YOUTH KINGDOM

MINISTRIES

MKAKATI WA KUJENGA

MSINGI

WA HUDUMA YA YKM

1

UTANGULIZI

Huu ni mpango mkakati wa kujenga na kuimarisha msingi wa huduma ya YKM ndani

ya mwaka 2015. Mpango mkakati huu umegusa kwa sehemu kubwa namna ya

kujenga uwezo wa ndani wa huduma katika kufanya kazi zake za kila siku, na hivyo

basi kiini cha mkakati huu ni kujenga uwezo wa ndani wa YKM. Ili kufanikisha

kujengwa kwa uwezo wa ndani na kisha kuimarisha msingi wa huduma, vipengele

muhimu vimegusiwa,vipengele hivyo ni; Vipao mbele vya huduma, Katiba, sera na

ofisi zilizopo ndani ya YKM, usimamizi wa rasirimali na usuluhishi , uanachama rasmi,

matukio, vyanzo vya fedha, matumizi ya teknolojia, miundo Mbinu, mpango wa muda

mrefu.

Mkakati huu unachambua namna ya utekelezaji wa shughuli za kimkakati kwa kila

hatua. Ni imani ya kwamba mkakati huu utatumika kama dira ya kufanikisha huduma

kutimiza wajibu wake katika maisha ya vijana na taifa la Tanzania.

2

UWEZO WA NDANI (internal ability)

Uwezo wa ndani

Msingi mkuu wa taasisi yoyote kufanikiwa ni uwezo wake wa ndani wa

kupanga na kutekeleza shughuli zenye tija. Kwa kuwa taasisi ina

wafanyakazi ambao ni watu, basi msingi mkuu wa maendeleo ya taasisi

ni watu wenye uweledi wa kupanga na kutekeleza shughuli zenye tija

kwa ajili ya maendeleo ya watu. Kwa kuwa wafanya kazi wa YKM ni

vijana na wanafanya kazi na vijana kwa ajili ya faida ya vijana katika

kutimiza kusudi la uwepo wa huduma, YKM ita andaa mtaala rasmi wa

kuwajengea uwezo watenda kazi ambao ni viongozi.

3

Maeneo ambayo viongozi wata jengewauwezo kwa mwaka 2015 ni:

ENEO SABABU

Uongozi wa

kimkakati(Strategic

leadership)

Viongozi wakiwa na mbinu za kuongoza kimkakati, itarahisisha

kufikia vitu tarajiwa ndani ya muda uliopangwa na kwa ufanisi.

Ushauri(Counseling) Utoaji wa ushauri ni jambo la msingi kwa kipindi tulichonacho haswa

ukizingata huduma ina kutana na vijana walio na historia tofauti za

kimaisha (background). Kwa kuwa utoaji wa ushauri siyo sawa na

mazungumzo ya kawaida ni vyema viongozi waka jengewa uwezo

wa kushauri vijana katika masuala tatanishi yanayo wasibu vijana

katika maisha.

Stadi msingi za

teknohama(Basics

skills of IT)

Kwa kuwa teknolojia inakuwa ni vyema viongozi wakapatiwa stadi

msingi za teknohama, ili waweze kufanya kazi kwa ufanisi na ndani

ya muda uliopangwa.

4

Kwa kuwa viongozi wa kitaifa wapo katika mikoa tofauti, ni vyema

viongozi hawa wakawa wanakutana mara moja kwa mwezi kwa ajili ya;

Kupata mafunzo ya kujengewa uwezo katika maeno tajwa hapo juu.

Kutathmini hali ya utendaji kazi wa masuala muhimu yaliyojadiliwa katika

vikao vilivyopita.

Kujadili, kufanya maamuzi na kutekeleza makubaliano. Makubaliano

yote yatapaswa kuandikwa katika karatasi (Tazama kiambatanisho cha

kwanza).

5

Kwa kuwa katibu mkuu ndiyo mtendaji wa kazi za kila siku za

huduma, ofisi hiyo itateua ofisi tatu ndani ya YKM kuandaa mtaala

wa mafunzo wa maeneo matatu yaliyotajwa katika jedwali hapo

juu.Uteuzi huo unapaswa kufanywa tarehe 12 Aprili 2015. Ofisi ya

katibu itatoa muda usiozidi wiki tatu kwa ajili ya kazi hiyo.

Mara baada ya kazi hiyo kukamilika, nakala itawasilishwa ofisi ya

katibu mkuu na ofisi hiyo itaitisha kikao cha kamati kuu tendaji ya

huduma kwa lengo la kujadili na kuboresha maeneo ya uwezeshaji

kabla ya kuanzwa kwa utekelezaji.

6

Vikao vyote vya viongozi vitaratibiwa na ofisi ya katibu mkuu.

Kwa kuzingatia changamoto ya umbali kati ya kiongozi mmoja na

mwingine, tarehe 20 Aprili 2015 ofisi ya katibu itatangaza rasmi ya

kwamba mikutano mikubwa miwili ambayo ni;

Mkutano mkuu wa mwaka wa huduma.(Mwezi Julai, kila mwaka)

Mkutano wa mwezi februari. (Mwezi februari, Kila mwaka)

Itakuwa ni mikutano rasmi ya kuwajengea uwezo viongozi wa kitaifa.

Hivyo basi mkakati unapendekeza ya kwamba kuwepo na vipindi

ambavyo washiriki wake watakuwa viongozi wa kitaifa tu. Ofisi ya

mipango, ofisi ya ukusanyaji rasirimali, ofisi ya mhazini mkuu zitakuwa

ni ofisi kuu katika kutengeneza mpango wa uendeshwaji wa mikutano

hiyo. Mpango huo unapaswa uwe umekamilika miezi mitatu kabla ya

tarehe ya mkutano husika.

7

Vipao mbele vya huduma

Mkakati unapendekeza ofisi ya mkurugenzi mkuu iainishe vipao

mbele vya huduma kwa miaka miwili mfululizo (2015-2016). Ili

kufanikisha suala hilo, ni vyema ofisi ya katibu mkuu ikaitisha kikao

cha kujadili vipao mbele vya huduma, iwapo kikao hakitafanikiwa

kufanyika ofisi ya katibu itapaswa kukasimu madaraka ya

kuainisha vipao mbele kwa moja ya ofisi au ofisi zaidi ya moja.

Vipao mbele vinapaswa kuwa tayari kabla ya tarehe 20 Aprili 2015.

8

Katiba, sera na ofisi zilizopo ndani

ya YKM.

Mkakati unapendekeza kabla ya tarehe 12 Aprili 2015, ofisi ya

katibu mkuu itume katiba ya YKM kwa kila ofisi ndani ya YKM. Ofisi

zote zitapaswa kuandaa sera na taratibu za ufanyaji wa kazi kwa

kufuata msingi wa katiba ya YKM, kazi hiyo inapaswa kufanywa

kabla ya tarehe 30 juni 2015.

9

Usimamizi wa rasirimali na

usuluhishi

Kwa kuwa ofisi ya ukusanyaji rasilimali ndiyo chombo husika katika

usimamizi wa rasirimali za YKM.mkakati unapendekeza ofisi hiyo

itengeneze sera rasmi ya kuratibu usimamizi wa mali zote zilizomo

mikononi wa viongozi wa YKM. Sera hiyo inapaswa kuwa tayari

kabla ya tarehe 12 Aprili 2015, na iwasilishwe ofisi ya katibu mkuu,

siku saba baada ya ofisi ya katibu kupokea, ofisi hiyo itapaswa

kutuma sera hiyo kwa walezi wa mikoa ya YKM, walezi wa mikoa

watapaswa kusoma sera na kuielewa na kisha kuwatumia

wakurugenzi wa mikoa ya YKM.

10

Kuhusu usuluhishi; Iwapo kutatokea kutoelewana katika utendaji wa kazi,

ufanyaji wa maamuzi na ugawanywaji wa rasirimali (Resources allocation).

Mkakati utashauri viongozi kuwa makini katika utendaji wa kazi.

Wafilipi 2:3-4

“3 Msitende neno lo lote kwa kushindana wala kwa majivuno; bali kwa

unyenyekevu, kila mtu na amhesabu mwenziwe kuwa bora kuliko nafsi yake.

4 Kila mtu asiangalie mambo yake mwenyewe, bali kila mtu aangalie mambo

ya wengine.”

11

Uanachama rasmi

Kwa kuwa huduma ina uanachama, basi mkakati unapendekeza

wanachama wote wa andikishwe upya kwa kujaza fomu ya

maombi ya uanachama (Tazama kiambatanisho cha pili), pia

mkakati unapendekeza ofisi ya katibu na ofisi ya mipango zipitie

katiba ya YKM na kuangalia kipengele kinachohusiana na

uanachama.

12

Matukio (events)

Ili kuongeza ufanisi wa uandwaaji na ufanyikaji wa matukio, YKM itakuwa na

matukio kwa mkoa wa Dodoma tu kwa kipindi cha mwaka 2015.

Matukio yatakayo fanyika Dodoma ni;

“Kingdom Transformer Leadership Gathering”-Tukio litakuwa likifanyika kila

juma pili ya mwisho wa mwezi.

Matukio ya huduma za YKM mfano “Kingdom inspiration”, “Kingdom ladies”

Kwa kuwa mkoa wa Dodoma utahusika katika matukio hayo, mkakati

unapendekeza mlezi wa mkoa aandae utaratibu maalumu wa kuwajengea

uwezo viongozi wa mkoa husika ili waweze kuandaa matukio katika ubora wa

hali ya juu.

13

Mfumo utakao tumika kuwajengea uwezo viongozi wa Dodoma,

utakuwa ni mfumo mfano (Model system) katika kuwajengea uwezo

viongozi wa mikao mingine ya YKM, hivyo basi mkakati unashauri mlezi

wa mkoa wa Dodoma afanye mawasiliano na ofisi ya mipango katika

kufanikisha suala hili. Ofisi ya mipango inapendekeza “event

guidelines” zitumike. Kwa maelezo zaidi, tazama kiambatanisho namba

tatu(Event guidelines)

Mkakati unapendekeza ofisi ya ukusanyaji wa rasirimali, ofisi ya miradi

na ofisi ya habari ifanye tathmini ya mapungufu yaliyojitokeza katika

matukio ya mwaka 2012 mpaka mwaka 2014, ofisi ya ukusanyaji

rasirimali,ofisi ya miradi na ofisi ya habari zinapaswa kuanza kazi hiyo

tarehe 12 aprili 2015 mpaka tarehe 2 Mei 2015.Tathimini itapaswa

kuzingatia maeneo yafuatayo;

14

Uandwa aji wa matukio

Uendeshwaji wa matukio

Changamoto ya uuzaji wa bidhaa katika matukio.

Yatokanayo na matukio(out comes)

Changamoto kuu za matukio

Mapendekezo juu ya suluhu (solutions) stahiki zinazopaswa kutekelezwa

katika uanda aji wa matukio.

Mapendekezo ya kupunguza au kuongeza matukio,kwa ajili ya kufanikisha

kusudi la huduma

Ripoti itapaswa kupigwa chapa (printing) na kufungwa (binding).

Tarehe 7 Mei 2015, tathmini itakabidhiwa kwa ofisi ya katibu mkuu na katibu

mkuu ataiwasilisha ofisi ya mkurugenzi mkuu wa taifa. Ofisi ya mkurugenzi

mkuu itachukuwa hatua zinazopaswa kuchukuliwa baada ya kuisoma ripoti,kwa lengo la kuboresha matukio yatakayo fuata.

15

Vyanzo vya fedha Kwa muda mrefu huduma imekuwa ikitegemea kupata fedha kwa

njia ya michango ya hiari kutoka kwa wadau mbali mbali, hali hii

imepelekea kuwepo changamoto katika utendaji. Mkakati

unashauri kuwepo upembuzi yakinifu (analysis) ni kwa jinsi gani

huduma inaweza ikapata fedha za kuendesha shughuli zake.

Mkakati unapendekeza ofisi ya ukusanyanyi rasilimali, ofisi ya

miradi, ofisi ya hazina kuu ya huduma na ofisi ya habari, zifanye

kazi hiyo ya upembuzi yakinifu na kuja na mapendekezo

yatakayoweza kutekelezwa kwa ajili ya kuongeza upatikanaji wa

fedha katika huduma. Kazi hiyo inapaswa kufanyika kuanzia tarehe

12 April 2015 mpaka 10 July 2015. (Tazama kiambatanisho cha nne,

mkakati unashauri hatua zilizo ainishwa katika kiambatanisho hicho

zifuatwe)

16

Kwa kuwa kuna ofisi za hazina katika mikoa ya YKM, mkakati

unashauri ofisi ya hazina kuu na ofisi ya miradi, ziandae utaratibu

maalumu wa kusimamia fedha zilizopo katika mikoa husikana

uuzwaji wa bidhaa za YKM, utaratibu huo unapaswa uwe tayari

kabla ya tarehe 4 Mei 2015 na usambazwe kwa walezi wa mikoa ili

walezi wausambaze utaratibu huo kwa viongozi wao wa mikoa.

17

Matumizi ya teknolojia

Mkakati una pendekeza makundi yote ya “WhatsApp” yatumike

kama nyenzo muhimu katika kusuma mbele maendeleo ya YKM. Ni

vyema maudhui (content) ya kila kundi yakafanyika msaada kwa

kila mtu aliyepo ndani ya kundi. Kwa kuwa wamiliki wa “WhatsApp”

hawatengenezi content bali “content” hutengenezwa na watu

waliopo ndani ya kundi husika, hivyo basi ni busara kila mwana

kundi akatuma jumbe zilizo na maadili, kuelemisha na zenye kutoa

msaada.

18

Msaada wa namna gani?

Kwa kuwa asilimia kubwa ya washiriki katika makundi ya

“WhatsApp” ni vijana waliopo chuoni na baadhi yao ni vijana

waliopo nje ya chuo, mkakati unapendekeza “content” iwe katika

maeneo ambayo yana wagusa vijana kwa sehemu kubwa,

maeneo hayo ni;

19

Ajira- Baada ya kumaliza chuo kijana atajiajiri au ata ajiriwa. Ni

vyema waliopo kwenye kundi waka wana pashana habari

zinahohusu namna gani kijana anaweza akajiajiri au vitu gani

kijana anapaswa kuvifuata ili aweze kuajiriwa na kupata ajira

yenye tija kwa maisha yake binafsi. Matangazo ya kazi

hayataruhusiwa kuwekwa, kwani matangazo yaliyo mengi ni

marefu, mkakati ushauri badala ya kuweka tangazo mtoa post

aweke “link” ya tangazo ili mtu atakaye penda kusoma zaidi

kuhusu tangazo la ajira afuate “link” husika.

Suala la kuwa na kipato ni suala la msingi sana katika kipindi hiki,

mkakati unapendekeza siku ya juma tatu iwe ni siku rasmi kwa

majadiliano yanayohusu ni namna gani mtu binafsi unaweza

ukajiongezea kipato na masuala ya maendeleo ya mtu. Mjadala

utafungwa saa tano usiku na Mbeba maono wa huduma ya YKM,

Raphael J. Lyela.

20

Mahusiano- Mahusiano ni moja kati ya mambo ambayo

yanajadiliwa sana na vijana kila mahali, kwani wengi wao huwa

katika kipindi cha kutafuta wenzi wao wa maisha. Licha ya mjadala

kuwa mkubwa, bado vijana wanafanya makosa mengi ya

kimahusiano na hivyo kuathiri hatma ya maisha yao. Mkakati

unapendekeza siku ya juma nne iwe siku rasmi ya kujadili

mahusiao, wanaojadili wanapaswa wawe wa angalifu sana na

wenye hekima, na hivyo basi mchangiaji atapaswa kuchangia ki

uadilifu, kwa uangalifu, umakini ili mchango wake uwe mchango

wenye mantiki na si kwa ajili ya mzaha, katika majadiliano hayo

hairuhusiwi kutuma picha zisizo na maadili. Mkakati unashauri kila

kijana aliyepo kwenye kundi husika ajishibishe maarifa juu ya

mahusiano pasipo kwenda kinyume na Mungu.

21

“Spiritual growth”- Vijana katika kila kundi husika watapaswa

kupata mafundisho juu ya “personal spiritual growth” Kwa

kuzingatia neno la Mungu. Aidha wachangiaji wanashauriwa wawe

na uelewa juu ya wanacho changia ili kuondoa upotoshaji,

wachangajia wasichangie kwa lengo la kushinda bali kwa lengo la

kuelimishina. Mkakati unapendekeza siku ya juma tano iwe siku ya

mafundisho na majadilino.

22

Kwa kuwa siku ya jumatatu mpaka jumatano zitakuwa na shughuli

zilizo ainishwa hapo juu. Mkakati unapendekeza siku ya alhamisi,

iwe siku maalumu ya kufundishwa somo maalumu kutoka kwa

Mbeba maono wa huduma. Raphael J. Lyela watu watapata muda

wa kuuliza maswali juu somo husika na kisha kujibiwa maswali. Siku

ya ijumaa itakuwa siku ya maombi, ofisi ya kuu ya maombi katika

huduma itasimamia utaratibu rasmi wa kuratibu maombi kwa

kushikirikiana na ofisi nyingine ndani ya YKM. Siku ya juma mosi ni

siku ya mawasiliano baina ya mtu mmoja na mwingine ndani ya

YKM. Siku ya juma pili ni siku ya kushirikishana namna ya

kukabiliana na kuzishinda changamoto za maisha.

23

Mkakati unapendekeza makundi ya “WhatsApp” yasiwe mahali pa

kukutana, bali pawe ni mahali pa kukuzana katika Nyanja muhimu za

maisha, hivyo basi ni muhimu kwa mtu kabla ya kutuma ujumbe

wake afikiria kwa umakini na kufanya maamuzi sahihi, kwa manufaa

ya wengine

Ufanyaji kazi kupitia “WhatsApp”. Mkakati unapendekeza makundi

ya viongozi yawe ni mahali pa kupashana habari zinazohusu kazi na

si mazungumzo binafsi.

Kwa kuwa kuna makundi kadhaa ya YKM, mkakati unapendekeza

kila kundi liwe na msimamizi maalumu wa kundi husika, na kila

msimamizi atawajibika kwa ofisi kuu ya habari. Ofisi kuu ya habari

itafanya mabadiliko wakati wowote kuhusiana na uendeshwaji wa

makundi kwa lengo la kuongeza ufanisi katika uwajibikaji.

24

Miundo Mbinu.

Ili kuweza kufanikisha kuwaleta vijana pamoja, YKM ita kuwa na

mpango rasmi wa kujenga kituo cha mafunzo ya uongozi kwa

vijana, kituo kitaiwa “Leadership Garden”. Kituo kitatumika kama

nyenzo muhimu katika kutimiza kusudi la uwepo wa YKM. Mkakati

unapendekeza ofisi ya mkurugenzi mkuu ipitie pendekezo la

kuanzishwa kwa kituo hicho na kulifanyia maamuzi kabla ya tarehe

20 July 2015. Ili kupata taarifa zaidi juu ya “Leadership Garden”

tazama kiambatanisho namba tano.

25

Mpango wa muda mrefu

Kutakuwa na ujenzi wa chuo kitakacho itwa “KingdomTransformer leadership Institute”. Mkakati unashaurihatua za awali zifanyike kabla ya 30 disemba 2015.Hatua hizo ni pamoja na.

Uandikwaji wa andiko la uanzishwaji wa taasisi(Proposal)

Uandwa aji wa mtaala wa mafunzo yatayotolewa(Curriculum).Mkakati unapendekeza chuo kianze namitaala miwili, ambayo ni;-

Mtaala wa mafunzo ya teknolojia ya habari na

mawasiliano (information and communication

technology), ngazi ya cheti

26

Mtaala wa mafunzo ya usimamizi wa biashara(Business

management),ngazi ya cheti

Kufuata taratibu za kuanzishwa chuo chini ya VETA(Tazama

kiambatanisho cha sita)

Kujua taratibu za kupata usajili wa NACTE(Tazama kiambatanisho

cha saba)

27

Mkakati unashauri upembuzi yakinifu ufanyike katika eneo la kujua

gharama halisi ya kuendesha chuo kwa faida ya kipato na utoaji

wa elimu bora. ofisi ya mkurugenzi mkuu wa taifa inapaswa

kukasimu kazi hii kwa ofisi zaidi ya mbili ndani ya YKM kabla ya

tarehe 20 Aprili 2015, kwa mantiki hiyo ofisi ya mkurugenzi wa taifa

itakuwa msimamizi mkuu wa mradi huu.

28

Utekelezaji wa mkakati

Kwa kuwa utekelezaji wa mikakati huathiriwa na sababu

mbalimbali na changamoto zinazowakumba watekelezaji wa

mkakati, ili kuhakikisha utekelezwaji wa mkakati huu ofisi ya

mkurugenzi mkuu na ofisi ya katibu mkuu zita kuwa ofisi

zinazosimamia na kufuatilia utekelezaji wa mkakati mpaka 30

Disemba 2015.

Utekelezaji uta anza rasmi tarehe 12 Aprili 2015 na utakuwa una

tathminiwa kila tarehe 12 ya kila mwezi katika mwaka 2015, baada

ya tamko kutoka ofisi ya mkurugenzi mkuu.

29

Hatua za kufuata kabla ya kutoa tamka la utekelezwaji wa mkakati

huu.

Ofisi ya mkurugenzi itapaswa kuitisha kikao kupitia ofisi ya katibu

mkuu.

Kazi ya kikao itakuwa ni kujadili mkakati huu, ku ufanyia

marekebisho na kukubaliana namna bora zaidi ya kuutekeleza.

Baada ya makubaliano, ofisi ya mkurugenzi mkuu itatoa rasmi

tamko.

Mkakati utatekelezwa mpaka tarehe 30 Disemba 2015.

Hitimisho

Tathmini kuu ya mkakati itafanyika tarehe 5 Januari 2016.

30