Ứng dụng chínhPhần B

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word 2007Bài Chủ đề16 Tạo mới văn bản17 Thao tác trên khối văn bản18 Định dạng văn bản19 Cài đặt Tabs và Indents20 Kiểm tra văn bản21 Định dạng văn bản22 In văn bản23 Làm việc với Headers và Footers 24 Sử dụng công cụ định dạng

chế bản 25 Thao tác với Đồ họa 26 Thao tác với Bảng 27 Phổi hợp với những người khác

1© IIG Vietnam

Bài 16: Tạo mới văn bản• nhập văn bản• chèn hoặc xóa văn bản• di chuyển trong văn bản• lưu văn bản lần thứ nhất• lưu thay đổi vào văn bản đã lưu trước đó• lưu văn bản với tên khác• lưu văn bản với định dạng khác• đóng một văn bản• mở một hoặc nhiều văn bản• di chuyển giữa các văn bản

22© IIG Vietnam

Nhập và Chỉnh sửa văn bảnVị trí con trỏ nhập văn bản

Thanh thẳng đứng nhấp nháy trên màn hình thể hiện nơi Word sẽ chèn các ký tự hoặc dán một nội dung

Nhập văn bản Word tự động chèn văn bản vào bên phải của vị trí con trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn bản hiện có sang phải.

Xóa văn bản Để xóa các ký tự bên phải, nhấn phím . Để xóa các ký tự bên trái, nhấn phím .

Insert / Overtype

Nhấn phím để bật chế độ Overtype (chèn ghi đè); nhấn phím này một lần nữa để bật chế độ Insert (chèn thường).

Word Wrap Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế tiếp tự động nhảy xuống hàng kế tiếp. Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím để kết thúc đoạn.

Dòng trống Để chèn một dòng trống, nhấn phím ở đầu hoặc cuối đoạn.

3© IIG Vietnam

Nhập và Chỉnh sửa văn bản• Các khái niệm được áp dụng cho tất cả các chương trình

xử lý văn bản • Khả năng tạo được các văn bản ngắn như thư từ hoặc

bản ghi nhớ (memos) đến các văn bản dài và phức tạp hơn như bản thảo (manuscripts), trang web, và sách quảng cáo (brochures)

• Cung cấp các tài liệu chuyên nghiệp bằng cách áp dụng nhiều yếu tố thiết kế, và kết hợp các thành phần vào phong cách và mẫu nhất quán

• Gây ra các lỗi do thiết kế– Nếu bạn thấy khó đọc thì người khác cũng vậy

4© IIG Vietnam

Hiển thị các mã định dạng

• Sử dụng biểu tượng (Show/Hide ¶) để hiển thị hoặc ẩn các ký tự không in– Giúp xác định được các mục đã chèn trong văn bản

¶ Hiển thị khi bạn ấn phím Hiển thị khi bạn ấn phím

Hiển thị khi bạn ấn phím Biểu thị cho dòng ngắt trang mềm Biểu thị cho dòng ngắt trang thủ công/ ngắt cứng

5© IIG Vietnam

Sử dụng thước kẻ (Ruler)

• Giúp xác định vị trí của văn bản– Chiều dài của thước kẻ phụ thuộc vào độ phóng to/ thu nhỏ của

màn hình

• Mặc định, đơn vị do lường của thước kẻ là inch– Có thể thay đổi tại thẻ Display nhóm Advanced của Word

Options• Sử dụng một trong các cách sau để hiện thị hoặc ẩn

thước kẻ:– Tại thẻ View, nhóm Show, chọn / bỏ chọn ô Ruler; hoặc– Nhấp chuột vào biểu tượng (View Ruler) nằm ở phía trên

mũi tên đầu thanh cuộn dọc bên phải cửa sổ văn bản

6© IIG Vietnam

Di chuyển vị trí con trỏ nhập văn bản

Hướng di chuyển Nhấn phím

Hướng di chuyển Nhấn phím

Ký tự tiếp Dòng tiếp theo Ký tự trước Dòng trước đó Từ tiếp theo + Đoạn tiếp theo +

Từ trước đó + Đoạn trước đó +

Đầu dòng Trang màn hình tiếp theo Cuối dòng Trang màn hình trước đóĐầu văn bản + Cuối văn bản +

7© IIG Vietnam

Sử dụng Thanh cuộn (Scroll Bar)

• Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn bản lên hoặc xuống

• Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn bản sang trái hoặc sang phải

• Có 3 cách để di chuyển trong văn bản khi sử dụng các thanh cuộn:– Dùng chuột để kéo thanh cuộn lên/ xuống, sang trái/

sang phải– Nhấp chuột vào mũi tên ở 2 đầu hộp cuộn– Kéo hộp cuộn

• Nếu đang làm việc trên một văn bản có nhiều trang hoặc có các tiêu đề thì khi bạn di chuyển thanh cuộn ngang lên/ xuống sẽ có một Hộp thoại nhỏ (ScreenTip) hiển thị số trang và tiêu đề

8© IIG Vietnam

Lưu văn bản

• Word mặc định lưu với định dạng .docx nằm ở cuối tên tập tin– Có thể lưu tập tin với định dạng khác– Có thể lưu tài liệu ở bất cứ vị trí nào trong máy

• Để lưu tài liệu, sử dụng một trong những biện pháp sau:– Nhấp chuột vào Office Button sau đó bấm Save hoặc

Save As– Di chuột vào Save As để hiển thị menu con với các

loại tập tin phổ biến để lựa chọn– Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp chuột vào biểu

tượng (Save)– Nhấn tổ hợp phím +

9© IIG Vietnam

Lưu một văn bản đã lưu trước đó• Khi muốn thay đổi một văn bản đã lưu trước đó, có hai

lựa chọn lưu sau đây:– Lưu nội dung văn bản với tên tập tin như cũ: văn bản lưu trước

đó được thay thế bằng văn bản với nội dung đã thay đổi– Lưu nội dung trong văn bản với tên tập tin khác: giữ nguyên văn

bản đã lưu trước đó và tạo một phiên bản mới của văn bản trước

• Để lưu tài liệu với tên khác, dùng lệnh Save As trên thực đơn lệnh Office Button

10© IIG Vietnam

Lưu văn bản với định dạng khác• Để lưu văn bản với định dạng khác, sử dụng Save as

type trong hộp thoại lưu (Save dialog box)• Danh sách mở rộng của các định dạng khác nhau cho

các chương trình được sử dụng phổ biến nhất– Một lựa chọn cho Word Template (*.dotx)

11© IIG Vietnam

Sử dụng Document Properties• Tổng hợp các điểm chính trong văn bản để trợ giúp tìm

kiếm tập tin• Thiết lập để xuất hiện mỗi khi bạn lưu, hoặc thêm bằng

tay• Để nhập thông tin vào mục Document Properties, nhấp

chuột vào Office Button, chọn Prepare, và chọn Properties– Nhấp Document Properties, chọn Advanced Properties để

thêm nhiều chi tiết hơn

12© IIG Vietnam

Mở một văn bản mới

• Khi bạn mở Word, một văn bản trống sẽ xuất hiện trên màn hình

• Có thể tạo một văn bản không có định dạng hoặc chọn trọng các mẫu mà Word cung cấp

• Để tạo mới một văn bản, dùng một trong các cách sau:– Mở một văn bản trống mới, nhấp Office Button, nhấp

Blank document, sau đó nhấp Create– Bấm tổ hợp phím +

13© IIG Vietnam

Đóng một văn bản

• Đóng văn bàn để giải phóng màn hình và bộ nhớ• Để đóng văn bản, sử dụng một trong các cách

sau:– Nhấp vào Office Button, chọn Close– Nhấn tổ hợp phím + hoặc +

• Khi đóng văn bản cuối cùng trên màn hình, chỉ có nút Office hoạt động

14 14© IIG Vietnam

Mở một văn bản• Sử dụng một trong những cách sau để mở một văn bản:

– Nhấp Office Button, chọn tập tin trong danh sách tài liệu gần đây

– Nhấp Office Button, chọn Open– Nhấn tổ hợp phím + hay +

• Điều hướng trong hộp thoại Open để tìm các tập tin hoặc thư mục:– Nhấp vào tên tập tin đó– Chỉ chuột vào tập tin cần mở, nhấp Open – Nếu văn bản lưu ở một vị trí khác, chỉ đường dẫn đến vị trí đó và

dùng một trong những cách trên

15© IIG Vietnam

Di chuyển giữa các văn bản • Có thể chuyển đổi giữa nhiều tài liệu thao các cách sau:

– Trên thẻ View, trong nhóm Window, nhấp Switch Windows

– Nhấn vào mục tài liệu trên thanh tác vụ

– Nếu Word trong chế độ xem dạng Restore Down, mở tài liệu có thể hiển thị trong tầng bố trí, nhấp vào thanh tiêu đề của tài liệu

16© IIG Vietnam

Bài 17: Thao tác trên khối văn bản• chọn các khối văn bản cụ thể• sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)• thay đổi chế độ xem văn bản• điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ• chỉnh sửa văn bản• sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat • sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste• sử dụng Office Clipboard

17© IIG Vietnam

Chọn khối văn bản • Để Word xác định

được vị trí phần văn bản cần thực hiện các thao tác

• Phần văn bản được chọn đó vẫn sẽ giữ nguyên cho đến khi bạn xóa hoặc bỏ chọn

• Nếu đánh dấu sai khối hoặc bạn muốn chọn lại, hãy nhấp chuột vào bất cứ vị trí nào trong văn bản hoặc bấm một trong các phím mũi tên để bỏ chọn, và bắt đầu chọn lại.

18© IIG Vietnam

Chọn khối văn bản liền nhau

• Để chọn khối văn bản bằng cách dùng chuột, vị trí con trỏ chuột ở đầu văn bản để lựa chọn và sau đó kéo để làm nổi bật phần văn bản được chọn– Có thể tăng hoặc giảm lựa chọn khi bạn giữ nút chuột

• Để chọn khối văn bản bằng cách sử dụng bàn phím, tại vị trí điểm chèn, nhấn phím , và nhấn phím mũi tên để di chuyển để làm nổi bật phần văn bản được chọn

• Để chọn từ, nhấp đúp chuột vào từ cần chọn• Để chọn câu nhấn phím và nhấp chuột trên

câu đó• Để chọn đoạn, nhấp chuột ba lần liên tiếp trên

đoạn đó• Để chọn toàn bộ văn bản, làm một trong các

cách sau:– Tại thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Select, chọn Select All– Nhấn tổ hợp phím +

19© IIG Vietnam

Chọn khối văn bản không liền nhau• Có thể chọn khối văn bản dù khối đó không liền nhau• Chọn phần đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím

khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo

20© IIG Vietnam

Sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)• Nằm trong vùng trống ở

cạnh trái của văn bản– Con trỏ chuột thay đổi sang

• Để thực hiện lựa chọn sử dụng thanh lựa chọn, thực hiện một trong các cách sau:– Đối với dòng văn bản, nhấp chuột vào ở phía bên trái của dòng

văn bản– Đối với đoạn, nhấp đúp chuột vào ở bên trái của đoạn– Để chọn toàn bộ văn bản, nhấp chuột ba lần liên tiếp vào bất cứ

nơi nào trong thanh lựa chọn, hoặc nhấn và nhấp vào bất cứ nơi nào trên thanh lựa chọn

21© IIG Vietnam

Thay đổi chế độ xem văn bản

Print Layout Hiển thị nội dung tập tin như khi bạn in.

Full Screen Reading

Điều chỉnh nội dung văn bản với kích thước của màn hình chỉ hiển thị văn bản, tương tự như đang đọc một cuốn sách.

Web Layout Điều chỉnh văn bản và các thành phần khác tương tự như sử dụng chương trình thiết kế Web để tạo ra trang Web.

Outline Chế độ hiển thị văn bản dưới các định dạng nhất định, như kiểu tiêu đề, để tổ chức nội dung.

Draft Hiển thị văn bản theo toàn bộ chiều rộng của màn hình, chỉ nhìn thấy thanh thước ngang.

22© IIG Vietnam

Điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ• Điều chỉnh màn hình hiển thị văn bản bằng cách sử dụng

chức năng Zoom, thẻ View, Zoom level, hoặc Zoom slider trên thanh trạng thái.

• Có thể thiết lập tỷ lệ phần trăm phóng to từ 10% đến 500%, hoặc toàn bộ chiều rộng của trang

• Chỉ điều khiển được màn hình hiển thị

1

3

2

4

1

2

Zoom Level

Zoom Slider

3

4

Zoom Out

Zoom In

23© IIG Vietnam

Chỉnh sửa văn bản• Quy trình của việc thêm, xoá, hoặc thay đổi văn bản• Phải lựa chọn, trước khi bạn có thể sửa đổi bất kỳ đoạn

văn bản nào.• Để thay đổi văn bản hiện hành, sử dụng một trong các

cách sau:– Chọn văn bản và kiểu văn bản mới để thay thế văn bản cũ.– Để xóa vài ký tự, sử dụng phím hoặc– Để xóa số lượng lớn văn bản, chọn văn bản và nhấn phím – Nếu chế độ Overtype đang hoạt động, có thể gõ trên văn bản

hiện hành

• Hãy cẩn thận khi thay đổi với văn bản đã chọn– Khi bạn nhấn phím hoặc nhấp chuột tùy chọn, văn bản lựa chọn

bị ảnh hưởng24© IIG Vietnam

Sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat• Nếu cần đảo ngược hành động (hoàn tác), kích hoạt lệnh

Undo bằng một trong các cách sau:– Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Undo)– Nhấn tổ hợp phím +– Click vào mũi tên cho Undo để hiển thị danh sách

của 100 hành động liên tiếp thực hiện– Có thể chọn bất kỳ mục trong danh sách để hủy

lệnh này và tất cả các lệnh được thực hiện kể từ đó

• Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo, có thể dùng lệnh Redo hoặc Repeat bằng một trong những cách sau:– Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Redo/Repeat)– Nhấn tổ hợp phím +

25© IIG Vietnam

Sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste

• Cut– Cắt hoặc di chuyển một đối tượng đã chọn nào đó vào

bộ nhớ Clipboard.

• Copy– Chép một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớ

Clipboard.

• Paste– Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ

văn bản.

• Bộ nhớ Clipboard lưu tạm thời các đối tượng được cắt hoặc sao chép – có thể dán các đối tượng đó vào bất cứ vị trí nào bạn

muốn26© IIG Vietnam

Sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste• Để cắt một đối tượng, chọn đối thượng và thực hiện một trong các

cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp – Nhấn tổ hợp phím +– Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Cut – Kéo đối tượng đã chọn đến vị trí mới

• Để sao chép một đối tượng, chọn đối thượng và thực hiện một trong các cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp – Nhấn tổ hợp phím + – Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Copy

• Để dán một đối tượng, đặt con trỏ chèn văn bản vào vị trí muốn dán và thực hiện một trong các cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp chọn Paste– Nhấn tổ hợp phím + – Nhấp chuột phải lên đối tượng, sau đó nhấp chọn Paste

27© IIG Vietnam

Sử dụng Office Clipboard• Có thể lưu trữ và lấy 24 đối tượng• Hiển thị nội dung trong Clipboard với biểu tượng đại diện

cho chương trình gốc của từng đối tượng • Để hiển thị của sổ thao tác Clipboard,

tại thẻ Home, nhóm Clipboard , nhấp Dialog box launcher– Paste All: Dán tất cả các đối tượng cùng một lúc

theo thứ tự xuất hiện trong Clipboard– Clear All: Xóa tất cả đối tượng từ Clipboard– Options: Cho phép chọn lựa các thao tác trong

Clipboard

• Để dán một đối tượng vào một vị trí nào đó trong văn bản, nhấp chuột vào đối tương đó trong Clipboard

28© IIG Vietnam

Sử dụng Office Clipboard

• Khi di chuyển chuột vào đối tượng trên Clipboard, một mũi tên chỉ xuống sẽ xuất hiện ngay phía bên phải của đối tượng– Nhấp chuột vào mũi tên để xem tùy chọn Delete hoặc

Paste• Sử dụng Paste Special để chèn mục hoặc đối

tượng mà bạn tạo ra trong một chương trình khác – Để kịch hoạt lệnh Paste

Special , tại thẻ Home, mục Clipboard, nhấp vào mũi tên ở nút Paste, sau đó nhấp Paste Special. 29© IIG Vietnam

Bài 18: Định dạng văn bản

• định dạng văn bản• canh chỉnh đoạn văn bản• sử dụng công cụ Format Painter

30© IIG Vietnam

Định dạng các ký tự trong văn bản

• Font– Hiển thị các kiểu ký tự cho văn bản trên màn hình và

bản in.

• Font Size– Đề cập đến chiều cao của các ký tự.

• Character Formatting– Đề cập đến các biến đổi cách điệu đặc biệt áp dụng

cho các ký tự đơn giản để làm cho chúng nổi bật so với các văn bản khác.

• Effects – Đề cập đến hiệu ứng đặc biệt bạn có thể thêm vào

văn bản. 31© IIG Vietnam

Định dạng các ký tự trong văn bản• Có thể áp dụng định dạng cho văn bản khi bạn gõ hoặc sau khi văn

bản được gõ • Để áp dụng định dạng cho các ký tự trong văn bản, thực hiện một

trong các cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấp vào các nút định

dạng phù hợp– Sử dụng các tùy chọn định dạng trong hộp thoại Font– Bấm các phím tắt đại diện cho tùy chọn định dạng

được dùng– Bấm chuột phải vào văn bản, sau đó nhấp chọn mục

Font– Nhấp vào các tùy chọn trên thanh công cụ Mini.

• Có thể bật / tắt hầu hết các tính năng định dạng bằng cách nhấn vào nút tương ứng

• Chức năng được kích hoạt xuất hiện bằng một màu khác so với các nút khác

• Mũi tên bên cạnh nút cho biết các tùy chọn bổ sung cho tính năng đó• Để loại bỏ tất cả các định dạng văn bản đã chọn, tại thẻ Home,

nhóm Font, nhấp Clear Formatting.

32© IIG Vietnam

Sử dụng lệnh trong hộp thoại Font

• Chứa các tùy chọn cơ bản và tùy chọn bổ sung để định dạng văn bản

• Để truy cập hộp thoại Font, thực hiện một trong các cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Font,

nhấp Font Dialog box launcher

– Nhấn tổ hợp phím +

33© IIG Vietnam

Canh chỉnh đoạn văn bảnAlign Left Canh lề trái của văn bản, để lề phải không đồng đều.

Center Canh giữa lề trái và lề phải của trang.

Align Right Canh lề phải của văn bản, để lề trái không đồng đều.

Justify Canh đều cả hai bên lề trái, lề phải của văn bản và ngay cả khoảng cách giữa các ký tự trong mỗi dòng, ngoại trừ dòng cuối cùng của mỗi đoạn.

• Định dạng đoạn ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn• Văn bản có thể được canh chỉnh khi bạn gõ văn bản hiện hành• Để thay đổi sự canh chỉnh của văn bản hiện hành, đặt vị trí con trỏ

chuột ở bất cứ nơi nào trong đoạn và chọn loại canh chỉnh phù hợp để sử dụng

34© IIG Vietnam

Canh chỉnh đoạn văn bản• Để thực hiện tùy chọn canh chỉnh, thực hiện một trong

các cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp Paragraph Dialog box

launcher để mở hộp thoại Paragraph. Chọn thẻ Indents and Spacing, nhấp vào mũi tên ở mục Alignment, và chọn định dạng canh chỉnh bạn muốn

– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, chọn nút canh chỉnh bạn muốn

– Nhấn một trong các tổ hợp phím tắt sau đây:Canh trái + Canh giữa + Canh phải + Canh đều hai bên +

3 4

1 212

Canh tráiCanh phải

34

Canh giữaCanh đều hai bên

35© IIG Vietnam

Ssử dụng công cụ Format Painter

• Áp dụng các tùy chọn định dạng tương tự từ một đoạn văn bản khác trong tài liệu mà không áp dụng mỗi lựa chọn định dạng riêng lẻ mỗi lần

• Khi tính năng được kích hoạt, con trỏ chuột thay đổi sang

• Để áp dụng định dạng từ đoạn văn bản này sang đoạn văn bản khác, tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp sau đó nhấp chuột vào đoạn văn bản mà muốn áp dụng

• Để áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản, tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp đúp vào sau đó nhấp vào từng đoạn văn bản muốn áp dụng

36© IIG Vietnam

Bài 19: Cài đặt Tabs và Indents

• xác định các thiết lập hoặc các vị trí mốc dừng (tab)

• nhận biết các loại khác nhau của các thiết lập tab• thiết lập một vị trí tab• thay đổi một vị trí tab• nhận biết các loại khác nhau của thụt lề (indents)• thiết lập một indent• điều chỉnh một indent• thêm biểu tượng và đánh số (bullets and

numbering)37© IIG Vietnam

Tìm hiểu về các thiết lập tab

1 Left TabTab Selector Box 2 3 Right TabCenter Tab 4 Decimal Tab5

1 2 3 4 5

38© IIG Vietnam

Tìm hiểu về các thiết lập tab

Left Canh lề văn bản dọc theo cạnh trái của cột, các ký tự dịch chuyển sang phải ngay khi bạn gõ.

Center Trung tâm văn bản ở giữa của cột; các ký tự dịch chuyển đều sang trái và phải.

Right Canh lề văn bản dọc theo cạnh phải của cột, các ký tự dịch chuyển sang trái.

Decimal Canh lề cột số dấu thập phân; văn bản chuyển sang bên trái của dấu thập phân cho đến khi nhập dấu thập phân, sau đó văn bản chuyển sang phải.

Bar Hiển thị đường thẳng đứng nhỏ như dấu phân cách giữa các cột trước và sau.

• Nhấp vào Tab Selector để lựa chọn kiểu canh lề

39© IIG Vietnam

Tìm hiểu về các thiết lập tab• Khoảng cách dừng của tab trái là 0.5“ theo mặc định.• Nhấn phím để di chuyển từ một cột đến cột kế tiếp khi gõ văn bản• Có thể thiết lập các thiết lập tab mới trước khi đánh máy, hoặc áp dụng đối

với văn bản hiện hành• Sử dụng (Show/Hide ¶) để hiển thị cho mỗi lần được sử dụng• Sử dụng thước kẻ (Ruler) là cách nhanh nhất thiết lập và điều chỉnh các tab• Sử dụng hộp thoại Tabs để thiết lập vị trí tab chính xác hoặc các dot leaders:

– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp Dialog box launcher, nhấp nút Tabs ở góc bên trái phía dưới; hoặc

– Nhấp đúp vào biểu tượng tab bên trái thanh thước để trực tiếp mở hộp thoại Tabs.

• Để đặt điểm dừng tab chính xác trên thanh thước, bấm và giữ phím khi nhấp vào vị trí đặt tab.

• Nhấp vào hộp thoại Tab Selector cho các kiểu canh chỉnh và nhấp vào thanh thước cho các điểm dừng tab

• Để xóa tab, nhấp và kéo tab đó ra khỏi thanh thước kẻ• Để điều chỉnh canh lề tab, nhấp vào tab đó để chuyển sang kiểu canh lề mới

40© IIG Vietnam

Làm việc với IndentsLeft Indent (Thụt lề trái)

Thụt lề bên trái; thường sử dụng cho các danh mục.

Right Indent (Thụt lề phải)

Thụt lề bên phải; thường sử dụng cùng kiểu thụt lề trái để đánh dấu các trích dẫn.

First Line Indent (Thụt lề dòng đầu tiên)

Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn bằng cách tạo một khoảng cách với lề trái.

Hanging Indent (Thụt dòng tất cả trừ dòng đầu tiên của đoạn)

Canh chỉnh dòng đầu tiên của đoạn bằng với lề văn bản, các dòng còn lại cách lề trái một khoảng.

• Có thể thiết lập indents bằng cách đánh dấu indent vào thanh thước kẻ

1 Hanging IndentSelector Box 2 3 Right IndentFirst Line Indent 4 Left Indent5

5

1 2 3 4

41© IIG Vietnam

Làm việc với Indents• Để thiết lập indents chính xác:

– Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, đặt khoảng thụt lề từ lề Left (Trái) hoặc Right (Phải); hoặc

– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp vào Dialog box launcher.

• Một khi văn bản được thục lề, có thể điều chỉnh bằng cách:– Kéo dấu thụt lề sang vị trí mới thích hợp trên thanh thước kẻ; hoặc– Trên tab Home, nhóm Paragraph, nhấnDialog box launcher, và đưa ra

những thay đổi thích hợp trong khu vực Indentation

• Có thể tăng hoặc giảm khoảng thụt lề trên thanh thước từ điểm dừng tab mặc định. – Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp (Increase Indent) hoặc  

(Decrease Indent) để di chuyển khoảng thụt lề

42© IIG Vietnam

Thêm biểu tượng và đánh số (bullets and numbering)• Sừ dùng biểu tượng nếu như danh mục đó không có thứ tự ưu

tiên, hoặc đánh số thứ tự nếu muốn tạo một danh mục ưu tiên, hoặc dùng chức năng Outline để trình bày một quá trình.

• Các loại biểu tượng và đánh số (bullets and numbering) phổ biến nhất có sẵn được sử dụng.

• Để áp dụng dạng danh sách (list) cho cách đoạn văn bản, tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp vào mũi tên tại các nút để tương ứng– Mặc định, kiểu biểu tượng và số dùng gần nhất sẽ

được hiển thị – Để chọn kiểu mới, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút đó

• Thuận lợi của việc sử dụng chức năng tạo danh sách tự động để tổ chức thông tin là khi cần di chuyển hoặc sao chép một đối tượng nào đó thuộc danh sách được đánh số hoặc đặt biểu tượng

3

1 21

2

Bullets

Multilevel List3 Numbering

43© IIG Vietnam

Tùy biến Danh mục• Có thể tùy chỉnh các

biểu tượng và số

• Cũng có thể xác định phong cách mới cho biểu tượng và số

44© IIG Vietnam

Bài 20: Kiểm tra văn bản

• kiểm tra chính tả văn bản• kiểm tra ngữ pháp văn bản• tìm và thay thế các đối tượng• sử dụng từ điển thesaurus

(từ điển đồng nghĩa/ trái nghĩa)• nghiên cứu đối tượng• hiển thị thông số văn bản

45© IIG Vietnam

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

• Luôn luôn minh chứng văn bản cho bất kỳ lỗi nào• Kiểm tra chính tả đối với:

– Không đúng chính tả– Các từ lặp đi lặp lại– Những lần xuất hiện của chữ viết hoa không chính xác

• Ngữ pháp sử dụng ngữ pháp ngôn ngữ tự nhiên để phát hiện lỗi

• Làm việc trong nền để kiểm tra lỗiWorks in background to check for mistakes– Lỗi chính tả có đường lượn sóng màu đó – Lỗi ngữ pháp có đường lượn sóng màu xanh – Đường lượn sóng màu xanh da trời đề cập đến một lỗi

ngữ cảnh

46© IIG Vietnam

• Để kích hoạt chức năng chính tả và ngữ pháp (Spelling and Grammar), sử dụng một trong những cách sau:– Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấp Spelling & Grammar– Nhấn phím

• Lỗi đầu tiên hiển thị trong hộp thoại Spelling and Grammar với màu sắc tương tự như loại lỗi

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

47© IIG Vietnam

Kiểm tra chính tả và ngữ phápNot in Dictionary Hiển thị từ có lỗi trong hộp văn bản và các từ xung quanh từ đó.

Suggestions Hiển thị các gợi ý thay thế cho từ có lỗi. Nếu từ đúng có trong danh sách các gợi ý, nhấp vào từ đó, sau đó nhấp Change, hoặc nhấp đúp lên từ đó

Ignore Once Bỏ qua từ đang kiểm tra để chuyển qua từ có lỗi khác.

Ignore All Bỏ qua tất cả các dạng lỗi đang kiểm tra.Add to Dictionary Thêm từ đang kiểm tra vào từ điển tùy chọn.

Change Thay từ đang kiểm tra bằng từ chọn trong hộp Suggestions.Change All Thay đổi tất cả các dạng lỗi đang kiểm tra bằng từ chọn trong hộp

Suggestions.AutoCorrect Thêm từ đang sửa vào danh sách AutoCorrect để mỗi khi bạn gặp

lỗi đó, Word sẽ tự động sửa lỗi đó cho bạn.Check grammar Chọn để kiểm tra ngữ pháp cùng một lúc như lỗi chính tả.Options Cho phép tùy chọn chức năng spelling and grammar.Undo Hủy bỏ thay đổi chỉnh sửa lỗi vừa thực hiện theo thứ tự.

48© IIG Vietnam

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

[Rule] box Hiển thị lý do tại sao văn bản được đánh dấu là có lỗi.

Suggestions Cung cấp danh sách gợi ý làm thế nào để sửa chữa lỗi này.

Ignore Once Bỏ qua lỗi đang kiểm tra để tiếp tục tìm lỗi tương tự khác.

Ignore Rule Bỏ qua lỗi cấu trúc đang kiểm tra trong cả văn bản.

Next Sentence Chuyển đến câu tiếp theo có lỗi cấu trúc.

Change Thay câu đang kiểm tra tại [Rule] box bằng câu bạn chọn ở hộp Suggestions.

Explain Cung cấp giải thích lỗi và gợi ý sửa lỗi.

Options Cho phép tùy chọn chức năng spelling and grammar.

49© IIG Vietnam

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp• Lỗi bối cảnh (Contextual error)

– Đề cập đến các từ có âm thanh tương tự nhưng cách viết và ý nghĩa khác nhau

50© IIG Vietnam

Sử dụng từ điển thesaurus• Tìm kiếm và hiển thị từ đồng nghĩa và trái nghĩa • Để kích hoạt từ điển Thesaurus, sử dụng

một trong những cách sau:– Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấp Thesaurus– Nhấn tổ hợp phím +– Nhấn phím khi bạn nhấp chuột vào từ cần tra– Nhấp chuột phải lên từ cần tra, nhấp Synonyms,

và nhấp Thesaurus• Trên thực tế đã kích hoạt công cụ nghiên cứu

(Research Tool) của Word – Sử dụng như bản sao cứng của sách tham khảo 51

© IIG Vietnam

Tìm kiếm đối tượng• Có thể xác định vị trí xuất hiện của từ cụ thể, cụm từ, ký

hiệu, mã số, hoặc bất kỳ sự kết hợp của các đối tượng• Để kích hoạt chức năng Find, sử dụng một trong những

cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Editing, nhấp Find– Nhấp vào ô page number trên thanh trạng thái, sau đó nhấp vào

thẻ Find– Nhấn tổ hợp phím +

52© IIG Vietnam

Tìm kiếm đối tượngFind what Nhập vào mục này từ, cụm từ, ký hiệu hoặc mã số

bạn muốn tìm kiếm.

More Hiển thị các tùy chọn giúp Word giới hạn phạm vi tìm kiếm.

Reading Highlight

Đánh dấu tất cả các đối tượng tìm được trong văn bản, trong mục headers & footers và các hộp ký tự.

Match case Tìm kiếm các từ theo đúng dạng của từ nhập vào hộp Find what .

Find whole words only

Chỉ tìm đúng từ nhập vào, bỏ qua tất cả các từ chỉ có một phần giống với từ đang tìm kiếm.

Use wildcards Sử dụng ? (dấu chấm hỏi) để đại diện cho một ký tự nào đó trong từ.

Sounds like Cho phép sử dụng âm đánh vần của từ để giới hạn phạm vi tìm kiếm.

53© IIG Vietnam

Tìm kiếm đối tượngFind all word forms Tìm kiếm tất cả các dạng của từ đó, như danh từ, động

từ, tính từ, trạng từ, từ số ít hoặc từ số nhiều, và cả dạng chia động từ.

Match prefix Cho phép bạn tìm tất cả các từ bắt đầu bằng một ký tự cụ thể nào đó.

Match suffix Cho phép bạn tìm kiếm các từ có phần kết thúc giống các ký tự mà bạn nhập.

Ignore punctuation characters

Bỏ qua các dấu câu như dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu chấm.

Ignore white space characters

Bỏ qua các dạng biến cách hoặc non-breaking spaces hoặc biểu tượng tab.

Format Bao gồm đ nh d ng áp d ng cho t mu n tìm ki mị ạ ụ ừ ố ế .

Special Tìm ki m các ký hi u đ c bi t ế ệ ặ ệNo Formatting Xóa các định dạng đã thiết lập trong hộp Find what tại

nút Format.54© IIG Vietnam

Thay thế đối tượng• Tìm đối tượng để thay thế với cái gì đó mà bạn chỉ định • Có thể áp dụng các tiêu chí tìm kiếm tương tự như đối

với tính năng tìm kiếm• Để kích hoạt chức năng thay thế, sử dụng một trong

những cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Editing, nhấp Replace– Nhấn tổ hợp phím +– Nếu hộp thoại Find and Replace đang mở, nhấp vào thẻ Replace

55© IIG Vietnam

Sử dụng công cụ Research• Để kích hoạt tùy chọn Research,

sử dụng một trong những cách sau:– Tại thẻ Review, nhóm Proofing,

nhấp Research– Nhấn phím và nhấp vào văn bảnSearch for Nhập vào thông tin cần tìm.

Reference Danh mục các nguồn nơi bạn có thể tìm thấy thông tin phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.

Get services on Office Marketplace

Tìm kiếm trực tuyến qua trang web Microsoft Office Marketplace tìm thêm các dịch vụ nghiên cứu.

Research options

Hiển thị danh sách các nguồn để tìm thấy phù hợp tiêu chí tìm kiếm.

56© IIG Vietnam

Sử dụng các thống kê văn bản• Để lấy số liệu thống kê, sử dụng một trong các cách sau:

– Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấp Word Count – nhấp vào mục (Word Count) trên thanh trạng thái

57© IIG Vietnam

Bài 21: Định dạng văn bản

• thay đổi khoảng cách dòng• Chèn các kí tự đặc biệt• thay đổi kích thước trang• thay đổi lề văn bản• chèn thời gian vào trong văn bản

58© IIG Vietnam

Thay đổi khoảng cách dòng• Đề cập đến khoảng cách không gian giữa các dòng của

văn bản, tính từ đường cơ sở của dòng cơ bản tiếp theo• Cài đặt Line Spacing bằng cách sử dụng một trong

những cách sau:– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp (Line and Paragraph

Spacing)– Tại thẻ Home tab, nhóm Paragraph, nhấp Dialog box launcher.

Sau đó, tại thẻ Indents and Spacing trong hộp thoại Paragraph, nhấp vào mũi tên ở mục Line spacing

– Nhấn các tổ hợp phím tắt thông dụng như:Single + One-and-a-Half +

Double +

59© IIG Vietnam

Thiết lập khoảng cách đoạn • Đề cập đến khoảng cách không gian giữa các đoạn văn

bản với nhau• Để thiết lập hoặc thay đổi khoảng cách đoạn, dùng một

trong những cách sau đây:– Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp vào Dialog box launcher.

Sau đó, tại mục Spacing, chọn khoảng cách phù hợp

– Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, đặt khoảng cách phù hợp

60© IIG Vietnam

Thay đổi kích thước trang• Để thay đổi kích thước trang của văn bản, thực hiện một

trong các cách sau:– Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấp Size– Nhấp đúp vào bất cứ vị trí nào trên phần tối của thanh thước, sau

đó nhấp vào thẻ Paper

61© IIG Vietnam

Thay đổi hướng trang (Orientation)• Portrait là hướng trang thẳng đứng• Landscape là hướng trang nằm ngang• Để cài đặt hướng trang, sử dụng một trong các cách sau:

– Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấp Orientation

– Nhấp đúp vào bất cứ vị trí nào trên phần tối của thanh thước, sau đó nhấp vào thẻ Margins, và chọn hướng trang sử dụng

62© IIG Vietnam

Thay đổi lề văn bản• Xác định khoảng không gian giữa các cạnh giấy và khu

vực mà văn bản in• Phải đặt chế độ xem trang Print Layout để các mũi tên

điều chỉnh lề hiển thị trên thước ngang và thước dọc• Ranh giới của văn bản nằm ở dòng phân chia giữa phần

sáng (lề trong) và phần tối (lề ngoài) trên thanh thước

3

1 2

12

Left Margin Marker

Right Margin Marker3 Top Margin Marker

63© IIG Vietnam

Thay đổi lề văn bản• Để thay đổi lề văn bản, sử dụng một trong cách cách

sau đây:– Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup,

nhấp Margins– Sử dụng thanh thước: chỉ chuột vào dấu lề và

kéo đến khoảng bạn muốn

– Nhấp đúp chuột vào phần tối trên thanh thước ngang/ dọc

64© IIG Vietnam

Chèn các kí tự đặc biệt• Để chèn các kí tự đặc biệt,

sử dụng một trong các cách sau:– Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp

– Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp Symbol, sau đó nhấp More Symbols.

65© IIG Vietnam

Chèn các kí tự đặc biệt• Sử dụng tab Special Characters cho các ký tự thường

không xuất hiện trong in ấn

66© IIG Vietnam

Chèn thời gian vào trong văn bản• Chèn ngày giờ hiện tại như ngày nhận, hoặc để hiển thị

ngày hiện tại• Để chèn ngày và thời gian, trên tab Insert, trong nhóm

Text, nhấp – Lựa chọn từ nhiều định dạng

ngày tháng và thời gian– Để thiết lập văn bản luôn luôn

hiển thị ngày hiện tại, nhấp chọnUpdate automatically

67© IIG Vietnam

Bài 22: In văn bản

• xem trước văn bản• thay đổi độ phóng to/ thu nhỏ văn bản đang xem

trước• in tài liệu để cho ra các sản phẩm khác nhau• quản lý các tài liệu in• nhận dạng các vấn đề thường gặp khi in

68© IIG Vietnam

Xem trước văn bản• Xem văn bản như lúc nó sẽ xuất hiện khi in

– Có thể xem lại tài liệu trước khi phân phối và thực hiện chỉnh sửa nếu có vấn đề với diện mạo hoặc tổ chức văn bản

• Để xem trước văn bản, nhấp vào nút Office, bấm Print, nhấp vào Print Preview

69© IIG Vietnam

Xem trước văn bản• Có nhiều tùy chọn tương tự có sẵn để quản lý tài liệu

trong chế độ xem dạng Print Layout hoặc Draft• Tab Print Preview bao gồm các lệnh để di chuyển xung

quanh các chế độ xem này

• Vị trí chuột trên văn bản xem trước được hiển thị hoặc để phóng to hoặc thu nhỏ độ phóng đại trước

70© IIG Vietnam

In văn bản• Một số cách khác nhau để in với sự lựa chọn in tất cả

hoặc một phần của văn bản• Để cài đặt các tùy chọn in văn bản cụ thể, sử dụng một

trong những cách sau:– Nhấp vào Office Button

và chọn Print– Nhấn tổ hợp phím +– Trong chế độ Print Preview,

nhấp Print

71© IIG Vietnam

Quản lý các tài liệu in• Sử dụng hàng đợi (queue) in để kiểm tra tình trạng máy in,

nhìn thấy số tài liệu trong hàng đợi in, tạm dừng hoặc hủy bỏ yêu cầu in

• Để truy cập vào hàng đợi in, nhấp Start, Control Panel, tại mục Hardware and Sound, nhấp Printer, sau đó chọn biểu tượng của máy in– Document Name: Tên của tài liệu in.– Status: Trạng thái in hiện hành.– Owner: Tên người thực hiện lệnh in.– Pages/Size: Số lượng các trang in và dung lượng của văn bản đó.– Submitted: Thời gian, ngày, tháng văn bản được thực hiện lệnh in.

• Để thay đổi tình trạng văn bản, kích chuột phải vào tập tin trong hàng đợi và sau đó bấm vào lệnh thích hợp.

• Có sự cho phép in ấn và quản lý các văn bản.72© IIG Vietnam

Tìm hiểu các định dạng đầu ra khác nhau• PDF

– Chia sẻ tài liệu Word với những người khác có thể không có cài đặt chương trình Word

– Giao diện được bảo tồn nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu như trong Word

– Nói chung làm giảm kích thước tài liệu

• Fax– Người nhận sẽ nhận được văn bản in hoặc phiên bản trực tuyến– Không thể thay đổi định dạng đầu ra này

• E-mail Attachment– Gửi tài liệu dạng e-mail, hoặc đính kèm

• Web Content– Thiết lập trang web trên mạng nội bộ của tổ chức hoặc trên website

73© IIG Vietnam

Nhận dạng các vấn đề thường gặp khi in

• Nếu bản in không hiển thị tất cả các thông tin từ tập tin nguyên bản, kiểm tra xem bao nhiêu bộ nhớ có sẵn trên máy in

• Nếu phông chữ không nhìn giống nhau trong in ấn và trên màn hình, kiểm tra xem phông chữ có sẵn trên máy in không.

• Nếu khi in ra, phần văn bản không gần với mép lề như hiển thị trên màn hình, hãy kiểm tra cài đặt máy in

• Đảm bảo máy in trực tuyến, trữ giấy, mực in, kết nối vào mạng, không có thông báo lỗi, hoặc máy in chính xác

• Nếu thông báo lỗi hiển thị, hãy thử các cách sửa lỗi đơn giản• Kiểm tra nếu có ai cập nhật hoặc thay đổi trình điều khiển máy in• Nếu màu sắc không phù hợp với những gì hiện trên màn hình,

có thể là do máy in hoặc màn hình• Kiểm tra máy in và cài đặt tập tin trước khi gửi để in

74© IIG Vietnam

Bài 23: Làm việc với Headers và Footers

• chèn ngắt trang• chèn ngắt đoạn• tạo header hoặc footer• chỉnh sửa header hoặc footer• Đánh số trang

75© IIG Vietnam

Chèn ngắt trang• Khi có đủ văn bản lấp đầy

trang, ngắt trang mềm đượctự động chèn vào

• Để ngắt trang tại vị trí cụ thể, sử dụng ngắt trang cứng hoặc thủ công, sử dụng một trong các cách sau:– Trên tab Insert, vào nhóm lệnh Pages, nhấp vào Page Break– Nhấn tổ hợp phím +– Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấp vào

Breaks, và rồi nhấp vào Page• Xóa dấu ngắt trang thủ công theo cách tương tự như khi

xóa một ký tự chữ.

76© IIG Vietnam

Sử dụng ngắt phân trang (Section Breaks)• Dấu ngắt phân trang được chèn vào văn bản khi bố cục

trang thay đổi• Next Page

– Bắt đầu phân trang mới ở trang kế tiếp

• Continuous– Bắt đầu phân trang mới ở cùng trang

• Even Page– Bắt đầu phân trang mới ở trang chẵn kế tiếp

• Odd Page– Bắt đầu phân trang mới ở trang lẻ kế tiếp

• Có thể gỡ ngắt đoạn theo cách tương tự như ngắt trang

77© IIG Vietnam

Sử dụng Headers và Footers• Dạng văn bản hoặc đồ họa xuất hiện ở đầu hoặc cuối

mỗi trang– Có thể giống nhau trên mỗi trang, xen kẽ số trang chẵn và số

trang lẻ, hoặc thay đổi từ một chương của tài liệu lớn tiếp theo

• In header trong lề trên và in footer trong lề dưới• có thể tạo header và footer dùng tab Insert và nhóm lệnh

Header & Footer– Ribbon công cụ Header & Footer xuất hiện cho sửa đổi

78© IIG Vietnam

Tạo Headers và Footers• Một dòng kẻ đứt nét có thẻ nhận dạng sẽ xuất hiện ở lề trên

hoặc lề dưới của mỗi trang – Nhập hoặc sửa đổi văn bản hoặc các thành phần cho header hoặc footer

• Trong văn bản có phần ngắt, Word xác định các phần khác nhau trong header hoặc footer

• Link to Previous sử dụng header hoặc footer từ phần trước• Hai tab dừng mặc định thiết lập cho headers and footers• Thông thường bao gồm không quá hai hoặc ba dòng văn bản• Để chỉnh sửa header hoặc footer hiện hành, nhấp đúp chuột

vào header hoặc footer• Để sử dụng header hoặc footer khác với trang đầu tiên, ở

Header & Footer Tools, tab Design, vào nhóm lệnh Options, nhấp vào Different First Page để bật tính năng này

79© IIG Vietnam

Đánh số trang • Để chèn số trang vào văn bản, trên tab Insert,

vào nhóm lệnh Header & Footer, nhấp vào Page Number– Top of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở đầu trang.– Bottom of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở

cuối trang.– Page Margins: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở lề.– Current Position: Hiển thị các lựa chọn đánh số

để áp dụng với vị trí đánh số trang hiện tại.– Format Page Numbers: Hiển thị các kiểu số

trang khác nhau, cũng như lựa chọn con số bắt |đầu dùng để đánh số nếu không bắt đầu từ 1

80© IIG Vietnam

Bài 24: Sử dụng công cụ định dạng chế bản

• Sử dụng các công cụ định dạng chế bản• Sử dụng các kiểu định dạng để có hình thức nhất

quán• Áp dụng định dạng cột cho văn bản• Tạo footnotes và endnotes• Thao tác với đường dẫn liên kết

81© IIG Vietnam

Các công cụ định dạng chế bản là gì?• Áp dụng các kiểu trình bày, thao tác hình ảnh, tự động

hóa văn bản lặp đi lặp lại, tạo ra các phác thảo, v.v.. • Những công cụ này tương tự như những công cụ được

trang bị cho phần mềm chế bản chuyên dụng nhưng hạn chế hơn.

• Thiết lập và giữ hình thức nhất quán cho toàn văn bản.• Tài liệu xuất bản (Published documents)

– Đề cập đến các tài liệu bạn chia sẻ với người đọc thông qua mạng nội bộ, Internet, hoặc dạng bản in

– Nên có cái nhìn nhất quán giúp xác định công ty của bạn, dịch vụ hoặc sản phẩm bán ra, hoặc thể hiện đặc trưng của bạn hoặc cơ quan của bạn

82© IIG Vietnam

Thao tác với kiểu trình bày • Sự kết hợp giữa định dạng của ký tự và đoạn văn mà bạn tạo

ra và lưu dưới một tên duy nhất• Có hai kiểu trình bày chính:

– Character Style: Chỉ tác động tới một đoạn văn bản được chọn và có thể bao gồm các đặc điểm định dạng ký tự hiển thị trong hộp thoại Font.

– Paragraph Style: Tác động tới hình thức và vị trí của toàn đoạn văn và có thể bao gồm cả định dạng của ký tự và đoạn văn bản.

• Một số kiểu trình bày chuẩn được xây dựng trong định dạng điển hình hoặc định kỳ của văn bản

• Bảng thao tác Styles liệt kê các kiểu trình bày được dùng trong văn bản đang mở

• Để tạo kiểu trình bày, trên tab Home, nhóm Styles, nhấn Dialog box launcher. Trong cửa sổ thao tác Styles, nhấn New Style

83© IIG Vietnam

Thao tác với kiểu trình bày • Properties

– Liệt kê các đặc tính bạn có thể nhập hoặc đổi trong kiểu trình bày này.

• Formatting– Xác định các đặc điểm định dạng sẽ

dùng trong một kiểu trình bày.• Add to Quick Style list

– Đưa kiểu trình bày này vào những mẫu nằm trong danh sách các mẫu sẵn có.

• Automatically update– Cập nhật kiểu trình bày bất cứ khi

nào bạn thay đổi định dạng của kiểu này trong tài liệu theo cách thủ công.

• Format– Hiển thị danh sách các lệnh định

dạng để cho bạn dùng khi tạo kiểu trình bày.

84© IIG Vietnam

Thao tác với kiểu trình bày • Khi đặt tên kiểu trình bày:

– Có thể dùng bất cứ sự kết hợp giữa ký tự và dấu cách để đặt tên kiểu trình bày.

– Không dùng dấu sổ chéo ngược (\), dấu chấm phảy(;) hoặc dấu ngoặc đơn, dấu móc ({ }).

– Tên kiểu trình bày có phân biệt chữ in hoa và chữ in thường.– Mỗi tên kiểu trình bày trong một tài liệu phải là duy nhất.

85© IIG Vietnam

Thao tác với kiểu trình bày • Chứa các tùy chọn định dạng phổ biến cho loại văn bản• Chọn văn bản, quan điểm trình bày tùy chọn để hiển thị

xem trước trực tiếp về sự lựa chọn sẽ ảnh hưởng đến văn bản

• Cho thấy kiểu trình bày năng động và có xem trước

86© IIG Vietnam

Thao tác với kiểu trình bày • Nhấp vào More trong danh sách Quick Styles để hiển thị

toàn bộ các kiểu trong Quick Styles– Save Selection as a New Quick Style

– Lưu các lựa chọn định dạng của bạn để tạo kiểu trình bày sau đó bạn có thể chọn từ bộ Quick Style

– Clear Formatting– Gỡ bỏ kiểu trình bày và toàn bộ kiểu định dạng của một đoạn văn

bản được chọn.

– Apply Styles – Hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể chọn kiểu trình bày trong danh

mục. Có thể nhấn + + để hiện thị cửa sổ này.

• Quick Styles cũng có sẵn trên thanh công cụ Mini

87© IIG Vietnam

Tìm hiểu cửa sổ Styles• Show Preview

– Bật một bản xem trước của kiểu trình bày này với các thuộc tính của nó hoặc tắt đi.

• Disable Linked Styles– Vô hiệu hóa những kiểu trình bày được thiết lập trong

trường Based on.• New Style

– Tạo một kiểu trình bày mới bằng cách sử dụng Create New Style from Formatting dialog box.

• Style Inspector– Hiển thị một hộp thoại để xem lại các thuộc tính cho

kiểu trình bày này với sự truy cập dễ dàng để tùy biến hoặc quản lý nó.

• Manage Styles– Thiết lập các tùy chọn mặc định cho cửa sổ Styles,

hoặc chỉnh sửa các kiểu trình bày trong hộp thoại này.• Options

– Chọn các tùy chọn cho cửa sổ Styles sẽ xuất hiện khi hoạt động.88© IIG Vietnam

Chỉnh sửa kiểu trình bày• Khi bạn xác định lại định dạng của kiểu trình bày, Word tự

động thay đổi tất cả các đoạn văn được định dạng với kiểu trình bày đó

• Có thể được tạo ra dựa trên một kiểu khác bằng cách đưa thêm các định dạng mới để tạo ra một kiểu khác biệt

• Tất cả các kiểu mới tạo đều lấy gốc là kiểu trình bày Normal, trừ khi chọn một kiểu khác làm gốc

• Để thay đổi kiểu trình bày, hãy dùng một trong các cách sau đây:– Trên tab Home, vào nhóm Styles, nhấp vào Change Styles– Trên tab Home, vào nhóm Styles, nhấp vào Dialog box launcher

để hiển thị bảng Styles. Chỉ vào kiểu sẽ thay đổi, nhấp vào mũi tên đi xuống của kiểu đó, và sau đó nhấp Modify

– Trên tab Home, trong nhóm Styles, nhấp vào More để mở bộ Quick Styles, nhấp vào Apply Styles, và sau đó nhấp vào Modify

89© IIG Vietnam

Áp dụng cột• Có thể thiết lập các kiểu trình bày dạng cột báo

– Văn bản ở cuối cột này sẽ chạy tiếp sang đầu cột sau

• Có thể áp dụng dạng cột với chữ trước hoặc sau khi bạn đánh máy– Việc gõ và biên tập trước rồi áp dụng kiểu trình bày nhiều cột dễ

dàng hơn

• Để tạo cột, trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào Columns

• Để thiết lập tùy chọn thêm cho cột, nhấn More Columns

90© IIG Vietnam

Áp dụng cột

Presets Cung cấp các lựa chọn trình bày cột khác nhau.

Number of columns

Có chứa các nút điều chỉnh tăng giảm để bạn đặt số lượng cột bạn muốn.

Width and spacing

Thay đổi độ rộng và khoảng cách giữa các cột.

Apply to Xác định đoạn văn bản bạn muốn trình bày dạng cột

Line between

Chèn một đường thẳng chạy dọc phân tách các cột trong văn bản.

Start new column

Hoạt động tương tự như chèn dấu ngắt đoạn đối với văn bản không trình bày ở dạng cột.

91© IIG Vietnam

Áp dụng cột• Nếu đoạn văn bản từ cột này kéo dài sang cột kia gây khó đọc, chèn

một dấu ngắt cột buộc một số chữ nhất định phải nhẩy sang cột khác• Để chèn dấu ngắt cột, dùng một trong các cách sau đây:

– Trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào Breaks rồi sau đó Column

– Nhấn tổ hợp phím + +

• Nếu cột chạy qua nhiều hơn một trang, có thể điều khiển ngắt văn bản giữa các trang, dùng một trong các cách sau đây :– Trên tab Page Layout, vào nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào

Breaks và sau đó Page– Trên tab Insert, vào nhóm Pages, nhấp vào Page Break– Nhấn tổ hợp phím +

• Để có được nhiều kiểu trình bày cột khác nhau trong cùng một trang, chèn dấu ngắt đoạn dạng Continuous giữa các kiểu trình bày

92© IIG Vietnam

Sử dụng Footnotes và Endnotes • Chú thích cuối trang (footnotes) nằm ở phía dưới của mỗi trang có

chứa tài liệu tham khảo, trong khi các ghi chú cuối đoạn (endnotes) nằm ở cuối của phần hoặc đoạn tài liệu.

• Tự động đánh số lại khi bạn chèn, xóa, di chuyển hoặc sao chép các chú giải

• Bao gồm nhãn tham chiếu trong văn bản và lưu ý tương ứng ở phía dưới của trang hoặc cuối của phần hoặc tài liệu

• Có thể có chiều dài bất kỳ và định dạng như văn bản thông thường• Nhãn tham chiếu thường là số, nhưng cũng có thể là các ký tự chữ • Đánh số liên tiếp từ đầu đến cuối của văn bản• Việc chèn footnote hoặc endnote ở chế độ hiển thị Print Layout sẽ

hiện dấu tham chiếu ở thân văn bản và khu vực dành cho footnote hoặc endnote

– Chế độ hiển thị Draft hiển thị cửa sổ riêng biệt ở phía dưới của màn hình để nhập footnote hoặc endnote

93© IIG Vietnam

Tạo Footnotes và Endnotes • Để xem nội dung của footnote hoặc endnote, di chuyển chuột lên phía trên

dấu tham chiếu trong thân văn bản• Để hiện phần chữ chú giải ở một bảng riêng bên dưới màn hình, nhấp đúp

vào dấu tham chiếu• Để chèn một chú giải dạng footnote hoặc endnote,

trên tab References, trong nhóm lệnh Footnotes, nhấp vào Insert Footnote

• Để thay đổi cài đặt mặc định hoặc để chọn chú giải endnote thay cho footnote, trên tab References, trong nhóm Footnotes, nhấp vào hộp mở Footnote & Endnote Dialog box launcher

• Để xóa hoặc di chuyển một chú giải footnote hoặc endnote, dùng dấu tham chiếu của chú giải đó trong cửa sổ văn bản

• Có thể chuyển từ chú giải dạng footnote sang endnote hoặc ngược lại

94© IIG Vietnam

Sử dụng siêu liên kết (Hyperlinks)• Trợ giúp điều hướng đến các vị trí khác nhau trong tài

liệu, tài liệu khác, trang web, hoặc chương trình e-mail• Có thể thiết lập siêu liên kết bất kì nơi nào trong văn bản• Để tạo siêu liên kết, dùng một trong những cách sau:

– Trên tab Insert, trong nhóm Links, nhấp vào Hyperlink– Nhấn tổ hợp phím +

95© IIG Vietnam

Chỉnh sửa Hyperlinks• Để thay đổi siêu liên kết hiện có, nhấp vào liên kết và

dùng một trong các cách sau:– Trên tab Insert, trong nhóm Links, nhấp vào Hyperlink– Nhấn tổ hợp phím +

• Để gỡ bỏ siêu liên kết, đặt trỏ chuột vào bất cứ chỗ nào trong đường liên kết và mở hộp thoại Hyperlink. Sau đó nhấp vào Remove Link.

96© IIG Vietnam

Bài 25: Thao tác với Đồ họa

• chèn các hình ảnh clip art • chèn ảnh lưu dưới dạng tập tin• đặt kích cỡ, cắt hoặc xén hình ảnh• thay đổi đặc tính của hình ảnh• di chuyển hình ảnh• nhận biết các hình họa cho sẵn• vẽ các đồ vật đơn giản• thay đổi và sắp xếp các hình họa

97© IIG Vietnam

Hình minh họa là gì?• Nội dung trực quan được chèn vào tài liệu• Để chèn một trong các đối tượng này vào tài liệu, nhấp

vào tab Insert và sau đó nhấp vào đối tượng thích hợp trong nhóm Illustrations

• Tất cả các hình minh họa đều được coi là các đối tượng và, khi được chọn, xuất hiện với tám nút điều chỉnh– Bao quanh đối tượng được lựa chọn để bạn có thể thực hiện

thay đổi– Có hình dạng khác nhau nhưng luôn luôn xuất hiện xung quanh

đối tượng được chọn

98© IIG Vietnam

Chèn hình ảnh• Có thể chèn hình ảnh vào văn bản từ nhiều nguồn • Để chèn một hình ảnh, đặt trỏ chuột vào văn bản nơi bạn

muốn đặt hình ảnh, và rồi trên tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Picture.

99© IIG Vietnam

Chèn Clip Art• Có sẵn trực tuyến từ trang web trực tuyến Microsoft Office với các

hình ảnh đồ họa bạn có thể tải về• Để chèn Clip Art, đặt trỏ chuột vào vị trí bạn muốn đặt đồ họa, và sau

đó trên tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Clip Art.– Search for

– Nhập chữ để Word tìm kiếm hình ảnh clip art nào đó.

– Search in– Chỉ định nơi mà Word sẽ tìm kiếm cho phù hợp với hình ảnh

clip art.

– Results should be– Chỉ định loại phương tiện bạn muốn dùng.

– Organize clips– Hiển thị Clip Organizer nơi hình ảnh Clip Art được lưu trữ

trong hệ thống phân cấp để xem hình ảnh trong thể loại cụ thể, hoặc tất cả các hình ảnh có sẵn.

100© IIG Vietnam

Chèn Clip Art• Để chèn hình ảnh từ các kết quả tìm kiếm, đặt vị trí con

trỏ trên hình ảnh và sử dụng một trong các cách sau:– Nhấp vào ảnh trong danh sách– Chỉ vào hình họa và nhấn vào mũi tên

bên cạnh nó

• Biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên trái của mỗi hình ảnh giúp xác định:– Nó có thể được lấy trực tuyến từ website của Microsoft.– Nó không phải là có sẵn từ bộ sưu tập hiện có.– Không có hình ảnh động với hình ảnh này.

• Để xác định xem hình ảnh phù hợp, chỉ vào hình ảnh để xem màn hình gợi ý (Screen Tip) với các từ khóa có liên quan với hình ảnh

101© IIG Vietnam

Chèn Clip Art• Clip Art trên Office Online

– Tìm kiếm trực tuyến Microsoft Clip Art và trang web Media cho hình ảnh cụ thể, hình ảnh mới nhất, hoặc chọn từ một số chuyên mục của hình ảnh

• Lời khuyên cho việc tìm kiếm clip– Hiển thị cửa sổ trợ giúp với thông tin và lời khuyên về việc làm

thế nào để có được kết quả tốt nhất từ tìm kiếm

102© IIG Vietnam

Thao tác với hình ảnh

• Có thể chèn hình ảnh dưới dạng đối tượng nằm trong dòng văn bản - inline objects (mặc định) hoặc đối tượng tự do - floating objects.– Inline object giữ vai trò như các ký tự trong đoạn

văn bản– Floating object có thể được đặt ở bất cứ nơi đâu

trong văn bản • Có thể chuyển đổi từ inline sang floating hoặc ngược

lại• Phải chọn hình ảnh trước khi bạn có thể thay đổi

nó– Cần hiển thị xử lý

• Mỗi lần bạn chèn hình ảnh, ribbon Picture Tools xuất hiện và đưa ra nhiều cách xử lý hình ảnh đó.

103© IIG Vietnam

Kích cỡ cho hình ảnh • Hình ảnh được chèn với kích cỡ ban đầu của nó, hoặc

kích cỡ lớn nhất mà trang sẽ chứa• Có thể thay đổi kích cỡ hoặc quy mô hình ảnh theo tỷ lệ

bạn muốn• Để đặt lại kích cỡ của hình ảnh, ta có thể dùng các nút

điều chỉnh:– Theo chiều dọc, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa đường viền

ngang trên hoặc dưới co lại hay rộng ra.– Theo chiều ngang, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa ở cạnh

bên trái hoặc bên phải theo hướng co lại hoặc giãn rộng ra.– Để điều chỉnh hai cạnh liền kề cùng một lúc, kéo những nút điều

chỉnh ở góc co lại hoặc giãn rộng ra• Để giữ hình ảnh có kích thước vẫn giữ được tỷ lệ cân

đối, nhấn phím trước khi kéo nút điều chỉnh.104© IIG Vietnam

Cắt xén hình ảnh

• Đề cập khả năng "cắt" một phần nhất định của hình ảnh

• Chỉ có thể cắt hình ảnh theo chiều ngang hoặc chiều dọc

• Khi hoạt động, con trỏ thay đổi • Để cắt phía đầu hoặc phía chân bức ảnh, kéo

dấu ở phía trên và dưới chân bức ảnh

• Để cắt cạnh trái hoặc phải của ảnh, kéo dấu ở bên trái hoặc phải khung ảnh

• Để điều chỉnh hai cạnh liền kề, kéo một trong hai dấu ở góc ảnh

105© IIG Vietnam

Thay đổi đặc tính của hình ảnh

• Cách chèn hình ảnh vào một văn bản tùy thuộc vào các đặc tính của hình ảnh đó

• Để thay đổi đặc tính cho hình ảnh được chọn, sử dụng một trong các cách sau:– Nhấp tính năng thích hợp từ

ribbon Picture Tools Format – Tại Picture Tools, trên tab

Format, nhấn Dialog box launcher đối với nhóm đặc tính được điều chỉnh

– Nhấp chuột phải vào hình ảnh và nhấp Format Picture

106© IIG Vietnam

Di chuyển hình ảnh • Kéo và thả (drag-and-drop) là cách dễ nhất để di chuyển

hình ảnh• Nếu đó là đối tượng nằm trong dòng văn bản, khi bạn

kéo hình trỏ chuột sẽ hiển thị dưới dạng • Nếu đó là một đối tượng tự do, khi bạn kéo, trỏ chuột sẽ

hiện như sau

107© IIG Vietnam

Vẽ đối tượng• Để vẽ các đối tượng, tại tab Insert, trong nhóm

Illustrations, nhấp Shapes • Khi tạo ra rất nhiều hình dạng, xem xét việc tạo

ra chúng trong khung vẽ để giữ cho tất cả các đối tượng với nhau– Để tạo khung vẽ, tại tab Insert,

trong nhóm Illustrations,nhấp Shapes, nhấn New Drawing Canvas

• Chọn đối tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools

108© IIG Vietnam

Vẽ đối tượng• Con trỏ chuột thay đổi thành sau khi lựa chọn hình muốn vẽ• Có thể tạo ra hầu hết các đối tượng bằng cách nhấn vào góc trên

bên trái của đối tượng và kéo cho đến khi bằng kích thước đối tượng bạn muốn

• Để vẽ một đối tượng khác cùng loại, bấm vào công cụ một lần nữa• Để chọn đối tượng, nhấp vào đối tượng• Để chọn nhiều đối tượng, dùng một trong các cách sau:

– Nhấp vào đối tượng đầu tiên, nhấn phím hoặc , rồi nhấp tiếp vào các đối tượng khác

– Trên nhãn Home, trong nhóm Editing, nhấp Select, và nhấp Select Objects• Số nút điều chỉnh khi chọn đối tượng sẽ xuất hiện tùy thuộc vào đối

tượng hình họa• Để quy định kích cỡ của đối tượng, nhấp vào đối tượng để các nút

điều chỉnh hiện ra• Để di chuyển một đối tượng, nhấp vào đối tượng đó để chọn và kéo

sang vị trí mới• Để xóa một đối tượng, nhấp vào đối tượng để chọn rồi nhấn phím

109© IIG Vietnam

Vẽ đối tượng• Khi vẽ đối tượng cần đặt chính xác vị trí, trên nhãn View,

nhóm Show, nhấp vào Gridlines• Để vẽ đường thẳng hoặc một hình cân đối hoàn hảo như hình

vuông, tròn, tam giác, nhấp và kéo để bắt đầu vẽ đối tượng, và nhấn phím khi vẽ hình để đạt kích cỡ mong muốn

• Để vẽ một đối tượng lớn đều từ điểm trung tâm của hình đó, nhấn khi bạn vẽ đối tượng đạt tới độ cao hoặc độ rộng mong muốn

• Để vẽ hai hình có cạnh hoặc điểm chung,bắt đầu vẽ hình thứ nhất trước. Sau đó vẽ hình thứ hai và di chuyển nó tới cạnh hoặc điểm chung để đè lên trên cạnh hoặc điểm chung của hình thứ nhất

110© IIG Vietnam

Vẽ đối tượng• Để chèn chữ vào hình hoặc biên tập chữ sẵn có trong đó,

dùng một trong các cách sau:– Chọn đối tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools, sau đó trên

tab Format, trong nhóm Insert Shapes , nhấp (Edit Text)– Trên tab Insert, trong nhóm Text , chọn Text Box

• Cũng có thể xử lý các hình vẽ với các tính năng như cắt, sao chép, dán, và định dạng

111© IIG Vietnam

Biên tập hình họa • Đề cập đến việc đặt lại kích cỡ của hình, di chuyển hoặc

nâng cao chất lượng và đặc tính của hình• Chọn đối tượng trước khi thực hiện thay đổi• Các ribbon Drawing Tools và TextBox Tools chia sẻ các

lệnh tương tự, với các biến thể đối với từng đối tượng

112© IIG Vietnam

Sắp xếp đối tượngTại Drawing Tools, trên tab Format, trong nhóm Arrange:

Group Nhóm các đối tượng được chọn thành một đối tượng, chuyển các mục trong nhóm được chọn thành các đối tượng riêng lẻ, hoặc nhóm lại các đối tượng chưa được tạo nhóm.

Bring to Front Đưa hình được chọn lên một tầng hoặc lên tầng trên cùng.

Send to Back Đưa hình được chọn trở lại một tầng hoặc về tầng dưới cùng.

Align or Distribute

Canh lề cạnh của nhiều đối tượng cùng dòng, hoặc phân phối đối tượng đều qua trang theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc. Có thể xem dưới dạng đường lưới (gridlines) hoặc thiết lập các tính năng của lưới.

Rotate or Flip Xoay chiều hoặc lật đối tượng theo các chiều khác nhau.

Nếu là các hộp văn bản, sử dụng các lệnh tại Text Box Tools, trên tab Format, trong nhóm Arrange.

113© IIG Vietnam

Bài 26: Thao tác với bảng• dùng bảng hiệu quả• dùng tính năng Draw Table • tạo bảng dùng lệnh Insert Table• nhập thông tin vào bảng • lực chọn các mục trong bảng• đặt định dạng cho bảng• điều chỉnh viền bảng hoặc or mầu nền của bảng• thêm hoặc xóa dòng, cột• nhập hoặc tách dòng, cột• tách bảng• chuyển đoạn văn bản sang bảng và ngược lại• sắp xếp thông tin trong bảng

114© IIG Vietnam

Hiểu cách thức thao tác với bảng

• Sắp xếp các cột ký tự chữ và số, nhóm các đoạn văn bản, hoặc tạo biểu mẫu

• Tạo bảng dùng lệnh Draw Table hoặc Insert Table

• Mỗi đường kẻ ngang trong bảng là một dòng, mỗi khối dọc là một cột, phần giao nhau giữa dòng và cột gọi là ô

• Có thể nhập chữ, số hoặc đồ họa vào trong các ô– Dòng văn bản dài hơn độ rộng của ô sẽ tự động được

chuyển xuống dòng kế tiếp trong cùng ô

• Có thể tạo bảng trước hoặc sau khi nhập đoạn văn bản, cũng có thể chuyển từ bảng sang dạng đoạn văn bản hoặc ngược lại

• Sử dụng (Table Selector) để chọn toàn bộ bảng

115© IIG Vietnam

Hiểu cách thức thao tác với bảng

• Tạo bảng dựa trên các thiết lập mặc định• Có thể áp dụng liên kết và định dạng nội dung ô,

ô, kết hợp các ô lân cận theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc, hoặc xoay nội dung của ô

• Ribbon Table Tools xuất hiện để có thể thực hiện các định dạng khác về thiết kế và trình bày bảng:

116© IIG Vietnam

Vẽ bảng • Vẽ bảng (Draw Table) cho phép bạn vẽ bảng với bất cứ

kích cỡ, hình dạng nào, tạo dòng, cột, và ô có chiều cao và chiều rộng bất kỳ, và chỉnh sửa các ô về kích cỡ và số lượng một cách nhanh chóng, tùy ý.

• Dùng một trong các phương pháp sau để kích hoạt tính năng Draw Table:– Trên tab Insert, trong nhóm

Tables, nhấp vào Table và rồi nhấp vào Draw Table

– Dưới ribbon Table Tools, trên nhãn Design, trong nhóm Draw Borders, nhấp vào Draw Table.

• Bắt đầu bằng vẽ viền ngoài của bảng– Nhấp vào khoảng bạn muốn đặt góc cao bên trái của bảng, và

sau đó kéo tới vị trí bạn muốn đặt góc thấp bên phải của bảng

117© IIG Vietnam

Vẽ bảng – Để vẽ đường kẻ ngang, nhấp vào vị trí bắt đầu bên trái của

đường kẻ và kéo tới vị trí bạn muốn kết thúc– Để vẽ đường kẻ dọc, nhấp vào vị trí bạn muốn đặt đỉnh đường kẻ

và kéo xuống dưới vị trí đặt chân đường kẻ – Để vẽ đường kẻ chéo, nhấp chuột vào một góc của ô và kéo nối

sang góc đối diện của ô– Dùng công cụ Eraser để xóa đường kẻ trong bảng

– Để tắt công cụ Draw Table hoặc Eraser, nhấp chuột vào nút đó

118© IIG Vietnam

Chèn bảng

• Tạo bảng đơn giản có chiều cao dòng, độ rộng cột chẵn

• Để chèn bảng, dùng một trong các cách sau:– Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp Table,

sau đó kéo qua, xuống, hoặc theo đường chéo trên lưới để xác định số cột và các hàng

– Bảng có nhiều hơn 8 × 10, dùng tính năng Insert Table

119© IIG Vietnam

Thao tác với ký tự

• Chèn điểm đặt trong ô đầu tiên của bảng để nhập dữ liệu

• Dùng những cách sau để di chuyển trong bảng:– Nhấn phím để chèn thêm dòng ký tự vào cùng

một ô.– Dùng các phím mũi tên để di chuyển giữa các ký tự

trong ô.– Dùng phím để nhảy sang ô kế tiếp.– Dùng kết hợp + để quay trở lại ô trước đó.– Nhấn + để tạo ký tự tab (ký tự đặt mốc).

120© IIG Vietnam

Lựa chọn các mục trong bảng

Entire Column Để chọn toàn bộ một cột, nhấp chuột và đầu cột khi bạn nhìn thấy .

Entire Row Để chọn cả dòng, nhấp chuột vào thanh lựa chọn của dòng đó.

Multiple Columnsor Rows

Để chọn nhiều cột hoặc dòng, nhấp và kéo xuyên các cột và dòng.

One Cell Để chọn một ô, di chuyển con trỏ tới viền trái của ô đó và nhấp chuột khi nhìn thấy .

Multiple Adjacent Cells

Để lựa chọn các ô liền kề, nhấp và kéo xuyên qua các ô.

121© IIG Vietnam

Đặt định dạng cho bảng

• Có thể đặt định dạng cho các ký tự trong bảng giống như với văn bản thường

• Có thể áp dụng định dạng với toàn bộ bảng hoặc các phần của bảng

• Có thể thấy việc định dạng hoặc điều chỉnh các mục dễ dàng hơn sau khi bảng đã chứa các ký tự, đặc biệt nếu như đó là các đoạn văn bản lớn– Giúp xác định chiều rộng tốt nhất cho cột, kiểu trình

bày cho các nhóm và các tiêu đề, v.v..

122© IIG Vietnam

Dùng các kiểu bảng (Table Styles)

• Tương tự như Quick Styles nhưng là các biểu mẫu thiết kế sẵn cho bảng

• Để xem các kiểu bảng khác nhau, dưới ribbon Table Tools, trên tab Design, trong nhóm Table Styles, nhấp vào More

• Đưa con trỏ chuột vào kiểu trình bày để xem trước định dạng

123© IIG Vietnam

Chỉnh sửa đường kẻ và màu nền• Bảng xuất hiện dưới dạng có đường kẻ đơn ở các ô

– Có thể điều chỉnh các đường kẻ này có mầu sắc, kiểu cách và độ rộng khác nhau, hoặc không hiện đường kẻ

• Dưới ribbon Table Tools, trên tab Design, trong nhóm Table Styles, nhấp vào mũi tên chỉ Borders.

• Dưới ribbon Table Tools, trên tab Design, trong nhóm Table Styles, nhấp vào mũi tên chỉ Shading.

124© IIG Vietnam

Điều chỉnh căn lề (Alignment)• Đề cập đến vị trí tương đối của bảng so với lề trái và lề

phải của văn bản• Có thể điều chỉnh căn lề chữ trong bảng theo chiều dọc• Để điều chỉnh căn lề của bảng, ở ribbon Table Tools,

trên tab Layout, trong nhóm Table, nhấp vào Properties và nhấp tiếp vào lựa chọn đưa ra ở nhãn Table.

• Để điều chỉnh căn lề dọc văn bản trong bảng, chọn các ô muốn canh chỉnh và dùng một trong số các cách sau: – Ở ribbon Table Tools, trên nhãn Layout,

trong nhóm Alignment, nhấp vào lựa chọn căn lề phù hợp

– Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào lựa chọn căn lề phù hợp

125© IIG Vietnam

Chèn và Xóa Dòng/ Cột/ Ô • Để chèn một dòng hoặc cột, đặt trỏ chuột vào vị trí

bạn muốn có dòng hoặc cột mới. Ở ribbon Table Tools, tab Layout, trong nhóm Rows & Columns, nhấp vào lựa chọn thích hợp

• Để chèn ô, ở ribbon Table Tools, tab Layout, trong nhóm Rows & Columns, nhấp vào Dialog box launcher.

• Để xóa ô, dòng hoặc cột hoặc toàn bộ bảng, ở ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Rows & Columns, nhấp vào mũi tên chỉ Delete và chọn lựa chọn phù hợp

• Để xóa các ô nhất định, ở ribbon Table Tools, tab Layout, trong nhóm Rows & Columns, nhấp vào mũi tên chỉ Delete, nhấp vào Delete Cells, và sau đó chọn lựa chọn thích hợp

126© IIG Vietnam

Điều chỉnh độ rộng và chiều cao• Dùng một trong các cách sau để điều chỉnh độ rộng cột và

chiều cao dòng:– Ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, vào nhóm Table, nhấp vào

Properties, bảng Table Property hiện ra, nhấp tiếp vào nhãn thích hợp với mục cần điều chỉnh

– Ở ribbo Table Tools, trên tab Layout, vào nhóm Cell Size, nhấp vào các nút điều chỉnh gia tăng hoặc gõ con số kích cỡ chiều cao hoặc độ rộng (Height hoặc Width) tương ứng

– Đặt trỏ chuột vào đường kẻ dọc ở một trong hai cạnh bên của cột muốn điều chỉnh, khi nhìn thấy , hãy kéo sang trái hoặc sang phải

– Đặt trỏ chuột vào đường kẻ ngang của dòng muốn điều chỉnh, khi thấy , hãy kéo lên trên hoặc xuống dưới

– Nhấp vào trên thước kẻ của cột muốn điều chỉnh và kéo đến khi đạt độ rộng mong muốn

• Để chia cột và dòng có độ lớn đều nhau, dùng:– Ở ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Cell Size, nhấp vào

hoặc ; hoặc– Ở ribbon Table Tools, tab Layout, trong nhóm Cell Size, nhấp AutoFit.

127© IIG Vietnam

Nhập và chia ô

• Các ô trong bảng có thể nhập lại để thành một ô, hoặc một ô có thể được chia ra thành nhiều dòng và cột

• Để nhập ô, chọn các ô và ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, trong nhóm Merge, nhấp vào Merge Cells.

• Để chia một ô thành nhiều ô, chọn ô rồi vào ribbon Table Tools, trên nhãn Layout, trong nhóm Merge, nhấp vào Split Cells.

128© IIG Vietnam

Tách bảng

• Đôi lúc cần phải tách bảng thành phần riêng biệt• Chọn một ô bất kỳ ở dòng sẽ là dòng đầu tiên

của bảng thứ hai, rồi ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, trong nhóm Merge, nhấp vào Split Table

• Bảng có thể chỉ tách được theo chiều ngang (theo hàng, và cột giữ nguyên không đổi).

129© IIG Vietnam

Chuyển đoạn văn bản sang bảng• Để chuyển đoạn văn bản sang dạng bảng,

hãy chọn đoạn văn bản và sau đó dùng một trong các cách sau:– Trên tab Insert, trong nhóm Tables,

nhấp vào Table, và nhấp Convert Text to Table;

– Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp vào Insert Table.

• Để chuyển từ bảng sang đoạn văn bản, nhấp vào bất cứ vị trí nào trong bảng. Sau đó ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, trong nhóm Data, nhấp vào Convert to Text.

130© IIG Vietnam

Sắp xếp thông tin trong bảng• Có thể sắp xếp thông tin trong bảng theo thứ tự tăng dần

hoặc giảm dần• Loại dữ liệu sẽ quyết định kiểu sắp xếp trong bảng và số

lượng cột thông tin• Mở lệnh Sort bằng cách chọn các ô (hoặc bảng), rồi dùng

một trong các cách sau:– Ở ribbon Table Tools,

trên tab Layout, trong nhóm Data, nhấp vào Sort

– Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào (Sort).

131© IIG Vietnam

Bài 27: Phổi hợp với những người khác

• chia sẻ thông tin với những người khác• chèn và xóa bình luận• theo dõi các thay đổi trong văn bản• chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong một văn

bản• bảo mật văn bản

132© IIG Vietnam

Chia sẻ thông tin với những người khác

• Làm việc trong nhóm đòi hỏi phải kết hợp nhiều nguồn thông tin

• Có thể hiển thị thay đổi hoặc ý kiến trong tài liệu với tab Review

• Dùng các hình thức đánh dấu rà soát để thể hiện văn bản được bổ sung, xóa, di chuyển hoặc chuyển đổi định dạng

• Các thay đổi này được đánh dấu bằng màu sắc khác nhau theo người thực hiện sửa đổi văn bản

• có thể in ra bản in có những đánh dấu và bình luận

133© IIG Vietnam

Thao tác với các bình luận (Comments)• Có thể có hình dạng bóng bay, trong văn bản hoặc trong cửa sổ tác

vụ Reviewing• Có thể ẩn hoặc hiện các bình luận trên màn hình• Có thể ghi âm bình luận bằng lời nói và chèn vào văn bản• Để chèn một bình luận, trên tab Review, trong nhóm Comments,

nhấp vào New Comment.• Để di chuyển đến các bình luận trước đó hay tiếp theo trong một văn

bản, trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp vào (Bình luận trước đó) hoặc (Bình luận sau đó).

• Để xóa một bình luận, dùng một trong các cách sau:– Trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp vào (Delete

Comment)– Trên tab Review, trong nhóm Changes, nhấp Reject and Move to Next– Nhấp chuột phải vào bình luận rồi nhấp Delete Comment.

134© IIG Vietnam

Thao tác với các bình luận

• Để thấy tất cả các bình luận hoặc sửa đổi ở một màn hình riêng, trên nhãn Review, trong nhóm Tracking, nhấp vào , và sau đó:– Nhấp Reviewing Pane Vertical để mở một cửa sổ ở

bên trái màn hình;

135© IIG Vietnam

Thao tác với các bình luận– Nhấp Reviewing Pane Horizontal để mở một cửa sổ

ở phía cuối màn hình.– có thể di chuyển tới tất cả các bình luận và các đánh

dấu khác trong văn bản

• In các mục đánh dấu trong văn bản cùng với văn bản hoặc thành một danh mục riêng– Nhấp Office Button, nhấp Print, trong Print what, chọn từ các

tùy chọn tương ứng

136© IIG Vietnam

Theo dõi các thay đổi• Khi muốn người khác rà soát lại văn bản mà vẫn kiểm

soát được những thay đổi cuối cùng, hãy chuyển bản sao văn bản cho họ có đặt chế dộ theo dõi thay đổi - Track Changes

• Có thể xem những sửa đổi này dưới nhiều dạng • Văn bản của bạn có thể có vài người rà soát và phân biệt

sửa đổi và bình luận của những người khác nhau thông qua mầu sắc đánh dấu khác nhau của các sửa dổi của mỗi người– Chấp nhận hoặc từ chối các nhóm gợi ý nào tốt nhất

• Có thể bảo mật tài liệu của bạn bằng mật khẩu để chỉ những người nhất định mới có thể sửa đổi được tài liệu, hạn chế các hình thức sửa đổi, hoặc đảm bảo không ai có thể sửa đổi được nữa sau khi đã hoàn chỉnh văn bản

137© IIG Vietnam

Theo dõi các thay đổi• Để bật Track Changes, dùng một trong các cách sau đây:

– Trên tab Review, trong nhóm Tracking, nhấp Track Changes– Nhấn tổ hợp phím + +

• Để chấp nhận một sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi đó rồi trên tab Review, nhóm Changes, nhấp Accept.

• Để chấp nhận tất cả các sửa đổi trong văn bản, nhấp vào mũi tên Accept và sau đó nhấp Accept All Changes Shown hoặc Accept All Changes in Document.

• Để từ chối một sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi đó rồi nhấp Reject.

• Để từ chối toàn bộ các sửa đổi trong văn bản, nhấp vào mũi tên Reject và rồi nhấp Reject All Changes Shown hoặc Reject All Changes in Document.

138© IIG Vietnam

Theo dõi các thay đổi• Để hiển thị tất cả các mục được đánh dấu trong văn bản,

trên tab Review, trong nhóm Tracking, nhấp – Sử dụng cửa sổ tác vụ Reviewing nếu thấy các bóng bình luận

gây rối mắt trên màn hình– Sửa đổi như bình thường khi không có cửa sổ tác vụ Reviewing – Nhấp chuột vào mũi tên chỉ nút (Display for

Review) để thay đổi dạng hiển thị của văn bản đặt chế độ theo dõi

– Để xóa một mục trong cửa sổ tác vụ Reviewing, nhấp vào đầu mục đó rồi nhấp Reject Reject Change/Delete Comment

• Hãy nhớ tắt tùy chọn Track Changes khi không còn cần đến nó nữa.

139© IIG Vietnam

Bảo mật văn bản• Sử dụng Security Options để:

– Tránh bị người dùng trái phép mở tài liệu– Kiểm soát việc chia sẻ tài liệu– Đảm bảo tính riêng tư– Tăng cường bảo mật macro để giảm khả năng bị virus tấn công

• Sử dụng Protect Document để hạn chế:– Việc đặt định dạng– Hình thức soạn thảo– Người thực hiện soạn thảo

140© IIG Vietnam

Đặt mật khẩu cho văn bản • Có thể kết hợp sử dụng chữ cái, chữ số, ký tự trắng

và các ký hiệu• Thay đổi mật khẩu chia sẻ khi những người khác kết thúc làm việc

với các tài liệu• Ghi lại mật khẩu và giữ nó ở nơi an toàn

• Mã (Code) hoặc Khóa mã hóa (Encryption Key)– An toàn hơn chỉ thêm mật khẩu– Xảy ra ở cấp độ hệ thống tập tin hơn là mức độ ứng dụng– Thông thường, chuyển đổi tài liệu vào mã đó sẽ chỉ được giải mã

khi có khóa mã hóa khóa– Số ký tự tối đa là 39– Để mã hóa văn bản, nhấn Office Button,

chỉ vào Prepare, nhấp Encrypt Document

141© IIG Vietnam

Đặt mật khẩu cho văn bản • Mật khẩu ‘Chỉnh sửa’ (Modify) hoặc ‘Chỉ đọc’ (Read-Only)

– Mật khẩu để mở có nghĩa là phải nhập mật khẩu này trước khi mở tập tin

– Mật khẩu để chỉnh sửa là mật khẩu phải nhập trước khi bạn sửa đổi văn bản

– Mật khẩu để mở và chỉnh sửa có nghĩa là phải nhập mật khẩu này hai lần để mở và rồi để sửa đổi văn bản

– Mật khẩu cho phép ‘Chỉ đọc’ có nghĩa là phải nhập mật khẩu trước khi mở văn bản,có thể sửa đổi nhưng phải lưu lại tập tin dưới một tên khác

– Độ dài tối đa của mật khẩu kiểu này là 17 ký tự

– Để mã hóa văn bản, nhấp Office Button, Save As, Tools, General Options

– Để gỡ bỏ hoặc đổi mật khẩu, mở văn bản và đổi hoặc xóa bỏ mật khẩu khi lưu

142© IIG Vietnam

Hạn chế truy nhập văn bản• Có thể hạn chế định dạng cụ thể hoặc chỉnh sửa văn bản• Để thực hiện, trên tab Review, trong nhóm Protect, nhấp

vào Restrict Editing– Formatting restrictions

– Hạn chế người khác thay đổi định dạng, hoặc sử dụng một số kiểu định dạng bằng cách nhấp vào Settings

– Editing restrictions– Hạn chế người khác sửa đổi văn bản dừng ở mức

sửa đổi có đánh dấu theo dõi, bình luận, hoặc điền vào biểu mẫu, và đặt các ngoại lệ đối với những người có quyền truy nhập văn bản này

– Start enforcement– Chỉ kích hoạt sau khi đã lựa chọn một trong các kiểu hạn chế ở trên.

143© IIG Vietnam