Embed Size (px)
DESCRIPTION
Process map
Citation preview
BPM WORKSHOP 2010
1
Supply ChainWarehouse
Planning
Human Resource
R&D
Customer Serv.
SalesMarketing
Company
Everyone in Organization Contributing to the end-Business result
Finance Documentation
BPM WORKSHOP 2010
BusinessProcess Mapping
BPM WORKSHOP 2010
Course Outline
Intro toProcessMapping
Intro toProcessMapping
ProcessMap
ProcessMap Process
reengineering
Process reengineering
Uses &Applications
Uses &Applications
Module 1 Module 3 Module 4Module 2
PracticesPracticesPracticesPracticesTermsDefinition
TermsDefinition
BPM WORKSHOP 2010
4
Ternyata bukan spesies yang paling kuat yang mampu bertahan hidup, juga bukan yang paling cerdas, melainkan yang paling mampu beradaptasi pada perubahan. ( Charles Darwin )
Perubahan
BPM WORKSHOP 2010
5
AA BB CC DD EER N R N R
FF GG HH II JJR N D N D
KK LL MM NN OOR D N R D
PP QQ RR SS TTN R D N N
UU VV WW XX YYN R R N N
BPM WORKSHOP 2010
6
Talkshow
Talkshow ini bertajuk “mini-survey”, yaitu survey singkat yang akan mendata apa pendapat orang (responden) tentang SOP.
Tulis dua (2) nomor handphone teman atau kolega anda diselembar kertas. Fasilitator akan menghubungi nomor tersebut dan menanyakan pendapatnya mengenai apa SOP itu.
Transcript:
“Selamat pagi Pak Edy, saya Ady Subagya—sekarang sedang bersama (NAMA ANDA) dan sedang melakukan mini-survey. Apakah anda bersedia menjadi salah satu responden?”
“Apakah SOP menurut anda?”(Mohon anda tulis hasil survey)
Talkshow ini bertajuk “mini-survey”, yaitu survey singkat yang akan mendata apa pendapat orang (responden) tentang Business Process Mapping (BPM).
Tulis dua (2) nomor handphone teman atau kolega anda diselembar kertas. Fasilitator akan menghubungi nomor tersebut dan menanyakan pendapatnya mengenai BPM.
Transcript:
“Selamat pagi Pak Edy, saya Ady Subagya—sekarang sedang bersama (NAMA ANDA) dan sedang melakukan mini-survey. Apakah anda bersedia menjadi salah satu responden?”
“Apakah BPM menurut anda?”(Mohon anda tulis hasil survey)
BPM WORKSHOP 2010 7
As proposed by theProject Sponsor
As specified in theProject request
As designed by the Systems analyst
As produced by theprogrammers
As installed at theUser’s site
What the user really wants
BPM WORKSHOP 2010
8
Systems (1)
Kumpulan interaksi elemen yang bertujuan
Sound systems, HRMS,QMS, EMS, education systems
BPM WORKSHOP 2010
9
Systems (2)
Beberapa unsur penting dalam sebuah systems adalah plan-do-check-act.
BPM WORKSHOP 2010
10
Management
Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
Management bisa juga berarti orang atau sekumpulan orang dengan otoritas mengendalikan organisasi
BPM WORKSHOP 2010
11
Policy
Prinsip dan panduan yang dibuat sebagai dasar pembuatan keputusan dan tindakan
BPM WORKSHOP 2010
12
Top management
Perorangan atau kelompok yang mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi
BPM WORKSHOP 2010
13
Customer
Orang atau pihak yang menerima dan menggunakan produk atau jasa
BPM WORKSHOP 2010
14
Process
Kumpulan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran
BPM WORKSHOP 2010
15
Task
komponen rinci dari suatu kegiatan yang memerlukan perlakuan khusus
BPM WORKSHOP 2010
16
Process VS Task
Proses melibatkan lebih dari seorang, dan diperlukan koordinasi. Task dilakukan satu orang.
BPM WORKSHOP 2010
17
Process types
Primary/ Core processSupporting/ Management process
BPM WORKSHOP 2010
18
Information
Data yang bermakna
BPM WORKSHOP 2010
19
Methods
Cara melakukan sesuatu
BPM WORKSHOP 2010
20
Task
komponen rinci dari suatu kegiatan yang memerlukan perlakuan khusus
BPM WORKSHOP 2010
21
Document
Informasi dan medium pendukungnya
BPM WORKSHOP 2010
22
Data
Informasi terdokumentasi yang menjadi bukti dan dapat dijadikan sumber untuk mengambil keputusan
BPM WORKSHOP 2010
23
Records
Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa kegiatan sudah dilakukan
BPM WORKSHOP 2010
24
Standard
Kesepakatan tertulis berisi aturan,
kebijakan, spesifikasi tehnis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk dan jasa sesuai dengan tujuannya
BPM WORKSHOP 2010
25
Operating
Aplikasi dari sebuah proses
BPM WORKSHOP 2010
26
Procedure
Cara khusus menjalankan
suatu tugas
Work Instruction
Perintah dan penjelasan khusus menjalankan suatu tugas
BPM WORKSHOP 2010
27
Standard Operating Procedure
Panduan terdokumentasi berisi metode khusus untuk melakukan tugas secara konsisten demi kesesuaian
SOP mengandung kata Standard, sehingga pembuatannya harus melalui kesepakatan
BPM WORKSHOP 2010
28
Supply ChainWarehouse
Planning
Human Resource
R&D
Customer Serv.
SalesMarketing
Company
Everyone in Organization Contributing to the end-Business result
Finance Documentation
BPM WORKSHOP 2010
Business Process Mapping
Diagram yang mengidentifikasikan langkah penting dalam menyelesaikan proses
BPM WORKSHOP 2010
30
BPM WORKSHOP 2010
31
BPM WORKSHOP 2010
32
BPM WORKSHOP 2010
33
BPM WORKSHOP 2010
BPM WORKSHOP 2010
BPM WORKSHOP 2010
ProcessMore on Process
Controls
Human resources, Mechanism (equipment, tools),
IT, policies, procedures
Process NameIN OUT
BPM WORKSHOP 2010
37
Process types
Primary/ Core processSupporting/ Management process
BPM WORKSHOP 2010
Process levels
• 1. high level 6-10 gambaran proses besar
• 2. middle level (process diagram) rincian dari masing-masing proses besar
• 3. low level (procedures) panduan menjalankan proses
38
BPM WORKSHOP 2010
Process Framework
Core processes
Product developmentResearchEngineering and designProcess engineering
Obtaining customer commitmentMarket developmentMarketing and salesTendering
Order fullfilmentProcurement, logisticsPlanningManuf, assemblyDistribution
Customer serviceAfter sales serviceProduct take back
Suppotives
SupportFinancial managementHumanresource managementInformation managementMaintenanceInternal control/ audits
BPM WORKSHOP 2010
40
Process adalah kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran
Process of making esspresso
BPM WORKSHOP 2010
41
FLOWCHART
IDEFO: Box and arrow
BPM WORKSHOP 2010
42
NESTED General
Detailed
BPM WORKSHOP 2010
43
• Show Daimler BPM,
Nested
BPM WORKSHOP 2010
44
SWIMLANES
BPM WORKSHOP 2010
Manfaat proses
Memandu mengenali sebuah organisasi
(BPM adalah bagian dari quality manual, safetyManual, envirinmental manual)
More on Process
BPM WORKSHOP 2010
Manfaat proses
Meningkatkan pemahaman akan proses itu sendiri
(Mereka yang memahami proses kerja dan belum pernah membuat mapping, akan terkejut setelah melihatnya)
More on Process
BPM WORKSHOP 2010
Manfaat proses
Sebagai referensi untuk membuat value-stream mapping
(restructuring, resource planning )
More on Process
BPM WORKSHOP 2010
Manfaat proses
Penetapan Uraian tugas, struktur organisasi, penyusunan Prosedur
More on Process
BPM WORKSHOP 2010
Manfaat proses
Menentukan resource dan metode yang diperlukan
(Resource dapat berupa sumberdaya manusia, sumberdaya infrastruktur dan sumberdaya keuangan)
More on Process
BPM WORKSHOP 2010
Metode dalam proses
Apabila proses kurang/ tidak efektif, maka diperlukan suatu metode. Salah satu metode adalah Standard Operating Procedures.
BPM WORKSHOP 2010
BPM WORKSHOP 2010
Structured approach to mapping Process
• Buat sasaran-sasaran• Tetapkan cakupan proses • Siapkan tim• Wawancarai pihak terkait• Buat draft • Validasi dan finalisasi• Distribusikan
BPM WORKSHOP 2010
Process map to SOP
BPM WORKSHOP 2010
54
Feeding Milking
Reproduction
WasteHandling
1. Sanitazing, preparing equipment
2. Milking3. Clean-up
Milking management systems
Process Procedure
BPM WORKSHOP 2010
55
Anybody
• ada 4 orang yang bernama Everybody, Somebody, Anybody dan Nobody.
• Ada sebuah tugas penting yang harus diselesaikan, dan Everybody yakin bahwa Somebody akan melakukannya, tetapi ternyata Nobody telah melakukannya. Somebody menjadi marah mengetahui hal itu karena itu adalah tugas Everybody. Everybody berpikir bahwa Anybody dapat mengerjakan tugas tersebut, tetapi Nobody menyadari bahwa Everybody tidak akan mengerjakan tugas tersebut. Akhirnya Everybody menyalahkan Somebody.
BPM WORKSHOP 2010
Process mapping
Tahapan pertama
Mengenali dan mengidentifikasi proses-proses yang ada pada organisasi (as-is)
BPM WORKSHOP 2010
Process mapping
Tahapan kedua
Mengurut-urutkan proses-proses tersebut sesuai dengan kejadiannya
BPM WORKSHOP 2010
Process mapping
Tahapan kedua
Mengurut-urutkan proses-proses tersebut sesuai dengan kejadiannya
BPM WORKSHOP 2010
Process mapping
Tahapan ketiga
Menganalisa dan menilai metode proses apakah sudah sesuai, meninjau alat-alat proses
BPM WORKSHOP 2010
Process mapping
Tahapan keempat
Menggambar ulang proses bisnis dan menentukan alat proses
BPM WORKSHOP 2010
Process mapping
Tahapan keenam
Menerapkan, menilai proses dan membuat perbaikan dan menerapkan kembali
BPM WORKSHOP 2010
62
Mindmap Wrapup
Buatlah catatan di selembar kertas mengenai pokok bahasan yang telah anda pelajari. Gunakan Mindmap.
Mindmap adalah cara mencatat menggunakan gambar dan tulisan berwarna. Membuat catatan dengan Mindmap dimulai dari menggambar gagasan utama dari pokok bahasannya—tepat pada bagian tengah kertas, kemudian unsur-unsur lain digambarkan dalam bentuk cabang-cabang (liha contoh)
BPM WORKSHOP 2010
64
Cof fee
