Электронный архив: На какие вопросы должна дать ответ архивная наука?

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов и ARMA International

Два ключевых вопроса(на самом деле их больше!)

Зачем создавать электронные архивы и как их комплектовать?

Как создавать и использовать электронные архивы?

7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 2

Все меняется очень быстро Бумажные документы накладывают массу

ограничений при работе с ними. Эти же ограничения многое упрощают при архивации:– Формирование дел– Учет дел и документов– Стабильность законодательно-нормативной базы– Возможность сохранить подлинник длительное время

В настоящее время незыблемыми остаются только высокоуровневые требования

7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 3

Ключевые моменты Непрерывные изменения законодательства,

технологий, потребностей в документах, моделей функционирования архивов

Электронные документы требуют постоянного внимания, иначе возникают риски их утраты

Непривычные принципы упорядочения документов (гибкость)– Какой порядок является основным?

Все аспекты архивного дела нужно пересматривать: от комплектования до использования/уничтожения

7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 4

На какие вопросы должна дать ответ архивная наука?

Место в государстве и обществе - варианты– Хранение документов, вышедших из активного использования

– Включение архивов в повседневную жизнь и деловую деятельность. Быть нужными здесь и сегодня, а не потом

Модель функционирования архива:– Порядок финансирования

– Виртуальные коллекции и выставки, объединяющие материалы нескольких архивов и музеев

– Использование волонтерского движения – например, для оцифровки исторических документов

7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 5

Принципы комплектования архивов Принадлежность документов к составу АФ РФ

– Судьба архивов по личному составу

Права собственности на документы– Что делать с представляющими значительную ценность

документами организаций (например, архивы НТД), если их не хотят передавать в собственность государства?

Происхождение и территориальная принадлежность документов– Судьба документов федеральных учреждений в регионах

7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 6

Принципы комплектования архивов

Неделимость фондов

– Смогут ли нынешние архивы обеспечить сохранность документов на носителях всех видов?

– Нужно ли создавать специализированные архивы для хранения отдельных видов электронных документов (базы данных, сайты, социальные сети)?

Использование депозитарного хранения

– Техническое обслуживание обеспечивает организация –оператор

– Политические и концептуальные вопросы решаются архивом7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 7

Выводы Архивная наука должна выйти из спячки – без нее отрасль

не сможет претендовать на достойное место в обществе и государстве, и не получит необходимых ее для развития ресурсов

Проблемных вопросов становится все больше, и кто-то должен дать на них ответ

Ситуация очень сложная, но это шанс как для отрасли в целом, так и для отдельных специалистов

7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 8

Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube

9