La gestió documental com a línea estratègica de l’e-administració. L’experiència de l’Ajuntament de Terrassa

Aula Rubió i Balagué: Gestió Documental i administració electrònica

Barcelona, 10 d’octubre del 2012

1

La ciutat de Terrassa. Context

• Nombre habitants: 213.078 hab.

• Pressupost consolidat 2012:196 M €

• Nombre de treballadors: 1.800

• Nombre d’ens descentralitzats: 6 Societats Municipals i un Instituto municipal

• Dos centres d’Arxiu municipal: Històric i Administratiu

2

12/04/2023

Implantació administració electrònica 2011

•Tràmits en Seu electrònica 2011: 20.756 (increment del 44,01% respecte al 2010)

•Tràmits amb signatura electrònica: 1.308 (increment del 88,74% respecte al 2010)

•Tràmits pagats amb targeta a la seu: 4.160

3

Inici del projecte• 2007: Col·laboració amb el departament de

Sistemes de la Informació.

▫ Ordenança Municipal del Govern i l’administració electrònica

▫ Concurs compra storage/ consultoria gestió documental

• 2008: Informe final auditoria de Gestió Documental.

▫ Visibilitat, consolidació del servei d’arxiu dins de l'organització.

• 2009: Impuls definitiu. Direcció de Serveis de Tecnologia.

▫ Modernització Plataforma Tecnològica a tot l’Ajuntament.

▫ Projecte de Gestió Documental

4

Inici del projecte• 2010: Adquisició de l’eina tecnològica

(Oracle Suite ECM)

▫Desenvolupament del software de Records Management

▫Primeres proves del gestor documental en el departament de població (Padró habitants): Introducció de documents actius.

• 2011-12: Desenvolupament de l’eina▫ Integració amb altres sistemes (BPM, RP, Bus

serveis) integració a la nova arquitectura tecnològica▫Projecte digitalització d’expedients de RRHH▫Migracions entorns i canvis de versions

5

Evolució del projecte

6

Maig 2010 Gener 2012

Objectius del projecteA curt termini:• Establir polítiques i criteris de gestió documental

per a tota l'organització.

• Promoure la difusió del coneixement.

• Impulsar la reutilització de la informació

• Millorar els circuits i la producció documental a l’Ajuntament

• Atendre les necessitats de l’e-administració i aportar solucions eficients a l’organització

7

Objectius del projecte

A llarg termini:

• Implantar el gestor documental com una eina central de l’administració electrònica

• Desenvolupar el gestor de arxius i les polítiques de Records Management a l’organització

• Preparar l’arxiu digital para la preservació de los documents electrònics de conservació permanent.

8

Equip de coordinació e-administració

Alta

direcció

Equip coordinaci

ó

Equip execu

ció

9

Tinent Alcalde d’Hisenda i Serveis GeneralsCoordinador de l’ÀreaDirector de Serveis Tecnologia, logística i Qualitat

Cap de projectes tecnològics Cap d’arquitectura de Sistemes InformacióCap d’ Innovació i procediments (seu electrònica)Directora de l’Arxiu Municipal i Gestió documentalResponsable de protecció de dades e-administració

Informàtic de desenvolupament en gestió documental i registre Gral.Gestors de documents i arxivers /eresInformàtic de desenvolupament d’aplicacions webTècnic de d'enginyeria de processos y seu electrònicaEmpreses externes, d’implantació, integració i assessorament

Què hem après?

•Treballar en equip: acceptant les diferències i compartint el coneixement

•La importància del coneixement tecnològic•Comunicar i transmetre el nostre

coneixement•Reforçar la posició de l’Arxiu dins de

l’organització•Molta paciència... i a no esperar miracles

tecnològics

10

11

Què hem après?

•Planificar i organitzar-nos millor•El valor de la formació dins l’organització•La dificultat d’implantar projectes

innovadors a l’administració. Resistència la canvi.

•Treballar amb empreses de tecnologia•A trobar solucions imaginatives i

alternatives per a no frenar el projecte.

12

Moltes gràcies per la vostra atenció

www.terrassa.cat/arxiumunicipalArxiu.municipal@terrassa.catTeresa.cardellach@terrassa.cat