Sistemas de dirección y control

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Sistemas de Dirección y Control

“Visión, Estrategia, Organización y Gobierno: Pilares de un Sistema de

Dirección Estratégico” Patricio Guitart Socio-Director Tantum Argentina [email protected]


Introducción


Edad de la organización madura joven

Tamañ

o de

la organ

ización

pequ

eña

grande

Evolución: crecimiento

Revolución: crisis

CREATIVIDAD DIRECCION DELEGACION COORDINACION COLABORACION

liderazgo

autonomía

control

burocracia

¿?

Fases de crecimiento

Una Empresa es….


POLÍTICO

TÉCNICO BURÓCRATA

EMPRESARIO

Un Directivo es….


promover nuevos

negocios

dirigir personas y equipos de personas

resolver problemas complejos

negociar con clientes y proveedores

relacionarse con

stakeholders

influir en las regulaciones

EMPRESARIO

TÉCNICO

POLÍTICO

BURÓCRATA

distribuir la renta

entender la industria y las competencias

desarrollar la visión

organizar tareas y

roles

promover la innovación

ges5onar la unidad de la organización

establecer planes y metas

construir y mantener

red de contactos

definir los negocios

y las actividades

monitorear performance

operar asuntos de rutina


FRAUDE ENGAÑO

INEFICACIA INEFICIENCIA

MALTRATO

DESMOTIVACION FALTA DE RUMBO FRENO A LA FLEXIBILIDAD

E INNOVACION

Lo que no debería pasar…


Cuál es el principal objetivo de un sistema directivo?


Enfocar y comunicar los factores críticos de

cada gestión

Proveer información para la medición y

responsabilización de la gestión

Fijar metas y revisar desempeño

Facilitar la asignación de recursos a las

unidades organizacionales

Aplicar políticas y normas para asegurar eficiencia y coherencia

Contribuir a la congruencia de

objetivos estratégicos, metas de performance

e incentivos

Balancear la tensión entre la estandarización

y la flexibilidad e innovación

Objetivos de un Sistema de Dirección y Control


Cómo diseñamos un sistema directivo efectivo?


Diseño organizacional como base de un Sistema Directivo

•  Qué es

Diseño de una estructura que define las posiciones claves de

una organización y un sistema formal de responsabilidades que orienta cómo las personas deben hacer su trabajo y en qué deben focalizar su atención.

proveer recursos asignar responsabilidades


Diseño organizacional

•  Cómo Alineando y ajustando las siguientes palancas: 1.  Estructura: Agrupar a los individuos y asignar

tareas para atender los clientes de la mejor manera.

2.  Sistemas de Diagnóstico y Control: Usar indicadores e incentivos para gestionar las responsabilidades.

3.  Redes Interactivas: Facilitar la interacción humana y el flujo de información.

4.  Responsabilidades Compartidas: Asegurar que la gente correcta ocupe la posición correcta.


El Sistema de Dirección y Control: Las Palancas del Diseño Organizacional

REDES INTERACTIVAS

SISTEMAS DE DIAGNÓSTICO Y CONTROL

RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS

Alcance del Control

Alcance de la Responsabilidad

Alcance de la Influencia

ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva

Compromiso Variables CríOcas

Alcance del Apoyo ¿Qué recursos

puedo controlar para

hacer mi trabajo?

¿Qué indicadores se usarán para evaluar mi

desempeño?

¿Cuánto apoyo puedo esperar

cuando necesito ayuda?

¿Con quién debo interactuar y a

quién influir, para cumplir con mis

responsabilidades?



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


Visión

La Visión ofrece una guía respecto de la dirección futura de una organización. Responde a la pregunta: “Hacia dónde vamos?”

Tiene tres importantes componentes:

1.  Cuantificación del indicador del más alto nivel del éxito.

2.  Definición del lugar en el cual compite/ opera.

3.  Un marco temporal para la ejecución.

“Estar en el cuartil superior de rentabilidad”

“Mercado doméstico”

“5 años”

Punto A

Punto B


Ejemplos de Visión

§  “Tener 1 millón de clientes on-line para el 2000”

§  “Llegar a ser la compañía #1 de América en soluciones de Documentación”

“Llevar un hombre a la luna al final de la década”

- John F. Kennedy (1961)


Análisis Interno y Externo para Formular la Estrategia

1- ¿Qué variables clave impactarán significativamente en la Industria provenientes del Macro y Microentorno?

CompetidoresPotenciales


RivalidadRivalidad

SubstitutosSubstitutos

Poder del ProveedorPoder del Proveedor



RivalidadRivalidad

SubstitutosSubstitutos

Poder del ProveedorPoder del Proveedor

Ambiente Legaly Político

Ambiente Tecnológicoy Laboral

AmbienteDemográfico, Social

y Cultural

Poder delCompradorPoder del

Comprador

Ambiente Macro-Económico

Macroentorno

Microentorno

Diseño de Producto Tecnología Manufactura Marketing Distribución Servicio

2- ¿Cuáles serán los eslabones clave de mi cadena de valor para poder diferenciarme en el mercado?


MEJOR COSTO TOTAL

ü  Wal Mart ü  Dell ü  McDonalds

LIDERAZGO EN

PRODUCTO

ü  Apple ü  Mercedes ü  Intel

INTIMIDAD CON EL CLIENTE

ü  IBM ü Goldman Sachs ü  Mobil

ESTRATEGIA LOCKING

ü  Microsoft ü  eBay ü  Mastercard

La Propuesta de Valor: Corazón de la Estrategia


El famoso Mapa Estratégico

Procesos Eficientes

Beneficios al Cliente

Resultados Finales

Conocimientos, Habilidades, Cultura

Los Mapas Estratégicos son modelos lógicos y simples para explicar la manera en que las organizaciones crean valor para la comunidad, sus clientes y los accionistas

“Si tenemos éxito, ¿cómo nos verán nuestros accionistas?”

La Estrategia

Perspectiva Resultados

“Para lograr nuestra visión, ¿cómo debemos presentarnos

frente nuestros clientes?”

Perspectiva del Cliente

“Para satisfacer a nuestros clientes, ¿en qué procesos de

negocios debemos ser excelentes?”

Perspectiva de Procesos

“Para lograr nuestra visión, ¿cómo debe aprender y

mejorar nuestra organización?”

Perspectiva de Aprendizaje Crecimiento


Perspectiva Financiera

Perspectiva de

Clientes

Perspectiva de Procesos Internos

Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

Precio Calidad Disponibilidad Selección Funcionalidad Servicio Alianzas Marca

Atributos del Producto/Servicio Relación Imagen

Propuesta de Valor al Cliente

Procesos que producen y entregan productos y servicios"

Procesos de Gestión de Operaciones

Procesos que aumentan el valor del

cliente"

Procesos de Gestión de Clientes

Procesos que generan nuevos productos y

servicios"

Procesos de Innovación

Procesos que mejoran las comunidades y el

medio ambiente"

Procesos Regulatorios y

Sociales

Capital de Información

Capital Organizacional + + Capital Humano

•  Habilidades •  Conocimiento •  Valores

•  Sistemas •  Bases de Datos •  Redes

•  Cultura •  Liderazgo

•  Alineamiento •  Trabajo en

Equipo

Valor sustentable el accionista

Estrategia de Crecimiento Estrategia de Productividad

Mejorar Estructura de

Costos

Mejorar Utilización de

Activos Crecimiento de

Ingresos Nuevas

Oportunidades de Negocios

Mapa Estratégico Genérico



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


Fabricante de autos

Fabricante de partes I

Fabricante de partes II

Fabricante de chapa

Fabricante de cubiertas

Personas

Talleres

Tiendas de repuestos

Gomerías

Concesionarios

Quién es nuestro cliente? Ejemplo: Mapa del sector Automóvil

Generadores de demanda



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


Tipos de Estructura para cada Propuesta de Valor

•  Mejor costo total •  Creación de valor local •  Estandar global de execelencia •  Servicio de relacionamiento •  Experto en conocimiento



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


1. Alcance del Control

Qué recursos voy a controlar para hacer mi trabajo?

Alcance del Control

Pocos Recursos Muchos Recursos

Recursos: -  Personas -  Presupuesto -  Activos Fijos -  Stocks -  Edificios y Equipamiento -  Patentes, Marcas -  Cartera de clientes -  Canales de distribución -  Etc



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


2. Alcance de Responsabilidad

Qué indicadores serán usados para evaluar mi desempeño?

Alcance de Responsabilidad

Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos

Responsabilidad: -  Indicadores Compañía -  Indicadores de Área -  Indicadores personales

Involucran pocos procesos y recursos. Ej: Costos línea de producción. Errores de información, etc

Involucran muchos procesos y recursos. Ej: Ventas, Resultado, Rentabilidad, etc



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


3. Alcance de Influencia

Con quién necesito interactuar e influenciar para lograr mis objetivos?

Alcance de Influencia

Interacciones e influencia dentro del área

Interacciones cruzadas entre áreas

Influencia: -  Dentro del área -  Fuera del área -  Redes de influencia



REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


4. Alcance de Apoyo

Cuánto apoyo puedo esperar cuando pido ayuda a otros?

Alcance de Apoyo

Sin compromiso para ayudar a otros

Fuerte compromiso a ayudar a otros

Apoyo: -  Ventas cruzadas -  Compartir prácticas -  Servicio al cliente -  Mejora de procesos


Matriz 1: Recursos & Apoyo

1

Muchos Recursos y Poco Apoyo

2

Recursos y Apoyo Alineados

3

Recursos y Apoyo Alineados

4

Pocos Recursos y Mucho Apoyo

Apoyo R

ecur

sos

Poca Mucha P

ocos

M

ucho

s

Nota: A mayor asignación de recursos, se necesita mayor apoyo. Ejemplo: Directores deberían estar en cuadrante 2, Supervisores en cuadrante 3


Matriz II: Responsabilidad & Influencia

1

Mucha Responsabilidad y Poca Influencia

2

Influencia y Responsabilidad Alineados

3

Influencia y Responsabilidad Alineados

4

Poca Responsabilidad y Mucha Influencia

Influencia R

espo

nsab

ilida

d Poca Mucha

Poc

os

Muc

hos

Nota: A mayor asignación de responsabilidad, se necesita más influencia. Ejemplo: Directores deberían estar en cuadrante 2, Supervisores en cuadrante 3


Ejemplo: Matriz 1: Recursos & Apoyo

1

2

3

4

Apoyo R

ecur

sos

Poca Mucha P

ocos

M

ucho

s

Nota: Directores 1, 6 y 5 deben pasar al cuadrante 2 ajustando las 4 palancas

Director I

Director 2

Director 3

Director 4

Director 5

Director 6


Ajustando las palancas del diseño organizacional


Ejemplo Director X

Alcance del Control







Alcance de Apoyo




Ejemplo Director X: Cómo Debería ser?

Alcance del Control







Alcance de Apoyo




Ejemplo Gerente de Negocio X

Alcance del Control







Alcance de Apoyo




Ejemplo Gerente de Negocio X: Cómo debería ser?

Alcance del Control







Alcance de apoyo




El Sistema de Dirección y Control: Seguimiento y Gobierno

REDES INTERACTIVAS



Alcance del Control



ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

Cliente

Tensión CreaOva




hacer mi trabajo?


desempeño?





responsabilidades?


Definición de Gobierno Corporativo

Gobierno corporativo es el conjunto de principios y normas que regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno de la empresa. Las condiciones que debiera garantizar son: 1.  Proveer los incentivos necesarios para proteger los intereses de

la compañía y los accionistas 2.  Asegurar la guía estratégica de la compañía 3.  Monitorizar la creación de valor y uso eficiente de los recursos 4.  Regular efectivamente la relación entre el equipo de dirección y

el consejo de administración y las responsabilidades del Consejo de Administración con sus accionistas.


Que nos interesa a nosotros?

Cómo el Modelo de Gobierno Corporativo de las organizaciones •  Asegura la guía Estratégica de la Organización

•  Monitorea la creación de Valor y el uso Eficiente de los recursos


Que hay que hacer?

Crear un sistema de gestión integrado que defina:

1.  Roles y responsabilidades esperados de los distintos stakeholders con respecto a la definición de la estrategia

2.  Cómo se monitorea la ejecución de la estrategia (reuniones, agenda, alineamiento Organizacional)

3.  Cómo se integran las distintas prácticas de la organización en función de la estrategia

4.  Cómo se gestiona la operación del día a día (tipo de reuniones, quienes participan en cada etapa, la frecuencia de realización y el alcance de la agenda, que herramientas dan soporte)


1 •  Misión, Valores, Visión •  Análisis Estratégico •  Formulación de la Estrategia

resultados

indicadores de desempeño

Proceso

Iniciativa

EJECUCIÓN

indicadores de desempeño

resultados

3

4 5

6

DESARROLLAR LA ESTRATEGIA

•  Mapa Estratégico / Temas •  Indicadores / Metas •  Iniciativa/ Portfolios •  Fondeo / Stratex

TRADUCIR LA ESTRATEGIA

ALINEAR LA ORGANIZACIÓN

•  Unidades de Negocio •  Unidades de Soporte •  Empleados

PLANEAR LAS OPERACIONES

•  Mejora de procesos claves •  Planeamiento de Ventas •  Plan de Capacidad de

Recursos •  Presupuestación

•  Análisis de Rentabilidad •  Correlaciones Estratégicas •  Estrategias Emergentes

TESTEAR & ADAPTAR

•  Revisión de la Estrategia •  Revisión Operativa

MONITOREAR & APRENDER

Plan Estratégico

• Mapa Estratégico • Balanced Scorecard • Stratex

Plan Operativo • Dashboards • Previsión de Ventas • Requerimientos de Recursos • Presupuestos

2

Sistema de Gestión Integrado


Sistema de Gestión Integrado

Finanzas

TI

Directorio Actualización de

la Estrategia Corporativa

Actualización de la Estrategia

Funcional

RRHH

2 3

Mapa estratégico Corporativo

Mapa Estratégico del

Directorio

Mapa Estratégico Funcional

Unidades de Apoyo Corporativas

Proceso de Planeamiento Corporativo

Finanzas

TI

Actualización de la Estrategia de

la UEN

Actualización de la Estrategia de la Unidad de Apoyo

RRHH 6

5

Mapa Estratégico de la UEN

Servicios de la Unidad de

Apoyo Unidades de Apoyo

Proceso de Planeamiento de Negocios

Integrado

7

Clientes

Proveedores y Alianzas

4 8 Mapa

Estratégico de la UEN

Mapa Estratégico Corporativo Funcional

Mapa Estratégico de la Unidad de

Negocios Funcional

X = Punto de Control de Alineamiento

1 Mapa

estratégico Corporativo

Mapa estratégico Corporativo


Tipos de Modelos de Gobierno

•  Por Funciones –  Directorio –  Comité Ejecutivo –  Gerencias –  Equipos de Trabajo

•  Por Procesos

–  Directorio –  Comité Ejecutivo –  Procesos Claves –  Procesos de Apoyo

•  Modelo Mixto –  Directorio –  Comité Ejecutivo –  Gerencias de UN –  Comité de Proyectos, Capital Humano, Calidad, etc


Ambito ParOcipan Frecuencia Agenda Herramienta

Directorio Presidente Directores Accionistas Directores Independientes CEO

Anual Revisión lineamientos Estratégicos Compensación CEO

Mapa Estratégico de la Organización

Comité Ejecutivo CEO – Gerentes de División CEO – Gerentes de División CEO – Gerentes de División + Jefes

Semanal Trimestral Anual

Avance de Iniciativas Estratégicas Avance de la Estrategia Revisión de la Estrategia

Matriz de Iniciativas Mapa Estratégico Indicadores Análisis FODA – Escenarios - Analytics

Gerencias Gerente – Jefes de Area Gerente – Jefes de Area

Semanal Mensual

Avance de Operación Revisión Objetivos del Area

Presupuesto PDCA Panel de Contribución del Area

Comité de Mejora Continua

Gerente Calidad – Jefes de Area + Coordinadores

Mensual Revisión de Procesos Análisis de No conformidades

PDCA ISO 9000

Ejemplo de Modelo de Gobierno


Cómo es el sistema directivo de tu empresa?

Qué oportundiades de mejora tiene?


Trabajo en Grupo

1.  Reflexione sobre como aplica su organización cada parte del sistema directivo.

2.  Utilice la plantilla de Palancas de Control y revise las palancas para cada un gerente de negocio, un gerente de servicio y un jefe en su organización.

3.  Comparta con su equipo las conclusiones del ejercicio.


Cómo lo hacemos •  Planeamiento Estratégico •  Blue Ocean Strategy •  Co-Creación de Experiencias •  Balanced Scorecard (BSC) •  Gestión de Iniciativas •  Alineamiento de áreas y personas •  Modelo de Gobierno • Desarrollo de Líderes

Qué es lo que hacemos •  Ayudamos a las organizaciones a ser líderes en sus industrias: •  creciendo en mercados actuales y nuevos •  siendo eficientes en la gestión •  alineando y movilizando a las personas •  manteniendo y ajustando el rumbo para el logro de los objetivos propuestos

Para mayor información:

Firma de consultoría internacional líder en Gestión de la Estratégica, Innovación y Liderazgo

Con qué contamos •  20 años de experiencia •  14 oficinas en América Latina, Europa y África y Medio Oriente. •  500 proyectos en la región •  Robert Kaplan, David Norton, Venkat Ramaswamy y Francis Gouillart, expertos de tantum.

Patricio Guitart Director Ejecutivo Tantum Argentina

[email protected] www.tantum.com

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