7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010:6), sistem adalah sekumpulan
dari berbagai komponen-komponen yang saling terkait atau berhubungan
yangbertujuan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Menurut O'Brien &
Marakas (2013:26), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling
berhubungan atau berkaitan, dengan batasan-batasan yang jelas, yang saling
bekerja sama untuk mencapai sasaran dengan menerima input dan menghasilkan
output dalam proses yang teratur. Dimana system memiliki 3 (tiga) fungsi dasar,
yaitu:
1. Input, meliputi pengambilan dan pengumpulan elemen-elemen yangmasuk ke
dalam sistem untuk diproses. Misalnya, bahan baku, energi, data dan usaha
manusia harus terjamin keamanannya dan teratur untuk diproses.
2. Processing, meliputi proses-proses transformasi yang mengubah input
menjadi output. Misalnya, proses-proses manufaktur, proses pernapasan
manusia, atau perhitungan matematis.
3. Output, meliputi penyerahan elemen yang telah diproduksi oleh
prosestransformasi ke tujuan akhir mereka. Misalnya, produk jadi, jasa manusia,
dan manajemen informasi harus diteruskan kepada pengguna manusia (human
users).
2.1.2 Data
Menurut Laudon & Laudon (2012:15), data adalah fakta mentah yang
mewakili kejadian didalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum
kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam bentuk yang dapat digunakan
oleh orang lain. Sedangkan menurut O'Brien & Marakas (2013:34), data adalah
fakta - fakta mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis.
Williams & Sawyer (2007:39) menjelaskan bahwa data adalah fakta-fakta dan
gambar mentah yang akan di proses menjadi informasi.
8
2.1.3 Informasi
Laudon & Laudon (2012:15) menjelaskan bahwa informasi merupakan
suatu data yang dibuat ke dalam bentuk yang memiliki arti dan bermanfaat bagi
banyak orang.
Menurut Soeherman & Pinontoan (2008:3) dijelaskan informasi
merupakan hasil dari pengolahan data (fakta) menjadi sesuatu yang bermakna
dan bermanfaat untuk pengambilan keputusan.
2.1.4 Sistem Informasi
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010:6), sistem informasi adalah
suatu kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tugas-tugas bisnis.
Menurut O'Brien & Marakas (2013:6), sistem informasi dapat berupa
kombinasi yang terorganisir antar orang, perangkat keras, perangkat lunak,
jaringan komunikasi, dan sumber daya yang terkumpul, berubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada
Sisteminformasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik
(hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur (software), jaringan
komunikasi (network), dan data (data resource).
2.1.5 Business
Menurut Jeston & Nelis (2014:5) business merupakan sebuah
implementasi yang harus memiliki dampak pada usaha dengan memberikan
manfaat. Hal ini harus berfokus pada proses bisnis inti yang penting untuk
aktivitas bisnis utama proses-proses yang berkontribusi terhadap pencapaian
tujuan strategi orgnisasi .Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat di mengerti
bahwa business adalah sebuah kegiatan bisnis yang harus bisa
memberikanmanfaat dalam menyiadakan barang dan servis untuk mencapai
tujuan strategi organisasi.
2.1.6 Process
Jeston & Nelis (2014) menjelaskan bahwa proses merupakan semua hal
yang kita lakukan untuk memberikan seseorang yang peduli dengan apa yang
9
mereka harapkan untuk diterima. Proses adalah serangkaian aktivitas yang
ditujukan untuk mencapai beberapa hasil. Proses merupakan cara bagaimana
sebuah pekerjaan menghasilkan nilai bagi pelanggan (Jeston & Johan, 2014).
Menurut Evans & Lindsay (2017:17), biasanya kita berbicara mengenai proses
dalam konteks produksi sekumpulan aktifitas dan operasi yang terlibat dalam
perubahan input (fasilitas fisik, material, modal, peralatan, dan manusia) menjadi
output.
2.1.7 Proses Bisnis
Menurut Laudon & Laudon (2012:42), proses bisnis merupakan aliran
dari material, informasi dan pengetahuan atau kumpulan dari aktifitas.proses
bisnis juga merujuk pada suatu cara yang berbeda pada organisasi dalam
mengkoordinasikan pekerjaan, informasi dan pengetahuan, dan juga merupakan
cara yang dipilih oleh manajemen untuk mengkoordinasikan pekerjaannya
Sedangkan menurut Weske (2012:5), proses bisnis terdiri dari
serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam koordinasi di lingkungan organisasi
dan teknis. Kegiatan ini sekaligus mewujudkan tujuan bisnis. Setiap proses
bisnis diatur oleh satu organisasi, namun dapat juga berinteraksi dengan proses
bisnis yang dilakukan oleh organisasi lain.
2.1.8 Management
Menurut Griffin (2013:5) menjelaskan bahwa management adalah suatu
rangkaian aktifitas yang terdiri dari perencanaan, pengambilan keputusan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian yang ditujukan kepada
sumber-sumber daya organisasi seperti manusia, finansial, fisik dan informasi
untuk mencapai tujuan organisasi melalui cara yang efektif dan efisien.
2.1.9 Efektivitas
Efekftifitas berasal dari kata bahasa inggris yaitu effective yang
mempunyai arti sukses dalam menghasilkan sesuatu yang dinginkan. Menurut
Pasolong (2007:4) efektivitas adalah sesuatu hal yang berhubungan dengan sebab
akibat, dimana sesuatu terjadi akan adanya sebab yang terjadi untuk mencapai
sesuatu yang dinginkan.
10
2.1.10 Efisiensi
Menurut Silalahi (2007:128) efisiensi adalah sesuatu yang berhubungan
atau dikaitkan dengan rasio antara output dan input atau biasanya mencari
keuntungan biaya.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Ekspedisi
Menurut Moenir dalam Yudha (2011:17) pelayanan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor materiel
melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi
kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Menurut Tjiptono dalam Yudha
(2011:17) jasa merupakan aktivitas, manfaat atau kepuasan yang di tawarkan
untuk dijual. Secara umum pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala
upaya yang diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara
bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara
efektif dan efisien. Menurut Mulyadi (2001:201), sistem pengiriman barang
merupakan suatu kegiatan mengirim barang dikarenakan adanya penjualan
barang dagang. Penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik
secara tunai atau kredit.
Proses ekspedisi secara umum sama, dalam hal ini kami mengambil
contoh ekspedisi yang dilakukan oleh tokopedia sebagai berikut (Tokopedia,
2017):
1. Setelah konsumen telah membayar barang yan dibeli melalui situs
tokopedia dan invoice diterima oleh tokopedia maka pihak tokopedia
akan memproses barang agar dapat dikirimkan sesuai dengan tujuan
pengiriman yang diminta oleh pembeli.
2. Barang yang dibeli akan dicek kembali untuk memastikan kondisi
dalam keadaan baik sebelum dikirimkan
3. Waktu pengiriman akan disesuaikan dengan jadwal pick up barang
oleh agen ekspedisi
4. Barang yang akan dikirimkan pada hari yang sama adalah barang
yang invoice-nya telah diterima sebelum jam 16.00 tetapi jika lewat
jam tersebut maka barang akan dikirimkan keesokan harinya
11
5. Pengiriman dalam 1 hari rata-rata 50 paket dan dikirimkan secara
kolektif dan di pick up oleh ekspedisi pada jam 16.00, sehingga tidak
dilakukan satu per satu
6. Jika barang sudah dibawa oleh ekpedisi maka selanjutnya no resi
pengiriman akan diberikan kepada konsumen pembeli barang
tersebut.
Secara garis besar proses ekspedisi ini terdari pengiriman dan peneriman,
sebagai syarat agar barang dikirimkan maka konsumen diwajibkan membayar
segala biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman paket dan memberikan
informasi mengenai alamat yang dituju, berat barang yang dikirimkan dan jenis
barang yang dikirim (Jorindo, 2017). Setelah barang dikirimkan pihak ekspedisi,
maka barang yang sudah sampai ditujuan akan diambil oleh penerima dan jika
barang rusak atau hilang maka sesuai aturan yang berlaku di perusahaan jika
barang yang dikirim diasuransikan, pihak perusahaan wajib mengganti barang
tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku (Wahana, 2017).
2.2.2 Business Process Management
Menurut Weske (2012:6) menjelaskan bahwa Business Process
Management (BPM) mencakup konsep, metode, dan teknik untuk mendukung
perancangan, administrasi, konfigurasi, pengesahan, dan analisis proses bisnis.
Dasar manajemen proses bisnis adalah representasi eksplisit dari proses bisnis
dengan aktivitas mereka dan kendala pelaksanaan di antara keduanya.
Menurut Jeston & Nelis (2014:4) BPM merupakan disiplin manajemen
yang berfokus pada penggunaan proses bisnis sebagai kontributor yang
signifikan untuk mencapai tujuan organisasi melalui suatu perbaikan,
manajemen kinerja yang berkelanjutan serta tata kelola bisnis proses yang
penting. Kegiatan BPM framework ini dapat dilakukan dengan melalui 10 fase
seperti pada gambar di bawah ini. Namun dalam skripsi ini hanya dijelaskan 7
fase sebelum implementasi.
12
Gambar 2.1 BPM Project Framework
(Jeston & Nelis, 2014:104)
1. Foundation ini bertujuan untuk memastikan bahwa strategi organisasi, visi,
strategi, sasaran, bisinis, dan para bisnis eksekutif yang harus benar - benar
dimengerti oleh para pelaku proyek BPM. Perlu dimengerti bahwa strategi
berbeda dengan rencana. Strategi adalah proses yang penuh arti dalam
melibatkan orang dalam maupun orxang luar organisasi untuk mendapatkan
jalan yang baru. Strategi harus didokumentasikan dan dikomunikasikan
kepada semua stake holder yang ikut terlibat didalamnya, terutama
manajemen dan staf.
2. Enablement merupakan jembatan yang menghubungkan antara fase
Foundation dengan fase Launch Pad. Pada fase ini, arsitektur proses
dirancang. Enablement memiliki arti dimana organisasi membangun
peraturan, prinsip, panduan, dan model untuk mengimplementasikan BPM
dalam organisasi. Enablement menyediakan dasar untuk merancang
danmewujudkan inisiatif dari proses atau kegiatan BPM, dimana teknologi
informasi dan arsitektur bisnis dibawa sejajar kedalam suatu strategi
13
organisasi.
3. Launch Pad merupakan sebuah cara yang digunakan oleh organisasi untuk
menentukan dari mana kegiatan BPM akan dilakukan. Terdapat dua matrik
utama yang dapat digunakan dalam fase ini yaitu :
A. Process Selection Matrix (PSM). PSM itu sendiri merupakan sebuah tampilan
yang menampilkan proses bisnis beserta dengan bisnis unitnya.
B. Process Worth Matrix (PWM) yang menampilkan seluruh proses bisnis dan
juga pengaruhnya terhadap organisasi.
4. Understand ini berisi tentang memahami arus lingkungan proses bisnis untuk
memungkinkan fase innovate dapat berjalan dengan baik. Salah satu
kegiatan yang sangat penting dalam fase ini adalah dengan
memperhitungkan segala biaya yang dikeluarkan pada proses awal guna
sebagai alat perbandingan kepada proses yang baru. Untuk dapat
melakukannya dapat digunakan sebuah matrik yaitu Activity Based Costing
(ABC). ABC merupakan sebuah perangkat yang sangat penting untuk
melakukan pencatatan keuangan pada sistem yang sedang berjalan dan
setelah dilakukannya BPM. ABC merupakan sarana yang penting sebagai
alat pembanding untuk mengetahui kesuksesan pengelolaan sistem
khususnya pada sisi keuangan. Selain memperhitungkan dalam sisi
keuangan, perusahaan juga harus memperhitungkan dari segi people atau
kemampuan yang dimiliki oleh orang - orang yang berada dalam kegiatan
bisnis tersebut. Untuk memperjelasnya, maka dapat digunakan sebuah
matrik yang dinamakan People Capability Matrix (PCM). PCM merupakan
sebuah matrik yang menunjukkan kemampuan dan peranan dari masing -
masing orang yang ada didalam proses bisnis baik pada masa sekarang dan
juga pada masa mendatang setelah dilakukannya kegiatan BPM. Didalam
matrik ini akan diisikan angka mulai dari 1 sampai 3, dimana: angka 1
menunjukkan bahwa kemampuan tersebut harus dimiliki oleh orang yang
berada didalam sebuah peranan bisnis dan kemampuan itu juga dapat
mempengaruhi kegiatan bisnis atau peranan bisnis lainnya. Angka 2
menunjukkan bahwa kemampuan tersebut harus dimiliki oleh orang yang
berada dalam sebuah peranan bisnis tetapi tidak mempengaruhi peranan
bisnis lain. Angka 3 menunjukkan bahwa kemampuan tersebut hanya cukup
diketahui saja oleh orang yang berada dalam peranan bisnis.
14
5. Innovate merupakan fase yang seharusnya tidak melibatkan tim proyek dan
bisnis, tetapi juga pemangku kepentingan yang relevan baik yang ada
didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Setelah berbagai pilihanp
proses yang baru telah diidentifikasi, mungkin ada kebutuhan lain untuk
menjalankan simulasi, kelengkapan biaya bedasarkan aktivitas, dan
penentuan kelayakan implementasi untuk melakukan finalisasi opsi yang
terbaik.
6. Develop ini terdiri dari bangunan dari semua komponen pelaksanaan proses
yang baru. Penting dimengerti dalam konteks ini, "membangun" bukan
berarti bangunan sebuah sistem IT. Pembangunan yang dimaksud adalah
mencakup keseluruhan dari infrastruktur untuk mendukung orang yang
mengubah program manajemen dan perubahan dukungan dari orang - orang
yang berperan dalam proses bisnis.
7. People merupakan fase yang mendifinisikan orang – orang yang terlibat
dalam proses bisnis yang lama maupun yang baru. Dalam fase ini juga
diperjelas tentang peranan serta tanggung jawab mereka terhadap aktivitas
yang ada. Penjelasan tersebut dapat digambarkan dalam sebuah matrik yang
dinamakan RASCI (Responsibilities, Accountable,Support, Consulted,
Informed). Penjelasan :
A. Responsibilities (R), merupakan aktor tersebut bertanggung jawab penuh
terhadap sebuah aktivitas bisnis.
B. Accountable (A), merupakan aktor yang membuktikan bahwa data dan
aktivitas yang berjalan saling berhubungan dengan proses bisnis
C. Support (S), merupakan aktor yang pihak yang menyediakan informasi untuk
kebutuhan proses binis
D. Consulted (C), pihak yang membantu menyediakan informasi penyelesaian
aktivitas bisnis, namun pihak ini tidak terlibat secara langsung dalam proses
bisnis.
E. Informed (I), pihak yang berhak mendapat informasi mengenai hasil dari
proses bisnis.
Pada table di bawah ini merupakan salah satu contoh yang dijelaskan
oleh Jeston & Nelis (2014:362) tentang model RASCI.
15
Tabel 2.1 Contoh Model RASCI
(Jeston & Nelis, 2014:362)
Business
unit
manager
Manag
er
Business
unit head
Team
leader
Comp
liance
adviso
r
Activity 1 R A
Activity 2 A R S C
Activity 3 RA I I
Activity 4 RA C
Activity 5 A R S
2.2.3 Business Process Management (BPM) Success Stool
Menurut Jeston & Nelis (2014:100), business process management
success stool merupakan kunci sukses dari Business Process Management
(BPM), yang terdiri dari:
1. Process
Untuk membuat suatu BPM yang baik, diperlukan adanya inovasi proses
bisnis pada level yang sesuai ataupun merancang ulang strategi organisasi dan
tujuan proses.
2. People Dari semua komponen yang ada di dalam proyek BPM, orang-orang yang
terlibat merupakan poin terpenting. 3. Technology
Teknologi merupakan semua peralatan pendukung untuk berjalannya
semua proses dan orang-orang yang terlibat di dalam proyek BPM. 4. BPM (BusinessProcess Management)
16
Merupakan komponen yang menghubungkan komponen process,
technology, dan people. Berguna untuk mengatur proyek agar berjalan dengan
baik.
Gambar 2.2 BPM Success Stool
(Jeston & Nelis, 2014:101)
2.2.4 Business Processing Modelling Notation (BPMN)
Menurut Weske (2008:206) BPMN menghasilkan jembatan yang
menjadikan standar langkah-langkah untuk perancangan dan proses pelaksanaan
proses bisnis, hal ini bertujuan untuk dapat dipahami oleh semua pengguna
bisnis, dimulai dari analisa bisnis, pengembang, sampai ke pelaku bisnis yang
mengelola dan memonitoring proses tersebut.
Model ini menghasilkan suatu rancangan yang disebut dengan Business
Process Diagram (BPD) yang dibagi empat kategori dasar yang terdiri dari
kumpulan elemen-elemen yang yang didasari dengan teknik diagram alur seperti
gambar di bawah ini.
17
Gambar 2.3 Business Process Diagram
(Weske 2008:209)
2.2.4.1 Flow Object
Komponen ini digambarkan dalam suatu bentuk „balok bangunan‟
dari proses bisnis yang menjelaskan suatu kejadian (events), aktifitas
(activities), atau gerbang (gateways). Kejadian (events) merupakan suatu
peristiwa yang terjadi secara nyata, sedangkan aktifitas (activities)
merupakan bagian atau unit kerja yang dilakukan selama proses bisnis
berjalan, dan gerbang (gateways) adalah simbol yang digunakan untuk
menjelaskan suatu aktifitas yang tepecah menjadi beberapa bagian.
2.2.4.2 Artefacts
Komponen ini bertujuan untuk menjelaskan informasi tambahan
proses bisnis yang tidak relevan dengan sequence flow dari suatu proses.
Terdapat tiga bagian yang dapat menjelaskan artifacts yaitu object data,
group, dan annotation. Objek data menjelaskan suatu data yang
dibutuhkan dalam aktifitas, sedangkan group digunakan untuk
mengelompokan suatu aktifitas yang berbeda namun tidak mengganggu
arus dalam diagram, dan anotasi digunakan untuk menjelaskan pembaca
agar mudah dimengerti.
18
2.2.4.3 Connection Objects
Connection objects digunakan untuk menghubungkan flow
objects, swimlanes, atau artefcats yang terdiri dari tiga tipe yaitu: aliran
urutan (sequence), pesan (message), dan asosiasi (associations). Urutan
digambarkan dalam bentuk garis dan panah yang menujukan urutan
aktifitas, sedangkan pesan digambarkan dalam bentuk garis putus-
putus,lingkaran terbuka di awal, dan panah terbuka di ujungnya untuk
menjelaskan pesan apa yang mengalir melintasi batas organisasi, dan
asosiasi digambarkan dalam bentuk garis putus-putus yang digunakan
untuk mengalirkan artifak ke flow objects.
2.2.4.4 Swimlanes
Swimlanes adalah gambaran pengorganisasian dan
pengkategorian kegiatan, berdasarkan flowcharting lintas fungsional
yang terdiri dari dua bagian yaitu kolam (pool) dan jalur (lane). Kolam
digunakan untuk memisahkan organisasi yang berbeda yang dapat
memiliki satu atau lebih jalur, sedangkan jalur digunakan untuk mengatur
dan mengkategorikan aktifitas dalam kolam sesuai dengan fungsi atau
peran..
2.2.5 Process Selection Matrix
Jeston & Nelis (2014:232) menjelaskan bahwa Process Selection
Matrix merupakan metode yang digunakan untuk menjelaskan semua proses
bisnis yang terdapat di dalam suatu unit bisnis. Dimana Process Selection
Matrix merupakan sebuah cara yang ideal untuk memahami dan
menggambarkan tingkat kompleksitas dari sebuah proses, jumlah dari berbagai
proses, dan matrix dari proses tingkat tinggi yang ada di dalam bisnis.
19
Gambar 2.4 Business Process Diagrams
(Jeston & Nelis, 2014:232)
2.2.6 Process Worth Matrix
Menurut Jeston & Nelis (2014:233) menjelaskan bahwa matrix ini
sangat berguna dalam menentukan proses bisnis apa yang akan diinvestasikan
walaupun tidak selalu mudah matrix ini untuk diselesaikan. Berikut salah satu
contoh matrik lengkap berdasarkan proses klaim pada perusahaan asuransi.
Tabel 2.2 Process Worth Matrix
(Jeston & Nelis, 2014:237)
Salience Worth
Asset Liability
Identity Process
Claims
notification
Claims approval
Priority Process Claims assesment
Background Process
Claims payment
Customer change
of address
Customer change
of booking details
Mandated Process
GST/VAT/Sales
Tax
20
1. Asset merupakan segala proses yang menghasilkan pendapatan yang lebih
besar dibandingkan dengan biaya dari asset tersebut.
2. Liability merupakan kebalikan dari asset.
3. Identity menjelaskan perusahaan untuk dirinya sendiri, konsumen, dan
para stakeholders
4. Priority merupakan proses yang sangat membantu keefektifitasan identity
process.
5. Background merupakan proses yang membantu aktifitas operasional
harian, seperti administrasi, HR, dan manajemen dokumen
6. Mandated merupakan proses yang diberlakukan karena factor external
seperti regulasi pemerintah.
2.2.7 People Capability Matrix
Jeston & Nelis (2014:285) menjelaskan bahwa People Capabiltiy
Matrix akan menyediakan informasi yang sangat berguna tentang lingkungan
saat dan juga yang akan datang Pada gambar di bawah ini merupakan salah
satu contoh bagaimana matrix ini dapat diselesaikan.
Tabel 2.3 People Capability Matrix
(Jeston & Nelis, 2014:286)
Knowledg
e
capabilitie
s/ skills
required
Ability to
sell to
customer
Comunicatio
n Skills
Data
Entry
Skills
Dealing with
Difficult
Customer
Key
processes
Notification
Recommend
ed
(2)
Recommend
ed
(2)
Desired
(3)
Mandatory
(1)
Assessment
Mandatory
(1)
Mandatory
(1)
Desired
(3)
Mandatory
(1)
21
Knowledg
e
capabilitie
s/ skills
required
Ability to
sell to
customer
Comunicatio
n Skills
Data
Entry
Skills
Dealing with
Difficult
Customer
Key
processes
Approval
Desired
(3)
Recommend
ed
(2)
Desired
(3)
Mandatory
(1)
Payment
Recommend
ed
(2)
Recommend
ed
(2)
Desired
(3)
Recommend
ed
(2)
Finalization
Recommend
ed
(2)
Desired
(3)
Mandator
y
(1)
Mandatory
(1)
Pada kolom atas yang berwarna biru adalah kemapuan utama yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses atau aktifitas, sedangkan pada
kolom biru sebelah kiri merupakan model proses end-to-end, proses grup atau
proses individual. Nilai basis 1 memiliki arti kemampuan yang wajib
dimiliki, nilai basis 2 merupakan kemampuan yang direkomendasikan untuk
mendukung kemampuan yang sudah dimiliki, sedangkan nilai basis 3 adalah
kemampuan yang diperlukan tetapi tidak wajib dimiliki.
2.2.8 Activity Based Costing
Menurut Jeston & Nelis (2014:277), Acitivity Based Costing adalah alat
tambahan yang digunakan sebagai sistem akutansi biaya yang ada, hal ini untuk
membantu dalam mengamankan strategi organisasi dalam hal biaya dan untuk
mengurangi biaya jangka panjang. Menurut Pearlson (2009:305) Activity Based
Costing merupakan suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya
sesuai dengan grup masing-masing yang dikelompokan berdasarkan aktivitas,
produk atau layanan yang mendukung. Teknik ini digunakan untuk
22
mengalokasikan biaya agar tidak terlalu besar. Jeston & Nelis (2014:278)
membuat suatu contoh activity based costing dengan menggunakan costing
matrix seperti di bawah ini:
Tabel 2.4 Sample Simplified Costing Matrix
(Jeston & Nelis, 2014:286)
Process Name
Average
Number of
Transactions
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily Time
(minutes)
Labor
Hourly
Rate
$
Labor Costs
(Productive
Labor)
$
Non Labor
Hourly
Allocation
(proportioned
over processes
by daily time)
$
Non Labor Costs
(proportioned
over processes
by daily time)
$
Cost (per day)
$
Average
Cost per
transaction
Annual Cost
(per annum)
Annual Effort
%
Receipting 3000 10 30000 $25.00 $12,500 $17.00 $8,500 $21,000 $7.00 $5,250,000 55%
Policy updates 3500 7 24500 $25.00 $10,208 $17.00 $6,942 $17,150 $5 $4,287,500 45%
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 250) (D / X)
Total 54500 $22,708 $15,442 $9,537,500
(X)
Total time available
(based on FTE times
standard day)
20000
(Y)
Utilization % 272.50%
(X / Y )
Pada tabel di atas dijelaskan bahwa suatu departemen hanya fokus pada
dua tipe transaki yaitu recepting dan policy update. Jumlah transaki per hari
ditampilkan dengan estimasi waktu proses dalam menit per transaksi. Tujuan
dari analisa costing matrix ini adalah untuk memberikan pemahamam atas
proses dan impaknya terhadap perusahaan dan menyediakan prioritas untuk
investigasi lebih lanjut. Selain itu tujuan lainnya adalah menyediakan baseline
untuk tujuan perbandingan dengan aktifitas fase inovasi BPM.
2.2.9 Analisa Sebab Akibat
Analisa sebab akibat atau yang sering disebut dengan sebutan “diagram
tulang ikan” (fishbone diagram) atau diagram Ishikawa diperkenalkan pertama
kali oleh Prof. Karou Ishikawa dari Jepang. Diagram ini mengidentifikasi
banyak kemungkinan sebab akibat atau masalah. Prosedur yang digunakan
untuk membuat fishbone diagram ini adalah sebagai berikut (Nancy, 2017):
1. Setuju pada sebuah pernyataan masalah dan tuliskan dibagian tengah
flipchart. Gambarkan sebuah kotak di sekelilingnya dan tariklah panah
horizontal yang menuju itu.
2. Brainstrom kategori utama penyebab masalah misalnya:
a. Metode
b. Mesin atau peralatan
23
c. Orang atau tenaga kerja
d. Bahan
e. Pengukuran
f. Lingkungan
3. Tuliskan kategori sebab sebagai cabang dari panah utama.
4. Lakukan semua brainstorming semua kemungkinan penyebab masalah,
misalnya melalu sebuah pertanyaan “mengapa ini terjadi?” dan
ditempatkan sesuai dengan kategori.
5. Sekali lagi tanyakan “mengapa ini terjadi” tentang masing-masing
penyebabnya dan dijadikan sebagai sub-penyebab percabangan
penyebabnya. Lalu tanyakan “mengapa” dan aka menghasilkan tingkat
penyebab yang lebih dalam.
6. Jika telah kehabisan ide, fokuskan perhatian pada tempat dibagian mana
gagasanya sedikit.
Di bawah ini merupakan contoh dari “diagram tulang ikan” yang
digambar oleh tim manufaktur untuk mencoba memahami sumber
kontaminasi besi periodik. Tim menggunakan enam judul generik untuk
mengemukakan gagasan. Lapisan cabang menunjukkan pemikiran
menyeluruh tentang penyebab masalah.
Gambar 2.5 Contoh Diagram Fishbone
(Sumber: http://asq.org/img/laq/cause-analysis-tools-fishbo.gif)
24
2.2.10 User Interface
Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2010:165), user interface adalah
bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi pengguna untuk
membuat input dan output.
2.2.11 Use Case Diagram
Menurut Satzinger (2010:242), use case diagram adalah aktifitas yang
dilakukan oleh sistem yang biasanya sesuai dengan apa yang diminta oleh
pengguna sistem tersebut. Di bawah ini merupakan contoh dari use case
diagram:
Gambar 2.6 Use Case Diagram
(W. Satzinger, B. Jackson, & D. Burd, 2010)
2.2.12 Use Case Description
Use case description adalah deskripsi mengenai penjelasan secara detail
peroses dari suatu use case Satzinger (2010:171). Di bawah ini merupakan
salah satu contoh dari use case description dengan metode yang digunakan
adalah fully developed description:
25
Tabel 2.5 Fully Deployed Desription
(Satzinger, Jackson, & Burd, 2010)
2.2.13 Faktor Kesuksesan Business Process Management
Menurut Jeston & Nelis (2014:30), ada enam factor kritikal kesuksesan
BPM antara lain:
1. Didorong oleh pimpinan senior
2. Dipahami dengan jelas oleh pelaku bisnis
3. Dipahami dengan jelas apa perubahan bisnis yang kemudian terjadi
setelah proyek
4. Dipahami dengan jelas nilai bisnis yang akan terjadi kemudian
5. Diangkat dan diberdayakan pimpinan dan tim
6. Eksekutif senior, manajer, dan orang-orang yang tepat lainnya perlu
diberi insentif dan disinsentif yang tepat misalnya melalui KPI.
2.2.14 SMS Gateway
Menurut Rouse (2016:120) SMS Gateway merupakan suatu alat yang
dapat melakukan komunikasi melalui layanan SMS. Alat ini
mentransformasikan pesan ke jaringan seluler dari media lain maupun
26
sebaliknya tanpa menggunakan ponsel. Sistem SMS Gateway terdiri dari
perangkat hardware yang dilengkapi perangkat jaringan dan aplikasi yang
berfungsi sebagai pengolah pesan serta sebuah database yang berfungsi sebagai
penyimpan data. Berikut gambar yang menunjukan kedudukan sms gateway:
Gambar 2.7 SMS Gateway
(Rouse 2016:120)
Dalam gambar diatas dapat dijelaskan bahwa SMS Gateway menjadi
penghubung ESME (External Short Message Entity) dengan SMSC (SMS
Center). ESME sebagai server lain sebagai penyedia layanan yang dimiliki
oleh Content Provider atau aplikasi lain yang dapat menerima, mengolah, dan
mengirimkan pesan melalui protocol SMPP atau HTTP. Setelah pesan
dikirimkan melalui SMS Gateway, selanjutnya pesan akan dikirimkan ke
SMSC untuk diterukan ke GSM Network dan pesan diterima oleh penerima
misalnya melalui ponsel.
2.2.15 OTP (One Time Password)
Menurut Samarati, Tunstall, Posegga, Markantonakis, & Sauveron
(2010), OTP atau One Time Password merupakan karakter numerik atau
alfanumerik yang dihasilkan secara otomatis yang digunakan untuk
mengotentikasi pengguna atas satu transaksi. OTP lebih aman daripada kata
sandi yang statis dan dapat digunakan untuk semua transaksi, terutama kata
sandi buatan pengguna, yang biasanya lemah. OTP dapat menggantikan
informasi login otentikasi atau dapat digunakan sebagai tambahan untuk
menambahkan lapisan keamanan lainnya. Kode OTP yang dihasilkan biasanya
27
berganti setiap dilakukan transaksi lainnya dan dikombinasikan dengan
informasi lainnya, misalnya id pengguna yang digunakan.
2.2.16 Wawancara
Wawancara adalah tanya-jawab dengan seseorang untuk mendapatkan
keterangan atau pendapatnya tentang suatu hal atau masalah. Wawancara ada
dua kategori, yaitu wawancara terstruktur dan wawancara tidak terstruktur.
1. Wawancara Terstruktur
Dalam hal ini, pewawancara sudah menyiapkan list pertanyaan
yang akan ditanyakan kepada narasumber. Dan dalam wawancara
pewawancara akan bertanya kepada narasumber berdasarkan daftar
pertanyaan yang sudah disusun secara sistematis dan spesifik.
2. Wawancara tidak Terstruktur
Dalam hal ini, Wawancara dilakukan dengan bebas tanpa ada
list pertanyaan, bersifat spontan dan dapat bertanya kepada narasumber
secara acak tentang proses bisnis yang ada di perusahaan dan informasi
apa saja yang dibutuhkan.
2.2.17 Jaringan
Menurut Forouzan (2008:7) jaringan merupakan seperangkat devices
(biasanya disebut sebagai nodes) yang dihubungkan melalui communication
links yang bertujuan untuk:
1. Efisiensi hardware seperti berbagi pemakaian printer dan CPU.
2. Melakukan komunikasi, pengiriman email, dsb.
3. Mendapatkan akses informasi dengan cepat
4. Melakukan berbagi data dan informasi
Berdasarkan geografisnya, jaringan dibagi kedalam beberapa bagian
seperti LAN, MAN, dan WAN. LAN merupakan jaringan yang
menghubungkan antar devices dalam satu gedung yang sama dan biasa
cakupannya cukup kecil, sedangkan MAN lebih mencakup satu kota, dan
MAN mencakup jaringan hamper ke seluruh daerah bahkan seluruh dunia
misalnya internet.
28
2.2.18 Kerangka Pikir
Dalam penulisan skripsi ini kami menggunakan kerangka pikir sebagai
berikut sebagai landasan penulisan:
Literatur data berdasarkan teori yang relevan
Observasi langsung ke perusahaan
Menganalisa Kegiatan bisnis di perusahaan
Menganalisa permasalahan yang ada
Menganalisa solusi sesuai permasalan
Foundation
BPM (Business Process Management)
Enablement
Launch Pad
Understand
Innovate
People
Develop
Kesimpulan dan Saran
Gambar 2.8 Kerangka Pikir
Dalam penelitian skripsi ini langkah-langkah yang akan kami lakukan
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Menentukan literatur data dibutuhkan sesuai dengan teori yang relevan
2) Melakukan penelitian langsung ke perusahaan untuk melihat kondisi yang
terjadi di lapangan
3) Melakukan analisa atas hasil kondisi aktifitas yang terjadi di dalam
perusahaan
4) Menganalisa permasalahan yang timbul dari aktifitas tersebut
5) Melakukan analisa untuk dicarikan solusi atas permasalahan yang
ditemukan melalui metode BPM
6) Langkah pertama adalah mengidentifikasikan visi misi perusahaan,
struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan (foundation)
29
7) Langkah kedua adalah membuat organization process view dan
identifikasi proses – people – Technology perusahaan (enablement)
8) Langkah ketiga adalah membuat process selection matrix, process worthy
matrix, list of issues dan solution purposed (launch pad)
9) Langkah keempat adalah membuat activity based costing dan people
capability matrix (Understand).
10) Langkah kelima adalah membuat model proses baru menggunakan
BPMN, future process selection matrix, dan future ability based costing
(innovate).
11) Langkah keenam adalah membuat future capability matrix, model
RASCI, updated organizational structure dan job descrption (people).
12) Langkah ketujuh adalah mengidentifikasikan kebutuhan teknologi dan
proses (develop).
13) Langkah terakhir dari tahapan diatas maka merumuskan kesimpulan atas
permasalahan yang terjadi berdasarkan teori yang ada pada BPM serta
memberikan saran selanjutnya bagi perusahaan.
Di bawah ini merupakan rencana waktu pengerjaan berdasarkan kerangka
pikir yang dijelaskan di atas.
30
Tabel 2.6 Timeline Kerangka Pikir
Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
Literatur Data
Observasi
Analisa Kegiatan
Analisa Masalah
Analisa Solusi
Foundation
Mengetahui visi, misi, dan values perusahaan melalui
profil perusahaan
Mengetahui struktur organisasi melalui profil perusahaan
Enablement
Mencari informasi proses yang terjadi saat ini
Mencari informasi kapabilitas setiap orang di organisasi
melalui wawancara
Melihat kapabilitas teknologi dengan wawancara kepada
karyawan
31
Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
Launch Pad
Menganalosa proses bisnis end to end
Menganalisa proses bisnis yang terkena dampak aktivitas
BPM
Mencari permasalahan yang terjadi dari proses bisnis end
to end untuk dilakukan BPM
Mencari solusi atas masalah yang terjadi pada proses
bisnis end to end sebagai proses BPM
Understand
Memahami proses bisnis yang terjadi mulai dari
penerimaan, pengiriman dan klaim asuransi
Menghitung aktifitas bisnis berdasarkan biaya yang
dikeluarkan untuk setiap aktifitas yang dilakukan saat
pengiriman, penerimaan barang, dan klaim asuransi
barang
Mencari informasi tentang kemampuan karyawan yang
32
Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
W
1
W
2
W
3
W
4
bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing
Innovate
Memetakan proses bisnis eksisting dan usulan dalam
bentuk BPMN
Menghitung pengeluaran yang dihasilkan terhadap usulan
yang baru
Membuat alur proses yang baru untuk bisnis proses
pengiriman, penerimaan dan klaim asuransi
People
Memperbaharui kapabilitas karyawan yang terlibat dalam
perubahan proses bisnis yang diusulkan
Develop
Menentukan teknologi yang dibutuhkan untuk
mengotomatiskan proses bisnis
Menentukan desain antar muka yang akan digunakan
untuk mendukung proses yang diusulkan