GESTION DE DOCUMENTOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

El Archivo General de la Nación es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura. Su sede en Bogotá es una edificación inaugurada el 1 de septiembre de 1992. Es obra del arquitecto Rogelio Salmona, quien fue premiado en la Bienal de Arquitectura de 1994.

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario DefineClasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.)BIBLIOGRAFÍA

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

TIPOS DE ARCHIVO Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los

archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Artículo 23 de la ley 594 de 2000. Archivos de Gestión Son aquellos que permanecen en una oficina mientras

están en tramite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Disposición final

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos

por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

Organización Consulta Conservación Disposición final

TIPOS DE ARCHIVOS Archivo Histórico El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la

documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos. Organización Consulta Conservación Disposición final

FOLIACION

Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

INTRUMENTOS (FISICOS)

archivo verticales.

son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

INTRUMENTOS (FISICOS)

archivo horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

INTRUMENTOS (FISICOS)

fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

INTRUMENTOS (FISICOS)

Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

INTRUMENTOS (FISICOS)

Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el cpu de la computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

INTRUMENTOS (FISICOS)

dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.

INTRUMENTOS (FISICOS)

carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o instutución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.

INTRUMENTOS (FISICOS)

carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentran la información necesaria.

INTRUMENTOS (FISICOS)

índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado aechivado o debe archivarse.

bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sonbre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.

ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.

guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.