SeminarOSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA
PROJEKTIMA
Služba za upravljanje kadrovima
Palata Srbije, Beograd 21-22 Jun 2010.
1. DEOOSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA
PROJEKTIMA
PREDSTAVLJANJE PREDAVAPREDSTAVLJANJE PREDAVAČČA I UA I UČČESNIKAESNIKA
Predavači:• Milja Bardić, Ministarstvo ekonomije i regionalnog razvoja• Mirjana Arsić, Ministarstvo omladine i sporta
Učesnici• A sad vi!
PRAVILA GRUPE
• Aktivno učestvujemo
• Pokazujemo pozitivan odnos prema drugima i uvažavamo ih
• Javljamo se za reč
• Dok jedan govori ostali slušaju
• Poštujmo vreme
• Utišajte mobilne telefone
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
TESTTEST
CILJEVI OBUKE
• PCM –Project cycle management
Programiranje → Identifikacija → Formulacija →Finansiranje → Implementacija → Evaluacija → …
• LFA- Logical Framework Approach
Faza analize – Faza planiranja
• LFM - Logical Framework Matrix
Logika intervencije – Pretpostavke i rizici –Indikatori i izvori verifikacije
Program rada – Prvi danПонедељак, 21. јун 2010. године
09:00 – 09:30
Сесија 1: Уводна сесија
•Добродошлица
•Представљање предавача
•Представљање учесника
•Правила семинара
09:30 – 10:15
•Циљеви обуке
•Очекивања учесника обуке, вежба
10:15 - 10:30 Пауза за кафу
10:30 – 12:30
Сесија 2: Општи приступ, логика и сврха управљања пројектним циклусом
•Шта је пројекат?
•Логика и сврха управљања пројектним циклусом (ПЦМ)
•Повезивање ПЦМ-а и приступа логичког оквира (ЛФА) - Фазе у процесу
планирања
•Вежба
12:30 - 13:30 Пауза за ручак
13:30 – 15:00
Сесија 3: Приступ логичког оквира (ЛФА)
•Вежба размрдавања
•Фаза анализе - Анализа заинтересованих страна, Презентација и вежба
•Фаза анализе – Анализа проблема, Презентација и вежба
15:00 – 15:30 Пауза за кафу
15:30 – 16:45
Сесија 4: Приступ логичког оквира (ЛФА) – наставак
•Фаза анализе – Анализа циљева
•Фаза анализе – Анализа алтернативних стратегија
•Рекапитулација, питања
Program rada – Drugi danУторак, 22. јун 2010. године
9:00 - 9:15 Презентација научених лекција
9:15 – 10:45
Сесија 5 : Упознавање са ЛФМ
•Логика интервенције, појам, карактеристике, елементи
•Логичка матрица (презентација и вежба)
10:45 - 11:00 Пауза за кафу
11:00 - 12:30
Сесија 6: Упознавање са ЛФМ - наставак
•Претпоставке
•Индикатори
•Извори верификације
12:30 - 13:30 Пауза за ручак
13:30 – 15.15
Сесија 7:Пројектни циклус
•Размрдавање, вежба
•Спровођење пројекта
•Праћење и евалуација
•Извештавање
15:15 – 15:45 Пауза за кафу
15:45 – 16:30
Сесија 8: Рекапитулација обуке и евалуација
•Евалуација обуке
•Целокупно сумирање додневне обуке, дискусија
Očekivanja učesnika
Napišite na samolepljivim listićima šta očekujete od ove obuke!
2. DEOOpšti pristup, logika i svrha
upravljanja projektnim ciklusom
• Šta je projekat?
• Upravljanje projektnim ciklusom (PCM)
• Povezivanje Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) i Pristupa logičkog okvira (LFA)
Šta je projekat?
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti pojam “Projekat”
– bolje razumeti značaj - Zašto su nam potrebni projekti?
PROJEKAT
Projekat je:
• Niz aktivnosti usmerenih ka ostvarivanju preciznog cilja u okviru definisanog vremenskog roka i budžeta
Projekat mora jasno identifikovati:
• Zainteresovane strane i korisnike
• Probleme koji moraju biti rešeni
• Sistem nadzora i evaluacije
• Koristi za koje se smatra da će biti veće od troškova i da će biti održive
ŠTA JE PROJEKAT?
ciljajući jedan specifičan cilj koji žele korisnici
koji doprinose opštim ciljeivima razvoja
I čije se koristi procenjuju kao veće od troškova
raspoređenim po planu finansiranja
putem proizvodnje ishoda ili ostvarivanja rezultata
na osnovu procene opšte cene troškova i investicija
definisnih u prostoru i vremenu po unapred pripremljenom kalendaru
u okviru jedne institucije odgovrne za projekat
Skup sredstava, aktivnosti i nvesticija
Politike, programi i projekti...
Politika razvoj a EU i strategije za zemlju
Nacionalne i sektorske politike
Programi Vlade
Projekat
Prioriteti i programi nevladinog sektora
ProjekatProjekat
Projekat kao društvena investicija
Poloprivreda
GrađevinarstvoObrazovanje
Zdravstvo
Projekat↕
Društvena investcija
1.Programiran: U skladu sa definisanim prioritetima
5.Sproveden: izvršene aktivnosti i postignuti rezultati
2.Identifikovan : tako da iskazuje potrebe onih kojima zelimo pomoći
6.Evaluiran: tako te i da procenjuje postignute rezultate i daje preporuke za dalje delovanje
3.Formulisan: “zadovoljavajuće”tako da odgovara na sve pretpostavke i rizike
4.Finansiran: Često od strane različitih partnera među kojima su i korisnicni
Ko finansira projekte?
• Sopstvena sredstva
• Donatori: Evropska komisija, Multilateralni (npr. UN) i bilateralni donatori (npr. Norveška)
– Donatori uglavnom ne pišu projekte većpodržavaju državne institucije da prave svoje
– Donatori žele da se uvere da će sredstva koja stavljaju na raspolaganje ostvariti njihovu svrhu
Zašto su nam potrebni projekti?
Zato što je projekat instrument za
• rešavanje problema
• utvrđivanje ciljeva
• definisanje aktivnosti i rezultata
• prognozu troškova
• dobijanje sredstava
• određivanje uloga...
Upravljanje projektnim ciklusom
Project cycle management
PCM
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti pojam i značaj pojma
“Upravljanje projektnim ciklusom (PCM)”
– upoznati sa fazama “Upravljanje projektnim ciklusom (PCM)”
Upravljanje projektnim ciklusomProject cycle management
ISTORIJAT PCM
EK – 90tih
OECD (Development Assistance Committee – DAC)
• Loša priprema i planiranje projekata
• Neusklañenost sa potrebama korisnika
• Rizici nisu bili dobro predviñeni
• Kratkotrajni efekti projekata
• Neodrživost projekata
• Zanemarivanje prethodnih iskustava
OECD (Development Assistance Committee – DAC) – 80tih
Zašto PCM?
ISKUSTVA:
Nejasan strateški okvir“Supply driven projects”Nedovoljna analiza situacijePlaniranje prema aktivnostiFokus na finansijskim rokovimaKratkoročna vizijaNeprecizna projektna
dokumentacija
PCM:
�Definisan strateški okvir�“Demand driven solutions”�Poboljšana analiza�Planiranje prema ciljevima�Fokus na kvalitetu�Fokus na održivosti�Standardizovani formati
Upravljanje projektnim ciklusom -PCM
Programiranje
Identifikacija
Sprovođenje
Finansiranje
Formulacija
Evaluacija
Upravljanje projektnim ciklusom
• Svaka prethodna faza mora biti završena pre početka sledeće faze
• Dostupnost relevantnih informacija – u cilju donošenja kvalitetnih odluka
• Zahteva proizvodnju kvalitetnih ključnih dokumenata u svakoj fazi ciklusa
• Uključenje svih koji imaju interesa za projekat kako bi bili sigurni da su zadovoljene stvarne potrebe
• Sam proces te tera da prvo razmisliš o onda delaš
• Opisuje dužnosti, uloge, odgovornosti, ključne dokumente, moguće odluke tokom trajanja celog projekta, procedure donošenja odluka...
PCM teži da zagarantuje da su projekti:
Relevantni: Usaglašeni sa potrebama partnera i ciljanim korisnicima (sektorski, nacionalni i npr. “Norveški prioriteti”)Uključuju zainteresovane strana od samog početka procesaCiljevi jasno navode direktne koristi ciljnoj grupiIzvodljivi:Tehnički, društveno, ekonomskiKrajnji cilj (“Specifičan cilj”) mora biti logičan i merljivRizici i pretpostavke (i kapaciteti ljudskih resursa) uzeti u obzirOdrživi:Faktori koji utiču na održivost projekta su uzeti u obzirKorišćenje rezultata evaluacije prethodnih projekata pri izradi novihEfektivni:(Da ostvaruju obećane rezultate - aktivnosti) → Dobro rukovođeni
PCM osigurava da:
Pre nego što se krene sa sprovođenjem projekta:
• Postoje jasno identifikovane zainteresovane strane (glavna ciljna grupa i krajnji korisnici)
• Jasno definisane sporazume o koordinaciji, menadžmentu i finansiranju
• Sistem nadzora i evaluacije
• Zadovoljavajući nivo finansijske i ekonomske analize
POVEZIVANJE PCM I PRISTUPA LOGIPOVEZIVANJE PCM I PRISTUPA LOGIČČKOG KOG OKVIRA (LFA)OKVIRA (LFA)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti pojam i značaj pojma
“Pristup logičkog okvira (LFA)”
– upoznati sa fazama “Pristup logičkog okvira”
– bolje razumeti odnos PCM - LFA
ISTORIJAT LFA
• Pristup logičkog okvira (LFA ) je metod koji je razvijen u SAD 1960. godine
• LFA je metod koji garantuje sistematičan i logičan pristup
• Metod za identifikaciju, izradu i upravljanje projektima
• Koriste ga svi veliki donatori, a obavezan je za EU finansiranje
• Krajnji ishod: Matrica logičkog okvira (LFM)
Pristup logičkog okvira
• Tehnika koja omogućava zainteresovanim stranama da identifikuju i analiziraju probleme, i da definišu ciljeve i aktivnosti koje treba preduzeti da bi se rešili identifikovani problemi
• Sredstvo za analizu i menadžment koje se koristi pri svakoj od faza projektnog ciklusa – za planiranje, izradu, nadziranje i evaluaciju projekata, zasnovano na:– Upravljanje prema cilju– Učešću zainteresovanih strana– Transparentnosti
Dve faze pristupa logičkog okvira
Faza analize Faza planiranja
Analiza zainteresovanih strana –identifikacija i procena kapaciteta potencijalnih aktera
Razvoj logičke matrice –definisati strukturu projekta, proveriti njegovu unutrašnju logiku i formulisati ciljeve na proverljiv način
Analiza problema – identifikacija ključnih problema i njihovih uzročno –posledičnih odnosa
Planiranje aktivnosti – odrediti aktivnosti i njihove odnose, proceniti trajanje, odrediti glavne faze procesa, raspodeliti odgovornosti
Analiza rešenja – razrada rešenja u skladu sa identifikovanim problemima, odnos između sredstava i ciljeva
Planiranje resursa – razraditi plan ulaganja (potrebna sredstva, ljudski resursi) i budžet
Analiza strategije – identifikacija strategija koje bi postigle rešenja i odabir odgovarajuće strategije
Povezivanje PCM i LFA
Faze donošenja odluka neophodnih za postizanje projektnih ciljeva i proveru njihovih posledica
Metod planiranja upravljanja, evaluacije projekata i programa u svakoj fazi ciklusa
Upravljanje projektnim ciklusom Pristup logičkog okvira
Programiranje
Identifikacija
Sprovođenje
Finansiranje
Formulacija
Evaluacija
Kada koristimo pristup logičkog okvira (LFA)?
Kada koristimo pristup logičkog okvira (LFA)?
• U fazama identifikacije i formulisanja – za analizu zainteresovanih strana, problema, rešenja i strategija.
• U fazi sprovođenja – kao ključno sredstvo za upravljanje projektom
• U fazi evaluacije – kao osnova za procenu uspešnosti i efikasnosti
Vežba
• Pročitajte studiju slučaja u radnom materijalu
VREME: 15 minuta
3. DEOPristup logičkog okvira (LFA)
• Faza analize: Analiza zainteresovanih strana
• Faza analize: Analiza problema
Faza analize
ANALIZA ZANTERESOVANIH STRANA
(Stakeholders Analysis)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti značaj analize
zainteresovanih strana
– moći da je izvedu koristeći tehniku matrice analize zainteresovanih strana
ŠTA SU ZANTERESOVANE STRANE(STAKEHOLDERS)?
Pojedinci, institucije, organizacije i grupe
koje mogu direktno ili indirektno, pozitivno ili negativno da:
• Utiču na projekat (ili rešenja relevantna za projekat)
• Budu pod uticajem projekta
Zainteresovane strane
ZainteresovaneStrane
Korisnici/ce
Direktni korisnici/ce
Partneri
Potencijalniprotivniciprojekta
Krajnjikorisnici/ce
Grupe zainteresovanih strana
• PARTNERI – uključeni u projekat i ostvarivanje rezultata
• KORISNICI - ostvaruju neku korist od projekta:– Direktni korisnici ili ciljne grupe (target groups)
– grupe na koje će projekat direktno pozitivno uticati na nivou specifičnog cilja
– Krajnji korisnici (beneficiaries) – dugoročno imaju koristi od projekta – nivo opšteg cilja
– Potencijalni protivnici projekta
Svrha analize zainteresovanih strana
• Maksimalizovanje socijalne, ekonomske i institucionalne koristi koje projekat donosi i
• Minimalizovanje mogućih negativnih uticaja i konflikata
Zašto analiza zainteresovanih strana?
• Glavne zainteresovane strane od početka identifikovane i uključene
• Društvena odgovornost i transparentnost
• Projekat ostvaruje širi uticaj
• Bolje uočavanje i sprečavanje potencijalnihkonflikata interesa i rizika za projekat
• Mogućnosti za povećanje resursa
• Vlasništvo nad projektom i održivost
Koraci u analizi zainteresovanih strana
1. Identifikacija problema2. Identifikacija svih zainteresovanih strana3. Kategorizacija zainteresovanih strana, odabir
najvažnijih4. Analiza interesa, motiva, kapaciteta, nivoa
uticaja zainteresovanih strana5. Određivanje stepena saradnje/ konflikta među
njima6. Definisanje mogućih akcija usmerenih na svaku
pojedinu zainteresovanu stranu i njihovo ugrađivanje u projekat
Ključna pitanja
• Čije probleme ili mogućnosti analiziramo?
• Iz čije perspektive?
• Ko će imati koristi od projekta?
Tehnike analize zainteresovanih strana
• Matrica analize zainteresovanih strana
• SWOT analiza • Venov dijagram • Kružni dijagram
Zainteresovana
strana -
osnovne
karakteristike
Interesi i
uticaj
problem
a
Sposobnost i
motivisanost da
učestvuje u
promeni
Moguće aktivnosti
prema
zainteresovanoj
strani
Vežba
• identifikujte ključne zainteresovane strane, • podelite ih na ključne partnere i krajnje
korisnike i • analizirajte jednog partnera i jednog korisnika • koristite Matricu analize zainteresovanih
strana
Vreme: 30 min
Faza analize
Analiza problemaProblem Analysis
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije, učesnici/ce obuke će moći da
• Identifikuju i formulišu problem
• Analiziraju problem
• Razviju drvo problema
Šta je svrha analize problema?
Utvrđivanje
uzroka problema
kako bi se delovanje projekta usmerilo na njih, a ne na simptome problema!
Šta je analiza problema?
ProcesProces identifikovanja negativnih aspekatanegativnih aspekatajedne postojepostojećće situacijee situacije i uspostavljanje vezeuzrok uzrok -- posledicaposledica između njih
– Kada su identifikovane, zainteresovane strane se sastanu i sprovedu vođenu diskusiju radi dalje identifikacije i jasnog definisanja problema koji će biti rešeni.
Koraci analize problema
• Precizno definisanje okvira i predmeta analize
• Identifikovanje i formulisanje problema
• Izbor glavnog ili centralnog (“gorućeg”) problema
• Razvijanje Drveta problema
Drvo problemaSveobuhvatna slika postojećeg negativnog
stanja
2009IPA Project Preparation
Posledice
Centralni problem
Uzroci
Tehnika za utvrđivanje uzročno-posledičnih veza
između problema i njihovo vizuelno predstavljanje
Kako se identifikuje i definiše problem?
� Identifikacija postojećih problema, ne potencijalnih, budućih ili zamišljenih
� Problem nije odsustvo rešenja, već postojanje nekog negativnog stanja
� Na svaku karticu pisati samo jedan problem
Razvijanje drveta problema
1. Identifikovanje centralnog ili gorućeg problema2. Identifikovanje suštinskih direktnih uzroka
centralnog problema – uzroci prvog reda3. Identifikovanje suštinskih i direktnih posledica
centralnog problema – posledice prvog reda4. Identifikovanje uzroka i posledica drugog,
trećeg itd. reda5. Konstruisanje Drveta problema – iscrtavanje
uzročno-posledičnih veza, odozdo na gore6. Pregled Drveta problema
Vežba
Kreirajte drvo problema
Odnosno definišite probleme i odredite njihove uzročno – posledične odnose
Vreme: 45 min
4. DEOPristup logičkog okvira (LFA) -
nastavak
• Analiza alternativnih strategija
• Analiza ciljeva
• Rekapitulacija
Faza analize
Analiza ciljeva(Objective Analysis)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije, učesnici/ce obuke će moći da
• Analiziraju rešenja/ciljeve
• Izrade drvo/stablo ciljeva
Šta je analiza ciljeva?
Proces u kome se drvo problema pretvara u
drvo rešenja/ciljeva i dobijeni produkt se analizira
DRVO PROBLEMA DRVO REŠENJA
Koraci razvijanja drveta ciljeva
1. Polazeći od vrha ka dnu, preformulisati sve elemente drveta problema u pozitivna, poželjna stanja
2. Umesto uzročno-posledičnih veza kod Drveta problema, dobijaju se veze sredstvo-rešenje ili sredstvo-cilj
3. Polazeći od dna ka vrhu, proveriti da li su dobijene veze sredstvo-cilj logične i valjane
4. Ukoliko je potrebno:
– revidirati iskaze
– izbrisati nerealna ili nepotrebna rešenja/ciljeve
– dodati nova rešenja/ciljeve gde je to neophodno
5. Povezati linijama koje ukazuju na odnose sredstvo-rešenje, tj. sredstvo-cilj
Logika analize ciljeva
Ciljevi po vertikali
� Opšti cilj se može dostići realizacijom specifičnih ciljeva
� Hijerarhijska organizaciona struktura, tj. nivoi odlučivanja – republički, regionalni, lokalni
Ciljevi po horizontali – konkurencija/sinhronizacija specifičnih ciljeva ka zajedničkom opštem cilju
Jasno razdvajanje oblasti aktivnosti
Formulisanje ciljeva
� Ciljevi mogu biti formulisani putem
� kvaliteta cilja (visoka zaposlenost) ili
� aktivnosti cilja (održavanje visoke zaposlenosti)
� Relevantni za sadržaj cilja su
� rezultat - output i
� ishod - outcome
� Identifikovanje relevantnih instrumenata za dostizanje ciljeva
Vežba
Kreirajte drvo ciljeva
Odnosno preformulišite probleme u pozitivne iskaze
Vreme: 20 min
Faza analize
Analiza alternativnih strategija
(Analysis of Alternative Strategies)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije, učesnici/ce obuke će
proširiti znanje o praktično sprovesti analizu
alternativnih strategija u okviru pristupa
logičkim okvirom
Šta je analiza alternativnih strategija?
Finalni korak u fazi ANALIZE SITUACIJE
• Identifikovanje strategija / alternativnih opcija
• Izbor strategije koja će se koristiti za postizanje željenih ciljeva na osnovu unapred utvrđenih kriterijuma
• Odlučivanje koja rešenja (ciljevi) će biti uključeni u projekat, a koja će ostati izvan njega - definisanje sveobuhvatnog/opšteg cilja i svrhe/specifičnog cilja
Zašto je važna analiza alternativnih strategija?
• Drvo ciljeva ukaže na nekoliko mogućih strategija
• Zbog ograničenosti projektnih resursapotrebno je istražiti alternative i odabrati najbolju
• Donosioci odluka najpre moraju da odaberu kriterijume na osnovu kojih će uraditi ovu analizu
Najčešći kriterijumi
• Korist za ciljne grupe (uključujući osetljive grupe)• Verovatnoća izvodljivosti/uspeha• Ukupna cena (budžet)• Odnos troškovi-korist (Cost-benefit relation)• Različiti rizici (socijalni i drugi)• Potrebno vreme• Komplementarnost sa drugim tekućim
programima/projektima• Uticaj na okolinu• Doprinos smanjenju neravnopravnosti (uključujući i
rodnu neravnopravnost)
Vežba
Na Drvetu ciljeva koje ste razvili u prethodnoj
vežbi,
• identifikujte alternativne strategije i
• koristeći kriterijume iz Prezentacije,
• izaberite strategiju budućeg projekta.
Vreme: 20 min
5. DEOUpoznavanje sa LFM
• Prezentacija naučenih lekcija
• Logika intervencije, pojam, karakteristike, elementi
• Logička matrica
Faza planiranja
Logika intervencije(Intervention logic)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici obuke će moći da:
• Formulišu logiku intervencije
• Popune prvu kolonu matrice logičkog okvira
Svrha logike intervencije
• Formulisanje glavnih elemenata projekta ili opisa projekta (vertikalne logike)
• Uspostavljanje hijerarhijskih odnosa između glavnih elemenata projekta
• Početna razmišljanja o horizontalnoj logici intervencije
Matrica logičkog okvira -Logframe
Logika intervencije/
Opis projekta
Indikatori Izvori verifikacije
Pretpostavke
Opšti cilj/
Sveobuhvatni cilj
Svrha/
Specifični cilj
Rezultati
Aktivnosti RESURSI TROŠKOVI Preduslovi
Kako ispuniti prvu kolonu?
Na osnovu drveta rešenja/ciljeva i odabrane strategije odrediti glavne elemente projekta od vrha na dole
Ciljevi/rešenjaVišeg reda
Centralno Rešenje/cilj
Načini dolaženjado ciljeva (I red)
Opšti/Sveobuhvatni cilj
Specifični cilj
Rezultati
Šta je opšti cilj?
• Opšti = sveobuhvatni = dugoročni cilj projekta – smer, pravac razvoja – važnost projekta za društvo – dugoročne koristi za krajnje korisnike i za ostale
zainteresovane strane• Ne postiže se samo jednim projektom, ali
projekat treba da doprinese ostvarenju opšteg cilja
• Ostvarenje opšteg cilja zavisi od niza srodnih projekata ili procesa koji su van kontrole samog projekta
Kako definisati opšti cilj?
• Kao željeno, konačno stanje kome se teži, a ne kao način/proces
• Projekat ne može imati više opštih ciljeva
• Jasne formulacije, precizne, odreñene iskaze, koji nisu preopširni ili previše uopšteni
• Realno definisan, ne previše ambiciozan
• Jasno definisati krajnje korisnike/ce
Šta je svrha/ specifični cilj?
• Definiše očekivanu promenu koja će nastati primenom projekta
• Opisuje željene promene/koristi za direktne korisnike/ce – ciljnu grupu
• Buduće stanje i očekivano dostignuće projekta koje je pod kontrolom rukovodstva projekta
• Projekat ima samo jednu svrhu/specifični cilj
Kako definisati svrhu/specifičnicilj?
• Jasne, odreñene i jednostavne formulacije
• Realan, ostvarljiv (pod uslovom da su postignuti rezultati)
• Relevantan u odnosu na opšti cilj(doprinosi ostvarenju opšteg cilja)
• Jasna definicija ciljne grupe• Formulisan kao željeno stanje a ne kao
način ili proces
Šta su rezultati?
• Ostvarljivi kratkoročno, tokom realizacije projekta
• Proizvodi/postignuća uspešno izvedenih aktivnosti
• Postignuća koja se mogu garantovati projektom
Primer:
– Projekat može da garantuje da će odreñeni broj korisnika/ca biti obučen za voñenje sopstvenog, malog biznisa
– Projekt ne može da garantuje da će ovi/e korisnici/e uspeti da pokrenu sopstveni biznis u roku od sledećih godinu dana
• Rukovodstvo projekta je odgovorno za ostvarenje rezultata
• Jedan rezultat nije dovoljan – treba ih imati više
• Svaki rezultat treba numerisati
• Definisani u prošlom vremenu
– npr. ”Obučeno je... Završila je ... Smešteno je...”
Šta su aktivnosti?
• Radnje ili niz radnji i zadataka, u koje ulažemo resurse (input) a preduzimamo ih radi ostvarenja planiranih rezultata i postizanja željenih ciljeva
• Procesi, ne stanja• Za svaki rezultat definisati jednu ili više
aktivnosti• Koristiti glagolske imenice kao što su:
izgrañivanje, održavanje, razvijanje, podela, obučavanje... ili glagole: izgraditi, održati, razviti, podeliti, obučiti itd.
Vežba
Koristeći rezultate dosadašnjih vežbi,
formulišite Logiku intervencije i
popunite prvu kolonu u Logičkoj matrici
Vreme: 50 min
6. DEOUpoznavanje sa LFM - nastavak
• Pretpostavke
• Indikatori
• Izvori verifikacije
Faza planiranja
Pretpostavke(Assumptions)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će
• razumeti pojam i smisao pretpostavke i
• savladati formulisanje pretpostavki kroz praktičan rad
Svrha formulisanja pretpostavki
• Utvrñivanje spoljašnjih (pred)uslova za postizanje svakog nivoa vertikalne logike projekta
• Provera verovatnoće ostvarljivosti projekta
• Donošenje odluke da li će se nastaviti sa razradom projekta ili ne
Šta su pretpostavke?
• Spoljašnji faktori koji mogu uticati na realizaciju projekta i na dugoročnu održivost koristi od tog projekta
• Opis situacija, dogañaja,uslova i odluka neophodnih za uspeh projekta
• Van kontrole projektnog rukovodstva
• U logičku matricu se uključuju:
– One koje su procenjene kao važne i istinite
– One koje će se verovatno dogoditi, a ne one za koje sa punom izvesnošću možemo tvrditi da će se dogoditi
Kako se identifikuju pretpostavke?
Od dna ka vrhu Matrice logičkog okvira deo vertikalne logike
Preduslovi
Pretpostavke
Pretpostavke
Pretpostavke
Sveobuhvatni cilj
Svrha (Specifični cilj)
Rezultati
Aktivnosti
Resursi
Kako se formulišu pretpostavke?
Kao pozitivni uslovi ili pozitivni odgovori na pitanja:• Koje preduslove treba ispuniti pre početka
aktivnosti?• Koje uslove, van direktne kontrole rukovodstva projekta, treba ispuniti da bi se aktivnosti realizovale?
• Koje spoljašnje uslove treba postići da bi se očekivani rezultati ostvarili prema planu?
• Koje spoljašnje faktore i uslove je neophodno ostvariti kako bi se postigla svrha (specifični cilj)?
Vežba
Formulišite po jednu pretpostavku za svaki nivo vertikalne logike budućeg projekta koji
ste već kreirali u prethodnoj vežbi.
Vreme: 25 min
Faza planiranja
Indikatori i izvori verifikacije
(Indicators & Sources of Verification)
OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će
• Unaprediti razumevanje indikatora i sredstava verifikacije i
• moći na praktičnom primeru da
– formulišu dobre indikatore
– identifikuju izvore verifikacije
Šta su indikatori - pokazatelji?
• Standardi izvoñenja koje treba dostići da bi se ostvario cilj
• Opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način
• Utvrñuju koji su to standardi koji moraju biti dostignuti kako bi opšti cilj, svrha i rezultati projekta bili ostvareni
• Formulišu se za opšti cilj, specifični cilj i rezultate
Indikatori predstavljaju osnovu za:
• Kasnije praćenje (monitoring) napredovanja projekta tokom realizacije
• Procenu uspešnosti projekta tokom i nakon realizacije - evaluaciju
• Predviđanje izvora verifikacije (dokumenti, izveštaji i dr. izvori na osnovu kojih se pokazatelji mogu proveriti)
Formulisanje indikatora
• Kvalitet /vrsta promene – koliko dobro je izvršena
• Kvantitet /obim promene – kolika je promena ili šta je sve promenjeno
• Ciljna grupa – za koga• Vremenski okvir – koji je rok/do kada• Mesto /lokacija – gde
Karakteristike dobrog indikatora
• Nezavisan i zasnovan na činjenicama
• MUDRO formulisan
M ERLJIV (Measurable)
U VREMENJEN (Time-framed)
D OSTIŽAN (Achievable)
R ELEVANTAN, REALAN (Relevant, Realistic)
O DREðEN (Specific)
Indikatori treba da su...
• Nezavisni jedan od drugog
• Svaki se odnosi samo na jedan cilj ili jedan rezultat
• Često je potrebno više od jednog indikatora za svaki cilj -
pojedinačni indikatori retko daju sveobuhvatnu sliku
promene
• Takvi da je za njih moguće obezbediti izvore verifikacije
• Takvi da se informacije o njima mogu prikupiti po
razumnoj ceni
Zamka – previše indikatora!
Indikatori - izvori verifikacije
• Paralelno sa formulisanjem indikatora treba formulisati i izvore verifikacije (provere)
• Indikatori su korisni samo u meri u kojoj se mogu proveriti
• Izvori verifikacije omogućavaju da proverimo da li su indikatori zaista merljivi i korisni
• Skupe ili nepouzdane indikatore treba zameniti drugim indikatorima
• Indikatori za koje ne možemo da identifikujemo izvore verifikacije moraju se zameniti drugim indikatorima koji se mogu proveriti (verifikovati)
Šta su izvori verifikacije?
• Izveštaji (programski, projektni...)
• Dokumenti (strategije, akcioni planovi, zakoni, propisi...)
• Ostali relevantni izvori koji obezbeđuju informacije koje omogućavaju proveru indikatora
Vežba
Formulišite indikatore i izvore verifikacije za
sve elemente opisa projekta/ logiku intervencije
koji su do sada formulisani (opšti cilj, specifični
cilj, rezultate).
Vreme: 30 min
7. DEOProjektni ciklus
• Finansiranje
• Sprovođenje projekta
• Praćenje i evaluacija
Cilj sesije
Do kraja sesije učesnici/ce će
• razumeti faze Upravljanja projektnim ciklusom
• moći na praktičnom primeru da
– Prepoznaju ključna dokumenta u svim fazama projektnog ciklusa
– Koriste ključna dokumenta za pripremu projekata
Upravljanje projektnim ciklusom -PCM
Programiranje
Identifikacija
Sprovođenje
Finansiranje
Formulacija
Evaluacija
Finansiranje
→→
Sprovođenje
• Detaljan opis resursa
• Metodologija rada
• Analiza trenutne situacije
• Detaljan plan aktivnosti i rokovi
• Ugovaranja i nabavke
Evaluacija:
• Procenjuje uspešnost projekta• Procenjuje prikladnost, efikasnost, uspešnost, uticaj i
trajnost/održivost• Pridaje posebnu pažnju ciljevima na nivou odnosa između
Rezultata Specifičnog cilja
Specifičnog cilja
Opšteg ciljai
• Proverava skladnost i doslednost koncepcije projekta;• Procenjuje uticaj pretpostavki• Je zasnovana na principima nepristrasnosti,
nezavisnosti i verodostojnosti
Nadzor i evaluacija
• Poboljšavaju razvoj projekta (unutrašnja potreba)• Opravdavaju finansiranje projekta (spoljna
potreba)• Omogućavaju bolje poznavanje okruženja i
kontekst projekta
Razlozi:• Formulisanje projekta nije bez greške• Početna situacija se možda promenila od faze
formulisanja
Razlika između nadzora i evaluacije
Nadzor Evaluacija
Ko? Odgovornost unutrašnjeg menadžmenta – na svim nivoima
Obično uključuje spoljne inpute (objektivnost)
Kada? Tokom celog projekta Periodično – “na pola puta”, na završetku, ex-post
Zašto? Da bi se proverilo napredovanje, preuzele neophodne mere, ažurirali planovi
Da bi se povukli široki zaključci za druge, buduće programe/projekte itd.
Posebna pažnja Inputima, aktivnostima, rezultatima
Ishodima, rezultatima, svrsi, opštem cilju
Nadzor
Napredak ka očekivanom uticaju
Napredak ka očekivanom cilju
Napredak ka očekivanim ishodima
Početak, kraj rokovi
Korišćenje, angažovajne i isplata
Opšti cilj
Specifični cilj
Rezultati
Aktivnosti
Sredstva
Problematična situacija
Evaluacija
Opšti cilj
Specifični cilj
Rezultati
Aktivnosti
Sredstva
Problematična situacija
Uticaj (Impact)
Uspešnost (effectiveness)
Efikasnost (efficiency)
Prikladnost (relevance)
Vežba
Instrument za predpristupnu pomoć PCM
vs
Norveška bilateralna pomoć PCM
VREME: 50 min
Hvala!