CORRESPONDENCIA

COMBINADA

¡Hay que trabajar por instruirse cada día más,

La sabiduría te dará muchas alegrías

Y te librará de muchos males!.

José Gabriel Cruz Ramos

CORRESPONDECIA COMBINADA

La herramienta Combinar correspondencia es una delas más interesantes que incluye Word. Estaherramienta le permite combinar un documentoprincipal (un documento cuyo contenido se mantienepor lo general igual excepto por información como elnombre de la persona a que va dirigido) con uno dedatos (un documento que incluye los nombres y lasdirecciones a donde se enviará el documentoprincipal).

Una vez realizada la combinación (que se puedellevar a cabo directamente en la impresora o en unarchivo para ser revisado antes de mandar aimprimir), usted tendrá un tercer documento con todala información unificada.

CORRESPONDECIA COMBINADA

El documento de origen de datos puede ser un documento

nuevo1 un archivo existente, una base de datos de Access

o la libreta de direcciones de su computador. El

procedimiento incluye cuatro pasos:

1. Abrir o crear el documento principal

2. Definir o crear un origen de datos.

3. Modificar el documento principal, insertando los

campos de datos.

4. Combinar los datos con el documento principal.

1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO

PRINCIPAL

Es importante analizar y planificar la información que seincluirá en el origen de datos, antes de comenzar. Estaherramienta evita escribir cada vez que se necesitan losnombres las direcciones y otros datos en cada uno de losdocumentos que se envían. Es aplicable acartas, boletines, comunicados, postales y etiquetas. Loprimero que se debe hacer es crear una carpeta en dondese guardará la carta o correspondencia junto a la lista dedestinatarios.

NOTA: TODOS LOS ARCHIVOS QUE CREE O QUE ELSISTEMA PIDA QUE GUARDE, DEBEN ESTAR EN UNAMISMA CARPETA, SINO GUARDA EN UN MISMOLUGAR, LA BASE DE DATOS NO FUNCIONA.

1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO

PRINCIPALa. Abra o cree un documento

principal sin incluir la

información que varía.

b. Seleccione del menúHerramientas la opciónCartas y correspondencia-Combinarcorrespondencia paraactivar el panel Combinarcorrespondencia, ubicado ala derecha del área detrabajo de Word. Estecuadro de diálogo lemuestra cada uno de lospasos que debe realizarpara llevar a cabo laoperación.

c. Sigue los pasos deasistente:

2. DEFINIR EL ORIGEN DE LOS DATOS

Puede crear un listadonuevo de destinatarios outilizar uno ya creado enuna base de datos deExcel por ejemplo; eneste caso vamos a crearun nuevo listado:

d. Guarda dicha lista enla carpeta donde vaya aestar el ejercicio.

d

.

3. MODIFICAR EL DOCUMENTO

PRINCIPAL, INSERTANDO LOS CAMPOS DE

DATOS.

Inserta los campos creados, con el botón ·mas elementos” que se encuentra en el panel de combinación de correspondencia.

Al presionarlo aparece laventana: Insertar campo decombinación.

Utiliza el botón insertar paraagregar cada campo en el lugardonde corresponda según eldiseño de la plantilla.

4. COMBINAR LOS DATOS CON EL

DOCUMENTO PRINCIPAL

Se abre un cuadro contextual llamado

“Combinar en nuevo documento” seleccione

todos si desea crear la correspondencia para

los destinatarios de la lista creada, esta

acción genera un nuevo documento con la

correspondencia para todos los

destinatarios, guárdelo junto con la base de

datos de todos los registros que utilizó en la

carpeta de trabajo al igual que la plantilla.

Con el botón:

Editar cartas

individuales.

4. COMBINAR LOS DATOS CON EL

DOCUMENTO PRINCIPAL

NOTA. EN LA CARPETA DEBE

ESTAR LOS TRES ARCHIVOS:

1. PLANTILLA.

2. ORIGEN DE DATOS (BASE

DE DATOS).

3. DOCUMENTO COMBINADO.

COMBINAR CORRESPONDECNIA 1 WORD 2007

DURACIÓN : 4:32

http://www.youtube.com/watch?v=QEryXnjHgLM&noredirect=1

VIDEO RECOMENDADO

WEBGRAFIA

http://www.aulaclic.es/word2007/t_14_1.htm

http://office.microsoft.com/es-es/word-help/combinar-correspondencia-

paso-1-elegir-un-tipo-de-documento-y-un-documento-principal-

HA001109549.aspx