Materi kelompok 1
Pengadaan sdmManajemen s d m
a. Pendahuluan (TIM KELOMPOK)
Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen ini terdiri dari enam unsur (6 M)
yaitu: men, money, methode, materials, machines, dan market.
Unsur men (manusia) ini berkembang menjadi suatu bidang ilmu
manajemen yang disebut manajemen sumber daya manusia atau disingkat MSDM
yang merupakan terjemahan dari man power management. Manajemen yang
mengatur unsur manusia ini ada yang menyebutnya manajemen kepegawaian atau
manajemen personalia (personnel management).
Adapun perbedaan dan persamaan antara MSDM dengan manajemen
personalia ini antara lain: PERSAMAANYA, MSDM dengan manajemen
personalia adalah keduanya merupakan ilmu yang mengatur unsur manusia dalam
suatu organisasi, agar mendukung terwujudnya tujuan. PERBEDAAN MSDM
dengan manajemen personalia: 1. MSDM dikaji secara makro, sedangkan
manajemen personalia dikaji secara mikro, 2. MSDM menganggap bahwa
karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi, jadi harus dipelihara dengan
baik. Manajemen personalia menganggap bahwa karyawan adalah faktor
produksi, jadi harus dimanfaatkan secara produktif, 3. MSDM pendekatannya
secara modern, sedangkan manajemen personalia pendekatannya secara klasik.
MSDM adalah suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan
peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur MSDM adalah manusia
yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Dengan demikian, fokus yang
dipelajari MSDM ini hanyalah masalah yang berhubungan dengan tenaga kerja
manusia saja.
MSDM adalah bagian dari manajemen. Oleh karena itu, teori-teori
manajemen umum menjadi dasar pembahasannya. MSDM lebih memfokuskan
pembahasannya mengenai pengaturan peranan manusia dalam mewujudkan
tujuan yang optimal. Pengaturan itu meliputi masalah perencanaan (human
resources planning), pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan
pemberhentian tenaga kerja untuk membantu terwujudnya tujuan perusahaan,
karyawan, dan masyarakat. Jelasnya MSDM mengatur tenaga kerja manusia
sedemikian rupa sehingga terwujud tujuan perusahaan, kepuasan karyawan, dan
masyarakat.
b. PENGADAAN
1. Pentingnya Pengadaan (M. TAUFIK)
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.
Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena
untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi,
serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan
adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari
setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan,
status, dan latar belakang pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen
yang dibawa ke dalam organisasi perusahaan. karyawan bukan mesin, uang,
dan material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya
dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan.
Penempatan tenaga kerja juga harus tepat sesuai dengan keinginan dan
keterampilannya. Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan
lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.
Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa.
Apa artinya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya
berdasarkan uraian pekerjaan (job description). Siapa artinya kita baru
mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut
berdasarkan spesifikasi pekerjaan (job spesification).
Pengadaan karyawan ini harus mendapat perhatian yang serius serta
didasarkan pada analisis pekerjaan (job analysis), uraian pekerjaan (job
description), spesifikasi pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan
(job requirement), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation), pengayaan
pekerjaan (job enrichment), perluasan pekerjaan (job enlargement), dan
penyederhanaan pekerjaan (work simplication).
2. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa
saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa
pekerjaan itu harus dikerjakan.
Analsiis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian
pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat
memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan
pekerjaan pada masa yang akan datang.
a. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.
Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas
pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia
(personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yanga akan
dipergunakan. Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak
(motion study). Analisis pekerjaan menganalsis pekerjaan apa saja yang
harus dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun
studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif
untuk melakukan sesuatu pekerjaan.
Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study).
Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan
dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak
mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif untuk
melakukan suatu pekerjaan.
PERBEDAAN JOB ANALYSIS MOTION STUDY
1. Tujuan
Memberikan gambaran
terhadap sesuatu jabatan
Mengubah dan
memperbaiki metode
kerja
2. Ruang Lingkup
Menyeluruh, mencakup
tugas, tanggung jawab
Mengubah dan
memperbaiki
gerakan-gerakan
3. Tingkat Ketelitian Kurang Teliti Sangat Teliti
4. OrganisasiDilakukan oleh bagian
personalia
Dilakukan oleh
industrial engineers
5. TeknikObservasi, wawancara,
kuesioner
Observasi fotografi,
stopwatch
6. Kegunaan
Perekrutan, latihan,
pengupahan, dan lain-
lain.
Memperbaiki metode
dan standarisasi
b. Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan
Adapun langkah-langkah yang ditempuh dalam menganalisis pekerjaan:
1). Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan, artinya
penggunaan analisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil
informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan
untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik
pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan
dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification,
dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.
2). Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, artinya penganalisis
harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau
informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan
uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode
penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan
teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi,
kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan,
dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.
3). Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan
dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal
jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat
biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.
4). Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, artinya penganalisis
kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan
menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang
diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan
melaksanakan pekerjaan.
5). Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, artinya
analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan
melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan
bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu
untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual
serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang
berkepentingan. Langkah peninjauan ini juga akan membantu
perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang
telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut
untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.
6). Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, artinya
penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
7). Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya
penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan
uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari
diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan
penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. hal ini perlu guna
memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa
depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun
ada pemakaian teknokrat canggih dan reorganisasi perusahaan.
c. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification,
dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal:
1. Perekrutan dan seleksi (recruitment dan selection), analisis pekerjaan
memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat
karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi
spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan
jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
2. Kompensasi (compensation), informasi analisis pekerjaan memberikan
pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia,
pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu,
sehingga perusahaan dapat menetukan gajinya.
3. Evaluasi jabatan, informasi analisis pekerjaan memberikan
pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan,
besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya
mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat
menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.
4. Penilaian prestasi kerja (performance appraisal), penilaian prestasi
kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai
dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menetukan
apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik
maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penetuan sasaran
pekerjaannya.
5. Latihan (training), informasi analisis pekerjaan dipergunkan untuk
merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan,
perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan
pembantu dalam pengembangan program0program latihan.
6. Promosi dan pemindahan, informasi analisis pekerjaan akan
digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan
karyawan.
7. Organisasi, informasi jabatan yang diperoleh dari analsis pekerjaan
seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yanga ada perlu
diperbaiki.
8. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), informasi analisis pekerjaan
dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan
tertentu.
9. Penyederhanaan pekerjaan (work simplication), informasi analisis
pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisai
pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang
mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan
dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
10. Penempatan (placement), informasi analisis pekerjaan digunakan
untuk menempatkan para karyawan untuk pada pekerjaan-pekerjaan
yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara
efektif.
11. Peramalan dan perekrutan, informasi analisis pekerjaan digunakan
untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan
pekerjaan.
12. Orientasi dan induksi, informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah
perusahaan, hak dan kewajibannya, dan lainnya.
3. Uraian Pekerjaan (EDI SUARNA)
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uaraian pekerjaan
harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal
berikut: identifikasi pekerjaan atau jabatan, hubungan tugas dan tanggung
jawab, standar wewenang dan pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan
jelas, ringkasan pekerjaan atau jabatan, penjelasan tentang jabatan di bawah
dan di atasnya.
4. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
Pada umumnya, spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas
dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. spesifikasi
pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal sebagai berikut:
tingkat pendidikan pekerja, jenis kelamin pekerja, keadaan fisik pekerja,
pengetahuan dan kecakapan pekerja, batas umur pekerja, nikah atau belum,
minat pekerja, emosi dan temperamen pekerja, dan pengalaman pekerja.
Contoh spesifikasi pekerjaan:
PERUSAHAAN CV SAKTI PARLINDUNGANSpesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer
Kode Jabatan : R-239
Tanggal : 2 Oktober 2001
Penyusun : Syachril R.A
Departemen : Divisi Adminitrasi
Lokasi : Jongjolong 22
Bandung
Persyaratan pekerjaan:
Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer,
mempunyai keterampilan dalam menggunakan
komputer, dan memprogram komputer.
Pengalaman : 3 tahun bekerja dibidang komputer
Persyaratan fisik : Kesehatan baik utnuk melakukan pekerjaan dan
mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat
untuk melaksanakan tugas-tugas berat.
Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil
keputusan secara cepat; mampu menganalisis dan
membuat berbagai output informasi yang bermutu
tinggi.
Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu
berkomunikasi efektif lisan maupun tertulis, vertikal
dan horizontal dalam perusahaan.
Kondisi kerja : Baik, 75% duduk di atas kursi yang nyaman, tenang,
dan dalam beruangan ber-AC
5. Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah
atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking
(peringkat), serta hargamatau gaji suatu jabatan.
Jika pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan rankimg jabatan semakin
tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya apabila pekerjaan
mudah, ringan, risiko kecil, tanggungjawab kecil, dan ranking jabatan rendah,
maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil.
Pemberian nama jabatan yang tepat memberikan kebanggaan dan status bagi
pejabat tersebut. Karena ego manusia yang selalu mengharapkan status.
Misalnya orang lain lebih senang dikatakan manajer daripada kepala bagian
walaupun ranking jabatannya sama saja.
6. Penyederhanaan Pekerjaan
Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari
penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin,
waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam
mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.
Prinsip penyederhanaan pekerjaan ialah agar pemborosan dalam rangka
melaksanakan pekerjaan harus dapat ditiadakan dengan jalan menerapkan
penyederhanaan-penyederhanaan pekerjaan secara mantap, menekankan usaha
membuat setiap komponen pekerjaan menjadi produktif melalui jalan
penerapan akal sehat yang trutama dibantu oleh partisipasi pengetahuan para
pekerja.
Peneyederhanaan pekerjaan terjadi karena spesialisasi yang lebih mendetail
diterapkan dalam perusahaan tersebut. Ini berarti pekerjaan disederhanakan.
Tugas-tugas suatu pekerjaan bisa dibagi menjadi dua. Pekerjaan-pekerjaan
yang masih ada berisi tugas-tugas yang lebih sedikit.
Simplikasi pekerjaan ini mengakibatkan hal-hal berikut:
1. Struktur organisasi perusahaan semakin melebar
2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga
menimbulkan kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-
kesalahan atau permintaan keluar
3. Pekerja semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi
akan diperoleh
Contoh simplikasi pekerjaan
Pada uraian pekerjaan, jabatan Ali tercantum “mencatat surat-surat
masuk dan surat-surat keluar dalam buku agenda serta mengantarkan surat-
surat keluar ke kantor pos.” Tetapi karena perusahaan semakin banyak surat-
surat yang akan di agenda, maka tugas untuk mengantarkan surat-surat ke
kantor pos dikerjakan oleh Badu. Jadi, pekerjaan Ali dikurangi.
Spesialisasinya hanya mengagenda surat-surat saja. Tetapi terhadap Ali disini
bukan promosi, demosi, ataupun lateral, sebab jabatannya tetap, Cuma
pekerjannya yang dikurangi.
Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan/merumuskan: job
content, job definition, job depth, job enlargement, job enrichment, job range,
job relationship, job rotation, dan job order technology.
Job content (isi pekerjaan) adalah bagian persoalan yang pertama
dalam mengorganisasi keputusan. Ini menyangkut penetapan persyaratan
tugas atas tiap-tiap pekerjaan dalam organisasi.
Job depth (kedalaman pekerjaan) akan menunjukkan kepada jumlah
pengendalian yang dimiliki oleh seseorang umtuk mengubah atau
mempengaruhi pekerjaan dan lingkungan sekelilingnya.
Job range (jajaran pekerjaan) menunjukkan jumlah operasional yang
dilakukan oleh pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Job relationship (hubungan pekerjaan) menunjukkan hubungan
interpersonal yang diperlukan atau yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan.
Job rotation (rotasi pekerjaan) sebuah bentuk latihan yang
menyangkut pemindahan seseorang karyawan dari satu pekerjaan kepada
pekerjaan lainnya. Disamping sasaran latihan, prosedur ini didesain juga
untuk mengurangi kebosanan.
Job order technology (teknologi pekerjaan menurut pesanan) adalah
suatu bentuk produksi dimana produk disesuaikan menurut spesifikasi
pelanggan.
Frederick Herzberg:
Pekerjaan-pekerjaan yang terlalu rutin atau terlalu terspesialisasi
(overspecializiation) jarang menawarkan kesempatan untuk pertumbuhan
psikologis, penghargaan yang berusaha meningkatkan efisiensi tugas dan
kepuasan manusia dengan memberikan jankauan pekerjaan yang lebih luas
bagi prestasi dan penghargaan, memberikan pekerjaan yang lebih menantang
dan lebih banyak untuk maju dan berkembang. Herzberg memberikan metode
untuk memperbaiki kondisi pekerjaan yang terlalu terspesifikasi ini dengan
perluasan pekerjaan secara horizontal (perluasan pekerjaan) dan secara
vertikal (pemerkayaan pekerjaan).
Perluasan pekerjaan adalah memperbanyak tugas atau pekerjaan
kepada seseorang karyawan dalam jabatannya untuk meningkatkan variasi
pekerjaan dan mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan
pengetahuan dan keterampilan yang masih tetap, tambahan pekerjaan dapat
dikerjakan.
Dalam kasus perluasan pekerjaan masalah pokok adalah
menghentikan spesialisasi yang berlebihan untuk mengurangi kebosanan dan
sifat monoton. Dengan cara ini diharapkan akan dihasilkan prestasi yang
lebih baik dan membuat karyawan lebih terpusatkan dan termotivasi secara
efektif.
7. Pengayaan Pekerjaan
Pengayaan Pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab
secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya.
Perluasan pekerjaan ini merupakan suatu perubahan yang direncanakan
(planned-change) pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk memberikan
variasi yang lebih besar kepada seseorang karyawan yang mempunyai
pengetahuan dan keterampilan lebih. Perluasan secara vertikal diterapkan
untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan
kesempatan bagi pengembangan pribadinya. Para karyawan diberi
kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial
pekerjaan mereka di samping operasionalnya.
8. Persyaratan Pekerjaan
Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang
keterampilan yang dikehendaki. Misalnya: seorang supir mempunyai SIM B
umum. Usia tidak lebih dari 45 tahun, jujur, penyabar, dan lain-lain.
Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi
pekerjaan, persyaratan pekerjaan, dan lainnya maka barulah kita melakukan
penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan-lowongan yang kosong
dalam perusahaan tersebut.
9. Proses/Langkah-Langkah Pengadaan/Perekrutan (RIO DINI)
a. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan
tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan,
kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat
dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada
informasi faktor internal dan eksternal perusahaan. faktor internal dan
eksternal perusahaaan mencakup:
1. Jumlah produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya
karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. semakin banyak
produksi yang akan dihasilkan maka semakin banyak pula karyawan
yang dibutuhkan/ditarik.
2. Ramalan-ramalan usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus
usaha yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. Perluasan perusahaan
Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi juga oleh rencana perluasan
perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan
diperbesar maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
4. Perkembangan teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan suatu perusahaan. perusahaan yang mempergunakan
alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit; hal inilah yang
harus diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.
5. Pasaran tenaga kerja
Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran
lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.
Perusahaan dalam hal ini harus menghitung mana yang paling
menguntungkan dengan labor intensive atau capital intyensive,
sehingga akan mempengaruhi kebijaksanaan kebutuhan tenaga kerja.
6. Perencanaan karier karyawan
Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan
tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon
karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih
banyak.
b. Penarikan tenaga kerja
Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga
kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan
lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka
lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Penarikan
tenaga kerja (pelamar) dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut:
1. Balas jasa yang diberikan. Jika bals jasa besar maka pelamar banyak,
sebaliknya bila bals jasa kecil maka pelamar sedikit.
2. Status karyawan. Jika status karyawan tetap maka pelamar relatif
banyak, tetapi apabila status karyawan honorer, pelamar sedikit.
3. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar, jumlah
pelamar banyak, begitu juga sebaliknya.
4. Job spesification. Jika spesifikasi pekerjaan sedikit, pelamar akan
banyak, begitu juga sebaliknya.
5. Metode penarikan. Apabila penarikan terbuka luas melalui media
massa maka pelamar banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya dengan
iklan.
6. Soliditas perusahaan. jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka
pelamar banyak, begitu juga sebaliknya.
7. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar, pelamar
banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya usia tenaga kerja.
8. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak, pelamar
akan banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya banyak penganggur.
Apakah penarikan itu????
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar
mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu pekerjaan.
Edwin B. Flippo, Recruitment is the process of searching for prospective
employess and stimulatting them to apply for job in the organizational.
(penarikan adalah proses pencarian dan pemikatan para calon pegawai
yang mampu bekrja di dalam organisasi). Jadi, penarikan adalah usaha
mencari dan menarik tenaga kerja agar melamar lowongan kerja yang ada
pada suatu perusahaan.
Siapakah yang disebut tenaga kerja itu?????
Menurut Pasal 1 UU No. 14 tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap
orang yang mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar
hubungan kerja, guna menghasilkan barang atau jasa utnuk memenuhi
kebutuhan masyarakat. Tenaga kerja harus memenuhi persyaratan
peraturan pemerintah, seperti batas usia tertentu.
Jadi, pengertian tenaga kerja lebih luas daripada pengertian karyawan,
karena tenaga kerja orang yang bekerja di dalam maupun di luar hubungan
kerja. Ciri khas hubungan kerja adalah tenaga kerja itu bekerja di bawah
perintah orang lain dengan menerima balas jasa.
UU No. 14 Tahun 1969 dan peraturan pelaksanaannya tidak boleh
diadakan diskriminasi. Dalam Pasal 4 dikemukakan bahwa tiap tenaga
kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatan, kesehatan,
kesulitan, pemeliharaan moral kerja, serta perlakuan yang sesuai dengan
martabat manusia dan moral agama.
a. Kerja
Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilaukan
seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan.
b. Buruh/kuli
Buruh/kuli adalah seseorang pekerja harian atau honorer yang bekerja
di bawah perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya
tertentu.
c. Karyawan/pegawai
Karyawan/pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di
bawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan.
Proses-Proses Penarikan Karyawan
a. Penentuan dasar penarikan
Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya
para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan
atau jabatan yang diminatinya. Dasar penarikan harus berpedoman
kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki
jabatan tersebut. Job spesification harus diuraikan secara terinci dan
jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh
lowongan kerja tersebut. Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis
kelamin, dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan
pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan
uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.
b. Penentuan sumber-sumber penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan,
harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber
penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal
perusahaan.
a. Sumber internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan
kerja yang lowong diambil dan dalam perusahaan tersebut, yakni
dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang
memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. pemindahan karyawan
bersifat vertikal (promosi atau demosi) maupun bersifat horizontal.
Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan,
sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam
perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial.
Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber internal?????
Kebaikan-kebaikan sumber internal:
Meningkatkan moral kerja dan kedisplinan karyawan, karena
ada kesempatan promosi.
Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap
perusahaan.
Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang
iklan.
Waktu penarikan relatif singkat.
Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
Kestabilan karyawan semakin baik.
Kelemahan-kelemahan sumber internal:
Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam
perusahaan.
b. Sumber eksternal
Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang
lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di
luar perusahaan, antara lain berasal dari:
Kantor penempatan tenaga kerja,
Lembaga-lembaga pendidikan,
Referensi karyawan atau rekanan,
Serikat-serikat buruh,
Pencangkokan dari perusahaan lain,
Nepotisme dan leasing,
Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa,
dan
Sumber-sumber lainnya.
Bagaimanakah teknik pemasangan iklan yang baik pada media massa???
Teknik pemasangan iklan yang baik di media massa, harus disusun
berdasarkan urutan yang paling menarik bagi calon karyawan.
Contoh Iklan PT. ELVIJN May, SH.
PT. Elvijn May, SH. Membutuhkan beberapa orang karyawan dan pelamar
yang serius. Lamaran dialamatkan ke Jl. D.I. Panjaitan No. 13 Padang
Sidempuan.
Urutan iklannya adalah sebagai berikut:
1. Gaji dan kesejahteraan cukup memuaskan
2. Promosi terbuka lebar bagi karyawan yang berprestasi baik
3. Perumahan dan kendaraan disediakan
4. Jaminan kesehatan akan diberikan
5. Pendidikan S1 Ekonomi Jurusan Ekonomi Manajemen
6. Usia maks 26 tahun
7. Jenis kelamin pria dan wanita
8. Penerimaan lamaran ditutup pada tanggal 20 Mei 2000
9. Bersedia ditempatkan diseluruh Nusantara
Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber eksternal itu????????
Kebaikan-kebaikan sumber eksternal:
Kewibawaan pejabat relatif baik
Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik
Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:
Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan
untuk promosi
Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi
Waktu penarikan relatif lama
Orientasi dan induksi harus dilakukan
Turnover cenderung akan meningkat
Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.
c. Metode-metode penarikan
Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya
lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. metode penarikan calon
karyawan baru adalah “metode tertutup dan metode trbuka.”
1. Metode tertutup
Adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para
karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya, lamaran yang
masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan
karyawan yang baik sulit.
2. Metode terbuka
Adalah ketika penarikan hanya diinformasikan secara luas dengan
memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar
tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan
lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan
karyawan yang qualified lebih besar.
d. Kendala-kendala penarikan
Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai
kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan
lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap
perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi
kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan
penarikan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan
eksternal.
1. Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi
Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama
berhasil atau tidaknya penarikan calon pegawai. Kebijaksanaan
organisasi yang akan mempengaruhi penarikan adalah:
a. Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan
Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan
kesejahteraan yang cukup besar serta adil, pelamar yang serius
akan semakin banyak. Sebaliknya jika gaji dan kesejahteraan
rendah, pelamar akan sedikit.
b. Kebijaksanaan promosi
Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka
pelamar yang serius semakin banyak. Sebaliknya jika
kesempatan untuk promosi sangat terbatas, pelamar akan
sedikit. Promosi merupakan idaman setiap karyawan karena
dengan promosi berarti status dan pendapatan akan bertambah
besar.
c. Kebijaksanaan status karyawan
Jika status karyawan menjadi karyawan tetap (full time)
pelamar semakin banyak. Sebaliknya jika status karyawannya
honorer, harian, atau part time maka pelamar sedikit.
d. Kebijaksanaan sumber tenaga kerja
Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari
tenaga kerja lokal maka pelamar serius sedikit. Sebaliknya jika
tenaga kerja yang akan diterima bersumber dari seluruh
Nusantara maka pelamar akan semakin banyak.
2. Persyaratan jabatan
Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar maka
pelamar semakin sedikit. Sebaliknya jika persyaratannya sedikit,
pelamar akan semakin bayak.
3. Metode pelaksanaan penarikan
Semakin terbuka penarikan melalui surat kabar, radio, atau TV
pelamar semakin banyak. Sebaliknya semakin tertutup penarikan,
pelamar semakin sedikit.
4. Kondisi pasar tenaga kerja
Semakin besar penawaran tenaga kerja semakin banyak pula
pelamar yang serius. Sebaliknya jika penawaran tenaga kerja
sedikit, pelamar juga sedikit.
5. Solidaritas perusahaan
Solidaritas perusahaan diartikan besarnya kepercayaan masyarakat
terhadap perusahaan, misalnya besarnya perusahaan. jika
solidaritas perusahaan besar, pelamar semakin banyak. Sebaliknya
jika solidaritas perusahaan rendah, pelamar sedikit.
6. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal
Jika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingan
banyak, pelamar akan sedikit. Sebaliknya jika tingkat pertumbuhan
perekonomian kecil/depresi, pelamar semakin banyak.
Bagan Konsep Penarikan
c. Seleksi Penerimaan Karyawan
1. Pentingnya Seleksi
Karyawan adalah kekayaan atau aset utama dari setiap perusahaan.
peran karyawan sangat menentukan berhasil tidaknya perusahaan
mencapai sasarannya. Perusahaan harus selalu berusaha untuk
memperoleh dan menempatkan karyawan yang qualified pada setiap
jabatan dan pekerjaan supaya pelaksanaan pekerjaan lebih berdaya
guna serta berhasil guna.
Seleksi adalah usaha pertama yang harus dilakukan perusahaan untuk
memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan
menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.
pengertian atau definisi seleksi yang dikemukakan oleh para ahli
redaksinya tidak sama, tetapi maksud dan hakikatnya adalah sama.
PenarikanatauRecruitmentSumber-Internal-EksternalMetode-tertutup-terbukaKendala-Internal-Eksternal organisasiDasar-Job spesification-Peraturan pemerintah
Agar jelas pengertian seleksi ini, mari kita simak beberapa definisi
yang dikemukakan oleh para pakar:
MALAYU HASIBUAN
Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang
diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. seleksi ini
didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan
bersangkutan.
DALE YODER (1981-p 291)
Selection is the process by with candidates for employment are divided
into two those who be affered employed and who will not.
(seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian,
yaitu yang akan diterima dan yang ditolak).
R.S DWIVEDI (19799-p 236)
The entire concept of selecting and placement has proved to be
effective in reducing turnover.
(seluruh konsep dari seleksi dan penempatan karyawan yang efektif
dapat diharapkan mengurangi tingkat perputaran atau keluar masuknya
karyawan).
MITTON M. MANDEL
The carefull selection and placement of employees to make sure that
they are physically, mentally and temperamentally fitted to the jobs the
are expected to do, to make sure that new employees can reasonally be
expected to develop into desireable employees, and so that there will
be a minimum number of square pigs in round holes.
(seleksi atau pemilihan yang cermat dan penempatan karyawan
membuat mereka secara fisik, mental, dan temperamen sesuai dengan
pekerjaan yang mereka harapkan, membuat karyawan baru dapat
berkembang sesuai keinginan mereka sehingga akan memperkecil
jumlah karyawan yang tidak pada tempatnya).
JAMES A. F. STONER (1978-p 497)
The selection process involved evaluating and closing among job
candidates application from resumes, interview, and reference checks
are commonly uses selection decrees.
(proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan diantara calon-calon
pengisi jabatan. Aplikasi dan penilaian, wawancara, dan pengecekan
referensi adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan
seleksi).
Kesimpulan:
Seleksi untuk setiap penerimaan karyawan baru harus dilakukan secara
cermat, jujur, dan objektif supaya diperoleh karyawan yang qualified
dan penempatannya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan,
pengendalian, dan pengaturan karyawan relatif mudah dalam mencapai
sasaran yang diinginkan.
2. Dasar dan Tujuan Seleksi (RAHMAT HIDAYAT)
1. Dasar seleksi
Dasar seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya
berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan oleh
internal maupun eksternal perusahaan, supaya pelaksanaan dan
hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum
maupun ekonomis. Dasar-dasar itu antara lain adalah:
a. Kebijaksanaan perburuhan pemerintah
Seleksi penerimaan karyawan baru harus berdasrkan dan
berpedoman pada UU perburuhan pemerintah. Seleksi usia
harus didasarkan kepada UU tanggal 6 Januari 1951 No. 1
Pasal 1.
Ayat 1-b : “orang dewasa ialah orang laki-laki maupun
perempuan yang berumur 18 tahun ke atas.”
Ayat 1-c : “orang muda ialah orang laki-laki maupun
perempuan yang berumur di atas 14 tahun,
akan tetapi di bawah 18 tahun.”
Ayat 1-d : “Anak-anak ialah orang laki-laki maupun
perempuan yang berumur 14 tahun ke bawah.”
Pasal 4 ayat 1 menetapkan : “orang muda tidak boleh
menjalankan pekerjaan pada
malam hari.”
Pasal 7 ayat 1 menetapkan : “orang wanita tidak boleh
menjalankan pekerjaan pada
malam hari, kecuali jikalau
pekerjaan itu menurut sifat,
tempat, dan keadaan,
seharusnya dijalankan oleh
seorang wanita.’
b. Spesifikasi Pekerjaan atau Jabatan
Seleksi harus didasarkan dan berpedoman kepada spesifikasi
jabatan atau pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam spesifikasi,
telah ditetapkan persyaratan dan kualifikasi minimum dari
orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut.
Dasar ini harus betul-betul menjadi pedoman pelaksanaan
seleksi, seperti prinsip penempatan orang-orang yang tepat
pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk
jabatan yang tepat atau “the right man on the right place and
the right man behind the right gun.”
c. Ekonomis
Tindakan ekonomis hendaknya menjadi dasar pelaksanaan
seleksi supaya biaya, waktu, dan pikiran dimanfaatkan secara
efektif sehingga hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan.
Mengadakan seleksi harus dengan cara yang paling efektif
dengan biaya serendah-rendahnya untuk mendapatkan
karyawan yang sebaik-baiknya.
d. Etika Sosial
Etika sosial hendaknya mendapat perhatian dan menjadi dasar
dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan baru.
Seleksi harus dilakukan sesuai dengan etika sosial. Artinya,
memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan
adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku dinegara
yang bersangkutan.
2. Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan
Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan
hal-hal sebagai berikut:
Karyawan yang qualified dan potensial
Karyawan yang jujur dan berdisiplin
Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat
Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja
Karyawan yang memenuhi persyaratan dan UU perburuhan
Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun
horizontal
Karyawan yang dinamis dan kreatif
Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya
Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi
Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan
Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan
Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri
Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu
Setelah kita mengetahui secara jelas tujuan pelaksanaan seleksi,
kegiatan selanjutnya adalah menetapkan cara, sistem, dan tahapan-
tahapan seleksi yang akan dilakukan.
3. Penetapan Jumlah Karyawan
Setelah dasar dan tujuan seleksi diketahui, langkah seleksi selanjutnya
adalah penetapan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara
cermat suapaya karyawan yang akan diterima tepat sesuai dengan
volume pekerjaan. Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan
dengan metode non ilmiah dan metode ilmiah.
a. Metode Nonilmiah
Menurut metode non ilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan
hanya didasrkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas
perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar
prestasi kerja. Metode non ilmiah akan mengakibatkan jumlah
karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volume
pekerjaan, sehingga menimbulkan kerugian.
b. Metode Ilmiah
Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima
betul-betul atas perhitungan dan analsis beban kerja (work load
analysis) serta standar prestasi pekerja. Analisis beban kerja adalah
penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Analisis beban kerja =
Contoh :
CV. Mohammad Fitrawan Nur akan memproduksi 700 unit barang
setiap hari. Standar prestasi, per orang, per hari (7 jam) 10 unit.
volume pekerjaanstandar prestasi
x satu orang
Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan CV. Mohammad
Fitrawan Nur?
Jawab :
Jumlah karyawan yang dibutuhkan =
Jika karyawan yang 70 orang ini betul-betul efektif bekerja setiap
hari, maka pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya.
Bagaimana usaha yang harus dilakukan agar pekerjaan tepat selesai
pada waktunya dan jumlah karyawan mendekati kebutuhan yang
sbenarnya? Dalam hal ini kita harus memperkirakan tingkat rata-
rata absensi atau ketidakhadiran pekerja. Absen adalah tidak
bekerjanya seorang karyawan pada saat hari kerja, karena sakit,
izin, alpa, atau cuti. Absensi adalag daftar administrasi
ketidakhadiran pekerja (absen).
Cara menghitung rata-rata absen atau ketidakhadira:
Absen =
Contoh :
Jumlah karyawan CV. Mustika F.D 10 orang
Jumlah karyawan yang absen bulan september sebanyak 20 hari
Jumlah hari kerja pada bulan september adalah 25 hari
Berapa besarnya absen CV. Mustika F.D bulan september?
Jawab:
Tingkat absen CV. Mustika F.D =
Manajer personalia harus mengadministrasi ketidakhadiran
karyawan dengan mencatat hal-hal berikut:
70010
x 1 orang = 70 orang
jumlah hari kerja absen per bulanjumlah hari kerja per bulan
x 100%
2010 x 25
x 100% = 8%
a. Karyawan yang tidak hadir, beserta apa alasan-alasannya
b. Hari-hari apa saja tingkat absen yang paling tinggi
c. Kelompok jenis kelamin dan tingkat usia yang paling banyak
tidak hadir
d. Pada kondisi atau bagian mana yang paling banayk tidak hadir
e. Alasan apa saja yang paling banyak dikemukakan karyawan
c. Cara seleksi
Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun
organisasi sosial dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa
dikenal dengan dua cara, yaitu non ilmiah dan metode ilmiah.
Non ilmiah
Seleksi dengan cara non ilmiah adalah seleksi yang
dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria, standar, atau
spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya
didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi
dalam hal ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan job
spesification dari jabatan yang akan diisi.
Seleksi non ilmiah sering dilaksanakan di negara yang sedang
berkembang (Under Development Country=UDC), karena
umumnya UDC belum melaksanakan manajemen profesional.
Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi hal-hal sebagai
berikut:
1. Surat lamaran bermaterai atau tidak.
2. Ijazah sekolah dan daftar nilainya.
3. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman.
4. Referensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya.
5. Wawancara langsung dengan pelamar bersangkutan.
6. Penampilan dan keadaan fisik (cantik atau gantengnya)
pelamar.
7. Keturunan dari pelamar bersangkutan
8. Tulisan pelamar.
Seleksi non ilmiah sering menimbulkan mismanajemen
penempatan karyawan yang baru diterima. Bahkan, karyawan
yang bersangkutan tidak mampu menyelesaikan pekerjaan yang
ditugaskan kepadanya.
Seleksi non ilmiah (observation method) kurang dapat
dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh karyawan
baru yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaannya, bahkan
menimbulkan kesulitan-kesulitan bagi perusahaan. tulisan yang
baik, tampang yang cakap, bicara yang lancar, belum tentu
terampil dan bergairah bekerja. Sebaliknya seseorang yang
mempunyai tampang yang kurang cakap, tulisan yang tidak
baik, dan bicara yang kurang lancar, bisa jadi lebih terampil,
bergairah, kreatif, dan loyal terhadap pekerjannya.
Metode Ilmiah
Seleksi dengan metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan
kepada job spesification (ilmu pengetahuan) dan kebutuhan
nyata jabatan yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria
dan standar-standar tertentu.
Adapun langkah-langkah yang ditempuh dalam menggunakan
metode ilmiah:
1. Metode kerja yang jelas dan sistematis
2. Berorientasi kepada prestasi kerja
3. Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan
4. Berdasarkan kepada job analysisi dan ilmu sosial lainnya
5. Berpedoman kepada UU perburuhan
Dengan seleksi ilmiah diharapkan akan diperoleh karyawan
yang qualified dengan penempatan yang tepat, sehingga
pembinaan dan pengembangannya relatif lebih mudah.
d. Kualifikasi Seleksi
Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan
diseleksi dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran
dicapai dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi
seleksi akan mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang.
Kualifikasi seleksi meliputi:
Umur
Umur harus mendapat perhatian karena akan mempengaruhi
kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggungjawab
seseorang. Umur pekerja juga diatur oleh UU perburuhan.
Karyawan muda umumnya mempunyai fisik yang lebih kuat,
dinamis, dan kreatif. Tetapi cepat bosan, kurang
bertanggungjawab, cenderung absensi, dan turnover-nya tinggi.
Karyawan yang umurnya lebih tua kondisi fisiknya kurang,
tetapi bekerja ulet, tanggungjawabnya besar, serta absensi dan
turnover-nya rendah.
Keahlian
Keahlian harus mendapat perhatian utama kualifikasi seleksi.
Hal ini yang akan menentukan mampu tidaknya seseorang
menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Keahlian
ini mencakup technical skill, human skill, conceptual skill,
kecakapan untuk memanfaatkan kesempatan, serta kecermatan
menggunakan peralatan yang dimiliki perusahaan dalam
mencapai tujuan.
Kesehatan Fisik
Kesehatan fisik sangat penting untuk dapat menduduki suatu
jabatan. Tidak mungkin seseorang dapat menyelesaikan tugas-
tugasnya dengan baik jika sering sakit. Bahkan, perusahaan akan
dibebani pengeluaran biaya perawatan yang cukup besar.
Pendidikan
Pendidikan merupakan suatu indikator yang mencerminkan
kemampuan seseorang untuk dapat menyelesaikan suatu
pekerjaan. Dengan latar belakang pendidikan pula seseorang
dianggap akan mampu menduduki suatu jabatan tertentu.
Jenis Kelamin
Jenis kelamin harus diperhatikan berdasrkan sifat pekerjaan,
waktu mengerjakan, dan peraturan perburuhan. Misalnya, untuk
pekerjaan berat atau jaga malam kurang pantas dijabat kaum
wanita. Demikian juga untuk pekerjaan merawat bayi kurang
cocok dilakukan oleh pria.
Tampang
Tampang (physical appearance) perlu mendapat perhatian,
karena orang yang berbakat lebih cepat berkembang dan mudah
menangkap pengarahan yang diberikan. Biasanya orang yang
berbakat lebih kreatif mengembangkan dirinya.
Temperamen
Temperamen adalah pembawaan seseorang yang sulit
dipengaruhi oleh lingkungan dan melekat pada dirinya.
Penilaian temperamen calon karyawan agak sulit. Untuk
penilaian biasanya diserahkan kepada psikolog.
Karakter
Karakter atau kepribadian berbeda dengan temperamen
walaupun ada hubungan yang erat antara keduanya. Karakter
merupakan sifat pembawaan seseorang yang dapat diubah
dengan lingkungan atau pendidikan, sedangkan temperamen
tidak dapat diubah oleh lingkungan.
Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja seorang pelamar hendaknya mendapat
pertimbangan utama dalam proses seleksi. Orang yang
berpengalaman merupakan calon karyawan yang telah siap
pakai.
Kerjasama
Kerjasama harus diperhatikan dalam proses seleksi, karena
kesediaan kerjasama, baik vertikal maupun horizontal
merupakan kunci keberhasilan perusahaan, asalkan kerjasama
itu sifatnya positif serta berasaskan kemampuan.
Kejujuran
Kejujuran merupakan kualifikasi seleksi yang sangat penting
karena kejujuran merupakan kunci untuk mendelegasikan tugas
kepada seseorang.
Kedisiplinan
Perlu diperhatikan dalam proses seleksi karena untuk dapat
menyelesaikan tugas dengan baik seseorang harus disiplin, baik
pada dirinya sendiri maupun pada peraturan perusahaan.
karyawan yang kurang disiplin sulit diharapkan mendapat hasil
kerja yang baik.
Inisiatif dan Kreatif
Inisiatif dan kreatif merupakan kualifikasi seleksi yang penting
karena inisiatif dan kreatifitas dapat membuat seseorang mandiri
dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Sistem dan Prosedur Seleksi
Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang,
waktu, tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang
terbaik dengan penempatannya yang tepat. Sistem seleksi
menurut Andrew F. Sikula adalah Succesive-Hurdles dan
Compensatory-Approach.
Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan
berdasarkan urutan testing, yakni jika pelamar tidak lulus pada
suatu testing, ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan
pelamar tersebut dinyatakan gugur.
Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan
dengan cara si pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian
dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak.
Pelamar yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus,
sedangkan pelamar yang tidak mencapai standar dinyatakan
gugur atau tidak diterima.
Prosedur Seleksi
Prosedur (proses) atau langkah-langkah peleksanaan seleksi
perlu ditetapkan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi
untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan
yang tepat.
Langkah-langkah Seleksi
1. Seleksi surat-surat lamaran
Menyeleksi surat-surat lamaran artinya memilih surat-surat
lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang
memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi
syarat.
2. Pengisian blanko lamaran
Pelamar yang dipanggil diharuskan mengisi blanko
(formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini
memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti
orang tuanya, pengalaman kerjanya, dan gaji yang
dimintakan.
3. Pemeriksaan Referensi
Memeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar,
dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai
sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal lain yang
dianggap penting dari pelamar. Referensi yang digunakan
adalah:
Personal references adalah referensi yang dapat
memberikan informasi mengenai karakter dan kondisi
kesehatan atau penyakit yang pernah dialami pelamar.
Referensi ini biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-
teman dekat pelamar.
Employment references adalah referensi yang dapat
memberikan informasi atau semacam jaminan mengenai
latar belakang maupun pengalaman kerja pelamar
bersangkutan. Referensi ini biasanya diberikan oleh
perusahaan asal pelamar bekerja atau oleh teman yang telah
pernah bekerja sama dalam suatu organisasi. Jadi, pada
prinsipnya semakin penting, strategis, dan vital suatu
jabatan, semakin cermat pemeriksaan referensi, bahkan
kalau perlu ada clearance pelamar dari Bakin.
4. Wawancara pendahuluan
Dalam wawancara pendahuluan, pimpinan atau tim
penyeleksi perusahaan mengadakan wawancara formal dan
mendalam dengan pelamar. Dengan demikian, akan
didapatkan data yang lebih komplet dan terinci. Dengan
percakapan langsung, pewawancara yang berpengalaman
dan jeli dapat menggali kemampuan (acceptability) seorang
pelamar. Dengan wawancara akan diperoleh informasi dari
setiap pelamar, kemudian dibandingkan satu persatu siapa
yang paling tinggi kemampuannya untuk melakukan
pekerjaan itu.
Wawancara (interviewing) berarti tanya jawab dengan
maksud memperoleh data atau informasi lebih mendalam
secara langsung dari pelamar. Ada beberapa jenis
wawancara yang dikenal:
1. Unstructured interview (free interview) adalah
wawancara secara bebas tanpa persiapan pertanyaan
yang akan ditanyakan.
2. Structured interview (guided interview) adalah
wawancara yang pertanyaannya telah disiapkan sehingga
wawancara lebih terarah dan cepat. Keburukan cara ini
hasilnya tidak mendalam karena pertanyaan yang diajkan
terbatas.
3. Mixed interview adalah kombinasi dari free interview
dengan guided interview. Cara ini akan dapat
memperoleh dan atau informasi yang lebih komplet dan
terinci dari pelamar.
5. Tes Penerimaan
Adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang
disesuaikan denga spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang
akan dijabat. Jenis tes penerimaan karyawan ini adalah
wawancara dan tertulis. Adapun bentukbentuk tes
penerimaan sebagai berikut:
Physical test yaitu proses untuk menguji kemampuan fisik
pelamar, misalnya pendengaran dan penglihatan (buta warna
atau tidak).
Academic (knowledge) test yaitu proses menguji kecakapan
yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan jabatan yang
akan diisinya.
Phsychological test yaitu proses menguji tentang kecerdasan
(intelligence), bakat (atitude), prstasi (achievment), minat
(interest), dan kepribadian (personality) dari pelamar.
6. Tes Psikologi (phsychological test)
Tes psikologi adalah proses menguji atau mengetes
kemampuan mental pelamar untuk mengukur apakah
mentalnya sesuai dengan yang diinginkannya.
Jenis-jenis tes psikologi:
Tes kecerdasan (intelligence test) yaitu mengetes
kepribadian mental pelamar dalam hal daya pikir secara
menyeluruh dan logis.
Tes kepribadian (personality test) yaitu mengetes
kepribadian mental pelamar dalam hal kesediaan bekerja
sama, sifat kepemimpinan, kejujuran, dan unsur-unsur
kepribadian lainnya yang dibutuhkan perusahaan.
Tes bakat (atitude test) yaitu mengetes dan mengukur
kemampuan mental potensial (IQ) pelamar apakah
mempunyai kesanggupan untuk dikembangkan dikemudian
hari.
Test minat (interest test) yaitu mengetes jenis pekerjaan apa
yang paling disenangi oleh pelamar dan mengukur apa
pelamar cocok serta antusias mengerjakan pekerjaan yang
akan diberikan kepadanya.
Test prestasi (achievment test) yaitu mengetes dan
mengukur apa pelamar akan mampu berprestasi
mengerjakan pekerjaan yang diberikan kepadanya. Tes
prestasi ini hendaknya dilakukan secara cermat dan
mendalam untuk mengetahui apa pelamar mempunyai
mental serta kemauan besar dalam mencapai prestasi kerja
optimal.
e. Pendekatan Seleksi
1. Succesive Hurdles Selection Approach
Pendekatan ini mengharuskan setiap calon karyawan untuk
mengikuti semua prosedur seleksi secara bertahap. Setiap
tahapan seleksi, pelamar diuji dan dievaluasi oleh tim seleksi.
Kebaikan pendekatan ini adalah efisiensi biaya dan waktu
rekruitmen, terutama jika jumlah calon karyawan sangat
banyak. Sedangkan keburukannya adalah perusahaan tidak
dapat mengetahui informasi kemampuan calon karyawan
secara keseluruhan, sehingga ada kemungkinan mendapatkan
karyawan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Seleksi surat lamaran
Blankolamaran
Wawancara pendahuluan
Pemeriksaan referensi
DITOLAK
Penerimaankaryawan
TesKesehatan
TesPsikologi
TesTertulis
2. Compensatory Selection Approach
Dalam pendekatan ini, setiap calon karyawan diberi
kesempatan yang sama untuk mengikuti seluruh prosedur
seleksi. Nilai dari tiap seleksi dikumpulkan dan nilai yang
terbesarlah yang diterima di perusahaan. dengan pendekatan
ini, semua kelebihan dan kelemahan calon karyawan dapat
diketahui dan dapat dicari yang benar-benar sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. keburukannya ialah memerlukan waktu
maupun biaya yang besar, terutama jika calon karyawan relatif
banyak.
Dr. Toshitaka Nomi dari Lembaga Pemeriksaan darah di Tokyo
mengemukakan bahwa golongan darah mengungkapkan watak manusia
sebagai berikut:
1. Golongan darah A bisa dipercaya
Sifat diri yang paling menonjol manusia yang memiliki golongan darah
A ialah dapat dipercaya, sangat teliti, dan penuh tanggungjawab
terutama pada waktu melaksanakan pekerjaannya.
2. Golongan darah B lemah lembut
Manusia golongan darah B mempunyai sifat lemah lembut dan sangat
perasa mereka tergolong manusia paling tenag dan kalem.
3. Golongan darah AB emosional
Manusia golongan darah AB mempunyai sifat yang emosional, ragu-
ragu, dan pendiriannya dipengaruhi oleh situasi.
Wawancarapendahuluan
Tes Tertulis
Tes Psikologi
PenerimaanKaryawan
Tes Kesehatan
nn
DITOLAK
4. Golongan darah O berbakat pemimpin
Manusia golongan darah O berbakat pemimpin, energi rohaniah, gairah
kerjanya tinggi tanpa kenal istirahat, dan prestasi kerjanya optimal.
Manusia golongan darah O sangat kesal melihat karyawan yang
bekerja bermalas-malasan dan dia menganggap bahwa semua manusia
harus bekerja dengan rajin serta efektif, dia lupa bahwa kemampuan
manusia itu berbeda-beda.
Golongan darah ini menurut hemat penulis sebaiknya dipergunakan
sebagai salah satu indikator seleksi mental dari penerimaan karyawan.
7. Tes kesehatan
Yaitu pemeriksaan fisik pelamar apakah memenuhi
spesifikasi yang telah ditentukan untuk jabatan yang
bersangkutan. Misalnya, pendengaran, penglihatan (buta
warna atau tidak), berpenyakit jantung atau tidak, bronkhitis
atau tidak, dan mempunyai cacat badan atau tidak.
8. Wawancara akhir oleh atasan langsung
Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan
praktis pelamar dalam mengerjakan pekerjaan dan juga
untuk memperoleh gambaran apakah pelamar dapat diajak
bekerjasama atau tidak.
9. Memutuskan diterima atau ditolak
Pelamar yang tidak memenuhi spesifikasi ditolak, sedangkan
pelamar yang lulus dari setiap seleksi diputuskan diterima
menjadi calon karyawan dengan status karyawan dalam
masa percobaan. Selanjutnya mereka diharuskan mengisi
formulir dan melengkapi syarat-syarat sepenuhnya.
10. Tingkat-tingkat seleksi
a. Seleksi Tingkat pertama
Menyeleksi surat lamaran, kemudian memutuskan
diterima atau ditolak. Yang dierima menjadi calon
karyawan dengan status masa percobaan.
b. Seleksi tingkat kedua
Melakukan seleksi atas calon karyawan yang berstatus
masa percobaan. Caranya dengan mengamati dan
menilai mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon
karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, serta
kedisiplinan.
c. Seleksi tingkat ketiga
Mengikutsertakan calon karyawan yang telah dianggap
lulus untuk mengikuti diklat. Misalnya, prajabatan.
11. Kendala-kendala seleksi
a. Tolok ukur
Adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok ukur
yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi
seleksi secara obyektif. Misalnya, kejujuran,
kedisiplinan, kesetiaan, dan prakarsa.
b. Penyeleksi
Kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar
qualified, jujur, dan objektif penilaiannya.
c. Pelamar
Kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari
pelamar. Mereka selalu memberikan jawaban yang baik-
baik saja tentang dirinya sedangkan hal-hal yang buruk
disembunyikannya.
d. Penempatan, Orientasi, dan Induksi karyawan
Penempatan karyawan adalah tindak lanjut dari seleksi, yaitu
menempatkan calon karyawan yang diterima (lulus seleksi) pada
jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan
authority kepada orang tersebut. Penempatan ini harus didasarkan job
description, dan job spesification yang telah ditentukan.
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan
untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan
terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain
pada perusahaan itu. dengan orientasi dapat diatasi keragu-raguan,
kecanggungan, dan tibul rasa percaya diri karyawan baru dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan
baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan. induksi pada
dasarnya merupakan tugas dari atasan langsung karyawan bersangkutan
sehingga karyawan baru menyadari bahwa dia harus mentaati peraturan-
peraturan perusahaan dan mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.
c. Simpulan (TIM KELOMPOK)
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.
Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena
untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta
efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan adalah
aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap
aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan
latar belakang pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke
dalam organisasi perusahaan. karyawan bukan mesin, uang, dan material yang
sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung
tercapainya tujuan perusahaan.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan
menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas tanggung jawab, dan standar
prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk
menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa baru
siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.