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Slides da aula apresentada no dia 29 de setembro de 2014. Disciplina: Gestão de Projetos e Empreendedorismo. Tema da aula: Riscos.
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Gestão de Projetos Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com
29/09/2014
2° Semestre de 2014
SIN-NA7
PROVA 1 06/10
Desde a 3ª aula (13/08) até...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
A prova valerá 3 pontos...
Outros 7 pontos: Atividades
Dúvidas sobre o conteúdo?
Enviem por e-mail tópicos que devem ser revisados...
Se preparando para que tudo dê certo...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Primeiro, vamos entender a definição de risco...
Definição do PMBOK, 5ª edição:
Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,
provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto
O risco envolve...
Incerteza
Impacto
Probabilidade
Oportunidades
Ameaças
Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:
http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/
Risco...
de atraso
de não atender o escopo
de não cumprir o orçamento
de não ser homologado
de algum membro da equipe sair da empresa
Risco...
de entregar antes do prazo
de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais
de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades
de empreender com o Projeto TCC
Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração
Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo
Restrição Limitação ou imposição de limite
Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido
Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000
Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do
projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?
▪ O que faremos se ela sair?
O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?
▪ O que faremos se o projeto atrasar?
Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada
Consultoria
Brainstorming Lições aprendidas
Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada
Consultoria
Brainstorming Lições aprendidas
Tempestade de idéias ou “toró de parpite” Diferenças de pensamentos e experiências
geram novas ideias Compartilhar as ideias, sem filtros Julgamento pode “bloquear” o processo
A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming
Base histórica de riscos em outros projetos Reuniões entre equipes
Aprendizado Inter-projetos (http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html)
# Descrição Fonte
001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento
002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente
003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova
# Descrição FONTE
001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento
002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente
003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova
Importante: Uma única fonte pode
gerar diversos riscos
Vários riscos serão identificados A análise permite priorizar o foco no
tratamento dos riscos!
Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?
Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?
Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco
# Descrição Prob. Imp. Criticidade
001 Entrega fora do prazo 4 5 20
002 Escopo não atendido 3 4 12
003 Não aceitação do sistema pelos clientes
2 3 6
Estratégia de Resposta e Plano de Ação
Quando for um risco negativo...
Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)
Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)
Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade
Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer
Quando for um risco positivo...
Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize
Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)
Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade
Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize
O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores
O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada
# Descrição Criticidade
Estratégia de Resposta ao Risco
Plano de Ação
001 Entrega fora do prazo
20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?
002 Escopo não atendido 12 Mitigar
003 Não aceitação do sistema pelos clientes
6 Aceitar
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...
Bom... O fato é que não depende somente de você...
▪ Sponsor
▪ Estrutura Organizacional
▪ Mapa do poder
Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Etapa crítica do projeto...
A forma como é realizada tem influência direta no sucesso ou fracasso
Deve ser objetiva...
Foco nos documentos e ferramentas que realmente agregam
O Gerente de Projeto direciona...
Mas não faz tudo sozinho
Realizando tudo que foi planejado!
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
1. Executar o projeto conforme o planejado
Fazer acontecer tudo que foi planejado!
Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer!
Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...
CUIDADO!
A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado
A execução está seguindo conforme o planejado?
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Acompanhar tudo que foi planejado!
Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)
Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!
Há desvios?
Avaliar se é necessário definir um plano de ação para que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento
Mudanças são necessárias?
Etapa 2. Gerenciar as mudanças
Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!
Não monitorar o projeto é como dirigir um carro sem enxergar o que há na frente...
Fonte:
http://www.ecotrilhas.net/De
t_Materia.asp?materia_ID=2
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Nada é permanente,
exceto a mudança. (Heráclito)
Mudanças possíveis dentro de um projeto...
Escopo
Prazo
Custo
Critérios de qualidade
Equipe
Qualquer outro item planejado
Mudanças possíveis dentro de um projeto:
Escopo
Prazo
Custo
Critérios de qualidade
Equipe
Qualquer outro item planejado
Como o Gerente de Projetos
deve tratar as mudanças no
planejamento?
Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos
Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido
Além disso, considere que a mudança talvez...
precise ser contemplada após o término do projeto
vá impactar em alguma premissa ou restrição
seja resultante de uma má definição de escopo
seja resultante de um planejamento otimista demais
Etc...
Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
Avaliar Negociar Decidir Executar
Não fique “sentado no problema”!
Não fique “sentado no problema”!
Fonte: http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação
Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?
Qual é a frequência?
Qual é o público?
Como o comunicado será feito?
Lembre-se que a comunicação é um dos fatores críticos para o
sucesso do projeto!
Plano de Riscos do Projeto TCC
Criem o Plano de Riscos do Projeto TCC
Entrega na próxima
aula (01/10)
alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida
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