1. 1. Oslo kommune Utdanningsetaten Veiledning og rd Skolens kommunikasjon
2. 2. Innhold: 1.Ml, mlgrupper, strategi og evaluering....................3 Mlgrupper......................................................................3 Ml..................................................................................4 Strategi og planlegging....................................................4 Evaluering........................................................................5 2.Informasjonskanaler.................................................6 Skolens nettside..............................................................6 Ml.....................................................................6 Organisering.......................................................6 Innhold...............................................................6 Opplring...........................................................7 Bilder..................................................................7 Fronter.............................................................................8 E-post..............................................................................8 SMS og telefon................................................................ 8 Nyhetsbrev......................................................................8 Ranselpost......................................................................8 Time- og ukeplaner..........................................................8 Foreldremter og FAU og DS-mter...................................8 Innkalling............................................................8 Innhold og gjennomfring...................................9 Etterarbeid..........................................................9 Oppslagstavler.................................................................9 Sosiale medier.................................................................9 Betalt kommunikasjon......................................................9 Informasjon fra elevene....................................................9 Informasjon fra FAU og DS................................................9 3.Mediahndtering......................................................10 Strategi............................................................................10 Medietreningskurs...........................................................10 penhet og ytringsfrihet..................................................10 4.Beredskapshndtering..............................................11 5.Skolen skal flytte eller bygges ny..............................11 6.Roller, ansvar, ressurser og opplring......................12 7.Kvalitetssikring og rutiner.........................................12 8.Maler........................................................................13
3. 3. 2 Formlet med denne veilederen er gi Osloskolen rd og tips til skolens kommunikasjon. Hva betyr kommunikasjon i samarbeid mellom skole og hjem? Hvordan ivaretas internkommunikasjonen? Er elevene markedsfrere av skolen? Hvordan omtales skolen i mediene? Hvordan bygges skolens omdmme?
4. 4. 3 Alle skoler har en kommunikasjonsstrategi. Men hvor bevisste er skolens ledelse og ansatte p hvordan de ulike informasjonsbehovene skal mtes, og hvordan skolens omdmme ivaretas? Alle skoler m ha et bevisst forhold til hvordan de kommuniserer. Kommunikasjon er grunnleggende for et godt skole-hjem samarbeid preget av gjensidig tillit og respekt. Det handler om skolens omdmme. 1.Ml, mlgrupper, strategi og evaluering RD: MLGRUPPER: Definer hvilke mlgrupper skolen har. 00 Eksempel p mlgrupper: Elever Foresatte Egne ansatte Andre skoler Samarbeidspartnere Jobbskere Media Politikere Etater, bydeler etc. vrige Kartlegg og analyser hvor godt fornyde mlgruppene er med informasjonen fra skolen og kommunikasjonen med skolen. Eksempelvis gjennom: 00 Brukerunderskelsen, under skole-hjem samarbeid. 00 Foreldreunderskelsen (i regi av Utdanningsdirektoratet). 00 Eventuelt underske med FAU-leder og DS-leder. 00 En egen QuestBack underskelse til foresatte som kan sendes p e-post eller legges ut i Fronter. Husk ivareta personvernet. Prv prioritere de ulike mlgruppene. Definer hvem som er viktigst nr. Definer hva skolen har behov for informere om, nr og hvordan. Finn ut om det er behov for informasjon p et annet sprk, send eventuelt til oversettelse. Informer mlgruppene om hvordan skolen kommuniserer, slik at man sikrer forutsigbarhet for eksempel til foresatte p foreldremter og lignende.
5. 5. 1. Ml, mlgrupper, strategi og evaluering ML: Definer ml og ambisjonsniv, og eventuelt lfter, overfor mlgruppene som er mulige etterleve. Eksempel: Skolen sier de skal sende ut et nyhetsbrev annenhver mned. Da m det ogs flges opp. Hvis skolen har en visjon br det fremkomme hva skolen mener med visjonen og hvordan den etterleves. Rektor br definere standarden og mlsettingen for hvordan og hvor ofte lrerne kommuniserer med foresatte. (Viser til forskrift i Opplringsloven om krav til skole-hjem samarbeid). Et ml for kommunikasjon br inkludere fremheve lrernes kompetanse og bakgrunn. Eksempel: Legg ut informasjon om nye lrere p nettsiden eller i et nyhetsbrev med CV. STRATEGI OG PLANLEGGING: Kartlegg hvordan det kommuniseres p skolen. Kartlegg hva som fungerer bra og eventuelt mindre godt. Forsk f en mest mulig strmlinjeformet kommunikasjon ved systema- tisere informasjon i de kanaler som brukes. Eventuelt br skolen vurdere satse i frre kanaler. Det blir enklere for alle forholde seg til. Eks: Hvilken rolle skal skolens nettside ha i forhold til for eksempel Fronter? Hva skal leg- ges ut tilgjengelig for alle. Definer og vr konsekvent slik at ikke man m lete etter informasjon flere steder. Forutsigbarhet er stikkordet. Prv begrense individuelle nsker. Legg for eksempel kommunikasjonsaktivitetene parallelt med skolens rshjul og planer. P denne mten sikres det at alle aktiviteter er ivaretatt og plan- lagt. Eksempel p rshjul for kommunikasjon, se neste side. 4
6. 6. 5 EVALUERING: Evaluer informasjonstiltakene. Her kan samarbeid med FAU vre et tiltak. Eksempel: Skolen legger ut en nyhetssak hver uke, men vet vi om noen leser denne? Er informasjonen av interesse? Bruk statistikk, sjekk timing og hyppighet. Kartlegg, evaluer og tilpass. rshjul kommunikasjon Rdtvet skole 2010 --> Tid Hva HJemme- siden? Personal (Fronter/ plenum/ enkeltvis) Papir? FAU/ drifts- styret? Foresatte enkeltvis/ grupper? Presse- invita- sjon? Nyhets- brev (papir)? August Skolestart Infohefte til foresatte sendes ut Ja Ja Ja/Ja Ja Ja Skolestart Infohefte til personalet sendes ut Ja Ja Skolestart Oppdatert oversikt over ansatte p skolen Ja Ja Ja Skolestart/ lpende rshjulet fylles ut deretter oppdateres gjennom ret Ja Nei Ja/Ja Ja Skolestart Prveplan utarbeides Ja Ja Nei Ja/Ja Ja Nei Ultimo august Kartlegging sprk 1. trinn Nei Ja Ja Ja/Ja Ja Nei Lpende Ukebrev trinnene Ja Ja Ja Nei Ja Nei Mnedlig Mnedens ZERO-tema Ja Ja Nei Ja/ Ja Ja Ultimo august ZERO-markering Ja Ja Nei Nei/Nei Ja Ja Lpende Intern kartlegging ihht prveplan Nei Ja Nei Ja/Ja Ja Nei Ca 4 ganger/r Rektors hjrne Ja Ja Lpende Skole- og kollegavandring, skolebesk Nei Ja Nei/Ja Nei Lpende Nyheter, arrangementer, bilder Ja Ja Ja Ja September Medio sept. Rammeplan Aktivitetsskolen Ja Ja Nei Ja/Ja Nei Start sept. Mlarkene klare Ja Ja Nei Nei Ja Nei September Gjennomfring nasjonale prver Ja Ja Nei Ja/Ja Ja Ja Sept/okt. Foreldremter Nei Ja ukebrev Ja/Nei Ja Ja Aug/sept. Resultater vrens Ja Ja Ja Ja/Ja Ja Ja Ultimo sept. Nyhetsbrev Ja Ja Ja Nei Ja Ja Lpende Intern kartlegging ihht prveplan Nei Ja Nei Ja/Ja Ja Nei Medio sept. ZERO-marsj Ja Ja Nei Ja/ Ja Ja Mnedlig Mnedens ZERO-tema Ja Ja Nei Ja/ Ja Ja Lpende Skole- og kollegavandring, skolebesk Nei Ja Nei/ja Nei Lpende Nyheter, arrangementer, bilder Ja Ja Ja Ja 1. Ml, mlgrupper, strategi og evaluering
7. 7. 2. Informasjonskanaler Skolen har mange kanaler det kommuniseres gjennom. Hvilke informasjonskanaler satses det p og hvorfor? Hvordan markedsfres innholdet i de ulike kanalene? RD: SKOLENS NETTSIDE: ML: 00 Definer mlsettingene med nettsiden. 00 Bruk verktyet Google Analytics for kartlegge treff p nettsiden. Sett et ml for antall treff pr. side pr. r, og sjekk utviklingen r for r. ORGANISERING: 00 Rektor er ansvarlig redaktr, men arbeidet med nettsiden kan organi- seres i en redaksjonsgruppe. For eksempel: Hvert trinn har ansvar for produsere nyheter hver sin uke, dvs. bde elever og lrere bidrar. 00 Definer IKT-ansvarliges rolle. INNHOLD: 00 Innholdet p skolens nettside br vre en kombinasjon av statisk og dynamisk informasjon. Med statisk menes innhold som ikke oppda- teres kontinuerlig, men nr det kommer ny informasjon. Eksempel p statisk informasjon er Skolens tilbud, eksempel p dynamisk informa- sjon er Nyheter. 00 Rektor br, som leder av skolen, vre synlig p nettsiden. Eksempel: En leder hver mned. 00 Det anbefales at det ligger informasjon om lrerne p skolens nett- side. 00 Nr man skriver for nett er prinsippene som hovedregel: Bruk statistikkgrunnlaget og tenk brukerorientert. Hva letes det etter? Fallende viktighet, det vil si det viktigste frst. Skriv kort og presist, unng skrivefeil. Bruk aktuelle linker. Skriv helst med en journalistisk oppbygging i nyhetssaker. Det vil si overskrift, ingress og brdtekst. Bruk gjerne undertitler. 00 Planlegging: Legg inn faste nyhetssaker til de ulike tidspunktene i skolens rshjul. Eks. ferier, nasjonale prver etc. Vr tidlig ute med infor- masjon. Informasjon om skolestart kan gjerne ligge fra skolen slutter i juni. Bruk anledning til markedsfre skolens satsinger og informa- sjon som er nyttig for mlgruppene. Eksempel: Lyses det ut ledige stillinger i avisen, br dette ogs synliggjres p skolens nettside. Gjerne med utfyllende informasjon. 6
8. 8. 7 Bruk nettsiden som et kampanjested. Alle deler av nettsiden reflekterer kampanjen og satsingen. Markedsfr innholdet p hjemmesiden gjennom andre kanaler. Eksempel: Bruk ukeplaner eller foreldremtene til markedsfre saker eller temaer p nettsiden. Avhengig av sak kan nettsiden brukes proaktivt for redegjre for eller dempe trykket p enkeltsaker. Det er viktig for Aktivitetsskolen delta aktivt i arbeidet med skolens hjemmesider, profilere tilbud og planer. 00 Vedlikehold: Ha et system for holde siden oppdatert. Eksempel: Slett utda- tert informasjon som Velkommen til frste skoledag. Denne blir fort uaktuell og kan i verste fall dukke opp i et Googlesk. OPPLRING: 00 Opplring i publiseringsverktyet Webfronter m prioriteres. Fordelen med dette publiseringsverkyet er at flere ansatte p skolen kan utar- beide stoff og saker. Men det m vre en rutine for godkjenning og kvalitetssikring fr utleggelse. BILDER: 00 Bilder av elever under 18 r m vre godkjent av foresatte fr publise- ring. FRONTER: 00 Kanal for internkommunikasjon Bruker skolen et rom i Fronter som intern kommunikasjonskanal, forutsettes det at alle ansatte p skolen bruker kanalen. Hvis dette ikke skjer, m det flges opp og eventuelt srge for oppl- ring hvis ndvendig. Vurdr hvilken informasjon som skal g til ansatte via Fronter. Hva kommuniseres i Fronter, hva sendes med e-post? Lag en fornuftig struktur som fungerer p sikt. Slett gammel informasjon. Hold lfter om oppdatert informasjon. For lpende oppdateringer kan eventuelt en monitor brukes p lrerrommet som en elektronisk oversikt fra Fronter. 00 Rom for foresatte og elever Srg for at alle foresatte/elever har brukernavn og passord. Srg for at alle foresatte/elever fr ndvendig opplring. Ha en oversiktlig struktur. Husk forutsigbarhet og at lfter som gis m oppfylles. Stryk gammel informasjon. Eventuelt lag en arkivfunksjon. 2. Informasjonskanaler
9. 9. 2. Informasjonskanaler 8 E-POST: Viser til elevregistrering i SATS og rutiner knyttet til dette. E-post er en treffsikker og effektiv kanal for ulik type informasjon og de aller fleste foresatte har e-post. Ha oversikter over e-postadresser til alle foresatte. E-postadressene br inn- hentes p vren for 1. trinn slik at dette er klart ved skolestart. Ha et system for oppdatering av e-postlistene. Anbefales for lrere i direkte dialog med foresatte. SMS OG TELEFON: Viser til elevregistrering i SATS og rutiner knyttet til dette. Ha oversikter over foresattes og elevers mobilnumre. Ha et system for oppdateringer. Brukes i direkte dialog med foresatte og elever. Ofte kan en telefonsamtale fungere bedre enn skriftlig informasjon. NYHETSBREV: Innholdet kan vre produsert av ledelse, lrere og/eller elever, men kvali- tetssikringen og godkjenning m vre rektors ansvar. Br vre ledelsens talerr, og inneholde relevante nyheter og informasjon. For eksempel siste nytt og hva skolen arbeider med i tiden fremover. Nye lrere kan presenteres her. Gjerne ogs krav som stilles til foresatte. Formen m vre profesjonell og flge designprofil for skolen/UDE. Ingen skrivefeil m forekomme. Les nye korrektur. Nr skolen sender ut informasjon forutsettes det at informasjonen er korrekt skrevet. Bilder av elever under 18 r m vre godkjent av foresatte fr publisering. RANSELPOST (time/ukeplaner, brev, skriv, trykksaker etc.): Bruk av ranselpost fungerer bra for formidle timeplaner, trykksaker etc. Husk at ranselpost, Fronter og e-post kan vre konkurrerende kanaler. Hvis alt kommer i ranselpost, har det ingen hensikt for foresatte bruke Fronter. TIME- OG UKEPLANER: All informasjon m vre korrekt. Ingen skrivefeil m forekomme. Ideelt sett br alle lrere bruke samme mal for ukeplaner/timeplaner. Rektor m pse at time-/ukeplaner kvalitetssikres, bde innholds- og form- messig.
10. 10. 9 FORELDREMTER OG FAU OG DS-MTER: INNKALLING: 00 Det anbefales arrangere foreldremtene s tidlig som mulig etter skolestart for f foresatte involvert i skolearbeidet s raskt som mulig. 00 Send ut innkalling med en klar agenda (ved bruk av UDEs standardmal) i god tid fr mtet. 00 Ledelsen og helst rektor br vre tilstede p alle foreldremtene. Synliggjr dette i innkallingen. INNHOLD OG GJENNOMFRING: 00 Forbered mtet godt bde i ledelsen og blant lrere. 00 Forbered temaene i samrd med lrere. Hvorfor dette tema? Hva for- ventes? Lrerne m ha eierskap til temaene. 00 Det anbefales at satsingsomrdene og skolens resultater, samt utfor- dringer er fast p agenda p foreldremtene. 00 Bruk UDEs PowerPoint-mal i henhold til designprofil. Alle lrere m ha denne. 00 Benytt anledningen til mte foresatte direkte og vr tilgjengelig rett i etterkant av mtet. ETTERARBEID: 00 Det br utarbeides et mtereferat fra foreldremtet, og eventuelt inn- kalle foresatte som ikke kunne mte. OPPSLAGSTAVLER: Vurdr behovet for oppslagstavler. Er dette ndvendig? Hvis skolen velger ha oppslagtavler m det sikres at disse oppdateres. SOSIALE MEDIER: Retningslinjer fra Oslo kommune sentralt tillater bruk av sosiale medier. Vurdr behovet, formlet og skolens rolle i sosiale medier og hvilke medier som eventuelt skal brukes. Skal skolen vre aktivt deltakende eller passive/ overvkende. BETALT KOMMUNIKASJON: Eksempel: Annonser (stillinger, pen dag eller lignende). Srg for at innhol- det er riktig, ingen skrivefeil og i rett grafisk design (mal). Bruk gjeldende avtale med formidlingsbyr. Eksempel: Kinoreklame. Br vre av hy kvalitet. Omrdedirektr og/eller informasjonsenheten br rdfres her. Utdanningsetaten har rammeavtale med et kommunikasjonsbyr. Skolene m gjre avrop over 100.000,-. INFORMASJON FRA ELEVENE: Tilrettelegg for at elevene har en informasjonskanal. Dette kan vre en lenke p skolens nettside eller i Fronter. INFORMASJON FRA FAU OG DS Tilrettelegg for at FAU og DS har en informasjonskanal. Dette kan vre en lenke p skolens nettside eller i Fronter. 2. Informasjonskanaler
11. 11. 3.Mediahndtering Hvilken rolle har skolen i forhold til mediene? Proaktiv eller reaktiv? STRATEGI: Hvis skolen nsker arbeide proaktivt i forhold til media, utarbeid en stra- tegi. Det anbefales i frste rekke forske f saker i lokale medier, men husk gjre godt forarbeid og kvalitetssikring. Dette er omdmmebyggende for skolen. Etabler en kontakt og bli kjent med journalister i lokalavisene. Eksempel: Invitr en journalist til skolen vedrrende en aktuell sak. Hold jevnlig kon- takt. Bruk skolens rshjul eller aktiviteter p skolen eller vr aktiv i forhold til aktuelle saker. Konferr med omrdedirektr hvis skolen nsker f en sak i regionale og riksdekkende medier, samt nr disse mediene tar kontakt. Definr hvem som er kontaktperson hvis mediene tar kontakt. Det anbefales at rektor er skolens faste mediekontakt. Det br vre en fast stedfortreder. Hold lokal beredskapsplan oppdatert ifht mediestrategi og plan. Hvis medier tar kontakt, husk: 00 Bruk betenkningstid fr du svarer og avtal med journalisten nr du kommer tilbake (helst innen samme dag). 00 Spr hva journalisten vil ha svar p og i hvilken sammenheng saken lages, samt hvilke andre personer som skal intervjues. 00 Kvalitetssikre fakta. 00 Du kan si nei til et intervju eller henvise til omrdedirektr eller kom- munikasjonssjef i UDE. Eventuelt ske rd og komme tilbake til journa- listen. 00 Forbered deg til et intervju ved sette opp budskap du nsker n frem med. 00 Be om sitatsjekk. 00 Husk innhente tillatelse ved filming/intervjuer av elever. 00 Hvis det er opptak, be om at du kan ta deler av intervjuet p nytt hvis du ikke er fornyd. MEDIETRENINGSKURS: Medietreningskurset er obligatorisk for alle rektorer, det er ogs pent for assisterende rektorer. Dette er et kurs med kameratrening og trening i hvor- dan mediene hndteres, samt innsikt i hvordan mediene arbeider. Du fr ogs tilbakemeldinger p hvordan du oppfattes og hvordan du kommunise- rer. Til god bruk bde i hverdagen og hvis det skulle oppst en beredskaps- situasjon p skolen. Nrmere informasjon vil bli sendt ut. PENHET OG YTRINGSFRIHET: Husk retningslinjer for ytringsfrihet i Oslo kommune. Det oppfordres generelt til penhet, med spesielle unntak for saker om enkeltelever og lignende. 10
12. 12. 11 4.Beredskapshndtering En uventet situasjon kan skje nr som helst. Er skolen forberedt? RD: Gjennomfr lokale beredskapsvelser p skolen for se hvor godt skolen er forberedt i en krisesituasjon. Dette kan vre papirvelser. Ledelse, admi- nistrasjon, verneombud, tillitsvalgte, noen lrere og eventuelt representan- ter fra FAU og/eller DS br delta i velsen. Ndvendig opplring i beredskapsplaner, roller og ansvar m gis. Gjennomg og oppdater de lokale beredskapsplanene jevnlig og systematisk. Husk varsling ved alvorlige hendelser omrdedirektr ass.direktr (beredskapsledelse i UDE) kommunikasjonssjefen i UDE. Informasjons- og mediehndtering i en krise er meget viktig og ofte avgj- rende for hvordan skolen bedmmes i etterkant. Sk rd og/eller innhent assistanse, for eksempel til mediahndtering v/Informasjonsenheten i UDE. Se kapittel 3 om Mediahndtering. 5.Skolen skal flytte eller bygges ny RD: Skaff all ndvendig informasjon om nybygget; tegninger, fremdriftsplaner og hvilke konsekvenser dette fr for ulike parter. Lag en kommunikasjonsplan knyttet opp mot de ulike mileplene i prosjek- tet. Vr tidlig ute og i forkant med informasjon til de ulike partene. Involver ansatte p et tidlig tidspunkt. Informer foresatte og elever s tidlig som mulig. Flg for vrig de ulike rutinene for arbeidsgrupper p skoler ifbm byggepro- sjekter. Etablr faste informasjonssteder. Eksempel: eget punkt p nettsiden, eller en side i Fronter. Oppdater informasjon s snart det foreligger ny informasjon. I tillegg kan det utarbeides egne informasjonsskriv. Gjennomfr foreldremter, FAU og DS-mter etter behov. Innhent fagekspertise etter behov, eksempel prosjektleder i UDA, Undervisningsbygg, som ogs kan delta p mter med de ulike partene. Innhent rd fra omrdedirektr eller informasjonsenheten i UDE. Det er mange parter som er involvert hvis skolen skal flytte, bygges ny eller renoveres; lrere, elever, foresatte, idrettslag, politikere etc. Er skolen forberedt?
13. 13. 6.Roller, ansvar, ressurser og opplring 7.Kvalitetssikring og rutiner Hvilken rolle har rektor valgt som verste leder og ansvarlig for skolens kommunikasjon? I hvilken grad er informasjonsansvaret delegert til andre? RD: Rektor er skolens verste ansvarlig for all kommunikasjon. Rektor har ansvaret for kvalitetssikringsrutiner. Vurdr opprettelse av redaksjoner eks. for nettsiden, jfr. punkt om skolens nettside. Vurdr delegering for produksjon av innhold til lrere og/eller elever. Kartlegg kompetansen blant de ansatte, kanskje det er en tidligere journalist eller noen som interesserer seg for kommunikasjonsfaget som vil bidra. Gjennomfr ndvendig opplring/kurs i for eksempel publiseringslsningen for nettsiden, slik at man unngr srbarhet ved at kun n person kan publi- sere. Definr IKT-ansvarliges rolle. Alle skoler br ha kvalitetssikringsrutiner for informasjon som formidles. Kvalitetssikres time- og ukeplaner og annen informasjon som gr ut til elever og foresatte? Fungerer rutinene etter intensjonen? RD: Rektor er ansvarlig for all informasjon som gr ut fra skolen. Hvis rektor ikke er til stede, m godkjenningsansvaret delegeres. Iverksett ndvendige kvalitetssikringsrutiner for de ulike informasjonstil- takene. Eks. korrektur p nyhetsbrev, nettsaker, ukeplaner etc. Bruk faste maler for PowerPoint-presentasjoner, nyhetsbrev, etc. 12
14. 14. 8.Maler Bruk maler som ligger i administrasjonssystemet, eksempel: Brevmal i Word, med kommunens logo og skolens navn. Maler i PowerPoint (norsk og engelsk). Stillingsannonsemal hos mediabyr. 13
15. 15. Notater
16. 16. Utdanningsetaten Strmsveien 102 Pb 6127 Etterstad, 0602 Oslo Tlf: 02 180 Faks: 22 65 79 71 Internett: www.utdanningsetaten.oslo.kommune.no E-post: postmottak@utdanningsetaten.oslo.kommune.no Designoglayout:JanneDahl.Foto:Birdy