Sözcük olarak Fransızcadan gelir. “Bureau” sözcüğüdür. İşletmelerde yönetsel iş ve işlemlerin yapıldığı yer anlamında kullanılmıştır. Türk Dil Kurumu’na göre ise “çalışma odası” yazıhane, danışma ve yazı işlerinin yürütüldüğü işyeri ve bölüm, şube biçiminde tanımlanmıştır.

Bürolar kurumların yönetsel faaliyetlerinin yürütüldüğü en önemli birimlerdir. Büroları teknolojik olarak iki kısımda incelemek mümkündür.

Yerleşim biçimlerine göre bürolar

Amaçlarına göre bürolar

Kurumlarına göre bürolar

Alanlarına göre bürolar

Modüler tasarımlı bürolar

Mobil (gezici) bürolar

Ev bürolar

Sanal bürolar

Esnek bürolar

Bir büroda iş ve işlemlerin yapılmasında ve iletişimin sağlanmasında kullanılan tüm araçlara büro makineleri denir. Büro yönetimindeki temel amaç; iş, insan ve makine arasındaki uyumu ağlayıp; en kısa zamanda, en kaliteli biçimde ve ekonomik şekilde verimliliğin sağlanmasıdır. Büro yöneticileri bürolarda işlerin planlanması, iş programları, büroların örgütlenmesi, örgütsel değişimin sağlanması, örgüt şemaları hazırlama, iş analizleri, iş dağılımı, başarı standartları hazırlama ve başarı değerleme faaliyetleri, insan kaynaklarının etkili yönetimi için motivasyon teknikleri geliştirme, örgütsel çatışmanın giderilmesi ve örgütsel bağlanmanın sağlanması, iş basitleştirme, iş genişletme, iş zenginleştirme faaliyetlerini yerine getirme gibi çok geniş alanlarda faaliyet sürdürmektedir.

Büro makineleri doğru seçmek için; özelliklerini, kapasitelerini, fiyatlarını iyi bilmek gerekir. Büro için makine veya gereç alırken; ucuz, pahalı, basit ya da geniş kapasiteli olması hizmet veya mal üretimine uygun şekilde yapılmalıdır.

Ucuz, sağlam, kullanışlı ve rahat türden olmalıdır.

Standart, parçası bulunan, garanti süresi uzun ve servis hizmeti en iyi olan mal alınmalıdır.

Gerektiğinde satın alma yerine kiralama yoluna gidilmelidir.

İhtiyacın özelliklerine uygun olmalıdır.

Maliyet dengesi dikkate alınmalıdır.

Bürolarda kullanılan makinelerin bakım onarımları veya garanti süresi vb. hususlar açısından teknik olarak da aşağıdaki hususların dikkate alınması gereklidir:

Fonksiyonları itibariyle ihtiyaca uygun olmalıdır,

Özelliklerine göre fiyat araştırması yapılmalı,

Tamir ve bakım konusunda geniş bir servis ağına sahip olmalı,

Yedek parça fiyatları göz önünde bulundurulmalı,

Standartlara uygun olmalı (TSE ve CE) Türk Standartları ve Avrupa Standartları,

Kurumsal yapıya göre Türkçe menü ve kullanım kılavuzu olmalı,

Güncellenebilir (upgrade) ve entegre edilebilir olmalıdır.

Büro yönetiminde bilgisayar teknolojisi, yönetimin odak noktasını oluşturmaktadır. Büro yönetimi ve sekretarya işleyişinin temelinde; bilgisayarlar yazılımlarını ve donanımını en az düzeyde tanımak gerekliliği yatmaktadır.

Birden çok bilgisayarın bağlı bulunduğu bilgisayarın denetiminde, o bilgisayarda bulunan programları paylaştığı makineye sunucu adı verilir. Donanım olarak sunucular, sorunsuz çalışmak üzere kurulmuş, güvenilir, çok kullanıcıya hizmet eden bilgisayar sistemidir.

Ana bilgisayarlar masaüstü bilgisayarlara benzerse de aşağıdaki noktalarda farklılık gösterir:

Çok kullanıcıya hizmet verdiğinden, çoklu işlemci desteği, hızlı bir sistem, fazla bellek miktarı barındırmak.

Kullanılan ana bilgisayarın gereksinimlerine göre ne kadar güncelleştirilebileceği. Örneğin, artan işlem yüküne karşılık işlemci sayısı veya hızı artırabiliyor mu? Bellek miktarı ne kadar arttırılabiliyor?

Kullanılan donanımlar yedekli mi? Arıza çıktığında yedeği otomatik olarak devreye girip sorunsuz bir şekilde çalışmaya devam edilebiliyor mu?

Bilgisayarlar özelliklerinden bazılarına sahip olup cepte, çantada taşınabilen ve işlevler sınırlı olan bilgisayarlardır.

Bir işletmenin, laboratuarın ortamında kablolu veya kablosuz ağa bağlı bilgisayarlardır.

Bir sisteme bağlı olmayan kendi çevrebirimleri üzerinde olan kişisel kullanılan bilgisayarlara kişisel bilgisayarlar denir. Masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar olarak iki türdür.

Ev ve işyeri kullanıcılarının kişisel işlemlerini yapmakta kullandıkları bilgisayar

sistemidir. Bağımsız çalışabilen bilgisayarlar masa üstü olarak adlandırılır.

Ev ve işyeri kullanıcılarının kişisel işlemlerini yapmakta kullanmak ve yanında taşımak amacıyla toplantı, eğitim öğretim, internet erişimi vb. işlemlerde yararlandıkları taşınabilen bilgisayarlardır.

İlk fotokopi üretim tarihi 1950’lere dayanır. Xerox isminde bir Amerikan firması tarafından üretilmiştir. İlk üretilen fotokopi makineleri sulu sistem olup mekanik ağırlıklı üretimlerdir. Daha sonraları kapasite ve teknolojik yetersizlik üzerine yine Xerox firması kuru sistem dediğimiz fırınlama yöntemiyle çoğaltma yapan makineler üretmiştir.

Kamu ve özel kuruluşlar,

Eğitim kuruluşları,

Askeri birlikler,

Hastaneler,

Bankalar,

Kütüphaneler.

Makine distribütörden alınmalıdır. Aksi takdirde yedek parça ve diğer sarf malzemelerinde sıkıntı çekilebilir,

Makineler büyük ölçüde optik ve elektronik parçalardan oluşmaktadır. Dolayısıyla sık sık arızalar yaşanabilir, bu nedenle yetkili servisin olması çok önemlidir,

Kurum ihtiyacı ile doğru orantılı kapasiteye sahip bir makine alınmalıdır,

En son teknolojiye uygun bir makine alınmalıdır,

Makinenin satın alındığı firma güvenli olmalıdır.

Zamandan tasarruf sağlar,

Ekonomiktir, böylelikle verim artar,

İşyerlerinin gizli bilgi içeren evrakları büro dışına çıkmamış olur,

Yazı ve resimler orijinaline sadık kalınarak olduğu gibi çoğaltılabilir,

Makine fiyatları pahalı olmasına karşılık, çok üretim yapıldığı için biri başına maliyet düşüktür,

Yazı ebatları enine veya boyuna büyültülebilir, küçültülebilir, kopyalar oldukça nettir,

Kağıtların ön ve arkası kullanılabildiği için büyük ölçüde kağıt tasarrufu sağlanır,

Kullanımı çok kolay olduğu için ayrı bir personel gerektirmez, büroda çalışan herke kullanabilir,

Proje, harita ve fotoğraf gibi dokümanlar aslına uygun olarak çoğaltılabilir,

Çoğaltma sonunda atık madde olmadığı için çevre kirliliği olmaz,

Renkli olarak da çoğaltma yapılabilir.

Tarayıcı, kağıt üzerindeki resim, fotoğraf ve metinleri optik olarak tarayan ve onları bilgisayarın kullanabileceği sayısal verilere dönüştüren çevre birimidir.

Yapılan her türlü görüşme iş yaşamıyla ilgili ise notlarla veya dikte makinesi ile kaydedilmesi yararlı olacaktır. Çoğunlukla yöneticiler, yazılarını sekretere yazdırmak yerine, dikte makineleriyle konuyu aktarımı tercih ederler. Bu durum yöneticinin ve sekretaryanın zamanını iyi kullanmasını sağlar.

Bu makineler sadece dikteyi kaydetmek amacıyla ve dikteyi veren tarafından kullanılır.

Bu dikte makineleri, önceden kaydedilmiş diktelerin ilgili büro çalışanı tarafından çevrildiği zamanlarda kullanılan dikte makineleridir.

Bu tür makineler hem dikte hem de çevirme yapacak şekilde üretilmiştir.

Portatif dikte ve çevirme makinelerinin küçük olması taşınma kolaylığı sağlar. Yaklaşık 250 gr. ağırlığında, 12x7x2,5 cm boyundadır ve pille çalışır.

Bu tip dikte ve çevirme makineleri elektrikle veya pille çalışır.

Uzun süreli konuşmalarda; konferans, seminer, toplantı, kongre vb. daha büyük dikte ve çevirme makineleri, yaklaşık 55x45x20 cm boyutlarında olanlar tercih edilir.

Mektup ve yazışmalar için plak, bant, uzun süreli konuşmaların kaydedilmesinde ise, makaraya sarılmış uzun manyetik bantlar kullanılır.

Masa tipi dikte ve çevirme makinelerine mikrofon, kulaklık, elle veya ayakla kullanılan komuta aleti, gerekiyorsa telefon bağlanır.

TV ve radyo stüdyolarında uzun metrajlı dikte ve çeviri için kullanılır.

Bürolarda kullanılan her türlü basılı metin, fotoğraf, çizim, vb. belgeleri karşıdaki bir alıcıya gönderilmesini sağlayan araca faks denir.

120 sayfa bellek

250 sayfalık kağıt kaseti

Çoklu gönderim listesi: Telefon girişi, manual

Polling Özelliği (gönderme ve alma)

Zaman görüntüleme özelliği

Gönderim raporu

Telefon

199 isim girişi

Alfabetik tuş takımı ile çabuk arama

Arayan kimliği görüntüleme

Kopyalama

Sunum araçlarından en sık kullanılan bir cihazdır. Özellikle öğretim kurumlarında sıkça rastlanır.

Objektif: 1 Lens f = 280 mm

Ampul: 2x 400/36V

Çalışma Alanı: 285 x 285 mm

Işık Çıkışı: 3200lm

Faz (Akım)5 A

Düşük Sesli Soğutucu Sistemi: <40 dB

Ambalaj Ölçüleri: 56 x 46x 36 cm Net Ağırlık: 10,5 kg Plastik Kasa

Voltaj (50–60): 220 / 230 / 240 V

Fazla Isınmaya Karşı Korunmalı

Projeksiyon Mesafesi: 1,5 – 5m

Projeksiyon Yükselme Açısı: 360 Derece

Katlanabilir, Taşınması KolayDeğiştirilebilir AmpulGüvenlik Düğmesi360 Derece Döner Kafa

Çağımızda vazgeçilmez iletişim aracı telefonlar günlük yaşamımızın bir parçası durumuna gelmiştir. Alexander Graham Bell’in tarafından 1876 yılında bulunmuştur. Tarih olarak 1908’de ilk defa İstanbul da daha sonra İzmir’de telefon sistemi kurulmuş. Ancak bu sistemler yine fişli ve bataryalı gelişmemiş sistemlerdir.

Telefon görüşmelerinde aşağıdaki kuralların uygulanması iletişim etkinliği artıran görgü ve nezaket kuralı sayılmaktadır:

Konuşmaya bir selamlaşma sözcüğü ile başlanmalıdır.

Resmi telefon konuşmalarında “efendim”, üstlere ise, “buyurun efendim” demelidir.

Telefon görüşmelerinde yanıtlar açıklayıcı olmalıdır. Telefon başka birimlere ise, o birimin numarasını

vermek yerine mümkünse aktarma yolunu seçmek, nezaket kurallarına daha uygundur.

Telefonu beklemeye aldığınız durumlarda, zaman zaman kişiye dönerek onunla ilgilendiğinizi göstermelisiniz.

Yönetici toplantıda iken ona acil ve önemli telefonların gelmesi durumunda toplantının bölünmemesi için bu durum yöneticiye bir notla iletilmelidir.

Aranan şahsın yerinde olmaması durumunda, karşı tarafa arayan kişinin yerinde olmadığı iletilip kimin aradığını sorup not alınmalıdır.

Görüşme yapmadan önce kimin aradığını öğrenilmek isteniyorsa bunun karşı tarafa hissettirilmemesi gerekir.

Konuşmaların bitirilmesinde karşı taraf beklenmelidir.

Ülke kodu: 90Türkiye’de telefon kod numaraları 7 rakamlıdır.Her il için Alan Kodu kullanılmaktadır.Alan kodları 3 rakamlıdır.Şehirlerarası arama çıkış kodu: 0Milletlerarası arama çıkış kodu: 00Özel servis numaraları “1” ile başlamaktadır.İl içi aramalar: Birbirlerini kod kullanmadan, doğrudan 7rakamlı telefon numarası çevirerek ararlar.İller arası arama: Birbirlerini alan kodu ile ararlar. 900’lü telefonları arama800’lü telefonları aramaÇağrı sistemi arama

Araç telefon numaraları da 7 rakamlıdır ve alan kodu 522’dir. Tüm Türkiye’de arama şekli: 0+522+Araç Telefon Numarası

İş görüşmelerinin yapılması, randevuların ayarlanması, yapılan değişikliklerin haber verilmesi, ticari ilişkilerin düzenlenmesi mal alışverişi vb. alanlarda sık sık başvurulan bir araçtır.

Aranılan yerin numarasının çevrilmesiyle karşıdan cevap beklenerek yapılan aramadır.

Bu tür görüşmelerde konuşmacılar birbirlerini görürler.

Araç içerisine montajı yapılmış araç kullanırken haberleşme imkanı sağlar.

Bu tür telefonlar günlük yaşamda telsiz telefon olarak da adlandırılmaktadır. Belirli mesafede telefon makinesine bağlı kalınmaksızın konuşma olanağı sağlar.

İnternetin kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte ekonomik konuşma imkanı sunan bir sistemdir.

Herhangi bir mekana ve zamana bağlı kalmaksızın sistemin bulunduğu tüm yerlerde konuşma imkanı sağlar.

Sesli ve görüntülü iletişim,Faks bağlantıları,TURNET (Türk Telekom’un internet servisi sistemi),TURPAK (Türkiye paket anahtarlamalı bilgi alış-veriş servisi),TELE BİLGİ (Türk Telekom’un bir modem aracılığı ile telefon hatları üzerinden oluşturduğu bilgi bankacılığı),Çağrı sistemleri,Özel modem araçlar ile konutlardan, dersleri izleyebilme, işleri yapabilme,Kablolu TV yayıncılığı,ISDN (Tümleşik Hizmetler Sayısal Şebekesi) hizmetleri.

Son Arama Tekrarı ( **# )Tercihli Direkt Arama ( *53* Telefon Numarası # )Kısaltılmış Arama ( *51* Telefon Numarası # )Çağrı Yönlendirme ( *21* Yönlendirilecek Telefon

Numarası # )Meşgulde Çağrı Yönlendirme ( *60* Yönlendirilecek

Telefon Numarası # )Çağrı BekletmeTelefon KilitlemeKonferans GörüşmeRahatsız Edilmeme ( *26# )Bilgi Alma ve Çağrı AktarmaMeşguldeki Aboneyi Bulma ( *37# )Uyandırma ( *55* Saat #)

Projeksiyon cihazları bir metni, resim ve grafiği ve belgeleri izleyiciye sunum amacıyla perdeye yansıtan ve geniş izleyici kitlesine gösterim olanağı sunan bir araçtır. Projeksiyon cihazı günlük yaşamda DATA ŞOV ve SİNE VİZYON olarak da adlandırılmaktadır.

*Projeksiyon cihazları elektrik ile çalışır.*Satın alınan cihazın kullanılabilmesine ilişkin tüm

bilgiler kullanım kitapçıklarında, cd içeriklerinde bulunmaktadır.

*Projeksiyon cihazı kullanırken lens kapağı açık tutulmalıdır; kullanılmadığı zamanlarda kapalı tutulmalıdır.

*Çalışan büro ve işyerlerinde voltaj problemi varsa cihaz bekleme durumunda bırakılmamalıdır.

*Çalışan bir projeksiyon cihazı lambası nedeniyle aşırı ısınır ve havalandırmaya ihtiyaç duyar.

Projeksiyon cihazlarının içinde yer alan lambalar çalışma süresinde aşırı ısınırlar ve fanlar yardımıyla sürekli soğutma yapılır.

Havalandırması yeterli olmayan, aşırı tozlu ya da nemli ortamlarda projeksiyon cihazı kullanımı önerilmemektedir.

Sehpa üzerinde önden projeksiyon,Sehpa üzerinde ters projeksiyon,Tavana asarak önden projeksiyonTavana asarak ters projeksiyon

Ortamın aydınlığıMesafeUygun perde seçimi

Teksir makineleri,Fotokopi makineleri,Dizgi ve baskı makineleri,Teksir makineleri.

Mürekkepli Teksir Makineleri: Mürekkepli teksir makinelerinde mumlu kağıt ve mürekkep kullanılır.İspirtolu Teksir Makineleri: Çoğaltılması istenen metin resim grafik ispirtolu teksir kağıdına geçirilir.Fotokopi Makineleri: En yaygın olarak kullanılan çoğaltma makinesidir. Her türlü yazı ve baskıdan kağıda kopya çıkarabilme özelliği olan makinelerdir.

Bürolarda iş yaşamının gerektirdiği bütün iş ve işlemler yapılır. Hesap makineleri üzerinde bulunan klavye yardımıyla tuşlara basılarak hesap yapmaya yarayan makinelerdir. Yazarkasalar da bir çeşit hesap makinesidir.

Mekanik Hesap Makinesi: Bu tür hesap makineleri günümüzde pek kullanılmamaktadır. Bir kol yardımıyla çalışan makinelerdir. Facit hesap makineleri en uygun örnektir.

Elektrikli Hesap Makineleri: Dokunmatik özelliğe sahiptir. Klavyede yer alan tüm tuşlara bir güç gerekmeksizin dokunulması yeterlidir.

Bir hesap makinesi klavyesinde;ÇarpmaToplamaÇıkarmaBölmeEşittirYüzde vb. özellikler standarttır. Gelişmiş özelliği bulunan

hesap makinelerinde bunlara ek fonksiyonlar mevcuttur.

Tüm yazışmalar, iş mektupları, fatura düzenlemeleri, sipariş mektupları daktilo makineleri ile yapılmaktaydı. Teknolojik gelişmeler özellikle bilgisayar alanındaki donanım ve yazılımların yaygın kullanımı daktilo makinelerinin işlevini ortadan kaldırmıştır.

Mekanik Daktilo Makineleri: Elektriksiz olup, mekanik olarak çalışırlar.Elektrikli Daktilo Makineleri: İşleme prensibi mekanik ile aynıdır. Tuşa basıldığında harfin şeride, dolayısıyla kağıda vurma işlemi elektrikli olarak gerçekleştirilir. Elektrikli daktiloların kaset şeritli ve silicili, çubuklu elektrikli daktilo, küreli elektrikli daktilo, papatya tipi elektrikli daktilo gibi çeşitleri de vardır.

Portatif Daktilo Makineleri: Boyutları itibariyle küçüktür. Büro içinde ve dışında rahat taşımaya uygundur. Şaryoları küçük olduğu için büyük ebatlı kağıt kullanım imkanı yoktur.Büro Tipi Daktilo Makineleri: Boyutu itibariyle büyük ve ağır makinelerdir. Taşımaya uygun değildir. Kullanım olarak portatif daktilo makinelerine göre üstün özellikleri vardır. Bu tip makineler uzun şaryolu ve kısa şaryolu diye de adlandırılır.

Klavye: Daktilo makinelerinin ön kısmında bulunan ve üzerinde harf, sembol ve rakamların bulunduğu bölümdür.Şaryo: Şaryo üzerine kağıt takılmasını sağlayan bir merdaneden oluşmuş aynı zamanda kağıt cetvelinin yer aldığı bölümdür.Kasa: Daktilo makinesinin tüm parçalarının bulunduğu ve klavye ve şaryonun da üzerinde yer aldığı bölümdür.

Tüm dünyada finans sektöründeki gelişme; en büyük mübadele aracı olan para hacmini büyütmüştür. İki türlü para sayma makinesi mevcuttur. Kağıt para sayma makineleri ve metal para sayma makineleri.

Hazne kapasitesi: 200 adet destelemeİstenen adette desteleme ( 1 – 9999 )Kullanım şekli: otomatik ve manuelHazne genişliği: 300 adetEkran şekli: dijital

Kağıt para sayma makineleri dışında metal paraları sayan makineler de kullanılmaktadır. Özelliği metal paraya duyarlı olmasıdır.

Her bir farklı madeni para farklı haznelere ayrılarak saydırılır.

Deste Sayım Modu ve Serbest Sayım Modu olmak üzere isteğe bağlı sayım yapar.

Sayılan her para cinsi için isteğe bağlı istenilen adette deste yapılır.

Her bir farklı madeni para için deste değerleri verilerek saydırılabilir.

Sayım sonrası sayılan her madeni para biriminin sayım adeti ve hangi gözde olduğu hakkında rapor verir.

Para cinslerinin desteleme adeti isteğe bağlıdır, kullanıcının kullanım fonksiyonuna göre değiştirilebilirler.

Özel ve tüm kamu kuruluşlarında gizlilik dereceli evraklar vardır. Bunlar dışında kurumca önemli sayılan evraklar ve üçüncü şahısların eline geçmesi uygun olmayan dokümanların imha edilmesi gerekebilir. Bu durumlarda evrak yoğunluğuna göre evrak imha makineleri kullanılır.

Sunum odaları kurumlarda bilgilendirme ve iletişim kurma amaçlı kullanılan fiziki mekanlardır. Sunum odalarında bulunması gerekli büro araçları; projeksiyon makinesi, perde, kumanda aracı, bilgisayar, yazıcı vb. araçlardır.

Çağdaş bürolarda artık daktilonun yerini bilgi ve iletişim teknolojilerinin aldığı ve alt yapı olarak da internet teknolojilerinin kullanıldığı görülmektedir.

Toplantı odaları, kurum çalışanlarının veya kurum dışından ilgili taraflarının herhangi bir konuda yapacakları toplantılar için kullanılan fiziki mekanlardır.

*Nikelli ataşlar ve dev ataşlar*Renkli ataşlar ve maşa raptiyeler*Kristal ve silindir kutuda ataşlar*Toplu iğneler*Kıskaçlar*Zımba ve delgeçler*Evrak rafları ve magazinlikler*Kalemlikler ve organizeler*Bant kesiciler ve koli bantlama makinesi*Ambalaj lastikleri*Büro makasları*Diğer makaslar*Maket bıçakları ve yedekleri*Fosforlu kalemler*Yapıştırıcı grubu*Sunum dosyaları

*Şerit siliciler ve silgiler*Plastik ve çelik cetveller*Para kasaları*Perfore grubu*Faks kağıtları*Çöp kovaları*Yapışkanlı not kağıdı serisi*Muhtelif ürünler*Bant – bant makineleri*Evrak rafı – masa seti – sumen*Kağıt tutucu*Kesici – silici- yapıştırıcı*Takvim altlığı – zımba teli – zımba makinesi

Başlıca Masaüstü Sarf Malzemeleri

Başlıca Dosyalama Malzemeleri

*Dosyalar*Klasörler*Ofis büro malzemeleri*Panolar

Başlıca Kağıt Malzemeleri

*Ajanda*Karbon kağıt*Bloknot – fihrist*Zarf – defter*Etiket – yapışkanlı kağıt*Fotokopi – faks – yazıcı kağıtları*Matbu evraklar