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ファイルサーバーの棚卸から考えるSharePoint Online を
使ったファイル管理
第13回 Office 365 勉強会@Sapporo2016/2/6
太田 浩史
Office Servers and Services – Microsoft MVP株式会社 内田洋行
Japan Office 365 Users Group p. 1
自己紹介
太田 浩史 (おおた ひろふみ)
• 派閥 「標準機能をできるだけ上手く使いたい」
• ユーザーとして利用し、SIer としてお客様の利活用を支援
• ちょっとした工夫や役に立ちそうな小ネタが好きです
Japan Office 365 Users Group
Hirofumi OTAhttp://www.slideshare.net/hirofumi_ota
@hrfmjphttps://twitter.com/hrfmjp
idea.toString();http://idea.tostring.jp
Microsoft MVP
2013,2014 SharePoint Server2015 Office Servers and Services
p. 2
さて、昨年末のこと…
Japan Office 365 Users Group
「ファイルサーバーがゴチャゴ
チャしてきたから…、そろそろ
棚卸してみようかな…」
p. 3
ありがとう PowerShell
Japan Office 365 Users Group
• Get-ChildItemhttps://technet.microsoft.com/ja-jp/library/hh849800(v=wps.620).aspx
– ファイル名・フォルダ名
– ファイル パス
– 拡張子
– 作成日時
– 最終アクセス日時
– 最終更新日時
p. 4
総ファイル数
Japan Office 365 Users Group
ひとつの部門だけでも、
およそ 30 万ファイル
p. 5
総ファイル数
Japan Office 365 Users Group
でも、最近よく使われているのは
およそ 5 万ファイル
p. 6
ファイルサーバーで課題になりがちパターン
Japan Office 365 Users Group
1. 深階層
2. 無意味なファイル名
3. 個人名フォルダー
4. 一時保管、とりあえず、(仮)
5. 日付バージョン管理
p. 7
1. 深階層
Japan Office 365 Users Group
• フォルダー階層が異常に深い
• 整理・分類したい・したい
• 整理・分類しすぎると逆に探せない
• どこに保存したら良いか分からない
• 違う場所に同じファイルがある
• 階層を上に戻るときの絶望感
・・・
p. 8
グーンと階層が深い
1. 深階層
Japan Office 365 Users Group
• フォルダー階層が異常に深い
• 整理・分類したい・したい
• 整理・分類しすぎると逆に探せない
• どこに保存したら良いか分からない
• 違う場所に同じファイルがある
• 階層を上に戻るときの絶望感
・・・
p. 9
どこになにがあるの?
2. 無意味なファイル名
Japan Office 365 Users Group
• いい加減につけたファイル名
• パッと見て中身がわからない
• わからないと開かない
• こわくて開けない
• でも消せない、消さない
• 開いて期待と違ったときの寂寥感
aaaaa.docx 12345.pptx
あ.docx い.xlsx
qqq.pptx 。。。。.docx
p. 10
2. 無意味なファイル名
Japan Office 365 Users Group
• いい加減につけたファイル名
• パッと見て中身がわからない
• わからないと開かない
• こわくて開けない
• でも消せない、消さない
• 開いて期待と違ったときの寂寥感
aaaaa.docx 12345.pptx
あ.docx い.xlsx
qqq.pptx 。。。。.docx
p. 11
このファイルはなに?
3. 個人名フォルダー
Japan Office 365 Users Group
• 突然現れる個人名フォルダー
• 中身はだいたいカオス
• 消さない、消せない
• 異動しても放置
• そんな名前の人はいない
• 誰に聞いてもわからないときの恐怖感
・・・
開発部
アプリケーション課
アプリ
設計書
基本設計
田中
p. 12
3. 個人名フォルダー
Japan Office 365 Users Group
• 突然現れる個人名フォルダー
• 中身はだいたいカオス
• 消さない、消せない
• 異動しても放置
• そんな名前の人はいない
• 誰に聞いてもわからないときの恐怖感
・・・
開発部
アプリケーション課
アプリ
設計書
基本設計
田中
p. 13
だれ?
4. 一時保管、とりあえず、(仮)
Japan Office 365 Users Group
• 類似: あとで消す、すぐ消す
• 類似: ○○さんへ
• (仮)はいつまで(仮)のまま
• メール添付ファイル置き場代わり
• すぐ消す、あとで消すは消えない
• ○○さんはスデにいない
• 意外と重要情報だったときの危機感
一時保管.docx
とりあえず保管庫
提案書(仮).pptx
あとで消す.pptx
○○さんへ.docx
使ったら消す.xlsx
p. 14
4. 一時保管、とりあえず、(仮)
Japan Office 365 Users Group
• 類似: あとで消す、すぐ消す
• 類似: ○○さんへ
• (仮)はいつまで(仮)のまま
• メール添付ファイル置き場代わり
• すぐ消す、あとで消すは消えない
• ○○さんはスデにいない
• 意外と重要情報だったときの危機感
一時保管.docx
とりあえず保管庫
提案書(仮).pptx
あとで消す.pptx
○○さんへ.docx
使ったら消す.xlsx
最終アクセス5 年前
最終アクセス2 年前
p. 15
5. 日付バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• ファイル名に日付を付けて版管理
• ファイル名の日付と更新日が不一致
• 完成版が完成していない
• 更新日時が逆転している
• 最新版だと思って違ったときの空虚感
設計書1101.docx
設計書1103.docx
完成版_設計書_1104.docx
設計書1106.docx
最終版
p. 16
5. 日付バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• ファイル名に日付を付けて版管理
• ファイル名の日付と更新日が不一致
• 完成版が完成していない
• 更新日時が逆転している
• 最新版だと思って違ったときの空虚感
設計書1101.docx
設計書1103.docx
完成版_設計書_1104.docx
設計書1106.docx
最終版
コレが最新かよ!
p. 17
注意
Japan Office 365 Users Group
これらのスライドはフィクションです。
実在の人物や団体などとは一切関係ありません。
p. 18
SharePoint でファイル管理
Japan Office 365 Users Group
• ドキュメント ライブラリ
– バージョン管理
– ドキュメントのプロパティ
– 管理されたメタデータ
– メタデータ ナビゲーション
• OneDrive for Business
– 個人のファイルを保存
– 共同編集
p. 19
ドキュメント ライブラリ
Japan Office 365 Users Group p. 20
• Office 365 の「サイト」機能
• SharePoint Online
• ファイルの共有
• 全文検索
全文検索(ファイル内も検索!)
Office / PDF ファイル プレビューパワポのアニメーションも完全再現!
ドラッグ & ドロップ で 簡単アップロード!
SharePoint のファイル管理 その 1
Japan Office 365 Users Group
• SharePoint のドキュメント ライブラリで共有するだけで、
Office ファイル、PDF ファイルなどのプレビューが利用できる
• ファイルを開いてから目的のものと違う!というのを避けられる
• ファイル内のキーワードを含めた、全文検索が利用できる
p. 21
ドキュメントのプロパティ
Japan Office 365 Users Group
「列」 は自由に追加できる
• 1行テキスト• 複数行テキスト• 選択肢• 数値• 通貨• 日付と時刻• 参照• はい/いいえ• ユーザーまたはグループ• ハイパーリンクまたは画像• 集計値• タスクの結果• 外部データ• 管理されたメタデータ
プロパティ = “列”
ファイル名を右クリック -> プロパティ
p. 22
デフォルトは名前、タイトル
ドキュメントのプロパティ
Japan Office 365 Users Group
SharePoint のファイル管理は列(プロパティ)活用がキモ
「選択肢」列を「部署名」として追加
ビューに表示させることで、フィルター操作が可能に
フィルターができる!!
探しやすい!!
p. 23
管理されたメタデータ
Japan Office 365 Users Group
• 「管理されたメタデータ」列
用語(メタデータ)をツリー状に整理ができる特殊な列
• ユーザーの入力方法
• ツリーからの選択
• キーボード入力(サジェスト)
p. 24
メタデータ ナビゲーション
Japan Office 365 Users Group
• ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる
p. 25
メタデータ ナビゲーション
Japan Office 365 Users Group
• ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる
• 異なるプロパティ フィルターで同じ結果が得られる
• ひとつのファイルに辿り着くための道筋が複数
• 管理されたメタデータとの組み合わせがオススメ
• 管理されたメタデータ、
複数入力しておく
p. 26
SharePoint のファイル管理 その 2
Japan Office 365 Users Group
• フォルダーで整理・分類せず、プロパティで整理・分類する
• 階層化して分類・整理するには、
「管理されたメタデータ」 + 「メタデータ ナビゲーション」
の組合わせでの利用がおすすめ
整理・分類で考えない・悩まない
整理・分類で悩んだら、思いついたモノを全部入れておく
p. 27
バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• 既定で 500 メジャー バージョンを保持
• 設定で変更可能
1 から 50,000 バージョン
メジャー バージョン: 1.0, 2.0, 3,0
マイナー バージョン: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0
メジャーバージョン 「下書き」の状態マイナーバージョン
メジャーバージョン
閲覧権限のみのユーザーには下書きを見せないことも可能
p. 28
バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• 保存するたびに自動的にバージョンが上がっていく
• 「ビューの編集」でバージョンにチェック
ビューの編集画面
バージョン番号が表示されたビュー
p. 29
SharePoint のファイル管理 その 3
Japan Office 365 Users Group
• 同ファイル名で更新すると勝手にバージョン管理を行ってくれる
⇒ 最新のファイルはいつもひとつ
• マイナーバージョン(下書き)を使いこなすことで、
閲覧者から見えない状態で編集作業ができる
⇒ わざわざ別のところに移動させて編集しなくて良い
p. 30
OneDrive for Business
Japan Office 365 Users Group
• 個人用のファイル保管
ほかのユーザーと簡単にファイルを共有できる
UI は一般消費者向け OneDrive とほぼ一緒
p. 31
OneDrive for Business
Japan Office 365 Users Group
• ファイルの同時編集
p. 32
Office 2016 では、Office クライアントでも同時編集できます
でも、Office Online で操作したほうがスムーズかも…
SharePoint のファイル管理 その 4
Japan Office 365 Users Group
• 個人のファイルは OneDrive for Business に保存して、
みんなが利用するライブラリとは別にしておく
• OneDrive クライアントでローカルのフォルダーと同期もできる
• スマホ、タブレットからも利用できる
• プロジェクトやチーム、組織などで共有できるものは、
SharePoint ドキュメント ライブラリ で “Share” する
⇒ 自分の成果物をみんなの ”資産” に!
p. 33
まとめ
Japan Office 365 Users Group
• エクスプローラで利用するファイル サーバーに比べて
ブラウザで利用する SharePoint は不利な点も多い
• ファイル サーバーのつもりで使うと“不便”に感じる部分も
• “ちょっとだけ”運用・設定を工夫して利用すると”便利”に
• 一番大切なのは人と運用・ルールをどう育てるか
p. 34
Japan Office 365 Users Group
終製作・著作
@hrfmjp
idea.tostring.jp
Fin.