Efficient berichten in Outlook verwerken

Efficiënt berichten in Outlook verwerken

Raymond Vermeulen

Waarschuwing op bureaublad uit

1

2

3

4

5

Postvak IN – ook ongelezen berichten

Rechtermuisknop

12

3

Waarom alles in mappen?Tijdwinst:alles in één map: KortArchief

Archief

Archiveren

Terugzoeken

10% ?

LangArchief

Men besteedt veel tijd aan archiveren. Meestal heeft men10% van het archief ooit nog eens nodig.Daarom alles in één map. Razend snel zoeken met CTRL+SHIFT+F

In Stuff-bakjes

Wat is dit?

Wil ik hier deze weekiets mee doen?

Wat is mijngewenste uitkomst?

Wat is mijneerstvolgende actie?

Doe het meteen

Wachten opIn AgendaEerstvolgende

acties

Alleen als hetkan in minderdan 2 minuten.

In Agenda, maaralleen als heteen specifiekedatum of tijd

betreft.

Alles wat ik hebgedelegeerd,

besteld of gevraagd.

Dit ga ik zelf doen

zodra ik kan.

Prullenbak

Later / Misschien

ArchiefProject

1. Verzamelen

2. Beslissen

3. Organiseren

NEE

“POSTVAK IN” leeg, Hoofd leeg

JA

Mogelijke berichten: Actie “NEE”

1. SPAMToets “Delete”

Eventuele mogelijkheid. Geblokkeerde afzenders Ga op het bericht staan Rechtermuisknop Selecteer “Ongewenste mail” Afzender toevoegen aan lijst

geblokkeerde afzenders

Mappen maken-Rood/Geel (1)Elke map kan één type item bevatten!!!

Kort Archief CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Kort Archief”Selecteer “E-mail en postitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Mappen maken Rood/Geel (2)

Later / MisschienCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Later/Misschien”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Mappen maken Rood/Geel(3)

Wachten OpCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Wachten Op”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Mappen maken Rood/Geel (4)

ProjectenCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Projecten”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

Controle nieuwe mappen

Weergeven Mappenlijst CTRL + 6

Let op de iconen vantaakitems en postitems

Snelkoppelingen naar mappen (1)

Navigeren door OutlookAlleen mappen type E-mail: CTRL +1Alleen mappen type Taakitems: CTRL + 4Alle typen: CTRL + 6

Wat willen we: weergave van bepaalde mappen

Daarom gaan we een snelkoppeling maken

Maken snelkoppeling

Snelkoppeling menu: CTRL + 7Klik op “Nieuwe snelkoppeling

toevoegen”Voeg de volgende mappen toe: Postvak IN Kort Archief Taken (eerstvolgende actie) Later/Misschien Wachten Op Projecten Verzonden items Postvak UIT Notities

Nieuwe groepen toevoegen en indelen

Klik op “Nieuwe groep toevoegen”

Maak de volgende groepen aan:• E-mail• Acties• Diversen

Sleep elke snelkoppeling naar dejuiste groep.

Resultaat

Verwijderen snelkoppelingen

Eventueel te verwijderen

CTRL + Y =Springt van map naar map

Alle items in Inbox laten zien

Standaard op aantal ongelezen itemsDoel: alle items laten zien

Klik op snelkoppeling Postvak INRechtermuisknop >> EigenschappenAanvinken: “Totaal aantal items”

Werkbalk voor meer productiviteit (1)

Twee knoppen om binnengekomen berichten in de

Inbox snel in de aangemaakte mappen onder te brengenGa op Standaardwerkbalk staanKlik op rechtermuisknopKies “Aanpassen” >>

Werkbalk voor meer productiviteit (2)

Kies tabblad “Werkbalken”Kies “Nieuw”Geef naam “Inbox leeg”Klik op ‘OK”

Sluit venster “Aanpassen”niet !!!

Werkbalk voor meer productiviteit (3)

Sleep de nieuwe werkbalk naar de bovenkant van het Outlookvenster.

Resultaat

Werkbalk voor meer productiviteit (4)

Toevoegen van twee knoppen op werkbalkTabblad “Opdrachten”Bewerken - Naar map kopiërenSleep naar nieuwe werkbalk

Sluit venster “Aanpassen”nog niet !!

Werkbalk voor meer productiviteit (5)

Tabblad “Opdrachten”Bewerken - Naar map verplaatsenSleep naar nieuwe werkbalk

Sluit venster “Aanpassen”nog niet !!

Werkbalk voor meer productiviteit (6)

Werkbalk. De eerste knop bevat alleen tekst. De tweede knop is een afbeelding

Ga met de muis op afbeelding staanRechtermuisknopSelecteer “Alleen tekst (altijd)

Werkbalk voor meer productiviteit (7)

Naam wijzigen Klik met rechtermuisknop op “Naar map kopiëren” Wijzig naam in : &1. Kopiëren (let op spatie) Klik met rechtermuisknop op “Naar map verplaatsen” Wijzig naam in : &2. Verplaatsen (let op spatie)

ampersand teken “&” belangrijk voor toetsenbordcombinatie

Sluit venster “Aanpassen”

E-mails terugzoeken Rangschikken op Afzender en In groepen

Zoeken

Zoeken in de huidige map: CTRL + EZoeken naar contactpersonen: F11Geavanceerd zoeken: CTRL+SHIFT+F

Zoek-software:http://desktop.google.com

TIP

Extra: ontvangst/lees-bevestiging

Nieuw bericht

Extra: Ander kleur als je alleen ge-CC’d bent

Huidige weergave>.huidige weergave aanpassen1

2 3

4

56

7

Extra: Phraseexpress.com

Acronym: ppp