Embed Size (px)
Citation preview
© Findwise 2023-05-01
Digital Workplace iSharePoint och Office 365
Frukostseminarium
8.00 – 8.15Inledning - Kort om Findwise och Findability
8.15 – 9.00Digital Workplace i SharePoint och Office 365
9.00 – 9.30Kundcase: Informationsarkitektur i Office 365
9.30 – 10.00Frågor, summering och avslutning
Agenda
• Founded in 2005• 100 employees• 200+ clients• Vendor independent consultants• Sweden, Denmark, Norway & Poland
I can’t find what I´m looking for!
Identify client needs and business goals
HOW WE DO IT
INFORMATION
USERS
PLATFORM
ORGANISATION
SERVICES
BUSINESS DEVELOPMENT & BIG DATA ANALYSIS
FIND | ANALYSE | ACTINFORMATION
Design and build
suitableIT-solution
Plan and givesuitable
guidance to create business
value
WHAT WE DOCreate Findability
BUSINESS
FINDABILITY BY FINDWISE
USER EXPERIENCE & INFORMATION MANAGEMENT
BUILD SEARCH SOLUTIONS
CONTENT STRATEGY & LIFECYCLE MANAGEMENT
PLATFORM KNOWLEDGE & EXPERIENCE
CustomizedSearch applicationsTailored for defined needs, users and
content.
FindabilityBusiness consulting
A holistic approach to search and Findability.
Integration ofExternal sourcesSharePoint and
Office 365 integration.
SharePoint and Office365Findability
Optimized Findability for SharePoint and
Office 365.
Manufacturing,constructionand energy
Banking, financeand insurance
Media andtelecom
Public sector
Consultingand legal
THE DIGITAL WORKPLACE
“The digital workplace is the collection of all digital tools provided
by an organization to allow its employees to do their jobs”
Digital workplace group
Intranät E-postÄrendehantering
Säljstöd
Dokumenthantering
Chat Mobilappar Ekonomisystem PersonalsystemCMS
Syfte?• Underlätta kommunikation och engagemang bland
medarbetare• Hitta och dela information och kunskap• Underlätta och öka samarbete• Effektivisera affärsprocesser• Skapa agilt arbetssätt – any time, any place
Digital Workplace Och Findability?
Business: needs, vision, goals
Users: needs, behavior, knowledge
Content: quality, structure
Technology: platform, performance
Organization: change, maintenance
INFORMATION
Employees search for information 5-10 % of their time IDC, AIIM, MeriTalk, Canon, Artesian Solutions, Butler Group, YouGov, Recommind and Google
Information silos: Different sources makes relevant information difficult to manage
Decisions will be made easier since sharing of information enables more consistent, adequate and
updated information
Increase Revenue
Reduce cost of operations
Strengthen talent
recruitment & retention
Improve customer
satisfaction
Increase staff satisfaction
Nurture Innovation
Boost productivity
The real value - focus on results
people
processes
systems
change RESULT
DIGITAL WORKPLACE
“…all digital tools
provided by an
organization to allow
its employees to do
their jobs”
Intelligent | Social | Mobile | Ready to go
Yammer
Skype for
business
OneDrive for
business
SharePointContent
Management
Azure Media &
Other PaaS Services
OfficeAdd-ins
Mail Office Graph
Out of the Box – Ready to go
Office 365 video
Delve InfoPedia Custom
THE DIGITAL WORKPLACE
SharePoint OnlineOutlookOneDriveOneNote365 Video DelveYammerSway(InfoPedia)
Microsofts verktygslåda
WindowsOfficeSharePoint On premiseWindows PhoneMobile apps (IOS/Android)Dynamics CRMDynamics NavisionMicrosoft ProjectsSurfaceSkypeBing
Går det att skapa en DW med standardfunktionalitet i O365?
Ja, du kan komma långt iaf!Finns bra funktioner out of the box
I vissa fall är det relevant. Paketen är främst kopplade till Intranätet och specifika funktioner, även om de kallas lösning för Digital Workplace.
Kräver en hel del jobb!Ofta paketlicenser med liten möjlighet att anpassa…Det finns luckor vad gäller funktion.Det finns luckor vad gäller informationshantering.
Måste jag köpa tilläggspaket?
Merparten av Microsofts verktygslåda ur ett
sökperspektiv!
Hur hanterar vi den här situationen?
Ta fram strategi för informationshantering
Gör information tillgänglig
Verksamhet
• Vilka målsättningar har vi med vår Digital Workplace?
• Hur mäter och följer vi upp?
• Var visar vi information för användarna - hur gör vi den tillgänglig?
• Hur använder vi metadata för att underlätta att hitta information?
Användare Information Teknik Organisation
• Vart lagras information?
• Hur hanteras information över tid?
• Vilka verktyg har vi?
• Hur hänger de ihop rent tekniskt?
• Vem ansvarar för och följer upp ”informations-statusen”?
• Vem skapar och vart?
SharePoint and Office 365 integration.
External sources
MicrosoftCloud SSA
External sources SharePoint & Office 365
External sources
Integration toolDropBox
CRM Dynamics
System X
CLOUD SSA
Findwise Connectors
SharePoint OnlineDelve
Etc.
Office 365Search Index
Lösningsintegration med Cloud SSA
External sources
SharePoint 2013 On Premise
SharePoint 2013
CLOUD SSA
Office 365Search Index
Wisenet365
Findwise.com
FW SP Connector
Lokal fileserver, C:
SharePoint OnlineDelve
Etc.
Exempel- integration med Cloud SSA
Index any source of any format!
Modify content in the original source. Find, analyze and act upon information in SharePoint or Office 365.
Enable customized search applications in SharePoint and Office 365.
No copying. No moving.
Optimized Findability for SharePoint and Office 365.
Office 365 Findability
HUB (Directory, news, search)
Video
Portal Patterns
People and competences
Employee, Resources/Tasks
Knowledge Management
Sub portals (departments)
Intelligent | Social | Mobile | Ready to go
Yammer
Skype for
business
OneDrive for
business
SharePointContent
Management
Azure Media &
Other PaaS Services
OfficeAdd-ins
Mail Office Graph
Out of the Box – Ready to go
Office 365 video
Delve InfoPedia Custom
THE DIGITAL WORKPLACE
Findability in SharePoint and Office 365
Out of the box functionality in SharePoint is better and more usable than ever before.
Use the “out of the box” technology and focus your time and investment in creating a solution that makes sense to the users and helps them find, analyze and act upon the information.
SAMMANFATTNING
Går det att skapa en DW med standardfunktionalitet i O365?
Ja, du kan komma långt iaf!Finns bra funktioner out of the box
I vissa fall är det relevant. Paketen är främst kopplade till Intranätet och specifika funktioner, även om de kallas lösning för Digital Workplace.
Kräver en hel del jobb!Ofta paketlicenser med liten möjlighet att anpassa…Det finns luckor vad gäller funktion.Det finns luckor vad gäller informationshantering.
Måste jag köpa tilläggspaket?
Verksamhet
• Vilka målsättningar har vi med vår Digital Workplace?
• Hur mäter och följer vi upp?
• Var visar vi information för användarna - hur gör vi den tillgänglig?
• Hur använder vi metadata för att underlätta att hitta information?
Användare Information Teknik Organisation
• Vart lagras information?
• Hur hanteras information över tid?
• Vilka verktyg har vi?
• Hur hänger de ihop rent tekniskt?
• Vem ansvarar för och följer upp ”informations-statusen”?
• Vem skapar och vart?
• Har ni en Digital Workplace?• Hur mycket används av det ni betalar för?• Finns en strategi för informationshantering?• Är informationssystem väl integrerade ur ett
användarperspektiv?• Hur väl fungerar er Digital Workplace ur ett Findability
perspektiv?
Att fundera överHur ser det ut i din organisation?
© Findwise 2023-05-01
Informationsarkitektur i Office 365Christopher Wallström
• Tillverkar hushållsapparater• Ca 50000 anställda globalt• Skall gå in i Office 365 för alla användare• Matrisorganisation• Startar implementation till hösten
Case
• Sharepoint lätt att implementerao DÅLIGT
• Ni får informationsarkitektur var sig ni vill eller inteo Bättre att vara i förarsätet
• Bra informationsarkitektur ger bra sök• Lättare att få kontroll på sitt innehåll• Enkelt att styra innehåll till rätt målgrupp
Varför informationsarkitektur i O365?
• Effektkarta• Identifiera målgrupper• Identifiera innehållsobjekt utifrån effektkarta• Skapa innehållsmodell• Identifiera innehållstyper• Attribut och taxonomier• Vidare arbete
Arbetsgång
Effektkarta
• Alla användare• The connected user• The updated user• The organised user• The team player• The task oriented user
Användare
Innehållsobjekt
produkt plats person
process typ
Innehållsmodeller
person
dokument
mina uppgifter
e-tjänster
frågor & svar
nyheter/anslag
ärenden
mina kollegor
min arbetsplats
kontaktinfo
min grupp
Innehållsmodeller
nyheter/anslag
KPIer
styrdokument
service
kontaktinfo
mitt land
minarbetsplats
Övergripande innehållsmodell
affärsområde avdelning grupp person
minarbetsplats
stad
Vilka attribut behöver vi sätta på en viss typ av innehåll?
Definierar en innehållstyp.
Innehållstyp = Content Type i SharePoint
En innehållstyp kan definiera flera olika boxar i innehållmodellen.
Innehållstyp
o Målgrupp o Handlar om
NYHET
Strukturella attribut Beskrivande metadata
o Publiceringsdatumo Giltigheto Kalenderhändelseo Länko Publicerad avo Avsändareo Ansvarig
• Möjliggör att styra innehåll beroende på metadata• Lätt att återanvända innehåll
o COPE (Create Once Publish Everywhere)• Lätt att relatera innehållstyper till varandra• Lätt att samla innehåll som berör ett visst ämne eller en viss
organisatorisk enhet:o Nyhetsportalo Alla gällande styrdokumento HR information
Innehållsattribut
• Taxonomier är klistret mellan innehållet• Termstore i Sharepoint• Vanliga taxonomier
o Organisationo Platso Ämneo Processo Produkt
Taxonomier
Content Search Webpart
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
Innehållsvy
Resources
Search
Termstore
Ett nytt sätt att bygga webbplatser
Content Module + Master Page = Content View
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
• Lorem ipsum
Master Page Content View
Arbetsmetod
Baserade på identifierade innehållskrav.
Visar vilket innehåll (även relaterat) som skall
presenteras i en viss vy.
Baserade på innehållsmodellerna.
Beskriver typer av innehåll, såsom: nyheter, e-tjänster, artiklar, kalenderhändelser.
Innehållstyper får attribut, applicerade som metadata.
Innehållsmodeller Innehållstyper Innehållsattribut
Vidare arbete
• Skapa wireframes• GAP analys• Prioritera• Prototypa• Testa (använd gärna Optimal Workshop)• Iterera fram site och sök
