Suksesskriterier sett fra en innkjøpers ståsted Anskaffelse av IKT og konsulenttjenester

Gunnar.Helge.Wiik@nav.noSeniorrådgiver NAV

21. oktober 2010

Devoteam daVinci

Frokostseminar anskaffelser 21. oktober 2010

NAV, 27.10.2010 Side 2

Offentlige anskaffelser I Norge anskaffer det offentlige varer og tjenester for ca. 380 mrd

kroner i 2010.

NAV anskaffet varer og tjenester for ca. 9,9 mrd kroner i 2009

IKT - varer , vedl.og -support 650 MNOK

Konsulentavtaler 1 357 MNOK

§ 1 Formål – Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved

å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på

forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det

offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at

offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte.

Sukssesskriterie for en offentlig anskaffelse er å realisere § 1

formål.– Hvordan klare det?

– Det følgende er et eksempel på en anskaffelse som pågår nå og viser hvordan denne gjennomføres for å

etterleve § 1

NAV, 27.10.2010 Side 3

NAV - Arbeids- og velferdsforvaltningen TALL OG FAKTA

Opprettet 1. juli 2006 som fusjon av Arbeidsmarkedsetaten og Trygdeetaten

Skal innen 2010 gjennomføre en av tidenes største forvaltningsreformer: Lokale partnerskap stat/kommune

14 000 ansatte (i statsetaten)

ca 17 000 ansatte gjennom partnerskap med kommunene

Nesten hele befolkningen er blant våre brukere

Forvalter en tredjedel av statsbudsjettet, gjennom ordninger som arbeidsledighetstrygd, attføring, pensjon, barnetrygd, kontantstøtte, m.m.

Kontor i alle kommuner

NAV, 27.10.2010 Side 4

Tre reformer samtidig

NAV PensjonHelse-

refusjoner

Organisering

Arbeidsprosesser

Kompetanse

IKT

Regler/lovgivning

NAV, 27.10.2010 Side 5

Oppsummering av dagens situasjon og de viktigste utfordringene

Omstillingen er i rute, men tar energi og oppmerksomhet fra løpende

produksjon og oppfølging av brukerne

Vi har hatt betydelige restanser og har slitt med

saksbehandlingstidene på flere av de store ytelsesområdene

Forbereder innføring av nye regelverk som nytt pensjonsregelverk og

arbeidsavklaringspenger

Reformarbeidet har vært prioritert og det har liten grad har vært mulig

å prioritere andre oppgaver knyttet til utvikling og modernisering av

etaten

NAV, 27.10.2010 Side 6

Sentrale utfordringer på systemsiden i NAV

Det store presset på utvikling har ført til at forebyggende vedlikehold, konsolidering og feilretting har blitt prioritert lavere

IKT-porteføljen preges av sprikende teknologi og komplekse avhengigheter

Den nye organisasjonsstrukturen stiller krav til arbeidsprosessene i NAV som ikke støttes godt nok av eksisterende IKT-løsninger – f. eks. post- og dokumenthåndtering

Saksbehandlingssystemene har fått langt flere brukere enn systemene var designet for

Høy kompleksitet i et drifts-, utviklings- og forvaltningsperspektiv

Strategiske/tekniske beslutninger blir ofte tatt i prosjekter

Påvirkning fra eksterne tjenesteleverandører

Kontroll og styring

NAV, 27.10.2010 Side 7

Etablering av forvaltningskontrakter for Ny pensjonsløsning

Konkurranseutsetting av et sentralt og virksomhetskritisk

område

Informasjon og forventninger til leverandørmarkedet

Kjøp av tjenester på et riktig nivå

Profesjonalisering av kunderollen

Ønske om å påvirke og motivere markedet– Reelle og gode tilbud

– Ryddig og etterrettelig behandling

– God informasjon

– Profesjonell kjøper av tjenester

NAV, 27.10.2010 Side 8

Mål

Etablere forvaltningskontrakter for Ny pensjonsløsning

Inkludere systemer/komponenter fra eksisterende

porteføljer der dette gir bedre systemforvaltning for NAV

NAV, 27.10.2010 Side 9

Overordnet plan

Informasjon og overgangsavtaler med leverandører

innenfor Pensjonsprogrammet: juni – september 2009

Prekvalifisering av leverandører: Q3 – Q4 2009

Anskaffelsesprosess: Q4 2009 – Q3 2010

Overgangsfase for ny leverandør: Q3 2010 – Q2 2011

Ny leverandør overtar forvaltningsansvaret: Fra Q3 2011

NAV, 27.10.2010 Side 10

Strategi

Markedsvurdering

Forvaltningsstrategi

Anskaffelsesstrategi

Sourcingstrategi

Evt. endringer i rammeverk/utviklingsverktøy for

forvaltning?

Føringer vedrørende metode for systemutvikling/

systemleveranse

NAV, 27.10.2010 Side 11

Markedsvurdering

Markedssituasjonen– Med dagens forholdsvis lave konjunkturer er det kapasitet i markedet– Prisnivået har gått ned siste 12 måneder– Nedgangen i verdensøkonomien på vei til å bunne ut– Usikkert når markedet snur – vil det skje innenfor neste 6 - 12

måneder?

Konkurransesituasjonen– Dagens leverandører i pensjonsprogrammet har fortrinn– Viktig å skape en god konkurransesituasjon gjennom

– Definere overgang fra program til forvaltning (oppstart- og etableringsfase) som gjør andre leverandører i stand til å bygge seg opp

– Overgangsavtaler med dagens leverandører– NDU sine ekstra kostnader for overgang til forvaltning med ny leverandør

tas ikke inn i evalueringen– Kjennskap til virksomhetsprosessene i NAV skal vektlegges balansert i

evalueringen

NAV, 27.10.2010 Side 12

Forvaltningsstrategi

NAV forvaltningsstrategi legges til grunn

– Leveranse av tjenester med resultatansvar fremfor kjøp av løpende konsulenttjenester

– Leveransene skal beskrives iht definerte kvalitetskrav, og skal følges opp ift måloppnåelse

– Større forutsigbarhet i forhold til kostnadsnivå for kunden

– Definert grunnlag for styring og oppfølging av kostnader

– Leverandørene skal følges opp i forhold til måloppnåelse og kvalitet

– Kontraktene skal i størst mulig grad gjenspeile faktisk samhandling og oppfølging av leveranser

– Klare forpliktelser hos leverandører

– Incentiver som sikrer kvalitetsmessig god forvaltning

NAV, 27.10.2010 Side 13

Anskaffelsesstrategi

1. Prosedyre og modell

2. Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering

3. Kvalifikasjonskriterier - konkurranse

NAV, 27.10.2010 Side 14

Prosedyre og modell

Prosedyre: Over terskelverdi, konkurranse i 2 trinn med forhandling

Kontraktene baseres på kontraktsstandardene fra Dataforeningen for systemforvaltning samt NDU sine tillegg til disse standardene

– Vedlikeholdskontrakten– Rammeavtale om utviklingstjenester

Prismodell: I henhold til kontraktsstandardene fra Dataforeningen– Fast pris for vedlikehold med feilrettingsforpliktelse– Målpris med risikopåslag på estimat som hovedmodell for

videreutviklingsleveranser– Løpende timebetaling for utredningsarbeid, evt. også målpris på utarbeidelse

av løsningsspesifikasjon– Fast %-påslag for administrasjon av videreutvikling, versjonshåndtering/

konfigurasjonsstyring og feilretting under akseptansetest

Kontraktsperiode: 4 år (inklusive oppstartfase) samt opsjoner på 1 år + 1 år

Leverandørkonstellasjon: En leverandør innenfor forvaltning av hvert område/portefølje

NAV, 27.10.2010 Side 15

Avklaringer

Beslutningsmatrise

Rollebeskrivelser

Risikovurderinger Gjennomføringsevne i SPA Samarbeid med andre avdelinger i NDU, med direktoratet og med Pensjonsprogrammet Konkurransesituasjonen, forhold hos leverandørene Endringsprosesser innenfor NAV eller hos andre sentrale premissgivere

Usikkerhet

Hvert team har evaluert tilbudene fra alle de aktuelle leverandørene innenfor de respektive kategoriene

Teamene ble kun vurdert i forhold til kvalitetskriteriene

– Oppdragsforståelse

– Oppfyllelse av funksjonelle krav

– Oppfyllelse av ikke-funksjonelle krav

– Risiko ved migrering

– Metode for migrering

Poenggivning og begrunnelser dokumentert i regneark

NAV, 27.10.2010 Side 16

Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering

Obligatoriske krav (attester, regnskap etc)

Tekniske og faglige kvalifikasjoner (eksempel fra Arena)– Erfaring 25%

– Referanseprosjekter

– Kompetanse 25%– CV’er for relevante ressurser

– Utfylt kompetansematrise (verktøy, rammeverk, metode, prosesser, ledelse)

for de samme personene

– Kapasitet 25%– Beskrive og godtgjøre kapasitet for kvalifisert personell

– Beskrive bruk av evt. underleverandører

– Metode og kvalitetssikring 25%– Kortfattet beskrivelse av relevant metode og verktøy

– Beskrivelse av forvaltningsprosesser

– Kvalitetssystem, sertifisering

NAV, 27.10.2010 Side 17

Kriterier – konkurranse

Totalkostnad 35%– Oppstartfase/etableringsfase– Vedlikehold (ut fra erfaringstall for feil, support etc)– Videreutvikling (ut fra prognose over utviklingsbehov)

Kvalitet på tjenestene 65%– Gjennomføringsevne 50%

– Forvaltningsorganisasjon– Kompetanse og kapasitet– Ledelse– Referanseprosjekter– Underleverandører– Forvaltningsprosesser– Utviklingsmetodikk– Oppstartprosjekt– Evt en konkret case??

– Kravoppfyllelse vedlikehold 10%– Kravoppfyllelse rammeavtale 5%

NAV, 27.10.2010 Side 18

OmfangAnskaffelse av forvaltningskontrakter - milepæler

Konkurranse Frist – forespørsel om å

delta i

konkurransen

Frist – utsendelse av

konkurransegrunnlag

Tilbudsfrist Avtaleinngåelse

Fellessystemer 5/1 13/1 25/2 7/5

Pensjon & Bidrag 8/1 25/1 25/3 18/6

Datavarehus 13/1 12/2 13/4 18/6

Fellesregistre 20/1 22/2 6/5 13/8

Integrasjon 22/1 12/4 23/6 29/10

Brev & arkiv 27/1 12/3 11/6 1/10

Økonomi 15/1 5/5 27/8 19/11

NAV, 27.10.2010 Side 19

Innhold av konkurransegrunnlag

Betingelser for konkurransen

Vedlegg 1 Kontraktsforlag Vedlikeholdskontrakt for programvare – Del 1 Kontraktsdokument

– Del 2 Generelle kontraktsbestemmelser

– Del 3 Bilag

Vedlegg 2 Kontraktsforslag Rammeavtale om utviklingstjenester – Del 1 Kontraktsdokument

– Del 2 Generelle kontraktsbestemmelser

– Del 3 Bilag

Vedlegg 3 Beskrivelse av programvaren

Vedlegg 4 Forvaltning av programvaren

Vedlegg 5 Internkontrollsystem for personvern,

informasjonssikkerhet og beredskap; Systemutvikling og

systemforvaltning

NAV, 27.10.2010 Side 20

6. De faste deltagerne i forhandlingsteamene

Anskaffelse Forhandlingsleder Forvaltningsledelse Innkjøp Koordinator

1 Fellessystemer Gunnar Helge Wiik

Pål Sundbye

Kristina Karlsen Gunnar Helge Wiik

Odd G. Alterhaug

Morten Tveit

2

Pensjon og

Bidrag Inger Beate Botheim

Pål Sundby

Trude Sponberg

Johnny Borgan Cecilie Trehjørningen Odd G. Alterhaug

3

Statistikk og

datavarehus Magne Nilsen

Christian Rosenvinge

Maria Tangen

Johnny Borgan

Jørgen Oddvar

Iversen NN

4 Fellesregistre Gunnar Helge Wiik

Dag Levkowetz

Berit Bergen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug

5 Brev & Arkiv Gunnar Helge Wiik

Christian Rosenvinge

Johnny Borgan Gunnar Helge Wiik

Odd G. Alterhaug

Bente Ulvund

6

Integrasjon og

rammeverk Cecilie Trehjørningen

Dag Levkowetz

Daniel Engehagen Cecilie Trehjørningen (Odd G. Alterhaug)

7 Økonomi Gunnar Helge Wiik

Christian Rosenvinge

Bjarne Pettersen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug

NAV, 27.10.2010 Side 21

Anskaffelse av forvaltningskontrakter - statusKonkurranse Tilbuds-

frist

Planlagt dato for

avtaleinngåelse

Status

Fellessystemer 25/2 7/5 Kontrakt signert 30/4 med Computas

Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse:

90 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 15 MNOK)

Pensjon & Bidrag 25/3 18/6 Kontrakt signert 14.juni med Accenture

Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse:

330 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 55 MNOK)

Datavarehus 13/4 18/6 Kontrakt signert 14.juni med Capgemini

Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse:

90 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 15 MNOK)

Fellesregistre 6/5 13/8 Kontrakt signert 16.august med IBM

Kontraktsverd legges inn i Doffin etter avtaleinngåelse:

190 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 31,7 MNOK)

Brev & arkiv 11/6 1/10 Kontraktsverdi 120 MNOK inkl mva

Integrasjon 23/6 29/10 Kontraktsverdi 150 MNOK inkl mva

Økonomi 27/8 19/11 Kontraktsverdi ca. 150+ MNOK inkl mva

Avtale ikke inngått. Verdi kan derfor ikke bekreftes.

NAV, 27.10.2010 Side 22

Oppsummering - suksesskriterier

Planlegging og organisering

Informasjon til markedet

Likebehandling

Forutsigbarhet

Åpenhet og tilgjengelighet

Planlegging og organisering