Events management
Orizzonte di riferimento
2
Gli eventi sono centrali per la cultura come forse mai prima d’ora
Crescita del leisure time e della capacità discrezionale di spesa > proliferazione di eventi pubblici, celebrazioni ed entertainment
I governi sostengono e promuovono eventi nel quadro delle loro strategie di sviluppo economico, di costruzione della nazione e di destination marketing
Corporation> marketing & promozione d'immagine
Espongono le persone a nuove idee ed esperienze, promuovono la partecipazione ad attività e incoraggiano la tolleranza e la diversità
Marketing esperienziale
• Radici profonde nell’era della conoscenza (cfr. Rifkin)
• Competizione: livello globale• Nuove piattaforme (i miracoli della tecnologia,
l’interconnessione, l’accesso)• Facilità di spostamento • Aumento della capacità di spesa in leisure• Livello immateriale • Soddisfacimento di un insieme complesso di
bisogni individuali
Eventi nel tempo
• Antichi eventi erano le feste• Miti, riti, communitas• Vincolo, legame sociale• Vacanza, tempo libero• Rovesciamento dei ruoli (es. carnavale,
halloween)
Event industry / 1
üCommercializzazione delle celebrazioni popolariüCongressi politici e religiosi e convention
commerciali e professionali in America (fine XIX secolo)
ü Sviluppo di luoghi deputati agli eventi (meeting) supportati dalla crescita di facilities appropriate «From public halls (first century AD), churches (10th &11th century), market towns (13th century), and guildhalls (14th century), through inns and coffe houses (17th century), assembly rooms, town halls and universities (18th century), to specialist banqueting and assembly facilities such as meeting rooms within hotels (19th century)» (Bowdin & co., 2010)
Event industry / 2
Prima metà del XX secolo- Nascita delle «trade associations» e dei «national
trade departments» - Le principali exhibitions, festivals ed eventi attuali
hanno le loro origini in questo periodoSeconda metà del XX secolo- investimenti significativi in infrastrutture a supporto
di conferenze ed eventi - Crescita del grado di professionalità nella gestione
degli eventi e figure dedicate
Key concepts
Celebrazione di milestones
Processo rituale (rites of passage> Van Gennep/Victor Turner) > ora aiutano a marcare ere e definire momenti topici
(es. Universal Expo, World cup, Australia Olympics, …)
Esperienza stra-ordinaria (vs vita quotidiana)
Riaffermazione della comunità o della cultura
(> scientific community)
Identità Comunità
Scambio di conoscenzaFormazione
Casi di successo• Piano culturale
cultura diffusa per cui gli eventi sono vissuti a livello collettivo come uno dei principali momenti di valorizzazione della Città/Impresa, da un punto di vista identitario, di socializzazione e di promozione d’immagine
• Piano ideativo e progettualegli eventi culturali rappresentano occasioni di esercizio per creatività e innovazione; pertanto i grandi eventi pubblici non si risolvono a puro svago, ma puntano alla valorizzazione genuina delle risorse e attrattive della città/impresa in maniera nuova
• Piano gestionaleuna pluralità di soggetti partecipa alla nascita e alla maturazione di eventi di successo: l’organizzazione punta ad una sempre maggiore messa in rete di conoscenze e capacità specifiche, disseminate nell’organizzazione stessa e nella rete dei soggetti, gestendo i vari task attraverso nodi altamente specializzati
Definizioni di evento
• Getz: «unique, stemming from a blend of management, program, setting and people»
• Goldblatt: «A unique moment in time celebrated with ceremony and ritual to satisfy specific needs»
Evento MICE (APEX Industry Glossary): 1) Partecipatory meeting designed for discussion, fact-finding,
problem solving and consultation2) An event used by any organisation to meet and exchange
views, convey a message, open a debate or give publicity to some area of opinion on a specific issue.
Tipologie di evento (Arcordia Robb)
• Eventi: fornire intrattenimento per fini commerciali
• Festival: occasioni speciali e celebrazioni comunitarie
• MICE: scambio di info e idee
EVENTSMega-eventMajor event
Hallmark eventSignatureeventSpecial event
M.I.C.E.ConferenceCongress
ConventionExhibition
ForumIncentiveMeetingSeminar
SymposiumTrade Show
FESTIVALSCommunity celebration
Community entertainmentHistorical commemorationMulticultural celebration
Seasonal eventReligious celebration
Tipologie di evento / 2Tipo di Evento Caratteristiche distintive
Eve
nts
Mega-event High volume of visitors / Extensive media exposure /Economically significant
Major event High volume of visitors / Wide media coverage / Economically significant
Hallmark event High volume of visitors / Strongly themed / Presence of ceremony and ritual
Signature Linked to a particular location
Special Event Once only or occurring irregularly
Fest
ival
s Festival Community focus / Community participation: celebratory, cultural, religious, or seasonal themes
MIC
E
Convention Large scale meeting / National, regional, international significance
Congress Large scale meeting / International significance / Political connotations
Conference Exchange of ideas / Focused on career interests
Incentive Motivational tool / Stimulates employees productivity or encourages buying patterns
Forum Public debate / Open discussion/ Audience participation
Symposium Professional organized discussion of new developments
Seminar Small scale educational meeting / Sharing of views
Exhibition Display of goods or services, showcase cultural achievements, open to the public
Trade Show Marketing Events, meeting of suppliers and buyers / Exclusive to particular industries.
Fondazione Bruno Kessler
FBK > EVENTS
ü NATIONAL & INTERNATIONAL SCIENTIFIC EVENTSCONFERENCES, WORKSHOPS & SYMPOSIUMinvolving a large number of research communities2009: more than 100 eventse.g. CIT Centre UMAP 2009, CMM MEMSWAVE 2009, ECT* Workshop on PWA and Resonances 2009, ISR CatholicTheological Ethics in the World Church 2010, ISIG Riflessioni sulla DDR. Prospettive internazionali e multidisciplinari 20 annidopo
ü NETWORKING EVENTSINCENTIVE, MEETINGS & EXHIBITIONSe.g. TRENTINO TECHNOLOGY TOUR 2009 The event helps build and showcase the ICT strength of Trento region within Europe– bringing the cream of Trento technologies, research platforms and young ambitious companies to a European audience of selectedinvestors and entrepreneurs.INTERNATIONAL BROKERAGE EVENT on ENERGY RESEARCH and EU COMMISSION The event has the intent to disseminate general info about the call Energy-2010-2: general indications, accessibility to the call, topics related to the call and all other basic info to participate proposing a project idea.
FBK > EVENTS
ü SPECIAL & HALLMARK EVENTSCOMMUNICATION, SPECIAL PROJECTS & SIGNATURE e.g. RESEARCHERS’NIGHT (EU PROJECT) Through offering the public at large and specifically youngpeople the opportunity to directly get in touch with researchers in a friendly and relaxed atmosphere, theResearchers’ Night project not only allows the participants to better understand the input of research ineconomic growth, employment and competition and in their dally lives, but also offers a unique occasion todiscover the “human face” of researchers.Signature Events CNR-FBKAgreement, Prysmian-FBK
ü INSTITUTIONAL EVENTSinvolving the whole Trentino Research & Education Systeme.g. Trento Research, Innovation, and Education System (Trento RISE) in the EIT ICT Labs. A Presentation Day The meeting will be attended by major international partners, national and local Consortium "Trento RISE" (Research Innovation Education System) for EIT (European Institute of Innovation and Technology) - ICT Labs.
Progettazione - Statement of scope
1)DescrizionedelprogettoEs.Analisidelcontestosociale,organizzativo,culturaleincuisisitual’evento
2) Obiettivi(SMART)Accrescerelariconoscibilità• Guadagno• Accenderel’attenzionedeimedia• Attrarreilpubblicofinalepressolasededell’evento…
3)Ideacentrale• Es.Sistemadiofferta=ciòchel’eventopropone(offertacentrale)• Offertaarricchita(altreattivitàcorrelate)• Servizioffertialpubblico…
4)Accreditamentodell’idea(perchél’ideafunziona)5)MappadegliStakeholders (perchi l’ideafunziona)• Pubblicofinale:bisogniedestinatari• Sezionidelpubblico(adulti,bambini,studenti,aziende,soci,…)• Bisognidellacomunitàdiriferimentochevengono‘assolti’dall’evento…
Riprogettazioneinprogress
Fattibilità
Fattibilitàorganizzativa
•Siamoautosufficientiodobbiamoricorrereall’esterno?•Mezzi,risorse,persone;•Capacità•Attrezzature•Spazi•Location•…
Fattibilitàtecnico-logistica
•Qualisonoivincolidavalutare?•Requisitidisicurezza•(security,spaziinibiti,assicurazione,…)
•Requisitilogistici•Strumentazionidelicate,requisititecniciparticolari(es.demosumonitornolucediretta)
•Permessidarichiedere•(occupazionesuolopubblico,concessionespazi,….)
•Particolarivincolilogistici
FattibilitàEconomica
•Qualisonoivincolieconomicieleopportunitàchepossiamopensaredimettereincampo?•Costi•Partneriati•Sponsorship•Altro
Fattibilitàdimarketing
•Qualisonoipubblicidell’eventoecomepossoraggiungerli?•Destinatari•Pubblico•Modalitàdicomunicazione
AnalisiSWOT
Pianooperativo• Obiettivideldocumentosonoindividuare:
costi,tempi,duratadelprogettorisorsefondamentaliformatgenerale(soluzionilogistiche,finanziamenti,partner,permessi,…)
1. Formareilteamdiprogetto2. Crearel’agenda3. Stilareunbudgetpreventivo4. Coprireicosti5. Faresoldi
Formareilteamdiprogetto
• Chisonolepersonechelavoranoalteam?• Qualeteam?scientifico,organizzativo,disupporto• Comecisiorganizzaequaliruolisonoaffidatiaognuno?• Comesonoallocati itask?
Esempi:• Coordinatoreorganizzativo• Responsabiledelbudget• Responsabiledellalogistica• Responsabiledellesponsorship• Responsabiledegliinvitati…
Crearel’agenda
• SceltadelledateEscludere:vacanze,noeventiinparallelo,nofinalideimondiali,nolezionisedentrouniversità…
• Tararedate/tempisulpubblicoEs.ipartecipantiusanomezzipubblici…
• Definizionedelleattività• Formatdell’evento,macro-attività,microattività…• Allocareiltempo• Creareunpalinsestoedefinireilprogramma• Staffdell’evento(facilitatori)Chisioccupadell’accoglienzadelpubblico,delcontrollodellavenue,delcontrollodeifornitori,segueirelatori,…?
Budgetpreventivo
• Vadefinitounobiettivofinanziario• Vanegoziato• Richiedeun’attentaanalisiepianificazionefinanziariaComevafatto?• Analisidiscenario• Studiocasiprecedenti/similari• Se fattobeneunabuonatracciaancheperilcontrolloorganizzativo
• Esempiobudget
Coprireicosti/Incomeesponsor• Definireicostidiaccessoeicontributi• Feesdiregistrazione(categorie/tempistiche)• SponsorshipvsSponsorshiptecniche(in-kind>contributialivellodi
allestimenti,attrezzatura,spazi,staff,food)
– Donazioni,contributiegrants(flussifinanziari)– Individuazionedeisoggettichepossonofinanziare l’evento:fondazioni
(bandicomees.Caritro),entipubblici,aziende…– Letteradirichiesta,propostainbaseaspecificheguidelinesrichieste
daldonor.– Darevisibilitàaglisponsor– Ringraziamentiereportistica
• Calcolodelbreakevenpoint• Tagliodeicosti(!)
Faresoldi
a)Partecipationfees- quantoilpartecipanteèdispostoaspendereperprendereparteall’evento- valutazionipassateedizioni,eventisimili,…- segmentodipopolazioneacuiciindirizziamo- Formanypeopleonlythingsthatcostmoneyhavevalue…
b)Venditaprodotti
Promuovere l’evento• Invitareipartecipanti facetoface,telefono,mailing,invitoperposta,socialnetwork;a) Pubblicità;Quotidianilocali;newsletters,poster,flyers,radio,communità (scuole,…);b) Annunciodell’eventodurantealtrieventi;Es.gemellaggioconentiparalleli,annuncioinaltreconferenzecontematiche
simili,…c) WebWebsite,web2.0(socialnetwork,…)…
• Migliorpromozionedell’evento:farepassaparola!(wordofmouth)• Parlarneconpartecipantipotenzialiepersuaderliavenire/Partecipareadeventi,socialmeeting,pranzi,party…
• Creareimaterialipubblicitari• Attrattivi,creativimachecontenganoleinformazioniminimenecessarie:• nomedell’evento,location,data(inizioefine),costod’accessoall’evento,contatti,sitoweb,paginadiregistrazione
• Scegliereiltitologiusto• Sceltacritica.• Inalcunicasisitrattadiunasceltagiàdefinita(conferenze,eventicommissionati,format…).• Inaltrilasceltaèperlaformapiùsempliceediretta.• Nellapiùaltaintenzione,lamission èquelladirispecchiarel’atmosferadell’evento.
Definire la logistica
a) Scalettadeitempib) Pianodella venueedei serivizi connessic) Attrezzatured) Invited speakerse) Materialiperipartecipantif) Food &beverageg) Gestionepartecipanti (Rispostearichiesteeconfermedella
partecipazione)h) Registrazionii) Gestionesegreteriaonsite
BibliografiaCristante S., Barile N., Breve storia degli eventi culturali, Bevivino, Milano, 2004
Events beyond 2000: setting the agenda Proceeding of Conference on Event Evaluation, Research and education, Sydney, July 2000
Rifkin J., L’era dell’accesso, La rivoluzione della new economy, Mondadori, Milano, 2000
Roche M., Mega events and Modernity. Olimpics, Expos and the growth of global culture, Routledge, UK, 2000
Turner V., Dal rito al teatro, Bologna, Il Mulino, 1986
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