Upload
jukka-linden
View
1.353
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
MITEN LIIKKEELLE DOKUMENTINHALLINNAN
KEHITTÄMISESSÄ?
Jukka-Pekka LindénM-Files Oykehittäjä, tietokirjailija, kouluttaja
15.4.2015
Miksi kehitämme dokumentinhallintaa?
Asiakkuuden hallintaProjektien tiedonhallintaSopimusten hallintaHenkilöstötiedonhallintaSähköinen arkistointiKäyttöomaisuuden hallintaRaportointiTuotetiedon hallintaOstolaskujen sähköinen kierrätys ja hyväksyntäTeknisten dokumenttien hallinta
Kiinteistötiedon hallintaLakiosaston tiedonhallintaKonsernien tiedonhallintaKoulutusten hallintaPalautteiden hallintaLaatujärjestelmäTiedon julkaisuMasterdatan hallintaLaiterekisteritKunnossapito ja huoltoliiketoiminta
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
Koska tiedonhallintaratkaisut perustuvat aina toimivaan dokumentinhallintaan.
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
Miksi kehitämme dokumentinhallintaa?
Ajalliset työn suorittamisen vaatimuksettarve löytää oikea tieto nopeasti
Asiakkaiden kanssa tietotyön tekemiseen liittyvät vaatimuksettarve yhteiseen tietotyöskentelyyn asiakkaiden kanssa (työtilat, jakaminen, interaktio)
Toimittajien kanssa työskentelemisen vaatimuksettarve uusimmen tiedon hyödyntämiseen(kuvat, tuotetiedot..)
Rahoittajien kanssa työskentelemisen vaatimuksettarve tarkempaan budjetointiin ja tavoiteseurantaan
Toiminnan tehokkuuden seuraamisen vaatimuksettarve tehokkaaseen raportointiin
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
Miksi kehitämme dokumentinhallintaa?
Maantieteellisestä toiminnasta tulevat tiedonhallinnan vaatimukset
tarve monikielisyydelleLain tuomat vaatimukset liiketoiminnan prosesseja kohtaan
tarve arkistoida tietoaOrganisaatiorakenteesta tulevat vaatimukset
tarve helpottaa tiedon käyttöoikeuksiaKäytettävien tietomuotojen ja sisältöjen vaatimukset
tarve käyttää vakioituja dokumenttipohjia
Mistä palasista tietoympäristö muodostuu?
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
DOKUMENTTEJA TARVITAAN TYÖSUORITTEISSA MUTTA..
Myynti Suunnittelu Tuotanto TalousIHMISET
JÄRJESTELMÄT
• asiakastieto• aktiviteetit
• tuotetieto• kokoonpano
• työjonot• aikataulutieto
• asiakastieto• laskutustieto
DATA ja DOKUMENTIT
CRM PDM ERP RESKONTRA
VERKKOLEVYT SÄHKÖPOSTIT TYÖPÖYDÄT MAPIT
tarjoussopimus
kuva raportti muistiopiirustusmatkalasku
tilausohje ostolaskureklamaatiotyöhakemus
hinnasto tiedotemaksumuistutus
esitetilaushinnasto tarjous
kuva
muistio tuotekuva
lasku
excel-budjetti
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
DOKUMENTIT OVAT HAJALLAAN ERI JÄRJESTELMISSÄ JA SIILOISSA
Myynti Suunnittelu Tuotanto TalousIHMISET
JÄRJESTELMÄT
• asiakastieto• aktiviteetit
• tuotetieto• kokoonpano
• työjonot• aikataulutieto
• asiakastieto• laskutustieto
DATA ja DOKUMENTIT
CRM PDM ERP RESKONTRA
VERKKOLEVYT SÄHKÖPOSTIT TYÖPÖYDÄT MAPIT
tarjoussopimus
kuva raportti muistiopiirustusmatkalasku
tilausohje ostolaskureklamaatiotyöhakemus
hinnasto tiedotemaksumuistutus
esitetilaushinnasto tarjous
kuva
Mistä palasista tietoympäristö muodostuu?
muistio tuotekuva
lasku
excel-budjetti
Dokumentinhallinnan kysymyksiä
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
Mihin sijainteihin dokumentteja tallennetaan?Onko dokumenttien tallentamista ohjeistettu?Onko dokumenttien etsimistä ohjeistettu?Onko dokumentit saatavilla oikeissa järjestelmissä?Onko dokumentit saatavilla oikeille henkilöille?Onko dokumentit ajan tasalla ja uusin versio käytössä?Onko dokumentteja helppo jakaa oikeille henkilöille?Käytämmekö valmiiksi muotoiltuja dokumenttipohjia?Tuotetaanko samoja dokumentteja useaan kertaan?Tiedämmekö mitä dokumentteja prosessien aikana syntyy?Kenen vastuulla dokumentinhallinnan kehittäminen on?Mikä on yhteinen dokumentinhallinnan järjestelmämme?Saadaanko dokumenttien tekemisestä ajantasaista raportointitietoa?
Kehittäminen ei saa olla liian abstraktia
6. "Myyntisopimuksista pitää olla saatavilla viimeisin versio. Kuukausi ennen sopimuksen
umpeutumista, pitää ottaa yhteyttä asiakkaaseen."
5. Sopimusten versiointi
4. Automaattinen versiointi
3. Dokumentinhallinta
2. Tiedonhallinta
1. Yritys
Kytkeminen työsuoritteeseen
Kehitettävä toiminto
Toiminnon kohdistaminen
Kehitysalueen tunnistaminen
Toimintaympäristö
"Kehittäminen tulee tehdä työsuoritetasolla, jolloin nähdään hyödyt."
Kehittämisen osa-alue
Tietotarpeiden tunnistaminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Mitä tietoja tarvitsemme työsuoritteissa?"
A) TIETOTARPEIDEN TUNNISTAMINEN SUORAAN
"Tarvitsemme listauksen asiakkaistamme järjestettynä suurimman sopimusarvon mukaisesti."
Tiedonhallinnan tarpeita Hyödyt
Asiakkaat järjestettyinä suurimman sopimusarvon mukaisesti onnistuu
1
Tunnistettu TIETOTARVE muutetaan
tiedonhallintaratkaisun tietonäkymäksi!
Tietotarpeiden tunnistaminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Voi olla helpompi kertoa työsuoritteista ja sitä kautta tunnistaa tietotarpeita."
B) TIETOTARPEIDEN TUNNISTAMINEN TYÖSUORITTEIDEN KAUTTA
"Myynnin pitää ottaa yhteyttä asiakkaaseen, kun voimassa oleva myyntisopimus alkaa olla umpeutumassa."
"Tarvitsemme tietonäkymän nykyisiin sopimuksiin järjestettynä voimassaolopäivän mukaan."
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Dokumentinhallinta Verkkolevy
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivänmukaisesti
dokumentit onnistuu ei onnistu
Asiakkaat järjestettyinä suurimman sopimusarvon mukaisesti data onnistuu ei onnistu
1
Ulkopuolinen tiedonhallinnan kehittäjä voi olla hyvä
sparraajana, kun työsuoritteista tulkitaan hyödyllisiä
tietonäkymiä.
Tietotarpeiden tunnistaminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Voi olla helpompi kertoa työsuoritteista ja sitä kautta tunnistaa tietotarpeita."
B) TIETOTARPEIDEN TUNNISTAMINEN TYÖSUORITTEIDEN KAUTTA
"Tarjoukset katselmoidaan kyllä mutta siitä ei jää tietoa muulle organisaatiolle."
"Tarvitsemme tietonäkymän, jossa näkyy tarjouskohtaisesti niiden katselmointistatukset."
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Dokumentinhallinta Verkkolevy
Tarjousdokumenttien yhteyteen katselmointistatus näkyville data onnistuu ei onnistu
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivänmukaisesti
dokumentit onnistuu ei onnistu
Asiakkaat järjestettyinä suurimman sopimusarvon mukaisesti data onnistuu ei onnistu
1
Ulkopuolinen tiedonhallinnan kehittäjä voi olla hyvä
sparraajana, kun työsuoritteista tulkitaan hyödyllisiä
tietonäkymiä.
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Uusi tapa ratkaista
Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen kuittaus data sähköinentyönkulku
Ok
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaus Ok
Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi Ok
Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys Ok
Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus Ok
Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä
Ok
Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus Ok
Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi Ok
Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi Ok
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Olemme tunnistaneet mitä tietoja tarvitsemme työsuoritteissa."2
TUNNISTETTUJEN TIETOTARPEIDEN LISTAAMINEN
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Uusi tapa ratkaista
Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen kuittaus data sähköinentyönkulku
Ok
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaus Ok
Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi Ok
Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys Ok
Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus Ok
Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä
Ok
Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus Ok
Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi Ok
Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi Ok
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Huomaamme että tarvittava tieto voi olla eri muodossa."2
TIETOTARPEET SISÄLTÄVÄT DOKUMENTTEJA JA DATAA
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Uusi tapa ratkaista
Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen kuittaus data sähköinentyönkulku
Ok
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaus Ok
Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi Ok
Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys Ok
Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus Ok
Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä
Ok
Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus Ok
Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi Ok
Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi Ok
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Tunnistamme tietoihin kohdistuvia tiedonkäsittelyn vaatimuksia."2
TIETOTARPEISIIN LIITTYY TOIMINNALLISIA VAATIMUKSIA
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Perinteinen tapa
Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen kuittaus data sähköinentyönkulku
myyntijärjestelmä
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaua verkkolevy
Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi myyntijärjestelmä
Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys sopimustenhallinta
Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus sopimustenhallinta
Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä
ERP
Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus sopimustenhallinta
Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi verkkolevy
Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi ERP
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Jos ajattelemme perinteisesti, hankimme monta järjestelmää."2
MILLÄ RATKAISULLA SAAMME VAATIMUKSET TÄYTETTYÄ?
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Jos ajattelemme perinteisesti, hankimme monta järjestelmää."2
MILLÄ RATKAISULLA SAAMME VAATIMUKSET TÄYTETTYÄ?
Myynti Suunnittelu Tuotanto TalousIHMISET
JÄRJESTELMÄT
• asiakastieto• aktiviteetit
• tuotetieto• kokoonpano
• työjonot• aikataulutieto
• asiakastieto• laskutustieto
DATA ja DOKUMENTIT
CRM PDM ERP RESKONTRA
VERKKOLEVYT SÄHKÖPOSTIT TYÖPÖYDÄT MAPIT
tarjoussopimus
kuva raportti muistiopiirustusmatkalasku
tilausohje ostolaskureklamaatiotyöhakemus
hinnasto tiedotemaksumuistutus
esitetilaushinnasto tarjous
kuva
? ? ? ?
muistio tuotekuva
lasku
excel-budjetti
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Voisiko kaikki tarpeemme ratkaista yhdellä ratkaisulla?"2
UUDEN AJAN METATIETOPOHJAINEN POHJARATKAISU TÄYTTÄÄ TARPEET
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Uusi tapa ratkaista
Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen kuittaus data sähköinentyönkulku
Ok
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän mukaisesti dokumentit listaus Ok
Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi Ok
Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiin hälytys/muistutus dokumentit hälytys Ok
Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus Ok
Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä
Ok
Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus Ok
Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi Ok
Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi Ok
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
2 METATIETOA HYÖDYNTÄVÄ POHJAJÄRJESTELMÄ TÄYTTÄÄ TARPEET
Myynti Suunnittelu Tuotanto Talous
• asiakastieto• aktiviteetit
• tuotetieto• kokoonpano
• työjonot• aikataulutieto
• asiakastieto• laskutustieto
CRM PDM ERP RESKONTRA
VERKKOLEVYT SÄHKÖPOSTIT TYÖPÖYDÄT MAPIT
tarjoussopimus
raportti muistiopiirustusmatkalasku
tilausohje ostolaskureklamaatiotyöhakemus
hinnasto tiedotemaksumuistutus
esitetilaushinnasto tarjous
kuva
TIEDONHALLINNAN POHJAJÄRJESTELMÄ (data+dokumentit)
TIEDONSAATAVUUS
(data + dokumentit)
IHMISET
JÄRJESTELMÄT
DATA ja DOKUMENTIT
muistio tuotekuva
lasku
excel-budjetti
Mitä dokumentteja ja dataa tarvitsemme?
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Tunnistetaan tarvittavat dokumentit ja data."3
Tiedonhallinnan tarpeita Tietotyyppi Vaatimuksia Uusi tapa ratkaista
Tarjouksiin liitetty sähköinen katselmointi ja sähköinen
kuittaus
data sähköinentyönkulku
Ok
Myyntisopimukset järjestettynä voimassaolopäivän
mukaisesti
dokumentit listaus Ok
Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaisesti data raportointi Ok
Puolen vuoden sisällä umpeutuviin sopimuksiinhälytys/muistutus
dokumentit hälytys Ok
Sopimukset lajiteltuina sopimustyypeittäin dokumentit listaus Ok
Sopimukset lajiteltuina hyväksyntävaiheiden mukaisesti dokumentit sähköinenhyväksyntä
Ok
Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentit listaus Ok
Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentit versiointi Ok
Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla data raportointi Ok
Missä dokumentteja ja dataa nyt säilytetään?
DOKUMENTTIEN SIJAINNIT
Myyntisopimukset (SharePoint)Tarjoukset (Microsoft Dynamics)Sopimukset (verkkolevy)
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Missä tarvittavat dokumentit ja data tällä hetkellä sijaitsevat?"4
DATAN SIJAINNIT
Asiakastiedot (Microsoft Dynamics, CRM)
Nykytietojen siirtäminen pohjajärjestelmään
1. TIETOJEN SIIRTO KOKONAAN (kaikki kerralla)
Analysoidaan vanhan tiedon määrä, rakenne ja sisältöSiltä osin kun tieto on ymmärrettävässä muodossa, siirretään tiedot kokonaisuudessaan uuteen ratkaisuun
2. TIETOJEN SIIRTO OSITTAIN (osa-alue kerrallaan)
Mikäli vain osa tiedosta on ymmärrettävässä muodossa, siirretään tiedot osa-alue kerrallaan uuteen ratkaisuun
3. TIETOJEN SIIRTO YKSITTÄIN (dokumentti/tietokohde kerrallaan)
Mikäli tieto on hajallaan, siirretään tiedot uuteen ratkaisuun dokumentti tai tietokohde kerrallaan
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Mitä keinoja meillä on siirtää olemassa olevaa dokumentaatiota uuteen ratkaisuun?"5
Miten kehittäminen vastuutetaan?
KEHITTÄMISEN VASTUIDEN KIRJAAMINEN, PIENET MUUTOKSET
Työntekijä, esimies tai toiminta-alueensa vastuuhenkilö voi vastata
"Talouspäällikkö Riikka vastaa sopimusten ajantasaisista dokumenttipohjista.""Työntekijät voivat tehdä järjestelmään henkilökohtaisia tietonäkymiä sopimustietojen saamiseksi oikeuksiensa mukaisesti.""Talousjohtaja hyväksyy yli 10 000€ arvoiset myyntisopimukset.""Jokainen työntekijä voi tilata sopimusmuutoksista automaattisen muistutuksen sähköpostiinsa oikeuksiensa mukaisesti."
HyödytNOPEUTETAAN pienten muutosten tekemistäTUODAAN ylläpitovastuuta työntekijätasolleLISÄTÄÄN hallinnan tunnetta omaa tietotyötä kohtaan
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Miten vastuutamme tiedonhallintaratkaisun hallinnoinnin?"6
KEHITTÄMISEN VASTUIDEN KIRJAAMINEN, ISOT MUUTOKSET
Pääkäyttäjä, kehitysryhmä tai seurantaryhmä voi vastata
"Leasing sopimuksiin tulee ottaa käyttöön sähköinen hyväksyntäprosessi.""Allekirjoitetut paperiset sopimukset tulee skannata ja ohjata sähköiseen arkistoon.""Kuukausittain tehtyjen uusien myyntisopimusten osalta pitää tuottaa tulosraportti johtoryhmän saataville."
HyödytHELPOTETAAN ylläpidollisia vastuitaVARMISTETAAN isompien uutosten loppuun saattaminenTEHOSTETAAN kehittämistä, muutoshallintaa ja seurantaa
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Miten vastuutamme tiedonhallintaratkaisun hallinnoinnin?"6
Miten kehittäminen vastuutetaan?
Miten hallinnoimme käyttöoikeuksia?
DOKUMENTTIEN KÄYTTÖOIKEUDET
RYHMÄ DOKUMENTTI ALARYHMÄT KÄYTTÖOIKEUDET
1. YRITYKSEN YLEISET DOKUMENTIT
sopimus • myyntisopimus• leasing -sopimus• hankintasopimus• työsopimus..
• lukuoikeus, tekijä• editointioikeus, kaikki• poisto-oikeus, tekijä• arkistointioikeus, ylläpito
muistio • luku, tekijä• editointi, kaikki• poisto, tekijä
käyttöohje2. MYYNNIN DOKUMENTIT
tarjouspyyntötarjousmuistio
3. TOIMITUKSEN DOKUMENTITtyömaapöytäkirjatarkastusraporttityölupatoimitusluettelo
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Miten hallinnoimme dokumenttien oikeuksia?"7
Onko muu organisaatio kanssamme samaa mieltä?
SÄHKÖINEN KYSELYTUTKIMUS (perustuu työpajan suunnitelmaan)
VARMISTETAAN että työpajan suunnitelma vastaa organisaation käsityksiä kehityskohdistaKERÄTÄÄN laajemmin tiedot työntekijöiden sopimustenhallinnan tarpeistaOSALLISTETAAN muu organisaatio mukaan kehittämiseenOSATAAN huomioida kehittämisessä oikeita asioitaVARMISTETAAN onnistunut kehittämisen lopputulos
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Mitä mieltä muu organisaatio on suunnitelmastamme?"8
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
Työpajassa kuvatut tietotarpeet ei tärkeä tärkeä kriittinenSopimusdokumenttien tärkeys työni kannalta• Vuokrasopimus x• Toimitussopimus x• Urakkasopimus x• Rahoitussopimus x• Laitesopimus xTietonäkymät (tietotarpeet) sopimusdokumentteihin• Puolessa vuodessa umpeutuvat sopimukset x• Sopimukset sopimustyypeittäin x• Sopimukset hyväksyntävaiheiden mukaan x• Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin xTietonäkymät sopimuksiin liittyvään dataan• Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaan x• Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla xSopimuksiin kohdistuvat dokumentinhallinnan toiminnot• Sähköpostimuistutus uusista sopimuksista x• Sopimusten versiohallinta x• Sopimusten löytäminen sisällön perusteella x• Valmiiden dokumenttipohjien hyödyntäminen xToistuvat sopimustenhallinnan työsuoritteet (prosessit)• Sopimusten valmistelu ja luonti x• Sopimusten sähköinen hyväksyntä x• Sopimusten arkistointi x• Sopimusten vastaanotto ja tallentaminen xSopimuksista saatavat graafiset raportit• Sopimuskannan jakautuminen arvojen mukaan x• Sopimusarvojen jakaantuminen asiakkaan koon mukaan x
8 Esimerkki työpajassa kirjattujen osa-alueiden perusteella tehtävän kyselytutkimuksen rungosta sopimustenhallintaan liittyen
Onko muu organisaatio kanssamme samaa mieltä?
Tietotarpeiden vaatimukset ja ratkaiseminen
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
TIEDOSTOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN ONGELMIA
Tuotepäällikkö (1) ei löydä tarjousta, koska joku on tallentanut sen muualle.
Toinen käyttäjä (2) löytää tarjouksen, mutta vanhan version. Uusin versio on tallennettuna toiseen sijaintiin. Koska käyttäjä ei tiedä tästä, käyttää hän työnsä pohjalla vanhaa versiota.
Kolmannelta käyttäjältä (3) puuttuu harmillisesti käyttöoikeudet kyseiseen kansioon
Neljäs käyttäjä (4) löytää tarjouksen ja lähettää kommentoitavaksi asiakkaalle. Mikäli asiakas lähettää muokatun version tarjouksesta takaisin, jää uusin versio käyttäjän sähköpostiin. Muut jatkavat työskentelyä vanhojen versioiden parissa sekavassa kansiorakenteessa.
!
Tieto löytyy jatkossa helposti
DOKUMENTTIEN LÖYTYVYYS PERUSTUU TALLENNUSTIETOIHIN
• Sopimustyyppi• Päiväys• Voimassaolo• Projekti• Asiakas• Hyväksyjä• Tuote
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Mitä tallennustietoja annamme dokumenteille, jotta ne löytyvät?"
Reka Oy Keijo Kivi nostokurki
AVAINTIETO + MUU TALLENNUSTIETO = HYVÄ LÖYTYVYYS
!
"Sopimus Reka Oy.doc"
Organisaation yhteisesti käytössä olevaa ydintietoa joka on luonteeltaan pysyvää, kutsutaan masterdataksi. Sitä nimitetään myös yrityksen avaintiedoiksi. Se on oleellista dokumenttien löytyvyyden raaka-aineena.
Kaikki löytävät jatkossa saman tiedon
Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere
"Haluamme, että kaikki löytävät saman dokumentin omien hakuavainten kautta."
TALLENNUSVAIHEEN AVAINTIEDOT MAHDOLLISTAVAT SAMAN TIEDON LÖYTYVYYDEN KAIKILLE
Myynti
"Etsin asiakkaaseenliittyvän sopimuksen"
Tuotanto
"Etsin tuotteeseenliittyvän sopimuksen"
Toimitus
"Etsin projektiinliittyvän sopimuksen"
!
• Sopimustyyppi• Päiväys• Voimassaolo
• Projekti• Asiakas• Hyväksyjä
• Tuote
"Sopimus Reka Oy.doc"
HUOM! Tämä ei ole mahdollista verkkolevyillä,
eikä suuressa osaa perinteisiä
tietojärjestelmiä.
ONNISTU KANSSAMMEJukka-Pekka Lindén / M-Files [email protected] GSM: +358 045 127 0400Hermiankatu 1 B 33720 Tampere