SISLink10 - SaNS 2010: iedereen live, wat nu? - Hans Janssen (SaNS)

SaNS 2010: Iedereen live, wat nu?

SiSLink Conferentie, 17 en 18 juni 2010

Hans JanssenProductmanager SaNS Expertisecentrum

Introductie: Hans en SaNS

Hans Janssen:• Productmanager SaNS Expertisecentrum• Voorheen Radboud Universiteit

SaNS:• Samenwerking Nieuw SIS• 4 HO-instellingen: UvT, HvA, UvA, LEI• SiS: Oracle PeopleSoft Campus Solutions

Expertisecentrum SaNS:• Gezamenlijke beheerorganisatie• Doorontwikkeling en kennisdeling

2SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010

Inhoud presentatie

• SaNS: ontstaan en geschiedenis• Ontwikkelingen afgelopen jaar• Situatie voorjaar 2010• Werkzaamheden komende jaar• Ervaringen • Toekomstige ontwikkelingen binnen SaNS• Toekomstige ontwikkelingen SiSsen• Conclusies

SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 3

Doelstellingen SaNS

• Modern pakket realiseren dat alle onderwijsprocessen ondersteunt, van een robuuste leverancier en met een toekomstbestendige interne architectuur

• Geschikt voor alle typen studenten/onderwijsvragenden• Voor alle soorten onderwijs• Voor vastlegging alle informatie rond onderwijs• Studieplanning door studenten centraal• Zoveel mogelijke gelijke applicatie invoeren• Gezamenlijk beheer en doorontwikkeling


Geschiedenis

• 2003: Start nadenken over nieuw pakket• 2004: Samenwerking onder SURF-vlag• 2005: SaNS-project met 5 partners• 2006: Pakketkeuze• 2007: Bouw ‘template’• 2008: Opleveren Inschrijf-functionaliteit• 2009: UvT en HvA live met Inschrijf• 2009: Opleveren Volg-functionaliteit• 2010: Alle instellingen live, alle modules live• 2011: Alle instellingen met alle modules live


Korte historie van het SaNS-project

• Besluit Samenwerking• Start Europese aanbesteding• Keuze pakket en implementatiepartner• Oplevering project initiatie document• Start realisatie ‘SaNS Template’ (maatwerk)• Geplande oplevering 80% Template• Oplevering Template Inschrijf: 100%• Oplevering Template Volg: 100%• Live-gang HvA en UvT, alleen Inschrijf• Live-gang Inschrijf bij UvA, Studielink bij HvA

en UvA, Inschrijf en Volg Leiden • Live-gang compleet

SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

6

Planning toen en nu

7

Bouwen template

2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004

2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004

Template Volg

Template inschrijf

SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010

Marsroute: alle combinaties komen voor


201120102007 20092008

HvA

UvT

UvA

ULei

Inschrijf Studielink Volg

Van nadenken over een nieuw pakkettot ‘Vanilla SaNS’

• Start: Samen nadenken over nieuw pakket• Ontwikkeling in samenwerking:

• Samen programma van eisen opstellen• Samen pakket selecteren

• Best practices zoeken• Kennis delen• Samen implementeren

• Gezamenlijke hosting en technisch beheer• Gezamenlijk applicatiebeheer• Gezamenlijke doorontwikkeling

• Gezamenlijke functionele applicatie ondersteuning• Gezamenlijk testen

• Resulteert in: gezamenlijke CS-variant: ‘Vanilla-SaNS’


Samenwerking en gemeenschappelijkheid


Beheer

Infrastructuur

Databases

Applicatie

“Vanilla-SaNS-CS”

interfaces

SaNS-inrichting

Lokale inrichting

Lokale transacties

SaNS project

4 afzonderlijke instellingen

Beheer is ondergebracht in Expertisecentrum

• Applicatiebeheer– Ontwikkeling en onderhoud SaNS-maatwerk– Uitrol naar de instellingssystemen– Interfaces

• Aansturing technisch beheer– Beheer hardwarecontracten– SLA met hostingpartner

• Ondersteuning functioneel beheer instellingen– Servicedesk– Wijzigingsbeheer– Gezamenlijke inrichting en autorisatie– Beheer van de procesbeschrijvingen en architectuur

• Kennisborging


Servicedesk EC en instellingen

• Beheer is een gezamenlijke inspanning• Gebruikersondersteuning zo dicht mogelijk op de

werkvloer• Bij de instellingen worden de eindgebruikers

ondersteund door het eigen functioneel beheer• Door het EC worden de functioneel beheerders van de

instellingen ondersteund• EC beschikt over een servicedesk, waar alle incidenten,

meldingen en wijzigingen binnenkomen


Expertisecentrum: Omvang

• Aantal medewerkers: ca. 15 fte eigen + 3 fte inhuur• Budget jaarlijks: 2,6 miljoen euro

– Kosten personeel: 2,0 miljoen euro– Kosten hosting: 0,4 miljoen euro– Kosten hardware: 0,2 miljoen euro

• Randvoorwaarden– Geen (grote) verschillen in applicatie/aanpassingen– Instellingen stemmen onderling veel af– Gelijk opgaan in extra functionaliteit– In fase blijven lopen bij releases


Problematiek beheer

• Veel omgevingen te beheren (40 stuks)• Instellingen in verschillende fases van implementatie• Meerdere releases de komende jaren• Nog steeds deels ontwikkeling in projectvorm• Hardware tussendoor vervangen

• Opbouwfase van kennis intern de afgelopen jaren:– Peoplesoft-techniek– Beheer en beheerprocessen– Functionaliteit


Afgelopen jaar

• Inschrijf live bij UvT en HvA– Nazorgproblematiek: aanpassing maatwerk

• Ontwikkeling Studielink-koppeling– Aanpassen standaard Peoplesoft-SL-koppeling– Automatisering berichten en controles

• Implementatie Inschrijf bij UvA en Leiden– Aanpassen interfaces

• Implementatie Studielink bij UvA en HvA– Verbeteren berichtenverkeer

• Implementatie Volg bij Leiden– Uitbreiding volgdeel ‘Vanilla SaNS-CS’


Huidige situatie

• 7 implementaties gedaan, nog 5 te gaan• Alle modules in gebruik, Volg nog beperkt• Lastig om alle processen ingericht te krijgen

– Faculteiten moeten exameneisen vastleggen– Studielink is complex– Leveren aan CRI gaat nog niet vlekkeloos

• Gebruikers moeten aan het nieuwe systeem wennen– Studenten kunnen niet snel hun inschrijvingen vinden– Meer geautomatiseerd; maar uitzonderingen zijn lastiger


Nog te doen komend jaar

• Afronden Volg-functionaliteit– Selfservice voor studenten uitbreiden– Aanpassen niet goed doordachte functionaliteit– Uitbreiden rapportages

• Verbeteren ‘Studiegids’ functionaliteit• Overgang op Studielink 3.0• Koppelen met Blackboard• Koppelen met SyllabusPlus


Wat hebben we nu?

• Heel compleet pakket– Alle gegevens kunnen worden opgeslagen– Procesondersteuning met checklists en workflow– Geautomatiseerde communicatie met studenten– Interfaces met IDMS, financiële systeem, HRMS– Standaard zijn triggers en webservices aanwezig

• Inschrijf– Koppeling met Studielink– Ondersteuning voor ‘niet-reguliere studenten’– Selecteren van groepen voor batchupdates– Controle op bindend negatief studie-advies– Aanmaken en inlezen CRI-bestanden


Wat hebben we nu? - Volg

• Volg– Vastleggen complete onderwijsstructuur

• Hiërarchie binnen een onderwijseenheid• Samenhang tussen onderwijseenheden

• Structuur onderwijsprogramma’s

– Vastleggen ‘studiegids’-informatie – Vastleggen gegevens voor diplomasupplement– Geautomatiseerde controles:

• Behalen studieadvies, exameneisen, judicium

• Ondersteuning diplomeringsproces• Aanmaken compleet diplomasupplement


Wat hebben we nu? - Selfservice

• Volg-selfservice– Uitgebreide selfservice voor studenten

• Vastleggen standaard en individuele studieprogramma’s• Geïntegreerd inschrijven op (delen van) onderwijseenheden

• Controleren eigen voortgang• Aanvragen vervangingen, extra vakken en extern gevolgd onderwijs• Aanvragen diploma’s

• Individuele roosters

– Selfservice voor docenten en studiebegeleiders• Vastleggen resultaten door docenten• Deelnemerslijsten• Voortgang van studenten


Consequenties ‘Totaalpakket’

• Bewust gekozen voor een ‘totaalpakket’– Niet voor ‘Best of Breed’– Maar zoveel mogelijk de functionaliteit van CS gebruiken

• Nieuwe wensen/functionaliteit:– Eerst kijken of dat in standaard CS kan– Dan kijken of dat met simpel maatwerk kan in CS– Dan pas zoeken naar externe oplossing met webservices

• Wel gebruiken van cq koppelen aan lokale systemen– Portals– Datawarehouse


Samenvatting ervaringen

• Onderwijs(administratie) in de VS is anders dan in NL– Minder vrijheden en uitzonderingen– Minder geautomatiseerd– Flink veel aanpassingen nodig

• Kennis over ‘volgprocessen’ ontbreekt• Er wordt altijd te weinig getest• Samenwerken kost tijd maar levert ook veel ideeën• Processen standaardiseren lukt onvoldoende• Processen zijn complexer dan gedacht

– Meer aanpassingen nodig– Moeilijke inrichting (exameneisen, structuur vakken, SL)


Lessons learned

• Koppel pakketaanschaf en -implementatie niet aan elkaar• Begin bij het begin: de voorbereiding

– Zorg voor een groep zeer goed opgeleide interne projectleden– Vergewis je ervan dat je ervaren consultants hebt– Standaardiseer je processen en inrichting– Laat deelnemers aan elkaar en de samenwerking wennen– Eerst nadenken, dan doen

• Testen, testen, testen• Live-gangen niet uitstellen, desnoods minder functionaliteit• Maak veel gebruik van elkaars specialisten en kennis• Samenwerken kost tijd, maar levert een beter product:

– Best practices– Voldoende middelen voor aanpassingen


Langere termijn zaken

• Uitbreiden functionaliteit (eventueel)– Stagemodule– Huisvesting buitenlandse studenten– Integeren van aanmeldsystemen

• Keuze maken of dat in CS moet of juist niet– Sluit het aan op bestaande processen?– Zijn er alleen gegevens nodig?– Flexibiliteit in gebruikersinterface?– Bestaat er al functionaliteit elders, is koppelen genoeg?


Toekomst vanuit Oracle gezien

• Datahub Studenten: bronbestand voor andere applicatie• Webservices• Systeem van buitenaf benaderbaar

– Ontsluiting via webservices– Inschrijven via externe websites– Tonen van uitslagen in portal– Roosterinformatie in een portal– Elektronisch betalen

• Oracle levert diverse standaard webservices en triggers• Oracle zorgt voor ‘mapping’ met standaarden als IMS• Oracle zorgt voor ‘non-VS-functionaliteit’


De toekomst van (ERP-)pakketten

• Worden pakketten ‘breder’ met meer functionaliteit? – Stage module– Huisvesting– Portfolio– Digitaal betalen

• Of juist niet: concentreren op basisprocessen en data:– ‘Datahub’ vol gegevens met er aan klikbare componenten?– Snel aanpasbaar

Onderwijsprocessen veranderen veel minder snel dan we steeds roepen


Voorbeeld: dashboardfunctionaliteit

‘Dashboard’: blik van buitenaf op opgeslagen gegevens

Functionaliteit:– Tonen van statusgegevens uit onderliggende systeem– Gecombineerd zichtbaar maken van gegevens– Vergelijken met gegevens in ander systeem– Meteen een fout kunnen herstellen– Meteen het herstelde gegeven doorgeven– Hele groepen tegelijk aanpassen

Toepassing:– Uitwisseling gegevens met CRI; Studielink


Keten denken

• Keten SiS – interne systemen– Financiele systeem– Identity Management– Personeelsinformatiesysteem– ELO– Roostersysteem– Datawarehouse

• Keten SiS – externe systemen– GBA, BRON, CRI– Studielink als service om gegevens uit te wisselen


Keten denken en grenzen stellen

• Ketens zijn meestal geen webservices– Niet: gegevens leveren als dat nodig is– Maar: gegevens synchroniseren tussen systemen– Voorbeelden

• Studielink

• CRIHO• IDM-systemen• Roostersystemen

• Ketens werken niet voor iedereen– Doelgroepen goed definieren– SL: prima voor reguliere en buitenlandse studenten– Maar niet voor bijvakkers, contractstudenten, HOVO


Ketens en ketenen

• Ketens maken informatiestromen mogelijk– Ketenpartners zijn te zien als ‘services’

• Maar leggen ook beperkingen op:– Niet altijd tweewegverkeer mogelijk– SL ‘verbiedt’ herinschrijving via eigen pakket

• En zijn niet altijd nodig– Peoplesoft CS heeft zelf webservices met berichten– 24 x 7 beschikbaar– Mag je zelf kiezen of je een service gebruikt?

Hoe meer je automatiseert, hoe lastiger het is uitzonderingen te verwerken


Voordelen PeopleSoft Campus Solutions

• Toekomstvaste architectuur en techniek• Webapplicatie: draait overal• Zeer goed doordacht ontwikkelplatform• Enorm brede functionaliteit• Standaard koppelmogelijkheden via webservices• Volledig meertalig• Geschikt voor niet-reguliere studenten• Grote gebruikersgroep (>1000 instellingen wereldwijd)


Conclusie

Project heeft lang geduurd, te lang– Zouden we nu zeker anders aanpakken

Maar we zouden wel weer hetzelfde pakket kiezen:– Want we hebben nu de complete functionaliteit,– Voldoende body voor beheer en doorontwikkeling,– Een zeer goed doordacht en robuust ontwikkelplatform– Interne architectuur die toekomstvast is– Leverancier met voldoende mogelijkheden voor doorontwikkeling

We hebben nu beschikbaar:– Vanilla SaNS-CS dat complete functionaliteit biedt en werkt– EC met voldoende capaciteit om het te beheren en te verbeteren


Vragen?


[email protected]

Education

SISLink10 - SaNS 2010: iedereen live, wat nu? - Hans Janssen (SaNS)