ATP 2013/2014 - Quadre de comandaments 6

QUADRE DE COMANDAMENTS«COM CONTROLAR EL

postgrauen assessorament tècnic comercialConsellde Cambresde Catalunya

«COM CONTROLAR EL NOSTRE NEGOCI»

1

Tot allò que es mesura millora

Objectius de la Formació

� Conèixer, entendre, millorar i implementar les

eines de treball més adients per una bona gestió

empresarial.

� Avaluar resultats de manera integral, a través de la


� Avaluar resultats de manera integral, a través de la

implementació d’un sistema de Quadre de

Comandament.

� Conèixer els indicadors de mesura que determinen

l’augment de valor de l’empresa.

Model de NegociModel de èxit

Processos

M’agrada


Informació

Persones

Introducció• Qui i Que som?• Perquè em compren a mi?• Punts forts i febles

• En què soc bo, o el millor?• En què soc diferent?


• En què soc diferent?• Que punt puc o tinc que millorar?• Com ho sé?• Quina informació tinc?• És fiable la informació, ém serveix?

Abans de Començar...

Les empreses han de construir avantatges més que eliminar inconvenients.

La clau de l’èxit consisteix en ser diferent en el que es


La clau de l’èxit consisteix en ser diferent en el que es fa.

Tot CanviaEls clients

Les persones(col·laboradors)

Els models de venda

(competència)


Els processos(eines)

Els hàbits de compra

(competència)

Canvien els Valors


Canvis a l’Entorn

Tecnològics

FiscalsSocials


EconòmicsPolítics

Informació i Decisió...

Sense dades, tu només ets algú amb una opinió“Quan la informació transmesa ha estat interioritzada, adequadament integrada a l’estructura cognoscitiva de la


adequadament integrada a l’estructura cognoscitiva de la persona i aquesta ha estat capaç de capitalitzar-la per poder incrementar el seu propi valor reflexat en el seu capital intel·lectual, et pot afirmar que la informació s’ha convertit en coneixements”

Informació = Coneixement = Decisions

Com Conduir la Seva Empresa


Estructura Del Procés Empresarial


Planificació: El Pressupost

• Vendes• Marge• Estocs• Compres

Per saber si vaig

bé o malament,

necessito una

referència.

Aquesta és el

pressupost


Compres• Despeses directes• Despeses Indirectes• Despeses de Personal• Tresoreria• Inversions - Amortitzacions

L’Assignació• Política comercial, Pla de negoci, Pla de

marketing

• Què farem?• Qui?• Quan?• Quins mitjans materials faran falta? eines,


• Quins mitjans materials faran falta? eines, diners,...

• Quins mitjans humans faran falta? coneixements,...

Posada en Marxa


Amb l’Execució Passen Coses...

� Necessitem saber què passa.� Perquè venem més - menys?� Perquè guanyem més - menys?

� Amb els articles, proveïdors, marques


marques� Amb els clients� Amb els preus� Amb la cistella mitja� Amb les accions - promocions,

etc. � Amb els col·laboradors

Informació: Disposem....?CDCD

ClientServidor de TPV


ClientsProductesPersones (venedors, caixeres)ProcessosVendes - compresMarge - contribucióEspai (metres lineals, m2...)Estocs (valor dels productes)

Informació: Disposem....?

Atenció, serà


Atenció, serà molta?

Informació: Necessitem.... Processos Retail

Manteniment d’articles

Gestió de proveïdors

Manteniment de plantilles

Recepció de mercaderies

Gestió d’inventaris

Picking

Gestió de l’assortiment

Comandes deVendes

Preus deVenda


CompresProveïdor

Magatzem idistribució

Vendes Clients

Planificació de necessitats

Entrada de comandes

Verificació de factures

Farà falta una tria?

Gestió delTransport

Expedicions

Reposició

Venda

Promocions

Etiquetatge

Integració TPV

La informació i El controlEISEn la gestió quotidiana, els responsables s’enfronten a nombroses dificultatsi per solucionar-les necessiten l’ajuda de molts elements entre els que podendestacar una sèrie de dades, informes, gràfics, taules,... que constituiran “lainformació per la Direcció”


Seleccionar lo rellevant per portar a bon terme

l’empresa

Prioritats i controlPer aquest motiu resulta indispensable dur a terme un anàlisi de punts forts ifebles a l’empresa (DAFO), establir prioritats en relació als objectius cercats iportar un control eficaç.

La informació i El control: Aspectes a no Perdre de Vista

• Les empreses comencen a integrar l’anomenada “societat de lainformació”.

• La quantitat d’informació augmenta, sorgint dubtes en quant a laseva qualitat.

• L’intercanvi d’informació important a través de la xarxa és mésutòpic més que real.

• Una manca de normalització evident, que implica un problema de


• Una manca de normalització evident, que implica un problema decomparabilitat.

• Manca d’enteniment entre els que produeixen la informació i els quela utilitzen per a prendre decisions.

Un dels objectius de la comptabilitat de gestió és proporcionar informació als diferents responsables per a reforçar les tasques de planificació i control pel recolzament de la presa de decisions

Tipus d’Informació

• Informació de natura interna i

externa i cadascuna enfocada des

d’una perspectiva operativa i

estratègica:


estratègica:

• La informació interna és la que

veritablement constitueix la base d’un

correcte procés de presa de decisions.

• La informació externa ens marcarà el

context.

Funcions Directives

� L’objectiu bàsic del Control és dur a terme unes accions correctoresrecolzant-se en el càlcul de desviacions com a eina principal.

� El concepte de control és d’adaptació a cada situació específica, uncontrol de motivació per als treballadors.


� Independentment de l’entorn ha d’existir una coordinació entre elcurt i llarg termini (control d’enllaç).

Funcions Directives

DIRECCIONS FUNCIONALS

SOTSDIRECCIONS FUNCIONALS

DIRECCIÓ GENERAL


Anàlisi anual i inferiors

Control dels procediments

Anàlisi de desviacions

CONTROLER

Control d’enllaç

Informació Útil... Tot Serveix?Que la informació sigui útil depènde molts aspectes com ara lespeculiaritats de l’usuari(coneixement i experiència).

El responsable prendrà una decisiósi comprèn la informació de la que

Oportunitat – freqüènciaClaredat – comprensibilitat

Nº adient d’informesRemarcar aspectes bàsics

Orientació analítica


si comprèn la informació de la quedisposa i aquesta subministradades vàlides en tot el procés depresa de decisions.

La informació per la direcció ha defacilitar la interpretació de lamateixa per la seva adientutilització.

Orientació analítica

ImparcialitatObjectivitat

Verificabilitat

Precisió

Funció de ControlEl control - com la resta de funcions directives - ha d’aplicar-seen totes les activitats de l’empresa.

Aquest binomi és un dels més rellevants a tenir present enl’organització respecte a la Funció de Control i el seu àmbit.


Universalitat i Compromís

Per a que funcioni correctamentel sistema de control implantata l’empresa ha d’existir uncompromís global per part detots els responsables perutilitzar-lo de manera adient.


utilitzar-lo de manera adient.

Cadascun d’ells ha de detectarles desviacions de la seva àreai controlar les variables que liafecten (sobre tot si d’ellesdepenen moltes decisions).

El Quadre de ComandamentEls principis bàsics que sustenten el Quadre de Comandamentestan estructurats perquè es fixen unes fites en l’organització através d’unes variables clau i el control a través d’uns indicadorsconcrets.

Lo important és establir un sistema de senyals en forma de Quadre


Lo important és establir un sistema de senyals en forma de Quadrede Comandament que ens indiqui la variació de les magnitudsimportants que s’han de vigilar per poder fer un control de la gestió.

Tipus de Quadre de Comandament

� L’horitzó temporal.

� Els nivells de responsabilitat i/o

delegació.


� Les àrees o departaments específics.

� Altres classificacions:

� La situació econòmica.

� Els sectors econòmics.

� Altres sistemes d’informació

Magnituds del Quadre de ComandamentIndicadors Periodicitat Abast Vistes Categories

Venda Diària – horària Família

Marge Mensual Família

Estoc inicial Mensual Secció

Estoc mitjà Mensual Secció

Compres Diari Analítica – família Real – PPP –


A/A

Estoc final Diari Família

Nº clients Diari – mensual Secció Analítica - article

Venda mitja Diari – mensual Secció

Preu mig Mensual Família

TAM Mensual Secció

Cobertura estoc Mensual Article

Trencaments Mensual Secció Real

Per què El Quadre de Comandament?

� Ha d’existir un sentiment d’integració i participació amb la direcció

jerarquitzada.

� El Quadre de Comandament és el receptor de la informació ascendent amb

caràcter a posteriori donant la possibilitat que cada equip pugui avançar en els

seus objectius.


seus objectius.

� La comunicació interna serà l’element bàsic en la transmissió del QdC a

través de:

� Línies ascendents.

� Línies horitzontals o transversals

� Línies descendents

1. (amb informació necessària i en moment adient).

El Quadre de Comandament a la Pràctica

Per implantar un Quadre de Comandament s’han de seguir les

següents etapes:

� Anàlisi de la situació i obtenció de la informació.

� Anàlisi de l’empresa i determinació de les funcions generals.


� Estudi de les necessitats segons prioritats i nivell informatiu.

� Senyalització de les variables crítiques en cada àrea funcional.

� Establiment d’una correspondència eficaç i eficient entre les variables

crítiques i les mesures precises pel seu control.

� Configuració del Quadre de Comandament segons les necessitats i la

informació obtinguda.

Especificitats de les Etapes del Quadre de Comandament1a etapa: L’empresa ha de conèixer en què situació es troba, valorar-la ireconèixer la informació (del entorn o interna) amb la que pot comptar.

2a etapa: Definir clarament les funcions que la componen per estudiar lesnecessitats segons els nivells de responsabilitats en cada cas.

3a etapa: Establir les prioritats informatives que s’han de cobrir.


3a etapa: Establir les prioritats informatives que s’han de cobrir.

4a etapa: Senyalitzar les variables crítiques per controlar cada àrea funcionalper dur a terme un correcte control i un adient procés de presa de decisions.

5a etapa: Trobar la correspondència lògica entre la variable crítica i el rati queinforma per atribuir un correcte control en cadascuna de les variables.

6a etapa: Configurar el QdC en cada àrea funcional i en cada nivell deresponsabilitat amb la informació necessària per extreure conclusions i prendreles decisions adients.

Les Quatre Parts del Quadre de Comandament

�Les variables més destacables a controlar en cada situació i nivell deresponsabilitat.

�Els indicadors amb els que podrem quantificar cadascuna de lesvariables.

Les desviacions produïdes, sigui quin sigui el motiu que les produeixi.


�Les desviacions produïdes, sigui quin sigui el motiu que les produeixi.

�Les solucions a prendre en cada cas, en la mesura del possible.

• vendes• marge

variablesvariables• ppp• a/a

indicadorsindicadors• +• -

desviaciódesviació• Publi• Promo

decisiódecisió

Característiques del Quadre de Comandament� El Quadre de Comandament ha de presentar només aquella informació que

resulti ser imprescindible d’una manera senzilla i resumida.

� El caràcter d’estructura piramidal entre el Quadre de Comandament s’ha de

tenir present en tot moment, ja que això permet la conciliació de dos punt

bàsics:


bàsics:

� Que es puguin anar afegint els indicadors fins a arribar als més resumits.

� Que cada responsable tingui assignat només aquells indicadors relatius a la seva

gestió i objectius.

Cadascú el seu, i només el seu

Característiques del Quadre de Comandament� Ha de destacar allò veritablement rellevant, oferint un major èmfasien quant a les informacions més significatives.

� No podem oblidar la importància que tenen tant els gràfics, taulesi/o quadres de dades,... Ja que són veritables nexes de recolzamentde tota la informació que es resumeix en el Quadre de Comandament.


de tota la informació que es resumeix en el Quadre de Comandament.

Característiques del Quadre de Comandament� La uniformitat en quant a la

forma d’elaborar aquestes

eines és important, ja que

això permetrà una veritable


això permetrà una veritable

normalització dels informes

amb els que l’empresa

treballa, així com facilitar les

tasques de contrastació de

resultats entre els diferents

departaments o àrees.

Què i Com del Quadre de Comandament

D’alguna manera, el que incorporem en aquesta eina, serà amb el

que podrem mesurar la gestió realitzada i, per aquest motiu, és molt

important establir en cada cas què és el que s’ha de controlar i com

fer-ho (les quatre parts):

�


� Una primera en la que s’han de constatar de forma clara, quines són les

variables o aspectes clau més importants a tenir en compte per la correcta

mesura de la gestió en una àrea determinada o en un nivell de responsabilitat

concret.


� Una segona en la que aquestes variables puguin ser quantificades

d’alguna manera a través dels indicadors precisos i en els períodes

de temps que es considerin oportuns.



� En tercer lloc, en al·lusió al control de dits indicadors, serà

necessària la comparació entre lo previst i lo realitzat, extraient

d’alguna manera les diferències positives o negatives que s’han

generat, és a dir, les desviacions produïdes.


Que i Com del Quadre de Comandament

� Per últim, és fonamental que amb imaginació i creativitat,

s’aconsegueixi que el model de Quadre de Comandament que es

proposi en una organització, ofereixi solucions quan sigui necessari.


Objectius del Quadre de Comandament

Ha de ser un mitjà informatiu destacable. Sobre tot ha d’aconseguir

eliminar en la mesura de lo possible la burocràcia informativa en

quant als diferents informes amb els que l’empresa pot comptar.


Objectius del Quadre de ComandamentHa de ser una eina de diagnòstic. Es tracta d’especificar el que nofunciona correctament a l’empresa, en definitiva ha de comportar-secom un sistema d’alerta. En aquest sentit, tenim que considerardiversos aspectes:

• Paràmetres Clars


• Paràmetres Clars• Quantitat i Qualitat• Eficaç• Diàleg i Agilitat• Per Assignar Responsabilitats• Motiu de Canvi• Facilitar la Pressa de

Decisions• Mitjans i Decisions

Paràmetres Clars� S’han de posar en evidènciaaquells paràmetres que no van comestava previst. Aquesta és la basede la gestió per excepció, és a dir,el Quadre de Comandament ha demostrar en primer lloc allò que no


mostrar en primer lloc allò que nos’ajusta als límits absoluts fixats perl’empresa i en segon advertird’aquells altres elements que esmouen en nivells de tolerància decert risc.

Quantitat i Qualitat� Aquesta eina hauria de seleccionar tant la quantitat com la qualitat

de la informació que subministra en funció de la repercussió sobre els

resultats que hagi d’obtenir.


Eficaç� En relació a la confrontació entre realitzacions i previsions, ha de

posar-se de manifest la seva eficàcia. L’anàlisi de les desviacions és

bàsic a l’hora d’estudiar la trajectòria de la gestió així com en el procés

de presa de decisions a curt termini.


Diàleg i Agilitat� Ha de promoure el diàleg entre tots. Mitjançant l’exposició conjunta dels

problemes per part dels diferents responsables, es pot avançar molt en quant

a l’agilització del procés de presa de decisions. És precís que s’analitzin les

causes de les desviacions més importants, proporcionar solucions i prendre la

via d’acció més adient.


via d’acció més adient.

Per Assignar Responsabilitats

� Ha de ser útil a l’hora

d’assignar responsabilitats.

A més, la disponibilitat

d’informació adient, ha de


d’informació adient, ha de

facilitar una comunicació

fluida entre els diferents

nivells directius i el treball en

equip que permet millorar

resultats.

Motiu de Canvi� Ha de ser motiu de canvi i de

formació continuada en quant als

comportaments dels diferents

executius i/o responsables.


� Ha d’aconseguir la motivació

entre els diferents responsables. I

això ha de ser així ja que aquesta

eina serà el reflex de la seva

pròpia gestió.

Facilitar la Pressa de Decisions

� Per últim i com objectiu més important, aquesta eina de gestió ha de facilitar

la presa de decisions i per això el model hauria en tot de moment de:

� Facilitar l’anàlisi de les causes de les desviacions.

� Disposar d’una sèrie d’informacions de caràcter complementari en continu

recolzament amb el Quadre de Comandament .


recolzament amb el Quadre de Comandament .

� Disposar de la informació que li aporti el “Controller” (moltes vegades aquest té

informació de caràcter privilegiat que ni tant sol coneix la direcció)

Mitjans i Decisions

• Proporcionar els mitjans per a solucionar

aquests problemes i disposar dels

mitjans d’acció adients.

• Saber decidir com comportar-se, en


• Saber decidir com comportar-se, en

certa manera estarem fent referència a

un sistema intel·ligent que es nodriria de

la pròpia trajectòria de l’empresa i que

subministra una informació i una manera

d’actuar òptima.

Exemples

VendesAny anteriorPressupost Estocs


Pressupost

DesviacionsRati vendes/ppp

EstocsAlarmes

Desviacions

Article x SeccióClient X SeccióCompra Mitja

Preu Mig




Fases Següents

Direcció per Objectius

QCI Quadre de Comandament

Integral


Missió – Valors EstratègiaLideratge

Exemple de Quadre de Comandament Integral

F1:Creixement i

diferenciació

F2:Sostenibilitat

Financera

F3: Productivitat i

rendiment

C1: Imatge i PrestigiC2: Atributs del

producte

C3: Relació amb

els clients

Perspectiva Financera

Perspectiva del Client


C1: Imatge i Prestigiproducte els clients

P1: Construcció d’imatge

P2: Producció P3: Comunicació

D1: Motivació i

compromís

D2: Competències

i habilitats

D3: Tecnologia

d’informació

Client

Perspectiva dels Processos InternsPerspectiva de Desenvolupament i millora continua

Muchas Gracias

thank you very much

mange takPaljon kiitoksia

Bolshoye spasibo!

mulţumiri foarte multděkuji moc köszönöm szépe


Muchas Gracias

"grazie mille",merci beaucoup

Vielen dank!!!!

tack så mycket

Hartelijk dank!

Mange takk

Πολύ ευχαριστίες

"Muito obrigado"

Education

ATP 2013/2014 - Quadre de comandaments 6