Zaakgericht Archiveren….
29 september 2015
Kees Groeneveld Informatiebeleid; Digitaal werken; Substitutie; eDepots (Nationaal
Archief, Zeeuws Archief); Digitale handtekeningen; preservatie; Leveranciersmanagement / adviseur marktontwikkelingen (KING / VNG)
M. 06 46593567E. [email protected]. www.especialisten.nlT. (Twitter): http://twitter.com/keesgroeneveld3S. (Skype): Kees.Groeneveld4L. (Linkedin): http://nl.linkedin.com/in/keesgroeneveld
De driehoek overheid – politiek – maatschappij
Maatschappelijk product leveren / afnemen
Juridisch kader gebruiken / bepalen
Politiek/Verkiezingen
Overheids- organisatie
Volksvertegen-Woordiging & Wetgever
Maatschappij
De Overheid moet toetsbaar handelen
Opschaalmodel digitaliseringsproces
Focu
s Du
urza
amhe
id
Focu
s Be
schi
kbaa
rst
ellin
g
Docu
men
t m
anag
emen
tW
orkfl
ow
man
agem
ent
Ketenproces
Intern proces
Elektronisch (zaak) dossier
Digitaliseren
Duurzaam Informatieobjec
t
6
Duurzame toegankelijkheid
• Het is niet vastgelegd in een dwingend wetgevend document dat exact vastlegt hoe duurzame toegankelijkheid geregeld moet worden.
Archiefwet 1995: De Archiefwet maakt geen onderscheid tussen de vormen van archiefbescheiden en gaat over zowel analoog als digitaal materiaal. De verplichting dat overheidsorganen hun archiefbescheiden in 'goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren' staat centraal in de Archiefwet. De Archiefwet is een wet op hoofdlijnen.
7
• Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995.
Bepalingen uit dit besluit zijn weer verder uitgewerkt in zogenaamde ministeriële regelingen, zoals:
- Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (ex. artikel 11 van het Archiefbesluit)
- Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (ex. artikel 12 van het Archiefbesluit)
NEN 2082 nl (Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur)
NEN-ISO 15489-1 nl (Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Algemeen)
NEN-ISO 15489-2 nl (Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Deel 2: Richtlijnen)
NPR-ISO/TR 18492 en (Langdurige conservering van elektronische gebaseerde documenteninformatie)
NEN-ISO 23081-1 en (Informatie en documentatie - Processen voor informatie- en archiefmanagement - Metadata voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes)
NPR-ISO/TS 23081-2 en (Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta-informatie voor archief - Deel 2: Conceptueel en implementatievraagstukken)
Normeringen ……
Handboek Kwaliteitsbewaking
• Meetmethodes• Meetcriteria• Streefwaarden (KPI’s)
Besluit Informatiebeheer
Archief-verordening
Gemeentewet Archiefwet Archiefbesluit
Beleid DIV
Informatie-beveiligingsplan
Handboek Postregistratie
Handboek Archiefbeheer
Handboek Substitutie
Informatie-beleid(splan)
Wettelijk kader
Organisatiebeleid
Kaderregelingen
Werkwijze DIV
QA - DIV
Archiefregeling
Eisen en wensen
Diensten en producten
ZGW
Werkwijze primair proces
Digitaal Duurzaamheidsplan
eDepot
10
Voorstel: drie soorten beheer..
Functioneel
TechnischArchivistisch
Technisch
Alle taken die een technische component in zich hebben of alle beheertaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren. Onder technisch beheer / applicatiebeheer vallen onder meer (niet limitatief):
• SAAS / PAAS / CLOUD / ON PREMISE OPLOSINGEN• AANSLUITMOGELIJKHEDEN (STANDAARDEN, API’S ,….)• RELEASEPLANNINGEN BIJHOUDEN• Gebruikersbeheer en autorisaties regelen• Registratie van metadata van archiefstukken (TMLO)• Standaarden: Zaak-DMS-services / Softwarecatalogus.nl• Privacy- en beveiligingsaspecten t.a.v. werkplekken• Werkplek- en netwerkinrichting • Database Beheer• Back-up / Recovery
Functioneel
Alle taken die een technische component in zich hebben of alle beheertaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren. Onder functioneel beheer / applicatiebeheer vallen onder meer (niet limitatief):• Het vormgeven van een gebruikersgroep• Combinaties van systemen waarvan bewezen is dat deze goed info uitwisselen
(softwarecatalogus.nl) • Het signaleren van de behoefte aan functionele wijzigingen en deze vertalen in een
pakket van eisen• Het beoordelen van de testresultaten ten behoeve van de implementatie van de
wijziging• Het proactief adviseren/rapporteren aan de opdrachtgever t.a.v. de infrastructuur en de
applicaties in relatie tot haar beheertaak• Het vormgeven van releasemanagement• Uitwisselen van best practices met andere gemeenten (Zaaktypen, use cases, …)• Autorisatietoekenning
Archivistisch
Alle taken die een archivistische component in zich hebben en alle beheertaken die nodig zijn om archieven, informatiesystemen en technische infrastructuren te laten voldoen aan archivistische wet- en regelgeving. Hieronder vallen ondermeer (niet limitatief):
• NEN normeringen: Welke volgen en welke niet. • Het volgen van de ontwikkelingen en wijzigingen op archiefwettelijk gebied (w.o.
Archiefwet 1995 (Aw); Archiefbesluit 1995; Archiefregeling; Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden; Wet openbaarheid van bestuur (Wob);Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp))
• Zorgdragerschap in beeld brengen: Wie is op welk moment verantwoordelijk voor archiefbeheer (zorg)
• Vaststellen WAT gearchiveerd dient te worden: Ook: websites, tweets, databases, beeld- en geluid, …..
• Opzet metadatering / Invoering TMLO / Eindproduktstandaarden
Huidig en nieuwe scenario’s
Zaaksysteem
eDepot
RMA
DMS
Zaaksysteem
eDepot
Zaaksysteem
eDepot
DMS (werkdocumenten)
Metadateren
• Vastleggen en beheren van gegevensdie context (dus ook samenhang), inhoud,
structuur en vormvan informatie en het beheer ervan
door de tijd heen beschrijven.
• (Bron: NEN-ISO 15489-1)
Waarom het TMLO?
Vastleggen minimale metagegevensset t.b.v. duurzame toegankelijkheid
Doel:
Informatie is
VindbaarInterpreteerbaar
Uitwisselbaar
Betrouwbaar
Beheersbaar
Wat is het TMLO?
Poster:Compact overzicht van elementen met verplichtingsniveaus
Niveaus: Verplicht Verplicht indien van toepassing Pas toe of leg uit Aanbevolen Optioneel
Zaakgericht / documentgericht
• Informatiebeleid -> Digitaal duurzaamheidsplan• Vorm, Inhoud, Structuur en samenhang (TMLO / Stuf-
ZKN / Zaakdms)• Redeneren vanuit samenhang: Langslevend document
als uitgangspunt• Selectielijst 2016: Zaak en documentgericht• Voorbeeld Strafrecht: Metadata laten staan• Eenmalige opslag, meervoudig gebruik versus
redundantie• Stel archivistisch beheer !