If you can't read please download the document
Upload
kachniarzm
View
163
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Książka o zastowsowaniu excela w pracy analityka
Citation preview
Wszelkie prawa zastrzeone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie caocilub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.Wykonywanie kopii metod kserograficzn, fotograficzn, a take kopiowanieksiki na noniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszeniepraw autorskich niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki wystpujce w tekcie s zastrzeonymi znakami firmowymibd towarowymi ich wacicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dooyli wszelkich stara, by zawartew tej ksice informacje byy kompletne i rzetelne. Nie bior jednak adnejodpowiedzialnoci ani za ich wykorzystanie, ani za zwizane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELIONnie ponosz rwnie adnej odpowiedzialnoci za ewentualne szkody wynikez wykorzystania informacji zawartych w ksice.
Redaktor prowadzcy: Barbara Gancarz-WjcickaProjekt okadki: Jan Paluch
Fotografia na okadce zostaa wykorzystana za zgod Shutterstock.
Wydawnictwo HELIONul. Kociuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: [email protected]: http://onepress.pl (ksigarnia internetowa, katalog ksiek)
Drogi Czytelniku!Jeeli chcesz oceni t ksik, zajrzyj pod adreshttp://onepress.pl/user/opinie/zaexan_ebookMoesz tam wpisa swoje uwagi, spostrzeenia, recenzj.
Pliki z przykadami omawianymi w ksice mona znale pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip
ISBN: 978-83-246-4237-3Copyright Helion 2012Printed in Poland.
Pole ksik na Facebook.com
Kup w wersji papierowej
Oce ksik
Ksigarnia internetowa
Lubi to! Nasza spoeczno
SPIS TRECI
WSTP 9
1. BUDET FIRMY HANDLOWEJ USTALANIE WARUNKW BONUSW DLA KLIENTW 11
1.1. Opis zagadnienia 11
1.2. Model sprzeday i wynikw budetu 12
1.3. Zadanie analityka 13
1.4. Tabela danych jako narzdzie analizy symulacji 14
2. MIESICZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCW 21
2.1. Opis zagadnienia 21
2.2. Microsoft Query pobieranie danych zewntrznych 23
2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej
element obliczeniowy 30
2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementw obliczeniowych
oraz wywietlanie listy utworzonych elementw 33
2.5. Odwieanie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy
w Microsoft Query 33
3. STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZYDUYCH ZBIORW DANYCH SPRZEDAOWYCH 35
3.1. Opis zagadnienia 35
3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej 36
3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pl 37
3.4. Modyfikacja pl tabeli przestawnej 39
3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej 43
3.6. Wywietlanie stron filtru raportu jako arkuszy 45
4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
4. TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) TABELE 47
4.1. Opis zagadnienia 47
4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeday 48
4.3. Przypisanie produktom kosztu materiaowego 50
4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazujcej sprzedan ilo
poszczeglnych produktw w kadym tygodniu 51
4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej
pole obliczeniowe 52
5. TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO NA TOPOWYCHPRODUKTACH (TOP30) GRAFICZNA PREZENTACJA 59
5.1. Opis zagadnienia 59
5.2. Sprawdzanie poprawnoci danych lista rozwijalna 60
5.3. Funkcja WEDANETABELI 63
5.4. Wykres koowy struktura sprzeday (iloci) w wybranym
przez uytkownika tygodniu 68
5.5. Wykres skumulowany kolumnowy porwnanie wybranej
wielkoci z czterech tygodni dla kadego z produktw 70
6. KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCHFORECASTW SPRZEDAY 73
6.1. Opis zagadnienia 73
6.2. Pliki do planowania sprzeday 73
6.3. Konsolidacja danych 74
6.4. Konsolidacja bez czy ze rdem danych 79
6.5. Zamiana plikw z danymi rdowymi 80
6.6. Edycja czy w zestawieniu podsumowujcym 80
7. WIEKOWANIE NALENOCI I ZOBOWIZA 83
7.1. Opis zagadnienia 83
7.2. Przygotowywanie zestawienia 84
7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO 86
7.4. Wiekowanie przy uyciu tabeli przestawnej 89
S P I S T R EC I | 5
8. LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA 93
8.1. Opis zagadnienia 93
8.2. Baza klientw i szablon pisma 93
8.3. Podpicie bazy do szablonu i drukowanie listw 95
8.4. Drukowanie kopert 100
9. ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDAY SEZONOWEJ 105
9.1. Opis zagadnienia 105
9.2. Budowa modelu 106
9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX 107
10. PRZYSZE WPYWY I WYDATKI 115
10.1. Opis zagadnienia 115
10.2. Miesic patnoci funkcja MIESIC 117
10.3. Tydzie patnoci funkcja WEEKNUM 118
10.4. Rodzaj wpyww funkcja JEELI 118
10.5. Przysze wpywy tabela przestawna 121
11. MACIERZ KOSZTW TRANSPORTUPRZEWONIK KLIENT 125
11.1. Opis zagadnienia 125
11.2. Budowa macierzy tabela przestawna 126
11.3. Funkcja JEELI.BD 129
11.4. Wyrnienie wartoci formatowanie warunkowe 130
12. GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDAYWEDUG WOJEWDZTW 133
12.1. Opis zagadnienia 133
12.2. Dane sprzedaowe tabela przestawna 134
12.3. Wybr miesica lista rozwijalna 134
12.4. Pobieranie danych z tabeli funkcja WEDANETABELI 139
12.5. Graficzna prezentacja 140
13. GRAFICZNA PREZENTACJA SKADOWYCH WYNIKUBRUTTO NA SPRZEDAY 145
13.1. Opis zagadnienia 145
13.2. Okrelenie granic kolumn 146
6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
13.3. Wykres skumulowany kolumnowy 148
13.4. Dodanie wartoci poszczeglnych kolumn wykresu pola tekstowe 151
14. MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTUPRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTUMARY ZAMWIENIA 153
14.1. Opis zagadnienia 153
14.2. Model 153
14.3. Szukaj wyniku 157
15. TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA 163
15.1. Opis zagadnienia 163
15.2. Tworzenie niestandardowych funkcji 163
15.3. Argumenty opcjonalne 165
15.4. Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii 166
15.5. Tworzenie dodatku z funkcjami 167
WOJCIECH PRCHNICKI
Ukoczy studia w zakresie zarzdzania i marke-
tingu, zarzdzania i inynierii produkcji, rachunko-
woci i finansw oraz nadzoru, kontroli i audytu
w gospodarce i administracji. Tak szerokie wykszta-
cenie daje mu wiedz z zakresu finansw, control-
lingu, sprawozdawczoci oraz zarzdzania popart
wysokimi umiejtnociami techniczno-informa-
tycznymi.
Posiada dowiadczenie jako specjalista ds. con-
trollingu, specjalista ds. raportowania i analityk
finansowy w midzynarodowych korporacjach. Praca w dziaach finansowych
i controllingu w rnych firmach poczona z wiedz z zakresu narzdzi Microsoft
Office pozwala mu na prowadzenie szkole na bazie przykadw problemw,
z jakimi spotykaj si pracownicy tych dziaw. Jako trener pracuje od ponad
3 lat. Gwn tematyk prowadzonych przez niego szkole jest zastosowanie
Excela, Accessa oraz VBA w usprawnianiu procesw biznesowych w firmie oraz
automatyzowaniu pracy dziaw controllingowych i finansowych w ktrej
to dziedzinie posiada due dowiadczenie. Jest take autorem artykuw o tej
tematyce w czasopimie Controlling i Rachunkowo Zarzdcza.
Szkolenia te pozwalaj uczestnikom nie tylko pozna narzdzia Office, ale
przede wszystkim nauczy si wykorzystywania ich w celu rozwizywania okre-
lonych zada w pracy ksigowego, analityka czy te kontrolera finansowego.
8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W S TP | 9
WSTP
Niniejsza pozycja jest skierowana do pracownikw dziaw finansw, control-
lingu czy te ksigowoci. Jest to swoiste studium pitnastu rnych przypad-
kw i problemw, z jakimi moe spotka si osoba pracujca w tych obsza-
rach. Kady rozdzia zawiera opis problemu oraz jego rozwizanie przy uyciu
Excela. Jest to podrcznik pisany przez praktyka dla praktykw, ktry ma za
zadanie pokaza, i trudne i czasochonne zadania mog czasami okaza si
atwiejsze i przyjemniejsze po zbudowaniu odpowiednich narzdzi do ich wyko-
nywania, a to, co zajmowao dotychczas p dnia, mona zrobi w kilka minut.
Wszystkie analizowane przypadki i ich rozwizania oparte s na moich wa-
snych dowiadczeniach, nabytych podczas pracy zawodowej jako analityk, kon-
troler czy te specjalista ds. controllingu.
Zakres tematyczny omawianych przypadkw jest bardzo szeroki i rno-
rodny, od prostego wiekowania nalenoci po budow graficznej prezentacji
sprzeday na mapie Polski wedug wojewdztw czy te prognozowanie sprze-
day sezonowej przy uyciu trendu liniowego. W podrczniku pokazaem, jak
wykorzystywa i czy wybrane narzdzia i funkcje Excela do rozwizywania
wybranych problemw. Kady znajdzie tu pomysy na usprawnienie swojej pracy
i pokonanie przeszkd napotykanych na co dzie podczas tworzenia raportw
czy analiz.
Ciekawej lektury i niech kady z Was znajdzie co, co uczyni Wasz codzienn
prac atwiejsz.
PODZIKOWANIADzikuj wszystkim, ktrzy wspierali mnie w wysikach przy tworzeniu tej pozy-
cji, oraz tym, ktrzy zawodowo dostarczali mi wanie takich problemw do roz-
wizania, jakie zostay opisane w ksice.
1 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 1.
BUDET FIRMY HANDLOWEJ USTALANIE WARUNKW BONUSW
DLA KLIENTW
CEL: STWORZENIE MACIERZY WARUNKW GRANICZNYCH BONUSW DLA KLIENTW.NARZDZIA:
1. ANALIZA SYMULACJI: TABELA DANYCH2. FORMATOWANIE WARUNKOWE
1.1. OPIS ZAGADNIENIAJednym z zada analityka finansowego czy te kontrolera finansowego jest
udzia w procesie przygotowywania budetu firmy na przyszy rok bd nawet
koordynacja tego procesu. Plan taki powstaje we wsppracy z rnymi dzia-
ami przedsibiorstwa, na przykad z dziaem sprzeday, produkcji, zasobw
ludzkich itp. Jest to proces dugotrway i skomplikowany, poniewa procesowi
planowania podlega wikszo obszarw dziaalnoci firmy. Wynikiem takiej
wewntrznej wsppracy jest plan dziaania firmy na przyszy okres (przewanie
na nastpny rok), wyznaczajcy cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjo-
nowania jednostki. W tym materiale rozwi problem analityka finansowego
pracujcego w firmie dystrybucyjnej obsugujcej okoo 80 klientw, ktrej
asortyment towarw liczy w przyblieniu 120 rnych pozycji. Firma, w ktrej
pracuje nasz analityk, do zakupionych towarw dolicza 15% ich wartoci i to
stanowi ich cen odsprzeday. Poniewa na rynku, na ktrym dziaa nasz pod-
miot, jest bardzo dua konkurencja, firma musi czym zachci obecnych klien-
tw i zdoby nowych. Sposobem na to jest system rocznych bonusw od zakupw
dokonanych przez poszczeglnych klientw. Wielko bonusw okrelana jest
przez dwa parametry:
1. Ilociowa granica przyznania bonusu okrela roczn wielko sprzeday(ilo) kadego z towarw, po przekroczeniu ktrej przysuguje bonus.
2. Procent bonusu procent liczony od wielkoci zakupu danego towarupo przekroczeniu wyznaczonej granicy sprzeday.
1 2 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W budecie roczne bonusy pomniejszaj warto planowanej sprzeday, przez
co wpywaj na pogorszenie wyniku firmy (mary). Zadaniem naszego anali-
tyka jest ustalenie kilku wariantw bonusw (rnych granic iloci i odpowia-
dajcych im procentw bonusw), aby mara utrzymywaa si w okrelonym
obszarze, a klient mg wybra spord kilku wariantw przyznania bonusu
czyli doprowadzenie do sytuacji w ktrej i wilk syty, i owca caa.
1.2. MODEL SPRZEDAY I WYNIKW BUDETUW naszym przykadzie analityk zbudowa uproszczony model do wyliczania wiel-
koci i warunkw bonusw. Skada si on z dwch arkuszy: sprzeda w tym
arkuszu znajduj si plany sprzedaowe na przyszy rok, oraz wyniki w tym
arkuszu podawane s warunki wyliczania bonusw oraz bardzo uproszczony
rachunek wynikw dla sprzeday netto i brutto.
Na rysunku 1.1 zosta przedstawiony arkusz sprzeda, ktry zawiera roczne
plany sprzeday poszczeglnych towarw poszczeglnym klientom. Zawiera
on kolumny: Klient, Towar, Cena zakupu (koszt zakupu 1 szt. danego towaru),
Koszt zakupu (koszt zakupu liczony jako iloczyn iloci i ceny zakupu poszcze-
glnego towaru), Ilo, Cena sprzeday (cena zakupu + 15%), Warto sprze-
day (iloczyn iloci i ceny sprzeday), Bonus (bonus od wartoci sprzeday,
liczony wedug warunkw z arkusza wyniki) oraz Warto netto (liczona jako
Warto sprzeday Koszt zakupu Bonus).
Klient Towar Cenazakupu Kosztzakupu Ilo Cenasprzeday Wartosprzeday Bonus Wartonetto
KLIENT1 TOWAR39 92,5 28490 308 106,4 32764 0 4274KLIENT1 TOWAR52 83,0 36935 445 95,5 42475 0 5540KLIENT1 TOWAR13 98,5 3349 34 113,3 3851 0 502KLIENT1 TOWAR90 22,5 10283 457 25,9 11825 0 1542KLIENT1 TOWAR44 40,0 8200 205 46,0 9430 0 1230KLIENT1 TOWAR27 48,0 5664 118 55,2 6514 0 850KLIENT1 TOWAR74 102,5 29110 284 117,9 33477 0 4366KLIENT1 TOWAR1 24,0 11928 497 27,6 13717 0 1789KLIENT1 TOWAR96 35,5 15762 444 40,8 18126 0 2364
Rysunek 1.1. Arkusz sprzeda
Arkusz wyniki (rysunek 1.2) zosta podzielony na dwie czci. W pierwszej
czci, zatytuowanej WARUNKI BONUSW, okrelamy granic przyznania
bonusu dla kadego towaru oraz jego procent liczony od wartoci sprzeday.
W zakadce sprzeda wielko Bonus liczona jest przy uyciu funkcji JEELI(Ilo
>granica bonusu [ilo]; Warto sprzeday * % bonusu; 0). W drugiej czci
arkusza, zatytuowanej MODEL, znajduj si poszczeglne elementy wyniku
B U DE T F I R M Y H A N D L O W E J | 1 3
Rysunek 1.2. Arkusz wyniki
firmy, przy zaoeniu 0% bonusw: warto sprzeday ksztatujca si na pozio-
mie 50 mln z, koszty zakupu w wysokoci 43,5 mln z, rabat rwny 0, wynik
na sprzeday brutto (warto sprzeday koszty zakupu bonus) rwny
6,5 mln z oraz mara I (wynik na sprzeday brutto dzielony przez warto
sprzeday) rwna 13,04%; dodatkowo podane s zaplanowane caoroczne
koszty sprzeday i koszty zarzdu w cznej wysokoci okoo 2,2 mln z. Przy
takich wartociach kosztw sprzeday i zarzdu wynik na sprzeday netto
(wynik na sprzeday brutto koszty sprzeday i zarzdu) ksztatuje si na pozio-
mie 4,3 mln z, a mara II (wynik na sprzeday netto podzielony przez warto
sprzeday) na poziomie 8,59%. Oczywicie suma poszczeglnych wielkoci
(warto sprzeday, koszty zakupu, bonus) stanowi sum pozycji z arkusza
sprzeda.
Model jest dynamiczny: przykadowo jako granic bonusw wpiszmy 200,
a za procent bonusu wpiszmy 6%. Oznacza to, e jeeli w przyszym roku dany
klient zakupi 200 szt. okrelonego towaru, to na koniec roku dostanie za niego
bonus w wysokoci 6% wartoci jego sprzeday. Przy takich warunkach bonuso-
wych dla kadego z klientw suma bonusw wyniesie 2,2 mln z (rysunek 1.3),
co obniy mar II do poziomu 4,22%.
1.3. ZADANIE ANALITYKAZadaniem naszego analityka jest wyznaczenie takich wariantw kryteriw bonu-
sw (granicy ilociowej i procentu bonusu), aby mara II ksztatowaa si na
poziomie 5 6%. Bdzie to wynik w granicach 2,5 3 mln z, klient bdzie
1 4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 1.3. Wynik przy przykadowych warunkach bonusw
mia do wyboru kilka wariantw bonusw, a firma i tak osignie wynik w wyzna-
czonym satysfakcjonujcym przedziale. Zaoone s: przedzia procentowy bonusu
od 3 do 10% co 0,5% (15 wartoci) oraz granica ilociowa od 100 do 500 co 50
(9 wartoci). Z przyjtych przedziaw wychodzi 915 = 135 kombinacji wyso-
koci mary II, ktre naley przeanalizowa. Oczywicie nasz analityk mgby
podstawia kady z wariantw do modelu i notowa wynik, ale powtarzanie tej
czynnoci 135 razy jest mczce, pracochonne i nie eliminuje ryzyka popenie-
nia bdu. Jest jednak ratunek dla naszego analityka jest nim tabela danych.
1.4. TABELA DANYCHJAKO NARZDZIE ANALIZY SYMULACJI
Tabela danych jest jednym z narzdzi analizy symulacji. Jest to analiza co, jeli?
polegajca na zmienianiu wartoci w komrkach modelu i obserwowaniu, jak
te zmiany wpywaj na wynik modelu. Tabela danych pomaga bada zestaw
moliwych wynikw naszego modelu przy jego zmiennych parametrach wej-
ciowych (maksymalnie dwch). Zalet tego narzdzia jest fakt, e wszystkie
wyniki przedstawione zostaj w jednej tabeli w jednym arkuszu, co pozwala na
szybk ocen moliwoci badanego zaoenia.
Lokalizacja narzdzia to: wstka /Dane/Analiza symulacji/Tabela danych.
Po wybraniu z menu opcji Tabela danych pokazuje si nam okienko dialogowe
Tabela danych, ktre zawiera dwa pola (rysunek 1.4).
Wierszowa komrka wejciowa jest odpowiedzialna za wartoci w tabeli
znajdujce si w pierwszym wierszu. W niej wskazujemy, gdzie w naszym modelu
dane umieszczone w pierwszym wierszu maj by podstawiane.
B U DE T F I R M Y H A N D L O W E J | 1 5
Rysunek 1.4. Okienko dialogowe Tabela danych
Kolumnowa komrka wejciowa jest odpowiedzialna za wartoci w tabeli
znajdujce si w pierwszej kolumnie. W niej wskazujemy, gdzie w naszym
modelu dane umieszczone w pierwszej kolumnie maj by podstawiane.
Nasza tabela danych bdzie zalena od dwch parametrw: procentu bonusu
i jego granicy ilociowej. Tabel danych budujemy w arkuszu wyniki (tabela
musi znajdowa si w tym samym arkuszu co model). Pierwszym krokiem do
stworzenia tabeli danych jest okrelenie jej ukadu, i tak granic ilociow umie-
cimy w wierszu 4., zaczynajc od komrki G4 (przedzia od 100 do 500 co 50).
Procent bonusu umiecimy natomiast w kolumnie F, zaczynajc od komrki F5
(przedzia od 3 do 10% co 0,5%). W ten sposb lewa grna komrka (F4) zostanie
pusta (rysunek 1.5).
Rysunek 1.5. Rozmieszczenie wartoci parametrw modelu
W komrce F4 wstawiamy formu wyliczajc mar II (wynik netto na
sprzeday / warto sprzeday) jest to warunek konieczny, aby nasza tabela
danych zostaa wyliczona. Tabela danych potrzebuje formuy wyliczajcej badany
przez nas wynik (rysunek 1.6).
Nastpnie zaznaczamy ca nasz zbudowan macierz, cznie z wartociami
i formu (rysunek 1.7).
1 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 1.6. Formua wyliczajca warto mary II
Rysunek 1.7. Zaznaczenie caej tabeli
Przechodzimy do Dane/Analiza symulacji/Tabela danych i pojawia si nam
okienko dialogowe Tabela danych (rysunek 1.8).
Rysunek 1.8. Okno dialogowe Tabela danych
B U DE T F I R M Y H A N D L O W E J | 1 7
1. W polu Wierszowa komrka wejciowa wskazujemy komrk w naszymmodelu, w ktrej maj by podstawiane wartoci z wiersza nr 4 (ilociowa
granica bonusw). Jest to komrka C3.
2. W polu Kolumnowa komrka wejciowa wskazujemy komrk w naszymmodelu, w ktrej maj by podstawiane wartoci z kolumny F (procent
bonusu). Jest to komrka C4.
Klikamy OK i caa tabela wypenia si nam wartociami mary II dla para-
metrw z 4. wiersza i kolumny F (rysunek 1.9). Okrelona warto mary II jest
rezultatem podstawienia do modelu granicy ilociowej znajdujcej si powyej
w pionie wartoci z wiersza 4. i procentu bonusu znajdujcego si w poziomie
po lewej stronie w kolumnie F. W jednej macierzy mamy zawarte wyniki dla 135
kombinacji dwch zmiennych naszego modelu.
Rysunek 1.9. Wynikowa tabela danych
Dodatkowo moemy w zbudowanej przez nas tabeli zastosowa formatowanie
warunkowe (Narzdzia gwne/Formatowanie warunkowe/Reguy wyr-
niania komrek/Midzy) dla wartoci pomidzy 5% i 6% (rysunek 1.10).
Umoliwi to wyrnienie wynikw nas interesujcych, czyli wszystkich mar II
znajdujcych si w tym przedziale.
Jak widzimy na rysunku 1.11, moliwe s 23 kombinacje dwch kryteriw;
na przykad dla granicy ilociowej rwnej 150 i bonusu rwnego 4% mara II
wyniesie 5,4%.
1 8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 1.10. Zastosowanie formatowania warunkowego
7,20% 100 150 200 250 300 350 400 450 5003,0% 6,1% 6,2% 6,4% 6,6% 6,9% 7,3% 7,7% 8,1% 8,6%3,5% 5,7% 5,8% 6,0% 6,3% 6,6% 7,1% 7,5% 8,0% 8,6%4,0% 5,2% 5,4% 5,7% 6,0% 6,3% 6,8% 7,4% 7,9% 8,6%4,5% 4,8% 5,0% 5,3% 5,7% 6,1% 6,6% 7,2% 7,9% 8,6%5,0% 4,4% 4,6% 5,0% 5,3% 5,8% 6,4% 7,1% 7,8% 8,6%5,5% 4,0% 4,2% 4,6% 5,0% 5,5% 6,2% 6,9% 7,7% 8,6%6,0% 3,6% 3,9% 4,2% 4,7% 5,2% 5,9% 6,7% 7,6% 8,6%6,5% 3,2% 3,5% 3,9% 4,4% 4,9% 5,7% 6,6% 7,5% 8,6%7,0% 2,7% 3,1% 3,5% 4,0% 4,6% 5,5% 6,4% 7,4% 8,6%7,5% 2,3% 2,7% 3,1% 3,7% 4,4% 5,3% 6,3% 7,4% 8,6%8,0% 1,9% 2,3% 2,8% 3,4% 4,1% 5,1% 6,1% 7,3% 8,6%8,5% 1,5% 1,9% 2,4% 3,1% 3,8% 4,8% 6,0% 7,2% 8,6%9,0% 1,1% 1,5% 2,0% 2,7% 3,5% 4,6% 5,8% 7,1% 8,6%9,5% 0,6% 1,1% 1,7% 2,4% 3,2% 4,4% 5,7% 7,0% 8,6%
10,0% 0,2% 0,7% 1,3% 2,1% 2,9% 4,2% 5,5% 7,0% 8,6%
Rysunek 1.11. Tabela wynikowa z formatowaniem
Pod macierz z mar II w tak samo szybki sposb moemy utworzy macierz
dla wyniku na sprzeday netto wystarczy, e w lewym grnym rogu zamiast
formuy wyliczajcej mar II wstawimy formu wyliczajc wynik na sprzeday
netto. Nastpnie musimy zastosowa formatowanie warunkowe dla wartoci
pomidzy 2,5 mln a 3,0 mln i otrzymamy odzwierciedlenie procentu wartoci
mary w wartociach zotwkowych wyniku netto na sprzeday (rysunek 1.12).
W ten sposb nasz analityk szybko i bezbdnie wykona swoje zadanie,
a przy okazji wyniki zostay zaprezentowane w sposb przejrzysty i czytelny.
Teraz klientom firmy mog zosta przedstawione 23 warianty bonusw do
B U DE T F I R M Y H A N D L O W E J | 1 9
3 605 275 100 150 200 250 300 350 400 450 5003,0% 3 044 967 3 115 465 3 207 811 3 324 661 3 453 537 3 640 378 3 840 644 4 056 339 4 302 3743,5% 2 835 399 2 917 647 3 025 384 3 161 709 3 312 064 3 530 045 3 763 689 4 015 333 4 302 3744,0% 2 625 831 2 719 829 2 842 957 2 998 757 3 170 592 3 419 712 3 686 734 3 974 327 4 302 3744,5% 2 416 264 2 522 011 2 660 530 2 835 805 3 029 119 3 309 380 3 609 779 3 933 321 4 302 3745,0% 2 206 696 2 324 193 2 478 103 2 672 852 2 887 646 3 199 047 3 532 824 3 892 315 4 302 3745,5% 1 997 128 2 126 375 2 295 675 2 509 900 2 746 174 3 088 714 3 455 870 3 851 309 4 302 3746,0% 1 787 560 1 928 556 2 113 248 2 346 948 2 604 701 2 978 382 3 378 915 3 810 304 4 302 3746,5% 1 577 992 1 730 738 1 930 821 2 183 996 2 463 228 2 868 049 3 301 960 3 769 298 4 302 3747,0% 1 368 425 1 532 920 1 748 394 2 021 044 2 321 755 2 757 716 3 225 005 3 728 292 4 302 3747,5% 1 158 857 1 335 102 1 565 967 1 858 092 2 180 283 2 647 384 3 148 050 3 687 286 4 302 3748,0% 949 289 1 137 284 1 383 540 1 695 140 2 038 810 2 537 051 3 071 095 3 646 280 4 302 3748,5% 739 721 939 466 1 201 113 1 532 188 1 897 337 2 426 718 2 994 140 3 605 275 4 302 3749,0% 530 154 741 648 1 018 686 1 369 236 1 755 865 2 316 386 2 917 185 3 564 269 4 302 3749,5% 320 586 543 830 836 259 1 206 283 1 614 392 2 206 053 2 840 230 3 523 263 4 302 374
10,0% 111 018 346 012 653 832 1 043 331 1 472 919 2 095 721 2 763 275 3 482 257 4 302 374
Rysunek 1.12. Tabela wyniku na sprzeday netto
wyboru, z ktrych kady przy takim poziomie planowej sprzeday przyniesie
firmie wynik netto na sprzeday w granicach od 2,5 mln do 3,0 mln z (mara II
5,0% do 6,0%). Czsto z poszczeglnymi bardziej znaczcymi klientami pro-
wadzone s osobne negocjacje dotyczce bonusw. W takim przypadku mona
zastosowa wyliczone macierze bd skonstruowa identyczny model wraz
z tabelami danych tylko dla danego klienta. Jak wida, jest to doskonae narz-
dzie do przeprowadzania symulacji wyniku modelu po zmianach maksymalnie
dwch jego parametrw. Dostarcza ono wiele niezbdnych informacji w jasnym
i prostym do odczytu ukadzie.
2 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 2.
MIESICZNE PREMIEDLA SPRZEDAWCW
CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO WYLICZANIA MIESICZNYCH PREMIIDLA SPRZEDAWCW.
NARZDZIA:1. TABELA PRZESTAWNA2. MICROSOFT QUERY
2.1. OPIS ZAGADNIENIAW tym rozdziale wczujemy si w sytuacj analityka sprzeday, przed ktrym
zostao postawione zadanie stworzenia narzdzia do wyliczania miesicznych
premii dla sprzedawcw. Poniewa jest pocztek marca, do zamknicia kwartau
i ewentualnych prognoz zostao jeszcze troch czasu, pracownik ma wic czas,
aby stworzy narzdzie, ktre co miesic automatycznie bdzie wykonywao
to zadanie za niego. w analityk pracuje w firmie dystrybucyjnej, ktra zatrudnia
24 sprzedawcw i obsuguje okoo 100 klientw. Miesiczna premia sprzedaw-
cw wyliczana jest jako procent od ich wielkoci sprzeday w danym miesicu.
Zadanie nie jest jednak takie atwe, jakby si mogo wydawa, poniewa kady
z klientw firmy naley do jednej z piciu grup i w zalenoci od tego wyzna-
czana jest wysoko procentu premii dla sprzedawcy. Wszystkie dane potrzebne
do wykonania tego zadania znajduj si w bazie Accessa (dodatkowo w kilku
tabelach) i stamtd maj by pobierane co miesic. We wspomnianej bazie
znajduj si zamwienia (okoo 2,5 tys. miesicznie), na podstawie ktrych
wystawiane s faktury sprzeday. Analityk moe na ich podstawie wyliczy
wysoko sprzeday poszczeglnych sprzedawcw w podziale na grupy klientw.
Oczywicie moe on co miesic kopiowa dane do arkusza i przy pomocy
funkcji uzyskiwa podany wynik, ale moe to narazi go na przypadkowe
bdy w formuach i na du strat czasu w okresie zamykania miesica w firmie,
kiedy to kada chwila si liczy. Dlatego nasz pracownik zbuduje aplikacj,
ktra to zadanie wykonywa bdzie za niego i zaoszczdzi mu czasu i stresu
podczas zamykania kadego miesica, a sprzedawcom pozwoli na szybsze
otrzymanie nalenych im premii .
22 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
W budowie narzdzia do wyliczania miesicznej premii sprzedawcw uy-
jemy takich narzdzi jak tabela przestawna oraz Microsoft Query. Przy pomocy
Microsoft Query pobierzemy dane z bazy w interesujcym nas ukadzie, a przy
uyciu tabeli przestawnej zbudujemy zestawienie premii dla sprzedawcw.
Na rysunku 2.1 przedstawiona zostaa budowa relacyjnej bazy Zam-
wienia.accdb utworzonej w programie Access, z ktrej pobierane bd dane do
raportu. Cech charakterystyczn relacyjnych baz danych jest istnienie powiza
midzy poszczeglnymi tabelami. Nasza baza zawiera pi rnych tabel:
1. Zamwienia zawiera oglne informacje o zamwieniu, takie jak numerzamwienia, jego data oraz nazwisko sprzedawcy, ktry zamwienie wy-
stawi, i klienta, na ktrego zosta wystawiony dokument.
2. Sprzedawcy zawiera dokadne dane opisujce kadego ze sprzedawcw.
3. Klienci zawiera spis klientw z ich danymi oraz przyporzdkowaniemdo jednej z piciu grup.
4. Szczegy zamwie dla kadego z zamwie przechowuje informacjo produktach i ich iloci wchodzcych w skad kadego dokumentu.
5. Produkty zawiera spis produktw sprzedawanych przez firm, m.in.ich cen.
Rysunek 2.1. Relacyjna baza danych Zamwienia.accdb
Dane chcemy pobiera bezporednio z bazy, do ktrej wprowadzane s zle-
cenia na produkty dla klientw. Stworzymy dynamiczne narzdzie pobierajce
dane z tej bazy w interesujcym nas ukadzie, ktre dodatkowo bdzie wyliczao
M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 2 3
wysoko premii miesicznej dla kadego z pracownikw dziau sprzeday.
Jak ju zostao wspomniane, klienci nale do jednej z piciu grup, wedug
ktrych ustalony jest procent od wielkoci sprzeday jako premia sprzedawcy.
I tak dla pierwszej grupy wynosi on 1%, dla drugiej 1,1%, dla trzeciej 0,9%,
dla czwartej 1,4%, a dla pitej grupy zosta ustalony na poziomie 1,7%.
Na pocztku musimy okreli, jakie informacje potrzebne nam s z bazy
Zamwienia.accdb. Z tabeli Zamwienia potrzebowa bdziemy wszystkie
kolumny (nr zamwienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient), z Klienci
pobierzemy tylko jedn kolumn grupa (dla niej okrelone s procenty premii),
a z Szczegy_zamwie dla kadego z dokumentw przypiszemy produkty
oraz ich iloci. Do wyliczenia danych wielkoci brakuje nam jedynie wartoci
zamwienia, ktre bdzie iloczynem iloci kadego z produktw dokumentu i je-
go ceny (z tabeli Produkty). Pierwszym krokiem w tworzeniu naszej aplikacji
bdzie zaimportowanie interesujcych nas danych z bazy. W tym celu uyjemy
programu Microsoft Query.
2.2. MICROSOFT QUERY POBIERANIE DANYCHZEWNTRZNYCH
Microsoft Query jest programem, za pomoc ktrego moemy pobiera dane
ze rde zewntrznych. Narzdzie to umoliwia pobieranie danych z baz i plikw
do Excela, bez koniecznoci wpisywania czy kopiowania ich za kadym razem
w celu zaktualizowania danych. Daje moliwo ich automatycznego odwieania
z oryginalnego rda za kadym razem, gdy zostanie ono zmienione. Dane
mona pobiera z kilku typw baz: Microsoft Office Access, Microsoft SQL
Server oraz Microsoft SQL Server OLAP Services. Program Microsoft Office
zawiera wbudowane sterowniki umoliwiajce pobieranie danych ze rde:
usugi analiz programu Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access,
dBASE, Microsoft FoxPro, Microsoft Office Excel, Oracle, Paradox oraz bazy
danych w plikach tekstowych. Mona rwnie skorzysta ze sterownikw ODBC.
(Sterownik Open Database Connectivity jest to plik programu uywany do
utworzenia poczenia z okrelon baz danych. Kady program bazy danych,
taki jak Access lub dBASE, albo system zarzdzania bazami danych, taki jak
SQL Server, wymaga innego sterownika).
W naszym przykadzie dane bd pobierane z bazy stworzonej w Accessie,
wic sterowniki dla takiego poczenia s ju wbudowane w produkt Microsoft
Office. Interesujce nas informacje pobierzemy z bazy, uywajc kwerendy,
24 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
czyli zapytania o okrelonych warunkach skierowanego do zewntrznej bazy
Zamwienia.
W celu nawizania poczenia z nasz baz przechodzimy na wstk i wy-
bieramy z menu Dane/Dane zewntrzne/Z innych rde/Z programu
Microsoft Query. Pojawi si okno wybierania rda danych (rysunek 2.2).
1. Wybieramy rodzaj bazy danych, z ktr chcemy nawiza poczenie.
2. Zaznaczamy opcj Uywaj Kreatora kwerend do tworzenia/edycji kwe-rend, poniewa dane chcemy pobra z kilku tablic za pomoc zbudowanej
kwerendy.
Rysunek 2.2. Okno wybierania rda danych
Pojawi si okno wybierania bazy danych (rysunek 2.3).
Rysunek 2.3. Okno wybierania bazy danych
1. Wskazujemy lokalizacj bazy danych, z ktrej bdziemy pobiera dane.
2. Zaznaczamy opcj Tylko do odczytu przy uyciu kwerendy nie bdziemona zmienia danych w bazie.
M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 2 5
3. Odznaczamy opcj Wyczny, w przeciwnym wypadku podczas pobieranialub odwieania danych plik bazy bdzie zablokowany dla innych uyt-
kownikw.
Gdy ju wskaemy baz, z ktrej bdziemy pobiera dane, przechodzimy
do okna kreatora kwerend wybierania kolumn (rysunek 2.4).
Rysunek 2.4. Kreator kwerend wybierz kolumny
1. Na licie Dostpne tabele i kolumny wskazujemy tabel (kolumny wybra-nej tabeli) z bazy danych, ktrej chcemy uy w naszej kwerendzie.
2. Tym przyciskiem przenosimy tabel (kolumny tabeli) do naszej kwerendy.Po wykonaniu tej operacji wywietli si lista wybranych kolumn.
3. Tym przyciskiem usuwamy wybran kolumn z naszej kwerendy.
4. Tym przyciskiem usuwamy wszystkie kolumny z kwerendy.
Do naszej kwerendy wybieramy z tabeli Zamwienia kolumny: nr zam-
wienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient. Z Klienci kolumn grupa.
Ze Szczegy_zamwie kolumny: produkty oraz ich iloci. Z tabeli Produkty
wybieramy natomiast kolumn cena. Po wykonaniu tej czynnoci w lewym
okienku Kolumny w kwerendzie pojawi si nazwy wszystkich wybranych
przez nas kolumn. Nastpnie klikamy Dalej. Pojawi si okno kreatora kwe-
rend filtr danych, ktre w naszym przypadku pomijamy, poniewa chcemy
pobra wszystkie dane bez adnych ogranicze. W tym miejscu kreatora kwerend
mona naoy ograniczenia dla zbioru pobieranych danych, np. jelibymy
26 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
chcieli pobra tylko dane dla jednego sprzedawcy, wtedy w polu Kolumna do
filtrowania wybieramy sprzedawca, a w warunkach wpisujemy rwna si
i wybieramy sprzedawc, ktry nas interesuje. Kolejny krok w kreatorze kwerend
to sortowanie. Pobierane dane moemy posortowa w okrelony sposb.
W naszym przypadku posortujemy rosnco wedug kolumny data zamwienia
(rysunek 2.5).
1. Wybieramy kolumn, wedug ktrej chcemy posortowa dane.
2. Wybieramy rodzaj sortowania. W naszym przypadku Rosnco.
Rysunek 2.5. Kreator kwerend kolejno sortowania
W ostatnim kroku wybieramy opcj Wywietli dane lub edytowa kwerend
w programie Microsoft Query (rysunek 2.6). Klikamy przycisk Zakocz.
Rysunek 2.6. Kreator kwerend koniec
M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 2 7
Po zakoczeniu pracy z kreatorem kwerend przejdziemy do programu
Microsoft Query (rysunek 2.7), w ktrym bdziemy kontynuowa prac z nasz
kwerend. Jeeli chodzi o dokadny opis narzdzia Microsoft Query, odsyam
do pomocy Microsoft Office, poniewa opisanie caego narzdzia zajoby zbyt
duo miejsca. W tym opracowaniu poznamy dodawanie kolumny z wylicze-
niami. Przed przystpieniem do dalszej pracy z kwerend wciskamy przycisk
Autokwerendy , dziki czemu po kadej zmianie bdzie si ona odwieaa
i widoczne bd aktualne dane w oknie kwerendy (rysunek 2.7, obszar nr 2).
1. Okno zawierajce wszystkie tabele, z ktrych wybralimy kolumny do kwe-rendy. Tabele poczone s ze sob relacjami jak w rdowej bazie da-
nych; istnieje moliwo zmiany rodzaju sprzenia tych relacji.
2. Okno stworzonej kwerendy, gdzie znajduj si kolumny pola (z dany-mi), ktre zostay wybrane w kreatorze kwerend.
Rysunek 2.7. Program Microsoft Query
Jak zostao wspomniane we wczeniejszej czci opracowania, brakuje
nam wartoci zamwienia, ktre jest iloczynem ceny produktw i iloci. Moemy
wyliczy j ju bezporednio w arkuszu po wykonaniu kwerendy bd zdefi-
niowa now kolumn (Pole obliczeniowe) w samej kwerendzie, ktra bdzie
j wyliczaa. W tym celu z menu Rekordy wybieramy opcj Wstaw kolumn.
Pojawi si okno dodawania kolumny (rysunek 2.8).
28 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 2.8. Okno Wstaw kolumn
1. Nazwa nowej kolumny.
2. Wyraenie dla nowej kolumny (pola obliczeniowego). W naszym przypadku:
Szczegy_zamwie.ilosc*Produkty.cena
Tabela.kolumna*Tabela.kolumna
Dodawanie nowej kolumny (pola obliczeniowego) koczymy, klikajc przycisk
Wstaw. Dziki temu w naszej kwerendzie zostanie dodane nowe pole oblicze-
niowe o nazwie warto, ktre dla kadej pozycji kwerendy (pozycji zam-
wienia) bdzie wyliczao jego warto (rysunek 2.9).
Rysunek 2.9. Dodanie pola obliczeniowego warto
W naszej kwerendzie znajduj si ju wszystkie dane (pobierane z bazy lub
wyliczane w kwerendzie) potrzebne do stworzenia miesicznego raportu pre-
mii poszczeglnych sprzedawcw. Moemy jeszcze doda kolumn miesic,
M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 2 9
ktra z daty bdzie nam pobieraa numer miesica. Uatwi nam to stworzenie
raportu w ukadzie miesicznym w tym celu do naszej kwerendy dodajemy
now kolumn o nazwie miesic i w Pole wstawiamy nastpujc formu:
month([Zamwienia.data zamowienia]). W nawiasach [] ujmujemy Tabela.
kolumna. W celu wyjcia z narzdzia Microsoft Query wciskamy przycisk
Zwr dane ; w ten sposb przechodzimy do pliku, w ktrym chcemy utwo-
rzy nasz raport. Po wykonaniu tej czynnoci pojawia si okno Importowanie
danych. W opcji Wybierz sposb wywietlania tych danych w skoroszycie
wybieramy Raport tabeli przestawnej. W opcji Gdzie chcesz umieci dane
wybieramy natomiast istniejcy arkusz i komrk A1 (rysunek 2.10).
1. Wybieramy sposb wywietlania pobieranych danych jako raport tabeliprzestawnej.
2. Wybieramy miejsce umieszczenia danych w istniejcym arkuszu, zaczy-najc od komrki A1.
Rysunek 2.10. Okno Importowanie danych
Kolejnym krokiem jest zbudowanie tabeli przestawnej o nastpujcym
ukadzie:
1. Etykiety kolumn: pole miesic (pola definiowane przez nas w kwerendziepojawiaj si z apostrofem).
2. Etykiety wierszy: pola sprzedawca i grupa.
3. Wartoci: pole warto.
Zmieniamy rwnie ukad raportu na Poka w formie tabelarycznej (Narz-
dzia tabel przestawnych/Ukad/Ukad raportu/Poka w formie tabelarycznej).
30 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Dziki temu nasza tabela bdzie zawieraa nagwki pl. Po wykonaniu
tych wszystkich czynnoci otrzymamy tabel w ukadzie jak na rysunku
2.11. Jak widzimy, tabela przedstawia w ukadzie miesicznym wielko
obrotw danego sprzedawcy z podziaem na poszczeglne grupy klientw.
W takim ukadzie tabeli moemy wyliczy miesiczny bonus dla kadego ze
sprzedawcw, z uwzgldnieniem kryterium procentu od wielkoci sprzeday
w zalenoci od grupy klientw. Dla pierwszej grupy klientw wynosi on 1%,
dla drugiej 1,1%, dla trzeciej 0,9%, dla czwartej 1,4%, a dla pitej grupy
zosta ustalony na poziomie 1,7%.
Rysunek 2.11. Wynikowa tabela przestawna
Oczywicie ju samo wyliczenie wielkoci premii moemy wykona w ar-
kuszu przy pomocy formu, ale rwnie w samej tabeli przestawnej istnieje
narzdzie umoliwiajce zautomatyzowanie tej operacji poprzez dodanie do
tabeli elementw obliczeniowych, ktre bd za nas wylicza wysoko
bonusu dla danego sprzedawcy z uwzgldnieniem kryterium dla danej grupy
klientw.
2.3. NIESTANDARDOWE POZYCJE OBLICZENIOWETABELI PRZESTAWNEJ ELEMENT OBLICZENIOWY
Pozycja obliczeniowa (element obliczeniowy) jest now pozycj pola wierszy
lub kolumny, ktrej wartoci s wynikiem niestandardowego obliczenia. For-
mua elementu obliczeniowego odwouje si do jednej lub kilku pozycji tego
samego pola. Element obliczeniowy posiada pewne ograniczenia:
M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 3 1
1. Formua moe odwoywa si tylko i wycznie do pozycji pola, w ktrymsi znajduje.
2. Tabela przestawna nie moe zawiera zgrupowanych pl (elementw).
3. Nie mona doda pozycji obliczeniowej do pola strony.
4. Nie mona utworzy pozycji obliczeniowej w tabeli, w ktrej pola uytowicej ni raz.
5. Nie mona doda pozycji obliczeniowej do tabeli, ktra w funkcjach pod-sumowujcych korzysta z funkcji: rednia, StDevp, War, Warc lub OdchStd.
W naszym przypadku dodamy do tabeli pi elementw obliczeniowych:
1. Premia grupa 1 bdzie wylicza bonus (1%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 1.
2. Premia grupa 2 bdzie wylicza bonus (1,1%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 2.
3. Premia grupa 3 bdzie wylicza bonus (0,9%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 3.
4. Premia grupa 4 bdzie wylicza bonus (1,4%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 4.
5. Premia grupa 5 bdzie wylicza bonus (1,7%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 5.
W celu dodania elementu obliczeniowego przechodzimy do Narzdzia ta-
bel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Element obliczeniowy. Wane
jest, eby ustawi kursor na dowolnej pozycji pola grupa w tabeli przestaw-
nej. W wyniku tej operacji pojawi si nam okno Wstaw element obliczeniowy
w grupa (rysunek 2.12). W polu Nazwa wpisujemy nazw nowego elementu
Premia grupa 1, w polu Formua wpisujemy nasz formu z pola Ele-
menty wybieramy element Grupa 1 (podwjne kliknicie elementu) i mnoy-
my razy 1%. Nastpnie klikamy przycisk Dodaj. W taki sam sposb dodajemy
kolejne cztery elementy obliczeniowe, kady dla kolejnej grupy. Dodatkowo
w okienku Pola: pokazuje si nam, z jakiego pola tabeli przestawnej pobieramy
elementy do oblicze.
32 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 2.12. Okno Wstaw element obliczeniowy w grupa
6. Wpisujemy nazw nowego elementu obliczeniowego pola grupa.
7. Wskazujemy elementy uyte w formule nowego elementu obliczeniowego.
8. Wpisujemy formu na wyliczanie premii dla pierwszej grupy.
Dziki temu do naszej tabeli przestawnej w polu grupa zostan dodatkowo
dodane 4 nowe elementy wyliczajce premi od wielkoci sprzeday w po-
szczeglnych grupach klientw. Dodatkowo dla pola grupa moemy ukry
elementy Grupa 1, Grupa 2, Grupa 3, Grupa 4 i Grupa 5 pokazujce wiel-
ko sprzeday sprzedawcw do poszczeglnych grup klientw. W ten sposb
pozostan tylko wielkoci bonusw dla sprzedawcw w poszczeglnych gru-
pach klientw; pod kadym sprzedawc sumowa si te bdzie czna war-
to premii dla niego (rysunek 2.13).
Rysunek 2.13. Wynikowa tabela przestawna z wysokoci bonusw
dla poszczeglnych sprzedawcw
M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 3 3
2.4. MODYFIKOWANIE/USUWANIE ELEMENTWOBLICZENIOWYCH ORAZ WYWIETLANIE LISTYUTWORZONYCH ELEMENTW
Jeeli chcemy zmodyfikowa lub usun wstawiony element obliczeniowy, wy-
bieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/
Element obliczeniowy, a nastpnie w polu Nazwa wybieramy interesujcy
nas element. Jeli chodzi nam o modyfikacj, przyciskamy Modyfikuj, a nastp-
nie zmieniamy formu lub nazw elementu. Jeli chodzi nam natomiast o usu-
nicie, w polu Nazwa wybieramy interesujcy nas element i przyciskamy Usu.
W przypadku gdy chcemy zobaczy, jakie pozycje obliczeniowe zostay utwo-
rzone w naszej tabeli, wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/
Narzdzia/Formuy/Lista formu. Pojawi si nowy arkusz, w ktrym wywietlo-
ne zostan wszystkie elementy obliczeniowe danej tabeli wraz z formu w nich
zawart (rysunek 2.14).
Rysunek 2.14. Arkusz z list elementw obliczeniowych
2.5. ODWIEANIE DANYCH W TABELI ORAZMODYFIKACJA KWERENDY W MICROSOFT QUERY
Jeeli wiemy, e w bazie, z ktrej pobieramy dane, znajduj si ju wartoci
dla kolejnego miesica, naley odwiey nasz tabel przestawn. Mona to
zrobi na dwa sposoby:
1. Klikajc tabel prawym przyciskiem myszy, a nastpnie wybierajc z menupodrcznego opcj Odwie.
2. Wybierajc z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Dane/Odwie.
34 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Po tej czynnoci nasza tabela poczy si z baz danych przy uyciu kwe-
rendy utworzonej w Microsoft Query i zaktualizuje si o nowe dane.
Czasami istnieje potrzeba modyfikacji kwerendy utworzonej w Microsoft
Query. W tym celu wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/
Dane/Zmie rdo danych/Waciwoci poczenia, przechodzimy na zakadk
Definicja i wybieramy przycisk Edytuj kwerend. W tym miejscu moemy
rwnie ustawi sposb i okresy automatycznego odwieania si kwe-
rendy oraz zaimportowa plik poczenia.
W rozdziale przedstawiona zostaa moliwo tworzenia tabel prze-
stawnych z zewntrznego rda danych przy uyciu narzdzia Microsoft
Query. Takie rozwizanie pozwolio na stworzenie narzdzia do wyliczania
miesicznej premii sprzedawcw uzalenionej od grupy klientw, ktrym zo-
stay sprzedane produkty. Narzdzie zautomatyzowao to zadanie, samo po-
biera dane z zewntrznej bazy i wylicza interesujce nas wartoci. Rola pra-
cownika, ktry zajmowa si tym wczeniej, sprowadza si do odwieania
danych w tabeli przestawnej. Wczeniej zadanie wyliczenia premii zajmowao
sporo czasu, poniewa konieczne byo najpierw pobranie danych z zewntrznej
bazy do Excela, a nastpnie odpowiednie zmodyfikowanie tych danych w celu
wyliczenia bonusw. Plusem przedstawionego rozwizania jest oszczdno
cennego czasu oraz wyeliminowanie moliwoci bdu popenionego przez
osob wykonujc takie zestawienie. Nasz analityk sprzeday dziki takiemu
rozwizaniu zyskuje czas, ktry moe powici na inne analizy i raporty.
Rozdzia 3.
STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCHDO ANALIZY DUYCH ZBIORW
DANYCH SPRZEDAOWYCH
CEL: SZYBKA I SPRAWNA ANALIZA DUYCH ZBIORW DANYCH SPRZEDAOWYCHZ ZASTOSOWANIEM TABEL PRZESTAWNYCH.
NARZDZIA:1. TABELA PRZESTAWNA2. FILTR TABELI PRZESTAWNEJ3. STRONY FILTRU RAPORTU
3.1. OPIS ZAGADNIENIAKady analityk pracujcy w dziale controllingu czy raportowania spotka lub
spotka si z zadaniem wykonania analizy duego zbioru danych (sprzedaowych
czy kosztowych) dla swojej firmy. Celem takiej analizy moe by stworzenie
zestawie o rnych strukturach i o rnej dokadnoci. Dodatkowym wymaga-
niem stawianym przed osob wykonujc takie zadanie jest moliwo szybkiej
modyfikacji stworzonych zestawie wedug okrelonych wytycznych oraz szyb-
kiej aktualizacji danych w nich zawartych. Sprawa rzetelnoci oraz poprawnoci
wynikw jest oczywista. Rozdzia ten opisuje narzdzie do takich wanie za-
da. Omawiany poniej przykad przedstawia analiz caorocznej sprzeday (za-
rwno ilociow, jak i wartociow) firmy Farbe Sp. z o.o. oraz wyznaczenie
na jej podstawie kierunku rozwoju spki na rok nastpny.
Firma Farbe Sp. z o.o. zajmuje si produkcj i sprzeda farb rnego
przeznaczenia. Asortyment produktw firmy dzieli si na pi rnych grup ze
wzgldu na ich zastosowanie i s to: farby do fasad, farby do podg, farby do
cian i sufitw, farby do metali oraz farby do kuchni i azienek. Kada z grup
zawiera 25 kolorw oraz maksymalnie 5 rnych pojemnoci. Daje to ogromny
asortyment produktw (375 rnych opcji), ktry jest sprzedawany w 16 woje-
wdztwach kraju. Na koniec roku 2009 firma otrzymaa z systemu rejestrujcego
sprzeda roczne zestawienie (ilociowe i wartociowe) sprzeday poszczeglnych
grup produktw z podziaem na kolor i pojemno, w poszczeglnych woje-
wdztwach i w poszczeglnych miesicach. Zestawienie sprzeday w arkuszu
programu Excel zawiera 72 tys. rekordw (16 wojewdztw razy 12 miesicy
3 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
razy 375 rodzajw produktw). Zadaniem analityka jest przygotowanie analizy,
ktra bdzie przedstawiaa histori sprzeday w roku 2009 w rnych uka-
dach (np. udzia kadego z wojewdztw w cakowitej iloci sztuk sprzedanych wy-
robw w poszczeglnych miesicach) oraz pomoe w prognozie sprzeday na
przyszo (np. wyznaczy produkty o najwyszej sprzeday w roku 2009, na
ktrych firma powinna skupi swoj dziaalno w roku nastpnym).
Tworzenie analiz w rnych ukadach i o rnorodnym stopniu szczego-
woci z tak ogromnej iloci danych moe okaza si koszmarem. Mona tego
dokona, budujc skomplikowane formuy sumujce dane wedug okrelonych
kryteriw. Taka praca pochania jednak duo naszego czasu oraz obarczona
jest wysokim prawdopodobiestwem bdu, wynikajcym z ryzyka zego skon-
struowania formu lub z innych czynnikw, choby zmczenia osoby wyko-
nujcej tak analiz. Co, jeli po wykonaniu naszej czasochonnej pracy okae
si, e musimy zmodyfikowa nasze zestawienia? Koszmar i kolejne nadgodziny!
Potrzebujemy narzdzia do analizy danych, ktre pozwala pracowa na bardzo
duej iloci informacji i tworzy zestawienia podsumowujce dane w okrelony
przez uytkownika sposb oraz o okrelonej strukturze. Dodatkowo wybrane
narzdzie musi pozwala na szybk i atw modyfikacj oraz aktualizacj zesta-
wie pod rnym ktem (np. filtrowanie czy sortowanie wedug wyznaczonych
kryteriw). Idealnym narzdziem do tego rodzaju zada jest tabela przestawna,
ktra umoliwia tworzenie podsumowa duej iloci danych, zestawie lub
analiz w dowolnym ukadzie z interesujcym nas stopniem szczegowoci.
Ponadto daje ona moliwo wrcz byskawicznej modyfikacji zestawie w celu
dostosowania ich do okrelonych wymaga.
3.2. STRUKTURA DANYCH WYKORZYSTYWANYCHW TABELI PRZESTAWNEJ
Zanim zaczniemy tworzy tabel przestawn, naley wspomnie o strukturze
danych, ktre zostan wykorzystane do jej utworzenia. Podstawowe zasady to:
1. Dane musz by przechowywane w ukadzie tabelarycznym wiersz kolumna.
2. W pierwszym wierszu musz by umieszczone unikatowe nazwy kadejz kolumn, poniewa na ich podstawie generowane s nazwy pl tabeli prze-
stawnej.
3. Tabela nie moe zawiera pustych kolumn.
STOSOWANIE TABEL PRZESTAW NYCH DO ANAL IZY DUYCH ZB IOR W DA NYCH | 3 7
4. Kada z kolumn powinna zawiera spjne dane (tego samego rodzaju i typu).
Poniej przedstawiony jest wycinek tabeli z danymi dla firmy Farbe, przy-
gotowany dla tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 3.1).
Rysunek 3.1. Prawidowa struktura danych dla budowania tabeli przestawnej
3.3. TWORZENIE TABELI PRZESTAWNEJ.DODAWANIE, USUWANIE I PRZENOSZENIE PL
W celu utworzenia tabeli przestawnej przechodzimy na wstk /Wstawianie/
Tabele/Tabela przestawna. Pojawi si okno tworzenia tabeli przestawnej
(rysunek 3.2).
Rysunek 3.2. Okno tworzenia tabeli przestawnej
1. Okrelamy obszar danych, z ktrych zbudowana bdzie tabela. Zaznaczamywszystkie dane wraz z nagwkami kolumn.
2. Okrelamy miejsce utworzenia tabeli w naszym przypadku zaznaczamyopcj utworzenia tabeli w nowym arkuszu. Cao zatwierdzamy przyci-
skiem OK.
W prawej czci okna Excela pojawi si Lista pl tabeli przestawnej. W grnej
czci okna znajduje si sekcja listy nagwkw kolumn zaznaczonych w rdle
tabeli przestawnej. W dolnej czci okna znajduje si sekcja ukadu tabeli prze-
3 8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
stawnej, reprezentujca cztery czci tabeli przestawnej. Rysunek 3.3 pokazuje
zaleno midzy obszarami tabeli przestawnej w licie pl tabeli a utworzon
tabel w arkuszu.
Rysunek 3.3. Interfejs tabeli przestawnej i lista pl tabeli przestawnej
1. Obszar Filtr raportu suy do filtrowania danych w tabeli na podstawiewybranego elementu.
2. Obszar Etykiety kolumn suy do wywietlania pl kolumny u gry.
3. Obszar Etykiety wierszy suy do wywietlania pl jako wierszy tabeli.
4. Obszar Wartoci suy do wywietlania podsumowanych wedug wierszyi kolumn danych liczbowych.
Nasza tabela zostaa utworzona, teraz pozostaje nam dodanie pl w odpo-
wiedniej czci tabeli przestawnej. Moemy zrobi to na dwa sposoby. Pierw-
szym sposobem jest kliknicie nazwy danego pola i przecignicie tego pola
midzy sekcj pl a sekcj ukadu tabeli do wybranej czci. Drugim sposobem
jest kliknicie prawym przyciskiem myszy nazwy pola i wybranie jednej z czte-
rech moliwych operacji: Dodaj do filtru raportu, Dodaj do etykiety kolumny,
Dodaj do etykiety wiersza lub Dodaj do wartoci. Usuwanie pl z tabeli
przestawnej odbywa si w analogiczny sposb: poprzez przecignicie pola
z sekcji ukadu tabeli do listy pl lub kliknicie prawym przyciskiem myszy
STOSOWANIE TABEL PRZESTAW NYCH DO ANAL IZY DUYCH ZB IOR W DA NYCH | 3 9
nazwy pola i wybranie operacji Usu pole. Przenoszenie pl odbywa si po-
dobnie poprzez przecignicie nazwy pola pomidzy czciami tabeli prze-
stawnej w sekcji ukadu tabeli lub wybranie z menu podrcznego pola interesu-
jcej nas operacji przeniesienia pola.
W naszym przykadzie do Etykiety wierszy przenosimy pole wojewdztwo,
do Etykiety kolumn pole miesice, a do Wartoci pole warto sprzeday.
Dziki temu otrzymujemy raport pokazujcy warto sprzeday w poszcze-
glnych wojewdztwach i w poszczeglnych miesicach. Ponadto na kocu
tabeli zosta dodany wiersz Suma kocowa, ktry przedstawia sum wartoci
sprzeday dla kadego miesica, oraz kolumna Suma kocowa, w ktrej umiesz-
czona jest suma wartoci sprzeday caorocznej dla poszczeglnych wojewdztw
(rysunek 3.4).
Rysunek 3.4. Tabela przestawna obrazujca warto sprzeday
w podziale na wojewdztwa i miesice
3.4. MODYFIKACJA PL TABELI PRZESTAWNEJNa danych umieszczonych w czci Wartoci moemy oprcz sumowania doko-
nywa innego rodzaju operacji obliczeniowych, takich jak: rednia, maksimum,
minimum, licznik, iloczyn, odchylenie standardowe czy wariancja. Dodatkowo
moemy formatowa sumowane dane na interesujcy nas typ. W naszym przy-
kadzie warto sprzeday powinna by wyraona w formacie walutowym (z).
W celu zmiany rodzaju dziaania lub formatu sumowanych wartoci musimy
klikn prawym przyciskiem myszy dowoln warto i z menu podrcznego
wybra opcj Ustawienia pola wartoci. Pojawi si okno Ustawienia pola
wartoci (rysunek 3.5).
4 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 3.5. Okno Ustawienia pola wartoci
1. Nazwa pola, na ktrym wykonujemy okrelone dziaanie, np. Suma z wartosprzeday.
2. Rodzaj dziaania wykonywanego na polu tabeli przestawnej.
3. Moliwo zmiany typu formatowania wartoci. W naszym przykadziewybieramy walutowy, ze zotym jako walut.
Z tabeli danych usuwamy pole warto sprzeday i dodajemy do czci
Wartoci pole ilo sprzedana. W ten oto sposb stworzylimy raport pokazu-
jcy sum iloci sprzedanych produktw w poszczeglnych miesicach w podziale
na wojewdztwa. Jak wida, interesujce nas zestawienie moemy otrzyma
w par chwil w wyniku modyfikacji biecego ukadu tabeli przestawnej. Jeeli
chcemy, aby kady raport zosta zachowany dla kadego z nich, tworzymy now
tabel w nowym arkuszu (bd kopiujemy arkusz z tabel) i zmieniamy ukad
tabeli na inny.
W naszej tabeli przestawnej pokazalimy warto sprzeday w poszczeglnych
miesicach z podziaem na wojewdztwa. A co, jeli chcemy pokaza warto
sprzeday narastajco w miesicach? Jest na to bardzo atwy sposb: wystarczy
przej jak poprzednio do okna Ustawienia pola wartoci (rysunek 3.6).
1. Przechodzimy na zakadk Pokazywanie wartoci jako.
2. Wybieramy opcj Suma bieca w.
3. Wybieramy pole, dla ktrego chcemy dokona sumowania w sposb narasta-jcy. Klikamy przycisk OK.
STOSOWANIE TABEL PRZESTAW NYCH DO ANAL IZY DUYCH ZB IOR W DA NYCH | 4 1
Rysunek 3.6. Okno Ustawienia pola wartoci
W wyniku tej czynnoci otrzymalimy raport pokazujcy w sposb nara-
stajcy warto sprzeday w poszczeglnych miesicach z podziaem na woje-
wdztwa (rysunek 3.7).
Rysunek 3.7. Raport obrazujcy warto sprzeday
w podziale na wojewdztwa i miesice, ale w sposb narastajcy
Interesuje nas procentowy udzia wartoci sprzeday w poszczeglnych woje-
wdztwach w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009. Pozwoli nam to na
okrelenie wojewdztw, na ktrych powinnimy skupi swoj uwag w roku
nastpnym. W tym celu budujemy nastpujc tabel danych: Etykiety wierszy
pole wojewdztwo, Wartoci pole warto sprzeday. Nastpnie przecho-
dzimy do okna Ustawienia pola wartoci i wybieramy zakadk Pokazywanie
wartoci jako (rysunek 3.8).
1. Wybieramy opcj % kolumny.
Dziki temu widzimy, ktre wojewdztwa przyniosy nam najwiksz war-
to sprzeday w roku 2009 i w ktrych w roku 2010 moemy rozszerzy swoj
4 2 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 3.8. Okno Ustawienia pola wartoci
dziaalno. Na rysunku 3.9 przedstawiono procentowy udzia poszczeglnych
wojewdztw w caej wartoci sprzeday w roku 2009; dodatkowo zostay
zaznaczone wojewdztwa, ktrych procentowy udzia w wartoci sprzeday
by wikszy ni 7%.
Sumazwartosprzedaywojewdztwo Sumadolnolskie 5,38%kujawskopomorskie 3,30%lubelskie 7,53%lubuskie 8,40%dzkie 9,83%maopolskie 6,13%mazowieckie 5,91%opolskie 8,47%podkarpackie 5,21%podlaskie 7,64%pomorskie 7,36%lskie 9,68%witokrzyskie 4,29%warmiskomazurskie 2,83%wielkopolskie 4,55%zachodniopomorskie 3,48%Sumakocowa 100,00%
Rysunek 3.9. Procentowy udzia poszczeglnych wojewdztw
w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009
Do Etykiety kolumn dodajemy pole grupa, co pokae nam procentowy
udzia poszczeglnych wojewdztw w cakowitej wartoci sprzeday w roku
2009 z podziaem na grupy produktw. W ostatniej kolumnie (Suma kocowa)
ujty jest procentowy udzia ze wczeniejszego przykadu (rysunek 3.10).
STOSOWANIE TABEL PRZESTAW NYCH DO ANAL IZY DUYCH ZB IOR W DA NYCH | 4 3
Rysunek 3.10. Procentowy udzia poszczeglnych wojewdztw
w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009 z podziaem na grupy produktw
3.5. ZASTOSOWANIE FILTRU RAPORTUTABELI PRZESTAWNEJ
Kolejnym zestawieniem, ktre mamy utworzy, jest podzia liczby sprzedanych
sztuk opakowa farby wedug kolorw w poszczeglnych grupach farb z podzia-
em na dostpne pojemnoci. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, i taki podzia
ma by rozpisany dla kadego z wojewdztw. Dziki takiej analizie ilociowej
sprzeday w roku 2009 bdziemy mogli w atwy sposb okreli kolory farb
(w poszczeglnych grupach wedug ich zastosowania, o okrelonej pojemnoci
i w kadym z wojewdztw), ktre miay najwysz sprzeda, i wyznaczy dla nich
nowe plany, np. marketingowe, na rok 2010. Bdziemy mogli rwnie znale
kolory, ktre charakteryzoway si w okrelonych wojewdztwach nisk sprze-
da, i w roku nastpnym zrezygnowa z ich produkcji i sprzeday lub j
ograniczy.
Budujemy tabel przestawn o nastpujcym ukadzie: Etykiety wierszy:
pola kolor i grupa, Etykiety kolumn pole pojemno [l], Wartoci pole
ilo sprzedana oraz Filtr raportu pole wojewdztwa. Pole ilo sprzedana
formatujemy na typ liczbowy z separatorem tysica, bez miejsc po przecinku.
Na rysunku 3.11 zosta przedstawiony raport, na podstawie ktrego w atwy
sposb moemy wyznaczy pojemno o najwikszej sprzedanej iloci w ka-
dym z kolorw farby i w kadej grupie.
Dodatkowo w lewym grnym rogu w filtrze raportu pojawio nam si pole
wojewdztwo. Po jego rozwiniciu moemy wybra jedno lub kilka wojewdztw
(opcja Zaznacz wiele elementw) i nasze dane zostan przefiltrowane dla wybra-
nego wojewdztwa/kilku wojewdztw (rysunek 3.12). Do filtra raportu moemy
doda te wiksz ilo pl tabeli i filtrowa wedug nich.
4 4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 3.11. Ilo sprzedanych produktw w roku 2009
w podziale na kolor, grup i pojemno
Rysunek 3.12. Zastosowanie filtru raportu
W tabeli przestawnej istnieje moliwo podgldu danych czstkowych
z tabeli rdowej, skadajcych si na okrelon sum. Przykadowo na
rysunku 3.13 kolorem tym zaznaczona jest ilo sprzeday rwna 23 059
sztuk puszek z bia farb, z grupy farb do fasad o pojemnoci 10 l. A co, jeli
chcemy wiedzie, jakie elementy rdowe skadaj si na t sum?
Rysunek 3.13. Kolorem tym zaznaczona jest ilo sprzeday
10-litrowych puszek biaej farby do fasad
STOSOWANIE TABEL PRZESTAW NYCH DO ANAL IZY DUYCH ZB IOR W DA NYCH | 4 5
Nic prostszego, wystarczy dwukrotnie klikn t liczb lewym przyciskiem
myszy. Utworzy si nowy arkusz zawierajcy rekordy z danych rdowych,
ktre skadaj si na t liczb (rysunek 3.14).
Rysunek 3.14. Rekordy danych rdowych skadajce si na liczb 23 059 sztuk
3.6. WYWIETLANIE STRON FILTRU RAPORTUJAKO ARKUSZY
W powyszym przykadzie do filtru raportu dodalimy pole Wojewdztwo, dziki
czemu moemy nasze zestawienie przefiltrowa dla okrelonego wojewdztwa.
Potrzebujemy jednak mie tak tabel dla kadego z szesnastu wojewdztw
kraju w celu porwnania danych. Czy musimy tworzy 16 tabel przestawnych?
Nie byoby to bowiem czasochonne, a mona dokona tego w inny sposb.
Pole, dla ktrego mamy stworzy tabele do porwnania, w naszym wypadku
Wojewdztwo, umieszczone musi by w Filtrze raportu. Nastpnie przecho-
dzimy na wstk Opcje (wstka uaktywnia si, gdy trzymamy kursor nieru-
chomo w dowolnym miejscu tabeli przestawnej) i wybieramy Tabela przestawna/
Opcje/Poka strony filtru raportu (rysunek 3.15).
Rysunek 3.15. Poka strony filtru raportu
Nastpnie wybieramy pole z filtru raportu, dla ktrego chcemy pokaza
strony, i klikamy OK. Efektem bdzie utworzenie 16 arkuszy z nazwami woje-
wdztw; w kadym z nich bdzie znajdowaa si tabela przestawna z zaoonym
filtrem (w Filtr raportu) takim jak nazwa arkusza (rysunek 3.16).
4 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 3.16. Wynik zastosowania opcji Poka strony filtru raportu
W rozdziale przedstawione zostay tylko niektre zestawienia moliwe do
utworzenia dla danych sprzedaowych firmy Farbe Sp. z o.o. przy uyciu tabel
przestawnych. Na ich podstawie mona dokona analizy wartoci i iloci sprze-
day za rok 2009 w rnych podziaach i ukadach. Taka analiza roku bie-
cego pozwala firmie na przykad wyznaczy wojewdztwa, w ktrych powinna
zwikszy swoj sprzeda w roku nastpnym, a take okreli produkty o naj-
wikszej i najmniejszej sprzeday i dostosowa do nich swoje dziaania w roku
nastpnym. Tabela przestawna stwarza ogromne moliwoci analizy duej iloci
danych pod wzgldem rnych kryteriw i wymaga. Osoba pracujca przy
analizie duych zbiorw danych po poznaniu tego narzdzia zaoszczdzi duo
czasu oraz zwikszy ilo i polepszy jako dokonywanych analiz. Jej praca
bdzie efektywniejsza i w mniejszym stopniu obarczona ryzykiem popenienia
bdu ni przy budowaniu skomplikowanych formu. Pozostaje tylko wprowa-
dzi to narzdzie do naszej pracy i poegna si z nadgodzinami spdzonymi
nad skomplikowanymi analizami i raportami
Rozdzia 4.
TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30)
TABELE
CEL: STWORZENIE RAPORTU POKAZUJCEGO MAR BRUTTO NA TOPOWYCHTRZYDZIESTU PRODUKTACH.
NARZDZIA:1. TABELE PRZESTAWNE2. FUNKCJA WEEKNUM3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO
4.1. OPIS ZAGADNIENIACzci pracy analityka finansowego czy te specjalisty ds. controllingu jest
wykonywanie cyklicznych raportw z rnych obszarw dziaalnoci spki.
Przy cyklu miesicznym w cigu roku wychodzi 12 raportw tego samego typu,
ale jeeli cykl jest tygodniowy, powstaje nam liczba 52 raportw. Cakiem sporo,
biorc pod uwag, e jeli mamy, powiedzmy, 8 rnych raportw w cyklu tygo-
dniowym, to cakowita ich liczba w roku wzrasta do 416. Domy do tego zam-
knicie miesica, budetowanie, prognozy, analizy ad hoc itp. i wszystko koczy
si nielubianymi nadgodzinami, za ktre przewanie nikt naszemu analitykowi
nie paci. W tym rozdziale przedstawiony zosta sposb zautomatyzowania tygo-
dniowego raportu mary brutto na poszczeglnych produktach. Nasz analityk
pracuje w firmie produkcyjnej, ktrej asortyment produktw liczy 100 rnych
pozycji wyrobw. Z tego zostao wytypowane 30 gwnych produktw, ktre
stanowi 60% caej sprzeday przedsibiorstwa. Raport zosta nazwany TOP30
i w kady poniedziaek rano wysyany jest do sprzedawcw, ktrzy na jego pod-
stawie ustalaj polityk sprzeday na kolejny tydzie. Zestawienie tygodniowych
mar brutto na produktach pozwala im na wyapanie produktw o wysokiej
mary, na ktre mog np. ustali ceny promocyjne, ktrych sprzeda mog pr-
bowa zwikszy itp. Pokazuje rwnie, ktrych wyrobw nie opaca si sprze-
dawa i naley np. podnie ich cen, ograniczy ich sprzeda lub cakowicie
wycofa z rynku. Jak wida, raport ten dostarcza informacji wanych zarwno
dla sprzedawcw, jak i dla osb zarzdzajcych firm. Dodatkowo w raporcie
zawarte zostan nastpujce informacje:
4 8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
iloci sprzeday poszczeglnych wyrobw w kadym tygodniu od pocztkuroku,
zysk na sprzeday kadego z produktw w kadym tygodniu od pocztkuroku,
wspomniana mara brutto osignita na kadej pozycji TOP30 w kadymtygodniu od pocztku roku,
graficzne przedstawienie (w formie wykresu liniowego) trzech powyszychwyliczanych wartoci dla wybranego przez uytkownika produktu w kadym
tygodniu od pocztku roku,
graficzne przedstawienie (w formie wykresw koowych czy kolumnowych)trzech powyszych wyliczanych wartoci dla wybranego przez uytkownika
tygodnia oraz czterech poprzednich.
Osoba wykonujca raport w poniedziaek ma do dyspozycji dwa zestawie-
nia danych (w przykadzie s to dane historyczne od stycznia do koca maja
roku 2010):
1. Zestawienie faktur sprzeday z wyszczeglnieniem: numeru faktury, datyfaktury, produktu, grupy produktu, iloci, ceny za sztuk oraz wartoci
(rysunek 4.1). Znajduje si w arkuszu o nazwie sprzeda.
2. Miesiczne koszty materiaowe danych produktw (rysunek 4.2). Znajdujsi w arkuszu o nazwie koszty.
W rozdziale zostanie przedstawiony sposb stworzenia takiego raportu, kt-
ry ograniczy wykonywan co poniedziaek prac analityka do doklejenia fak-
tur sprzeday za poprzedni tydzie do tabeli z fakturami oraz w nowym mie-
sicu do kosztw materiaowych w drugiej tabeli. Caa reszta raportu bdzie
natomiast wykonywana automatycznie.
4.2. WYZNACZENIE NUMERU TYGODNIAW ZESTAWIENIU FAKTUR SPRZEDAY
Pierwszym krokiem bdzie dooenie w naszej tabeli zawierajcej faktury sprze-
day (zakadka sprzeda) kolumny o nazwie TYDZIE, w ktrej dla kadej
pozycji z zestawienia podany bdzie numer tygodnia. W tym celu zastosujemy
funkcj WEEKNUM (rysunek 4.3).
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O TA B E L E | 4 9
Rysunek 4.1. Zestawienie faktur sprzeday
Rysunek 4.2. Miesiczne zestawienie kosztw materiaowych kadego z produktw
1. Argument Liczba_seryjna liczba seryjna daty i czasu, z niej wyznaczonyjest numer tygodnia w roku. W przykadzie wskazujemy komrk z dat.
2. Argument Typ_wyniku liczba 1 lub 2 okrela typ zwracanej wartoci;1 tydzie zaczyna si od niedzieli, 2 tydzie zaczyna si od poniedziaku.
Wstawiamy 2 pierwszy dzie tygodnia to poniedziaek.
5 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 4.3. Funkcja WEEKNUM
Dziki temu w naszej tabeli z dokumentami sprzeday mamy wyznaczony
tydzie dla kadego z jej rekordw.
4.3. PRZYPISANIE PRODUKTOMKOSZTU MATERIAOWEGO
Kolejnym zadaniem jest przypisanie do kadej pozycji produktu z tabeli ze sprze-
da jego kosztu materiaowego z tabeli z kosztami materiaowymi produktw
(zakadka koszty). Naley pamita, e koszt wyznaczany jest miesicznie i pod
uwag trzeba wzi zarwno nazw produktu (indeks), jak i miesic, w ktrym
zosta wystawiony dokument sprzeday. Do tego zadania zostay uyte dwie
funkcje: WYSZUKAJ.PIONOWO i MIESIC. Do naszego zestawienia w zakadce sprzeda
dokadamy kolumn o nazwie KOSZT NA SZT. W celu pobrania kosztu mate-
riaowego okrelonego produktu w danym miesicu wykorzystujemy funkcj
WYSZUKAJ.PIONOWO. Jako argument szukanej wartoci wskazujemy nazw (indeks)
produktu. Jako tabel, z ktrej chcemy pobra warto, wskazujemy zakres
z zakadki koszty obejmujcy kolumny od A do M (nawet z pustymi miesicami
czerwiec grudzie, eby nie poprawia formuy co miesic). Kolejnym argu-
mentem jest numer indeksu kolumny ze wskazanego wczeniej zakresu, z ktrej
chcemy pobra koszt dla danego produktu. Tutaj zostaa uyta funkcja MIESIC
(data faktury)+1 (pobiera numer miesica ze wskazanej daty), poniewa np.
koszty za stycze ujte zostay w drugiej kolumnie. W miejscu ostatniego argu-
mentu funkcji wstawiamy 0 (rysunek 4.4), poniewa chcemy znale koszt
okrelonego wyrobu (jeeli go nie bdzie, funkcja zwrci bd).
1. Argument Szukana_warto wskazujemy produkt, ktrego kosztw mate-riaowych szukamy.
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O TA B E L E | 5 1
Rysunek 4.4. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
wyszukiwanie kosztu materiaowego produktw
2. Argument Tabela_tablica wskazujemy zestawienie kosztw materiaowychz zakadki koszty.
3. Argument Nr_indeksu_kolumny za pomoc funkcji MIESIC + 1 okrelamynumer kolumny, z ktrej pobrany ma by koszt (dana kolumna to koszt
w danym miesicu).
4. Argument Przeszukiwany_zakres wpisujemy 0, poniewa chcemy odszukakoszt okrelonego produktu. Jeeli go nie bdzie, funkcja zwrci bd #N/D!.
Do naszej tabeli ze sprzeda wstawimy dodatkow kolumn, KOSZT WAR-
TO, w ktrej wyliczymy koszt cakowity dla danej pozycji (produktu) z faktury
sprzeday: KOSZT WARTO = ILO KOSZT NA SZT.
W zakadce sprzeda uzyskalimy zestawienie wartoci niezbdnych do wyli-
czenia tygodniowej mary brutto na poszczeglnych wyrobach (rysunek 4.5).
4.4. BUDOWA TABELI PRZESTAWNEJ OBRAZUJCEJSPRZEDAN ILO POSZCZEGLNYCHPRODUKTW W KADYM TYGODNIU
Kolejnym krokiem jest budowa w nowym arkuszu (nazwanym TOP30) tabeli
przestawnej o nastpujcym ukadzie:
1. etykiety kolumn: pole TYDZIE;
2. etykiety wierszy: pole PRODUKT;
5 2 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 4.5. Zestawienie sprzeday poszczeglnych produktw wraz z ich kosztami
3. wartoci: pole ILO (format liczbowy z separatorem 1000, bez miejsc poprzecinku).
Otrzymujemy w rezultacie tabel przestawn obrazujc w kadym z tygo-
dni (do koca maja jest ich 23) sprzedan ilo kadego z produktw nalecych
do TOP30 (rysunek 4.6).
Rysunek 4.6. Tabela TOP30 sprzedana ilo poszczeglnych wyrobw w kadym z tygodni
4.5. NIESTANDARDOWE POZYCJE OBLICZENIOWETABELI PRZESTAWNEJ POLE OBLICZENIOWE
W naszym raporcie TOP30 mamy ju pokazan ilo sprzedan w poszczegl-
nych tygodniach. Do ukoczenia zestawienia brakuje nam dwch wielkoci:
zysku oraz mary brutto. Zysk bdzie wyliczony jako rnica wartoci sprzeday
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O TA B E L E | 5 3
danego produktu i kosztw materiaowych cakowitych przypadajcych na sprze-
dany produkt. Mara brutto zostanie natomiast wyliczona wedug wzoru:
Wyliczenia tych wartoci dokonamy przy pomocy pl obliczeniowych tabeli
przestawnej. Pola obliczeniowe s to nowe, zdefiniowane przez uytkownika
pola danych, ktrych wartoci s wynikiem zastosowania niestandardowych
formu obliczeniowych w tabeli przestawnej.
Formuy obliczeniowe zastosowane w polu obliczeniowym maj pewne ogra-
niczenia:
1. Jako argumentu formuy nie mona uy odwoania do komrki arkusza,zakresu danych czy nazw.
2. Nie mona te uy sumy czciowej lub cakowitej.
3. Nie mona zastosowa adnej z funkcji arkuszowych, w ktrej wymaganejest odwoanie do komrki, zakresu komrek lub zdefiniowanej nazwy
w arkuszu.
Do naszej tabeli dodamy dwa nowe pola obliczeniowe:
1. ZYSK zysk na danej pozycji z faktury sprzeday:
ZYSK = KOSZT WARTO WARTO
(warto sprzeday danej pozycji faktury);
2. MARA BRUTTO mara brutto dla danej pozycji z faktury sprzeday:
MARA BRUTTO = ZYSK / WARTO
(warto sprzeday danej pozycji faktury).
W celu dodania pierwszego z pl obliczeniowych przechodzimy do Narzdzia
tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole obliczeniowe. W wyniku
tego pojawi si okno Wstawianie pola obliczeniowego. W polu Nazwa wpisu-
jemy nazw nowego pola ZYSK, a w polu Formua wpisujemy nasz formu
na wyliczenie wartoci kosztw z okna Pola wybieramy WARTO (podwjne
kliknicie elementu) i odejmujemy od niego pole KOSZT WARTO. Nas-
tpnie klikamy przycisk Dodaj (rysunek 4.7).
5 4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 4.7. Okno Wstawianie pola obliczeniowego
1. Wpisujemy nazw nowego pola obliczeniowego: ZYSK.
2. Wskazujemy formu na wyliczanie zysku jako rnic pl tabeli: WAR-TO KOSZT WARTO.
3. Pola potrzebne do zdefiniowania tej formuy wybieramy z listy pl tabeliprzestawnej.
W taki sam sposb dodajemy kolejne pole obliczeniowe: MARA BRUTTO.
Formua na mar brutto bdzie wygldaa nastpujco: =JEELI.BD(ZYSK/
WARTO;0). Zostaa dodatkowo zastosowana funkcja JEELI.BD, na wypadek
gdyby nie byo adnych dokumentw sprzeday danego produktu. W takim
przypadku mara bdzie rwna 0%, bez uycia tej funkcji wystpi bd #DZIEL/0.
Jeeli chcemy zmodyfikowa lub usun wstawiony element obliczeniowy,
wybieramy Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole
obliczeniowe, a nastpnie w polu Nazwa wybieramy interesujce nas pole. Jeli
chodzi nam o zmian, przyciskamy Modyfikuj, a nastpnie zmieniamy formu
lub nazw pola. Jeli chodzi nam natomiast o usunicie, w polu Nazwa wybiera-
my interesujce nas pole i przyciskamy Usu. W przypadku gdy chcemy zoba-
czy, jakie pola obliczeniowe zostay utworzone w naszej tabeli, przechodzimy
do Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Lista formu.
Pojawi si nowy arkusz, w ktrym wywietlone zostan wszystkie pola oblicze-
niowe danej tabeli wraz z formu w nich zawart (rysunek 4.8).
W naszej tabeli TOP30 pojawiy si dwa nowe pola obliczeniowe: ZYSK
i MARA BRUTTO. Pole ZYSK ustawiamy na format liczbowy z separatorem
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O TA B E L E | 5 5
Rysunek 4.8. Arkusz z list pl obliczeniowych
1000, bez miejsc po przecinku, natomiast pole MARA na format procentowy
z jednym miejscem po przecinku. Nasza tabela zawiera ju wszystkie dane
potrzebne do tygodniowego raportu o mary brutto na poszczeglnych produk-
tach (rysunek 4.9).
Rysunek 4.9. Raport TOP30
Kolejn zmian, ktrej naley dokona w naszym raporcie, jest modyfikacja
ukadu wywietlania pl z danymi wartociami. Chcemy zamieni istniejcy
ukad: lista produktw i trzy wyliczone wielkoci (zysk, ilo i mara) w danym
tygodniu na ukad: wielko wyliczona i lista produktw w danym tygodniu
czyli przenie nagwki pl wartoci z obszaru Etykiety kolumn do Etykiety
wierszy przed pole PRODUKT (rysunek 4.10).
Zmieniamy rwnie ukad raportu na Poka w formie tabelarycznej (Narz-
dzia tabel przestawnych/Ukad/Ukad raportu/Poka w formie tabelarycznej).
Dziki temu otrzymamy bardzo przejrzysty ukad, jak na rysunku 4.11 (wyfil-
trowano tylko 5 produktw, aby rysunek by przejrzysty). Jak widzimy, ukad
5 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 4.10. Zmiana sposobu wywietlania pl zawierajcych wartoci
Rysunek 4.11. Kocowy wygld tabeli TOP30
jest bardziej czytelny od poprzedniego. Jako pierwsza widnieje nazwa interesu-
jcej nas wartoci (ILO, ZYSK, MARA BRUTTO), a nastpnie widoczna
jest caa lista produktw i ich wartoci w danym tygodniu.
Tabela TOP30 zawiera rwnie sumy kocowe dla kolumn pokazujce
zysk, ilo i mar brutto na wszystkich trzydziestu produktach w danym tygo-
dniu (rysunek 4.12) oraz sumy kocowe dla wierszy pokazujce cakowit
warto (w danym roku) poszczeglnych wielkoci zysku, iloci i mary brutto na
danych produktach. W prawym dolnym rogu tabeli pokazane s: cakowity zysk,
wartoci i mara na wszystkich produktach w caym raportowanym okresie.
Jeeli chcemy wczy lub wyczy sumy kocowe dla wierszy/kolumn,
przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Projektowanie/Ukad/Sumy
kocowe i wybieramy interesujc nas opcj.
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O TA B E L E | 5 7
Rysunek 4.12. Sumy kocowe dla kolumn
Po utworzeniu takiego automatycznego raportu zadaniem naszego analityka
w kady poniedziaek bdzie jedynie doklejenie do zestawienia z fakturami
pozycji z zeszego tygodnia oraz przecignicie formu w kolumnach: TYDZIE,
KOSZT NA SZT. i KOSZT WARTO, a w nowym miesicu uzupenienie
zestawienia z kosztami materiaowymi produktw i odwieenie tabeli prze-
stawnej bdcej raportem TOP30 mary brutto, zysku oraz sprzedanej iloci
na poszczeglne trzydzieci produktw (przed wysaniem mona ukry zakadki
zawierajce dane: sprzeda i koszty). Dziki temu sprzedawcy w kady ponie-
dziaek szybko dostan takie zestawienie i bd mogli ustali strategie sprze-
daowe na kolejny tydzie, a osoby zarzdzajce firm bd mogy w sposb
cigy monitorowa opacalno sprzeday poszczeglnych produktw i szybko
reagowa na zmian ich rentownoci.
5 8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rozdzia 5.
TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30)
GRAFICZNA PREZENTACJA
CEL: GRAFICZNA PREZENTACJA WYNIKW TYGODNIOWEGO RAPORTU MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH.
NARZDZIA:1. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI LISTA2. FUNKCJA WEDANETABELI3. WYKRES LINIOWY, KOOWY I KOLUMNOWY
5.1. OPIS ZAGADNIENIATen rozdzia jest kontynuacj poprzedniego, zatytuowanego Tygodniowy raport
mary brutto na topowych produktach (TOP30) tabele. W poprzednim roz-
dziale przedstawiony zosta sposb wykonania tygodniowego raportu TOP30
pokazujcego mar brutto, ilo oraz zysk ze sprzeday (w poszczeglnych
tygodniach) trzydziestu topowych produktw, ktre stanowi 60% caej sprze-
day przedsibiorstwa. W tym materiale stworzymy graficzn prezentacj wyni-
kw raportu w postaci trzech typw wykresw:
1. wykresw liniowych przedstawiajcych trzy wielkoci (mar, zysk i ilo)od pocztku roku dla wybranego produktu z puli TOP30,
2. wykresu koowego przedstawiajcego struktur sprzeday w podziale na pro-dukty w wybranym przez uytkownika tygodniu,
3. wykresu kolumnowego porwnujcego wybran wielko (zysk, mar lubsprzeda) na kadym produkcie w okresie 4 tygodni wstecz od wybranego
tygodnia.
Wikszo z nas jest wzrokowcami i jeeli dane wielkoci zostan przed-
stawione graficznie w sposb jasny i przejrzysty, w szybszy sposb dotr do
odbiorcy. Dlatego te zbudujemy trzy graficzne raporty pokazujce wielko-
ci z tygodniowego TOP30, ktre bd dopenieniem cotygodniowego ze-
stawienia.
6 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
5.2. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI DANYCH LISTA ROZWIJALNA
Pierwszym sposobem graficznego przedstawienia wynikw bdzie pokazanie
na trzech wykresach liniowych, jak ksztatuj si zysk, ilo oraz mara brutto
w kadym z tygodni dla produktu, ktry zosta wybrany przez odbiorc raportu.
W tym celu stworzymy rozwijaln list produktw uytkownik bdzie mg
wybra z niej interesujcy go produkt, eby nastpnie zostay wygenerowane
dla tego produktu wykresy liniowe przedstawiajce wspomniane wielkoci.
W nowym arkuszu w komrkach A1:A30 wklejamy nazwy wszystkich produktw,
nastpnie ustawiamy kursor w komrce D2 i przechodzimy do Dane/Narzdzia
danych/Poprawno danych/Poprawno danych. Pojawi si okno Spraw-
dzanie poprawnoci danych. Na pierwszej zakadce, o nazwie Ustawienia
(rysunek 5.1), w polu Dozwolone wybieramy Lista, a w polu rdo wskazu-
jemy zakres komrek, w ktrych wpisane s nazwy naszych trzydziestu pro-
duktw (A1:A30) istnieje rwnie moliwo wpisania wartoci oddzielonych
znakiem rednika, ktre maj si wywietli po rozwiniciu listy w komrce.
Zaznaczamy rwnie opcje Ignoruj puste i Rozwinicia w komrce.
Rysunek 5.1. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Ustawienia
1. Wybieramy jako dozwolon opcj Lista.
2. Wskazujemy rdo danych do listy rozwijalnej (zakres komrek A1:A30).Mona rwnie wpisa w tym polu skadowe listy, oddzielone znakiem
rednika.
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O G R A F I CZ N A P R E Z E N T A C J A | 6 1
3. Zaznaczamy opcje Ignoruj puste (na licie rozwijalnej nie poka si pustepozycje) oraz Rozwinicia w komrce (lista zostanie rozwinita w momen-
cie zaznaczenia komrki przez uytkownika).
Na kolejnej zakadce, Komunikat wejciowy, wpisujemy informacj, jaka
pojawi si w momencie zaznaczenia komrki zawierajcej list (rysunek 5.2).
W tym przypadku wpiszemy komunikat o treci wybr jednego z produktw.
Rysunek 5.2. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Komunikat wejciowy
1. Zaznaczamy opcj, ktra umoliwi wywietlanie komunikatu wejciowego.
2. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu wejciowego. W naszym przy-padku jest to informacja.
3. W polu Komunikat wejciowy wpisujemy tre pokazujcej si informacji.W naszym przypadku jest to wybr jednego z produktw.
Na ostatniej zakadce, Alert o bdzie, moemy tak zablokowa komrk, aby
moliwy by wybr tylko wartoci z listy rozwijalnej. W tym celu zaznaczamy
opcj Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidowych danych (rysunek 5.3).
W polu Styl wybieramy opcj Zatrzymaj, dziki ktrej po prbie wpisania innej
wartoci ni dostpne dalsze dziaania zostan zatrzymane i wywietlony zosta-
nie na ekranie odpowiedni komunikat. Dodatkowo pozwoli ona tylko na wybra-
nie jednej z pozycji listy rozwijalnej. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu,
a w polu Komunikat o bdzie informacj wywietlan w chwili popenienia
bdu przez uytkownika. W naszym przypadku jest to komunikat tylko wartoci
z listy. Cao dziaa zatwierdzamy przyciskiem OK.
6 2 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 5.3. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Alert o bdzie
1. Zaznaczamy opcj, ktra informuje o wykryciu prby wprowadzenia dokomrki innej wartoci ni dostpne na licie.
2. W polu Styl wybieramy rodzaj dziaania w momencie wystpienia bdu.W tym przykadzie kaemy wstrzyma dalsze dziaania.
3. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu. W naszym przypadku jest tobd!.
4. W polu Komunikat o bdzie wpisujemy tre pokazujcej si informacji.W naszym przypadku jest to tylko wartoci z listy.
Dziki temu stworzylimy w komrce D2 list rozwijaln (rysunek 5.4),
z ktrej moemy wybra jeden z trzydziestu produktw.
Rysunek 5.4. Lista rozwijalna
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O G R A F I CZ N A P R E Z E N T A C J A | 6 3
Dodatkowo po zaznaczeniu komrki D2 pojawia si komunikat wejciowy
(rysunek 5.5).
Rysunek 5.5. Komunikat wejciowy
Zabezpieczylimy rwnie komrk przed prb wpisania innej wartoci
ni znajdujce si na zdefiniowanej przez nas licie. Przykad wprowadzenia
w komrce bdnej wartoci (produkt44) widoczny jest na rysunku 5.6.
Rysunek 5.6. Alert o bdzie
Kolumn A, w ktrej znajduj si wartoci listy, moemy ukry, a w komrce
D2, w ktrej znajduje si nasza lista zmieni kolor wypenienia na dowolny,
tak aby wiadomo byo, gdzie znajduje si nasza lista wyboru produktu.
5.3. FUNKCJA WEDANETABELIDane (ilo, zysk i mara brutto) do wykresw pobierane bd bezporednio
z tabeli przestawnej z arkusza TOP30, gdzie znajduj si nasze zestawienia tygo-
dniowe. Musimy jednak pamita, aby dane pobierane byy tylko dla produktu
wybranego przez uytkownika raportu ze stworzonej przez nas listy rozwijalnej.
Pobrania wartoci z tabeli przestawnej dokonamy przy uyciu funkcji WEDANE
TABELI, ktra zwraca dane przechowywane w raporcie tabeli przestawnej.
6 4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Budowa funkcji jest nastpujca:
=WEDANETABELI(pole_danych;tabela_przestawna;pole1;element1;pole2;element2,...)
gdzie:
1. pole_danych jest to ujta w cudzysowy nazwa pola danych zawierajcegopobierane przez funkcj dane.
2. tabela_przestawna to odwoanie do komrki (zakresu komrek), w ktrejznajduje si raport tabeli przestawnej. Argument wskazuje, z ktrej tabeli
przestawnej dane s pobierane.
3. pole1;element1;pole2;element2 to pary nazw pl i elementw (od 1 do 126 mo-liwych par) opisujce dane do pobrania. Mog mie dowoln kolejno.
Nazwy pl i nazwy elementw innych ni daty i liczby musz by ujte
w cudzysowy.
W nowym arkuszu wpiszmy w dowolnej komrce znak = i wskamy z tabeli
przestawnej (arkusz TOP30) warto iloci sprzeday dla produktu 1. w pierw-
szym tygodniu i zatwierdmy operacj przyciskiem Enter. Pojawi nam si
warto 801. Na pasku formu wywietli si funkcja WEDANETABELI, jak wida
na rysunku 5.7.
Rysunek 5.7. Funkcja WEDANETABELI
W pole_danych podstawiona jest Suma z ILO, co oznacza, e funkcja pobiera
warto ILO z tabeli przestawnej. W miejscu argumentu tabela_przestawna
podstawione jest miejsce tabeli TOP30'!$A$3 (arkusz TOP30, komrka A3).
W pole1;element1;pole2;element2 podstawione jest "PRODUKT";"produkt 1";"TY
DZIE";1, co oznacza, e ilo pobierana jest dla elementu produkt 3 z pola
PRODUKT oraz dla elementu 1 z pola TYDZIE.
W arkuszu, w ktrym znajduje si nasza lista rozwijalna z wyborem pro-
duktu, budujemy tabel jak na rysunku 5.8. W wierszu nr 4 wypisane s wszyst-
kie numery tygodni, od 1 do 52. W kolumnie D wypisane s natomiast pobierane
z tabeli przestawnej wielkoci: ilo, zysk i mara.
T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O G R A F I CZ N A P R E Z E N T A C J A | 6 5
Rysunek 5.8. Budowa tabeli do wykresw
Jak wida na rysunku 5.8, w komrce D5 wywietla si nazwa pobieranej
wielkoci wraz z nazw produktu (ilo produkt 3) nazwa produktu bdzie
si zmieniaa po wybraniu innego z listy rozwijalnej w komrce D2. Taki efekt
uzyskamy w wyniku zastosowania formuy: =ilo &$D$2 (rysunek 5.9), ktra
czy sowo ilo z nazw produktu z komrki D2. W taki sam sposb konstru-
ujemy wyraenie w komrce D6 ze sowem zysk i w komrce D7 z mara. Tak
utworzone wyraenia posu nam do budowy dynamicznych tytuw wykresw.
Rysunek 5.9. Formua czenia wyrae
W kolejnym kroku w komrce E5 wpisujemy znak = i wskazujemy z tabeli
przestawnej (arkusz TOP30) dowoln warto z Suma z ILO. W komrce
wstawiona zostanie funkcja WEDANETABELI, ktra pobiera ilo dla produktu 4.
w pierwszym tygodniu:
=WEDANETABELI("Suma z ILO";'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";"produkt 4";"TYDZIE";1)
W naszej funkcji zamienimy element produkt 4 z pola PRODUKT na adres
komrki $D$2 (blokujc komrk), w ktrej znajduje si produkt wybrany z listy
rozwijalnej przez uytkownika. Element 1 z pola TYDZIE zamienimy nato-
miast na adres komrki H$4 (blokujc numer wiersza), w ktrej znajduje si
kolejny numer tygodnia (rysunek 5.10). Funkcj przecigamy w prawo do koca
naszego zestawienia (do tygodnia 52.).
6 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday
Rysunek 5.10. Modyfikacja funkcji WEDANETABELI
Dziki temu dla danego tygodnia z wiersza 4. i wybranego produktu
w komrce D2 zostanie pobrana warto iloci sprzedanej. Jeeli warto
w ta