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II Lezione Corso Integrativo UNIVPM
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CORSO DI PROGETTAZIONE E MANAGEMENT DEI PROGETTI EUROPEI NELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE
2 Dicembre 2011II Lezione
Un progetto è un insieme definito di azioni che intendono raggiungere obiettivi prefissati con risorse limitate (budget e staff) ed in un
tempo predefinito.
La gestione del progetto deve tendere a verificarecostantemente se le risorse sono utilizzate in maniera efficiente
e se le attività realizzate contribuiscono efficacemente a raggiungere gli obiettivi.
RE-FRESH!
Contenuti del corso • Conoscenza dei principi della Programmazione Europea • Strumenti di finanziamento offerti dall’UE per la cooperazione esterna, lo sviluppo regionale/locale, competitività ed innovazione
• Tecniche di identificazione e gestione di un progetto – Project Cycle management ed elementi di Project management
RE-FRESH!
Proponente-FinanziatoreObiettivi proponente:
azienda, Istituzione, Università
• Aumentare profitti• Ridurre i costi• Formare il personale• Entrare in nuovi mercati• Sperimentare azioni pilota
Obiettivi politici UE• Rafforzare economia• Creare posti di lavoro• Migliorare ambiente• Creare economia della conoscenza
Far coincidere gli obiettivi !
La proposta deve essere scritta per:
Risolvere problemi «Europei»
RE-FRESH!
Presentiamo progetti perché…
Il finanziatore vuole raggiungere i suoi obiettivi! Non fare necessariamente il
nostro progetto ..o ottenere un finanziamento
«Macchina progettuale»Sistema prima del progetto
Attori Risorse Attività Metodo Obiettivi
Risultati Sistema dopo il progetto
RE-FRESH!
A GESTIONE DIRETTA
Gestiti direttamente dalla Commissione europea e/o sue Agenzie o da altri organismi BEI, BERS, FEI, …
• Maggiore competitività• Maggiore qualità• Livello spesso più “locale”• Cooperazione int.le.
FINANZIAMENTI EUROPEI
RE-FRESH!
A GESTIONE INDIRETTA
Gestiti a livello nazionale, regionale locale.
Finanziamenti contrattati con l’Ue in una pre-fase dai vari livelli di governo..
Gestione pratica a livello locale, quindi maggior certezza dei fondi e minore competitività.
FINANZIAMENTI EUROPEI RE-FRESH!
Sintesi Obiettivi
Politica di coesione (3 Obiettivi): 347.41 miliardi di euro
Obiettivo 1: Obiettivo 2: Obiettivo 3:Convergenza Competitività e Cooperazione
Occupazione territoriale europea: - Transfrontaliera: IV A - Transnazionale: IV B
(Regolamento 1083/2006) - Interregionale. IV C
RE-FRESH!
Europe 20203 Priorità tematiche
5 EU obiettivi targets
7 Iniziative «flagship» di livello nazionale attraverso l’utilizzo degli strumenti EU esistenti o nuovi.
RE-FRESH!
Iniziative Flagship EU 2020RE-FRESH!
EsercitazioneProgetto:
Apporto coordinato da parte di un gruppo di attori, in un intervallo di tempo, durante la quale viene utilizzata una quantità definita di risorse che, trasformate in attività
attraverso un metodo, servono a raggiungere determinati obiettivi allo scopo di migliorare le condizioni di un sistema
determinato
RE-FRESH!
Esercitazione• Componenti• Gruppo attori • Tempo• Risorse• Attività • Metodo• Obiettivo
• Scrivere la domanda • ………………CHI………….?• ………………QUANDO…?• ………………CON COSA?• ………………COSA..…….?• ………………COME.…….?• ………………PERCHE’….?
RE-FRESH!
II Giornata
Metodo: il ciclo del progetto
- PCM -Project Cycle Management
È un esercizio di modestia, logica e partecipazione
PROGRAMMAZIONE
IDENTIFICAZIONE
FORMULAZIONE
FINANZIAMENTO
REALIZZAZIONE
VALUTAZIONE
Cos’è il PCM• Il Ciclo di Progetto è l’insieme delle fasi di pianificazione e realizzazione di un progetto o programma.
• Ha come obiettivo la gestione delle varie azioni di preparazione e messa in opera del progetto (o del programma) stesso.
• Il ciclo definisce le azioni chiave, le informazioni necessarie per la realizzazione dei vari livelli del progetto.
• Le fasi sono progressive: non è possibile iniziare una fase se non è completata quella precedente.
COS’E’ LA PROGRAMMAZIONE• La programmazione è la fase iniziale del PCM, in cui si analizza la situazione generale e settoriale per identificare i punti di forza e di debolezza (SWOT), i rischi e le potenzialità del progetto.
• La programmazione deve essere pertinente e realista, relativamente al contesto territoriale dove si realizza il progetto.
• A seconda delle priorità identificate, saranno formulate delle strategie, che terranno conto anche dalle passate esperienze.
Con la Programmazione
• Si analizza l’idea di progetto, la sua compatibilità con i piani di sviluppo di quell’area e di quel settore
• Si verifica l’esistenza di linee di finanziamento accessibili
• Si fa una prima stima grossolana dei costi
Con la Programmazione• Si deve definire la strategia tematica e territoriale specifica
• Si scelgono i problemi principali da affrontare• Si individuano gli Obiettivi progettuali generali• Alleanze da stabilire e scelta del partner locale
Contesto GeneraleC Contesto specifico
Contesto d’azione
Sistema
Contesto d’azione • Sistema: Frontiera che divide i beneficiari diretti del progetto dai non beneficiari
• Progetto DEVE incidere su un gruppo di persone all’interno di un SISTEMA in moda tale che queste creino un effetto positivo sull’intero Contesto e quindi anche sui «non beneficiari»
Programmazione
ANALISI E DECISIONI:•Strategy Paper Europei e Nazionali •Programmi Nazionali settoriali di sviluppo •Priorità delle aree locali d’intervento •Scadenze di programmazione in atto •Scelta del settore specifico d’intervento •Ipotesi di finanziamento attivabili •Modalità di progettazione e organizzazione
Analisi SWOT e scelta priorità d’intervento
Documenti e Decisioni
PROGRAMMAZIONE
Strategy paper
Priorità aree
calendario
Tipologia dei metodi di raccolta dell’informazione
• Analisi della documentazione• Osservazione diretta• Rilevazione a distanza • Analisi di laboratorio• Analisi formali con questionario• Analisi informali e rapide• Analisi formali rapide• Analisi partecipative
Identificazione
Analisi del Contesto d’azione e verifica progetti realizzati
Studio di prefattibilità /scheda progettuale
Programma d’azione con schede di progetto nel caso di programmi
Si individuano le idee su possibili progetti da sviluppare, dettagliando quanto deciso durante la Programmazione.
Le idee sono selezionate e messe su uan scheda in vista della realizzazione di uno studio di prefattibilità.
In questa fase coinvolgere gli Stakeholders
Identificazione
Documenti e Decisioni
IDENTIFICAZIONE
Studio di prefattibilità
Analisi del contesto
IDENTIFICAZIONE E STUDIO DI PREFATTIBILITA’
• Nella fase di Identificazione, si individuano le idee su possibili progetti da sviluppare, dettagliando quanto deciso durante la Programmazione.
• Le idee sono selezionate in vista della realizzazione di uno studio approfondito di prefattibilità.
• Durante l’Identificazione di un progetto, è necessario coinvolgere gli Stakeholders (Approccio partecipativo).
Durante l’identificazione, quindi:
• Quanto deciso durante la Programmazione, viene inizialmente dettagliato sullo schema della linea di finanziamento
• Si avvia un’analisi di prefattibilità con i potenziali partner
• Si avvia un primo confronto informale con i possibili finanziatori
Stakeholder Analysis
Chi sono?
Tutte gli individui/gruppi/agenzie che hanno un
interesse nella vostra attività
Perchè sono importanti?
Possono avere un impatto positivo o negativo nella riuscita della vostrà attività
Gli stakeholders possono influenzarti anche se tu non lo sai!!
Mappare gli Stakeholder
Influenza
Direzione Influenza
Positiva Negativa
Forte
Debole
Mappare gli Stakeholder
Mappare gli stakeholder
Stakeholders Interesse Impatto Attività potenziali ostacoli/supporto
Valutazione degli Stakeholder e posizione
Domande:– Dove sono? – Dove voglio che loro siano rispetto a me?– Quanto sono opposti o favorevoli?– Tutti sono avversi a me?– Possibilità di una coalizione?
Esercitazione
Scegliere un’area d’interesse e mappare gli ST. dare contenuti sulle
domande
Analisi SwotPunti di Forza Punti di Debolezza
Weaknesses
Bisogno
Opportunità Minacce
Positivo Negativo
Passato
Futuro
Analisi Swot
Analisi Swot
Alcuni fattori per il successo del Progetto
Formulazione
Formulazione:
Durante la fase di formulazione, le idee sono tradotte in un piano operativo /progetto. I beneficiari e le altre parti interessate (stakeholders) partecipano alla specificazione dettagliata del progetto e della sua fattibilità (le possibilità di riuscita) e la sostenibilità in futuro (la propensione a produrre i suoi effetti anche nel lungo periodo). Sulla base di questa valutazione viene presa una decisione inerente all’elaborazione, o meno, di una proposta di finanziamento formale e di sollecitare un finanziamento per il progetto.
Costruzione del Quadro Logico
Studio di Fattibilità
Definizione attività, tempi e risorse necessarie
Proposta progettuale
FORMULAZIONE
• La Formulazione, è la fase in cui le idee del progetto sono tradotte in un piano operativo (Testo di progetto).
• Il Piano Operativo è “confezionato” affinché possa piacere al finanziatore
• I beneficiari e le altre parti interessate (stakeholders) partecipano alla scrittura del progetto.
Durante la Formulazione:
• Bisogna tener conto della fattibilità (cioè le possibilità di realizzare le azioni previste dal progetto)
• La sostenibilità futura (cioè la capacità del progetto di produrre i suoi effetti anche nel lungo periodo)
• Sulla base di questa valutazione viene presa una decisione inerente all’elaborazione, o meno, di una proposta di finanziamento formale e di sollecitare un finanziamento per il progetto.
Finanziamento del Progetto
• Il Finanziamento è la decisione di un’autorità competente (UE, Governo, ONU, Ente Locale, ecc.) di sostenere finanziariamente la nostra idea, così come è stata formulata nel documento di progetto.
• I finanziatori concordano le modalità di tecniche e legali per la realizzazione del progetto in un contratto.
Documenti e Decisioni
FORMULAZIONE
Studio di fattibilità
Decisioni di strutturare o meno la proposta di finanziamento
Schema di proposta di finanziamento
Documenti e Decisioni
FINANZIAMENTO
Proposta di finanziamento
Decisione di finanziamento
Accordo di finanziamento
Documenti e Decisioni
REALIZZAZIONE
Monitoraggio e report
Decisioni circa eventuali azioni da realizzare
Decisioni di continuare come pianificato o di riorientare il progetto
Documenti e Decisioni
VALUTAZIONE
Studio di valutazione
Decisione su come utilizzare i risultati su futuri progetti
La partecipazione dei beneficiari Beneficiari è un termine generale, e all’interno di questa categoria
vengono effettuate delle distinzioni. La Commissione distingue i seguenti quattro gruppi di beneficiari:
• I partners del progetto/beneficiari diretti: quelli che beneficiano di un finanziamento comunitario in vista di gestire la concezione e la realizzazione di un progetto. Si tratta generalmente di ministeri, di organismi incaricati della realizzazione, ecc,
• Beneficiari intermedi: quelli che beneficiano di un appoggio nel quadro del progetto in vista di meglio fornire i servizi al (ai) gruppo(i) bersaglio. Si tratta, ad esempio, del personale (divulgatori agricoli) che beneficia della formazione per meglio consigliare le donne e gli uomini delle famiglie di aziende agricole.
La partecipazione dei beneficiari• Il gruppo (i) bersaglio GRUPPI DESTINATARI: il gruppo o entità che sarà
coinvolta in modo positivo dal progetto a livello dell’obiettivo specifico e che lavorerà in stretta collaborazione con il progetto e viceversa. Nel caso di un progetto di divulgazione agricola, si tratta ad esempio di donne e di uomini di famiglie di aziende agricole.
• I beneficiari finali: quelli che, al di là dei gruppi bersaglio, beneficiano del progetto a lungo termine a livello della società o del settore in senso largo, per esempio: : “i consumatori”grazie al miglioramento della produzione e commercializzazione agricola, o “lo stato” come tale a seguito dei redditi accresciuti delle esportazioni generati dal miglioramento della produzione e della commercializzazione agricola.
Collaborare (co-laborare)….vuol dire lavorare insieme, il che implica una condivisioni di compiti, e una esplicita intenzione di “aggiungere valore” per creare qualcosa di nuovo o differente attraverso un processo collaborativo, deliberato e strutturato con un semplice scambio di informazioni o esecuzione di istruzioni. Un’ampia definizione di apprendimento collaborativo potrebbe essere l’acquisizione da parte degli individui di conoscenze, abilità o atteggiamenti che sono il risultato di un’interazione di gruppo.( Kaye)
Il Quadro Logico
Nella preparazione del progetto l’approccio del quadro logico può essere suddiviso in due parti:
Fase A:
Analisi
Fase B:
Progettazione
Fase A: Analisi (corrispondente alla fase iniziale dell’identificazione). La situazione esistente viene analizzata per definire una visione della “desiderata situazione futura” e per selezionare le strategie da applicare per raggiungerla
Fase B: Progettazione (parte finale dell’identificazione, studio di fattibilità, stesura della proposta progettuale). L’idea di progetto viene elaborata nel dettaglio
Fasi del ciclo di progetto
Fasi dell’approccio al Quadro Logico
Identificazione
Analisi:Analisi dei ProblemiAnalisi degli ObiettiviAnalisi Strategie Possibili
Formulazione
Progettazione:Studio di Pre-fattibilitàCostruzione del Quadro LogicoStudio di FattibilitàDefinizione attività, tempi e risorse necessarie
Scarsi guadagni nelle aree rurali
Bassa Produttività
delle imprese
Tecnologie insuffi cienti o
obsolete
Produzione lim itata
Problem i di trasporto
Gestione ineffi cace ed ineffi ciente, sia organizzativa sia
comm erciale
Scarso reddito generato
Frequenti guasti nei macchinari
esistenti
Frequenti guasti ai m acchinari
esistenti
Accesso al credito
insuffi ciente
I nvestim enti privati in
dim inuzione
D iffi coltà acquisto
delle materie prim e
Aumento dei costi
L im itate capacità degli organi pubblici
D iffi coltà di accesso alla formazione
Assenza o scarsa
m anutenzione dei mezzi di
trasporto
R itardi nella produzione
Scarsa conoscenza di forme di credito
M ancanza di agevolazioni
creditizie
D iffi coltà di circolazione dei
m ezzi di trasporto
M ancanza di tecnici esperti
Scarsa formazione
M ancanza di adeguate
politiche di credito
Problemi
Scarsi guadagni nelle Aree rurali
Gestione ineffi cace ed ineffi ciente, sia organizzativa
che commerciale
Produzione lim itata Accesso al credito insuffi ciente
D iffi coltà degli organi Pubblici di indirizzare i
loro interventi
I nadeguata distribuzione
delle mansioni
Assenza attività di marketing
Assenza studio di mercato e corretta
pianificazione
Scarsa formazione
Tecnologie insuffi cienti o
obsolete
Frequenti guasti nei macchinari
esistenti
R itardi nella Produzione
Problemi di trasporto
Assenza o scarsa
manutenzione dei mezzi di
trasporto
D iffi coltà acquisto
materie prime
Aumento del costo dei prodotti
Scarsa conoscenza di
forme di credito
Scarsa formazione
M ancanza di agevolazione
creditizieM ancanza di
esperti tecnici
Scarsa formazione
Alcune sezioni stradali non
sono caperte dal servizio di manutenzione
Scarsa organizzazione
del servizio
Scarso reddito generato
Aum ento dei costi
M ancanza di adeguate politiche
di credito
D iffi coltà di accesso alla formazione
Diffi coltà nel raggiungere
alcune Provincie
Bassa Produttività delle I mprese I nvestimenti privati in
dim inuzione
Lim itate capacità degli organi pubblici EFFETTI
CAUSE
Albero dei problemi