+) cho nhóm tài khoản

Date scale: khung thời gian

Period: theo kỳ

49

Last 3 months: 3 tháng trước

Year to date: tính tới ngày hiện tại

Hình 90: Nhập chi tiết

11. Finance / Validate finance settings

Tại phân hệ Settings -> Finance -> Validate finance settings, người dùng kiểm tra những lỗi cài đặt trong

hệ thống Finance ( nếu có) và chỉnh sửa lại theo gợi ý từ hệ thống.

Hình 91: Finance/ Validate finance settings

12. Finance/ Job closure posting groups

Để cài đặt đóng Job, người dùng thực hiện tại Settings/ Finance/ Job closure posting options.

Allow job closeure posting when jobs contains open time recordings – cho phép đóng job khi job chứa một

bút toán ghi nhận thời gian còn đang thực hiện.

Allow job closeure posting when open material entries exist – cho phép đóng Job khi bút toán nguyên vật

liệu vẫn còn đang được ghi nhận.

50

Allow job closeure posting when open expense entries exist – cho phép đóng Job khi bút toán chi phí vẫn

còn đang được ghi nhận.

Allow job closure posting when open mileage entries exist – cho phép đóng Job khi bút toán chi phí đi lại

vẫn được ghi nhận.

Not restriction: không hạn chế

Not allowed if there are any open postings: không được phép nếu có bất cứ nghiệp vụ nào chưa được xử lý.

Not allowed if there are any open postings (exclude under preparation): không được phép nếu có bất cứ

nghiệp vụ nào chưa được xử lý ( ngoại trừ những nghiệp vụ chưa được book – ghi nhận, thực hiện).

Not allowed if there are open posting before job end date: không được phép nếu có bất cứ nghiệp vụ nào

chưa được xử lý trước ngày kết thúc Job.

Not allowed if there are open posting before job end date (exclude under preparation): không được phép

nếu có bất cứ nghiệp vụ nào chưa được xử lý trước ngày kết thúc Job. (ngoại trừ những nghiệp vụ chưa

được book – ghi nhận, thực hiện).

Hình 92: Job closure posting options

13. Finance/ Creditor payment proposal

Người dùng vui lòng thiết lập Creditor payment proposal (đề nghị thanh toán) tại Settings/

Finance/ Creditor payment proposal.

51

Hình 93: Giao diện Creditor payment

Người dùng chọn để thêm mới phương thức thanh toán, chọn để xóa. Bên cạnh đó có

thể thay đổi ngân hàng dành cho người bán và vouchers bằng biểu tượng .

Move bank on creditor: di chuyển ngân hàng cho

Hình 94: Chuyển đổi ngân hàng

14. Finance/ Subscription management setup

Để sử dụng chức năng Subscription management – cho phép doanh nghiệp xuất hóa đơn cho các

dịch vụ cung cấp hàng tháng cho khách hàng. Ví dụ: thuê bao truyền hình cáp, tên miền… Người dùng

vui lòng thực hiện việc cài đặt Subcription tại Settings -> Finance -> Subscription agreement setup.

Tại Subcription agreement setup tab, người dùng cài đặt các thông tin:

Subcription tittle: tiêu đề của Subcription

Currency: loại tiền tệ được sử dụng

Subcription seq:

Price per: day/month/year…

Indexation yearly: chỉ số hóa hằng năm

Admin change fee: thay đổi phí từ Admin

52

Đối với mục “Item connected to selected subcription”, người dùng liên kết với các item đã tạo tại

Item tab. Người dùng chọn để thêm và chọn để xóa Item đã tạo.

Item name: tên item

Activity: chức vụ, hoạt động…

Currency: loại tiền tệ

Default price: giá bán

Default sub fee: phí mặc định

Cost price: giá vốn

Hình 95: Tạo item

Tiếp theo tại “Item connected to selected subscription”, người dùng chọn để thêm Item từ

Item tab đã tạo , và ngược lại chọn để xóa.

Đối với Default value for creating new customer subscription, người dùng nhập các thông tin:

Agreement period: kỳ chấp thuận của Subcription (year/month/day…)

Invoice interval, type: lần xuất hóa đơn (year/month/date…)

Hình 96: Subcription agreement setup tab

53

Tại Invoice settings tab, người dùng cài đặt các thông tin dành cho mẫu invoice như:

Invoicing tittle: người dùng chọn để thêm các thông tin như from date-to date, subscription key…

Job name suffix text: người dùng chọn Subscription number.

****Lưu ý: người dùng bắt buộc phải nhập Job name suffix text****

Hình 97: Invoice settings

III. Finance no setup

1. Debtors list (Account receivable)

Để tạo Debtor, người dùng vui lòng chọn: Finance & Administration -> Debtors List. Sau khi

điền đầy đủ thông tin từ cửa sổ “ Create new” mới xuất hiện và chọn OK.

54

Hình 98: Nhập Debtor

Name: tên debtor

Posting group: chọn nhóm để ghi nhận Debtor ( external debtor, employee debtors…)

Currency: loại tiền tệ

GST code: thuế VAT

Payment terms: điều khoản thanh toán

Public number: mã số thuế

Payment method: hình thức thanh toán ( chuyển khoản, tiền mặt…)

Tại Transaction tab, người dùng có thể theo dõi tình trạng thanh toán của các hóa đơn theo từng

Debtor. Người dùng có thể chọn xem các hóa đơn chưa thanh toán, đã được thanh toán…

Open: các hóa đơn chưa thanh toán

Hình 99: Open

2

55

Closed: các hóa đơn đã được thanh toán

Hình 100: Closed

Due: các hóa đơn quá hạn nhưng chưa thanh toán

Hình 101: Due

Đối với những hóa đơn đã thanh toán một phần, người dùng theo dõi tại Remainder handling.

Số tiền còn phải thu sẽ hiện tại mục Remainder.

Hình 102: Remainder handling

2. Creditors list (Account payable)

Trong việc tạo Creditor list (Accounts payable), người dùng vui lòng chọn theo bước sau: Finance

& Administration -> Creditors list -> Create new creditor.

56

Hình 103: Tạo Creditor

Tương tự như Debtor, các hóa đơn phải trả cũng được theo dõi tại Transaction tab theo từng

Creditor về các hóa đơn chưa thanh toán, đã thanh toán và hóa đơn quá hạn. Bên cạnh đó, người dùng có

thể theo dõi các hóa đơn mua ngoài và chưa được ghi nhận tại Project posting bằng Creditor Invoice

voucher và filter by: Non booked vouchers. Ngược lại người dùng có thể xem những hóa đơn đã được

duyệt (approve) và ghi nhận tại Project posting bằng Booked vouchers.

Hình 104: Creditor invoice voucher

57

Tại Remainder handling, người dùng theo dõi các hóa đơn đã được thanh toán một phần và phần

còn lại chưa được thanh toán.

Hình 105: Remainder handling

3. Debtor invoice management

Tại Debtor invoice management, người dùng có thể quản lý các hóa đơn của khách hàng (Debtor) và thay

đổi ngày hóa đơn, thêm số hóa đơn…

Tab Approved: thể hiện hóa đơn mua ngoài đã được duyệt

Tab Ready for print: những hóa đơn mua ngoài được cài đặt là “Mark as printed”

Tab Finalised: những hóa đơn mua ngoài với tình trạng là “Invoiced”

Tab Drafts: những hóa đơn mua ngoài với tình trạng “Under preparation” hoặc “For approval”

Hình 106: Giao diện Debtor invoice management

thay đổi ngày hóa đơn

thêm số hóa đơn

thông báo tổng chi phí

xuất báo cáo hóa đơn

đính kèm hóa đơn vào mail

58

chọn tất cả

bỏ chọn

4. AR/AP eliminations and reminder handling

Tại AR/AP eliminations and reminder handling, người dùng theo dõi các khoản phải trả, phải thu.

Workbook hỗ trợ người dùng trong việc lọc các khoản phải, phải trả riêng biệt.

Hình 107: giao diện Ar/Ap eliminations and reminder handling

Tại Reminder tab, người dùng có thể theo dõi các Sales invoice hoặc Creditor invoice đã thanh

toán được một phần.

Hình 108: Reminder tab

59

5. Debtor & Creditor payment views

Phần mềm Workbook hỗ trợ người dùng trong việc theo dõi thanh toán và thu từ Creditor và Debtor

theo tuần ( Weekly), theo tháng (Monthly), theo năm (Yearly).

Weekly/ Debtor reminder management

Đối với Weekly/ Debtor reminder management (quản lý việc nhắc nợ phải thu theo tuần), người

dùng tạo các thông báo nhắc nợ tại mục Debtor reminder. Khi chọn cửa sổ Create a new debtor

reminder xuất hiện, người dùng điền các thông tin sau và chọn OK.

Reminder date: ngày nhắc nhở công nợ

Min. total days from last reminder: vd điền 10, nghĩa là”chỉ bao gồm những nhắc nhở thanh toán

được gửi đi lần cuối ít nhất cách đây 10 ngày”

Min. no of days due: vd điền 10, nghĩa là “chỉ bao gồm hóa đơn quá hạn hơn 10 ngày”

Max. no of days due: vd 360, nghĩa là “không bao gồm hóa đơn quá hạn hơn 360 ngày”

Min. due amount on debtor: vd là 1.000.000, nghĩa là chỉ nhắc nhở tới những debtor có khoản nợ

vượt quá 1.000.000

Debtor: chọn Debtor

Posting group: chọn nhóm Debtor (external debtor, internal debtor…)

60

Hình 109: Finance/ Create a new Debtor reminder

Sau khi đã nhập thông tin, người dùng chọn các hóa đơn cần được nhắc nhở của Debtor.

Hình 110: Chọn hóa đơn cho Debtor reminder

Khi có nhu cầu nhắc nợ thông qua email, người dùng chọn biểu tượng tại Debtor reminder tab. Cửa

sổ Create debtor reminder email xuất hiện, người dùng vui lòng chọn các chức năng.

To all debtors with due amount in current reminder round: tạo email gửi tới tất cả debtor có khoản nợ quá

hạn .

Selected debtor only: chỉ gửi đến các debtor được chọn

Include report invoice list: một báo cáo PDF chứa danh sách invoice được bao gồm trong mail.

Tại Report layout, DebtorReminderInvoiceList: chọn Layout cho báo cáo chứa danh sách Invoice

Include copy of selected invoices: Bao gồm 1 bản copy của các invoice được chọn

61

Include my signature: bao gồm chữ ký

CC email to my email address: CC email tới địa chỉ của người lập

Send test email to: người dùng nhập một địa chỉ email gửi thử email.

Hình 111: Thông báo nhắc nợ qua email

Weekly/ Creditor payment proposal

Để tạo đề nghị thanh toán (Creditor payment proposal), người dùng chọn Finance & Administration/

Weekly/ Creditor payment proposal và chọn để thêm mới proposal.

Payment method: hình thức thanh toán ( chuyển khoản, tiền mặt…)

Currency: đơn vị tiền tệ được sử dụng

Include payments until: Bao gồm tất cả các khoản được thanh toán trước ngày

Payment date: ngày các creditor invoices được thanh toán

Payment group: chọn các nhóm thanh toán

Creditor: chọn creditor để thanh toán

62

Hình 112: Tạo payment proposal

Sau khi đã tạo Payment Proposal trong tab List, tại Payment line sẽ hiện ra các creditor invoice bạn

muốn thanh toán. Vui lòng stick chọn ô tại cột OK.

Hình 113: Chọn hóa đơn cho các creditor invoices.

63

Sau khi chọn các hóa đơn cần thanh toán, người dùng chọn để duyệt các hóa đơn và chọn Yes

để hệ thống sẽ tự động tạo một Open entry trong General. Để chuyển sang phân hệ General Ledger, người

dùng có thể chọn để xem Open entry được tạo.

Monthly/ Monthly checklist

Đối với Monthly checklist, người dùng đánh dấu () tại Executed cho các danh sách công việc

được đề cập đã hoàn thành, người dùng có thể ghi chú về công việc tại cột Comment.

Hình 114: Monthly checklist

Yearly/ Financial budget

Để thiết lập Budget (ngân sách) cho một dự án, người dùng thực hiện tại Finance &

Administration/ Yearly/ Financial Butget. Tại Tab Budget list, người dùng chọn để tạo một Buget.

Year: năm tạo Budget

Tiitle: tiều đề của Budget (giúp người dùng dễ dàng nhận biết)

Sau khi điền thông tin, người dùng duyệt Budget đã chọn bằng cách chọn trên cửa sổ Budget list.

****Lưu ý: sau khi duyệt, Budget sẽ bị khóa và không thể thực hiện lại. Người dùng chỉ có thể tạo copy và

thay đổi (nếu muốn).

64

Hình 115: Tạo Buget

Tại tab Setup, người dùng thiết lập các thông tin về Budget:

Tittle: tiêu đề của Budget

Fiscal year: năm tài chính

Approved by: được duyệt bởi

Approved date: ngày duyệt

Select dimensions to add to the finance budget: chọn dimensions để thêm vào Budget.

Chọn để thêm Dimension, ngược lại chọn để xóa Dimension.

Select account to add to financial budget: chọn tài khoản kế toán để thêm vào ngân sách thường sẽ là các

tài khoản về doanh thu. Và cách thêm và xóa account cũng tương tự như cách thêm Dimension ở trên.

65

Hình 116: Setup tab

Tại Account budget tab, người dùng nhập các tài khoản cần phải làm dự toán và điền vào số tiền

dự toán tại cột Total, hệ thống sẽ phân bổ theo 12 tháng và người dùng có thể tự điều chỉnh lại số tiền cũng

như phân bổ.

Hình 117: Account budget

66

Tại Dimension budget tab, người dùng lập Budget dựa theo các Dimension đã chọn tại Budget list

tab. Vui lòng điền giá trị cần phân bổ vào cột Total và phân bổ theo tháng tùy chọn (nếu cần).

Hình 118: Dimension tab

Tại Realized tab, người dùng theo dõi số thực tế phát sinh của từng tài khoản.

Hình 119: Realized tab

Yearly/ Fiscal year ending

Tại Fiscal year ending, người dùng thực hiện để chuyển kết quả kinh doanh từ P&L sang Balance

sheet. Người dùng vui lòng thiết lập tài khoản tại dùng để kết chuyển tại Settings/ Finance/ Basic

finance settings:

1. Tài khoản trên P/L dùng để kết chuyển

2. Tài khoản vốn trên Balance sheet

67

Hình 120: cài đặt tài khoản kết chuyển

Người dùng thực hiện bút toán kết sổ tại Finance & Administration/ Yearly/ Fiscal year endings, sau

khi chọn để thực hiện kết chuyển. Cửa sổ Financial year ending xuất hiện, người dùng vui lòng điền

các thông tin sau:

Financial year: chọn năm tài chính cần thực hiện kết chuyển

Period final date: chọn ngày thực hiện ghi nhận kết chuyển.

Result account: tài khoản trên P/L.

Net capital account: tài khoản trên Balance sheet

Voucher no.: người dùng điền tên Voucher để dễ lọc, tìm kiếm sau này.

Posting description: ghi chú

Post and close the period: nếu người dùng chọn ô “Post and close the period” thì Journal được tạo sẽ được

ghi nhận là “Booked”. Nếu không chọn Journal vẫn sẽ được tạo nhưng trong tình trạng “ Under

preparation”.

68

Hình 121: Giao diện Fiscal year endings

Administrative follow-up/ Open vouchers

Tại Open vouchers, người dùng theo dõi các Vouchers chưa được duyệt và còn trong tình trạng

“For approval” -20, “New vouchers”-10. Bên cạnh đó, người dùng có thể theo dõi các vouchers tại

mỗi biểu tượng ứng với nhóm voucher cùng trạng thái. Ví dụ: tại người dùng có

thể theo dõi các voucher tại trạng thái 10- new vouchers.

Hình 122: Giao diện Open vouchers

Administrative follow-up/ Voucher with approval status “on hold”

Tại “Voucher with approval status “on hold”, người dùng theo dõi các voucher được tạm ngưng thực

hiện.

Qua General Ledger để xem entry

Mở sổ

69

Hình 123: Giao diện Vouchers with approval “on hold”

Administrative follow-up/ Vouchers on block creditor that are not booked

Tại “Vouchers on block creditor that are not booked”, người dùng theo dõi các vouchers bị chặn thanh

toán và không được ghi nhận trên Project posting do người dùng nhận thấy có sự sai sót trong vouchers

này và người dùng muốn ngưng thanh toán đến khi vấn đề được giải quyết.

Hình 124: Giao diện Vouchers on blocked creditor that are not booked

Administrative follow-up/ Job with expired end day

Tại Job with expired end day, người dùng theo dõi các Job có ngày kết thúc dự án quá hạn so với

ngày hiện tại. Điều này hỗ trợ người sử dụng có thể theo dõi tình hình của các Job trong trường hợp bị

quá hạn cũng như tìm hiểu nguyên nhân chậm tiến độ và đồng thời đưa ra phương án giải quyết.

Hình 125: Giao diện Job with expired end day

70

Administrative follow-up/ Time entry approval follow-up

Người dùng theo dõi time entry của nhân viên được phê duyệt thông qua giao diện “Time entry

approval follow-up” bởi các bảng màu được phân loại theo từng tình trạng riêng.

: đã điền time sheet nhưng chưa yêu cầu duyệt

: đã yêu cầu duyệt nhưng chưa được duyệt

: chưa được các cấp có thẩm quyền duyệt thông qua

: đã duyệt

: một hoặc nhiều bút toán timesheet ghi nhận đã bị từ chối

: chưa điền timesheet

Hình 126: Giao diện Time entry approval follow-up

Administrative follow-up/ Finance accounts for approval

Khi tạo mới một tài khoản tại Chart of accounts, nhưng yêu cầu tài khoản phải được Set up

trước khi sử dụng (tùy theo Set up của người sử dụng). Tài khoản vừa tạo sẽ bị “Blocked” và không thể

sử dụng được. Người dùng có thể theo dõi tại Finance accounts for approval về các tài khoản mới được

tạo và người tạo, ngày tạo và người duyệt cần được duyệt để đưa vào sử dụng.

71

Hình 127: Tạo tài khoản mới tại Chart of accounts

Hình 128: Giao diện Finance account for approval

Administrative follow-up/ Rejected approvals summary list

Tại Rejected approvals summary list thể hiện các entries không được duyệt như Time entry,

material entries, Purchase order…

Hình 129: Giao diện Rejected approvals summary list

Administrative follow-up/ Open time sheet entries

Tại Open time sheet entries, người dùng có thể theo dõi các time sheet với tình trạng “Under

preparation” hoặc “For approval”, “Approved” nghĩa là những time entry này vẫn chưa được Book vào hệ

thống tài chính.

72

Hình 130: Giao diện Time entry approval

Administrative follow-up/ Open absence approval entries

Tại Open absence approval entries, người dùng theo dõi các bút toán xin nghỉ phép chưa được

duyệt vẫn còn trong trạng thái “For approval”, “Under preparation”.

Hình 131: Giao diện Open absence approval entries

Administrative follow-up/ Open personal expense entries

Hiện những bút toán chi phí với status “Under preparation”, “ For approval” hay “

Approved”- Tức là những Material Entry này vẫn chưa được “booked” vào trong hệ thống tài chính.

73

Hình 132: Giao diện Open personal expense entries

Administrative follow-up/ Open mileage entries

Trong phân hệ này, người dùng có thể theo dõi danh sách các bút toán về chi phí đi lại với những

tình trạng khác nhau như “Under preparation”, “For approval”, “Approved”. Nghĩa là những bút toán

này chưa được ghi nhận vào Project posting.

Tại đó, người dùng chọn để duyệt các entries đã chọn và ngược lại chọn để hủy các

bút toán chi phí đi lại.

Hình 133: Giao diện Open mileage entries

Administrative follow-up/ Open material entries

Tại Open material entries, người dùng theo dõi các danh sách bút toán nguyên vật liệu tại những

tình trạng khác nhau như “Under preparation”, “For approval” hoặc “Approved”. Nghĩa là những bút

toán này chưa được ghi nhận vào Project posting.

Tại đó, người dùng chọn để duyệt các entries đã chọn và ngược lại chọn để hủy các

bút toán chi phí đi lại.

74

Hình 134: Giao diện Open material entries

Administrative follow-up/ Open subsistence allowance entries

Hiện Subsistence allowance entry với status “Under preparation”, “For approval” hay “

Approved”- Tức là Subsistence allowance entry này vẫn chưa được “booked” vào trong hệ thống tài

chính.

Hình 135: Giao diện Open subsistence allowance entries

Administrative follow-up/ Monthly WIP Adjustment follow-up

Tại Monthly WIP Adjustment follow-up, người dùng theo dõi các điều chỉnh của job theo từng

tháng tại cột “Total adjustment”.

75

Hình 136: Giao diện Monthly WIP adjustment follow-up

Administrative follow-up/ Open job adjustments

Tại Open job adjustments, người dùng theo dõi các bút toán tạm ứng vẫn chưa được ghi nhận

vào hệ thống tài chính Project posting. Các bút toán hiện đang ở trong trạng thái “Under preparation”,

“For approval” và “Approved”.

Hình 137: Giao diện Open job adjustments

Administrative follow-up/ Unsettled purchase orders

Tại Unsettle purchase orders, người dùng có thể thống kê được những Purchase orders đã được

duyệt nhưng chưa tiến hành thực hiện nghiệp vụ về việc giao nhận hàng hóa.

Người dùng có thể chọn để settle các nghiệp vụ của Purchase orders khi đã được thực hiện.

76

Hình 138: Giao diện Unsettle purchase order

Administrative follow-up/ Payment scheme amount exceed invoiced amount

Tại Payment scheme amount exceed invoiced amount, Workbook hỗ trợ người dùng theo dõi các

khoản thanh toán được duyệt cao hơn giá trị hóa đơn.

Người dùng chọn biểu tượng ngay góc phải của ô Job name để di chuyển trực tiếp đến Job có

chênh lệch.

Hình 139: Giao diện Payment scheme amount exceed invoiced amount

77

Hình 140: Chênh lệch giữa giá trị đã duyệt và giá trị hóa đơn

General maintenance/ Data export

Để xuất các dữ liệu tài chính trong Workbook, tại mục Show người dùng chọn loại thông tin cần

xuất. Ví dụ: chọn Balance sheet (216) để xuất bản cân đối kế toán.

Hình 141: Giao diện Data export

Người dùng chọn để xuất dữ liệu và chọn xuất file bằng Excel, text…

Hình 142: Xuất dữ liệu

General maintenance/ Time entry price update

Time entry price update: được dùng để cập nhật Sale hay Cost price cho Time entry của Job.

78

Người dùng cập nhật các thông tin như sau:

Customer: chọn khách hàng người dùng muốn cập nhật thông tin

Job: chọn một Job bạn muốn cập nhật

From date/ To date: thời gian muốn cập nhật cụ thể

Update cost price: cập nhật theo giá cost

Update sales price: cập nhật theo giá sales

Update unapproved entries: cập nhật cho những bút toán chưa được duyệt

Update approved entries: cập nhật cho những bút toán đã duyệt

Include job with status: cập nhật Job với tình trạng

Quotation: gửi báo giá

In process: trong quá trình

On hold: tạm ngưng

Ready for invoicing: chuẩn bị xuất hóa đơn

Invoiced: đã xuất hóa đơn

Cancelled: đã hủy

Hình 143: Giao diện Time entry price update

6. Finance/ Purchase order (P.O)

**** Người sử dụng vui lòng theo dõi quá trình lập Purchase order tại mục II. Thiết lập quy trình quản

lý dự án/ 7. Jobs/Purchase order / 7.1 Purchase order-Approval.****

Sau khi xong giai đoạn P.O và gửi cho bên Supplier, đến lúc nhận được hàng hóa và Creditor

invoice. Employee ở phòng Finance & Accounting sẽ tiếp tục quy trình tạo vourcher ghi nhận cho

Purchase order vừa được duyệt tại Finance & Administration/ Daily/ Credit invoice management.

Người dùng vui lòng chọn - Create new entry: Tạo creditor invoice và điền các thông tin chi tiết.

79

Creditor: tên của đối tượng cần trả

Creditor invoice number: số hóa đơn

Creditor invoice date: ngày hóa đơn

Currency: loại tiền tệ

Total amount: giá trị hóa đơn

Voucher number: số thứ tự của voucher

Payment definition: loại hình thanh toán ( cash, bank)

Payment method: cách thức thanh toán

Hình 144: Create new voucher

Người dùng chọn biểu tượng - Add new voucher line điền link Creditor invoice này với

P.O trước.

80

Hình 145: Add new voucher line

Người dùng điền thông tin về mã hàng và VAT.

Hình 146: Nhập thông về mã hàng và VAT

Operating entry: các nghiệp vụ không liên quan đến dự án phát sinh trong quá trình hoạt động của

doanh nghiệp.

Project entry: các nghiệp vụ liên quan đến dự án đang thực hiện.

VAT entry: các bút toán có VAT.

Hình 147: Chọn loại nghiệp vụ cho Job

81

Sau khi Employee ở phòng Finance & Accounting nhập thông tin hóa đơn, tiếp theo sẽ posting

vào hệ thống tài chính tại Finance & Administration/ Daily/ Project postings. Người dùng bấm vào biểu

tượng tại cột Book. Hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu về việc có tiếp tục thực hiện việc ghi nhận

bút toán hay không.

Hình 148: Ghi nhận bút toán tại Project posting

Khi người dùng chọn Yes, bút toán sẽ được ghi nhận là Booked và hệ thống sẽ thông báo về

nghiệp vụ đã được ghi nhận với số thứ tự bút toán như sau:

Hình 149: Thông báo cho việc ghi nhận bút toán

Người dùng có thể theo dõi các bút toán đã được ghi nhận tại General ledger/ Journal entry.

82

Hình 150: Journal entry

Sau khi Employee ở phòng Finance & Accounting đã posting vào hệ thống tài chính, Project

Manager của Job sẽ vào để Settle P.O ( Settle = tiến hành thực hiện việc mua hàng của Purchase order)

Người dùng thực hiện Settle P.O tại Jobs/ Expenditures/ Purchase orders và chọn P.O cần settle

và chọn để thực hiện chức năng.

Hình 151: Settle cho Purchase order

Hình 152: Thực hiện Settle

Tiếp theo là khi thanh toán Creditor invoice, Employee của phòng Finance & Accounting sẽ nhập

vào hệ thống tại Finance & Administration/ Daily/ General ledger và chọn để tạo một Journal mới:

83

Hình 153: Tạo mới Journal

Sau khi tạo mới Journal, hệ thống sẽ di chuyển đến Journal entry và người dùng vui lòng

chọn Approve cho entry, hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu xác nhận việc đồng ý duyệt bút

toán này.

Hình 154: Chấp nhận duyệt

Hình 155 : Thông báo hoàn thành duyệt bút toán

7. Expense entry, Mileage entry và Subsistance allowance

****Người dùng xem chi tiết tại mục Part 2: Project management/ II.Thiết lập quy trình quản trị dự án

trên Workbook/ 15. Time & Material/ Expense entry.****

Đối với các chi phí như Mileage, Subsistance Allowances cũng được thực hiện tương tự như

Expense entry. Tại Time & Material/ Personal entry/ Mileage (or Subsistence allowances).

Việc tạo Mileage entry: người dùng ghi nhận các chi phí đi lại và Subsistance allowance: ghi

nhận các chi phí công tác.

8. Material

Người dùng thiết lập Material để ghi nhận chí phí nguyên vật liệu tại Jobs/ Expenditure. Tại Material tab,

người dùng chọn để thêm dòng mới. Cửa sổ “Add material entry to job” xuất hiện, người dùng nhập

các thông tin như bên dưới và chọn OK.

Chọn nhập Material (nguyên vật liệu) hoặc Administration fee (phí quản lý)

Type: chọn nguyên vật liệu trong danh sách

Date: ngày lập material entry

1

Quantity: số lượng

Comment: chú thích

Sau khi tạo một material entry, người dùng cần cấp cao hơn để duyệt entry. Sau khi được duyệt,

tình trạng của Material entry sẽ được đổi thành “Approved” và Material entry này cũng sẽ đồng

thời xuất hiện trong Project posting.

Hình 156: Tạo Material

Sau khi entry đã được duyệt và xuất hiện tại Project posting, người dùng chọn “booking” để ghi

sổ bút toán này và chọn Yes để hoàn tất việc ghi nhận.

2

Hình 157: Book “Material entries”

Sau khi hoàn tất việc ghi nhận, hệ thống sẽ hiện ra bảng thông báo về việc ghi nhật Material

entries với số thứ tự của nghiệp vụ.

Hình 158: Số thứ tự của nghiệp vụ được ghi nhận

9. Purchase order management

Tại Purchase order management, người dùng có thể theo dõi các hóa đơn đã được duyệt nhưng

chưa được Settle – PO đã được gửi cho Supplier và đã hoàn thành việc cung ứng hàng hóa dịch vụ.

Nhấn “Settle” PO chỉ khi đã nhận được hóa đơn từ Supplier và đã tạo Creditor Invoice đính kèm

PO này. Finance User có thể vào đây nhấn để “Settle” những PO.

Booking

3

Hình 159: Giao diện Purchase order management

Part 2: Project management

I. Quy trình

1. Lưu đồ New Business

1. Thêm Prospect vào Workbook (account services)

Dịch vụ khách hàng (client sevices) ghi nhận một hồ sơ khách hàng tiềm năng

Triển vọng sử dụng để theo dõi doanh thu tiềm năng

2. Thêm 'Chance' mục Pipeline và duy trì% (account services) Được sử dụng trong Pipeline report

(dự báo)

3.

3. Thiết lập công việc cho đấu thầu & ngân sách (account services) Tạo Job dưới việc đấu thầu khách hàng

của agency.

Tạo một lịch trình với thời gian dự tính thỏa thuận và các nhân lực cần thiết (vai trò)

4. Theo dõi thời gian (tất cả)

Nhiệm vụ được giao và thời gian theo dõi theo bất kỳ công việc khác do nguồn lực của dự án

5. Ghi nhận Pipeline & Job Lost (account services) Điều chỉnh tình trạng công việc thành Cancelled

Điều chỉnh Pipeline thành Lost (có thể thêm lý do theo yêu cầu) Deactivate Prospect

6. Tạo Client & Debtor (tài chính)

Danh sách Khách hàng, nhóm khách hàng và khách hàng liên quan đã đồng ý và được tạo.

Tạo Debtor liên quan và liên kết

7. Đóng Job & chuyển đổi Pipeline (account services), đánh dấu Job đấu thầu " Invoiced"

Đánh dấu Pipeline thành "won"

4

Lưu đồ 1: New business

Khách hàng

tiềm năng

Phát triển

dự án mới

1. Thêm

khách hàng

mới vào WB

4.Theo dõi

thời gian

Thắng 5.Ghi chú

“Lost” trong

Pipeline

6.Tạo khách

hàng và

Debtor

7.Đóng Job

và chuyển

đổi Pipeline

2.Thêm “Chance”

tại Pinpeline và

đo lường %

3.Tạo Picth Job

& ngân sách

Phân bổ nhân

lực làm việc

ngày/ tuần

5

4. Lưu đồ Quoting

8. Thêm một đường ống Chance để Workbook (dịch vụ tài khoản)

Nếu công việc ít hơn 25% khả năng đi trước (cơ hội phân loại) sau đó một mục đường ống được thêm

vào thay vì một công việc / quote tạo

Pipeline được ghi nhận là Lost, hoặc chuyển đổi sang Job một khi nó di chuyển vào "Likely"

9. Thiết lập "In Quotation" cho Job (dịch vụ tài khoản)

Việc tạo ra bên dưới khách hàng và khách hàng loại (đổi tên từ Workbook Dự án)

Việc tạo ra bởi các dịch vụ tài khoản với tất cả các dimensions có liên quan áp dụng. Xem Phụ lục 1 về

danh sách đầy đủ các kích thước)

10. Xây dựng kế hoạch Timing (Account services)

Lịch trình tạo ra từ một khuôn mẫu

Biểu mẫu để bao gồm khoảng thời gian, giờ, vai trò (nguồn Group)

11. Tạo / thay đổi bảng báo giá (account services) Trích dẫn tạo ra từ lịch

Chi phí bên thứ 3 thêm vào bảng báo giá

Trích dẫn bằng lời nói đã được phê duyệt bởi Account Director (không sử dụng hệ thống chấp thuận)

12. Tạo / Sửa đổi kế hoạch thanh toán (Account services)

Mỗi số hoá đơn được dự báo thông qua "kế hoạch thanh toán" dựa trên bảng báo giá

Kế hoạch thanh toán cập nhật trong suốt vòng đời của công việc theo yêu cầu

13. Gửi cho khách hàng (Account services)

Cung cấp bảng báo giá

14. Điều chỉnh Bảng báo giá / tình trạng Job để In Progress (account services). Bảng báo giá được ghi nhận

là đã duyệt.

Duyệt Quote sẽ tự động điều chỉnh tình trạng công việc thành "In progress"

Tình trạng công việc có thể được điều chỉnh bằng tay để tiến bộ nếu không có báo giá (tức là một công

việc để lại)

15. Hủy bỏ công việc (account services)

Công việc không tiến triển sẽ được đánh dấu là bị hủy bỏ

6

Lưu đồ 2: Quoting

7

5. Lưu đồ Job Management

16. Thêm vào chung kết Approved tóm tắt để công việc (dịch vụ tài khoản)

Tất cả các mẫu cuộc họp và hình thức liên lạc được cung cấp các mẫu để xây dựng và

Briefs được lưu trữ trong các thư mục công việc và tóm tắt được chấp thuận cuối cùng sẽ được thêm vào

"Briefing" tab của một công việc cho Dịch vụ sáng tạo

17. Điều chỉnh Timeline & Resource Plan

Dịch vụ khách hàng chỉ nên làm điều này cho đến khi các điểm của một tóm tắt được phê duyệt, lúc đó

tất cả các điều chỉnh cần đi qua Dịch vụ sáng tạo

Đối với các dịch vụ sáng tạo đền bù sẽ thêm cột mốc cụ thể mà sẽ theo dõi các số sửa đổi và các nguồn

lực được giao. Nguồn 6 x bổ sung sẽ được thêm vào các nhiệm vụ (CAY, CAN, DAY, DAN, OBY, OBN),

mà sẽ giúp theo dõi những lý do công việc chạy nhiều sửa đổi. Quan điểm xuất khẩu công tác sẽ được sử

dụng trong giai đoạn 1 để cung cấp báo cáo ban đầu về sửa đổi và cơ hội để đánh giá ý nghĩa của dữ liệu.

18. Kiểm tra Task list

Các nhóm sử dụng bảng task lists hàng tuần

Thời gian chủ yếu là bổ sung thông qua quan điểm này bằng cách sử dụng một trong hai mục nhanh

chóng thời gian hoặc một bộ đếm thời gian như là ưa thích

19. Phối hợp

Conversations chức năng sử dụng cho công việc chính thức và công việc liên quan đến hợp tác

20. Thời gian nhập hàng ngày

Điền time sheet hằng ngày

Nhiệm vụ nội bộ thời gian được trực tiếp đưa vào timesheet

21. Nhiệm vụ hoàn thành

Nhiệm vụ được đánh dấu thực hiện bằng cách sử dụng để giữ cho danh sách công việc chính xác

22. Weekly Timesheet Approval

Mỗi người dùng duyệt timesheet của họ vào cuối tuần (một khi tất cả các bảng chấm công được hoàn

thành trong thời gian đó)

Chính của bảng chấm công riêng đóng vai trò như một "trình" để khởi động quá trình phê duyệt

Timesheet sau đó sẽ đi vào sản xuất có liên quan phê duyệt và cũng là chủ sở hữu của công việc mà

timesheets đã được giao cho.

23. Nâng cao Mua hàng

PO chỉ được đưa ra bởi nhà sản xuất

Để phát hành PO phải dựa trên báo giá được duyệt và giá trị của PO không thể vượt quá chi phí ước tính

trong dự án.

8

24. Thêm / Sửa đổi khoản chi

Tất cả các chi phí khiếu nại sẽ được quản lý bằng kỹ thuật số từ nay trở đi

Người dùng sẽ nhập chi phí và tải lên các biên nhận chi phí.

25. Chi phí xét Job Xem Xem ví dụ dưới đây.

Cơ quan đã yêu cầu một cột bổ sung: "Estimated less expenditure", con số sẽ hiển thị màu đỏ nếu một

số âm.

*J.O = Job Owner

9

Lưu đồ 3: Job Management

Điều

chỉnh

lịch

16.Thêm yêu

cầu được

duyệt vào

17.Điều

chỉnh lịch

trình &

nguồn nhân

17.Điều chỉnh

lịch trình &

nguồn nhân

lực

C.Phân bổ

nhân lực

theo ngày/

tuần

Di chuyển

tới quy trình

báo giá

18.Kiểm

tra

Tasks

20.Nghiệ

p vụ hằng

ngày

19.Thự

c hiện

21.Công

việc

hằng

22.Duyệt

timeshee

t

Tiến hành

ghi nhận

timesheet

Nhận/ đối

chiếu hóa

đơn nhà

cung cầp

23.Nhận

yêu cầu

mua

hàng

Yêu cầu

của bên

thứ 3

24.Thêm

bổ sung/

Chi phí

Tiến hành

thanh

toán hóa

Tiến

hành ghi

nhận

25.Kiểm

tra lại chi

phí dự án

Thêm yêu

câu Th

eo

ph

Duyệt yêu

cầu

Chưa duyệt

10

6. Lưu đồ Invoice & Job Closure

26. Tạo / Sửa đổi Draft Invoice

Dịch vụ tài khoản để tạo hóa đơn và phê duyệt khi đã sẵn sàng để hóa đơn

27. Duyệt Invoice

Tài chính nhận được thông báo và điều chỉnh / phê duyệt hóa đơn

28. Finalise Invoice

Hoàn thiện hóa đơn (số hóa đơn)

29. Email vào tài khoản Dịch vụ Gửi qua Email cho Account Services trực tiếp từ hệ thống

11

Lưu đồ 4: Invoice & Job closure

12

13

7. Lưu đồ kết thúc hợp đồng nhân viên

30. Tạo / Điều chỉnh yêu cầu vắng mặt/ nghỉ.

Sau khi nộp các hồ sơ vắng mặt đến Line manager và phòng tài chính để duyệt.

Lưu đồ 5: Leave (Nghỉ việc)

14

II. Thiết lập quy trình quản trị dự án trên Workbook

1. I’m a project manager

Là một Project manager, người dùng cần phải có quyền truy cập vào toàn bộ chức năng liên quan

đến Project management (quản lý dự án).

2. The jobs book

Trong Jobs book, người dùng thực hiện hầu hết các chức năng quản lý dự án. Từ đó, tạo New Jobs,

theo dõi tiến trình của các dự án gần đây và đồng thời trong mỗi Job người dùng có thể thêm Schedules,

Price quotes, Purchases orders, Invoices và Files.

Hình 160: Job lists tab

Tạo Job mới & chức

năng nâng cao

15

Hình 161: Tạo Job mới

Để tạo Job mới, người dùng vui lòng chọn chuột phải tại biểu tượng và chọn “Create new job”.

Quy trình tạo Job mới

Hình 162: Cửa sô Create new job

16

Company: tên công ty sẽ nhận Job

Customer: tên khách hàng của Job

Department: phòng ban sẽ chịu trách nhiệm thực hiện Job

Customer contact: Chọn/ thêm thông tin liên hệ khách hàng

Project: chọn/ thêm Project mà Job thuộc về.

Price list: chọn bảng báo giá sẽ được sử dụng trong Job này

Team: chọn team sẽ thực hiện Job

Job type: chọn loại hình mà Job thuộc về ( media/ website…)

Project manager: chọn Project manager chịu trách nhiệm cho Job này

Account manager: chọn Account manager để theo dõi tình hình Job

Time entry: cho phép người điền timesheet trong Job này.

Job status: chọn trình trạng của Job (In process, in quotation…)

Job end date: cài đặt ngày kết thúc Job

Billable job: cài đặt Billable hoặc không. Không thể thay đổi cài đặt này nếu như đã có bất cứ chi phí được

ghi nhận cho Job

Job no: Job no chỉ có thể được nhìn thấy khi người dùng đã cài đặt “Job creation setup”

Job name: tên Job, cho phép người dùng có thể nhận định được Job dễ dàng

Job folder name: tương tự như Job name. Job folder name sẽ có số hiệu Job trước tên Job. VD: “1031-

BigMart”.

2.1. Invoicing

Tại Invoicing tab, người dùng nhập các thông tin liên quan về Debtor:

Debtor: chọn thông tin khách hàng sẽ nhận hóa đơn

Delivery debtor: chọn thông tin Debtor ( trường hợp bất cứ dịch vụ được cung cấp ở nước ngoài).

Administration fee: chọn chi phí cố định cho Job, khi Job được thực hiện.

Retainer settings: cài đặt nếu Job là Retainer Job

Customer order no. : nhập số hiệu khách hàng

17

Hình 163: Create new job/ Invoicing

2.2 Dimension

Tại Dimension tab, người dùng có thể thiết lập bất cứ data cho Job này.

Hình 164: Create new job/ Dimension

2.3 Folder tabs

Tại Folder tab, người dùng có thể thiết lập nếu như hệ thống tạo một thư mục phụ trên một file server khác

hoặc chỉ tạo thư mục tại đường dẫn yêu cầu.

18

Hình 165: Create new job/ Folders

2.4 Duplicate Job

Duplicate tab cho phép người dùng tiết kiệm thời gian điền chi tiết cho Job, nó cung cấp chức năng sao

chép thông tin từ Job sẵn có trong hệ thống.

Name of new job: điền tên phù hợp giúp người dùng dễ dàng nhận định Job

Billable job: : cài đặt Billable hoặc không. Không thể thay đổi cài đặt này nếu như đã có bất cứ chi phí được

ghi nhận cho Job

Include Description: hệ thống sẽ copy thông tin Description

Include Price quote: hệ thống sẽ copy thông tin Price quote

Include Purchase order: hệ thống sẽ copy thông tin Purchase order

Include Invoice: hệ thống sẽ copy thông tin/ nội dụng của Invoice

19

Include Scheduling: hệ thống sẽ copy thông tin của Scheduling

Active new plan: thực hiện kế hoạch ngay lập tức. Chỉ thiết lập chức năng này khi người dùng không có

thay đổi về Task, ngày hoặc phân bổ thời gian.

Copy task resources: sao chép thông tin người thực hiện Job

Copy resource hours allocation: sao chép thời gian phân bổ cho nhân viên

New start date: cài đặt ngày bắt đầu cho Scheduling

Update hour cost and sales prices (…): nếu Job mà người dùng copy đang thực hiện với một Price list khác,

vui lòng chọn chức năng này để cập nhật Price list/ rate card.

Hình 166: Duplicate job

3. Briefing

Trong mục Briefing, người dùng có thể viết một Briefing mới hoăc nhập một Briefing từ một file khác.

Briefing là một tài liệu chính có thể được sử dụng cho tất cả người dùng khi truy cập vào Job, vì vậy

Briefing cần được đảm bảo là chính xác và cập nhật thường xuyên.

20

Hình 167: Tạo Briefing

4. Desciption

Tại Description, người dùng điền các thông tin chi tiết về Jobs.

Hình 168: Tạo Description

5. Scheduling

Trong mục Scheduling, người dùng thiết lập Time plan liên quan tới Job. Time plan được xây dựng bởi

Phases và Tasks. Để tạo một Schedule mới, bạn có thể sử dụng chức năng “Copy from” để thêm một Time

plan từ một Job khác, hay sử dụng template hoặc chuyển đổi Price quotes thành suggested plan.

Hình 169: Scheduling

21

Hình 170: Các chức năng của “Copy data from”

5.1 Scheduling /Phases

Trong Phases, người dùng có thể thêm các Phases vào Schedule và để nhóm các nhiệm vụ (tasks).

Hình 171: Tạo Phases

5.2 Scheduling/ Tasks

Trong Tasks, người dùng có thể tạo thêm các nhiệm vụ (Tasks) và phân bổ nhân viên làm việc, thực hiện

những Task này. Khi giao Task cho một nhân viên, To-do list của nhân viên đó sẽ xuất hiện Tasks được

giao.

Hình 172: Tạo Tasks

22

Thêm tasks:

Hình 173: Thêm Task mới

5.3 Scheduling/ Reschedule tasks

Người dùng có thể sử dụng Reschedule Tasks để phân bổ lại Time plan.

Hình 174: Reschedule tasks

Sau khi chọn Task cần phân bổ lại Time plan và chọn Reschedule task, người dùng vui lòng nhập các thông

tin liên quan để phân bổ lại time plan.

Hình 175: Thực hiện Reschedule tasks

1. Number of calendar days: ngày bắt đầu sẽ thay đổi dựa trên số ngày người điền mong muốn. Chức năng

“Number of calendar days” sẽ tính luôn cả ngày cuối tuần. Tuy nhiên, nếu phân bổ vào ngày nghỉ thì hệ

thống sẽ tự phân bổ task vào ngày làm việc tiếp theo.

2. Number of work days: chức năng tương tự như “Number of calendar days” nhưng với “Number of work

days”, hệ thống sẽ chỉ phân bổ time plan vào những ngày làm việc và bỏ qua những ngày cuối tuần.

3. New start date: hệ thống sẽ thay đổi ngày bắt đầu của Task, do đó hệ thống sẽ thay đổi ngày kết thúc của

Task.

23

4. New deadline: hệ thống sẽ thay đổi ngày deadline sang một ngày khác và điều chỉnh ngày bắt đầu với số

ngày thực hiện Task không thay đổi.

5.4 Scheduling/ Allocating resources

Người dùng phân bổ thời gian làm việc cho nhân viên tại phần “Booking”.

Hình 176: Phân bổ nhân viên thực hiện dự án

Basic time: số giờ nhân viên nhập vào timesheet theo luật lao động ( thường là 8 tiếng/ ngày)

Capacity: thời gian tính theo ngày hiện tại của dự án. VD: dự án từ 1/11- 15/11, ngày hiện tại là 3/11 thì hệ

thống sẽ tính Capacity cho nhân viên từ ngày 3/11 – 15/11.

Available: số giờ nhân viên có thể thực hiện Tasks cho dự án.

Not booked: trường hợp nhân viên bị book quá số giờ còn trống cho phép, hệ thống sẽ tự động ghi nhận số

giờ vượt mức tại ô “Not booked” và bôi đỏ.

5.5 Scheduling/ Hours allocation

Phần mềm Workbook có thể phân bổ thời gian làm việc trong một ngày dựa trên hai phương thức: first

available capacity ( dựa trên thời gian trống của nhân viên) và even distribution ( phân bổ đều).

Thời gian : 3 ngày

Số giờ phân bổ: 12 hours (First available capacity)

Even distribution of hours:

5.6 Scheduling/ Gantt chart

Gantt chart thể hiện các phases, tasks và thời gian thực hiện các Phases/ Tasks đó.

24

Hình 177: Giao diện Gantt chart

5.7 Scheduling/ Booking status

Booking status cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về Capacity của nhân viên cũng như hỗ trợ

việc book giờ của nhân viên, tránh tình trạng book quá giờ. Bên cạnh đó, người dùng có thể theo dõi những

nhân viên đang thực hiện cho 1 Job riêng biệt tại “Current job” hoặc tất cả các Job “All job”.

Hình 178: Giao diện Booking status

5.8 Scheduling/ Time entry

Tại Time entry, người dùng có thể xem được những nhân viên đã điền timesheet với số giờ của các Tasks

được giao.

25

Hình 179: Giao diện Time entry

6. Jobs/ Price

Price tab được sử dụng để tạo một ước tính về chi phí liên quan tới thực hiện Job.

Hình 180: Giao diện Price header

Khi tạo mới Price quote, người dùng có thể sử dụng chức năng Copy data -> Copy data from data source

và chọn nguồn dữ liệu nhập vào hệ thống giúp tiết kiệm thời gian hơn là tạo một Price quote hoàn toàn mới.

26

Hình 181: Tạo Price quote

6.1 Price/ Phases

Dựa vào Schedule time plan, Price quote được xây dựng bằng việc sử dụng Phases và Activities.

Phases được sử dụng để nhóm các Activity lines. Tại mỗi dòng price quote, người dùng sẽ chọn một

“Activity” được định nghĩa là một vai trò ( ví dụ Project manager), khi đó hệ thống sẽ tự thêm Rate card

dựa trên Price list đã được chọn khi tạo Job. Một Phase chứa một number, name và description.

Hình 182: Phases

27

6.2 Price/ Activities lines

Tại Activities lines tab, người dùng tính giá bán bằng việc nhập Activities lines từ menu tại

“Activity” và giá sẽ được cập nhật từ Price list.

Hình 183: Nhập Activities line

Trường hợp người dùng muốn thêm dòng vui lòng chọn trên thanh công cụ để thêm dòng hoặc chọn

trong trường hợp cần xóa dòng.

6.3 Price/ Comment

Trong Comment tab, người dùng nhập vào những thông tin liên quan về Price quote (nếu có).

Hình 184: Nhập comment

Nếu người dùng không muốn nhập lại thông tin tương tự về comment mỗi khi tạo một Price quote mới,

người dùng có thể lấy thông tin standard comment từ list bằng việc chọn .

6.4 Price/ Material calculation

Tại Material calculation, người dùng có thể tính các nguyên vật liệu sử dụng cho Job. Nó sẽ hỗ trợ

trong trường hợp người dùng có nhiều bút toán về material và sales. Một khi người dùng nhập thông tin về

số lượng, bạn có thể chuyển việc tính toán đến Price quote activity lines.

28

Hình 185: Tính được sử dụng material

6.5 Price/ Approval

Tại Approval tab, người dùng có thể thêm tên người duyệt Price quote trong trường hợp cần thêm

người duyệt ( trước đó Approval đã được cài đặt từ phần Setup).

Hình 186: Approval

7. Jobs/ Purchases order

Người dùng tạo Purchase order để có chi phí đưa vào Job trước khi nhận được hóa đơn từ nhà cung

cấp và gửi Purchase order cho nhà cung cấp để đảm bảo mọi người đều đồng ý bản order chi tiết.

Chọn để tạo mới Purchase order và chọn để hủy Purchase order. Trong trường hợp duyệt Purchase

order, người dùng chọn và dùng để hủy Purchase order đã duyệt.

29

Hình 187: Nhập Purchase order

7.1 Purchase order/ Approval

Khi Purchase order được duyệt( người dùng chọn để duyệt Purchase order), tên người duyệt và

ngày duyệt sẽ hiện tại Approval tab. Trong trường hợp Purchase order cần duyệt từ một người khác nữa,

người dùng vui lòng thêm dòng bằng hoặc chọn để xóa dòng.

Hình 188: Approval tab

Sau khi duyệt P.O, tình trạng hóa đơn sẽ chuyển từ “Under preparation” sang “Ready for approval”.

Hình 189: Tình trạng Under preparation

Hình 190: Tình trạng Ready for approval

****Lưu ý: chỉ có thể xóa người duyệt trong trường hợp thêm tại Approval tab, không thể xóa người duyệt

được mặc định từ hệ thống trong lúc cài đặt.****

Sau khi người dùng chọn yêu cầu duyệt Purchase Order, tại mục Conversation & Notification

của người được ủy quyền duyệt sẽ xuất hiện thông báo từ hệ thống về Purchase order cần được duyệt.

30

Hình 191: Thông báo tại Conversation & Notification

**** Lưu ý: người dùng có thể thực hiện Approval hoặc Reject tại Conversation & Notification hoặc tại

To-do/ Approvals/ Purchase orders.****

Hình 192: Thông báo tại To-do/ Approvals/ Purchase orders

Sau khi Purchaser order (P.O) đã được duyệt, người lập P.O có thể theo dõi tại Jobs/ Purchase

Order/ Approval.

Hình 193: Xem lại người duyệt Purchase order

Reject

Approval

31

Người dùng có thể kiểm tra tình trạng của Purchase order tại Header đã chuyển sang “Approved”.

Hình 194: Tình trạng “Approved” cho Purchase order

8. Jobs/ Expenditures

Expenditure tab cho người dùng một cái nhìn tổng quan về tài chính của Job hiện tại. Có 5 cột để xem:

Price approval: thể hiện số tiền của mỗi Acitivity từ Price quote đã được duyệt.

Schedule: thể hiện số giờ được phân bổ cho từng nhân viên nhân với đơn giá giờ ( hourly rate) lấy từ Price

list.

Expenditures: thể hiện toàn bộ chi phí được nhóm theo Hours, Material, Purchases và Purchases orders đã

được duyệt.

Invoicing: thể hiện số tiền trên “Invoice lines”

Balance: Chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và số tiền trên hóa đơn.

****Lưu ý: người dùng muốn xem chi tiết của Expenditure, vui lòng chọn tab Hours, Material hoặc

Purchases order tab.****

32

Hình 195: Expenditures

9. Jobs/ Invoice

Invoice tab được sử dụng để tạo hóa đơn cho Job, tại “Invoice header” bạn thiết lập các thông tin

liên quan tới hóa đơn. Người dùng có thể sử dụng chức năng “Copy data from” để lấy thông tin từ các

nguồn khác như: expenditure current job, another invoice, default price list…

Khi tạo mới Invoice, người dùng sẽ chọn một trong các loại hóa đơn sau đây:

Final invoice: hóa đơn được xuất khi bạn kết thúc Job, chỉ xuất một lần duy nhất.

Credit note: điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn, làm giảm doanh thu.

Invoice on account: hóa đơn xuất nhưng chưa thu tiền.

Partial invoice: hóa đơn xuất từng lần, theo tiến độ dự án.

Người dùng điền các thông tin liên quan đến Invoice như:

Invoice type: loại hóa đơn

Invoice date: ngày hóa đơn Language: chọn ngôn ngữ

Copy data from: chọn nguồn để xuất hóa đơn

Currency: loại tiền tệ được sử dụng

33

Hình 196: Invoice type

Khi người dùng điền đầy đủ thông tin về hóa đơn thì hóa đơn mới sẽ được tạo với trạng thái

“Under preparation”. Người dùng chọn chuyển hóa đơn tới Approval tab, lúc này trạng thái của hóa

đơn sẽ là “For approval”.

Approve Invoice lines

Under preparation

34

Hình 197: Giao diện Invoice

Hình 198: Approval for Invoice

Sau khi Invoice được chuyển thành tình trạng “For approval”, tại To-do/ Apprpvals/ Sales

invoice của người duyệt sẽ xuất hiện hóa đơn cần được duyệt.

Hình 199: Yêu cầu duyệt hóa đơn tại giao diện của Approver (người có thẩm quyền duyệt)

Khi được duyệt, hóa đơn sẽ đổi tình trạng thành “Approved internally”. Người dùng chọn nút

Finalize để hóa đơn có thể được chuyển đến hệ thống Project posting.

Hình 200: Ghi nhận hóa đơn đến Project posting

Để xác nhận việc ghi nhận cho hóa đơn, người dùng di chuyển đến Finance & Administration/

Daily/ Project posting. Chọn sales invoice và chọn để ghi nhận Sales invoice.

Approved Internally Finalize

35

Hình 201: Ghi nhận Sales invoice

Sau khi thực hiện xong, hệ thống sẽ xuất hiện bảng thông báo về việc ghi nhận Sales invoice đã

thành công và được đánh số.

Đối với hóa đơn đã thanh toán tại Finance & Administration/ Daily/ General ledger, người dùng

tạo một Journal entry và chọn mã Debtor thì hệ thống sẽ tự động liệt kê các hóa đơn liên quan đến Debtor.

Người dùng sẽ chọn các hóa đơn đã được thanh toán và chọn Approve -> Finalize.

Hình 202: Ghi nhận các hóa đơn đã được thanh toán

Trường hợp xuất trước hóa đơn

2

1

3

36

Đối với trường hợp xuất trước hóa đơn cho khách hàng, người dùng tạo “Invoice on account”.

Tại mục Invoice lines tab, người dùng chọn mã Activity và điền số tiền trong mục Extra (chưa VAT). Khi

tạo xong hóa đơn, người dùng chọn để duyệt hóa đơn và chọn - Finalize để hệ thống tiến hành

ghi nhận hóa đơn lên hệ thống tài chính tại Project posting.

Hình 203: Tạo Invoice on account

Hình 204: Nhập Invoice lines tab cho Invoice on account

Người dùng di chuyển đến phân hệ Finance & Administration để tiến hành Book – ghi nhận hóa

đơn xuất trước. Vui lòng chọn Book cho hóa đơn và xem hạch toán tại “Show posting suggestion”.

37

Hình 205: Ghi nhận Invoice on account

9.1 Invoices/ Phases

Phases được dùng để nhóm các invoice lines. Một Phase bao gồm number, name và description.

Hình 206: Invoice/ Phases

9.2 Invoices/ Invoices lines

Trong invoice lines tab, người dùng có thể tính số tiền trên hóa đơn bằng cách thêm “Activities

lines” chọn . Tại cột Activity, bạn sẽ thấy một list Activities để chọn. Khi đó, Price sẽ được tự động

nhập vào dựa trên Price list được chọn cho Job.

Book

Xem hạch toán

38

Hình 207: Invoice/ Invoice lines

9.3 Invoices/ Approval

Khi Invoice được duyệt, tên người duyệt và ngày duyệt sẽ hiện tại Approval tab. Trong trường hợp

Invoice cần duyệt từ một người khác nữa, người dùng vui lòng thêm dòng bằng hoặc chọn để

xóa dòng.

****Lưu ý: chỉ có thể xóa người duyệt trong trường hợp thêm tại Approval tab, không thể xóa người duyệt

được mặc định từ hệ thống trong lúc cài đặt.****

10. Jobs/ Documentation

Tại mỗi Job, người dùng có thể tải lên bất kỳ file nào liên quan đến Job bằng cách chọn . Khi

người dùng tạo Job, hệ thống sẽ tự động thêm một cấu trúc thư mục. Bạn có thể lưu trữ file trực tiếp tại đó.

39

Hình 208: Tải file lên từ máy tính

11. Jobs/ Conversation

Conversation tab cho phép người dùng giao tiếp thông qua hệ thống khi tránh giao tiếp qua mail.

Điều này đảm bảo mọi thông tin quan trọng được giữ trong hệ thống.

Hình 209: Conversation tab

40

12. Resource Management/ Scheduling views

Tại Scheduling, người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan về tất cả các Tasks, resoucres dưới những góc

nhìn khác nhau.

Hình 210: Giao diện Scheduling

13. To do list/ Time sheet

Tại To-do list, người sử dụng sẽ thấy các nhiệm vụ được giao của mình. Người dùng có thể điền

timesheet bằng cách bấm chuột phải chọn “Make time entry” sau đó điền nội dung công việc và số giờ đã

làm.

Hình 211: To-do/ Task list

Khi nhiệm vụ hoàn thành, người sử dụng chọn “Set task as done”

để chuyển nhiệm vụ này qua trạng thái “Completed”.

41

14. Time & materials/ Time sheet

Ngoài cách điền timesheet như trên, người dùng có thể điền Timesheet theo cách sau:

Hình 212: Điền Timesheet

Sau khi điền thời gian, người dùng chọn -> “Approve selected day” để cho người có thẩm

quyền duyệt.

Hình 213: Approve selected day

15. Time & materials/ Expense entry

Người dùng có thể thêm vào những chi phí cá nhân vào Jobs hoặc những chi phí không liên quan

đến Jobs cũng như “Private withdrawals” (nếu sử dụng thẻ tín dụng của công ty).

42

Người dùng tạo các Expense entry tại Time & material/ Personal entry/ Expense entry, chọn

để tạo Expense entry mới.

Hình 214: Expense entry

Sau đó, người lập expenses entry chọn để cho người có thẩm quyền duyệt. Sau khi entry được

duyệt, hệ thống sẽ tự động tạo Voucher cho entry với tình trạng “For booking” tại Finance &

Administration/ Creditor invoice management.

Hình 215: Duyệt Expense entry

43

Hình 216: Expense entry tại Creditor invoice management

Tại Finance & Administration/ Daily/ Project posting, expense entry được tạo sẽ kết nối trực tiếp sang

Project posting. Tại đây, người dùng chọn “Book” để xác nhận việc booking này và chọn Yes để hoàn tất.

Để xem hạch toán, người dùng chọn “Show posting suggesting summary” để xem chi tiết cách hạch toán.

Hình 217: Ghi sổ Voucher

Xem hạch toán

Book

support@workbook.net

please contact:

CONFIDENTAL DOCUMENT

or download:

Contact us with a general enquiry viasupport@workbook.net