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La Gestione Documentale

Vantaggi della dematerializzazione emetodologie di archiviazione

Dario Bevilacqua

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Il concetto di dematerializzazione, di recente introduzione nel lessico comune enei testi normativi, identifica la scomparsa della naturale consistenza fisica degliarchivi e dei documenti, fino ad oggi in gran parte costituiti di tradizionaledocumentazione cartacea, potendo oramai acquisire la natura di “documentoinformatico”, indotta dal sempre più diffuso impiego di strumenti informaticinell’ambito dei processi produttivi delle aziende e delle PubblicheAmministrazioni.

La dematerializzazione si consegue :

Con l’incremento della gestione informatizzata e della progressivasostituzione dei supporti tradizionali con documenti informatici

Mediante il processo di conversione, attraverso digitalizzazione deidocumenti cartacei

Con la corretta gestione e conservazione dei documenti, sia elettroniciche digitalizzati (Selezione, Fascicolazione, Classificazione,Archiviazione)

DEMATERIALIZZAZIONE

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Oltre il 9O% delle informazioni utilizzate in unaazienda sono contenute in documenti cartacei.

Il volume della documentazione attualmenteraddoppia ogni 5 anni.

I NUMERI

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In Italia si stampano 115 Miliardi di pagine

di cui 19,5 Miliardi inutilizzate

Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte, per uncosto per singola operazione di 18€

Un documento su 20 viene smarrito ed il 3% è come se lofosse perché archiviato in maniera errata.

Costo per reperire un documento smarrito € 120

Inefficienze indotte pari al 3-5% del PIL Italiano

Fonte : Rapporto Osservatorio Permanente sul Documento Digitale, InfoCamere (2006)

I NUMERI

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La gestione dei documenti vale oltre il 2% del PIL

Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10%dei documenti genererebbe un risparmio di 3miliardi di euro, ripetibile ogni anno

Fonte :Ministero per l’ Innovazione e le TecnologieLA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVALibro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite

supporto digitalePubblicato dal CNIPA - 2006

I NUMERI

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La gestione dei documenti realizzata mediante i tradizionali sistemi diarchiviazione comporta un trattamento quasi esclusivamente“manuale” degli stessi ed evidenzia i seguenti svantaggi :

Spreco di spazio necessario alla conservazione

Dispersione delle informazioni

Difficoltà di controllo dell’accesso alla documentazione

Costi elevati derivanti dal recupero delle informazioni

Inefficacia nelle Ricerche derivante dalla possibilità di errore o reperimento diinformazioni incomplete

Perdita di informazioni dovuta al deterioramento dei supporti cartacei

Ritardi generati dall’elevato tempo di ricerca dei documenti e delle informazioni

INEFFICIENZA

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OBIETTIVI E RISULTATI

Garanzia di integrità nel tempo

Garanzia di provenienza e reperibilità dei documenti

Aumento dell’efficacia indotta

Velocizzazione dei processi

Minori costi per le amministrazioni e le imprese.

DEMATERIALIZZAZIONE

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OCCUPAZIONE FISICA

DEMATERIALIZZAZIONE

SistemiSistemi TradizionaliTradizionali Sistemi InformaticiSistemi Informatici

100.000 documenti A4perfettamente impilati

=+/- 2 m3 di spazio occupato

100.000 o più documenti A4=

1 DVD: 0,00004 m3

4,7 GB

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CONSERVAZIONE DEI DATI

DEMATERIALIZZAZIONE

Supporti TradizionaliSupporti Tradizionali Supporti InformaticiSupporti Informatici

INALTERABILITAINALTERABILITA’’

Il bit è immodificabile nel tempo.Fedeltà assoluta

anche dopo 1.000 anni.

La durata deisupporti cartacei è

decisamentebreve !!!!

Un FAX : pochi mesi

Altri documenti :qualche anno

I supportiinformaticigodono di

lunga vita !!!!Anche 30 annisenza rischio dialterazione o

perdita dei dati

INALTERABILITAINALTERABILITA’’

Impossibile garantirla :oggi carta, e domani ????

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Il documento è un oggetto prodotto da migliaia di anni per dare certezza

nelle relazioni sociali, all’interno dei vari sistemi giuridici e in tutti i

contesti di convivenza civile. La facilità con la quale i documenti vengono

stampati e duplicati all’interno dei moderni sistemi di gestione ha

generato una situazione insostenibile, in cui si produce carta senza

controllo e in cui l’archiviazione della documentazione diventa un

problema sempre più evidente, a cominciare dagli aspetti legati alle

garanzie giuridiche fino a quelli logistici ed economici.

IL DOCUMENTO

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Documento :Ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica,informatica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, ancheinterni, formati, acquisiti o utilizzati ai fini della propria attività.

Natura dei documenti :documento orale: supporto “volatile”

documento scritto: supporto “persistente”, solitamente cartaceo (diversisupporti, diverse tecniche di manipolazione, diversa durata, diversetecniche di conservazione)

documento digitalizzato: conversione su supporto digitale di un’opera“analogica” (documento scritto, immagine, film, suono…)

documento digitale: informazione su supporto digitale realizzataoriginariamente con tecniche digitali

Documento INFORMATICO:“Rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti”

IL DOCUMENTO

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Complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/oacquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia oindividuo nel normale esercizio delle proprie funzioni), durante losvolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore diattestazione e di tutela di un determinato interesse (politico-sociale,amministrativo, giudiziario, scientifico, militare, religioso, patrimonialeetc.)

Viene realizzato quale raccolta permanente di dati e documenti destinata aduna conservazione e consultazione estesa nel tempo.

L’ARCHIVIO

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ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALEL’archiviazione tradizionale dei documenti ha da sempre comportato

un’organizzazione preventiva della documentazione daconservare, essendo la gestione tradizionale della documentazioneun’attività estremamente onerosa, sia in termini economici che dirisorse umane da dedicarsi, il cui costo ha un incremento esponenzialein rapporto della quantità di documenti gestiti.

ORGANIZZAZIONE TIPICA DELL’ARCHIVIO Ordine Cronologico Ordine Alfabetico Ordine per categorie, materie o argomenti

ARCHIVIO

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ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Necessità di conversione dei documenti cartacei (scansione) Classificazione del documento

CLASSIFICAZIONEAssociazione di una serie di informazioni al documento (definite

chiavi) in modo tale da puntualmente descriverne il contenuto,informazioni che vengono memorizzate nell’archivio del sistemadi gestione documentale.

Maggiore è il numero delle informazioni di classificazione, piùprecisa è puntuale risulta la ricerca del documento, a scapito diuna maggiore onerosità in fase di archiviazione del documento.

ARCHIVIO

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Per la valutazione dell’effettiva convenienza della trasformazione diarchivi cartacei nei corrispondenti elettronici, ai fini di un ritorno sia intermini di efficienza che economici, è necessario considerare seguentiaspetti :Quantità dei documentiNecessità di garanzia di una conservazione a lungo termineFrequenza di consultazione degli archivi e dei documenti

Tali aspetti risultano tanto piùrilevanti se trattasi di archivigià esistenti.

E’ possibile “risparmiare” nellafase di classificazione deiDocumenti ?

CONVENIENZA ARCHIVIAZIONE DIGITALE

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Al fine di consentire l’immediata disponibilità del documento, è necessarioche in fase di archiviazione nel sistema informatico questo vengaarricchito con una serie di informazioni utili alla sua successiva ricerca chelo descrivono, insieme di attributi che vengono identificati come“Classificazione”.

La classificazione quindi consiste nell’associazione di una serie diinformazioni al documento (definite chiavi) in modo tale da puntualmentedescriverne il contenuto, informazioni che vengono memorizzatenell’archivio del sistema di gestione documentale.

Tali informazioni vengono solitamente “digitate” da un operatore in fasedi acquisizione, oppure associate mediante operazioni automatiche diinterfacciamento a sistemi informativi aziendali e/o tramite impiego dibarcode.

CLASSIFICAZIONE

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CLASSIFICAZIONE

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Raggruppando i documenti ed attraverso una classificazione gerarchica, incui viene puntualmente descritto l’elemento d’archivio principale (adesempio il fascicolo), e la semplice associazione di tutti i documenticomponenti lo stesso.

COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONE

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Utilizzando potenti strumenti di interpretazione a testo libero delcontenuto dei documenti, siano essi formati elettronicamente all’origineche convertiti attraverso acquisizione a mezzo scanner.

COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONE

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Le tecnologie attuali hanno consentito la realizzazione di algoritmi diinterpretazione dei caratteri (OCR) ad elevata affidabilità ed efficienza.

Il processo interpretazione ed indicizzazione full-text è completamentegratuito, viene eseguito in automatico e non necessita di assistenza daparte dell’utente.

L’ impiego simultaneo di logica fuzzy consente di effettuare ricerche persimilitudine, pertanto non risulta necessaria alcuna fase diveririca/correzione dei testi estrapolati.

In conseguenza, è possibile effettuare ricerche e gestire in manierauniforme un archivio costituito sia di documenti elettronici che cartaceiall’origine.

L’OCR E LA RICERCA FULL-TEXT

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Classificazione Minima

DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE

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Efficienza Massima

DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE

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Grazie a tale metodologia oggi è pertanto possibile gestire anchequegli archivi di scarso impiego per i quali, l’operazione diindicizzazione manuale dei documenti secondo le modalitàstandard di catalogazione, risulti non conveniente da un punto divista economico in termini di rapporto costo/beneficio.

Infatti, potendo sfruttare i potenti strumenti di ricerca a testolibero che non necessitano di una preventiva strutturazione deidati, è ora possibile gestire anche archivi di elevata moledocumentale pur tralasciandone la classificazione puntuale.

AMPLIAMENTO DELLE OPPORTUNITA’ DI ARCHIVIAZIONE

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Ulteriore garanzia della gestione informatizzata degli archivi èrappresentata dal controllo degli accessi ai documenti :

– Verifica puntuale dei diritti di accesso all’archivio digitale– Protezione dell’archivio digitale contro usi e manipolazioni

illecite– Protezione della Privacy– Sicurezza della conservazione dell’archivio digitale

GESTIONE INFORMATIZZATA