Prendre de vos nouvelles quelques mois avant la fin du projet
Préparer avec vous les dernières phases du projet
L’évaluation du projet par le partenariat La valorisation des résultats La rédaction du rapport final
Vous rappeler les règles administratives et financières
Objet de la réunionObjet de la réunion
Tour de table – Présentation des projets Rappel des règles administratives et financières Evaluation du projet - Les résultats et les
produits Le rapport final
Attentes pour le contenu et les annexes Modèle du rapport qualitatif Calcul du solde final
La base de données Est Questions / Réponses
Plan Plan
Phase d’un projetPhase d’un projet
Pré –projet Période de financement Post projet
Mise en œuvre
Evaluation finale
ClôtureDémarrage
Réunion FinaleRapport Interne
Conclusion de l’évaluation
Rapport final Solde
Diffusion Exploitation
des résultats
On entend par mobilité, un voyage à l’étranger aller-retour effectué
Dans le cadre du projet
Depuis la Belgique
Soit dans une institution partenaire
Soit pour participer ou assister à un évènement organisé dans le cadre d’un projet ou réseau LLP (ou antérieur)
Règles administratives et financières Règles administratives et financières
Deux types de mobilités :
la mobilité des apprenants (élèves, stagiaires, publics…)
la mobilité du personnel y compris les accompagnants (parents, tuteurs) si
besoins spécifiques
Dans les deux cas : la personne doit appartenir à l’organisme qui reçoit la subvention
Règles administratives et financières Règles administratives et financières
Questions récurrentes
A qui l'évaluation est-elle destinée ?
Qui va la lire ?
L'évaluation est-elle formative? certificative ? Est-elle sanctionnante ?
Qu’en fait l’Agence ?
EvaluationEvaluation
Que signifie pour vous « Evaluer un projet »
Et en pratique?
Vérifier si l'on a rempli ses principales missions, touché de nouveaux publics, atteint ses objectifs, fait de bons choix méthodologiques
Occasion de faire passer grâce à une analyse pertinente des informations qui aideraient à la compréhension de la réalité du terrain et permettrait de nourrir la réflexion politique
Mettre les choses à plat
EvaluationEvaluation
Activité interne ou externe, périodique ou effectuée à des instants clés, pendant, à la fin ou après le projet, avec recul
Porte sur les grands critères : pertinence, efficacité, qualité, impact, durabilité.
Sur base d’indicateurs directs ou indirectsvérifiables, de façon objective aisément mesurablesmontrant l’ambition du projet
EvaluationEvaluation
Identification claire des enjeux de l’évaluation au niveau de l’organisation
Avoir un espace permettant de travailler et de penser dans ce sensest-ce que l'on peut sereinement interroger les pratiques ? est-ce que l'on peut travailler par essais et erreurs, interrogations, réajustements ?
Circulation de l’information au sein de l’institution, éventuellement de manière confidentielle
Evaluation : pré-requisEvaluation : pré-requis
Avoir la garantie de pouvoir un minimum aménager le futur au regard de la situation :
Relation de confiance au sein de l’équipe
Ne pas oublier qu’un projet est avant tout basé sur des interactions humaines : attention à une approche trop technicienne
Evaluation : pré-requisEvaluation : pré-requis
Evaluation : moments clésEvaluation : moments clés
Lors de chaque séminaireMesurer l’atteinte des objectifsVérifier le bon déroulement du projetSur base d’une grille prédéfinie
A mi-parcours Mesurer l’atteinte des objectifsRespect du programme de travail
En fin de projetAtteinte des objectifsQualité du partenariat Résultats -Impacts
Evaluation : contenu globalEvaluation : contenu global
Evaluation : contenu globalEvaluation : contenu global
Evaluation Finale
Réalisation des Objectifs
Le Partenariat Organisation du partenariat
TimingImplication des partenaires
Valorisation
Résultats
Activités
Impacts
Bénéficiaires , StaffInstitutions Communauté
Communication
Qualité
efficacitéProduits
Nouvelles méthodes
Methode d’évaluation
couts
Expériences
Enseignement en matière de politique
Coopération européenne
Evaluation des résultatsEvaluation des résultats
Evaluation des résultatsEvaluation des résultats
RESULTATS
Produits
Méthodes
Expérience acquise
Enseignement en politique
européenne Coopération européenne
Modules d’éducation et de
formation
Manuels, outils de formation
Nouveaux programmes et qualifications
Rapports, Etudes
Conférences, séminaires, colloques
Par les partenaires
Par les individusCréation d’un
réseau échange d’expérience
Nouveau partenariat ou
élargissement du partenariat Partage
d’expérience et de nouvelles pratiques
Dialogue et coopération
multiculturels
Processus et méthodes de coopération
Enseignement retenus en matière
de gestion
L’arbre à Produits L’arbre à Produits
Communication InformationMéthodologie
Evaluation
Formation: cours de gestion pour demandeurs d’emploi de plus de 45 ans
Gestion du projet
Guide auto-évaluation du candidat
Fiche d’évaluation finale
Guide du professeur Site web Brochures publicitaires
Plateforme de communication entre partenaires
Séminaires
Le produit phare :
Ce que l’on veut promouvoir au sein du partenariat
Ce que l’on voudrait, pour l’essentiel, qu’il « subsiste » après le projet
Ce que l’on trouve pertinent et primordial
L’arbre à produits L’arbre à produits
Evaluation des résultatsEvaluation des résultats
Questionnaires, interview
Réunion de révision du projet
Autoévaluation
Peer reviewing, ami critique
Evaluation croisée des projets
Et vous ?
Modes d’évaluationsModes d’évaluations
Le dossier de candidature les contrats signés dans le cadre du projet les documents de planification les documents de travail les rapports interne et externes les PV et compte-rendu de réunion le plan d’évaluation ainsi que les rapports d’évaluation le plan de dissémination et de valorisation + les documents la liste des produits+ les produits
Documents nécessairesDocuments nécessaires
Outils « Documents journées Outils « Documents journées thématiquesthématiques » »
Diffusion et exploitation des résultats Diffusion et exploitation des résultats
Le plan de communication
Que diffuser
?
Vers qui diffuser?
Comment diffuser ?Quand
diffuser?
Pourquoi
diffuser ?
Qui va s’en occuper?
Quel budget?
QUEL EST quel est le meilleur
partenaire pour ce job ?
Par quels
canaux
Diffusion des résultats Diffusion des résultats
Partenaires
du projet Institution
Environnement immédiat
Réseaux des partenaires du projet
MultiplicateursDécideurs
Responsablespolitiques
Grand public
UtilisateursBénéficiaires
finaux
Les outils de diffusion des résultats Les outils de diffusion des résultats
Type Outils
Distribution des produits Produits principauxLe site WebBulletin informatif Prospectus, brochure sur le projet
Contribution Medias Articles dans la presse, conférencesEmissions TV et Radios Contributions sur les réseaux sociaux , forum de discussion, partage de fichiers
Evènements Présentation, participation à des ateliers, des conférences, expositions, foires
Réseaux personnels Rendez vous avec les politiques, décideursConsultance, promotion informelle
Quand le projet est terminé.
Concerne l’utilisation et la multiplication des résultats
Augmenter l’impact des résultats, les intégrer au système éducatif local
La valorisation La valorisation
La valorisation La valorisation
EST EST
Une obligation contractuelle!
« Article 8. Diffusion. Le Bénéficiaire est tenu d’encoder les informations relatives à l’avancement et aux résultats du projet dans la base de données informatisée EST (Europe
Contenu : résumé du projet, réalisation ,résultats et possibilités de télécharger des documents vidéos, photos
Accès depuis le site web
Une manière de valoriser les projets!
Une obligation contractuelle« Article 6 – Publicité. Le Bénéficiaire s'engage à mentionner le soutien du Programme d'éducation
et de formation tout au long de la vie dans tout produit et matériel réalisé avec le soutien de la subvention ou dans tous les documents diffusés ou publiés, ainsi que dans toute déclaration et interview portant sur l’Action. Toute référence doit être accompagnée d'une mention établissant clairement que le contenu de la publication n'engage que son/ses éditeur(s) et que la Commission européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues. Tout matériel graphique doit être produit en accord avec les guides d'identité visuelle fournis par la Commission européenne sur http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html ».
Les logos de la DGEAC et de l’Agence Les logos de la DGEAC et de l’Agence
7 bonnes raisons pour un rapport de qualité
Raisons contractuelles Construction de compétences analytiques Assurance de versement du solde Amélioration des prochaines recherches de
subsides et de construction de projet Utilisation à des fins de valorisation interne Représente une preuve de professionnalisme Développement d’une relation de confiance
Le rapport final Le rapport final
Deux sections L’une à remplir par le coordinateur
conjointement avec l’ensemble des partenaires
Concerne le travail et l’organisation du partenariat dans son ensemble, les activités communes, les produits et résultats communs
Comprend un résumé du projet L’autre par votre institution
Concerne votre institution, son implication dans le partenariat, ses activités au niveau local, les mobilités et l’impact du projet
Contenu du rapport Contenu du rapport
Règles de base pour un rapport de Règles de base pour un rapport de qualité qualité
Un bon timing, consacrez assez de temps au rapport
Donnez informations complètes et précises
Rédigez résumé complet et agréable à lire
Faites des renvois explicites au dossier de candidature
mesure des écarts avec les réalisations effectives,
prise en compte des remarques des évaluateurs
Règles de base pour un rapport de Règles de base pour un rapport de qualité qualité
Montrez la différence avec le dossier de candidature
Démontrez la dimension européenne du projet Soyez structurés, clairs et intelligibles
Ecrivez pour une personne qui ne connaît pas le projet
Soyez honnête
Période couverte et soumission du Période couverte et soumission du rapport rapport
La période couverte est la durée totale du projet
La soumission doit se faire Endéans les deux mois après la fin du projet
Via un formulaire en ligne : Vous recevrez par mail une adresse électronique
Par un envoi à l‘Agence d’une copie papier signée du rapport électronique accompagnée des annexes demandées
Les annexesLes annexes
Preuves de réalisation des mobilités ( ticket de transport, attestation de présence)
Liste des résultats
Liste des produits et différents documents créesou utilisés pour la gestion du partenariat
Les produits eux-mêmes (format électronique )
Attention/ conservation dans votre institutions de toutes les pièces comptables(y compris devis et factures ) relatives au projet pendant 5 ans .
3 CAS DE FIGURE
Paiement intégral des subsides
Paiement partiel des subsides
Recouvrement de la subvention
Calcul de la subvention finale Calcul de la subvention finale
Les activités et les mobilités reprises dans le contrat ont bien été réalisées et le bénéficiaire peut apporter la preuve de leur réalisation
les mobilités minimum ont bien été réalisées, elles étaient éligibles et pertinentes
les résultats prévus ont été atteints ou sont équivalents et tout aussi pertinents par rapport aux objectifs fixés
Les visites et les contrôles effectués par l’Agence ont confirmé les informations reprises dans le rapport final
Paiement intégral des subsides Paiement intégral des subsides
Le nombre minimum de mobilités n’a pas été réalisé ou le bénéficiaire ne peut apporter la preuve de leur réalisation ;
Les mobilités ou les actions réalisées n’étaient pas en lien avec les objectifs du projet ;
Les mobilités ont été effectuées en dehors de la période contractuelle ou sont considérées comme inéligibles ;
Les contrôles et visites n’ont pu confirmer que partiellement la réalité des mobilités et des actions.
Paiement partiel des subsides en Paiement partiel des subsides en fonction du nombre de mobilités fonction du nombre de mobilités
acceptées par l’Agence acceptées par l’Agence
Recouvrement de la subventionRecouvrement de la subvention
Les activités, les mobilités et les résultats décrits dans le rapport ne correspondent pas à ceux présentés dans le dossier de candidature ;
Les activités, les mobilités, les résultats ne sont pas pertinents par rapport au partenariat créé ;
Les contrôles et les visites de l’Agence n’ont pas permis de vérifier la réalité des actions et des mobilités et/ou ont mis en exergue des manquements ou des fraudes.