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Vortrag auf einer TOPIX Veranstaltung von Bechtle
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Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 1
NSI AutoStore
Verteiltes Erfassen von Dokumenten im Filesystemam Beispiel VHP
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 2
Themen
Themen Was ist NSI Autostore? Aufbau und Funktion verteiltes Scannen Modulübersicht HP Autostore Szenario bei VHP Darstellung des Workflows Nutzendarstellung
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 3
Was ist NSI Autostore? Middleware
Erfassen von Dokumenten über verschiedene Devices (Capture) HP MFP´s HP Digital Sender Xerox MFP´s (über SDK Erweiterung) Kyocera MFP´s (über SDK Erweiterung) Direkt über den Windows Explorer (Autocapture)
Konvertieren, Auslesen und Verändern der Dokumente (Prozess) Konvertierung nach PDF, DOC, RTF, XLS (inkl. OCR) Auslesen der Barcodeinformationen Überarbeiten und entfernen von farbigen Hintergründen……
Speichern der Dokumente in versch. Systemen (Route) Speichern in Filesystemen, E-Mail, FTP (Strukturierte Ablage beliebig möglich) Links erzeugen in Datenbanken Speichern in DM und Archiv Systeme
Capture >>> Prozess >>> Route
HP Autostore
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 4
Verteiltes Scannen mit NSI AutoStore
Anwender können Dokumente bei Bedarf scannen und verschlagworten
Anwender können Dokumente bei Bedarf scannen und verschlagworten
Die Dokumente werden über das Netzwerk übertragen
Die Dokumente werden über das Netzwerk übertragen
Automatische Verarbeitung über Speicherung in beliebige Systeme.Alle erkannten und eingegebenen Informationen werden mit den Dokumenten gespeichert
Automatische Verarbeitung über Speicherung in beliebige Systeme.Alle erkannten und eingegebenen Informationen werden mit den Dokumenten gespeichert
Vorteile:- hohe Flexibilität durch Nutzung von MFPs mit Menüs- Erfassung nicht an einen Ort gebunden- einfache Bedienbarkeit für die Anwender- einfache Gestaltung der Prozesse und zentrale
Administration- sehr attraktiv aus Sicht der Kosten
Vorteile:- hohe Flexibilität durch Nutzung von MFPs mit Menüs- Erfassung nicht an einen Ort gebunden- einfache Bedienbarkeit für die Anwender- einfache Gestaltung der Prozesse und zentrale
Administration- sehr attraktiv aus Sicht der Kosten
Nachteile:- Scanqualität und Papierhandling an Geräte
gebunden- geringe Interaktion nach dem Scannen mit den
Anwendern / Rescannen bzw. QS
Nachteile:- Scanqualität und Papierhandling an Geräte
gebunden- geringe Interaktion nach dem Scannen mit den
Anwendern / Rescannen bzw. QS
Aufbau verteiltes Scannen?
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 5
AutoStore – the platform for distributed capture
Document Management
Knowledge Management
DatabasesFileserverGroupwareMailserver
User Desktops
Capture
Proces
sRoute
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 6
Szenario VHP
Szenario VHP
Briefe, Bescheide und andere Dokumente scannen und im Filesystem archivieren. Ausschließlich mit Eingabe der Mandantennummer Prüfmechanismus Ablagepfad / Mandantennummer Volltextsuche (OCR/PDF) Ablage in der vorhandenen mandantenorientierten Ablagestruktur
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 7
Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators
Aufbau und Funktion
AutoStore Server
Administrator
File System
MandantenzuordnungABCABC
1.
2.
3.
Der Anwender legt das Papier in den Scanner und indiziert das Dokument
Der Anwender legt das Papier in den Scanner und indiziert das Dokument
Die gescannten Dokumente werden über das Netzwerk übertragen
Die gescannten Dokumente werden über das Netzwerk übertragen
Der MFP holt sein Konfiguration vom AutoStore Server
Der MFP holt sein Konfiguration vom AutoStore Server
Der Administrator erstellt die Menüs-Strukturen für die Maschinen und definiert die Prozesse für die Verarbeitung
Der Administrator erstellt die Menüs-Strukturen für die Maschinen und definiert die Prozesse für die Verarbeitung
Nach der Verarbeitung werden die Dokumente im File System gespeichert.
Nach der Verarbeitung werden die Dokumente im File System gespeichert.
AutoStore weist die gescannten Dokumente einem Prozess zu und verarbeitet sie.
AutoStore weist die gescannten Dokumente einem Prozess zu und verarbeitet sie.
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 8
Vorteile für den Anwender
- Einfache Bedienung der schon bekannten Geräte („kopieren kann jeder“)- Scannen und verarbeiten von Dokumenten ohne Kenntnis von entspr. Programmen- Informationen können bei Bedarf schnell Bereitgestellt werden- Integration der vorhandenen Arbeitsplatzscanner
Vorteile für das Team / Firma
-Bessere Nutzung von Papier- Dokumenten- Höhere Akzeptanz von digitalen Papierlosen Systemen „alltägliches Papier“ ist für alle Verfügbar – d.h. geschlossene Prozesse- höhere Datensicherheit, durch zusätzliche elektronische Ablage- Mobiler Zugriff auf aktuelle Papierinformationen
Vorteile für die Administratoren
- Schnelle Implementierung und Anpassung an bestehende Prozesse- Zentrale Administration der Geräte und Software- Reine Serverinstallation, dadurch einfache Überwachung der Prozesse
Nutzen für VHP
Nutzen für VHP
Bechtle AG 23.07.2002 Version 1.0 Folie 9
Kontakt
Kontaktinfo: Thomas Moser
E-Mail: [email protected]
Tel: +49 176 3766 1462
Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Folien haben, können Sie jederzeit mit mir in Kontakt treten.
