Wporución Secretarial - Ministerio de Transportes y ... · Aprobar la Constitución del Fondo Fijo para Caja ... y de ser el caso, las normas que las ... a las normas presupuestales

Iti sLICA Dat t,40

Wporución SecretarialNo 015-2010-MTC/24

Lima, 30 de diciembre de 2010.

VISTOS:

Los Informes N o 1745-2010-MTC//4 de la Coordinadora Administrativa yel Informe N o 1854-2010-MTC/24 del Area de Asesoría Legal, del Fondo deInversión en Telecomunicaciones - FITEL;

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 37 0 de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, establece que laadministración del Fondo Fijo para la Caja Chica se sujeta las Normas Generalesde Tesorería 06 y 07 aprobadas por Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 ya las disposiciones que regulan el Fondo para Pagos en Efectivo en dichaDirectiva;

Que, los numerales 24 y 26 del artículo 9° del Reglamento deAdministración y Funciones del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones -FITEL, aprobado mediante Decreto Supremo N o 036-2008-MTC/24, establecencomo funciones de la Secretaría Técnica del FITEL: i) expedir resolutivos quematerialicen los actos administrativos y los actos de administración que resultennecesarios en el ejercicio de las facultades asignadas mediante el propioreglamento; y, ii) aprobar los procedimientos de gestión interna;

Que, es necesario determinar el procedimiento para la correctaadministración y control del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora011 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL;

Que, mediante Resolución Secretarial N o 001-2010-MTC/24 se ratificó ladesignación al señor Jorge Luis Arévalo Sánchez como encargado de laadministración del Fondo Fijo para Caja Chica de la Unidad Ejecutora 011 -Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL. Asimismo, es necesario sedesigna como suplente encargada a la señora María Isabel Gutiérrez Caballero;

Que, de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento de'P Administración y Funciones del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones,

aprobado mediante Decreto Supremo N° 036-2008-MTC, la Directiva deTesorería N o 001-2007-EF/77.15 aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 y las Normas Generales de Tesorería N o 06 y 07, aprobadas por

solución Directoral N° 026-80-EF/77.15;

SE RESUELVE:

Artículo 1. 0 .- Aprobar la Constitución del Fondo Fijo para Caja Chica dela Unidad Ejecutora 011 - Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL,por un monto total ascendiente a S/.5,000.00 (Cinco mil y 00/100 nuevos soles),destinados a atender gastos urgentes, de menor cuantía y de rápida cancelación.

Artículo 2°.- Aprobar la Directiva N o 001-2011-MTC/24, "Normas yProcedimientos para la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica de laUnidad Ejecutora 011 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL".

Artículo 3°.- Ratificar la designación del señor Jorge Luis ArévaloSánchez como encargado de la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica dela Unidad Ejecutora N o 011 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL.

Artículo 40 .- Designar a la señora María Isabel Gutiérrez Caballero comosuplente en el cargo de la administración del Fondo para Caja Chica de la UnidadEjecutora N o 11 Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, al señorJorge Luis Arévalo Sánchez.

Artículo 5 0 .- Remitir copia de la presente Resolución Secretarial a laCoordinadora Administrativa del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones -FITEL, al responsable de la administración del Fondo Fijo para Caja Chica y a susuplente en dicho encargo, para su conocimiento y fines pertinentes.

Regístrese y comuníquese,

Eco. Nora G' 'da!Secretaria Técnica

Fondo de Inversión en Teiecomun eaciones

ANEXO N° 01

DISTRIBUCION DEL FONDO FI30 PARA CAJA CHICA POR ESPECIFICA DEGASTO

CLASIFICADOR DESCRIPCION NUEVOSSOLES

232621 / Cargos Bancarios 1,500.00231531 7 Aseo, limpieza y tocador 200.00

232612 / Gastos Notariales 500.00232122 / Viáticos y asignaciones por comisiones de servicio 500.00

2321299 /otros gastos 1,500.002324199 ,Mantenimiento de otros bienes y activos 300.00

23271199 ( Servicios Diversos 500.00

TOTAL 5,000.00

4W: PERU i(1

y CorraitucaLlum

"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú""Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa"

DIRECTIVA N° 001-2011-MTC/24

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICADE LA UNIDAD EJECUTORA 011: FONDO DE INVERSIÓN EN TELECOMUNICACIONES - FITEL

OBJETIVO

Establecer normas para la correcta administración y control del Fondo Fijo para Caja Chicade la Unidad Ejecutora 011: Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL.

FINALIDAD

Racionalizar el uso del dinero en efectivo para atender en forma oportuna pagos urgentes,agilizando el funcionamiento de la Unidad Ejecutora 011: Fondo de Inversión enTelecomunicaciones — FITEL.

ALCANCE

A todos los integrantes de la Unidad Ejecutora 011: Fondo de Inversión enTelecomunicaciones — FITEL.

BASE LEGAL

Ley N° 28900, Ley que otorga al Fondo de Inversión en telecomunicaciones - FITEL lacalidad de persona jurídica de derecho público, adscrita al Sector Transportes yComunicaciones.Decreto Supremo N° 010-2007-MTC, Reglamento de la Ley N° 28900, Ley que otorgaal Fondo de Inversión en Telecomunicaciones — FITEL, la calidad de persona jurídica dederecho público.Decreto Supremo N° 036-2008-MTC, Reglamento de Administración y Funciones delFondo de Inversión en Telecomunicaciones.Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

---11L---LeYSIC16, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2011.Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de ControlInterno.Decreto Ley N° 25632, que establecen la obligación de emitir comprobantes de pagoen las transferencias de bienes, en propiedad o en uso, o en prestaciones de serviciosde cualquier naturaleza.Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes dePago.Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba las normas Generales delSistema de Tesorería, y demás normativas que regule el Sistema Nacional de Tesorería.

Las normas legales antes referidas incluyen sus respectivas disposiciones modificatorias,ampliatorias y conexas, y de ser el caso, las normas que las deroguen y/o reemplacen.

. GLOSARIO DE TÉRMINOS

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PERU Ministeriode Transportesy Comunicaciones


5.1 Comprobante de Pago: Documento que acredita la transferencia de un bien, laentrega en uso o la prestación de un servicio. Se consideran comprobantes de pago,siempre que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidosen el Reglamento de Comprobantes de Pago, los siguientes: facturas, recibos porhonorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, ticket o cintas emitidas pormáquinas registradoras, los documentos autorizados en el numeral 6 del Artículo 4°del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado mediante Resolución deSuperintendencia N° 007-99-SUNAT, y otros documentos que por su contenido ysistema de emisión permitan un adecuado control tributario y que expresamente seencuentren autorizados, de manera previa por la SUNAT.

5.2 Documentación sustentator/a: Elemento de evidencia que permite el conocimientode la naturaleza, finalidad y resultados de una operación o transacción. Ladocumentación sustentatoria, cuando se trata de rendiciones de cuenta, estáconstituida por comprobantes de pago que deben cumplir con las normasestablecidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la SUNAT,las declaraciones juradas y los recibos de movilidad local (anexo N° 3 y N° 1 segúncorresponda). Incluye además documentos internos y externos que requieren yautorizan el pago por caja chica.

5.3 Declaración Jurada: Es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuandose trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtenercomprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecidopor la SUNAT.

5.4 Fondo Fijo para Caja Chica: Es un monto de recursos financieros constituido conRecursos Directamente Recaudados que se mantiene en efectivo, rodeado de ciertacondición de seguridad, que impida su sustracción y deterioro. Es aplicableúnicamente para efectuar gastos menores y urgentes que demanden su cancelacióninmediata o que por su finalidad y características no pueden ser debidamenteprogramados para efecto de su pago.

5.5 Recibo Provisional (Anexo N° 4) Es un documento que consigna el monto concarácter provisional sujeto a una Rendición de Cuenta, debiendo realizarse éstaúltima a través de Comprobantes de Pago autorizados por SUNAT, declaraciónjurada (Anexo N° 3) hasta por el monto de 10% de la UIT y los recibos de movilidadlocal (Anexo N°1) según corresponda.

5.6 Rendición de Cuentas: Es la presentación ante el encargado de la administración delFondo Fijo para Caja Chica, de la documentación sustentatoria del gasto por partedel usuario a quien se le otorgó el dinero en efectivo (mediante el ReciboProvisional), para el cumplimiento de una función y/o comisión de servicio.

El usuario debe presentar la documentación sustentatoria ciñendose al instructivopara la elaboración y presentación de las rendiciones de cuenta por comisión deservicios del FITEL.

5.7 Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica: Constituye la restitución de recursos delFondo Fijo para Caja Chica, mediante el giro de cheques a favor del encargadotitular de su administración.

. DISPOSICIONES GENERALES

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PERU Ministeriodt‘ Transpor tes.y Comunicac iones


6.1 La apertura del Fondo Fijo para Caja Chica se efectúa mediante el giro de un chequea nombre del encargado titular para su manejo.

6.2 Se designara un personal suplente quien se haga cargo del fondo para situaciones deinasistencia por caso fortuito, impedimento físico por enfermedad, accidente, o usodel descanso físico por vacaciones del Titular del fondo.

6.3 Las personas facultadas para autorizar desembolsos con cargo al Fondo Fijo paraCaja Chica son el Secretario Técnico del FITEL o el Coordinador Administrativo.

6.4 Los gastos que se realicen estarán sujetos a las normas presupuestales y deausteridad vigentes, teniendo en cuenta la correcta utilización del Clasificador delGasto Público.

6.5 De acuerdo a la naturaleza del Fondo Fijo para Caja Chica está prohibido efectuarcompras que constituyan bienes de activo fijo.

6.6 El monto máximo de cada pago a través del Fondo Fijo para Caja Chica es del 20%de la UIT vigente; sin embargo el Secretario Técnico del FITEL o el CoordinadorAdministrativo podrán autorizar pagos por montos mayores en gastos de carácterurgente y excepcional, en actividades prioritarias (urgentes y no postergables) de laSecretaría Técnica del FITEL hasta por una (1) UIT.

6.7 Los gastos que podrán ser atendidos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica,corresponden a las específicas de gasto siguientes:

2315111 Repuesto y Accesorios232731 Realizado por personas jurídicas232732 Realizado por personas naturales2327112 Transporte y traslado de carga, bienes y materiales232513 Alquiler de mobiliario y similares232621 Cargos Bancarios2326299 Otros Servicios Financieros231531 Aseo, limpieza y tocador232244 Servicio de impresiones, encuadernación y empastado232612 Gastos Notariales231512 Papelería en general, útiles y materiales de oficina232231 Correos y servicios de mensajería231541 Electricidad, iluminación y electrónica232121 Pasajes y gastos de transporte232122 Viáticos y asignaciones por comisiones de servicio2321299 Otros gastos2324199 Mantenimiento de otros bienes y activos23271199 Servicios Diversos

6.8 Los gastos efectuados se sustentarán con los Comprobantes de Pago que cumplancon los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago y/o conla Declaración Jurada cuyo formato se adjunta como Anexo 3. Se aceptaránDeclaraciones Juradas, hasta por un monto máximo total equivalente al 10% de laUIT, únicamente cuando sustenten gastos por movilidad, alimentación y/uhospedaje efectuados en pequeños poblados ubicados en lugares alejados, dondeno es posible obtener comprobantes de pago.

Sólo los gastos por movilidad local (Lima), podrán ser declarados utilizando elformato que figura en el Anexo N° 1 y en función a lo señalado en el Anexo

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N° 2 — Escala de Movilidad Local. Los importes señalados en el Anexo N° 2 sonmontos máximos.

6.9 Los gastos por comisiones de servicio con carácter de urgente y no programablesserán atendidos con cargo al Fondo Fijo, debiendo previamente al realizar eldesembolso por la comisión de servicio en el interior del país, presentar laautorización respectiva (Anexo N° 5), suscrita por el Secretario (a) Técnica (o) delFitel.

6.10 Los Comprobantes de Pago deben ser emitidos a nombre del Fondo de Inversión enTelecomunicaciones — FITEL, consignando el número de RUC 20514935590.

7. PROCEDIMIENTO

7.1 Las personas a las que se hayan asignado recursos mediante el Recibo Provisionaldel Fondo Fijo para Caja Chica (Anexo 4), deberán rendir cuenta dentro de lascuarenta y ocho (48) horas computadas desde su entrega, ante el encargado dedicho Fondo de los gastos efectuados, bajo responsabilidad.

7.2 En caso contrario, deberán devolver el dinero no utilizado en el mismo plazo, bajoresponsabilidad de quien autorizó el Recibo Provisional.

7.3 Las personas que soliciten un Recibo Provisional no deberán tener pendiente larendición de Recibos Provisionales anteriores.

7.4 En el reverso de cada Comprobante de Pago deberá indicarse la conformidad de larecepción del bien y/o servicio, consignando el nombre del usuario y número de sudocumento de identidad, con el visto bueno del jefe de área.

7.5 La rendición de cuentas de los Recibos Provisionales se dará como aceptada cuandose entreguen los documentos que sustenten los gastos autorizados.

7.6 El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica deberá elaborar y presentar por escritolas solicitudes de reposición para dicho Fondo, empleando el formato que genera elSistema Gestor-MTC "Rendición de Cuenta", sustentadas con los documentos deejecución de gastos, los que deberán coincidir con los registros del Libro Auxiliar delFondo Fijo para Caja Chica.

7.7 El encargado solicitará la reposición del Fondo Fijo para Caja Chica, cuando seanecesario y es obligatorio el requerimiento del reembolso cuando el saldo del mismoalcance el nivel del 50% del monto total autorizado.

7.8 Las Rendiciones de Cuenta son revisadas por el Contador de la Secretaría Técnicadel FITEL, para luego ser visadas por el Secretario Técnico del FITEL o el CoordinadorAdministrativo.

7.9 La reposición del Fondo Fijo para Caja Chica se debe realizar de acuerdo a ladisponibilidad del Calendario de Compromisos aprobado.

7.10 El Contador de la Secretaría Técnica del FITEL debe efectuar arqueos sorpresivosinopinados sobre el Fondo Fijo para Caja Chica con una frecuencia no menor deuno al mes.

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PERU Minist er iode Transpor tesy Comunicaciones


7.11 El Coordinador Administrativo podrá disponer la realización de arqueos cuando loconsidere conveniente.

7.12 El resultado del arqueo deberá ser informado al Secretario Técnico del FITEL.

7.13 El Fondo Fijo para Caja Chica deberá liquidarse al cierre de cada ejercicio fiscal.

8. RESPONSABILIDAD

8.1 El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica deberá mantener archivadas las actasde los arqueos practicados, así como la elaboración, archivo y custodia del Libro delFondo Fijo para Caja Chica, impreso mensualmente.

8.2 En caso alguna persona no rindiera cuenta documentada del Recibo Provisionalotorgado dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas, el encargado del FondoFijo para Caja Chica comunicará por escrito al Coordinador Administrativo para quese le aplique el descuento del monto entregado, y no rendido, de los honorariosmensuales.

8.3 El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica es responsable de la custodia delefectivo, así como de los documentos y archivos relacionados al mismo, debiendoconservarlos en instalaciones físicas y muebles especiales que cuenten con laprotección y cerraduras adecuadas.

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ANEXO N° 1

RECIBO POR MOVILIDAD LOCAL

Yo, , identificado conDNI N° y prestando servicios para la Unidad Ejecutora 011: Fondode Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, en el Área de , herecibido de dicha Unidad Ejecutora, la suma de NUEVOS SOLES, porconcepto de movilidad local, de acuerdo al siguiente detalle:

FECHA

ITINERARIO

COMISIÓN

IMPORTE S/.

Nombre y apellidos:

Firma DNI N°

Autorización Jefe inmediato CoordinadorAdministrativo

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PE RÚ Ministeriodr, Tr ,rnspor tey Comuniiduonus


ANEXO N° 2

ESCALA DE MOVILIDAD LOCAL EN NUEVOS SOLES

ZONA 1:DEL LOCAL DEL FITEL A: ZONA 2: DEL LOCAL DEL FITEL A: ZONA 3: DEL LOCAL DEL FITEL A:

LugarTaxi(*)

Urbano(*) Lugar Taxi (*)

Urbano(*) Lugar Taxi (*)

Urbano(*)

LimaCercado 8.00 1,50 Callao 14,00 2,00 Ancón 30,00 2,50

Barranco 15,00 1,50 Carabaillo 25,00 2,00 Ate 25,00 2,50

Breña 6,00 1,50 Comas 20,00 2,00 Chaclacayo 25,00 2,50JesúsMaría 8,00 1,50 Chorrillos 20,00 2,00 Chosica 30,00 2,50

La Victoria 8,00 1,50 El Agustino 11,00 2,00 Cieneguilla 30,00 2,50

Lince 8,00 1,50 La Molina 18,00 2,00 Lurín 30,00 2,50

Magdalena 8,00 1,50 Independencia 10,00 2,00 Pachacamac 30,00 2,50

Miraflores 12,00 1,50San Juan deMiraflores 16,00 2,00 Pucusana 30,00 2,50

PuebloLibre 6,00 1,50

San Martín dePorres 10,00 2,00 Puente Piedra 30,00 2,50

Rímac 8,00 1,50Villa María delTriunfo 30,00 2,00 Punta Negra 30,00 2,50

San isidro 11,00 1,50San Juan deLurigancho 25,00 2,00 Punta Hermosa 30,00 2,50

Surco 13,00 1,50 Los Olivos 15,00 2,00 San Bartolo 30,00 2,50

San Miguel 7,00 1,50 Santa Anita 16.00 2,00 Santa María 30,00 2,-50

Surquillo 12,00 1,50 Aeropuerto 15,00 2,00 Santa Rosa 25,00 2-,50

San Borja 12,00 1,50La Punta -Callao 14,00 2,00 Villa El Salvador 20,00

.)2750-

San Luis 12,00 1,50 Santa Clara 30.00 2.00 Ventanilla 25.00 2.50

* Montos máximos

NOTA:

Por razones de distancia, se consideran tres zonas. Sólo en el caso de comisión de servicios concarácter de urgente debidamente autorizado, se tomará taxi, o cuando sean altas horas de lanoche.

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IMPORTES/.

N°ORDEN FECHA CONCEPTO

TOTAL

11

MinisterioPERU de Transportes

y Comunicaciones


ANEXO N° 3

DECLARACIÓN JURADA

Yo, identificado con DNI N° y prestando servicios para la UnidadEjecutora 011: Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, en el Área de , en aplicación de las normas que regulan el Sistema Nacional de

Tesorería, DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado gastos por los conceptos e importessiguientes:

NOTA: Sólo para sustentar gastos efectuados en pequeños poblados ubicados en lugaresalejados, donde no es posible obtener comprobantes de pago, hasta por un monto máximo totalequivalente al 10% de la UIT vigente.

Firma DNI N°

Autorización Jefe inmediato Coordinador Administrativo

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PERU Mi n isteriode hdr-,[11)V COMUill(3clone,,


ANEXO N° 4

RECIBO PROVISIONAL N° PARA EL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

S/.

Recibí del encargado del Fondo Fijo para Caja Chica, la cantidad de porconcepto de

Asimismo, declaro tener conocimiento de que resulta obligatorio rendir cuenta dentro del plazode cuarenta y ocho (48) horas de recibido el desembolso. Si no se utiliza o se utiliza el mismoparcialmente procederé, dentro de dicho plazo, a realizar la devolución correspondiente. De nocumplir con la Rendición de Cuenta autorizo mediante el presente a que se proceda al respectivodescuento de mis honorarios.

Lima, de de

Nombre y apellidos: DNI: Domicilio:

Secretario Técnico del FITEL/Coordinador Administrativo Recibí conforme

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MinisterioPERÚ de Transporte,.

y Comunicaciones


ANEXO N° 5

AUTORIZACION DE COMISION DE SERVICIO

Motivo de la comisión de servicio:

Lugar de la comisión de servicio

Duración de la comisión de servicio

Fecha de salida de la comisión de servicio

Fecha de retorno de la comisión de servicio

Nombre de la(s) persona(s) que viaja(n) en comisión de servrcio

Nombre del funcionario que autoriza la comisión de servicio

Firma y sello del funcionario que autoriza

Lima,

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