Онлайн платформа FSC заяв – ОСР

FSC® F000100FSC® A.C. All rights reserved

Євгеній ХаньМенеджер інформаційних технологій та ланцюга постачанняНаціонального представництва FSC в Україні

Практична реалізація вимог стандарту сертифікації ланцюга постачання продукції та очікувані зміни у новій його версії

"Лісдеревмаш 2016" 28 вересня 2016 року

2

Онлайн-платформа FSC-заяв:

• добровільний інструмент для утримувачів FSC сертифікатів, який можна використовувати для виконання більшості вимог сертифікації ланцюгів постачання (FSC CoC).

• Інтернет-платформа, що дозволяє утримувачам сертифікатів зберігати та перевіряти дані про угоди щодо FSC-сертифікованої продукції.

• забезпечує безпечне зберігання даних про угоди сторін, що торгують сертифікованою продукцією.

• дозволяє будь-якій організації, що торгує FSC-сертифікованою продукцією користуватися платформою, в будь-який момент, незалежно від місцезнаходження.

• надає інструменти та сервіси, що задовольняють потреби організацій будь-яких розмірів.

Що таке онлайн-платформа FSC-заяв?Багатомовність

OCP доступна на:

• Хорватській • Данській• Англійській• Французькій• Німецькій• Італійській• Японській• Китайській• Польській• Португальській• Російській• Іспанській• Чеській• Бразильському варіанті

португальської

FSC передбачає переклад на інші мови, якщо в цьому виникне потреба.

3

Деякі з вимог до утримувачів сертифікатів можуть бути досягнуті за допомогою OCP. Наприклад:

• ведення обліку договорів з сертифікованими покупцями та перевірка статусу їх сертифікатів

• перевірка транзакцій• формування звітів за породами та

країнами походження • облік загальних обсягів обігу продукції• забезпечення інформацією щодо

вихідних FSC заяв

OCP – інструмент підтримки CoC

• 1.6 Контроль продукції, яка не має FSC підтвердження

• 1.7 Перевірка транзакцій• 2.1 Перевірка постачальників• 3.1 Оновлення записів про

постачальників• 3.2 Перевірка постачальників • 5.2 Матеріальний баланс• 5.3 Оновлення даних

бухгалтерського обліку • 5.3 Отримання зведеної

інформації по об'ємах продукції 12 Дотримання законності заготівлі деревини

✔Вимоги виконані з використанням OCP

4

Коли буде забезпечене використання OCP?

Протягом 2014 року проводилось тестування та додавання нових функцій.

2014запуск тестової

версії

2015OCP goes out of beta version and

fully launches

З лютого 2014 року, утримувачі сертифікатів змогли протестувати систему, використовуючи демо-режим.

Утримувачі сертифікатів почали використовувати систему.

Лютий 2014відкрито демо-

режим до OCP для утримувачів сертифікатів

Подальший розвиток OCP, як інструмента заповнення прогалин та задоволення нинішніх та майбутніх вимог CoC.

2015OCP працює, як в тестовій, так і в

повній версії

2016OCP має одну

версію

Нові CoC вимоги підтвердження транзакцій.Подальший розвиток OCP, як єдиного інструмента перевірки транзакцій та задоволення нинішніх та майбутніх вимог до CoC.Зацікавлені сторони можуть отримати тестовий доступ до OCP.

5

Як зареєструватися навеб-сайті OCP

ПОЧАТОК РОБОТИ

6

Як розпочати роботу?

1 В адресному рядку веб-браузера введіть http://ocp.fsc.org

Натисніть на Register,щоб зареєструватися

7

Як розпочати роботу?

1 Знайдіть себе використовуючи свій CoC код або назву, наприклад HF-COC-00123

Виберіть назву з переліку.Якщо ваше підприємство відсутнє спробуйте ввести повне COC ID або частину адреси.У випадку проблем зверніться до тех. підтримки.

8

Як розпочати роботу?

1 Оберіть вашого адміністратора OCP

Всі контакти, що є у Вашому FSC – сертифікаті будуть зазначені тут. Виберіть контакт, який буде вважати-ся адміністратором вашого профілю.

Адміністратором можна призначити і новий контакт. Запит буде надіслано адміністратору.

9

Як розпочати роботу?

1 Вам надійде лист на електронну адресу для завершення процесу реєстрації

Перейдіть за посиланням, щоб завершити процес реєстрації

10

Як розпочати роботу?

1 Клікніть на посилання в отриманому листі. Ви перейдете на сайт OCP, де вам буде потрібно погодитися з умовами користування системою та обрати пароль

Погодитися з умовамикористування системою

11

Як розпочати роботу?

1

введіть пароль

Клікніть на посилання в отриманому листі. Ви перейдете на сайт OCP, де вам буде потрібно погодитися з умовами користування системою та обрати пароль

12

Як розпочати роботу?

1 Увійдіть під своїм логіном і перевірте правильність введеної інформації. Даний крок програма просить виконати при першому вході в систему

Натисніть тут щоб ввійти

13

Як оновити мій сертифікат?Ви можете легко управляти інформацією про ваш сертифікат за допомогою функції OCP анотації.

Як оновити інформацію про мій сертифікат:

1. Відправити Запит на зміну

2. Служба підтримки OCP переправить його до вашого органу сертифікації.

3. Вашому органу сертифікації може знадобитися додаткове підтвердження внесеної зміни.

Натисніть на Сертифікат (Certificate)

14

Як розпочати роботу?

2 Тепер ви можете зв'язатися з вашим постачальником (-ами).

1. Оберіть Ланцюгпостачання

2 Оберіть підпункт «Пошукланцюга постачання»

3. Введіть ID- сертифіката(Coc/FM/CW) для пошуку

15

Як розпочати роботу?

2 Тепер ви можете зв'язатися з Вашими постачальником (-ами). Ваші зв’язки не будуть прийняті без згоди постачальника.

4. Результати Вашого пошукуз'являться тут. Зв'язатися з

постачальником можна,натиснувши іконку справа.

16

Як розпочати роботу?

3 Прийміть запит на зв’язок від ваших клієнтів, їх буде видно в списку Зв'язки, що очікують підтвердження.

1. Оберіть Зв'язки, що очікують підтвердження

2. Прийміть або відхиліть запит щодо встановлення зв'язку (-ів), клікнувши

на одній з двох іконок праворуч

Тут в списку Вхідних запитів ви можете подивитися надіслані вам запити.

17

Як розпочати роботу?OCP повідомлятиме Вас про будь-які зміни у вашому сертифікаті та сертифікатах ваших постачальників:

Повідомлення у самому OCP:

Сповіщення електронною поштою:

18

Спостереження за сертифікатомСеред майбутніх функцій OCP, слід відмітити можливість будь-якому користувачу OCP бачити стан та обсяги сертифікатів інших утримувачів.

Це означає, що OCP користувачі будуть повідомлені про зміни в обсягах або статусі будь-яких утримувачів сертифікатів за допомогою функції “Спостереження за сертифікатом”.

Сповіщення електронною поштою:

19

Способи внесення заяв в OCP

ВНЕСЕННЯ ЗАЯВ

20

Як внести заяву в систему OCP

Існує три способи внесення заяв

Online Claims

Platform

OCP інтерфейс

користувача

Інтеграція з існуючою ІТ-системою (Очікувана дата

впровадження функції - 2016 рік)

Завантаження електронної таблиці

21

Введення заяв безпосередньо через сайт

ІНТЕРФЕЙС КОРИСТУВАЧА (UI)

22

Що таке інтерфейс користувача (UI)?

UI – це спосіб вводити заяви безпосередньо на веб-сайті OCP

• Заяви вносяться вручну

• Даний спосіб придатний для тих, хто вносить разові заяви (невелика кількість сертифікованого товару)

23

Покрокове керівництво з UI

Перейдіть на ocp.fsc.org та ввійдіть в систему

24

Введення заяви1. Перейдіть до Закупок

2. Оберіть Внести заяву

3. Введіть Supplier Certificate ID

25

Введення заяви

Переконайтеся, що сертифікат вашого постачальника діє.

Якщо це так, починайте вводити заяву. Якщо сертифікат недіючий, система попередить вас про

це за допомогою короткого звіту .

26

Введення заяви

4. Внесіть Номер транзакції (зазвичай він збігається з номером інвойсу) 5. Внесіть Дату заяви

27

Введення заяви

6. Введіть Тип заявиВиберіть з випадаючого списку 10. Введіть Країну

походження (необов'язково)

9. Оберіть Породу (необов'язково)

8. Enter Description7. Введіть Кількістьякщо ваш постачальник FM/COC,

CW/FM (або продає вам деревину з власною оцінкою ризику

контрольованої деревини), то необхідно також ввести Породи і

Країну походження. В іншому випадку ви можете ввести Породи і

Країну походження за потреби.

11. Поле для додаткової інформації

28

Додавання додаткових елементів до заяви

Якщо ви хочете додати ще один пункт, клікніть на

Додати елемент рядка

29

Додавання додаткових елементів до заяви

По завершенню натисніть Відправити

заяву

30

Внесення інформації про несертифіковані закупкиOCP тепер може використовуватись для внесення як FSC сертифікованих, так і для несертифікованих закупок від FSC сертифікованих та несертифікованих постачальників:

Немає необхідності використовувати дві системи для відстеження своїх закупок і / або продаж.

FSC сертифіковані та несертифіковані закупівлі для звітності

31

Внесення заяв завдяки завантаженню заздалегідь відформатованої таблиці

ОБРОБКА ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ (SSP)

32

Що таке обробка електронних таблиць (SSP)?

SSP це метод введення заяв до OCP

• Заяви вводяться у вносяться в шаблон електронної таблиці

• За один раз в ОСР можна внести декілька заяв (навіть від різних постачальників)

• Підходить для середніх підприємств зі щоденним або щотижневим введенням заяв

33

Покрокове керівництво для SSP

Перейдіть на ocp.fsc.org та ввійдіть до системи

34

Покрокове керівництво для SSP

1. Перейдіть до Закупок

2. Натисніть на Завантажити шаблон

таблиціЦе шаблон, який використовується для введення заяв (потрібно

завантажити тільки один раз)

35

Інтерфейс електронної таблиці

36

Заповнення таблиці

1. Введіть Supplier Certificate ID

2. Введіть Номер

транзакції

3. Введіть Дату заяви

37

4.Введіть Тип заяви

5. Enter Claim %

(якщо застосовує

ться)

8. Введіть Тип

продукту(необов’яз

ково)

6.Введіть Породи

7. Введіть Країну походження

(якщо ваш постачальник FM/COC, CW/FM або продає

вам деревину з власною оцінкою ризику

контрольованої деревини)

9. Введіть Опис

10.Введіть Кількість

11. Введіть

Одиниці вимірюв

ання

38

Завантаження таблиці

або відправте електронною поштою за

цією адресою

12. Завантажте таблицю безпосередньо на веб-сайті

39

У разі помилок

У разі виникнення помилок завантажені таблиці будуть повернуті вам назад по електронній

пошті. Помилки будуть виділені та мають бути виправлені. При натисканні на помилку

висвічуватиметься додаткова інформація.

40

Внесення заяв за допомогою вашої ІТ-системи

ПРИКЛАДНИЙ ПРОГРАМНИЙ ІНТЕРФЕЙС (API)

41

Як працює API?

API (прикладний програмний інтерфейс) забезпечує підключення вашої вже існуючої ІТ-системи до OCP.В залежності від запиту зацікавлених сторін (компаній, асоціацій, об'єднань) ця функція буде включена в кінці 2016 або 2017 років.

• Це дозволяє автоматично подавати заяви вашим постачальникам, у випадку створення інвойсів в інших системах, зв'язавши їх через API з OCP.

• Заяви відправляються через мережу Інтернет в форматі JSON.

42

Використання OCP для отримання зведеної інформації

по об’ємах

ОТРИМАННЯ ЗВЕДЕНОЇ ІНФОРМАЦІЇ ПО ОБ'ЄМАХ

43

Отримання зведеної інформації по об'ємах• Звіт “Зведена інформація по об’ємах” може бути використаний для

отримання інформації за типом продукту і постачальника.• Повний список Ваших постачальників та їх сертифікатів проводиться

автоматично.• Спрощується процес аудиту.

• При формуванні звітів можна використовувати документи щодо купівель, як FSC сертифікованої, так і несертифікованої продукції.

44

Отримання зведеної інформації по об'ємах

1. Перейдіть до Звіти

2. Оберіть Зведена інформація по об'ємах

3. Введіть:Дата початку та Дата закінчення

4. Завантажте звіт

45

Отримання зведеної інформації по об'ємах

Once downloaded you get this spreadsheet

Оберіть SupplierVolumeSummary(Зведена інформація по об’ємах)

46

Використання шаблону

Внесіть Перевідні коефіцієнти для переведення одиниць виміру інвойсів постачальників до тих які ви використовуєте в своїх звітах.

47

Використання OCP длядотримання правил ринку

Визначенняпорід та країн заготівлі

48

Визначення порід та країн заготівлі

• Інформація про країну заготівлі та породу потрібна, коли деревина вперше вводиться в ланцюжок постачання FSC. Утримувачам сертифікатів, які купують від FM або FM/COC, потрібно ввести види і країну заготівлі конкретного придбаного матеріалу, як це зазначено в рахунках.

• Утримувачам сертифікатів, які купують продукт, що містить деревину від постачальників контрольованої деревини, також необхідно буде ввести породи і країну заготівлі. Ця інформація повинна бути надана постачальником (відповідно до стандарту ланцюга постачання).

• OCP зможуть використовувати цю інформацію для формування "логічної карти джерел", яка показуватиме список можливих видів і можливих країн заготівлі для конкретного продукту в будь-якій точці ланцюга поставок. Чим більше число можливих введених маршрутів, тим більший буде список можливих видів та походження.

Ні Ви, ні Ваш клієнт незможуть бачити повний

ланцюжок постачання та зякого конкретного лісупоходить продукція.

49

Логічна карта джерел

50

Завантаження звітів 1. Перейдіть до Звітів

2. Оберіть Звіт за походженням

3. Завантажте звіт

51

ОТРИМАННЯ ДОДАТКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ

ТА ПІДТРИМКА

52

Використання OCP

Перейдіть до ocp-info.fsc.org. Там ви знайдете інформацію, яка

необхідна для роботи з OCP, включаючи:

• Відповіді на часті запитання

• Корисні ресурси щодо використання OCP

Ви також можете завантажити інструкції і відео на: ocp-help.fsc.org

У випадку питань можна звернутись до служби підтримки написавши лист на support@ocphelp.zendesk.com

53

Коментарі та зворотній зв'язок

ОСР постійно розвивається та весь час вдосконалюється, тому ми з радістю відносимся до ваших коментарів та відгуків.

Тільки разом ми можемо зробити ОСР цінним інструментом, який нам необхідний для роботи.

54

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!

FSC® F000100FSC® A.C. All rights reserved

Forest Stewardship CouncilНаціональне представництво в Україні

Вул. Генерала Родимцева, 19,навч. корпус 1, офіс 61

044 223-68-45

FSC 000237- FSC A.C. All rights reserved

www.facebook.com/FSC.Ukraine

55